DISPOSIÇÕES ADMINISTRATIVAS TIPO. LIFE-Natureza

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1 DISPOSIÇÕES ADMINISTRATIVAS TIPO LIFE-Natureza INTRODUÇÃO 1. O presente documento resume as disposições administrativas aplicáveis a todos os projectos LIFE-Natureza, co-financiados pela Comissão Europeia a partir de Inclui 27 artigos e 3 anexos: Anexo 1 - modelo de garantia bancária Anexo 2 - formulários tipo para relatórios de despesas Anexo 3 - logotipo LIFE Cada beneficiário deve respeitar as presentes disposições. 2. Todos os projectos LIFE-Natureza devem ser executados tendo em conta: - o Regulamento (CEE) n 1973/92 do Conselho de 21 de Maio de 1992, com a redacção que lhe foi dada perlo Regulamento (CE) n 1404/96, - a Decisão da Comissão que concedeu o apoio financeiro e foi notificada ao beneficiário, - a candidatura do beneficiário (a seguir denominada "o projecto") que, se necessário, será revista mediante acordo da Comissão, - as presentes disposições administrativas. 3. O beneficiário tem a obrigação de informar a Comissão e de obter o seu consentimento escrito, antes da introdução de qualquer modificação substancial às acções previstas. No caso da introdução de alguma modificação substancial que possa afectar os objectivos do projecto sem o referido consentimento prévio, a Comissão reserva-se o direito de adoptar as medidas mais adequadas, incluindo o cancelamento do apoio comunitário. 4. Toda a correspondência deve ser enviada para a seguinte morada: Comissão Europeia Direcção Geral XI Unidade XI.D.2 - TRMF 02/ Rue de la Loi B Bruxelas RELATÓRIOS E INFORMAÇÕES Artigo 1 - Relatórios técnicos de actividades 1. O beneficiário deve enviar à Comissão: - um ou mais relatórios intermédios de actividades, de acordo com o calendário previsto no projecto, 1

2 - um relatório final, incluindo um conjunto de diapositivos/fotografias a cores que ilustrem os principais resultados do projecto (por exemplo, fotografias da situação antes e depois do projecto), - em qualquer momento, informação que venha a ser solicitada relativa à gestão do projecto. 2. Estes relatórios devem conter uma descrição clara e concisa de todas as actividades levadas a cabo para atingir os objectivos e resultados finais indicados no projecto. Deverão incluir em particular: a) um sumário dos principais resultados e das lições obtidas (não excedendo 5 páginas), b) uma avaliação detalhada relativa aos objectivo, acções e plano de trabalho previstos no projecto (não excedendo 50 páginas), c) em anexo, qualquer outro documento, mapa, publicação, que seja considerado como um resultado identificável do projecto ou que seja útil para avaliar o sucesso do projecto. 3. Estes relatórios deverão ser enviados à Comissão em uma cópia e, simultaneamente, uma cópia à equipa de externalização designada pela Comissão. Artigo 2 - Protecção dos habitats e espécies 1. O beneficiário fica obrigado a informar a Comissão de qualquer acção levada a cabo por terceiros, que possa vir a ter um impacto negativo nos sítios/espécies visadas pelo projecto. 2. O beneficiário fica obrigado a cumprir quaisquer medidas adicionais de protecção explicitamente mencionadas no projecto. 3. O beneficiário fica obrigado a abster-se de quaisquer medidas que não sejam coerentes com o fim do projecto, em particular a conservação do habitat em questão e suas espécies, e, na medida do possível, persuadir terceiros a absterem-se de tais medidas. Artigo 3 - Publicidade do apoio Comunitário 1. O beneficiário fica obrigado a divulgar, de forma adequada, o apoio prestado pela Comunidade em todos os documentos produzidos no âmbito deste projecto em particular livros, brochuras, informações à imprensa, videos, software, etc. Neste sentido foi desenhado um logotipo próprio para o LIFE. É fornecida uma cópia no anexo O beneficiário fica obrigado a colocar e a manter placas informativas descrevendo o projecto, em locais estratégicos acessíveis ao público. O logotipo LIFE deverá aparecer sempre incluído nestas placas. 3. O beneficiário deverá divulgar o projecto e respectivos resultados, em particular junto dos média, referindo sempre o apoio comunitário. Cada relatório de actividades deverá incluir detalhes sobre estas actividades. 4. O beneficiário fica obrigado a convidar a Comissão para todos os seminários e sessões públicas organizados no âmbito do projecto. 2

3 PAGAMENTOS Artigo 4 - Formas de pagamento A contribuição financeira da comunidade será paga da seguinte forma: 1. Um avanço, equivalente a 40% da contribuição máxima, no prazo de 60 dias depois de ter recebido a declaração de aceitação do beneficiário, após notificação da decisão de concessão de apoio financeiro. Para um beneficiário de estatuto privado este avanço fica condicionado à prévia apresentação, pelo beneficiário, de prova de garantia bancária (de acordo com modelo incluído no Anexo I) igual ao montante deste avanço e válida para o período de duração do projecto, acrescido de seis meses. A sua validade terá de ser prorrogada caso haja um prolongamento do projecto. 2. Um pagamento intermédio, a pedido do beneficiário, após aceitação por parte da Comissão do primeiro recapitulativo de despesas e relatório de actividades correspondente. As despesas totais realizadas deverão ser, no mínimo, iguais a 75% do avanço. Este pagamento será limitado a 40% do montante máximo da subvenção. 3. O saldo após recepção e aceitação pela Comissão do relatório final, acompanhado pelo recapitulativo final das despesas e um sumário de todo o apoio financeiro recebido, incluindo a contribuição da Comissão. Estes documentos deverão ser recebidos na Comissão, o mais tardar, na data de conclusão do projecto. Este recapitulativo final deverá incluir apenas as despesas que não tenham já sido incluídas no recapitulativo intermédio de despesas. 4. Os pagamentos por parte da Comissão serão feitos em EURO ( ). Com excepção do avanço, a conversão será efectuada à taxa mensal utilizada pela Comissão para o mês em que for registado o pedido de pagamento. O montante a ser pago é determinado pela aplicação sobre a despesa realizada da percentagem de financiamento fixada na Decisão da Comissão. 5. Todos os pagamentos deverão ser feitos em nome do beneficiário para a conta bancária indicada no projecto. Qualquer alteração deverá ser imediatamente comunicada à Comissão. 6. Os pagamentos deverão ser feitos no prazo de 60 dias após a recepção do pedido de pagamento, o pagamento é considerado feito no dia que for debitado da conta bancária da Comissão. 7. A Comissão pode, após notificar o beneficiário, retardar o pagamento se as actividades incluídas no pedido de pagamento forem alvo de dúvidas por parte da Comissão ou se os documentos justificativos do pedido de pagamento estiverem incompletos ou não conformes. Artigo 5 - Recapitulativos de Despesas 1. Os recapitulativos de despesas deverão ser apresentados nos, ou de acordo com os formulários tipo (anexo 2). Deverão ser enviadas três cópias à Comissão e uma à equipa de externalização designada pela Comissão. 2. Os documentos justificativos de despesas não têm que ser anexados ao recapitulativo de despesas. O beneficiário deverá, no entanto, se requerido, fornecer à Comissão todos os detalhes que possam ser necessários para garantir uma avaliação correcta das despesas efectuadas e do correspondente relatório de actividades. 3

4 3. Se o recapitulativo final de despesas não for apresentado dentro do prazo limite acordado e a Comissão tiver confirmado, por carta registada com aviso de recepção, que não recebeu o referido recapitulativo, a Comissão poderá, um mês após data da carta registada e sem qualquer posterior notificação, decidir não fazer qualquer reembolso. 4. O recapitulativo de despesas deverá mencionar apenas a moeda correspondente ao respectivo projecto. Qualquer outra despesa feita em moeda diferente deverá ser convertida pelo beneficiário utilizando a taxa de câmbio do dia de redacção do recapitulativo. 5. A Comissão aconselha os beneficiários a pedir uma certificação dos recapitulativos de despesas por um auditor independente. Os custos correspondentes serão considerados elegíveis como despesas gerais do projecto. Esta certificação permitirá um tratamento mais rápido, por parte da Comissão, dos pedidos de pagamento. Artigo 6 - Justificação das despesas Cada beneficiário deve manter os livros de contabilidade actualizados, de acordo com as regras e procedimentos contabilísticos impostos pela lei e regulamentos em vigor. Deverão conservar toda a documentação de suporte de despesas apresentadas à Comissão, tal como facturas, folhas de horas e documentos usados para cálculo das despesas gerais. DESPESAS REEMBOLSÁVEIS Artigo 7 - Elegibilidade 1. Os custos elegíveis são os apresentados no orçamento provisional do projecto. 2. Somente as despesas levadas a cabo no decurso do projecto, tal como especificado na decisão, serão consideradas custos elegíveis, excepto quando haja indicação específica (ver Artigo 14). 3. O apoio financeiro da Comissão não deverá, em qualquer circunstância, originar lucros. Artigo 8 - Alterações ao Orçamento Alterações ao orçamento previsto só serão possíveis com consentimento prévio, por escrito, da Comissão, excepto quando a modificação no sub-total previsto para cada tipo de medida no orçamento provisional (A,B,C,D, etc.) não exceda EURO ( ) ou 10% durante o tempo de duração do projecto. Estas modificações não poderão afectar fundamentalmente o objectivo ou o conteúdo do trabalho a desenvolver. Artigo 9 - Pessoal Os custos com pessoal deverão ser imputados com respeito ao tempo efectivamente dispendido com o projecto. Serão calculados com base no salário ilíquido actual acrescido da segurança social e outros custos directamente relacionados, excluindo qualquer participação nos resultados. 4

5 Artigo 10 - Trabalho voluntário 1. O trabalho voluntário é a unica actividade para a qual, no âmbito dos projectos LIFE- Natureza, a Comissão aceita um potencial valor de troca elegível e portanto reembolsável. O beneficiário deverá estar em condições de provar através de documentação justificativa (por exemplo folhas de horas) o trabalho desenvolvido. 2. O valor total estimado do trabalho voluntário não poderá exceder 10% do custo total do projecto. O preço/hora não poderá exceder o do salário mínimo ou, para os Estadosmembros onde não haja salário mínimo, o salário base da categoria mais baixa de funcionário público. Artigo 11 - Deslocações 1. As deslocações serão imputadas de acordo com as regras internas do beneficiário. 2. É necessária uma aprovação prévia da Comissão para viagens fora do território europeu dos Estados-membros da União, com excepção para aqueles Estados que estejam claramente especificados no projecto. Artigo 12 - Bens duradouros 1. As despesas com bens duradouros correspondem à compra ou fabrico de bens ou equipamentos que: a) estejam listados no inventário de bens duradouros do beneficiário ou parceiro do projecto, b) sejam tratados como despesa de capital de acordo com os procedimentos contabilísticos e políticas do beneficiário ou parceiro do projecto. 2. As despesas com bens duradouros intrinsecamente relacionadas com a implementação do projecto explicitamente consideradas serão completamente reembolsadas, dependendo do compromisso do beneficiário e dos parceiros continuarem a utilizar esse equipamento para actividades de conservação da natureza depois de terminado o projecto cofinanciado ao abrigo do LIFE-Natureza. Se assim não se verificar, para o cálculo de pagamentos a Comissão aplicará uma taxa de depreciação linear de10 anos no caso de construção de infraestruturas e de 5 anos no caso de equipamento e maquinaria. Artigo 13 - Aquisição de terrenos 1. Para os terrenos adquiridos com o apoio financeiro da Comissão, o beneficiário deve assegurar que o contrato de compra e venda e/ou o registo na conservatória incluem uma garantia de utilização dos terrenos para a conservação da natureza. 2. Os terrenos comprados para serem trocados mais tarde no âmbito do projecto ficam isentos da garantia de utilização. A troca deverá ser levada a efeito, o mais tardar, antes do fim do projecto, salvo aprovação explícita da Comissão. 5

6 Artigo 14 - Arrendamento de terrenos e acordos de gestão 1. Para todos os contratos de arrendamento de terrenos ou acordos de gestão que cubram um período superior ao do projecto, a Comissão poderá aceitar o compromisso de elegibilidade da totalidade do custo e do seu reembolso no pagamento final. Esta excepção é o único caso em que a Comissão reembolsará uma soma acordada mas ainda não totalmente dispendida. 2. Para serem elegíveis, tais contratos/acordos deverão: (a) (b) conter uma cláusula que estipule claramente que qualquer quantia não dispendida será devolvida à Comissão pelo beneficiário e que qualquer problema que ocorra durante a implementação do contrato/acordo será imediatamente relatado à Comissão; quando o beneficiário for uma organização privada, ser acompanhados de uma declaração oficial de uma entidade pública onde esta se comprometa a supervisionar a implementação do contrato/acordo e assegure à Comissão que fará todo o possível para garantir essa implementação. Artigo 15 - Consumíveis 1. As despesas com consumíveis deverão estar relacionadas com a compra, fabrico, reparação ou utilização de qualquer material, bens ou equipamento que: a) não constem do inventário dos bens duradouros do beneficiário ou parceiros do projecto, ou b) que não sejam tratados como despesa de capital de acordo com os procedimentos contabilísticos e políticas do beneficiário ou parceiros do projecto. 2. Despesas com consumíveis não serão consideradas como custos directos no caso de serem contabilizadas, pelo beneficiário, como despesas gerais. Artigo 16 - Despesas Gerais 1. As despesas gerais poderão ser contabilizadas unicamente de acordo com os procedimentos, políticas e princípios aceites pela Comissão e somente se: a) puderem ser verificadas e não excederem em cada ano financeiro do beneficiário os custos efectivos; b) não incluírem items que estejam especificados no projecto sob qualquer outra categoria de despesa ou que estejam especificamente imputados a qualquer outra pessoa ou projecto pelo beneficiário. 2. O montante total das despesas gerais não pode ultrapassar 10% do orçamento total. Devem ser justificadas na eventualidade de controlo financeiro. 3. As despesas gerais podem incluir custos indirectos, tais como administração, gestão, amortização de edifícios e de equipamento, rendas, custos de manutenção, telefone, aquecimento, electricidade e equipamento de escritório, despesas postais e seguros. Estes custos indirectos serão calculados de acordo com os procedimentos e políticas contabilísticas do beneficiário. 6

7 Artigo 17 - Subcontratos 1. Quando o beneficiário subcontratar uma parte do projecto ou fizer encomendas relacionadas com a execução do mesmo, deverá obter dos subcontratados e fornecedores todos os benefícios comerciais (em particular descontos, preços especiais, reduções e reembolsos) e deverá assegurar que a Comissão também beneficie deles. 2. Salvo autorização expressa da Comissão em contrário, o beneficiário deverá incluir nos subcontratos disposições que possibilitem à Comissão o exercício dos mesmos direitos e garantias tanto em relação ao subcontratado como em relação ao beneficiário. Esta regra também se aplica a quaisquer acordos celebrados com os parceiros do projecto. 3. As despesas dos parceiros previstos no projecto são elegíveis nas mesmas condições do beneficiário. No entanto, só o beneficiário é totalmente responsável perante a Comissão pela totalidade das operações. Artigo 18 - Outros custos Qualquer outro custo adicional ou imprevisto que não se enquadre em nenhuma das rúbricas anteriores pode ser imputado, com o consentimento da Comissão, desde que seja necessário à continuidade dos trabalhos no âmbito do projecto e não afecte fundamentalmente o objecto ou o conteúdo destes trabalhos. Artigo 19 - Imposto sobre o Valor Acrescentado Quando o beneficiário não se encontrar em posição de recuperar o IVA que tiver pago no âmbito do projecto, esse custo será considerado elegível. Para obter qualquer reembolso devido, o beneficiário deverá apresentar prova à Comissão de que não está isento de IVA relativamente aos bens e serviços necessários para executar o projecto e que o IVA que pagou não é recuperável. DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS Artigo 20 - Despesas não reembolsáveis Os custos seguintes não serão considerados despesas reembolsáveis que possam ser atribuídas directa ou indirectamente à Comissão: - Quaisquer custos imputados a acções que beneficiam de ajudas de outros instrumentos financeiros comunitários, - qualquer lucro obtido pelo beneficiário ou parceiros do projecto, - gastos desnecessários ou inuteis, - despesas de distribuição, comercialização e publicidade para promoção de produtos ou actividades comerciais, excepto as especificadas no projecto, - quaisquer provisões relativas a possíveis futuras percas ou reparação de danos, - qualquer juros devedores ou juros de empréstimos contraídos, - dívidas de cobrança duvidosa, - despesas de representação, excepto as aceites como exclusivamente necessárias à execução dos trabalhos no âmbito do projecto, - quaisquer custos relacionados com outros projectos financiados por terceiros, - os bens ou serviços doados, excepto trabalho voluntário. 7

8 OUTRAS DISPOSIÇÕES Artigo 21 - Juros acumulados Os juros acumulados nos montantes recebidos (p. ex. o adiantamento comunitário) deverão sempre ser declarados. Podem ser somados à contribuição comunitária a pedido do beneficiário, sujeito à obtenção do consentimento escrito da Comissão, de modo a melhor promover os objectivos do projecto. Tais montantes adicionais não devem dar origem a redução, nem da contribuição do beneficiário, nem da de outras fontes de financiamento. A Comissão reserva-se o direito de deduzir o montante de juros declarados no pagamento final, se as condições referidas não forem satisfeitas. Artigo 22 - Incumprimento ou cumprimento tardio 1. O beneficiário deverá informar a Comissão, sem demora e detalhadamente, de qualquer evento que possa vir a prejudicar ou atrasar a execução do projecto. As partes interessadas deverão acordar nas medidas a tomar nessa conformidade. 2. Se não houver acordo possível relativamente ao atraso e/ou incumprimento pelo beneficiário de qualquer obrigação decorrente do projecto, a Comissão pode automaticamente dar por concluído o projecto sem recurso a qualquer procedimento legal, caso nenhuma medida seja tomada pelo beneficiário no espaço de um mês após recepção do aviso formal, por carta registada. 3. Sem prejuízo desta conclusão, a Comissão pode também exigir o reembolso da totalidade ou de parte da contribuição financeira, tendo em conta a natureza e importância do trabalho levado a cabo antes da data de conclusão do projecto, bem como os juros sobre pagamentos efectuados a mais à taxa aplicada pelo Fundo Europeu de Cooperação Monetária para a suas operações em EURO ( ) (publicada no J.O.-C) com início no dia em que o total a ser reembolsado tenha sido recebido pelo beneficiário. O total devido será notificado ao beneficiário, por carta registada e reembolsado à Comissão no prazo de dois meses após a notificação, findo o qual, a taxa de juro da quantia a reembolsar será aumentada em dois pontos percentuais. Artigo 23 - Falência ou acordos de credores 1. No caso do beneficiário abrir falência ou ser objecto de acordo de credores, a Comissão pode cancelar a sua contribuição de acordo com os métodos previsto no parágrafo 3 deste artigo. 2. Em caso de falência, a Comissão pode aceitar as propostas apresentadas pelos administradores da falência ou pelos credores do beneficiário a fim de levar a cabo o projecto. 3. Se a Comissão anular a sua contribuição, de acordo com o primeiro parágrafo deste artigo, terá o direito de consultar o beneficiário e exigir o envio de toda a informação e documentação relevantes disponíveis à data da anulação, desde que o beneficiário receba uma contribuição financeira com base no trabalho efectivamente realizado e despesas efectuadas até à data da anulação. Se os montantes já pagos excederem a contribuição financeira devida ao beneficiário~, este terá de reembolsar o referido excesso de imediato. 8

9 Artigo 24 - Responsabilidade civil O beneficiário exonera a Comissão de qualquer responsabilidade civil relativa à execução do projecto. O beneficiário garantirá a Comissão e o seu pessoal contra qualquer acção de indeminização por prejuízos sofridos pelo seu pessoal, incluindo terceiros, decorrentes da execução do projecto, na medida em que estes danos não sejam devidos a uma grave e intencional actuação por parte da Comissão ou do respectivo pessoal. Artigo 25 - Controlos e inspecções O beneficiário adoptará todas as disposições necessárias para permitir a realização de controlos e inspecções, a qualquer momento, quer por parte da Comissão, quer pelo Tribunal de Contas da Comunidade Europeia, por força do Regulamento Financeiro de (JO L 356 de ). Os referidos controlos e inspecções podem ser levados a cabo no local e consistir na análise da contabilidade e documentos comprovativos (processos, documentos contabilisticos, documentos técnicos) relacionados com o projecto. Para este efeito, os referidos documentos devem ser guardados por um período de cinco anos após o pagamento final do referido projecto e a sua conclusão. Artigo 26 - Condições relativas à propriedade e exploração dos resultados O beneficiário e /ou os seus parceiros são os proprietários dos documentos, invenções patenteadas ou patenteáveis e "Know-how" adquirido na execução do projecto. No entanto, a Comissão, tendo em vista a promoção do uso de técnicas ou modelos adequados ao ambiente, considera importante que o beneficiário disponibilize a nível comunitário, os referidos documentos, patentes e "know-how", em condições comerciais não discriminatórias de acordo com o estabelecido no Artigo 7.3. Por outro lado, quando o beneficiário, sem motivos legítimos, se recusar a dar o acesso a estes produtos ou a conceder licenças de acordo com as presentes condições, a Comissão reservase o direito de aplicar as regras previstas no Artigo 22.2 e A Comissão reserva-se o direito de utilizar, para fins não comerciais e em especial durante manifestações públicas, a totalidade ou parte dos programas audiovisuais produzidos no âmbito do projecto. Para o efeito, o ou os responsáveis pelo projecto deverão permitir aos serviços da Comissão o acesso à banda original ( master ) do programa. Artigo 27 - Cláusula atributiva de Jurisdição Na ausência de um acordo amigável, o Tribunal de Justiça da Comunidade Europeia é o unico qualificado para regular qualquer disputa 9