MANUAL PARA FORMALIZAÇÃO DE PROCESSOS DE DESPESAS

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1 MANUAL PARA FORMALIZAÇÃO DE PROCESSOS DE DESPESAS PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO, GESTÃO E FINANÇAS ABRIL/2011 BR 153, KM 99 Área Quadra - Anápolis (GO) CEP

2 ÍNDICE Lista de Siglas Apresentação I O Que é Formalização de Despesa? II Formalização do Processo de Solicitação de Diárias Formulário para Solicitação de Diárias Autorização do Reitor para Solicitação de Diárias Comprovante de Deslocamento das Diárias Concedidas Considerações sobre a Solicitação de Diárias Formalização do Processo de Solicitação de Despesa Instrução do Processo de Despesa Formulário de Solicitação de Despesa Termo de Referência Orçamentos Certidões de Regularidade com o INSS, FGTS e ISSQN Nota Fiscal e Recibo Termo de Atestado de Regularidade Declaração de Adequação Orçamentária e Financeira Previsão de Desembolso Financeiro - PDF Programa de Prioridades Trimestrais PPT Nota de Empenho Liquidação Cronograma Mensal de Desembolso Financeiro - CMDF Ordem de Provisão Financeira OPF Ordem de Pagamento OP 21 Procedimentos Específicos 22 1 Bem Permanente 23 2 Auxílio Evento a Docentes para Participação em Cursos, Congressos, Seminários e Outros Eventos Autorização para Afastamento a Outras Unidades da Federação. 25 III IV BR 153, KM 99 Área Quadra - Anápolis (GO) CEP

3 4 Locação de Transporte Manutenção de Veículos Manutenção em Equipamentos de Informática Manutenção Reformas, Adaptações ou Construções em Imóveis 27 Considerações sobre a Solicitação de Despesa V Resumo das Formalidades Administrativas e Legais que as Despesas Requerem VI Considerações Finais VII Anexos Termo de Referência Formulário de Solicitação de Diárias Formulário de Solicitação de Despesas Formulário de Solicitação de Despesas (preenchido) Orçamento (Modelo 1) Orçamento (Modelo 2) Nota Fiscal de Serviços Nota Fiscal ao Consumidor Declaração de Exclusividade Atestado Pessoa Jurídica Nota Fiscal ao Consumidor Atestado Prestação de Serviço Pessoa Jurídica Atestado Prestação de Serviço Pessoa Física BR 153, KM 99 Área Quadra - Anápolis (GO) CEP

4 4 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS Art. Artigo CENTRAC Central de Aquisições e Contratações CF Constituição Federal CMDF Cronograma Mensal de Desembolso Financeiro CND Certidão Negativa de Débito junto ao INSS CNPJ Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica CPF Cadastro de Pessoa Física CRF Certificado de Regularidade junto ao FGTS Ex. Exemplo FGTS Fundo de Garantia por Tempo de Serviço GAB. CIVIL Gabinete Civil GAB. GOV. Gabinete da Governadoria GEFIP Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social GerAd Gerência Administrativa GerFin Gerência Financeira GPS Guia da Previdência Social INSS Instituto Nacional de Seguridade Social ISSQN Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza ITCE Inspetoria do Tribunal de Contas do Estado de Goiás Memo. Memorando PASEP Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público PDF Previsão de Desembolso Financeiro PIS Programa de Integração Social PPT Programação de Prioridades Trimestrais Port. Portaria PrPGF Pró-Reitoria de Planejamento, Gestão e Finanças PrP Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação RG Registro Geral SEFAZ Secretaria da Fazenda SEPLAN Secretaria Estadual de Planejamento

5 5 SUCONI Superintendência de Controle Interno da SEFAZ UCIs Unidades de Controle Interno UEG Universidade Estadual de Goiás UnU Unidade Universitária

6 6 APRESENTAÇÃO A implementação do MANUAL PARA FORMALIZAÇÃO DE PROCESSOS DE DESPESAS, mesmo que em caráter experimental, torna realidade a forma de condução dos trabalhos desenvolvidos. Este manual oferece uma abordagem introdutória, original, não conclusiva, porém receptiva a sugestões, posto que as peculiaridades da Universidade devem ser periodicamente revistas e ajustadas para acompanhar as mudanças ambientais, a modernização e eficiência da Administração Pública. Com este trabalho pretendemos orientar os servidores quanto à formulação de execução de despesas na UEG, de forma que a compreensão e a prática permitam a consolidação final das contas com aprovação junto aos órgãos fiscalizadores e a sociedade. O Planejamento é uma ferramenta indispensável, principalmente na Administração Pública, onde todos os procedimentos estão cercados de formalidades a serem cumpridas, visando à eficiência e o controle das Despesas. Na Administração Pública não há liberdade nem vontade pessoal. O gestor público deve atender ao princípio da legalidade, onde só é permitido fazer o que a lei autoriza, enquanto que ao gestor particular é lícito fazer tudo que a lei não proíbe. Portanto, significa que em toda a sua atividade funcional o administrador público estará sujeito aos mandamentos da lei, deles não podendo afastar-se ou desviar-se sob pena de praticar ato inválido e expor-se à responsabilidade disciplinar, civil e criminal. É importante, então que antes da formalização propriamente dita da despesa que se pretende realizar, a mesma deve estar corretamente mensurada e que seja autuada com o máximo de antecedência possível, visto que todo o processo necessita de tempo para ser concluído. A Pró-Reitoria de Planejamento, Gestão e Finanças da Universidade Estadual de Goiás - UEG na sua missão de contribuir para uma gestão eficiente e eficaz, age de maneira orientadora e preventiva, buscando sempre a parceria para consecução de nosso interesse comum o êxito institucional da UEG ante a sociedade: Somos Parceiros!

7 7 I. O QUE É FORMALIZAÇÃO DE DESPESA? As despesas com diárias ou aquisições de bens, materiais ou serviços, necessárias ao bom funcionamento da Universidade, devem transcender da imaterialidade (informalidade) para a materialidade (formalidade). Formalizar uma despesa é transformá-la em um processo, ou seja, materializa-la em um pedido formal que deve ser feito em formulário próprio, juntamente com os documentos (autos) necessários para instruí-lo, ser autuado (protocolado) no SEP Net pela Coordenação de Protocolo da UEG, em Anápolis, este é o primeiro passo. Os formulários utilizados para a formalização de despesas são: Diárias Solicitação de Diárias, Ordem de Deslocamento a Serviço (ODS), Requisição de Diárias (RD), Relatório Resumido das Atividades Desenvolvidas Durante o Deslocamento (2RA3D), este último é juntado ao processo posteriormente na ocasião da prestação de contas. Demais Despesas Solicitação de Despesas e Termo de Referência. Os formulários encontram-se disponíveis no sítio da UEG ( na página da PrPGF. O segundo passo, após o processo ser autuado (protocolado) será encaminhado pela Coordenação de Protocolo, ao departamento responsável para análise, verificação da adequação orçamentária e financeira, autoridade responsável pela autorização e execução da despesa, e finalmente para os órgãos fiscalizadores: UCIs e ITCE. Portanto, o solicitante deverá aguardar a emissão da nota de empenho e análise da UCIs, respectivamente, e a comunicação da Coordenação de Compras, para a realização da despesa de aquisição dos materiais, bens ou serviços.

8 8 II. FORMALIZAÇÃO DO PROCESSO DE SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS Base Legal: Lei Estadual n.º , de 22 de fevereiro de 1988 Arts. 34 e 155 Lei Estadual nº , de 27 de julho de 2000 Decreto Estadual n.º 7.141, de 06 de agosto de A diária poderá ser concedida ao servidor a título de indenização das despesas de alimentação e hospedagem, desde que justificado o deslocamento temporário da sede (Município onde o servidor tem exercício habitualmente) do órgão de sua lotação em objeto de serviço. Cabe ao Reitor arbitrar e conceder diárias aos servidores da Universidade. No arbitramento e na concessão de diária levar-se-ão em conta: o local para onde se desloca temporariamente o servidor; o motivo, a natureza do serviço, a ordem de serviço, ou a convocação, expressamente justificados; o tempo provável de afastamento da sede; as datas e horários de saída e de retorno do município da sede de lotação. Documentação necessária ao processo de Solicitação de Diárias: Formulários (vide página 7); Programação do evento; Documento designando o servidor.

9 9 1-) Formulário para Solicitação de Diárias Preencher corretamente os formulários (Solicitação de Diárias, ODS, RD e posteriormente 2RA3D), disponível no sítio da UEG ( na página da PrPGF, com os seguintes dados: Solicitação de Diárias a) O nome do servidor designado, o cargo e função, o endereço residencial completo, o CPF, o PIS/PASEP, O RG, o telefone, o endereço eletrônico, o nome e os números do banco, da agência e da conta-corrente do servidor favorecido; b) O período provável de afastamento, as datas e os horários de saída e chegada no município da sede de lotação; c) Assinatura do servidor com identificação (nome por extenso, função e matrícula); d) O local para onde o servidor se deslocará e a descrição objetiva do serviço a ser executado, bem como anexar a convocação e a programação do evento, treinamento, seminário ou curso, quando for o caso; e) A solicitação deve conter assinatura com identificação e função do Chefe Imediato requisitante dirigido à Reitoria para autorização mediante Portaria. Ordem de Deslocamento a Serviço (ODS) a) A ODS deverá ser emitida com antecedência, deverá ter a sua numeração controlada, possibilitando posterior identificação; b) O nome do servidor designado, CPF, número de matrícula, lotação, exercício, ou seja local onde o servidor desempenha suas funções, local de trabalho, município, endereço residencial, telefone(s); c) Data/ horário previsto para a saída e data/ horário previsto para retorno;

10 10 d) O local para onde o servidor se deslocará e a descrição objetiva do serviço a ser executado; e) colher assinatura do chefe imediato no campo Autoridade emitente. Requisição de Diárias (RD) a) A RD deverá ter a sua numeração controlada, possibilitando posterior identificação, e deve, também, citar o número da ODS que a originou; b) O nome do servidor designado, CPF, número de matrícula, lotação, exercício, local de trabalho, município, endereço residencial, telefone(s); c) Data/ horário previsto para a saída e data/ horário previsto para retorno; d) Dados bancários agência, número da conta corrente; e) O local para onde o servidor se deslocará e a descrição objetiva do serviço a ser executado; f) colher assinatura do chefe imediato no campo Chefe imediato proponente. 2-) Autorização do Reitor para Solicitação de Diárias Base Legal: Decreto Estadual n.º 7.141, de 06 de agosto de O arbitramento e a Portaria para concessão de diárias, serão assinados pessoalmente pelo Reitor e pelo Pró-Reitor de Planejamento, Gestão e Finanças. Foi delegada competência, ao titular do órgão, para autorizar o deslocamento a serviço, no caso de viagem a outra unidade da Federação, esta autorização é obtida na Ordem de Deslocamento a Serviço.

11 11 3-) Comprovante de deslocamento das diárias concedidas Base Legal: Decreto Estadual n.º 7.141, de 06 de agosto de O servidor terá até o 5º (quinto) dia útil, contado da data do seu retorno à sede para comprovar o seu deslocamento, ou, promover o recolhimento do valor pendente na prestação de contas. A prestação de contas, do valor recebido será feito através do Relatório Resumido das Atividades Desenvolvidas Durante o Deslocamento, as seguintes informações devem constar no 2RA3D, que deverá ser dirigido ao chefe imediato do servidor, para ser conferido e aprovado. a) Numeração controlada, possibilitando posterior identificação, e deve, também, citar o número da ODS e RD que a originou; b) O nome do servidor designado, CPF, número de matrícula, lotação, exercício, local de trabalho, município; c) informação sobre o trajeto, indicando datas, horários e locais de partida e chegada ao destino e retorno; d) bem como agenda efetiva das atividades que foram desenvolvidas; e) assinar o relatório e colher assinatura do chefe imediato que irá aprová-lo após a devida conferência. Junto ao relatório devem ser anexados os documentos em que constem informações inequívocas e suficientes para comprovar a efetiva presença do servidor nas datas, nos horários e locais onde se desenvolveram as atividades objeto do deslocamento, no caso de deslocamento para a participação em reuniões, seminários, cursos e afins, e também, Nota Fiscal ou Cupom Fiscal que demonstrem a efetivação dos gastos com cada uma das refeições, serão consideradas, apenas as despesas com almoço e jantar, e hospedagem.

12 12 O servidor que receber valores para concessão de diárias em excesso deverá devolver ao Erário no prazo de 5 (cinco) dias úteis, contados do retorno à sede, devendo o documento comprobatório dessa restituição ser juntado ao relatório de que trata este artigo. Para estes casos entrar em contato com a GerFin que emitirá uma guia para recolhimento, via bancária, dos valores a serem restituídos ao Erário. Caso o deslocamento previsto não aconteça o prazo para a devolução do valor recebido a título de diárias será contado da data em que se efetivou o respectivo depósito na conta do servidor. São comprovantes de deslocamento ou documentos hábeis à comprovação do deslocamento ou das despesas: Notas fiscais (ou cupom fiscal) de alimentação ou hospedagem, em nome do servidor, acrescido da sigla UEG (Ex. Maria da Silva - UEG), emitidos nos municípios de destino ou trajeto, nas mesmas datas para onde o servidor tenha se deslocado a serviço, e ainda, o valor e a descrição da despesa e os dados do emitente (nome, endereço e inscrição no Cadastro de Pessoa Física ou Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica). CONSIDERAÇÕES SOBRE A SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS A diária é recurso financeiro colocado à disposição do servidor que se deslocar a serviço fora do município de sua sede de origem para custear gastos de alimentação e hospedagem. As diárias para dentro ou para fora do Estado deverão ser requeridas com antecedência mínima de 10 (dez) dias úteis, para que a Universidade consiga realizar todo o trâmite necessário. O prazo acima é contado a partir da data de autuação junto a Coordenação de Protocolo da UEG em Anápolis. Caso não sejam atendidas estas exigências o interessado poderá ter a sua solicitação indeferida. Não se concederá diária ao servidor:

13 13 durante o período de trânsito; nos casos de afastamento a pedido do servidor, especialmente para frequentar curso de formação, capacitação, especialização, aperfeiçoamento ou seus equivalentes; quando o deslocamento constituir exigência permanente do cargo ou da função; quando o órgão ou entidade fornecer alimentação e hospedagem, mesmo que esse fornecimento seja efetuado por terceiros e os seus custos forem, direta ou indiretamente, assumidos pela administração. O atendimento dos pedidos de diárias que incluírem sábado, domingo e feriado ficam na dependência da fundamentação de seus motivos. A restituição de diárias recebidas em excesso, ou quando não ocorrer o deslocamento do servidor, será feita através de prova do recolhimento do valor em favor da Universidade, sob pena de ser interpelado civil, administrativa e penalmente.

14 14 III. FORMALIZAÇÃO DO PROCESSO DE SOLICITAÇÃO DE DESPESA Base Legal: Lei Federal n.º 8.666, de 21 de junho de Lei Federal n.º 4.320, de 17 de março de Art. 15, 2º. Lei Estadual nº de 08 de fevereiro de Os processos de Solicitação de Despesa serão autuados na Coordenação de Protocolo da UEG. As despesas com aquisição de materiais de consumo, bens permanentes ou prestação de serviços deverão ser solicitadas mediante formulário próprio e previamente autorizadas pela Administração Superior. Materiais de Consumo são os gastos realizados em ativos que são consumidos imediatamente ao serem utilizados no processo diário da vida da Universidade (Ex: cartuchos de impressão, papel, canetas, desinfetante, sabão etc.). Bens Permanentes são os investimentos em ativos imobilizados, e que em geral possuem vida útil superior a 02 (dois) anos, e que deverão ser inventariados pela Coordenação de Patrimônio (Ex: equipamentos, aparelhos, móveis, extintores, mesas, computadores etc.). Prestação de Serviços de Terceiros Pessoas Físicas ou Jurídicas podem ser divididos em eventuais ou contínuos. Os serviços eventuais são aqueles realizados esporadicamente (Ex: troca de um vidro quebrado, instalação de divisórias etc.). Os serviços contínuos são aqueles que se perpetuam no tempo (Ex: serviço de limpeza ou de vigilância, etc.), para os quais deverá ser formalizado contrato. Na contratação de pessoa física, solicitar-se-á os seguintes documentos: RG, CPF, PIS/PASEP, Comprovante de Endereço, Certidão de Casamento (se for o caso), Certidão de nascimento dos filhos (para cálculo do IRRF se for o caso), observar o cálculo do INSS patronal de 20% (vinte por cento), que deverá ser lançado na Solicitação de Despesa e o cálculo do INSS do

15 15 empregado de 11% (onze por cento), e se caso for profissional liberal, deverá reter e recolher o ISSQN. As despesas com prestação de serviços de terceiros serão realizadas, preferencialmente, com pessoa jurídica. 1-) Instrução do Processo de Despesa Base Legal: Decreto Orçamentário Estadual Lei Federal 4.320, de 17 de março de Lei Complementar (Federal) n.º 101, de 04 de maio de Decreto Estadual n.º 6.759, de 22 de julho de CENTRAC As documentações e providências mínimas necessárias para instrução do processo de despesa são: Formulário de Solicitação de Despesa; Termo de Referência; 03 (três) orçamentos (no mínimo). Por exigência da CENTRAC, a proposta vencedora deverá conter todos os itens com o menor preço, e não mais apenas, o menor preço total; Certidões de regularidade com o INSS, FGTS e ISSQN, no caso de prestação de serviço; Termo de Atestado de Regularidade (depois de realizada) e Nota Fiscal. As documentações e providências mínimas necessárias para instrução do processo de despesa sob a responsabilidade da Administração Superior são: Declaração de Adequação Orçamentária e Financeira; Previsão de Desembolso Financeiro PDF;

16 16 Programação de Prioridades Trimestrais PPT; Nota de Empenho; Liquidação; Cronograma Mensal de Desembolso Financeiro CMDF; Ordem de Pagamento OP. 2-) Formulário de Solicitação de Despesa Preencher corretamente o formulário de Solicitação de Despesa, disponível no sítio da UEG ( na página da Pró-Reitoria de Planejamento, Gestão e Finanças, com os dados do favorecido, ou seja, do fornecedor (para aquisição de bens e materiais) ou do prestador de serviço, que oferecer a melhor proposta: Pessoa Física: Nome, CPF, RG, PIS/PASEP, INSS, Endereço e Dados da Conta Bancária. Pessoa Jurídica: Razão Social, CNPJ, Inscrição Estadual, Endereço e Dados da Conta bancária. No caso de prestação de serviço de terceiros realizados por pessoa física deverá anexar cópia autenticada dos documentos pessoais. Ao descrever o objeto da compra ou serviço no campo Descrição da Despesa Solicitada detalhar a quantidade, características e valores unitário e total. A Justificativa deve fundamentar a necessidade da realização da despesa de forma convincente, evitando o uso de vocabulário genérico. Para palestrantes informar a carga horária, anexar Curriculum Lattes, comprovando notória especialização, cópias de no mínimo 3 (três) recibos de outras palestras proferida em outra(s) instituição(ões), afim de comprovar o valor cobrado.

17 17 A Solicitação deve conter assinatura com identificação e função da Chefia Imediata. Em hipótese alguma a despesa poderá ser realizada sem autuação do processo e prévia autorização dos setores competentes. Caso seja necessário poderão ser solicitados os seguintes documentos: Pessoas Físicas: Certidão de Casamento e/ou de Nascimento dos Filhos Pessoas Jurídicas: Estatuto ou Contrato Social de Constituição da Empresa 3-) Termo de Referência Base Legal: Lei Estadual de 08 de fevereiro de Art. 8º XIV O termo de referência servirá de referência para a elaboração dos orçamentos pelas empresas interessadas em fornecer materiais, equipamentos ou na prestação de serviços de terceiros para a Universidade. O termo de referência está disponível como formulário, sendo necessário apenas a inserção dos dados no link O termo de referência trará um conjunto de informações necessárias e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar o objeto a ser adquirido ou o serviço a ser executado, elaborado com base nas especificações técnicas preliminares, que assegurem a viabilidade da escolha do melhor produto ou serviço, que possibilite a avaliação do custo, ou seja, adquirir o melhor produto ou serviço pelo menor preço. Não deve ser mencionada marca dos produtos no Termo de Referência. No item do preço após o lançamento dos dados constantes no orçamentos, observar se o valor final apresentado é a média das propostas.

18 18 A justificativa deverá convencer os envolvidos (Administração Superior, Órgãos Fiscalizadores UCIs e ITCE e a Sociedade) da necessidade de se adquirir o bem ou serviço, e que as especificações do bem ou serviço satisfazem ou suprem as exigências do objeto demandado. 4-) Orçamentos Base Legal: Lei Federal n.º 8.666, de 21 de junho de 1993 Arts. 15, 7º Os orçamentos serão de empresas inscritas nos cadastros ativos de pessoa física ou jurídica da Secretaria da Receita Federal do Brasil do Ministério da Fazenda. Todas as Solicitações de Despesas serão acompanhadas de, no mínimo, 03 (três) orçamentos originais ou em cópias autenticadas visando comprovar a obtenção da melhor qualidade e o menor preço por item. Caso haja impossibilidade de apresentação dos 03 (três) orçamentos, ou o pleito se realizar por meio de inexigibilidade será informado apenas 01 (um) orçamento, sendo imprescindível anexar 03 (três) comprovantes de preços praticados em outras entidades, órgãos da Administração Pública, ou iniciativa privada, que já realizaram despesas com o mesmo objeto, e ainda, parecer da assessoria jurídica da UEG quanto a justificativa da inexigibilidade, bem como o Atestado ou Declaração de Exclusividade, quando for o caso, conforme Art. 25 da Lei 8.666/93. A comprovação de exclusividade será feita através de atestado fornecido pelo órgão de registro de comércio local. O órgão de registro deverá, obrigatoriamente, ser: Sindicato, Federação ou Confederação Patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes (Junta Comercial do Estado, Associação de Classe), Art. 25, I, 8.666/93. Os orçamentos deverão apresentar as seguintes informações: a) Especificação do destinatário (Ex: UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIÁS UEG);

19 19 b) Especificação do prestador de serviço Pessoa Física: nome, RG, CPF, PIS/PASEP, endereço, telefone; c) Especificação do fornecedor ou prestador de serviço Pessoa Jurídica: nome; razão social; carimbo do CNPJ ou CNPJ impresso em documento com timbre da empresa; endereço comercial, telefone; d) Data de emissão; e) Prazo de validade da proposta; f) Discriminação do objeto (material, bem ou serviço) especificando (detalhando) os itens, unidades, valor unitário e total; g) Assinatura por extenso, do fornecedor ou prestador de serviço, com identificação. Os orçamentos encaminhados pelos fornecedores ou prestadores de serviço devem ser padronizados, quanto às especificações, disposição de unidades de medidas de maneira a possibilitar a comparação entre as propostas e análise. Exemplos de diligências mais frequentes com relação aos orçamentos apresentados: Fax de orçamento com nome de outra empresa no alto ou no rodapé da folha; Falta de data de emissão e de validade da proposta; Falta de padronização na especificação (incompletos, diferentes); Falta de identificação e de assinatura do emitente; Especificações feitas pelo fornecedor e não pelo solicitante. 5-) Certidões de Regularidade com o INSS, FGTS e ISSQN

20 20 Base Legal: Constituição Federal, de 05 de outubro de Art. 195, III, 3º Lei Federal n.º / Art.47, I a Lei Federal n.º 8.036/ Art. 27 Lei Estadual n.º /2003 Constitui-se exigência para poder contratar, realizar transação comercial de compra e venda ou prestação de serviço com qualquer órgão da administração pública, apresentar as seguintes certidões em original ou cópias autenticadas que serão anexados ao processo, nos seguintes casos: Pessoas Jurídicas: a) Certidão Negativa fornecedor/prestador disponível no de de sítio Débito serviço da - CND junto ao previdência do INSS, social ( b) Certidão de Regularidade fornecedor/prestador de Fiscal serviço - junto CRF ao do FGTS, disponível no sítio da Caixa Econômica Federal c) Certidão Negativa de ISSQN - Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza do prestador de serviço disponibilizada diretamente pela Secretaria de Finanças da Prefeitura, ou via correio eletrônico.

21 21 6-) Nota Fiscal e Recibo A nota fiscal será anexada ao processo após a realização da aquisição de materiais, bens ou serviços e será condição obrigatória para o pagamento das despesas. As notas fiscais podem ser de: Pessoa Física: Recibo ou nota fiscal avulsa de prestação de serviço; ou Pessoa Jurídica: Nota fiscal ao consumidor e nota fiscal de prestação de serviço. A Nota fiscal ou recibo deverá ser emitida em nome da Universidade Estadual de Goiás UEG, depois de autorizada e realizada a despesa, e deverá conter: Especificação detalhada do material, bem ou serviço adquirido; Data de emissão; Quantidade; Valores unitário e total. O servidor ao receber a nota fiscal deverá conferir com toda a atenção o prazo de validade para a sua emissão, e caso tenha sido emitida após o prazo previsto no campo específico, deverá devolvê-la imediatamente ao fornecedor ou prestador de serviço, postergando o pagamento da despesa até que seja regularizada esta situação. Observação: CUPOM FISCAL não substitui a NOTA FISCAL.

22 22 7-) Termo de Atestado de Regularidade Base Legal: Art. 63, Lei Federal 4.320, de 17 de março de O termo de Atestado de Regularidade da mercadoria ou serviço evidenciará o nome do credor, a importância exata a pagar, a quem se deve pagar, e ainda, número, data e série da nota fiscal. O termo de Atestado de Regularidade da mercadoria ou serviços será anexado pelo responsável pela sua emissão e deverá conter a assinatura por extenso com identificação, função e matrícula. 8-) Adequação Orçamentária e Financeira Consiste em verificar se a despesa esta prevista na Lei Orçamentária Anual, identificada pelo exercício, unidade orçamentária, função, subfunção, programa, ação, grupo de despesa e a fonte de recurso. A despesa será apropriada no programa e ação que guarde correspondência com o objeto do gasto, caso seja constatada a inexistência de elemento e/ou subelemento adequado à despesa a Universidade proporá a sua criação à Secretaria de Estado de Gestão e Planejamento. Somente será apropriada em programa denominado de apoio administrativo aquela despesa cujo objeto não possa ser classificado em um programa finalístico ou de gestão. 9-) Previsão de Desembolso Financeiro PDF Consiste na previsão da despesa de modo a adequá-la ao fluxo de caixa projetado. 10-) Programação de Prioridades Trimestrais PPT

23 23 Consiste na solicitação de liberação de saldos da dotação para o empenho da despesa, conforme programação trimestral. 11-) Nota de Empenho Consiste na dedução do valor da despesa do saldo da dotação orçamentária própria. 12-) Liquidação Consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. O pagamento da despesa só será efetuado quando ordenado após sua regular liquidação. 13-) Cronograma Mensal de Desembolso Financeiro CMDF Consiste na solicitação de pagamento da despesa, conforme cronograma mensal. 14-) Ordem de Provisão Financeira OPF Consiste na disponibilização do crédito financeiro à unidade orçamentária, para fazer face a determinada despesa. 15-) Ordem de Pagamento OP Consiste na autorização do pagamento da despesa.

24 24 IV - PROCEDIMENTOS ESPECÍFICOS A seguir alguns tipos de despesas e sugestões de procedimentos para a formalização dos processos: Bem Permanente; Auxílio Evento a Docentes para Participação em Cursos, Congressos, Fóruns, Seminários e Outros Eventos; Autorização para Afastamento a Outras Unidades da Federação; Locação de Transporte; Serviço de Publicidade; Manutenção de Veículos, Equipamentos de Informática e Imóveis. Ressaltamos que todas as despesas deverão ser realizadas através de processos autuados e instruídos com: formulário de solicitação de despesa, termo de referência, justificativa convincente da necessidade da despesa que demonstre relevante interesse público, 03 (três) orçamentos (no mínimo), certidões de regularidade fiscal e social, prazo suficiente para tramitar por todos os setores envolvidos, e aguardar a autorização da Administração Superior para a realização da despesa.

25 25 1-) Bem Permanente Base Legal: Lei Federal n.º 8.666/93 Decreto Estadual n.º 6.759, de 22 de julho de 2008 As solicitações para aquisições de material permanente deverão, obrigatoriamente, ser autuadas e encaminhadas à PrPGF. Depois de analisadas pela Administração Superior, as solicitações serão enviadas para a CENTRAC, e depois de autorizadas, serão encaminhadas ou para a Coordenação de Compras ou para a realização de procedimento licitatório cuja modalidade será definida pela Comissão Permanente de Licitação. O material permanente recebido em doação será, obrigatoriamente, tombado (identificado com plaquetas) pela Coordenação de Patrimônio da UEG, antes de ser utilizado. 2-) Auxílio Evento a Docentes para Participação em Cursos, Congressos, Fóruns, Seminários e Outros Eventos A solicitação para auxílio evento cabe aos docentes que participarão em congressos, seminários ou fóruns para a divulgação de resultados de trabalhos científicos desenvolvidos na UEG e deverá, obrigatoriamente, ser realizada através de processo protocolado e dirigido à PrP, com antecedência mínima de 45 (quarenta e cinco) dias da data programada para a saída, contendo informações pertinentes à viagem a ser empreendida, inclusive, destino, finalidade, duração, programação do evento, cópia do aceite de trabalho a ser apresentado em nome da Universidade Estadual de Goiás UEG e estimativa de custos com passagem, hospedagem e alimentação, devidamente comprovados. O valor do auxílio evento para docentes está limitada em R$ 600,00 (seiscentos reais), conforme Instrução Normativa n.º 002/2006 da PróReitoria de Pesquisa e Pós-Graduação. Neste caso não haverá concessão de diárias.