POLÍTICA DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES

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1 POLÍTICA DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES Sistema de Bibliotecas FADERGS Data de aprovação: outubro de 2015 Próxima revisão: agosto de 2016 Porto Alegre Página 1 de 32

2 Resumo executivo Finalidade e objetivos Finalidade: proporcionar crescimento racional da coleção de forma a manter o setor fiel aos objetivos da instituição e indicar responsabilidades por suas funções (seleção, aquisição e descarte). Aprovação periódica: quinquenal, acompanhando o PDI e Regimento Interno do Sistema de Bibliotecas FADERGS. Objetivos: a) identificar responsabilidades pelas diferentes funções do desenvolvimento da coleção; b) identificar critérios para embasar decisões no desenvolvimento da coleção; c) identificar documentos acessórios utilizados durante as diferentes funções do desenvolvimento da coleção; d) traçar a forma de avaliação periódica do acervo; e e) traçar a forma de revisão da própria Política de Desenvolvimento de Coleções. Seleção de acervo Definição de estrato almejado nas avaliações governamentais: Direção Acadêmica. Seleção de material didático para aquisição: coordenadores dos cursos. Critérios: a) Adequação do material aos objetivos da instituição; b) Autoridade reconhecida dos responsáveis intelectuais da obra e dos seus editores; c) Atualidade da edição e de seu conteúdo; d) Razoabilidade de custo; e) Acessibilidade do idioma da obra; f) Número de usuários potenciais da obra; e g) Condições físicas do material. Aquisição Cotação: coordenação do Sistema de Bibliotecas FADERGS. Compra, recebimento e controle de entrega: coordenação do Sistema de Bibliotecas FADERGS. Manutenção de assinaturas de periódicos: coordenação do Sistema de Bibliotecas FADERGS. Página 2 de 32

3 Autorizações de compra: Direção Acadêmica. Todos os trabalhos de conclusão de curso que forem depositados no repositório institucional e que forem de alunos aprovados serão absorvidos, de acordo com os critérios estabelecidos por cada coordenação de curso. Descarte Descarte de obras em mal estado físico: coordenação do Sistema de Bibliotecas FADERGS (automaticamente entram para a Lista de Desiderata). Descarte de periódicos informativos (após três meses de sua publicação): coordenação do Sistema de Bibliotecas FADERGS. Descarte da Coleção Cultural: coordenação do Sistema de Bibliotecas FADERGS e autorização do Instituto Cultural Brasileiro Norte-Americano. Seleção de material didático (monografias e periódicos) para descarte ou interrupção de assinatura: coordenadores de curso. Processo de descarte propriamente dito (descarte físico, documentação para controller): coordenação do Sistema de Bibliotecas FADERGS. São sugestões de critérios para descarte de obras didáticas: a) desatualização do conteúdo; b) substituição por obra de melhor qualidade editorial e autoral; e c) irrelevância da obra para os interesses da instituição. Avaliação da coleção e dos serviços FADERGS. Responsabilidade pela avaliação: coordenação do Sistema de Bibliotecas Periodicidade da avaliação: quinquenal. Página 3 de 32

4 Lista de siglas AN CAPEX CIP FADERGS GV ICBNA INEP LA MEC PDC PDI PPCs ST Andradas Capital Expenditure Capital Investment Proposal Faculdade de Desenvolvimento do Rio Grande do Sul General Vitorino Instituto Cultural Brasileiro Norte-Americano Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira Luiz Afonso Ministério da Educação do Brasil Política de Desenvolvimento de Coleções Plano de Desenvolvimento Institucional Projetos Pedagógicos dos Cursos Zona Norte Página 4 de 32

5 Sumário 1 Apresentação O acervo Características do Sistema de Bibliotecas FADERGS Divisão das coleções Política e processo de seleção de acervo Responsabilidade pela seleção de acervo Fontes para seleção de acervo Critérios para seleção de acervo Documentos acessórios para registro e controle da seleção de acervo Política e processo de aquisição Responsabilidade pela compra de acervo Responsabilidade e critérios para aceite de doações para o acervo Fontes de financiamento Reposição de acervo Previsão de crescimento e atualização das coleções Documentos acessórios para registro e controle da aquisição de acervo Política e processo de descarte Responsabilidade do descarte de acervo Critérios para descarte do acervo Documentos acessórios para o processo de descarte de acervo Política e processo de avaliação da coleção e das bibliotecas Responsabilidade pela avaliação do acervo e das bibliotecas Periodicidade da avaliação do acervo e das bibliotecas Periodicidade da avaliação da Política de Desenvolvimento de Coleções Preservação e conservação Censura Apêndice A Fluxograma de aquisição Apêndice B Fluxograma de assinatura de periódicos Apêndice C Fluxograma de absorção de doações Apêndice D Fluxograma de depósito de TCCs Apêndice E Fluxograma de descarte e restauro Apêndice F Termo de doação de acervo Apêndice G Normas e termos para depósito de trabalhos na biblioteca Apêndice H Documento de descarte Página 5 de 32

6 1 Apresentação A Política de Desenvolvimento de Coleções (PDC) do Sistema de Bibliotecas FADERGS tem a finalidade de proporcionar o crescimento racional da coleção de forma a manter o setor fiel aos objetivos da instituição. Ela é proposta pela COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS à comunidade acadêmica, a fim de que se tenha certeza de que as bibliotecas levarão em conta tanto as necessidades das pessoas os seus usuários, sejam eles docentes, discentes, funcionários e pessoas da comunidade externa, quanto os recursos disponíveis na instituição. A PDC leva em consideração o Regimento Interno do setor e o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI), disponíveis no site das bibliotecas e na intranet, respectivamente. Dessa forma, este PDC terá validade até A PDC é organizada de forma a indicar os setores e as figuras responsáveis pelos momentos do desenvolvimento da coleção e está dividida por funções: seleção, aquisição e descarte. Outros tópicos também considerados na PDC são o tratamento de doações de acervo, avaliação da coleção, censura e revisão da própria PDC. São objetivos desta Política: a) identificar responsabilidades pelas diferentes funções do desenvolvimento da coleção; b) identificar critérios para embasar decisões no desenvolvimento da coleção; c) identificar documentos acessórios utilizados durante as diferentes funções do desenvolvimento da coleção; d) traçar a forma de avaliação periódica do acervo; e e) traçar a forma de revisão da própria Política de Desenvolvimento de Coleções. Página 6 de 32

7 2 O acervo Esta seção visa a contextualizar as condições atuais do Sistema de Bibliotecas FADERGS, assim como sistematizar a organização lógica das obras disponíveis em coleções temáticas. O acervo deve sempre ser planejado e discutido de modo a suprir corretamente as necessidades dos docentes e dos discentes vinculados à instituição, além de atender ao pessoal dos serviços administrativos no exercício de suas atividades e na formação de sua cidadania cultural através do oferecimento de acesso a obras que aumentem o conhecimento geral e específico de todos os vinculados à instituição. Além disso, a coleção deve oferecer uma variada gama de formatos e mídias como papel e digital; monografias, periódicos, folhetos e obras seriadas, desde que seu uso e manutenção estejam de acordo com os objetivos e condições da instituição. 2.1 Características do Sistema de Bibliotecas FADERGS O Sistema de Bibliotecas FADERGS é composto atualmente de quatro bibliotecas, com catálogo, serviços, equipe e gerência integrados. Todas as bibliotecas têm acervo de acesso aberto, isto é, os usuários têm autonomia para pesquisarem os livros diretamente das estantes. Por padrão, as bibliotecas do Sistema de Bibliotecas FADERGS são protegidas por sistema de monitoramento (câmeras de vídeo), iluminação adequada, piso em linóleo e possuem adequadas condições térmicas para a conservação do acervo e para que o usuário possa sentir-se disposto a desenvolver suas atividades. Todas as bibliotecas também têm um sistema de alarme antifurto, a fim de preservar o acervo e todas têm o mesmo sistema de funcionamento isto é, seguem o mesmo Regulamento de Uso, com regras claras e específicas sobre a utilização de seus recursos e serviços. Todas as bibliotecas seguem o mesmo horário de funcionamento, definido pela DIREÇÃO ACADÊMICA. Não há sistema de impressão ou fotocópia vinculados Página 7 de 32

8 diretamente ao Sistema de Bibliotecas FADERGS, portanto recomenda-se aos usuários procurarem o serviço terceirizado que funciona na instituição. Todas as sedes têm no mínimo dois computadores exclusivos para acesso ao catálogo. A sede General Vitorino (GV), localizada na rua General Vitorino, 25, em Porto Alegre, tem 232 metros quadrados de área, sendo destes 100 reservados ao acervo (cerca de 500 títulos integrantes da Coleção Cultural; e cerca de títulos e exemplares do restante do acervo). Ela oferece 10 computadores de pesquisa (com acesso livre à internet), 5 salas de estudo em grupo e 4 mesas de estudo individual, totalizando 40 assentos para estudo. Nesta sede também existe uma sala para professores que desejarem orientar alunos individualmente, mediante reserva. As obras que se localizam nesta biblioteca são identificadas por uma etiqueta de cor preta na lombada do livro. O acervo desta sede privilegia obras relacionadas às áreas de negócios e informática. A sede Luiz Afonso (LA), localizada na rua Luiz Afonso, 84, em Porto Alegre, tem 180 metros quadrados de área, sendo destes 40 reservados ao acervo (cerca de títulos e exemplares). Ela oferece 4 computadores de pesquisa (com acesso livre à internet) e 3 salas de estudo em grupo, totalizando 12 assentos para estudo. As obras que se localizam nesta biblioteca são identificadas por uma etiqueta de azul na lombada do livro. O acervo desta sede privilegia obras relacionadas às áreas de saúde e bemestar. A sede Andradas (AN), localizada na rua Uruguai, 330, em Porto Alegre, tem 160 metros quadrados de área, sendo destes 43 reservados ao acervo (cerca de títulos e exemplares). Ela oferece 2 computadores de pesquisa, como as outras duas mencionadas anteriormente As obras que se localizam nesta biblioteca são identificadas por uma etiqueta de cor verde na lombada do livro. O acervo desta sede privilegia obras relacionadas à área jurídica. Página 8 de 32

9 A sede Sertório (ST), localizada na Avenida Sertório, 5310, em Porto Alegre, tem 250 metros quadrados, sendo destes 150 reservado ao acervo (cerca de títulos e exemplares). Ela oferece 3 salas de estudo em grupo, 4 mesas de estudo individual com computador e 7 sem computadores. As obras que se localizam nesta biblioteca são identificadas por uma etiqueta de cor vermelha na lombada do livro. O acervo desta sede privilegia obras relacionadas às áreas de negócios, saúde e bem-estar. São considerados usuários internos do Sistema de Bibliotecas FADERGS a comunidade acadêmica, composta por discentes, docentes e funcionários da instituição. Eles podem utilizar os espaços das bibliotecas para estudo individual e em grupo, utilizar os computadores para consulta ao catálogo e pesquisa, assim como têm direito ao serviço de empréstimo domiciliar, desde que não estejam em débito com as bibliotecas. São considerados usuários externos do Sistema de Bibliotecas FADERGS a comunidade externa, sem vínculo com a instituição. Eles podem utilizar os espaços das bibliotecas para estudo individual e em grupo, utilizar os computadores para consulta ao catálogo e pesquisa, mas não têm direito ao serviço de empréstimo domiciliar. A exceção desta última regra são as pessoas vinculadas ao INSTITUTO CULTURAL BRASILEIRO NORTE-AMERICANO (ICBNA), e, portanto, possuem acesso ao serviço de circulação da Coleção Cultural. De acordo com o seu Regimento Interno, é visão do Sistema de Bibliotecas FADERGS: Ser um sistema de bibliotecas universitárias de excelência e referência em seus produtos e serviços, oferecendo suporte à instituição como um todo para que seus objetivos sejam atingidos da maneira mais eficiente. De acordo com o seu Regimento Interno, é missão do Sistema de Bibliotecas FADERGS: Servir de propulsor ao pensamento empreendedor, autônomo e crítico para seus usuários reais de modo a despertar interesse em seus usuários potenciais. Página 9 de 32

10 A cartela de cursos oferecidos pela FADERGS é dividida em bacharelados, cursos superiores de tecnologia e pós-graduação. Informações referentes a esses cursos estão disponíveis na página da instituição ( 2.2 Divisão das coleções O acervo do Sistema de Bibliotecas FADERGS é constituído principalmente para embasar o aprendizado dos discentes. Desta forma, o acervo é a coleção onde ficam disponíveis as obras adquiridas para os cursos, os periódicos informativos e as obras de literatura. Ele está disponível e pulverizado entre as sedes existentes e na internet o catálogo é unificado e o sistema de circulação é o mesmo em todo o Sistema de Bibliotecas FADERGS, exceto os livros digitais, que são gerenciados através de uma plataforma própria. O acervo contém obras científicas, de literatura e de desenvolvimento pessoal, e são circulantes ou de referência. Fisicamente, as obras de referência (dicionários e enciclopédias) e os periódicos impressos se encontram separados do restante da coleção. Ainda, no site do Sistema de Bibliotecas FADERGS há uma listagem de recursos de acesso aberto e um link para o acervo de livros digitais. Há, também, a Coleção Cultural, uma coleção de obras principalmente de literatura advinda do INSTITUTO CULTURAL BRASILEIRO NORTE-AMERICANO (ICBNA) e administrada pelo Sistema de Bibliotecas da FADERGS. Apenas a parte da Coleção Cultural localizada na GV está disponível para empréstimo e para consulta, tanto no catálogo online quanto fisicamente. Além disso, existe um movimento inicial de valorização da memória acadêmica da instituição. Dispõe-se dos trabalhos de conclusão de curso, tanto de graduação quanto de pós-graduação, que já são catalogados e divulgados para a Página 10 de 32

11 comunidade acadêmica, e, ainda, dispomos de um repositório institucional LOAN, ainda em fase de ajustes. Ele será a coleção de originais apresentados na instituição para obtenção de títulos acadêmicos, trabalhos acadêmicos que merecem destaque, anais de eventos, depósito de produção dos docentes e obras que documentem a trajetória da instituição como um todo. 3 Política e processo de seleção de acervo Esta seção tem por objetivos definir as figuras responsáveis pela Política de Desenvolvimento de Coleções e esboçar os processos de seleção de acervo, as fontes a serem utilizadas para selecionar obras, critérios para a seleção racional de obras, além de listar documentos acessórios para registro e controle do processo de seleção. É necessário ressaltar que a quantidade de títulos, sua diferenciação entre bibliografias básica e complementar, a quantidade de exemplares por título e a quantidades de títulos de periódicos a serem assinados são definidos através dos critérios dos Instrumentos de Avaliação de Cursos utilizados pelo Ministério da Educação do Brasil (MEC), especificamente através do Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (INEP). A definição do estrato almejado para a avaliação é de responsabilidade da DIREÇÃO ACADÊMICA e é com base nele que se definem as quantidades de títulos e exemplares necessários. Os critérios, responsáveis e processos aqui comentados se referem tanto à seleção de obras monográficas quanto à seleção de títulos de periódico a serem assinados e tanto referentes à seleção para compra, quanto à seleção para absorção de doações. O Apêndice A explicita em forma de fluxograma o processo de seleção e aquisição de acervo considerado bibliografia de curso. Página 11 de 32

12 3.1 Responsabilidade pela seleção de acervo A responsabilidade de aceitar doações referentes à Coleção Cultural é conjunta da COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS e dos gestores do INSTITUTO CULTURAL BRASILEIRO NORTE-AMERICANO. A responsabilidade pela seleção de obras que poderão ou deverão fazer parte do acervo é dos COORDENADORES DOS CURSOS e por quem eles designarem. A COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS pode oferecer auxílio logístico, efetuar pesquisas bibliográficas a fim de ajudar os docentes neste processo, além de oferecer informações atualizadas sobre obras relacionadas às áreas dos cursos obtidas no mercado editorial e em bibliografias especializadas. Obras de literatura ou que tangenciem os assuntos dos cursos podem ser selecionados pela COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS. 3.2 Fontes para seleção de acervo Os COORDENADORES DOS CURSOS deverão utilizar como fonte para seleção diversos meios especializados definidos autonomamente. Ainda, a COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS poderá auxiliar no processo de seleção indicando a existência de novas obras que possam vir a ser interessantes, ou de edições mais atualizadas das obras já selecionadas ou já existentes no acervo. Além disso, esta coordenação pode selecionar obras de literatura ou que tangenciem os assuntos dos cursos, complementando assim a coleção. As seguintes fontes serão utilizadas para o processo de seleção da COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS: a) Bibliografias especializadas; Página 12 de 32

13 b) Guias de literatura gerais e especializadas; c) Catálogos, listas e divulgação de editores e livreiros; d) Catálogos, listas e bibliografias disponíveis através das bibliotecas das instituições da Rede Laureate; e f) Sugestões de usuários das bibliotecas. 3.3 Critérios para seleção de acervo Devem ser critérios para seleção de acervo, tanto para os COORDENADORES DOS CURSOS quanto para a COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS e para os gestores do INSTITUTO CULTURAL BRASILEIRO NORTE-AMERICANO: a) Adequação do material aos objetivos da instituição; b) Autoridade reconhecida dos responsáveis intelectuais da obra e dos seus editores; c) Atualidade da edição e de seu conteúdo; d) Razoabilidade de custo; e) Acessibilidade do idioma da obra; f) Número de usuários potenciais da obra; e g) Condições físicas do material. Qualquer seleção feita pelos coordenadores dos cursos que não se adequar a estes critérios será discutida entre a COORDENAÇÃO DO CURSO em questão e a COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS com a mediação da DIRETORIA ACADÊMICA. 3.4 Documentos acessórios para registro e controle da seleção de acervo Página 13 de 32

14 OS COORDENADORES DE CURSO deverão encaminhar ou divulgar os Projetos Pedagógicos dos Cursos (PPCS) contendo a bibliografia recomendada, divididas por semestre e por disciplina, diferenciadas entre bibliografia básica e complementar. Também devem ser divulgados os títulos de periódicos que devem ser disponibilizados pelo Sistema de Bibliotecas FADERGS à comunidade acadêmica. Estes documentos serão apropriados pela biblioteca durante o processo de aquisição a fim de se manter atualizada as quantidades já existentes no acervo em relação às quantidades exigidas pelo Ministério da Educação (MEC). 4 Política e processo de aquisição Esta seção tem por objetivo definir as figuras responsáveis pela aquisição e esboçar os processos de compra de acervo, aceite de doações, estabelecer fontes de financiamento e definir critérios e esboçar o processo de reposição de acervo. Ainda, é seu objetivo prever o crescimento das coleções e listar documentos acessórios relacionados a estes processos. 4.1 Responsabilidade pela compra de acervo A responsabilidade pela cotação e identificação dos fornecedores que oferecerem a melhor relação custo/benefício para a instituição é da COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS. A cotação e consequente formulação da CIP (Capital Investment Proposal, proposta de investimento em capital, documento padrão utilizado Página 14 de 32

15 pela Laureate International Universities para investimentos em patrimônio) é de responsabilidade, também, da COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS. A compra, o recebimento e o controle das entregas (three-way match entrega física, nota fiscal e controle interno de pedido) são de responsabilidade da COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS. A manutenção das assinaturas de títulos de periódicos também é da COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS A DIRETORIA ACADÊMICA, contudo, é quem assina as autorizações de compra. O Apêndice A explicita em forma de fluxograma o processo de seleção e aquisição de acervo considerado bibliografia de curso. O Apêndice B explicita em forma de fluxograma o processo de assinatura de periódicos. 4.2 Responsabilidade e critérios para aceite de doações para o acervo A responsabilidade pelo aceite de doações é da COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS. Uma vez que todas as doações são identificadas através de um termo específico (Apêndice F), assinado pelo doador e estipulada a transferência de direitos sobre as obras, as doações podem ser absorvidas completamente, parcialmente ou descartadas completamente. A responsabilidade pela primeira triagem das obras aceitas como doação é da COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS. Os critérios básicos para triagem são: a) estado físico da obra; b) concordância da doação com a indicação da obra existente na Lista de Desiderata, caso nela conste; e b) relevância do assunto para a instituição. Página 15 de 32

16 Após esta primeira triagem, os COORDENADORES DE CURSO são convidados para que definam quais das obras, de fato, são relevantes para os cursos. Os coordenadores utilizam critérios definidos autonomamente para este processo. Obras de literatura ou que tangenciem os assuntos dos cursos são selecionadas pela COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS. As obras da Lista de Desiderata, para casos de doações espontâneas direcionadas ou para casos de quitamento de débitos com doação passam pelo processo de seleção definido na seção 3 deste documento. A lista também é atualizada de acordo com as bibliografias dos cursos e da necessidade de reposição das obras. A manutenção desta lista é responsabilidade da COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS. Todos os trabalhos de conclusão de curso que forem depositados no repositório institucional e que forem referentes a alunos aprovados serão absorvidos, de acordo com os critérios estabelecidos pelas COORDENAÇÕES DE CURSO. O depósito destes trabalhos tem um termo próprio (Anexo G). Não há regras ainda estipuladas para o depósito de outras obras referentes ao repositório institucional. Desta forma, até a definição de critérios e responsabilidades mais claras, mantêm-se os critérios, responsabilidades e documentos acessórios já definidos no restante desta Política. O Apêndice C explicita em forma de fluxograma o processo de absorção de doações. O Apêndice D explicita em forma de fluxograma o processo de depósito de TCCs. Página 16 de 32

17 4.3 Fontes de financiamento A verba para aquisição de coleção é solicitada anualmente pela COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS e aprovada ou corrigida pela DIRETORIA ACADÊMICA, através da ferramenta de orçamento estipulada pela Laureate International Universities, o Capital Expenditure (CAPEX). Com base nessa ferramenta, é possível além de promover o crescimento da coleção, atualizar o acervo, sob a orientação das COORDENAÇÕES DE CURSO. 4.4 Reposição de acervo A política para reposição de acervo, para obras extraviadas ou danificadas, baseia-se na Lista de Desiderata: obras que precisam ser repostas são listadas e aguardase que sejam doadas. Em relação às obras da Coleção Cultural, as mesmas serão substituídas caso sejam extraviadas ou danificadas, sendo requerida a reposição da mesma obra ou de versão mais recente. Anualmente, a cada orçamento, é considerada a possibilidade de aquisição das obras que estão na Lista de Desiderata a fim de reposição. Também é considerada sempre a possibilidade de enviar as obras danificadas para um restaurador profissional. A decisão sobre compra ou restauro de obras danificadas é de responsabilidade da DIREÇÃO ACADÊMICA, sendo que a pesquisa por orçamentos para as duas possibilidades é de responsabilidade da COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS. O Apêndice E explicita em forma de fluxograma o processo de restauro e descarte. Página 17 de 32

18 4.5 Previsão de crescimento e atualização das coleções A previsão do Plano de Desenvolvimento Institucional é a criação de 16 novos cursos até Isto significa que provavelmente será necessário um investimento inicial de cerca de títulos de obras de bibliografia, exemplares de obras de bibliografia e a assinatura de uma base de dados de periódicos (EBSCO, MEDLine, Fonte Acadêmica, etc.). Este cálculo é baseado no número de vagas abertas para cada curso e nas visitas de autorização do Ministério da Educação (MEC). Prevê-se que ocupe cerca de 160 metros lineares, correspondentes a 27 novas estantes. Para fins de reconhecimento previsto até 2017, calcula-se um aumento de exemplares, que ocuparão cerca de 145 metros lineares, o que corresponde à necessidade de 24 estantes. Referente à atualização do acervo existente, será considerada uma taxa anual mínima de 5% dos títulos dos PPCs, dependendo do número de vagas ofertadas não se limitando a ela e o crescimento equilibrado das coleções que atendem aos diferentes cursos. Por fim, a previsão total para crescimento do acervo até o final de 2017 é de exemplares, que serão distribuídos em aproximadamente 250 metros lineares e ocuparão em torno de 42 novas estantes. 4.6 Documentos acessórios para registro e controle da aquisição de acervo São utilizados os instrumentos de avaliação de curso PROPOSTOS PELO MEC e optados pela DIRETORIA ACADÊMICA a fim de se definir as quantidades de obras de bibliografia básica e complementar, assim como a quantidade de exemplares para cada um dos dois tipos, e quantidades referentes às assinaturas de periódicos. Página 18 de 32

19 Cada doação para o Sistema de Bibliotecas FADERGS exige a assinatura e arquivamento de um termo de doação. Todo o processo de compra é gerenciado através do Sistema de Gerenciamento de Bibliotecas Pergamum e sua respectiva Autorização de Pagamento. 5 Política e processo de descarte Esta seção tem por objetivo definir as figuras responsáveis pela política de descarte e esboçar os processos de descarte de acervo. 5.1 Responsabilidade do descarte de acervo A COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS tem autonomia para descartar obras em mal estado físico sem o aval dos COORDENADORES DOS CURSOS. Todas as obras descartadas por este critério são automaticamente inseridas na Lista de Desiderata para reposição. O cancelamento de assinaturas de periódicos informativos também é de responsabilidade da COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS com base em estatísticas de uso e de interesse dos usuários. O descarte de jornais diários e periódicos informativos é feito mensalmente e se mantêm os fascículos por dois meses passados, mais o mês corrente. O descarte de obras integrantes da Coleção Cultural depende da sugestão por parte da COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS e da autorização do INSTITUTO CULTURAL BRASILEIRO NORTE-AMERICANO. A seleção de periódicos científicos que terão suas assinaturas não renovadas, assim como a seleção de obras didáticas para descarte é de responsabilidade Página 19 de 32

20 das COORDENAÇÕES DE CURSO. Elas utilizarão critérios específicos de sua área (atualidade, relevância do tema, autoridade dos autores, entre outros) definidos autonomamente. A COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS poderá oferecer auxílio nesta decisão fornecendo estatísticas de uso dos títulos. Os fascículos de periódicos científicos são descartados apenas sob solicitação das COORDENAÇÕES DOS CURSOS ou quando identificado seu mal estado físico. O descarte propriamente dito é de responsabilidade da COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS. Sempre é gerado um documento de descarte (Apêndice H), assinado pelo funcionário, pela COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS e pelo professor coordenador, quando se tratar de descarte de material didático. Os documentos de descarte, juntamente com os dados de nota fiscal e fornecedor no caso de monografias, são enviados mensalmente aos controllers do SETOR FINANCEIRO da FADERGS. Os itens descartados são disponibilizados para doação ou reciclagem, dependendo do estado físico do material. O Apêndice E explicita em forma de fluxograma o processo de restauro e descarte. 5.2 Critérios para descarte do acervo São descartadas obras que estejam em mal estado físico, como, por exemplo, rasgos, riscos, manchas, ou infestação de pragas. São descartados os periódicos informativos após três meses de sua publicação. São sugestões de critérios para descarte de obras didáticas: a) desatualização do conteúdo; b) substituição por obra de melhor qualidade editorial e autoral; e Página 20 de 32

21 c) irrelevância da obra para os interesses da instituição. 5.3 Documentos acessórios para o processo de descarte de acervo Todo descarte de patrimônio gera um documento de descarte (Apêndice H). 6 Política e processo de avaliação da coleção e das bibliotecas A avaliação sistemática da coleção deve ser entendida como o processo utilizado para se determinar o valor e a adequação da coleção, em função dos objetivos do Sistema de Bibliotecas FADERGS e da própria FADERGS. Ela possibilita traçar diretrizes quanto à aquisição, à acessibilidade e ao descarte. A COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS deverá proceder à avaliação do seu acervo uma vez a cada 5 (cinco) anos, sendo empregados métodos quantitativos e qualitativos, cujos resultados serão comparados e analisados, assegurando o alcance dos objetivos da avaliação da coleção. Ainda, anualmente, são feitos inventários em cada coleção para identificar focos de problemas físicos nas obras (como, por exemplo, pragas), revisão de processamento técnico (como, por exemplo, troca de etiquetas) e identificação de obras extraviadas. A cada avaliação deve ser gerado um documento contendo ao menos as seguintes informações: a) informações estratégicas: missão, visão, valores e objetivos do setor, como definidos pela COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS; b) estrutura organizacional e funcional do setor: sua subordinação e setores-irmãos dentro da instituição; a quantidade de funcionários e sua Página 21 de 32

22 distribuição por função; e seu crescimento em relação a avaliações anteriores; c) tamanho físico do setor: área construída total disponível por sede em metros quadrados; área de acervo total disponível por sede em metros quadrados e em metros lineares; áreas de uso estudo, pesquisa e convivência gerenciados pelo Sistema de Bibliotecas FADERGS; quantidade de salas de estudo em grupo e ilhas de estudo individual, por sede; e crescimento em relação a avaliações anteriores; d) tamanho da coleção: total de títulos disponíveis em todas suas mídias e formatos; total de exemplares disponíveis em todas suas mídias e formatos; distribuição das quantidades por tipo de material (livros, CDs, jogos, livros digitais, periódicos, itens do repositório); e crescimento em relação a avaliações anteriores (crescimento por novos títulos, por tipo de aquisição, e descartes); e e) características de uso: total de usuários internos potenciais, por tipo; utilização dos serviços de circulação, como frequência total de circulação, áreas do conhecimento que mais circulam, frequência de utilização por tipo de material; utilização dos outros serviços oferecidos, como treinamentos, serviço de referência, frequência de uso do espaço da biblioteca, das salas de estudo, dos computadores de pesquisa, e dos totens de pesquisa; resultados das avaliações da Comissão Permanente de Avaliação; e mudanças em relação a avaliações anteriores. As informações coletadas através das medidas propostas pelas alíneas a, b e c permitirão uma visão abrangente e completa do setor e sua estruturação. As informações coletadas através das medidas propostas pelas alíneas d e e permitirão uma gestão mais coerente com o uso de fato da coleção. Isto é: as Página 22 de 32

23 medidas possibilitarão compreender de forma racional a hiperutilização e subutilização dos recursos do acervo e possibilitarão embasar tomadas de decisão pela coordenação DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS E justificar junto à comunidade acadêmica e à DIREÇÃO ACADÊMICA estas escolhas. 6.1 Responsabilidade pela avaliação do acervo e das bibliotecas A COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS é responsável por avaliar o acervo e as bibliotecas. Também é de responsabilidade da COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS preparar e apresentar esses resultados para a DIREÇÃO ACADÊMICA. 6.2 Periodicidade da avaliação do acervo e das bibliotecas A avaliação do acervo e da biblioteca é feita a cada 5 (cinco) anos. Contudo, são levados em consideração os dados estatísticos anuais de uso e avaliações organizadas pela COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO. 6.3 Periodicidade da avaliação da Política de Desenvolvimento de Coleções Esta Política de Desenvolvimento de Coleções deve ser revista e atualizada anualmente, tendo como base a proposta anual de crescimento das coleções. Devem ser levados em consideração os objetivos da instituição, do Sistema de Bibliotecas FADERGS e os resultados das avaliações feitas no período. A revisão e atualização é de responsabilidade da COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS e deve ser aprovada pela DIREÇÃO ACADÊMICA. Página 23 de 32

24 7 Preservação e conservação Não há uma política institucionalizada para restauro das obras danificadas. Anualmente as obras identificadas para restauro têm seus valores para nova aquisição e para restauração orçados pela COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FADERGS, conforme o explicitado na seção 5 deste documento. A decisão sobre o melhor investimento é de responsabilidade da DIRETORIA ACADÊMICA. 8 Censura Será resguardado o direito dos usuários do Sistema de Bibliotecas FADERGS de escolherem livremente as obras a serem consultadas, assim como as temáticas das pesquisas realizadas através dos computadores de pesquisa das bibliotecas. Página 24 de 32

25 Página 25 de 32 Apêndice A Fluxograma de aquisição

26 Página 26 de 32 Apêndice B Fluxograma de assinatura de periódicos

27 Página 27 de 32 Apêndice C Fluxograma de absorção de doações

28 Apêndice D Fluxograma de depósito de TCCs Atualizado em: 27/10/2015 Página 28 de 32

29 Página 29 de 32 Apêndice E Fluxograma de descarte e restauro

30 Apêndice F Termo de doação de acervo Termo de doação de acervo para o Sistema de Bibliotecas FADERGS Eu,, inscrito(a) no CPF número, transfiro ao Sistema de Bibliotecas FADERGS meus direitos sobre os materiais abaixo relacionados, doados nesta data. Declaro-me, ainda, ciente de que o Sistema de Bibliotecas FADERGS tem autonomia para decidir sobre a absorção, transferência ou descarte de tais materiais, obedecendo aos critérios estabelecidos em sua Política de Desenvolvimento de Coleção, no que tange a adequação do material aos objetivos da instituição, cabendo aos seus gestores a avaliação prévia dos itens. Esta é: [ ] Doação espontânea [ ] Reposição de obra [ ] Pagamento de multa extraviada/danificada Título Autor ISBN 3 [ ] Tenho interesse em ser informado caso a doação seja absorvida, através do . Data de doação: / / Assinatura do doador: Funcionário:... Para uso interno do Sistema de Bibliotecas FADERGS Avaliação da coordenação do curso: [ ] Desnecessário / [ ] Solicitada em: Avaliação da coordenação da biblioteca: [ ] Processar integralmente [ ] Processar parcialmente [ ] Disponibilizar integralmente para doação Data do parecer: / / Responsável: Página 30 de 32

31 Apêndice G Normas e termos para depósito de trabalhos na biblioteca Permissão de acesso: [ ] Total: o trabalho será divulgado completamente [ ] Parcial: são omitidos os seguintes: [ ] Não autorizo a divulgação do trabalho Forma de entrega: [ ] Arquivo enviado por . [ ] Arquivo entregue em CD. [ ] Arquivo entregue em pen drive. Eu,, CPF número, matrícula número, titular dos direitos autorais do trabalho citado abaixo, em consonância com a Lei Número 9.610/98, autorizo a divulgação do meu trabalho de conclusão de curso no Repositório Institucional, gratuita e publicamente, sem ressarcimento dos direitos autorais, o referido documento de minha autoria em formato eletrônico, para leitura, impressão e/ou download. Também declaro que a versão doada nesta data corresponde ao conteúdo apresentado à Banca Examinadora e atende às eventuais exigências desta para revisão final. Por fim, declaro que o arquivo entregue nesta doação em formato.pdf já está pronto para divulgação, e que caso o trabalho deva ser apenas parcialmente publicado, o arquivo já contém as omissões e supressões necessárias. Título: Orientador: Data de defesa: / / Curso: do autor: do orientador: Data de doação e autorização: / / Assinatura do doador: Rubrica do funcionário:... Para uso interno do Sistema de Bibliotecas FADERGS Confirmação de obtenção de grau em: / / Processado e publicado em: / / Responsável pelo processamento: Página 31 de 32

32 Apêndice H Documento de descarte Porto Alegre, de de REGISTRO DE DESCARTE Nº /2016 Listam-se abaixo os documentos descartados do Sistema de Bibliotecas da FADERGS nesta data. O Sistema de Bibliotecas optou por se desfazer dos documentos por Referência Tombo A coordenação e o analista do Sistema de Bibliotecas da FADERGS estão cientes e concordam com este procedimento. Funcionário responsável Bibliotecária Página 32 de 32