PORTARIA CEDRAC Nº 43/ CE

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1 PORTARIA CEDRAC Nº 43/ CE Estabelece os procedimentos para tramitação dos processos referentes às Atividades de Extensão realizadas no. O Coordenador Executivo do da Universidade Estadual Paulista "Júlio de Mesquita Filho", considerando o entendimento da Comissão Permanente de Extensão (CPEU) e o deliberado pelo Conselho Diretor (CDir), em reunião de , e o disposto no Artigo 3º da Resolução Unesp nº 38/2008, expede a seguinte portaria: Artigo 1º - Poderão ser realizadas Atividades Extensionistas no Campus Experimental de Dracena nas seguintes modalidades: I Projetos de Extensão; II Eventos Científicos, Acadêmicos e Culturais; III Cursos de Extensão, Atualização, Temáticos e Difusão Cultural; IV Auxílios Aprimoramento; V Auxílios Estágio; VI Bolsas de Apoio Acadêmico e Extensão I; VII Bolsas de Apoio Acadêmico e Extensão II (projetos); VIII Bolsas de Apoio Acadêmico e Extensão III (Monitoria, Informática e Biblioteca); IX Bolsa Universia Programa Jovem Jornalista; X Auxílio Aluguel. 1º - As bolsas e auxílios previstos nos Incisos IV, V, VI, VII, VIII, IX e X terão seus valores estabelecidos pela Pró-Reitoria de Extensão Universitária (PROEX). 2º - As bolsas e auxílios previstos nos Incisos VI, VII, IX e X terão vigência de acordo com o estabelecido pela PROEX. Artigo 2º - Os Projetos de Extensão, Inciso I do Art. 1º, seguirão os seguintes trâmites: I Cadastro da proposta, pelo coordenador/responsável, junto ao banco de dados da PROEX e entrega de uma cópia do formulário cadastrado na Secretaria do Conselho de Curso de Graduação (CCG); II Apreciação do CCG quanto ao mérito do projeto proposto, adequabilidade das informações apresentadas, relação com as atividades do curso e relevância à formação humana, acadêmica e cidadã dos profissionais, podendo ser utilizado relator ad hoc para este parecer circunstanciado;

2 III Após manifestação favorável do CCG, a secretaria deste colegiado deverá solicitar a abertura de processo e encaminhá-lo, juntados o formulário e a respectiva manifestação, à Seção Técnica de Apoio Acadêmico (STAAc), para verificação da adequabilidade das informações, instrução processual e encaminhamento à CPEU. IV Apreciação e manifestação circunstanciada da CPEU quanto ao mérito extensionista do projeto proposto e adequabilidade das atividades propostas, podendo ser utilizado relator ad hoc; V Manifestação do Conselho Diretor (CDir); VI Lançamento pela STAAc de todas as manifestações no banco de dados da PROEX e liberação para a apreciação desta Pró-Reitoria, nos termos da legislação vigente; VII Após a divulgação do parecer final pela PROEX, a STAAc encaminhará ao Coordenador/Responsável pelo projeto informando, de maneira sintetizada o resultado da análise, recursos e bolsas liberados, ID do projeto e senha de acesso às informações no banco de dados; VIII Ao final do ano, em período estabelecido pela PROEX e informado com antecedência a toda a comunidade, o Coordenador/Responsável pelo projeto enviará, via banco de dados e utilizando o ID e senha informados no início do projeto, o relatório das atividades realizadas; IX Após o recebimento do relatório, a STAAc instruirá o processo e o encaminhará aos mesmos órgãos que analisaram a proposta inicial, quais sejam, CCG, CPEU e CDir para apreciação quanto a correspondência, efetividade e relevância das atividades realizadas a partir da proposta; X Após a aprovação do CDir, a STAAc lançará todos os pareceres no banco de dados, liberará o relatório para apreciação da PROEX e providenciará a emissão do certificados/atestados de coordenação e participação no projeto, de acordo com as informações apresentadas no relatório. 1º - A comprovação do cadastro do projeto na página da PROEX é de inteira responsabilidade do Coordenador/Responsável e fica condicionada à entrega de cópia do formulário de cadastro junto à Secretaria do CCG. 2º - Os projetos de extensão com solicitação de recursos e bolsas deverão respeitar o calendário elaborado pela PROEX para cadastro, renovação e envio de relatórios. 3º - Em se tratando de projeto para análise de mérito, o cadastro junto ao banco de dados da PROEX ocorrerá em fluxo contínuo. 4º - O procedimento para liberação e utilização dos recursos (quando houver) deve seguir as normas e orientações da Unidade. Antes da utilização do recurso, deverá ser averiguado se o mesmo encontra-se disponível na Área de Finanças. Havendo disponibilidade, o Coordenador/Responsável do evento obrigar-se-á a consultar a área em epígrafe para conhecer os trâmites de utilização, ressaltando que os gastos deverão ser os mesmos cadastrados quando da solicitação.

3 5º - Será de inteira responsabilidade do Coordenador/Responsável a veracidade das informações apresentadas nos projetos e relatórios, sendo que os atestados e certificados serão elaborados de acordo com essas informações. 6º - A emissão de segundas vias de documentos expedidos com erros decorrentes de informações equivocadas contidas no(s) cadastro(s) ficará condicionada ao recolhimento de taxas, nos termos da tabela a que se refere o Art. 2º da Resolução Unesp nº 57/1998. Artigo 3º - Os Eventos Científicos, Acadêmicos e Culturais, Inciso II do Art. 1º, obedecerão aos seguintes procedimentos: I Cadastro da proposta, pelo coordenador/responsável, junto ao banco de dados da PROEX e entrega de uma cópia do formulário cadastrado na Secretaria do Conselho de Curso de Graduação (CCG) com antecedência mínima de 90 (noventa) dias da realização do evento quando envolver recursos da PROEX ou da Unidade, e 30 (trinta) dias quando não despender nenhum tipo de recurso, seja por parte da PROEX ou da Unidade; (alterado pela Portaria CEDRAC n 40/2013 CE) II Apreciação do CCG quanto ao mérito do evento proposto e relação com as atividades de formação do curso, podendo ser utilizado relator ad hoc para este parecer circunstanciado; III Após manifestação favorável do CCG, a secretaria deste colegiado deverá solicitar a abertura de processo e encaminhá-lo, juntados o formulário e a respectiva manifestação, à Seção Técnica de Apoio Acadêmico (STAAc) para abertura de processo, verificação da adequabilidade das informações, instrução processual e encaminhamento à CPEU. IV Apreciação e manifestação circunstanciada da CPEU quanto ao mérito extensionista do evento proposto, adequabilidade das atividades e das informações apresentadas no cadastro, recursos humanos, materiais e orçamentários, incluindo indicação do valor a ser disponibilizado ao evento de acordo com a cota anual da PROEX destinada a este tipo de atividade (quando for o caso) e recurso da unidade (se houver), podendo ser utilizado relator ad hoc; V Manifestação do Conselho Diretor (CDir); VI Lançamento pela STAAc de todas as manifestações no banco de dados da PROEX e encaminhamento de Ofício solicitando a liberação de recurso por aquela Pró-Reitoria (quando for o caso) e para a Área de Finanças (quando envolver recurso da unidade); VII Após a liberação dos recursos pela PROEX, a STAAc encaminhará um ao Coordenador/Responsável do projeto informando os valores liberados (quando for o caso), ID do evento e senha de acesso às informações no banco de dados; VIII Após a realização do evento o Coordenador/Responsável terá o prazo de 30 (trinta) dias para enviar, via banco de dados da PROEX e utilizando o ID e senha informados inicialmente, o relatório das atividades realizadas, contendo inclusive prestação de contas detalhadas quanto à aplicação do(s) recurso(s);

4 IX Após o recebimento do relatório a STAAc instruirá o processo e o encaminhará aos mesmos órgãos que analisaram a proposta inicial, quais sejam, CCG, CPEU e CDir para apreciação quanto a correspondência, efetividade e relevância das atividades realizadas a partir da proposta; X Após a aprovação do CDir, a STAAc lançará todos os pareceres no banco de dados e providenciará a emissão do certificados/atestados de organização de evento, de acordo com as informações apresentadas no relatório. 1º - A emissão de material de divulgação, certificados de participação, apresentação de trabalhos, palestrantes e outros envolvidos no(s) evento(s) será atribuição da Comissão Organizadora e seus custos deverão estar descritos na proposta inicial. 2º - Os certificados de participação, apresentação de trabalho, palestrantes e outros referentes ao evento deverão ser confeccionados com antecedência e submetidos à STAAc para registro e coleta de assinaturas da. Para tanto, os mesmos deverão estar acompanhados de arquivo digital contendo nomes, evento, data, local, títulos das palestras e trabalhos, elaborado em software Gerenciador de Planilhas Eletrônicas. 3º - Fica expressamente proibida a utilização de assinaturas digitais dos responsáveis da em certificados, atestados e/ou declarações. 4º - Por evento não envolvendo recurso entende-se aquele que não necessita de recursos financeiros (seja da PROEX ou da Unidade), humanos, da disponibilidade de veículo(s) para transporte, ou de quaisquer tipos de material de escritório, consumo e/ou permanente, podendo ser autorizada apenas a utilização de espaço(s) físico(s) da instituição. 5º - O procedimento para liberação e utilização dos recursos (quando houver) deve seguir as normas e orientações da Unidade. Antes da utilização do recurso, deverá ser averiguado se o mesmo encontra-se disponível na Área de Finanças. Havendo disponibilidade, o Coordenador/Responsável do evento obrigar-se-á a consultar a área em epígrafe para conhecer os trâmites de utilização, ressaltando que os gastos deverão ser os mesmos cadastrados quando da solicitação. 6º - Havendo deficit ou superavit nos recursos relacionados com a realização do evento, será de responsabilidade do Coordenador/Responsável informar à para deliberação quanto à complementação de recurso ou destinação do recurso excedente, podendo, a critério da Coordenadoria, a matéria ser encaminhada ao Conselho Diretor da Unidade para manifestação. 7º - Será de inteira responsabilidade do Coordenador/Responsável a veracidade das informações apresentadas na proposta e no relatório do evento. 8º - A emissão de segundas vias de documentos expedidos com erros decorrentes de informações equivocadas contidas no(s) cadastro(s) ficará condicionada ao recolhimento de taxas, nos termos da tabela a que se refere o Art. 2º da Resolução Unesp nº 57/ º - Palestras relacionadas a disciplinas de graduação e pós-graduação não se enquadram no disposto na presente Portaria, devendo ser registrados dos diários de classe do(s) docente(s) responsável(is).

5 Artigo 4º - Os Cursos de Extensão, Atualização, Temáticos e Difusão Cultural, Inciso III do Art. 1º, obedecerão aos seguintes trâmites: I Cadastro da proposta, pelo coordenador/responsável, junto ao banco de dados da PROEX e entrega de uma cópia do formulário cadastrado na Secretaria do Conselho de Curso de Graduação (CCG), com antecedência mínima de 90 (noventa) dias da realização do curso, quando envolver recursos da PROEX ou da Unidade, e 30 (trinta) dias, quando não despender nenhum tipo de recurso, seja por parte da PROEX ou da Unidade; (alterado pela Portaria CEDRAC n 40/2013 CE) II Apreciação do CCG quanto ao mérito do curso proposto e relação com as atividades da graduação; III Após manifestação favorável do CCG, a secretaria deste colegiado deverá solicitar a abertura de processo e encaminhá-lo, juntados o formulário e a respectiva manifestação, à Seção Técnica de Apoio Acadêmico (STAAc) para abertura de processo, verificação da adequabilidade das informações, instrução processual e encaminhamento à Comissão Permanente de Extensão Universitária (CPEU). IV Apreciação e manifestação circunstanciada da CPEU quanto ao mérito extensionista do curso proposto, adequabilidade das atividades, recursos humanos, materiais e orçamentários necessários; V Manifestação do Conselho Diretor (CDir); VI Lançamento pela STAAc de todas as manifestações no banco de dados da PROEX e encaminhamento de ao Coordenador/Responsável do projeto informando a aprovação, ID do curso e senha de acesso às informações no banco de dados; VII Após a realização do curso, o Coordenador/Responsável terá o prazo de 30 (trinta) dias para enviar o relatório das atividades realizadas, via banco de dados da PROEX, utilizando ID e senha informados inicialmente; IX Após o recebimento do relatório a STAAc instruirá o processo e o encaminhará aos mesmos órgãos que analisaram a proposta inicial, quais sejam, CCG, CPEU e CDir para apreciação quanto a correspondência, efetividade e relevância das atividades realizadas a partir da proposta; X Após a aprovação do CDir a STAAc lançará todos os pareceres no banco de dados, e providenciará a emissão do certificados de coordenação e participação no curso, de acordo com as informações apresentadas no relatório. 1º - Os cursos descritos no caput deste artigo obedecerão ao disposto nas Resoluções Unesp nº 134/2003, 74/2006 e 73/2008 e a Portaria Unesp nº 105/ º - Será de inteira responsabilidade do Coordenador/Responsável a veracidade das informações apresentadas nas propostas e relatórios dos cursos. Artigo 5º - Os Auxílios Aprimoramento, Inciso IV do Art. 1º, obedecerão aos seguintes procedimentos:

6 I Apresentação à STAAc de solicitação acompanhada dos formulários e documentos dispostos no Art. 17 da Resolução Unesp nº 37/2008, com antecedência mínima de 45 (quarenta e cinco) dias da realização do evento científico ou de outro tipo de atividade pretendida; II Verificação pela STAAc da adequabilidade dos documentos apresentados e encaminhamento à Área de Finanças para manifestação quanto às despesas previstas pelo requerente; III Devolução dos documentos à STAAc e encaminhamento para manifestação do Conselho Diretor quanto ao mérito da solicitação; IV Manifestação do Conselho Diretor (CDir); V Após manifestação favorável do CDir, encaminhamento de Ofício com solicitação de liberação de Auxílio à PROEX, acompanhado de cópia da referida deliberação, com no mínimo 15 (quinze) dias de antecedência da realização da atividade, e lançamento dos dados e manifestação do CDir junto ao Banco de Dados da PROEX pela STAAc; VI Com a informação de liberação do recurso pela PROEX, a STAAc deverá informar via o aluno requerente, o(s) orientador(es) (quando for o caso) e a Área de Finanças; VII Realizada a atividade, o aluno deverá apresentar à Área de Finanças os documentos comprobatórios das despesas realizadas, de modo a possibilitar a liberação dos valores; VIII Após a utilização do Auxílio Aprimoramento o aluno terá o prazo de 30 (trinta) dias para apresentar à STAAc relatório circunstanciado das atividades realizadas acompanhado de comprovante de participação; IX Caberá à CPEU a apreciação do referido relatório final e o fechamento do processo. 1º - Os recursos referentes ao Auxílio Aprimoramento ficarão condicionados às cotas liberadas anualmente pela PROEX. 2º - O aluno requerente deverá obter orientações quanto aos procedimentos e documentos necessários à prestação de contas na Área de Finanças da unidade, uma vez que o encaminhamento de documentos indevidos impedirá a liberação do auxílio, ainda que aprovado anteriormente, isto é, a liberação do auxílio será feita após a participação do aluno nas atividades previstas e ficará condicionada à certidão da prestação de contas 3º - Será de inteira responsabilidade do aluno requerente a veracidade das informações apresentadas na solicitação, prestação de contas e relatório. 4º - O Auxílio Aprimoramento obedecerá ao disposto na Resolução Unesp nº 37/2008. Artigo 6º - Os Auxílios Estágio, Inciso V do Art. 1º, obedecerão aos seguintes trâmites: I Encaminhamento pelo aluno à STAAc de solicitação, em formulário próprio, devidamente preenchido e comprovado, acompanhada de Plano de Atividades de Estágio elaborado pelo aluno e seu preceptor, no período estabelecido em calendário; II A STAAc fará a abertura do processo e o encaminhará à CPEU para organização do das atividades de análise dos documentos e avaliação do mérito da(s) solicitação(ões);

7 III Realizado o processo de seleção, a CPEU deverá expedir manifestação de mérito do(s) pleito(s) e encaminhá-la ao Coordenador Executivo (CE); IV Mediante manifestação da CPEU, caberá ao CE encaminhar Ofício de solicitação de liberação de Auxílio Estágio à PROEX; V Após a liberação do recurso pela PROEX, a STAAc cientificará a Área de Finanças, encaminhando a documentação e informações referentes aos alunos contemplados, número de RG e CPF e endereço; VI A Seção de Finanças fará o pagamento nos termos da informação expedida pela STAAc. 1º - O processo de Avaliação Sócio-Econômica dos alunos requerentes deverá, sempre que possível, contar com a presença e apoio de um Assistente Social. 2º - O período de vigência do Auxílio Estágio será definido de acordo com o período de realização das atividades do estágio. 3º - Será de inteira responsabilidade do aluno requerente a veracidade das informações apresentadas na solicitação. 4º - O Auxílio Estágio obedecerá ao disposto na Resolução Unesp nº 37/2008 Artigo 7º - As Bolsas de Apoio Acadêmico e Extensão I, Inciso VI do Art. 1º, terão os seguintes procedimentos: I Encaminhamento pelo aluno à STAAc de solicitação, em formulário próprio, devidamente preenchido e comprovado, no período estabelecido em Edital; II A STAAc fará a abertura do processo e o encaminhará à CPEU para organização do das atividades de análise dos documentos e avaliação do mérito da(s) solicitação(ões); III Realizado o processo de seleção a CPEU deverá expedir manifestação de mérito do(s) pleito(s) e encaminhá-la ao Coordenador Executivo (CE); IV O Coordenador Executivo deverá homologar o parecer final da CPEU e encaminhar à STAAc que fará a divulgação; V O aluno contemplado com a bolsa deverá assinar termo de compromisso na STAAc, em período estabelecido, ficando comprometido a entregar plano de atividades e relatórios mensais e semestrais, sob a supervisão/orientação de um docente; VI Assinados os termos a STAAc passará enviar mensalmente documento solicitando o pagamentos dos bolsistas à Área de Finanças. VII Ao término do período de vigência da bolsa, a CPEU deverá apreciar os relatórios semestrais de atividades e emitir parecer atestando a aprovação e o cumprimento das atividades propostas no plano. VIII Após a aprovação da CPEU, a STAAc emitirá os certificados aos alunos bolsistas e aos professores supervisores/orientadores.

8 1º - O processo de Avaliação Sócio-Econômica dos alunos requerentes deverá, sempre que possível, contar com a presença e apoio de um Assistente Social. 2º - Será de inteira responsabilidade do aluno requerente a veracidade das informações apresentadas na solicitação. 3º - A substituição de bolsista obedecerá a ordem de classificação do processo seletivo. 4º - A Bolsa de Apoio Acadêmico e Extensão I obedecerá ao disposto na Resolução Unesp nº 37/2008. Artigo 8º - As Bolsas de Apoio Acadêmico e Extensão II, Inciso VII do Art. 1º, terão os seguintes procedimentos: I As Bolsas de Apoio Acadêmico e Extensão II sempre estarão vinculadas a um Projeto de Extensão submetido à PROEX, nos termos do Artigo 2º desta Portaria; II Recebida a informação de aprovação da bolsa pleiteada, será de responsabilidade do Coordenador/Responsável do Projeto o processo de seleção do bolsista, devendo, ao final encaminhar à STAAc documento constando os dados do projeto e do bolsista acompanhado de número de conta bancária no Banco do Brasil, cópia de RG, CPF e comprovante de residência; III De posse desses dados, a STAAc elaborará Termo de Compromisso que deverá ser assinado pelo aluno bolsista, pelo Coordenador Executivo da Unidade e pelo Orientador, na qualidade de testemunha; IV A STAAc verificará a correção das informações e procederá a solicitação de pagamento junto a Seção de Finanças por meio de documento acompanhado de número de conta bancária no Banco do Brasil, cópia de RG, CPF e comprovante de residência; V Ao final do ano e juntamente com o relatório das atividades realizadas, o Coordenador fará a avaliação individual quanto à participação do(s) bolsista(s) no projeto de extensão; VI Após o recebimento do relatório, a STAAc instruirá o processo e o encaminhará aos mesmos órgãos que analisaram a proposta inicial, quais sejam, CCG, CPEU e CDir para apreciação quanto a correspondência, efetividade e relevância das atividades realizadas a partir da proposta; VII Mediante aprovação do CDir, a STAAc lançará todos os pareceres no banco de dados, liberará o relatório para apreciação da PROEX e providenciará a emissão do certificados de participação no projeto, na qualidade de bolsista, de acordo com as informações apresentadas no relatório. 1º - As substituições de bolsista deverão ser solicitadas pelo Coordenador-Responsável pelo Projeto por meio de memorando direcionado à STAAc com os dados e documentos do novo aluno, de acordo com o disposto nos Incisos II e III deste Artigo. 2º - Será de inteira responsabilidade do Coordenar/Responsável pelo Projeto o acompanhamento e supervisão das atividades do bolsista.

9 3º - A Bolsa de Apoio Acadêmico e Extensão II obedecerá ao disposto na Resolução Unesp nº 37/2008. Artigo 9º - As Bolsas de Apoio Acadêmico e Extensão III, Inciso VIII do Art. 1º, obedecerão aos seguintes trâmites: I Verificação de demanda e encaminhamento de solicitação circunstanciada pelo Conselho de Curso de Graduação ao Coordenador Executivo, na qualidade de presidente do Conselho Diretor (CDir); II Apreciação da solicitação pelo CDir, indicação de número de Atividades de Monitoria, com e sem bolsa, autorizadas para o semestre, bem como suas vigências e encaminhamento à Comissão Permanente de Ensino (CPE) para organização do processo de seleção; III Elaboração de edital de abertura, publicação e realização do processo de seleção pela CPE; IV Divulgados os resultados, os alunos aprovados para o exercício das atividades de monitoria apresentarão à STAAc número de conta bancária no Banco de Brasil,cópia de RG, CPF e comprovante de residência e assinarão termo de compromisso, no qual ficarão obrigados e entregar relatórios mensais das atividades devidamente assinado por ele e pelo professor orientador/supervisor; V Ao final do semestre a Comissão de Ensino apreciará os relatórios das atividades e, no caso de concordância, autorizará a STAAc a emitir os certificados ao aluno monitor e ao professor orientador/supervisor. Parágrafo único. A Bolsa de Apoio Acadêmico e Extensão III obedecerá ao disposto na Resolução Unesp nº 37/2008 e nas Portarias Unesp nº 546/2007, 547/2007 e 530/2008. Artigo 10 A Bolsa Universia do Programa Jovem Jornalista, Inciso IX do Art. 1º, terá os seguintes procedimentos: I - Anualmente, a Vice- publicará edital para seleção de bolsista para atuar junto ao Programa Jovem Jornalista. II - Realização do processo de seleção pela Vice- com o apoio da STAAc. III Encaminhamento à PROEX de Termo de Adesão ao Programa, em formulário próprio, acompanhado de número(s) de conta(s) bancária e cópia de RG, CPF e comprovante de residência. Artigo 11 O processo seletivo realizado para concessão da Bolsa de Apoio Acadêmico e Extensão I será utilizado para indicar os beneficiados com o Auxílio Aluguel, sendo os primeiros classificados beneficiados com a BAAE I e os sequentes com o referido auxílio. Parágrafo único. Poderá haver concomitância de BAAE I e Auxílio Aluguel em casos de extrema carência comprovada, nos termos da Resolução Unesp nº 37/2008.

10 Artigo 12 A expedição de segundas vias de atestados, declarações e certificados comprobatórios das atividades ficará condicionada ao recolhimento de taxas, nos termos da tabela a que se refere o Art. 2º da Resolução Unesp nº 57/1998. Artigo 13 Qualquer atividade de extensão proposta e/ou realizada em desacordo com o disposto nesta Portaria não será reconhecida pela intuição. Parágrafo único. Qualquer alteração da legislação vigente que trata das atividades de extensão na Unesp, deverá ser aplicada podendo o disposto nesta Portaria sofrer adaptações. Artigo 14 - Os casos omissos serão resolvidos pela Comissão Permanente de Extensão Universitária - CPEU. Artigo 15 - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário. Dracena, 21 de setembro de Prof. Dr. MARIO DE BENI ARRIGONI Coordenador Executivo