Manual SIC. LAI Lei de Acesso à Informação

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1 Manual SIC LAI Lei de Acesso à Informação

2 Presidenta da República DILMA VANA ROUSSEFF LINHARES Ministro de Estado dos Transportes PAULO SÉRGIO PASSOS Chefe de Gabinete do Ministro NELIDA ESTER ZACARIAS MADELA Secretaria Executiva MIGUEL MÁRIO BIANCO MASELLA Subsecretaria de Assuntos Administrativos MOACYR ROBERTO DE LIMA Subsecretaria de Planejamento e Orçamento ANA MARIA ALMEIDA BRITO Consultoria Jurídica PAULO HENRIQUE KUHN Secretaria de Gestão de Programas de Transportes GIULLIANO RENATO MOLINERO Secretaria de Política Nacional de Transportes MARCELO PERRUPATO E SILVA Secretaria de Fomento para Ações de Transportes DANIEL SIGELMANN

3 LEI Nº /2011 Lei de Acesso à Informação Autoridade Responsável Portaria GM Nº 35 de 16/02/2012, publicada no DOU de 17/02/2012. MARCO ANTONIO PRANDINI Grupo de Trabalho SIC Portaria GM Nº 23 de 10/02/2012, publicada no DOU de 13/02/2012. Coordenação dos trabalhos: SANELVA MOREIRA RAMOS VASCONCELOS FILHO Gabinete do Ministro GM: Titular: LEONARDO CARREIRO ALBUQUERQUE Suplente: ANTONIO GENTIL NETO Titular: LAURA COUTO ALMEIDA Suplente: ROSANI MARIA VECHI DA SILVA Secretaria Executiva SE: Titular: ODILON ANTONIO TAVARES ALMEIDA Suplente: CLAUDINE MARIA DINIZ DUARTE Subsecretaria de Assuntos Administrativos SAAD/SE: Titular: JOÃO JOSÉ TEIXEIRA VASCONCELOS Suplente: ROBSON DE SOUZA ANDRADE Subsecretaria de Planejamento e Orçamento SPO/SE: Titular: MAURO DE MOURA MAGALHÃES Suplente: CLEIDEMARIO LUIZ DE SOUZA Consultoria Jurídica Conjur: Titular: GIORDANO DA SILVA ROSSETTO Suplente: CLAUDIO FONTES FARIA E SILVA Secretaria de Política Nacional de Transportes SPNT: Titular: PAULO ROBERTO SCHUBNELL DE REZENDE LIMA Suplente: MARCELO SAMPAIO CUNHA FILHO Secretaria de Gestão dos Programas de Transportes SEGES: Titular: MARIA DO PERPETUO SOCORRO ALVES DE SOUZA Suplente: MAGNÓLIA MARIA PINHEIRO DANIEL Secretaria de Fomento para Ações de Transportes SFAT: Titular: LARA CARACCIOLO AMORELLI Suplente: CLÁUDIO HERMANN DOMINGOS MAGALHÃES Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação CGTI: Titular: MARCUS THADEU DE OLIVEIRA SILVA Suplente: JOSÉ ROMILDO ARAÚJO DE ANDRADE JOSÉ ROMILDO ARAUJO DE ANDRADE MARCUS THADEU DE OLIVEIRA SILVA SAMANTHA ALMEIDA GOMES ISABELLE VASCONCELOS TORRES EQUIPE TÉCNICA DE ELABORAÇÃO DO MANUAL 3

4 SUMÁRIO I. LISTA DE FIGURAS... 5 II. LISTA DE TABELAS... 5 III. GLOSSÁRIO:... 6 IV. APRESENTAÇÃO... 7 V. INTRODUÇÃO... 8 VI. UTILIZAÇÃO DO MANUAL SIC VII. ONDE BUSCAR INFORMAÇÕES SOBRE A LEI / VIII. REDE DE DISTRIBUIÇÃO DE DEMANDAS DO SIC a. Balcão SIC b. Representantes SIC das Unidades MT IX. GOVERNANÇA DO SIC a. Estrutura de Governança b. Indicadores SIC X. FLUXOS PARA FUNCIONAMENTO DO SIC a. FLUXO DE DECISÃO SIC b. FLUXO DE GESTÃO SIC c. FLUXO OPERACIONAL SIC I. Tabela de Permanência do Processo SIC Por Unidade MT d. FLUXO RECURSAL SIC I. Tabela de Permanência de recursos SIC Por Unidade MT XI. RESPONSABILIDADE SOBRE A MANUTENÇÃO DESTE MANUAL XII. ANEXOS a. Anexo I Lei Nº /

5 I. LISTA DE FIGURAS Figura 1: Estrutura de Governança do SIC no MT Figura 2: Fluxo de Decisão SIC Figura 3: Fluxo de Gestão SIC Figura 4: Fluxo de Operação SIC Figura 5: Fluxo Recursal SIC II. LISTA DE TABELAS Tabela 1. Glossário Tabela 2: Unidades de Utilização do Manual SIC Tabela 3: Representantes do Balcão SIC Tabela 4: Responsáveis SIC por Unidade Tabela 5: Indicadores SIC Tabela 6: Tempo de Permanência dos Processos SIC nas Unidades Tabela 7: Tempo de Permanência de Recursos SIC nas Unidades 5

6 III. GLOSSÁRIO: Glossário Termo Definição Balcão SIC CGU GT-SIC LAI Unidade do MT responsável pela operação do Serviço de Informação ao Cidadão - SIC Controladoria Geral da União Grupo de Trabalho instituído para implementar o SIC no âmbito do MT Lei de Acesso à Informação MT Representantes SIC das Unidades SAI SIC Ministério dos Transportes Servidores do MT responsáveis pela recepção e distribuição das demandas de informações nas suas Unidades de competência Sistema de Acesso à Informação - desenvolvido pela CGU para ser utilizado por todos os Órgãos na aplicação da LAI Serviço de Informação ao Cidadão SICAP Sistema de Acompanhamento de Processos e Documentos Tabela 1. Glossário 6

7 IV. APRESENTAÇÃO Este Manual tem por objetivo orientar os integrantes do Ministério dos Transportes na execução dos procedimentos relativos à aplicação da Lei de Acesso à Informação Lei nº /2011 no âmbito deste Ministério. Sancionada em 18 de novembro de 2011, pela Presidenta da República, Dilma Roussef, a Lei nº , regulamenta o direito constitucional de acesso dos cidadãos às informações públicas. Nela estão definidos os mecanismos, os prazos e os procedimentos para a solicitação de informações à administração pública e a entrega destas informações aos seus requerentes - cidadãos. A Lei adota como princípio fundamental que o acesso à informação pública é a regra, e o sigilo é a exceção. Estabelece, ainda, que as informações de interesse coletivo ou geral deverão ser divulgadas de ofício pelos órgãos públicos, espontânea e proativamente, independentemente de solicitações. O Ministério vem realizando ações no sentido de aumentar a divulgação espontânea de informações no seu Portal de internet visando, além do atendimento à Lei, aumentar a transparência dos Atos Públicos perante a Sociedade. Os investimentos que vêm sendo feitos nesse sentido proporcionarão ao Órgão e ao Estado significativa redução de custo com o gerenciamento e processamento de pedidos individuais de acesso a informações públicas. A Lei também regulamenta que, quando o Órgão não conseguir conceder o acesso imediato à informação, quando for estimulado a fornecê-la com base na Lei /2011, terá que disponibilizá-la em prazo não superior a 20 (vinte) dias. Esse prazo poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, desde que devidamente justificado e comunicado ao requerente. Os prazos exíguos para operação dos procedimentos relativos à aplicação da Lei /2011 e a determinação da alta gestão do Ministério por cumpri-los determinaram a necessidade de elaboração de procedimentos ágeis para atender aos interesses da Sociedade por informações públicas. Nesse contexto, tornou-se essencial que os procedimentos fossem documentados e disseminados neste manual, no qual constam os modelos de Gestão e Operação da Lei, no âmbito do Ministério dos Transportes. 7

8 V. INTRODUÇÃO Este documento tem por finalidade dar visibilidade aos procedimentos a serem seguidos para o cumprimento da Lei de Acesso à Informação (LAI), Lei nº /2011, no que concerne ao fornecimento de informações solicitadas pela Sociedade ao Ministério dos Transportes. Este Manual é produto de um trabalho participativo: o documento foi elaborado por uma Equipe Técnica de Elaboração do Manual em conjunto com o Grupo de Trabalho nomeado para tratar da LAI e da preparação do Ministério para o cumprimento de seus ditames. Seu público alvo principal é composto pelos servidores do Ministério dos Transportes envolvidos com os processos de Acesso à Informação: Autoridades do Ministério, servidores lotados no Balcão SIC, Representantes SIC nas unidades, secretárias das unidades e servidores das áreas de apoio. As informações deste Manual estão organizadas em seções, cada uma provendo informações que se complementam. Após as seções de Apresentação e de Introdução, consta a seção Utilização do Manual SIC que elenca as oito unidades deste Ministério e suas respectivas autoridades responsáveis. Em seguida, a seção Onde buscar mais Informações sobre a Lei apresenta uma relação de endereços na Internet para a obtenção de mais informações sobre a Lei, sua regulamentação e aplicação. A seção Rede de distribuição de demandas do SIC apresenta os principais agentes deste órgão, responsáveis pela aplicação da Lei internamente. Em seguida, a seção Estrutura de Governança do SIC apresenta o modelo de Governança de aplicação da Lei neste Ministério. Na seção Governança SIC, estão descritos a estrutura de governança e a lista de indicadores de desempenho que serão utilizados para monitorar o funcionamento das ações voltadas ao cumprimento da LAI. A seção seguinte, Fluxos de funcionamento do SIC no MT, apresenta os fluxos completos dos processos de Decisão, de Gestão e de Operação da LAI no âmbito deste Ministério. Apresenta, também, para cada uma das caixas de processo, uma tabela que contém, dentre outras informações, a descrição das atividades a serem executadas para a boa aplicação das normas relativas ao fornecimento de informações em consonância com a LAI. A seção Responsabilidade sobre a manutenção deste Manual descreve como e por quem este manual será mantido após entrega da versão inicial pela Coordenação-Geral de Modernização e Informação. 8

9 Por fim, a seção Anexos relaciona materiais que apoiam o entendimento deste Manual e a aplicação das normas aqui estabelecidas. 9

10 VI. UTILIZAÇÃO DO MANUAL SIC Este manual foi confeccionado para ser utilizado pelas oito Unidades do Ministério dos Transportes para as quais os Processos SIC serão encaminhados. A Tabela 1 apresenta a relação das Unidades e suas respectivas Autoridades. Unidade Gabinete do Ministro - GM Secretaria Executiva - SE Subsecretaria de Assuntos Administrativos - SAAD Subsecretaria de Planejamento e Orçamento - SPO Consultoria Jurídica - CONJUR Secretaria de Política Nacional de Transportes - SPNT Secretaria de Gestão dos Programas de Transportes - SEGES Secretaria de Fomento para Ações de Transportes - SFAT Autoridade Máxima da Unidade NÉLIDA ESTER ZACARIAS MADELA MIGUEL MÁRIO BIANCO MASELLA MOACYR ROBERTO DE LIMA ANA MARIA ALMEIDA BRITO PAULO HENRIQUE KUHN MARCELO PERRUPATO E SILVA GIULLIANO RENATO MOLINERO DANIEL SIGELMANN Tabela 2. Unidades de Utilização do Manual SIC 10

11 VII. ONDE BUSCAR INFORMAÇÕES SOBRE A LEI /2011 No Ministério dos Transportes MT: No Portal Internet do Ministério dos Transportes: Portal Intranet do Ministério dos Transportes: - este endereço só pode ser acessado quando o usuário estiver nas dependências do Ministério. Na Controladoria-Geral da União CGU: Portal da CGU: 11

12 VIII. REDE DE DISTRIBUIÇÃO DE DEMANDAS DO SIC a. Balcão SIC O Balcão SIC é a Unidade do Ministério dos Transportes responsável pela operação do Serviço de Informação ao Cidadão - SIC. Constitui o meio de comunicação da Sociedade com as Unidades Internas do Ministério. É por meio dele que a Sociedade encaminhará suas demandas, acompanhará o atendimento e receberá o que foi solicitado. Compete ao Balcão SIC: Atender e orientar o público quanto ao acesso a informações; Receber documentos e requerimentos de acesso a informações; Analisar as demandas e encaminhá-las às respectivas unidades competentes; Monitorar os procedimentos de coleta da informação nas Unidades competentes; Informar sobre a tramitação de documentos nas respectivas Unidades; Receber as respostas às perguntas encaminhadas; Analisar a qualidade das respostas recebidas e adequá-las, se for o caso; Encaminhar as respostas aos requerentes; e Receber, acompanhar a tramitação e encaminhar resposta aos recursos apresentados; Para atender os interessados em solicitar informações, o Ministério dos Transportes nomeou três servidores conforme descrito na Tabela 2. BALCÃO SIC Representante Sala Informações de Contato Jorge Daniel de Barros Lima T-25 Maria José Inácio da Silva Melão T-25 jorge.lima@transportes.gov.br maria.melao@transportes.gov.br Natalia.rodrigues@transportes.gov.br Natália Alves Rodrigues T Tabela 3. Representantes do Balcão SIC 12

13 b. Representantes SIC das Unidades MT Os Representantes SIC das Unidades MT são servidores nomeados para receber, acompanhar e encaminhar as respostas das Unidades do Ministério para o Balcão SIC. Compete aos Representantes SIC das Unidades MT: Receber documentos e requerimentos de acesso a informações encaminhados pelo Balcão SIC; Analisar as demandas e encaminhá-las aos técnicos responsáveis pela geração das informações requeridas; Monitorar os procedimentos de coleta da informação junto aos servidores designados a gerar as informações requeridas; Informar sobre a tramitação de documentos na Unidade de sua responsabilidade; Apoiar os servidores designados a elaborar as informações requeridas; Analisar a qualidade das respostas recebidas e adequá-las, se for o caso; e Encaminhar as respostas ao Balcão SIC. REPRESENTANTES SIC DAS UNIDADES Unidade MT Gabinete do Ministro - GM Secretaria Executiva - SE Subsecretaria de Assuntos Administrativos - SAAD Coordenação-Geral de Recursos Humanos - SAAD/CGRH Responsáveis pelo SIC Dulce Raquel Zanetti Silva Elaine Araújo dos Santos Gerson Clovis Malty Hercília Maria Caminha Soares Karla Alves da Silva Paula Cristina Trannin Melo Informações de Contato dulce.silva@transportes.gov.br elaine.santos@transportes.gov.br gerson.malty@transportes.gov.br karla.silva@transportes.gov.br A SER DEFINIDO A SER DEFINIDO Coordenação-Geral de Recursos Logísticos - SAAD/CGRL Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação - SAAD/CGTI Adriana Rocha Carneiro José Romildo Araújo de Andrade A SER DEFINIDO A SER DEFINIDO adriana.carneiro@transportes.gov.br jose-romildo.andrade@transportes.gov.br 13

14 REPRESENTANTES SIC DAS UNIDADES Unidade MT Coordenação-Geral de Modernização e Organização - SAAD/CGMO Subsecretaria de Planejamento e Orçamento SPO Consultoria Jurídica - CONJUR Secretaria de Política Nacional de Transportes - SPNT Secretaria de Gestão dos Programas de Transportes - SEGES Responsáveis pelo SIC Genilda Barros Araújo Santos Dalva Maria Carneiro Silva Claudemir Vanceta Eulenisa Lacerda Barros Jacqueline Dutra de Lima Reynaldo Araújo da Silva Soares José Valfrânio Medeiros de Oliveira Maria do Perpétuo Socorro Alves Magnólia Maria Pinheiro Daniel Informações de Contato A SER DEFINIDO A SER DEFINIDO genilda.santos@transportes.gov.br dalva.silva@transportes.gov.br claudemir.vanceta@transportes.gov.br eulenisa.barros@transportes.gov.br jacqueline.lima@transportes.gov.br reynaldo.soares@transportes.gov.br jose.valfranio@transportes.gov.br mariaperpetuo@transportes.gov.br magnólia.daniel@transportes.gov.br Secretaria de Fomento para Ações de Transportes - SFAT Cláudio Hermann Domingos Magalhães Luiz Carlos Pereira Rodrigues Tabela 4. Responsáveis SIC por Unidade claudio.magalhaes@transportes.gov.br luiz.rodrigues@transportes.gov.br 14

15 IX. GOVERNANÇA DO SIC a. Estrutura de Governança A implementação da Lei nº /2011, de forma que os seus objetivos e prazos sejam cumpridos, requer a adoção de uma estratégia diferenciada por parte do Ministério. Estabelecer uma sistemática por meio da qual as determinações da Lei /2011 sejam implantadas, dirigidas e monitoradas, envolvendo a Autoridade Responsável, Gestores SIC, Representantes SIC e as Unidades responsáveis pelo fornecimento das informações requeridas pela Sociedade, indicou a necessidade de se estabelecer um modelo de governança projetado especificamente para o SIC. Para tanto, buscou-se analogias à governança corporativa, para criar conceitos e seguir boas práticas com a finalidade de: Promover avaliações permanentes ao processo ora adotado; Promover a evolução do processo; Nivelar os conhecimentos e forma de aplicação da Lei; Acompanhar, monitorar e gerir as regras estabelecidas para o fornecimento de informações; Controlar o atendimento às solicitações de informações; Aumentar o valor agregado à informação gerada para a sociedade, bem como facilitar o acesso; e Contribuir para a consolidação e perenidade dos processos. O modelo de governança foi desenhado para funcionar em três dimensões: Decisão, Gestão e Execução. No âmbito da Decisão, adota-se como atribuições a equalização dos entendimentos sobre a Lei e sobre a forma de aplicação além de gerar a normatização e regras necessárias às dimensões de Gestão e Execução. Cabe também a esta dimensão, a análise de indicadores de gestão e execução para, com base neles, serem adotadas medidas corretivas e preventivas à aplicação da Lei. Já no âmbito da Gestão, são atribuídas as responsabilidades de acompanhamento da aplicação das regras estabelecidas. Seu principal objetivo é supervisionar os procedimentos de execução a fim de garantir a recepção, tratamento e entrega das informações nos prazos legais. É de sua responsabilidade a coleta de informações para geração dos indicadores e a coleta de informações que motivarão a realização de reuniões deliberativas do Grupo de Decisão. No tocante à dimensão de Execução, atribuiu-se a ela a responsabilidade pela operacionalização do processo que compreende desde a recepção da demanda até a entrega das informações aos seus requisitantes. 15

16 O modelo adotado, graficamente representado na Figura 1, apresenta três colunas Responsabilidade, Atribuição e Operação que representam, respectivamente, QUEM exerce as competências, O QUE deve ser feito e COMO as atividades devem ser operacionalizadas. Figura 1. Estrutura de Governança do SIC Assim sendo, foram elencadas como competências do Comitê Gestor do Serviço de Informação ao Cidadão - SIC: Compatibilizar o funcionamento do SIC à legislação em vigor; Equalizar e harmonizar entendimentos sobre o Serviço de Informação ao Cidadão SIC; Elaborar normas e definir regras de gestão e execução do Serviço de Informação ao Cidadão SIC; Definir e revisar indicadores de desempenho do Serviço de Informação ao Cidadão SIC; e Articular-se com os órgãos e entidades vinculadas ao Ministério, objetivando o intercâmbio de seus respectivos Serviços de Informação ao Cidadão - SIC. 16

17 Como competências da Gerência do Serviço de Informação ao Cidadão SIC, foram elencadas: Monitorar e avaliar o desempenho do Serviço de Informação ao Cidadão- SIC; Monitorar e controlar os prazos de atendimento das demandas do Serviço de Informação ao Cidadão SIC; Gerar alertas e solicitação de atendimento de prazos para as Unidades; Propor, calcular e analisar indicadores de desempenho; Gerar relatórios dando publicidade aos indicadores e identificando dificuldades no desempenho do Serviço de Informação ao Cidadão SIC; e Propor pauta de reunião do Comitê Gestor do Serviço de Informação ao Cidadão. Por sua vez, ao Serviço de Informação ao Cidadão SIC compete: Atender e orientar o público quanto ao acesso a informações; Receber documentos e requerimentos de acesso a informações; Analisar as demandas e encaminhá-las às respectivas unidades competentes; Monitorar os procedimentos de coleta da informação nas Unidades competentes; Informar sobre a tramitação de documentos nas respectivas Unidades; Receber as respostas às perguntas encaminhadas; Analisar a qualidade das respostas recebidas e adequá-las, se for o caso; Encaminhar as respostas aos requerentes; e Receber, acompanhar a tramitação e encaminhar resposta aos recursos apresentados. Os demais fluxos operacionais Fluxos de Decisão, de Gestão e operacional estão detalhados em seções específicas constantes deste manual. 17

18 b. Indicadores SIC Para o acompanhamento das ações vinculadas ao cumprimento da Lei /2011, foi criado um mecanismo de avaliação baseado em indicadores de desempenho. O mecanismo elaborado é capaz de medir o desempenho da aplicação dos normativos estabelecidos de forma a serem adotadas medidas preventivas e corretivas no sentido de se atingir as metas de prazo e qualidade das informações requeridas ao Ministério. Pode-se definir indicadores como sendo uma medida, calculada a partir de parâmetros, geralmente quantitativa, que revela, dá evidência e fornece indicações sobre o estado de um fenômeno. São, portanto, uma expressão de valores que expressam sinais que torna algo conhecível com um razoável grau de certeza. Indicadores podem ser usados para ilustrar e comunicar um conjunto de fenômenos complexos, de uma forma simples, incluindo tendências e progressos ao longo de um tempo preestabelecido. Por sintetizarem e simplificarem fenômenos complexos a partir de uma medida ou sinal, os indicadores permitirão, por meio do modelo de Governança adotado, a avaliação dos fenômenos que influenciam o processo de fornecimento de informações à Sociedade, permitindo a tomada de decisões e a adoção de direcionamentos necessários ao cumprimento do que determina a Lei /2011, à evolução e consolidação das ações ligadas à transparência pública e ao fornecimento de informações à Sociedade. Como ponto de partida, foram enumerados os indicadores constantes da Tabela 4 que, dada a complexidade de registro, coleta de informações e cálculo dos índices, podem, a critério do Comitê Gestor e da Gerência do SIC, serem adotados dentro de cronograma a ser definido quando da realização das reuniões do Comitê Gestor do SIC. Os indicadores de desempenho foram divididos em grupos conforme abaixo: D Demanda: quantitativo de demanda de solicitação; T Tempo: tempo de entrega das informações; Q Qualidade: qualidade da resposta; N Natureza: origem ou natureza da demanda; M Melhoria Contínua: melhoria do processo ou disponibilização de informações. Os relatórios de acompanhamento dos indicadores serão montados a partir deste agrupamento de forma a proporcionar maior facilidade no entendimento e tomadas de decisões acerca dos temas tratados. 18

19 INDICADORES SIC Indicador Descrição Objetivo Coleta de Dados Forma de Calculo Armazenagem 01 SOLREC Grupo: D 02 SOLRESPBAL Grupo: D 03 SOLRESPUNID Grupo: D 04 SOLREDVINC Grupo: D 05 SOLREDEXT Grupo: D 06 SOLATEND Grupo: Q Solicitações de informação recebidas Solicitações respondidas no Balcão Solicitações respondidas pelas Unidades do MT Solicitações redirecionadas para Órgãos Vinculados Solicitações redirecionadas a Órgãos externos ao MT e aos Vinculados Solicitações atendidas Medir a quantidade de solicitações de informações solicitadas ao MT Medir a quantidade de solicitações de informações respondidas diretamente pelo Balcão SIC sem a necessidade do processo tramitar nas Unidades do MT Medir a quantidade de solicitações de informações respondidas por Unidades do MT Medir a quantidade de solicitações de informações redirecionadas para Órgãos Vinculados ao MT Medir a quantidade de solicitações de informações redirecionadas para Órgãos externos ao MT e aos seus Vinculados pela solicitação não dizer respeito ao Sistema de Transportes Medir a quantidade de solicitações de informações cuja resposta foi positiva para o seu requisitante Recuperar as informações por meio de consulta no SICAP Recuperar as informações por meio de consulta no SICAP Recuperar as informações por meio de consulta no SICAP Recuperar as informações por meio de consulta no SICAP Recuperar as informações por meio de consulta no SICAP SICAP VERSÃO II Soma da quantidade de solicitações Soma da quantidade de solicitações Soma da quantidade de solicitações Soma da quantidade de solicitações Soma da quantidade de solicitações Soma da quantidade de solicitações Periodicidade de cálculo Publicação Planilha Excel Semanal Internet Planilha Excel Semanal Internet Planilha Excel Semanal Internet Planilha Excel Semanal Internet Planilha Excel Semanal Internet Planilha Excel Semanal Internet 07 Solicitações negadas Medir a quantidade de Recuperar as Soma da Planilha Excel Semanal Internet 19

20 INDICADORES SIC Indicador Descrição Objetivo Coleta de Dados Forma de Calculo Armazenagem SOLNEGADA Grupo: Q 08 CATJUSTPRORROG Grupo: T 09 RESPMULTUNID Grupo: Q 10 SOLCATDEMAN Grupo: N 11 TEMPMEDUNID Grupo: T Categoria de justificativa de prorrogação de prazo de resposta Solicitações de informações cujas Respostas foram elaboradas por mais de uma Unidade MT Solicitações por categoria de demandante Tempo médio de resposta por Unidade do MT solicitações de informações negadas para o seu requisitante Medir a quantidade de solicitações de prorrogação de prazo para entrega de resposta por categoria de justificativa Medir a quantidade de solicitações de informações cuja resposta foi elaborada por mais de uma Unidade do MT Contabilizar origem das demandas de solicitações de informações por categoria dos seus requisitantes. Tais como: Pessoa física, pessoa jurídica, imprensa, internacional, servidores, órgãos federais, estaduais, municipais, associações, conselhos, etc. Medir o tempo médio de resposta de cada uma das unidades do MT informações por meio de consulta no SICAP SICAP VERSÃO II SICAP VERSÃO II SICAP VERSÃO II Recuperar as informações por meio de consulta no SICAP por Unidade MT quantidade de solicitações Somar a quantidade de justificativas por categoria de resposta Soma da quantidade de solicitações Soma da quantidade de solicitações Calcular a média aritmética do somatório dos tempos de resposta pela quantidade de solicitações Periodicidade de cálculo Publicação Planilha Excel Mensal Internet Planilha Excel Mensal Intranet Planilha Excel Mensal Internet Planilha Excel Semanal Intranet 12 Tempo médio de Medir o tempo médio de Recuperar as Calcular a média Planilha Excel Semanal Internet 20

21 INDICADORES SIC Indicador Descrição Objetivo Coleta de Dados Forma de Calculo Armazenagem TEMPMEDMT Grupo: T 13 RESPNOPRAZO Grupo: T 14 RESPFORAPRAZO Grupo: T 15 SOLNATASSUNT Grupo: N 16 TRANSINFOATIV Grupo: 17 SOLCANALSOL Grupo: N resposta do MT Respostas entregues no prazo Respostas entregues fora do prazo Solicitações por natureza do assunto tratado Transformação em informação ativa Canal de Solicitação resposta das solicitações de informações respondidas pelo MT Medir o quantitativo de respostas entregues aos seus requisitantes dentro dos prazos estabelecidos pela Lei Medir o quantitativo de respostas entregues aos seus requisitantes fora dos prazos estabelecidos pela Lei Medir a quantidade de solicitações de informações requisitadas ao MT por natureza do assunto tratado Medir a quantidade de informações e tipos de informações transformadas de informação passiva para informação ativa Medir o quantitativo de solicitações por canal de solicitação - Balcão, Sistema informações por meio de consulta no SICAP Recuperar as informações por meio de consulta no SICAP Recuperar as informações por meio de consulta no SICAP SICAP VERSÃO II Registros manuais em planilha Excel SICAP VERSÃO II aritmética do somatório dos tempos de resposta pela quantidade de solicitações Soma da quantidade de solicitações Soma da quantidade de solicitações Soma da quantidade de solicitações por natureza do assunto tratado Soma da quantidade de temas transformados de informação passiva para informação ativa Soma da quantidade de solicitações por Periodicidade de cálculo Publicação Planilha Excel Semanal Internet Planilha Excel Semanal Internet Planilha Excel Mensal Internet Planilha Excel Mensal Internet Planilha Excel Mensal Internet 21

22 INDICADORES SIC Indicador Descrição Objetivo Coleta de Dados Forma de Calculo Armazenagem 18 RECURSO Grupo: Q 19 RECATEND Grupo: Q 20 RECNEGADO Grupo: Q Solicitações de recurso ao MT Recursos Atendidos Recursos Negados CGU, outros. Medir a quantidade de recursos solicitados ao MT em virtude de respostas não acatadas pelos requisitantes Medir a quantidade de recursos atendidos respostas refeitas e encaminhadas aos requisitantes Recuperar as informações por meio de consulta no SICAP SICAP VERSÃO II Medir a quantidade de recursos negados respostas mantidas e SICAP VERSÃO II justificativas encaminhadas aos requisitantes Tabela 5: Indicadores SIC canal de solicitação Soma da quantidade de recursos registrados no MT Soma da quantidade de recursos atendidos pelo MT Soma da quantidade de recursos negados pelo MT OBSERVAÇÃO: os indicadores de tempo de resposta também se aplicam às solicitações de recursos. Periodicidade de cálculo Publicação Planilha Excel Mensal Internet Planilha Excel Mensal Internet Planilha Excel Mensal Internet 22

23 X. FLUXOS PARA FUNCIONAMENTO DO SIC a. FLUXO DE DECISÃO SIC A figura abaixo apresenta o fluxo de operação das atribuições do Grupo de Decisão responsável por garantir a aplicação dos ditames da Lei /2011 no âmbito do Ministério dos Transportes. Na sequencia, são descritas, para cada caixa do processo o detalhamento das atividades a serem seguidas bem como os responsáveis pelas execuções. Figura 2: Fluxo de Decisão - SIC 23

24 Fluxo de Decisão do SIC Apura e Divulga Pautar para Reunião do Comitê do SIC Objetivo: Preparar e convocar reuniões do Comitê do SIC. Responsável: Secretária do Comitê do SIC. Evento Anterior: Fluxo de Gestão do SIC - Prepara Pauta de Reunião do Comitê do SIC. Entradas: Matéria para Pauta de Reunião do Comitê do SIC. Descrição da Atividade: Avaliar matéria de pauta quanto à pertinência dos assuntos propostos; Levantar informações adicionais e coletar documentos e informações relativas a cada assunto para serem distribuídos ao Comitê; Convocar reunião do Comitê do SIC com antecedência mínima de 3 (três) dias úteis; Enviar pauta e demais documentos por para os membros do Comitê de SIC. Saídas: Pauta de Reunião do Comitê do SIC; Documentos adicionais aos temas a serem debatidos; Convocação de reunião; para membros do Comitê de SIC. Observações: não se aplica. 24

25 Fluxo de Decisão do SIC Realiza Reunião do Comitê do SIC Objetivo: Realizar reunião do Comitê do SIC. Responsável: Presidente do Comitê do SIC. Evento Anterior: Fluxo de Decisão do SIC - Apura e Divulga Pautar para Reunião do Comitê do SIC. Entradas: Pauta de Reunião do Comitê do SIC; Documentos adicionais aos temas a serem debatidos; Convocação de reunião. Descrição da Atividade: Determinar relator para Reunião do Comitê do SIC; Efetuar leitura da Pauta; Efetuar leitura de documentos correlatos aos assuntos a serem debatidos; Debater sobre assuntos em Pauta; Elaborar Ata de Reunião do Comitê do SIC; Preparar Lista de Presença. Saídas: Ata de Reunião do Comitê do SIC; Lista de Presença. Observações: não se aplica. 25

26 Fluxo de Decisão do SIC Delibera Assuntos da Pauta Objetivo: Votar, deliberar, documentar e dar publicidade às deliberações de Reuniões do Comitê do SIC. Responsável: Presidente do Comitê do SIC ou quem ele nomear para tal. Evento Anterior: Fluxo de Decisão do SIC - Realiza Reunião do Comitê do SIC. Entradas: Pauta de Reunião do Comitê de SIC; Documentos adicionais aos temas a serem debatidos; Debates sobre temas em pauta. Descrição da Atividade: Deliberar sobre assuntos em Pauta; Realizar votação sobre temas em pauta; Documentar deliberações; Publicar deliberações. Saídas: Lista de deliberações; Outros documentos / expedientes necessário ao cumprimento das deliberações. Observações: não se aplica. 26

27 b. FLUXO DE GESTÃO SIC A figura abaixo apresenta o fluxo de operação das atribuições da Gerência do SIC, responsável pelo monitoramento da aplicação da Lei nº /2011 no âmbito deste Ministério. Da mesma forma que no Fluxo de Decisão, são descritas, para cada caixa do processo, o detalhamento das atividades a serem seguidas bem como os responsáveis pelas execuções. Figura 3: Fluxo de Gestão SIC 27

28 Fluxo de Gestão - SIC Avalia e Monitora a Aplicação e Cumprimento da Lei Objetivo: Coletar informações acerca da aplicação da Lei no âmbito do MT, monitorar e avaliar o seu atendimento. Responsável: Gerência do SIC. Evento Anterior: Não se aplica. Entradas: Lei nº /2011; Sistema de Acesso à Informação - SAI, desenvolvido pela CGU; Sistema de Controle Interno Sistema de Acompanhamento de Processos e Documentos - SICAP. Descrição da Atividade: Monitorar alterações na LAI; Coletar informações dos sistemas da CGU e Interno; Avaliar Informações coletadas para cálculo de indicadores; Avaliar informações coletadas para monitorar cumprimento de prazos. Saídas: Informações coletadas dos sistemas da CGU e Interno; Resultado da Avaliação; Informações para cálculo de indicadores; Observações: não se aplica. 28

29 Fluxo de Gestão - SIC Calcula Indicadores Objetivo: Calcular valores de indicadores de acompanhamento da aplicação da Lei com base em informações coletadas nos sistemas de monitoramento. Responsável: Gerência do SIC. Evento Anterior: Avalia e Monitora a Aplicação e Cumprimento da Lei. Entradas: Informações coletadas nos sistemas: o Sistema de Acesso à Informação - SAI, desenvolvido pela CGU; o Sistema de Controle Interno Sistema de Acompanhamento de Processos e Documentos SICAP; Prazos de atendimento às solicitações de informações. Descrição da Atividade: Coletar informações nos sistemas da CGU e Interno; Coletar informações de prazos de atendimento a solicitações de informações; Calcular valores para indicadores. Saídas: Valores para Indicadores. Observações: A forma de cálculo dos indicadores deve ser observada na Tabela 4 deste Manual. 29

30 Fluxo de Gestão - SIC Analisa Indicadores Objetivo: Analisar valores de indicadores de acompanhamento da aplicação da Lei. Responsável: Gerência do SIC. Evento Anterior: Calcula Indicadores. Entradas: Resultado do cálculo de indicadores. Descrição da Atividade: Analisar valores dos indicadores; Realizar reuniões com as Unidades para identificar possíveis desvios; Gerar lista de ações sugeridas para solução de desvios; Elaborar relatório de indicadores do período avaliado. Saídas: Lista de ações para solução de desvios; Relatório de Indicadores do Período. Observações: não se aplica. 30

31 Fluxo de Gestão - SIC Publica Indicadores Objetivo: Publicar Relatório de Indicadores do Período. Responsável: Gerência do SIC Evento Anterior: Analisa Indicadores. Entradas: Relatório de Indicadores do Período. Descrição da Atividade: Publicar Relatório de Indicadores do Período. Saídas: Publicação do Relatório de Indicadores do Período. Observações: 1. A periodicidade de publicação deve ser observada na Tabela 4 deste Manual. 31

32 Fluxo de Gestão - SIC Acompanha Prazos de Respostas Objetivo: Acompanhar prazos de respostas das Unidades às Solicitações de Informações SIC. Responsável: Gerência do SIC. Evento Anterior: Monitora e Avalia a Aplicação e Cumprimento da Lei. Entradas: Informações coletadas nos sistemas: o Sistema de Acesso à Informação - SAI, desenvolvido pela CGU; o Sistema de Controle Interno Sistema de Acompanhamento de Processos e Documentos SICAP; Prazos de atendimento às solicitações de informações. Descrição da Atividade: Coletar informações nos sistemas da CGU e Interno; Coletar informações de prazos de atendimento a solicitações de informações; Avaliar cumprimento de prazos; Gerar relatório de Solicitações com prazo vencido e solicitações com vencimento em menos de 5 dias. Saídas: Relatório de Avaliações de Cumprimento de Prazo; Relação de Unidades com Solicitações de Informações com prazo vencido; Relação de Solicitações de Informações com Prazo a Vencer em menos de 5 dias. Observações: não se aplica. 32

33 Fluxo de Gestão - SIC Gera Alertas e Solicitação de Atendimento de Prazo para as Unidades Objetivo: Alertar as Unidades quanto a Solicitações de Informações com prazo vencido e com prazo a vencer. Responsável: Gerência do SIC. Evento Anterior: Acompanha Prazos de Respostas. Entradas: Relação de Unidades com Solicitações de Informações com prazo vencido; Relação de Solicitações de Informações com Prazo a Vencer em menos de 5 dias. Descrição da Atividade: Encaminhar aviso às unidades para atendimento a solicitações em atraso; Encaminhar alerta para Unidades sobre solicitações com prazo a vencer; Solicitar às Unidades justificativas para atrasos de atendimento. Saídas: Aviso às Unidades sobre Solicitações em atraso; Alerta às Unidades sobre Solicitações a vencer; Justificativas para atrasos; Pedido de Prorrogação de Prazo de Resposta. Observações: não se aplica. 33

34 Fluxo de Gestão - SIC Identifica Dificuldades na Aplicação das Normas Objetivo: Identificar dificuldades na Aplicação das Normas com base nos Indicadores e atuação das Unidades no atendimento das Solicitações de Informações. Responsável: Gerência do SIC. Evento Anterior: Gera Alertas e Solicitação de Atendimento de Prazo para as Unidades. Entradas: Aviso às Unidades sobre Solicitações em atraso; Alerta às Unidades sobre Solicitações a vencer; Justificativas para atrasos; Lista de ações para solução de desvios; Relatório de Indicadores do Período. Descrição da Atividade: Analisar informações contidas nos relatórios e demais documentos recebidos; Identificar necessidades de ajustes no processo e em sistemas; Identificar necessidades de capacitações, ampliação ou mudanças na equipe envolvida com o SIC; Sugerir, quando pertinente, indicações de necessidade de ajustes ou mudanças na Lei e regulamentações que instituem o SIC. Saídas: Lista de necessidades de ajustes no processo e em sistemas; Lista de necessidades de capacitações, ampliação ou mudanças na equipe envolvida com o SIC; Sugestões de ajustes ou mudanças na Lei e regulamentações que instituem o SIC. Observações: não se aplica 34

35 Fluxo de Gestão - SIC Prepara Matéria para Pauta de Reunião do Comitê Objetivo: Preparar Matéria para Pauta de Reunião do Comitê SIC. Responsável: Gerência do SIC Evento Anterior: Publica Indicadores; e Identifica Dificuldades na Aplicação das Normas. Entradas: Lista de ações para solução de desvios; Relatório de Indicadores do Período. Lista de necessidades de ajustes no processo e em sistemas; Lista de necessidades de capacitações, ampliação ou mudanças na equipe envolvida com o SIC; Sugestões de ajustes ou mudanças na Lei e regulamentações que instituem o SIC. Justificativas para atrasos; Descrição da Atividade: Analisar informações contidas nos relatórios e demais documentos recebidos; Consolidar informações; Coletar informações e documentos adicionais a serem submetidos ao Comitê SIC; Saídas: Pauta para Reunião do Comitê SIC. Observações: não se aplica 35

36 c. FLUXO OPERACIONAL SIC A figura 4 apresenta o fluxo de operação das atribuições do Grupo de Execução responsável pela operação dos procedimentos necessários à aplicação da Lei /2011 no âmbito do Ministério. Da mesma forma que nos demais fluxos, são descritas, para cada caixa do processo o detalhamento das atividades a serem seguidas bem como os responsáveis pelas execuções. Figura 4: Fluxo de Operação SIC 36

37 I. TABELA DE PERMANÊNCIA DO PROCESSO SIC POR UNIDADE MT Tempo de Permanência dos Processos SIC nas Unidades MT Evento Inicial Evento Final Responsável Recebe Solicitação de Informação Gera Registro de Tramitação de Processo para Unidade MT Balcão SIC Tempo Máximo de Permanência 0,5 dias Realiza Triagem na Unidade MT Realiza Triagem na Unidade MT Unidade MT 0,5 dias Responde Demanda de Informação SIC Gera Registro de Tramitação para a Resposta Final Unidade MT 18 dias Encaminha Resposta ao Solicitante Gera Registro de Entrega de Informações Balcão SIC 1 dia Tabela 6: Tempo de Permanência dos Processos SIC nas Unidades MT 37

38 Fluxo Operacional - SIC Recebe Solicitação de Informação Objetivo: Receber solicitações de informações relativas ao SIC. Responsável: Balcão SIC. Evento Anterior: Não se aplica. Entradas: Solicitação de Informação via: o Documento escrito; o ; o Contato presencial; o Sistema da CGU. Identificação completa do requerente. Descrição da Atividade: Receber solicitação de informação; Avaliar se texto recebido é inteligível; Coletar informações de identificação completa do requerente e documentos adicionais a serem utilizadas no processo e cadastramento da solicitação no Sistema CGU. Saídas: Ocorrências no recebimento de solicitações de informações SIC. Observações: 1. Entende-se por Identificação completa do requerente a. Pessoa Física i. Nome completo; ii. CPF; iii. Endereço completo; iv. Fones e s para contato; v. Endereço para envio de resposta. b. Pessoa Jurídica i. Razão social; ii. CNPJ; 38

39 Fluxo Operacional - SIC Recebe Solicitação de Informação Objetivo: Receber solicitações de informações relativas ao SIC. Responsável: Balcão SIC. iii. Pessoa de contato; iv. Endereço completo; v. Fones e s para contato; vi. Endereço para envio de resposta. 2. Entende-se por texto recebido é inteligível um texto que pode ser facilmente compreendido, claro, escrito, preferencialmente, com frases curtas e que não gere dupla interpretação; 3. Quando o texto apresentado não estiver inteligível, cabe ao servidor que recebeu a demanda providenciar contato com o requerente para solicitar ajustes no texto; 4. Solicitações de Informações com dados incompletos: a. Providenciar, por meio de contato com o requerente, a complementação das informações faltantes; b. Caso na solicitação não exista informações de contato (fone, , endereço) a solicitação deve ser aceita e devidamente registrada no sistema da CGU inserindo observações pertinentes no referido sistema; c. Registrar em campo de observação do sistema da CGU qualquer ocorrência no recebimento da solicitação tais como informações incompletas, texto não inteligível, dentre outras. Registrar o tempo que a Solicitação ficou pendente de tramitação em virtude destas ocorrências. 39

40 Fluxo Operacional - SIC Cadastra Solicitação de Informação no Sistema da CGU Objetivo: Efetuar o cadastramento das solicitações de informações no sistema da CGU sempre que a solicitação não tiver como origem o próprio sistema da CGU. Responsável: Balcão SIC. Evento Anterior: Recebe Solicitação de Informação. Entradas: Documento de Solicitação de Informação; Ocorrências no recebimento de solicitações de informações SIC. Descrição da Atividade: Acessar o Sistema da CGU por meio de usuário e senha do servidor que está efetuando o cadastramento; Cadastrar solicitação de informações contemplando, além das informações obrigatórias à abertura, o preenchimento de campo de observações com as ocorrências no Recebimento de solicitações de Informações SIC; Saídas: Espelho do cadastro de Solicitação de Informações no Sistema da CGU; Número de Único de Processo. Observações: 1. Solicitações de Informações recebidas por meio do Sistema da CGU não devem ser cadastradas novamente neste Sistema. 40

41 Fluxo Operacional - SIC Gera Registro de Recebimento Objetivo: Formalizar a abertura de processo no âmbito do Ministério. Responsável: Unidade de Protocolo MT. Evento Anterior: Recebe Solicitação de Informação. Entradas: Documento de Solicitação de Informação; Ocorrências no recebimento de solicitações de informações SIC; Espelho do cadastro de Solicitação de Informações no Sistema da CGU; Número de Único de Processo. Descrição da Atividade: Abrir pasta de processo utilizando carimbo específico para identificação visual de processo SIC; Acessar o Sistema SICAP por meio de usuário e senha do servidor que está efetuando o cadastramento; Cadastrar processo no Sistema SICAP. Saídas: Pasta de Processo SIC; Processo cadastrado no Sistema SICAP e apto a ser tramitado. Observações: 1. O registro da solicitação de informação no Ministério deve ser feita em consonância com a Lei /99 que trata do Processo Administrativo Federal; 2. O Número de Único de Processo deve ser registrado no Sistema SICAP a fim de viabilizar o rastreamento das Solicitações de Informação por identificador comum entre o MT, CGU e demais Instituições interessadas no Processo. 41

42 Fluxo Operacional - SIC Realiza Triagem Objetivo: Analisar Solicitação de Informação previamente, verificar competência e fazer encaminhamento de acordo com competência. Responsável: Balcão SIC Evento Anterior: Gera Registro de Recebimento Entradas: Pasta de Processo SIC; Processo cadastrado no Sistema SICAP e apto a ser tramitado. Descrição da Atividade: Realizar análise da solicitação em conformidade com a Lei nº /2011; Avaliar se a informação é de competência do MT; Gerar resposta ao solicitante caso a competência não seja do MT ou Vinculadas; Quando necessário, verificar junto aos representantes SIC das Unidades MT, por meio telefônico, se a competência da Unidade consultada; Tratar processo o Se a competência for do MT ou Vinculada, tramitar processo; o Se a competência não for do MT ou Vinculadas, elaborar resposta para o Solicitante da Informação; Saídas: Tramitação do processo apenas quando não for possível responder à solicitação de informação diretamente no Balcão SIC; Resposta para o Solicitante da Informação apenas quando a Solicitação de Informação não for de competência do MT ou Vinculadas. Observações: 1. O contato telefônico prévio com os representantes SIC das Unidades MT é opcional e deverá ser feito quando houver alguma dúvida sobre o tratamento do tema abordado pela Solicitação de Informação. Essa ação tem por objetivo agilizar as tramitações reduzir a quantidade de devoluções para a Triagem em virtude da Unidade que recebeu o processo não ter a competência para responder ao questionamento; 2. O carimbo SIC só deve ser utilizado nos processos relativos à Lei nº /

43 Fluxo Operacional - SIC Gera Registro de Tramitação de Processo para Unidade MT Objetivo: Efetuar tramitação do Processo SIC por meio do Sistema SICAP. Responsável: Sistema SICAP. Evento Anterior: Realiza Triagem. Entradas: Pasta de Processo SIC. Descrição da Atividade: Realizar o registro da tramitação do Processo SIC no sistema SICAP. Saídas: Não se aplica; Observações: 1. Ao tramitar o processo para a Unidade MT, o Sistema SICAP estabelece automaticamente a data de retorno do processo para o Balcão SIC. 43

44 Fluxo Operacional - SIC Verifica Recebimento do Processo pela Unidade MT Objetivo: Monitorar o recebimento do processo pela Unidade MT de destino. Responsável: Balcão SIC. Evento Anterior: Gera Registro de Tramitação de Processo para Unidade MT. Entradas: Consulta a tramitação do processo no Sistema SICAP. Descrição da Atividade: Realizar consulta no sistema SICAP e identificar processos que não foram recebidos pelas Unidades do MT de destino; Caso a Unidade de destino não tenha registrado recebimento do processo no Sistema SICAP, identificar localização do processo e solicitar à Unidade MT que efetue o registro de recebimento no Sistema SICAP. Pode-se proceder das formas abaixo: o Contato telefônico com a Unidade MT; o Envio de para os representantes SIC da Unidade MT; o Busca física do processo. Saídas: para os representantes SIC da Unidade MT quando for identificado que a Unidade MT não acusou recebimento do processo. Observações: 1. Este procedimento visa evitar atrasos no início do tratamento dos processos relativos ao SIC. 44

45 Fluxo Operacional - SIC Realiza Triagem na Unidade MT Objetivo: Realizar análise dos processos recebidos, identificar competências e fazer encaminhamento de acordo com competência. Responsável: Representante SIC de Unidade MT. Evento Anterior: Verifica Recebimento do Processo pela Unidade MT. Entradas: Pasta de Processo SIC. Descrição da Atividade: Realizar análise de competência da Unidade MT que recebeu o processo; o Se o processo for de competência de um Órgão Vinculado, elaborar encaminhamento para Órgão Vinculado e tramitar o processo para a TRIAGEM; o Se o processo não for de competência da Unidade MT recebedora, elaborar encaminhamento para outra Unidade MT e tramitar o processo para a TRIAGEM Balcão SIC; o Se a resposta a ser concedida ao processo for de duas ou mais Unidades MT, tirar cópia do processo, elaborar encaminhamento para outra Unidade MT e tramitar o processo para a TRIAGEM Balcão SIC; o Se a resposta, ou parte da resposta, for de competência da Unidade MT, acatar processo e dar encaminhamento à resposta; Identificar Servidor, ou grupo de Servidores, para elaboração da resposta; Encaminhar processo para Servidor, ou grupo de Servidores registrando no SICAP a tramitação devida; Monitorar tempo de resposta para que o prazo de permanência do processo na Unidade MT não seja extrapolado. Saídas: Encaminhamento para Órgão Vinculado via Balcão SIC quando o processo for de competência de Órgão Vinculado; Encaminhamento para outra Unidade MT via Balcão SIC quando o processo não for de competência da Unidade MT recebedora ou quando a resposta a ser concedida ao processo for de duas ou mais Unidades MT; Cópia do processo quando a resposta a ser concedida ao processo for de duas ou mais Unidades MT; Apensar documento(s) de Encaminhamento ao Processo SIC; 45

46 Fluxo Operacional - SIC Realiza Triagem na Unidade MT Objetivo: Realizar análise dos processos recebidos, identificar competências e fazer encaminhamento de acordo com competência. Responsável: Representante SIC de Unidade MT. de cobrança de resposta a Processo SIC para o Servidor, ou grupo de Servidores, com cópia para autoridade máxima da Unidade. Observações: 1. Nos casos em que o processo for de competência de um Órgão Vinculado, é recomendável que a Unidade MT detentora do processo, antes de elaborar o documento de encaminhamento para a Unidade Vinculada, realize contato telefônico e por com a Unidade SIC do Órgão Vinculado; 2. Nos casos em que o processo não for de competência da Unidade MT recebedora ou a resposta a ser concedida for de duas ou mais Unidades MT, é recomendável que se estabeleça contato telefônico e por com os Representantes SIC das demais Unidades MT; 3. Nos casos de respostas elaboradas por mais de uma Unidade, é recomendável que os Representantes SIC das Unidades MT estabeleçam acordos para alinhamento e junção/consolidação das respostas em resposta única a ser encaminhada ao Solicitante. 46

47 Fluxo Operacional - SIC Gera Registro de Tramitação de Encaminhamento de Processo SIC Objetivo: Efetuar tramitação de encaminhamento de Processo SIC, por meio do Sistema SICAP, para ser enviado para outra Unidade MT ou Órgão Vinculado. Responsável: Unidade MT. Evento Anterior: Realiza Triagem na Unidade MT. Entradas: Pasta de Processo SIC. Descrição da Atividade: Realizar o registro da tramitação do Processo SIC no sistema SICAP. Saídas: Guia de Tramitação. Observações: Não se aplica. 47

48 Fluxo Operacional - SIC Verifica Recebimento do Processo pela Unidade de Triagem Objetivo: Monitorar o recebimento do processo pela Unidade Triagem. Responsável: Unidade MT. Evento Anterior: Gera Registro de Tramitação de Encaminhamento de Processo SIC. Entradas: Consulta a tramitação do processo no Sistema SICAP. Descrição da Atividade: Realizar consulta no sistema SICAP e identificar processos que não foram recebidos pela Unidade de Triagem; Caso a Unidade de Triagem não tenha registrado recebimento do processo no Sistema SICAP, identificar localização do processo e solicitar à Unidade de Triagem que efetue o registro de recebimento no Sistema SICAP. Pode-se proceder das formas abaixo: o Contato telefônico com a Unidade de Triagem; o Envio de para os representantes SIC da Unidade de Triagem; o Busca física do processo. Saídas: para os representantes SIC da Unidade de Triagem quando for identificado que a Unidade de Triagem não acusou recebimento do processo. Observações: 1. Este procedimento visa evitar atrasos no início do tratamento dos processos relativos ao SIC. 48