COMISSÃO INTERDISCIPLINAR DE PRESERVAÇÃO DE PROCESSOS JUDICIAIS APTOS A DESCARTE ATA DA 4ª REUNIÃO - 12 DE MARÇO DE

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1 COMISSÃO INTERDISCIPLINAR DE PRESERVAÇÃO DE PROCESSOS JUDICIAIS APTOS A DESCARTE ATA DA 4ª REUNIÃO - 12 DE MARÇO DE Aos doze dias do mês de março do ano de dois mil e doze, às quatorze horas, na sala de reuniões do 12º andar do prédio do Tribunal de Justiça do RS, sob a Presidência da Des.ª Agathe Elsa Schmidt da Silva, reuniu-se a Comissão Interdisciplinar de Processos Judiciais Aptos a Descarte. Estiveram presentes o Juiz de Direito Dr. Ronaldo Adi Barão Castro da Silva, representante da AJURIS, Emiliano Medeiros, representante do Ministério Público do RS, Tassiara Jaqueline Fanck Kich e Luciane Baratto Adolfo, representantes do Arquivo Judicial Centralizado, Nádia Weber Santos e Claudia Mauch, representantes de Cursos Universitários de História, Silvia Rita Vieira e Isabel Aparecida Bilhão, representantes de Associações ou entidades de classe da área de História, Aline Nascimento Maciel e Clarissa Sommer Alves, representantes do Sistema de Arquivos do RS/SIARQ/RS. Participou, como convidada, a Diretora do Núcleo de Documentação da Justiça Federal do Rio Grande do Sul, sra. Rita Vieira da Rosa. Acompanharam a reunião os Juízes Assessores das Vices, Drs. Luis Antonio Behrensdorf Gomes da Silva e Jerson Moacir Gubert, e a servidora Anelda Pereira de Oliveira, do AJC. Aberta a reunião, passou-se à ordem do dia com o relato dos seguintes assuntos:

2 1. APRESENTAÇÃO DO TRABALHO REALIZADO NA JUSTIÇA FEDERAL PELA DIRETORA DO NÚCLEO DE DOCUMENTAÇÃO SRA. RITA VIEIRA DA ROSA. A Sra. Rita explicou, por meio de projeção em Power Point, a metodologia adotada pela Justiça Federal relativamente à gestão documental e à preservação da memória institucional, mencionando que existe regramento inclusive para os processos eletrônicos. Relatou que a atuação é baseada em sistema informatizado, utilizando tabelas de temporalidade por classe e assunto e seleção de amostras estatísticas. Referiu que existem processos conservados em suporte original e processos em que são preservados somente as decisões e os registros no sistema. Informou que são utilizados critérios como interesse histórico e impacto social e que, como não há historiadores no quadro, são aproveitados servidores com formação em História. Também noticiou que, em 2011, o acervo era de processos, conservados em caixas. A Desa. Agathe destacou que as explicações prestadas foram esclarecedoras e contribuíram para o trabalho da Comissão. Ponderou que a realidade da Justiça Estadual é bem diferente, porque o seu acervo é de cerca de 11/12 milhões de processos. Constatando que a Justiça Federal utiliza critérios subjetivos e aleatórios na seleção, externou o entendimento de que essa metodologia coincide com o que está sendo verificado pela Comissão Interdisciplinar. 2. REQUERIMENTO DOS HISTORIADORES.

3 2.1. Paralização do processo de descarte de documentos classificados pela CORAG. A Desa. Agathe esclareceu que tinha sido autorizado apenas o descarte de processos classificados que já tinham sido examinados pela equipe da Sra. Anelda. Lembrou que eles também já tinham passado por outros critérios, como corte cronológico e tabela de temporalidade, inclusive com a separação dos processos de guarda permanente. Asseverou que a paralisação do descarte significaria o afastamento da Comissão Interdisciplinar do seu propósito de trabalho. Indeferiram Eliminação apenas dos documentos classificados dentro das classes e assuntos sobre os quais a Comissão deliberar. A Desa. Agathe disse que a Comissão Interdisciplinar tinha sido instituída para elaborar os critérios de preservação e de descarte. Acrescentou que, não havendo esses critérios, diante do trabalho da CORAG, a Sra. Anelda e a sua equipe têm separado os processos de potencial interesse histórico. Indeferiram Eliminação, sem apreciação prévia por parte da Comissão, de todos os documentos que se caracterizam como cópias integrais de autos. A Desa. Agathe salientou que esse é um critério que pode ser estabelecido se houver a concordância de todos Inclusão, dentre as atividades da CORAG ao longo do processo de classificação:

4 a) conferência e correção no sistema dos nomes das partes envolvidas em cada processo, assim como das datas de abertura e fechamento de cada processo; A Desa. Agathe informou que a CORAG já corrige eventuais equívocos. Indeferiram. b) inclusão de campo de meta-dados que possibilite a inserção de informação a respeito da existência de embargos e/ou apensos, assim como de Segredo de Justiça. A Desa. Agathe disse que seria necessário fazer uma consulta à Informática verificando a viabilidade da proposta Listagem de nomes de personalidades do Judiciário gaúcho, a ser elaborada pelo Memorial do Judiciário, para separação dos documentos a elas referentes a partir de pesquisa no sistema informatizado que armazena os metadados. Como o Memorial ainda não havia elaborado a lista, a Desa. Agathe afirmou que vai reiterar o pedido ao Des. Giorgis para que a lista possa ser utilizada como critério. A Sra. Ana Lia referiu que poderá ser enviado um pedido oficial a respeito desse item Contratação de equipe de historiadores para análise minuciosa de cada natureza, classe e assunto sob os quais estão classificados os documentos do Judiciário. A Des. Agathe informou que já tinha sido encaminhado expediente à Assessoria Especial da Presidência para que fosse

5 dado o encaminhamento cabível a essa solicitação. O pedido foi cadastrado sob o nº / A Desa. Agathe passou, então, a palavra ao Dr. Jerson para que se manifestasse a respeito da solicitação. O Dr. Jerson relatou que a Assessoria já tinha discutido internamente o pedido e já o tinha levado ao conhecimento da Administração, que está analisando o assunto. Ressaltou que, mesmo que ele seja deferido, a Comissão precisará continuar o seu trabalho. Levando em conta a complexidade da tabela de temporalidade, a Desa. Agathe pediu à Sra. Tassiara que trouxesse uma lista dos processos de guarda permanente com os quais a Comissão não precisa se preocupar. O Sr. Emiliano sugeriu uma relação dos processos a serem eliminados. A Sra. Tassiara ressaltou que, até o momento, a Comissão tinha estabelecido dois critérios: eliminação dos executivos fiscais e, dentre os títulos extrajudiciais, a preservação de cédulas rurais pignoratícias. Explicou que, se houvesse deliberação no sentido de eliminar diretamente somente os executivos fiscais, o trabalho da equipe de historiadores do Arquivo não teria razão de ser. O Dr. Ronaldo Barão lembrou a existência da Comissão de Gestão Documental, salientando que a Comissão Interdisciplinar deveria ater-se às suas atribuições. Tratando do item 3 da pauta critérios para a seleção de processos judiciais aptos a descarte: despejos e execuções de títulos extrajudiciais -, em relação às ações de despejo, sugeriu que aquelas não contestadas sejam descartadas. Relativamente à execução de títulos extrajudiciais, propôs que a não existência de embargos seja um critério.

6 Ponderou que, para fins de amostragem, poderia ser guardado um número determinado de ações por ano. A Sra. Clarissa explicou que a proposta de estancar o descarte por lotes era de tentar inserir, além dos executivos, outras classes. Em relação aos títulos extrajudiciais, expôs que as Arquivistas já tinham elaborado um parecer a respeito, manifestando a concordância com o seu descarte, pois, apesar de eles poderem contribuir para a pesquisa histórica, são documentos menos significativos em comparação com outros. Apresentou, então, uma proposta de desafogo, que seria a eliminação das cópias integrais de autos, dos executivos fiscais, dos despejos, dos títulos extrajudiciais e talvez das ações repetitivas. Acrescentou que essa providência possibilitaria o aguardo do trabalho final da CORAG para o descarte do restante. Destacou que é impossível fazer um cálculo amostral em cima de um lote que mistura documentos de diversas classes, assuntos e anos. Assegurou que a apresentação da proposta de paralisação do processo de descarte não tinha por objetivo atravancar o trabalho da Comissão, mas, sim, priorizar o trabalho da CORAG na gestão, e não no descarte. Trouxe alguns exemplos para ilustrar que algumas ideias são travadas devido a deficiências na classificação. A Desa. Agathe esclareceu que o contrato limita a atuação da CORAG, cabendo ao Judiciário o restante do trabalho. Diante das ponderações expostas pelos arquivistas e historiadores, argumentou que a Comissão não deve ter medo de avançar ante a possibilidade de descartar algo que seria importante, porque isso é ínsito ao próprio trabalho. Ressaltou que haverá ganhos, pois o trabalho envolve a preservação. Propôs aos integrantes da

7 Comissão que as servidoras do Arquivo tragam amostragem dos processos para que sejam examinados no dia da próxima reunião. Os demais membros concordaram com a sugestão. A Sra. Cláudia solicitou que seja trazida uma caixa aleatoriamente, considerando que a mistura feita pela CORAG é um dos nós da questão. Diante de ideia apresentada pela Sra. Clarissa de estudo da tabela de temporalidade de forma a viabilizar apresentação de propostas de inclusão de classes de guarda permanente, a Desa. Agathe lembrou que a Comissão Interdisciplinar não pode declarar que determinada classe é de guarda permanente, e sim apenas estabelecer critérios de preservação. A Sra. Aline indagou se podem ser enviadas sugestões para a Comissão de Gestão Documental sobre definição de guarda permanente, e a Desa. Agathe respondeu que existe essa possibilidade, mas ponderou que a Comissão Interdisciplinar não deve ter medo de fixar os critérios dentro de suas atribuições. A Sra. Nádia replicou, manifestando que, no seu entendimento, não existe um medo de errar, mas, como se trata de um trabalho novo que mexe com os fundamentos da profissão de historiador, os profissionais tentam discutir mais profundamente o processo. A Sra. Isabel acrescentou que os profissionais estão tentando ter o maior zelo possível de forma a minimizar os erros. 3. Processo nº / Porto Alegre - Comissão Interdisciplinar de Processos Judiciais Aptos a Descarte, interessada. Assunto: Critérios para a seleção de processos

8 judiciais aptos a descarte. Critério 2: DESPEJOS E EXECUÇÕES DE TÍTULOS EXTRAJUDICIAIS. A Desa. Agathe consultou se a Comissão deliberaria no sentido de preservação de determinado número de execuções de títulos extrajudiciais fundadas em cada um dos títulos de crédito existentes, a exemplo do que foi feito nos executivos fiscais. A Sra. Clarissa e Aline apresentaram a seguinte proposta: separação nos despejos de cinco exemplares com embargo e cinco sem embargo por ano; separação de cinco exemplares de cada classe de títulos extrajudiciais (exemplo: cinco de duplicatas, cinco de cheques, cinco de promissórias). A Sra. Silvia Rita manifestou as suas dúvidas sobre as ações de despejo, pois envolvem a Lei de Inquilinato. Sugeriu que a equipe da Sra. Anelda fizesse um diagnóstico do conjunto documental, levando em conta os assuntos e séries dos processos aptos a descarte, de forma a possibilitar que os historiadores pudessem discutir critérios a serem analisados. A Sra. Anelda ficou de trazer para a próxima reunião o levantamento que for possível. A Sra. Tassiara explicou que atualmente o cálculo não está sendo aplicado por classe, e sim num conjunto heterogêneo. O Sr. Emiliano sugeriu a aplicação do cálculo amostral sobre o lote. A Sra. Clarissa lembrou que os processos estão misturados no lote. A Comissão deliberou no sentido de descarte de ações de despejo, independentemente de avaliação pela Comissão, separando-se uma amostragem cronológica das ações a partir de 1951 em número de cinco contestadas e cinco não

9 contestadas por ano, de comarcas diversas, a exemplo do que foi decidido para os executivos fiscais, abrangendo diferentes municípios e diferentes regiões do Rio Grande do Sul.

10 A Comissão também chegou a um consenso sobre o descarte dos títulos extrajudiciais, aplicando o mesmo cálculo de amostragem dos critérios anteriormente discutidos. 4. ASSUNTOS GERAIS. A Sra. Anelda passou a tecer um relato sobre os inventários que têm passado por sua equipe. Diante da riqueza documental encontrada, destacou que não poderá concordar que, no futuro, seja empregado critério de separação de amostras por ano. A Sra. Aline relatou que 90% dos processos pesquisados no Arquivo Público do Estado são inventários e testamentos, por isso defendeu o envio à Comissão de Avaliação de proposta no sentido de preservação dos inventários. A Sra. Tassiara observou que, no passado, esse tipo de processo era o mais comum, pois os cidadãos buscavam o Judiciário por esse motivo ou por questões criminais, pois não havia a cultura atual de buscar a Justiça por qualquer razão. A Desa. Agathe acolheu favoravelmente a proposta feita pelas Arquivistas do Estado, mas lembrou que existem também inventários negativos e inventários com bens de valor inexpressivo. Sugeriu que sejam guardados inventários que tenham riqueza de documentação. O Dr. Jerson orientou a Sra. Tassiara para que não elimine os inventários, ficando esses processos no aguardo até que a Comissão estude a questão. A Desa. Agathe agradeceu a presença de todos e encerrou a reunião às 16h40min.

11 Para constar, foi redigida a presente ata eletrônica que, após aprovada, será assinada pela Presidente e por mim, Secretária. As notas taquigráficas ficarão armazenadas de forma eletrônica na Secretaria das Comissões. DES.ª AGATHE ELSA SCHMIDT DA SILVA Presidente ANA LIA VINHAS HERVÉ Secret ária