RELATÓRIO DE AUDITORIA

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1 PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO SECRETARIA FEDERAL DE CONTROLE INTERNO CONTROLADORIA-REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DO RIO DE JANEIRO TIPO DE AUDITORIA : Auditoria de Gestão EXERCÍCIO : 2006 PROCESSO Nº : / UNIDADE AUDITADA : INMETRO CÓDIGO UG : CIDADE : RIO DE JANEIRO RELATÓRIO Nº : UCI Executora : CGU-Regional/RJ RELATÓRIO DE AUDITORIA Chefe da CGU-Regional/RJ, Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço n.º , e consoante o estabelecido na Seção I, Capítulo II da Instrução Normativa SFC n.º 01, de 06/04/2001, apresentamos os resultados dos exames realizados na gestão do INMETRO. I - ESCOPO DOS EXAMES 2. Os trabalhos foram realizados por meio de testes, análises e consolidações de informações realizadas ao longo do exercício sob exame e a partir da apresentação do processo de contas pela Unidade Auditada, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames, que contemplaram os seguintes itens: - AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS QUANTITATIVOS E QUALITATIVOS DA GESTÃO - QUALIDADE E CONFIABILIDADE DOS INDICADORES DE DESEMPENHO UTILIZADOS E CONTROLES INTERNOS IMPLEMENTADOS PELA GESTÃO - TRANSFERÊNCIAS VOLUNTÁRIAS Analisados os seguintes processos: UG Processos n.º 146/05, 2.501/2006 e 4.082/2006. UG Processo n.º 4.538/2006. UG Processo n.º /2005. Página 1 de 24

2 - REGULARIDADE DAS LICITAÇÕES E CONTRATOS Analisados os seguintes processos: - Para verificação da formalidade de processos licitatórios, dispensas e inexigibilidades efetivados em 2006: UG : Dispensas - Processos n.º /2005, 5.342/2006, 6.609/2006, 6.736/2006, 8.694/2006, /2006, /2006, /2006, /2006 e /2006. Inexigibilidade - Processo n.º /2006. Pregões Processos n.º /2005, 3.893/2006, /2006 e /2006. UG : Convite Processo n.º 8.461/2006. Pregões Processos n.º 3.120/2006 e /2006. UG : Dispensas - Processos n.º 24/2006, 125/2006, 371/2006, 821/2006, 822/2006, 2.521/2006, 3.009/2006 e 3.141/2006. Pregão Processo n.º 1.212/2006. UG Dispensas - Processos n.º 12/2006, 13/2006 e 1.198/2006. Inexigibilidades - Processos n.º 3/2006 e 8.192/2006. Tomada de Preços Processo n.º /2005. Pregões Processos n.º 865/2006, 1.136/2006, 1.202/2006, 2.477/2006, 2.957/2006 e 7.362/ Acerca da verificação dos dados cadastrados no SIASG, bem como das informações de Programa de Trabalho e Nota de Empenho especificados nos termos assinados, foram verificados: UG Contratos nº: 1/2006, 22/2006, 118/2006, 123/2006 e 128/2006. UG Contratos nº: 3/2006 e 7/2006. Termos aditivos celebrados em 2006 referentes aos contratos n.º: 4/2003 e 13/2004. UG Contratos nº: 1/2006 e 8/ Alterações contratuais, referente a formalização de termos aditivos: UG /2003, 1.815/2004, 7.269/2004 e 1.759/2005. Página 2 de 24

3 UG /2004. UG /1998, 2.667/2002, 125/ Regularidade na execução de contratos e na fiscalização exercida pela contratante: UG /2003 e 1815/ REGULARIDADE NA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Foram verificados, para as informações constantes do sistema SIAPE de 01/01/2006 a 31/07/2006: consistência dos registros do cadastro (100% dos servidores via sistema); concessão do benefício auxílio transporte; auxílio alimentação (100% dos servidores via sistema); concessão de abono de permanência (11,8% do total de processos); servidores aposentados após 18/01/1995 que percebem opção de função (100% dos casos); processos de auxílio funeral (100% dos processos); ajuda de custo (100% dos processos); e consistência dos registros da folha de pagamento abrangendo concessão/manutenção de vantagens e benefícios, utilizando-se das trilhas de auditorias disponibilizadas pela Coordenação-Geral de Auditoria dos Programas das Áreas de Pessoal e Benefícios DPPES/SFC/CGU-PR, e das informações obtidas a partir do extrator de dados do SIAPE com a utilização dos recursos do sistema WinSape. - CUMPRIMENTO DAS RECOMENDAÇÕES DO TCU E CGU - ATUAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA - CONCESSÃO DE DIÁRIAS Verificados processos de diárias nacionais, internacionais, e de colaboradores eventuais no país e no exterior (28,8% dos processos ocorridos de 01/01/2006 a 31/07/2006). - SUPRIMENTO DE FUNDOS USO DE CARTÕES Contemplados os seguintes processos de concessão de suprimento de fundos: UG : 2.564/2006, 8.559/2006, /2006e /2006; UG : 3.848/2006, 3.883/2006, 5.741/2006, 5.742/2006, 8.924/2006 e 8.925/2006; UG : 168/2006, 169/2006, 269/2006, 270/2006, 537/2006, 538/2006, 869/2006 e 1.104/2006; UG : 84/2006, 85/2006, 545/2006, 1.752/2006, 2.625/2006, 3.038/2006, 7.438/2006, 7.920/2006 e 8.204/2006. Página 3 de 24

4 II RESULTADOS DOS TRABALHOS 3. Os exames realizados resultaram na identificação das constatações listadas detalhadamente no Anexo Demonstrativo das Constatações e que dão suporte às análises constantes da conclusão deste Relatório de Auditoria. Os pontos listados no referido Anexo foram elaborados a partir das ações de controle realizadas durante o exercício e exame do processo de contas apresentado pela Unidade Auditada. 4. Verificamos no Processo de Contas da Unidade a não conformidade com o inteiro teor das peças e respectivos conteúdos exigidos pela IN- TCU-47/2004 e pela DN TCU 81/2006, Anexo XI, conforme tratado no item do Anexo Demonstrativo das Constatações deste Relatório. 5. Em acordo com o que estabelece o Anexo VI da DN-TCU-81/2006, e em face dos exames realizados, cujos resultados estão consignados no Anexo - Demonstrativo das Constatações, efetuamos as seguintes análises: 5.1 AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS QUANTITATIVOS E QUALITATIVOS DA GESTÃO O Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial - INMETRO é uma autarquia federal, que possui, no âmbito de sua missão institucional, o objetivo de fortalecer as empresas nacionais, aumentando sua produtividade, por meio da adoção de mecanismos destinados à melhoria da qualidade de produtos e serviços. A Entidade atua por meio de estrutura descentralizada, a qual contempla quatro unidades gestoras - UGs nos estados do Rio de Janeiro, Santa Catarina, Goiás e Rio Grande do Sul, a seguir destacadas: UG TÍTULO UF INSTITUTO NAC.DE METROLOG.NORMAL.E QUALID.IND RJ SUPERINTENDÊNCIA REGIONAL DO INMETRO - SC SC SUPERINTENDÊNCIA REGIONAL DO INMETRO - GO GO REPRESENTAÇÃO DO INMETRO NO RS RS Além das Unidades Gestoras destacadas, são celebrados convênios para delegação da execução de atividades junto aos Institutos de Pesos e Medidas IPEMs existentes nos Estados. Desta forma, a atuação da autarquia contempla todo o território nacional. Destacamos, a seguir, as execuções das metas físicas e financeiras, em relação aos valores orçamentários e indicadores, relativos ao Programa 0390 Metrologia e Qualidade Industrial, executado pela Unidade sob análise, considerando-se as quatro UGs e as transferências voluntárias ocorridas, bem como os valor realizado no último exercício. Página 5 de 24

5 Quadro I Previsão X Execução de metas físicas, financeiras e de indicadores Ação ID Indicador ou Medida Exercício de 2006 Realizado N.º Planejado Realizado 2005 Avaliação da conformidade Disponibilização às Pequenas e Médias Empresas de Serviços de Avaliação da Conformidade, Metrologia e Informação tecnológica 1.1 Meta Física Meta Financeira em R$ mil , , ,4 1.3 Índice de irregularidades de produtos fiscalizados 1.4 Nível de satisfação das empresas usuárias do serviço de certificação voluntária 1.5 Nº de Programas de avaliação de conformidade implantados 1.6 Produtividade na implementação de programas de avaliação da conformidade 1.7 Índice de recursos financeiros captados 1.8 Índice de cumprimento do Plano Anual de Fiscalização 1.9 Índice de divulgação do Programa de Análise de Produtos 1,28 5 1,28 1,40 94,0 96,6 94, ,80 5 6,58 7,00 90,0 78, Meta Física Meta Financeira em R$ mil 2.105,9 892, ,8 2.3 Nível de satisfação do usuário direto do serviço de informação tecnológica do INMETRO 2.4 Nível de utilização, pelas pequenas e médias empresas exportadoras, do serviço de informação tecnológica do INMETRO 2.5 Número de acessos ao site do INMETRO 2.6 Número de consultas à Base de Regulamentos Técnicos Metrológicos e de Avaliação de Conformidade 2.7 Nº de consultas à Base de Empresas Certificadas ISO Nº de consultas à Base de Empresas Certificadas ISO Nº de consultas à Base de Produtos, Processos e Serviços com Conformidade Avaliada 2.10 Nº de consultas à Base de Portarias de Aprovação de Modelo 90,0 93,5 91,1 40,0 62, Página 6 de 24

6 Ação Padronização e disseminação das unidades de medida Controle metrológico ID N.º Indicador ou Medida Exercício de 2006 Realizado 3.1 Meta Física Trabalhos Publicados Meta Financeira em R$ mil 7.285, , ,5 3.3 Nível de credibilidade do serviço de calibração e ensaio ofertado pelo INMETRO à indústria exportadora 3.4 Nível de satisfação das empresas usuárias do serviço de calibração e ensaio 3.5 Produtividade da calibração e ensaios de instrumentos e padrões de medição, com Rastreabilidade ao Sistema Internacional 90 92,0-91,0 98, Meta Física mil mil mil 4.2 Meta Financeira em R$ mil , , ,7 4.3 Índice de irregularidade de produtos pré-medidos 4.4 Índice de irregularidade na verificação de instrumentos de medição 2,75 2,16 2,10 6,0 5, Despesa per capita , , Nível de satisfação das empresas usuárias dos serviços de verificação periódica 4.7 Nº total de participações em eventos internacionais em metrologia legal 4.8 Nº de intercâmbios realizados com instituições congêneres 4.9 Eficiência do serviço descentralizado 4.10 Índice de auto suficiência 4.11 Nível de satisfação do usuário direito dos serviços de arqueação de tanques 4.12 Nº de exames pré-medidos autuados 4.13 Índice de RTM alinhados com recomendações da OIML 4.14 Nível de satisfação do usuário direito dos serviços de aprovação de modelos 4.15 Número de instrumentos/ produtos verificados pela RBMLQ-I 90,0 96,6 92, ,07 0,99-85,0 83,1 87, ,00 76,47-88,00 87,60 48, Custo por verificação 77,81 77,78 - Página 7 de 24

7 Ação Ampliação de infra-estrutura laboratorial Acreditada e Qualificada Assistência médica e odontológica aos servidores, empregados e dependentes Assistência préescolar aos dependentes dos servidores e empregados Auxílioalimentação aos servidores e empregados Auxíliotransporte aos servidores e empregados Capacitação de servidores públicos em processo de qualificação e requalificação Contribuição da união, de suas autarquias e fundações para o custeio do regime de previdência dos servidores Gestão e administração do programa Publicidade de utilidade pública ID N.º Indicador ou Medida Exercício de 2006 Realizado 5.1 Meta Física Meta Financeira em R$ mil 7.133, , ,6 6.1 Meta Física Meta Financeira em R$ mil 1.248, , ,1 7.1 Meta Física Meta Financeira em R$ mil 172,8 81,9 90,4 8.1 Meta Física Meta Financeira em R$ mil 1.479, , ,4 9.1 Meta Física Meta Financeira em R$ mil 150,2 123,5 130, Meta Orçamentária Meta Financeira em R$ mil 1.000,0 969, , Meta Financeira em R$ mil , , Meta Financeira em R$ mil , , , Meta Financeira em R$ mil 450,0 0 0 Sem ação 14.1 Índice de reconhecimento ,5 específica 14.2 Índice de confiabilidade 85,0 93,4 90,4 Resultados Globais Fonte: Sistema SIGPLAN (metas físicas e financeiras), Contrato de Gestão e Relatório de Gestão. Onde ID N.º = número identificador. 1 A ação não existia. 2 O valor registrado no SIGPLAN refere-se ao total executado no ano, enquanto que a meta definida refere-se ao valor mensal. Para ser possível a comparação, dividimos o valor do SIGPLAN por Repasse de valores por meio de GRU. 4 Em 2005 havia um único indicador denominado Nº de consultas atendidas, tendo sido executados atendimentos. 5 No Relatório de Gestão, as metas destes indicadores diferiam dos valores estabelecidos no Contrato de Gestão. Consideramos o valor deste último. Página 8 de 24

8 De acordo com o critério adotado pelo DEST em relação às empresas sob sua coordenação, para que um valor realizado seja considerado aceitável, ele precisa estar inserido no intervalo entre 90% e 110% do valor previsto. Por analogia, para a Unidade sob análise, nos casos em que o realizado se situou abaixo de 90% ou acima de 110% do previsto, foram solicitados esclarecimentos adicionais à Unidade. Pela análise dos dados constantes da tabela anteriormente mostrada, bem como pelo exposto no SIGPLAN, no Relatório de Gestão e em esclarecimentos adicionais fornecidos, concluímos que as metas e indicadores do INMETRO apresentaram o seguinte perfil: Gráfico I - Perfil das Metas e Indicadores - Ano 2006 Indicador Novo 14% Contrato Gestão 5% Meta Subestimada 11% Execução Justificada 21% Meta Superestimada 4% Aceitável 45% Fonte: Item do Anexo I. OBS.: Como: Execução Justificada entendam-se os casos em que a execução foi superior ou inferior ao esperado em mais de 10%, mas a Unidade apresentou informações que efetivamente justificam o ocorrido; Contrato Gestão, as metas estabelecidas no Contrato de Gestão e avaliadas pela Comissão de Avaliação do Contrato; Indicador Novo, os casos em que o indicador não existia em exercício anterior e que possuem difícil previsão. Avaliamos, ainda, a realização da relação meta financeira por meta física nos casos aplicáveis, e constatamos que, para todas as ações, exceto Assistência médica e odontológica aos servidores, empregados e dependentes e Auxílio-alimentação aos servidores e empregados, houve economia de recursos. Concluímos, portanto, que as execuções foram alcançadas a contento, ressalvadas as metas subestimadas e as superestimadas, estando em consonância com a missão institucional do INMETRO no exercício de 2006, de acordo com o item do Anexo I. 5.2 QUALIDADE E CONFIABILIDADE DOS INDICADORES DE DESEMPENHO UTILIZADOS A Unidade faz uso de diversos indicadores para a aferição de seu desempenho. No Relatório de Gestão não se encontram destacadas em sua totalidade, tendo sido selecionados pela unidade aqueles considerados de maior relevância. Destacamos, a seguir, por ação, os indicadores atualmente apresentados no Relatório de Gestão para avaliação do desempenho do Programa 0390: Página 9 de 24

9 Quadro II Indicadores apresentados no Relatório de Gestão Ação ID N.º Indicador ou Medida Tipo de Indicador Padrão de Desempenho* Fonte do Padrão Avaliação da conformidade Disponibilização às Pequenas e Médias Empresas de Serviços de Avaliação da Conformidade, Metrologia e Informação tecnológica Padronização e disseminação das unidades de medida 1.3 Índice de irregularidades de produtos fiscalizados 1.4 Nível de satisfação das empresas usuárias do serviço de certificação voluntária 1.5 Nº de Programas de avaliação de conformidade implantados 1.6 Produtividade na implementação de programas de avaliação da conformidade 1.7 Índice de recursos financeiros captados 1.8 Índice de cumprimento do Plano Anual de Fiscalização 1.9 Índice de divulgação do Programa de Análise de Produtos 2.3 Nível de satisfação do usuário direto do serviço de informação tecnológica do INMETRO 2.4 Nível de utilização, pelas pequenas e médias empresas exportadoras, do serviço de informação tecnológica do INMETRO 2.5 Número de acessos ao site do INMETRO 2.6 Número de consultas à Base de Regulamentos Técnicos Metrológicos e de Avaliação de Conformidade 2.7 Nº de consultas à Base de Empresas Certificadas ISO Nº de consultas à Base de Empresas Certificadas ISO Nº de consultas à Base de Produtos, Processos e Serviços com Conformidade Avaliada 2.10 Nº de consultas à Base de Portarias de Aprovação de Modelo 3.3 Nível de credibilidade do serviço de calibração e ensaio ofertado pelo INMETRO à indústria exportadora 3.4 Nível de satisfação das empresas usuárias do serviço de calibração e ensaio 3.5 Produtividade da calibração e ensaios de instrumentos e padrões de medição, com Rastreabilidade ao Sistema Internacional Efetividade 1,24% Contrato de Gestão Qualidade** 94% Contrato de Gestão Eficácia Eficiência 6,4 Contrato de Gestão Eficiência Eficácia Eficácia Qualidade** Efetividade Eficácia Eficácia*** Eficácia Eficácia Eficácia Eficácia 3.6 Calibrações Eficácia 3.7 Ensaios Eficácia Efetividade 92% Contrato de Gestão Qualidade** 93% Contrato de Gestão Eficiência 150 Contrato de Gestão Página 10 de 24

10 Ação Controle metrológico ID N.º Indicador ou Medida 4.3 Índice de irregularidade de produtos pré-medidos 4.4 Índice de irregularidade na verificação de instrumentos de medição Tipo de Indicador 4.5 Despesa per capita Eficiência 4.6 Nível de satisfação das empresas usuárias dos serviços de verificação periódica 4.7 Nº total de participações em eventos internacionais em metrologia legal 4.8 Nº de intercâmbios realizados com instituições congêneres 4.9 Eficiência do serviço descentralizado Padrão de Desempenho* Fonte do Padrão Efetividade 2,50% Contrato de Gestão Efetividade 5,0% Contrato de Gestão Qualidade** 90% Contrato de Gestão Eficácia Eficácia Eficiência 4.10 Índice de auto suficiência Eficiência 620 Contrato de Gestão 4.11 Nível de satisfação do usuário direito dos serviços de arqueação de tanques 4.12 Nº de exames pré-medidos autuados 4.13 Índice de RTM alinhados com recomendações da OIML 4.14 Nível de satisfação do usuário direito dos serviços de aprovação de modelos 4.15 Número de instrumentos/ produtos verificados pela RBMLQ-I Qualidade** Eficácia Eficácia Qualidade** Eficácia 4.16 Custo por verificação Eficiência Sem ação 14.1 Índice de reconhecimento Efetividade específica 14.2 Índice de confiabilidade Efetividade Resultados Globais Fonte: Contrato de Gestão e Relatório de Gestão. * Considerado como padrão de desempenho a meta estabelecida para o ano de 2008 no Contrato de Gestão. ** O Contrato de Gestão, bem como o Relatório de Gestão, celebrado entre o INMETRO e o MDIC, estabelecem que os indicadores assinalados são do tipo eficácia, posicionamento este do qual discordamos. *** No Relatório de Gestão indicava tratar-se de indicador de efetividade, o que discordamos. Os indicadores apresentados são seletivos, uma vez que permitem a medição do desempenho da Unidade relacionado a seus objetivos essenciais. Com exceção àqueles obtidos por meio de pesquisa, são simples e de baixo custo de obtenção, pois se relacionam a valores que devem necessariamente ser controlados pela Instituição e que são obtidos a partir de sistemas (Sistema Planest e Portal da RBMLQ-I). Por outro lado, os indicadores resultantes de pesquisas possuem maior complexidade, pois se faz necessária a adoção de critérios estatísticos para a sua obtenção, e possuem um custo associado, uma vez que dependem da contratação de empresa que realize a pesquisa. Em termos de cobertura e foco, os indicadores contemplam tanto os resultados finais obtidos, como é o caso da maioria dos indicadores de Página 11 de 24

11 eficácia, quanto o próprio processo envolvido, como no caso dos indicadores de eficiência e efetividade. Os indicadores são passíveis de rastreabilidade, com exceção daqueles obtidos por pesquisa, uma vez que o resultado obtido depende diretamente dos critérios estatísticos utilizados, e acompanhamento, e podem ser comparados com outros exercícios de modo a verificar o desempenho global. Acerca do grau de permanência e de estabilidade, os indicadores apresentam-se estáveis, sendo a apuração daqueles oriundos de sistemas de controle mais consistente do que os casos em que as informações decorrem de pesquisas. O período de aplicação dos indicadores mostra-se adequado. Com o objetivo de verificarmos a consistência e a confiabilidade dos indicadores, efetuamos testes sobre as informações. Para tal, solicitamos a apresentação das memórias de cálculo dos índices, bem como de toda a documentação que subsidiou a sua elaboração. Dado o fato de a Unidade possuir Contrato de Gestão celebrado, efetuamos amostra dos indicadores usados no instrumento, selecionando 41,7% dos casos (indicadores citados nos números 1.5, 3.5, 4.4, 14.1 e 14.2). Verificamos que: - os indicadores relacionados nos itens 1.5, 14.1 e 14.2 são obtidos a partir de pesquisas cujos resultados foram apresentados. Os documentos apresentavam o perfil dos entrevistados e os resultados obtidos. Também foram informados os critérios de amostragem e a sistemática utilizados. - o indicador 3.5 é obtido a partir de totalização efetivada pela diretoria correspondente, apresentada no formato de um relatório consolidado mês a mês. - o indicador 4.4 é calculado a partir de informações extraídas do Portal INMETRO RBMLQ, que é um sistema via web que permite a troca de informações entre o INMETRO e os órgãos da RMBLQ. - todos os valores componentes das memórias de cálculo analisadas coadunavam-se com os documentos de suporte. Consideramos que nenhum dos indicadores apresentados permite a análise da economicidade da gestão. Recomendação: Elaborar indicadores que permitam aferir a economicidade da gestão. 5.3 TRANSFERÊNCIAS VOLUNTÁRIAS Conforme exposto no item 5.1.1, o INMETRO delega a execução de suas atividades por intermédio de convênios celebrados junto aos IPEMs, de modo a operacionalizar sua atuação em todo o território nacional. Estes instrumentos, no entanto, não seguem as orientações da IN STN n.º 01/1997, não possuindo regulamentação específica acerca de sua execução. A fiscalização dos termos celebrados e da adequação de suas execuções é realizada por meio de auditorias anuais conduzidas pela Auditoria Interna do INMETRO. Página 12 de 24

12 Atualmente, o INMETRO possui 20 termos vigentes cujo objeto é a delegação de execução das atividades de metrologia legal e da qualidade de bens e serviços de competência do INMETRO. Por meio da análise de amostra dos convênios celebrados para delegação de execução de atividades, verificamos que, de modo geral, os documentos gerados em função da fiscalização realizada pela Auditoria Interna concluem pelo cumprimento da legislação em vigor, destacando itens a serem aprimorados e ressalvando algumas deficiências que causam prejuízo ao erário. Entendemos, portanto, com base nos documentos elaborados, estarem sendo realizadas atividades sistemáticas de fiscalização para avaliação do uso dos recursos e da execução dos termos de convênio. Destacamos, a seguir, as constatações consideradas de maior relevância apresentadas nos relatórios elaborados pela Auditoria Interna: - Não ressarcimento de servidor cedido ou deficiência na documentação da cessão; - Morosidade de inscrição de valores a receber em Dívida Ativa; - Deficiências quanto aos procedimentos operacionais relacionados à atividade de metrologia; e - Deficiências na condução de processos licitatórios. Além dos convênios acima citados, o INMETRO, por meio de suas quatro UGs, celebra, também, instrumentos amparados pela IN STN n.º 01/1997. Efetuamos amostra destes instrumentos, tendo sido verificadas fragilidades na formalização e prestação de contas relacionadas. Destacamos as principais constatações observadas: Ausência dos seguintes elementos no processo: Plano de Trabalho, documentos de habilitação e documento de apreciação técnica do processo; - Liberação de parcela antes de comprovação integral de duas parcelas anteriores; e - Ausência de apresentação de prestação de contas. Consideramos que todos os objetos dos instrumentos analisados guardavam pertinência com a missão institucional do INMETRO. 5.4 REGULARIDADE DAS LICITAÇÕES E CONTRATOS Destacamos, a seguir, a distribuição de aquisições efetivadas, decorrentes de procedimentos licitatórios e de dispensas e inexigibilidades de licitação, praticados pelas UGs sob análise: Página 13 de 24

13 Tabela I Distribuição das aquisições realizadas Tipo de Aquisição Quantidade no Exercício Valor R$ % Quantidade sobre Total UG Dispensa de licitação* % Valor sobre Total ,44 94,5 64,5 Inexigibilidade ,08 1,1 1,5 de Licitação Pregão ,62 4,4 34,0 Total ,14 UG Dispensa de licitação ,20 94,6 32,2 Pregão ,20 2,7 64,2 Eletrônico Convite ,20 1,8 0,9 Tomada de Preços ,77 0,9 2,7 Total ,37 UG Dispensa de licitação ,91 86,4 37,0 Inexigibilidade ,00 4,5 15,6 de Licitação Pregão ,70 4,5 34,3 Eletrônico Tomada de Preços ,00 4,5 13,2 Total ,61 UG Convite ,72 0,6 0,9 Dispensa de ,27 69,5 35,8 licitação Inexigibilidade ,04 7,0 4,1 Pregão ,51 11,0 21,5 Eletrônico Pregão ,71 5,5 12,7 Eletrônico SRP Pregão ,25 2,4 15,3 Presencial Pregão ,60 1,2 0,8 Presencial SRP Tomada de preços ,38 2,7 9,0 Total ,48 Fonte: Resposta à Solicitação de Auditoria n.º 01. Onde SRP = Sistema de Registro de Preços. *Parte das dispensas de licitação efetivadas possuem embasamento legal nos incisos V, XI e XXI do artigo 24 da Lei n.º 8.666/1993. Por meio da análise da amostra de processos, verificamos que: - em 66,7% dos casos houve a ocorrência de falhas formais, estando a sua distribuição demonstrada no Gráfico II a seguir: Página 14 de 24

14 Gráfico II - Perfil de Processos com Falha Formal por UG % % % % Fonte: Análises realizadas. - 17,9% dos processos analisados apresentaram falhas consideradas de maior gravidade, estando a sua distribuição destacada no Gráfico III a seguir: Gráfico III - Perfil de Processos com Falha de Maior Gravidade por UG % % % Fonte: Análises realizadas. - 10,3% dos processos analisados apresentaram mais de uma falha considerada de maior gravidade, estando a sua distribuição destacada no Gráfico IV a seguir: Gráfico IV - Perfil de Processos com mais de uma Falha de Maior Gravidade por UG % % Fonte: Análises realizadas. Relacionamos, a seguir, as principais constatações, relativas às falhas consideradas de maior gravidade, cujo detalhamento pode ser obtido em itens específicos do Anexo I: (a) Inadequação e ausência de pesquisas de preços preliminares às aquisições. Página 15 de 24

15 Verificamos: ausência de apensamento aos processos da pesquisa de preços que embasou a estimativa; pesquisas de preços insuficientes, devido à utilização de cotação de uma única empresa, com proposta anexada ao processo sem assinatura; e ausência de pesquisa de preços e de estimativa. (b) Inadequação de justificativas de preço de aquisições por meio de dispensa e inexigibilidade de licitação. Não constavam dos processos justificativas para os preços praticados. Em um dos casos foi apensada ao processo proposta da contratada, o que não se configura como justificativa. (c) Preterição à aquisição por meio de pregão eletrônico sem justificativa. Foi efetivada a aquisição de material por meio da modalidade de licitação tomada de preços, sem apresentar justificativa para a não realização de pregão eletrônico. (d) Fracionamento de despesas em detrimento do devido procedimento licitatório. A análise da relação de empenhos emitidos de janeiro a julho de 2006, demonstrou a ocorrência de fracionamento de despesas, efetivadas por meio de dispensa baseada no inciso II do artigo 24 da Lei n.º 8.666/1993 e de empenhos cujo campo Modalidade Licitatória indicava a expressão NÃO SE APLICA. Foram contemplados os seguintes objetos: aquisição de combustível, aquisição de material de informática, serviços de desembaraço alfandegário, serviços de frete e armazenagem. (e) Contratações com a utilização da modalidade de licitação inadequada ou sem a realização do devido procedimento licitatório. Verificamos a ocorrência de três situações: contratação por meio de dispensa de licitação, por valor, enquadradas no limite estabelecido pelo inciso II do artigo 24 da Lei n.º 8.666/1993, com pagamento, em 2006, superior ao limite legalmente estabelecido; contratação por meio de dispensa de licitação ocorrida em exercícios anteriores com pagamento superior ao limite legalmente estabelecido; e contratações por meio de convite ou tomadas de preço ocorridas em exercícios anteriores, com pagamento agregado superior ao limite legalmente estabelecido. (f) Estimativa inadequada de preços e elaboração inadequada de edital de licitação. Análise da contratação de serviços para organização de eventos, tendo sido verificada estimativa de preços sem embasamento e sem refletir as reais necessidades da Unidade, Planilha de Preços constante do edital elaborada de forma incorreta, por não prever colunas para a informação do número de participantes e a totalização do valor a ser efetivamente pago; ausência de fixação do número de participantes de eventos de grande porte e de previsão de estimativa de um custo por participante adicional até um limite final e inalterável nas condições originalmente contratadas; ocorrência de orientação inadequada do INMETRO às licitantes, posto que as informações prestadas contrariaram Página 16 de 24

16 as disposições do edital; e proposta da empresa vencedora sem atender à Nota 4 da planilha de preços. (g) Efetivação de contratação de serviços sem a formalização de instrumento contratual e falhas nos procedimentos de contratação adotados. Evidenciou-se a contratação verbal de serviço técnico especializado de aluguel de um resfriador de líquido. A empresa iniciou a prestação dos serviços antes da conclusão do processo de contratação. (h) Contratação de serviços de telefonia móvel e fixa sem a regular efetivação do procedimento licitatório. O INMETRO efetivou empenhos para contratação de serviços de telefonia móvel e fixa sem embasamento legal. Por meio de verificação do sistema SIAFI, constatamos que o fato já vem ocorrendo há, pelo menos três exercícios. (i) Contratação com base no inciso IV do artigo 24 da Lei n.º 8.666/1993 sem a devida caracterização da situação emergencial ou calamitosa que justificasse a dispensa. A análise de amostra dos processos de aquisições efetivadas por meio de dispensa de licitação, com base no inciso IV do artigo 24 da Lei n.º 8.666/1993, conduzidos pelas UGs sob análise, demonstrou que não houve a devida caracterização da situação emergencial ou calamitosa nos casos a seguir: UG aquisições de combustíveis e lubrificantes, contratação de serviço de limpeza, conservação e copeiragem, e contratação de serviço de telefonia fixa. UG contratação de serviço de telefonia, e contratação de serviço de telecomunicações. (j) Falta de atuação de fiscal e de gerente de contrato, formalmente designados. Registramos as seguintes falhas levantadas: ausência de evidência de ação de fiscalização e/ou acompanhamento por parte de fiscal e/ou gerente formalmente designados. As falhas encontradas referiram-se a: falta de conferência do comprovante de quitação de recolhimento do FGTS e do INSS, atesto de notas fiscais pela pessoa não designada, ausência de Boletim de Medição e Avaliação de Serviços, Relatório Mensal de Fiscalização de Contrato e minuta do Relatório Gerencial de Acompanhamento de Contratos e Convênios. (l) Prorrogações de contratos sem observância dos requisitos legais exigidos, não sendo comprovada a manutenção das condições e preços mais vantajosos para a Administração. Constatamos ausência de: comprovação do aumento de custo dos valores repactuados com a assinatura de Termo Aditivo; justificativa por escrito e autorização prévia pela autoridade competente para a prorrogação; declaração da qualidade dos serviços prestados por meio de pesquisa de satisfação ou declaração de satisfação antes da prorrogação; evidência de formalização de prorrogação; e pesquisa de preços anteriormente à assinatura de aditivo. Página 17 de 24

17 (m) Alteração de valores relacionados a serviços contratados, sem amparo do respectivo aditivo contratual, e prorrogação de contrato cujo embasamento legal apresentava-se originalmente indevido. Analisado contrato no valor de R$ ,00, referente à contratação de serviços técnicos especializados relacionados com a implementação dos macroprocessos constantes do Plano Estratégico do INMETRO fornecendo suporte técnico e operacional para as atividades de pesquisa, ensino e desenvolvimento institucional, inclusive no que concerne à continuidade do Plano de Modernização do INMETRO, por meio de dispensa de licitação baseada no inciso XIII do artigo 24 da Lei n.º 8.666/1993. Identificamos dois tipos de impropriedades relacionadas ao Processo: Aumento dos valores cobrados pelos profissionais disponibilizados sem amparo do termo aditivo correspondente e sem a apresentação de pedido de repactuação e comprovação do aumento de custos; e efetivação de prorrogação de contrato cujo embasamento legal originalmente utilizado não se coaduna à execução dos serviços. Neste último caso consideramos as seguintes impropriedades: apesar de haver pesquisa de preços constante do processo, uma vez que não há qualquer termo de referência ou projeto básico que determine quais são os serviços a serem prestados e que não consta sequer relação de profissionais para que pudéssemos comparar os preços unitários apresentados, consideramos impossível avaliar se a pesquisa serve de base comparativa aos preços praticados no contrato em questão, e, de maneira análoga ao ocorrido no exercício anterior, a justificativa apresentada não esclarece, nos termos do objeto contratado, o motivo da necessidade de prorrogação, uma vez que as atividades realizadas pela contratada, em sua maioria, são rotineiras do ponto de vista da Unidade, algumas delas, inclusive, elaboradas concorrentemente entre os servidores e os contratados, não se coadunando com um contrato não contínuo e que deveria ter início e fim definidos. (n) Pagamentos sem respaldo contratual por extrapolação do valor estabelecido para o período pactuado. Constatamos, em duas situações, que a soma dos valores pagos aos contratados extrapolou o valor estabelecido para o período pactuado: Contrato n.º 5/2006, referente ao fornecimento de combustíveis e lubrificantes, no valor de R$ ,00. Os pagamentos realizados pelo INMETRO totalizaram R$ ,41, até 31/07/2006; e Contrato n.º 9/2006, referente ao fornecimento de combustíveis e lubrificantes, no valor de R$ ,00. Os pagamentos realizados pelo INMETRO totalizaram R$ , até 31/07/2006. (o) Pagamentos indevidos no âmbito do Contrato n.º 188/2003 (Processo 6684/2003). Na verificação dos documentos do processo de pagamento, comprovamos: ausência de retenção de INSS sobre os pagamentos efetuados; ausência do comprovante de quitação de recolhimento do FGTS e do INSS, competências de janeiro a julho e de setembro, bem como do comprovante do pagamento salarial (espelho da folha de pagamento); existência de cobranças indevidas ao INMETRO de valores nas colunas de encargo, de plano de saúde e de taxa da Fundação relativos a prestadores ausentes por motivo de férias e licença maternidade (um caso), e verbas Página 18 de 24

18 rescisórias, as quais estão figurando na coluna hora-extra, embora não se refiram a essa rubrica; os profissionais não constam da relação de trabalhadores do Comprovante de Declaração das Contribuições a Recolher à Previdência Social (competência junho/2006); e ocorrência de pagamento a servidor público, da ativa, por serviços de consultoria ou assistência técnica, por intermédio desse contrato. (p) Prestadores de serviços contratados de forma imprópria no âmbito do Contrato n.º 188/2003 (Processo n.º 6684/2003). Foram constatadas as seguintes impropriedades: realização de atividades administrativas e rotineiras, que não se coadunam com o fundamento legal utilizado para essa contratação; contratação de servidores por meio da modalidade bolsista; admissão, via Contratada, a título de Bolsista, de oito servidores públicos federais, da ativa, de outro Órgão, seis aposentados de outro Órgão, e vinte aposentados do próprio INMETRO; e efetivação de visto de aproximadamente 25% das folhas de freqüência individual, relativas ao mês de setembro/2006, por servidor do INMETRO, configurando subordinação direta. Dentre o total de fatos constatados, e considerando os processos listados no escopo, observou-se o seguinte comportamento: UG ,3% dos processos apresentaram pelo menos uma falha formal e 33,3% dos processos contemplaram falha de maior gravidade. UG % dos processos apresentaram falhas formais. UG ,7% dos processos apresentaram pelo menos uma falha formal e 77,8% dos processos contemplaram falha de maior gravidade (sendo que em 42,9% destes casos os processos constavam em mais de um apontamento). UG ,0% dos processos apresentaram pelo menos uma falha formal e 33,3% dos processos contemplaram falha de maior gravidade (sendo que em 75,0% destes casos os processos constavam em mais de um apontamento). A maioria das causas relatadas nas constatações reporta-se à ausência ou à fragilidade do devido controle para impedimento da efetivação das impropriedades. Pela análise dos gráficos anteriores, verifica-se que as UGs e necessitam receber ações específicas para o saneamento dos problemas identificados. Recomendação: O INMETRO deve desenvolver e documentar controles relacionados à gestão de suprimento de bens e serviços, especialmente quanto à formalização dos processos, à pertinência e adequação das peças processuais, aos pagamentos; e efetuar, por meio de sua Diretoria de Qualidade e da Auditoria Interna, atividades de verificação do efetivo uso dos instrumentos criados. A análise do perfil das UGs demonstra, ainda, ser necessária uma ação de orientação e treinamento aos servidores atuantes nas UGs e Página 19 de 24

19 5.5 REGULARIDADE NA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS As análises efetuadas para a verificação da adequada gestão de recursos humanos demonstraram a ocorrência de falhas formais e falhas consideradas de maior gravidade. Listamos, a seguir, as constatações consideradas de maior relevância: (a) Pagamento a servidor público, da ativa, por serviços de consultoria ou assistência técnica. Em consulta ao SIAPE e ao SIAFI, exercício 2006, constatamos que, indiretamente, via Contrato n.º 188/2003, o INMETRO efetuou pagamentos, por serviços de consultoria ou assistência técnica, a servidores públicos que constavam como ativo permanente, com lotação e em exercício, no quadro de pessoal de outros Órgãos da administração pública federal. Os servidores foram contratados sob a forma de Bolsista, por intermédio de contrato celebrado entre o INMETRO e empresa fornecedora de serviços técnicos especializados, nos cargos de consultor, assistente e assessor técnico. (b) Pagamento de ajuda de custo cujo processo apresentava formalização deficiente, sem constar a comprovação do efetivo deslocamento. A análise de amostra de processos de pagamento de ajuda de custo evidenciou a instrução dos autos com as documentações básicas, exceto quanto às falhas a seguir destacadas: ausência de ofícios de requerimento do Órgão interessado; não inclusão da planilha de cálculo, referente às rubricas pagas; e ausência de informações quanto à necessidade de comprovação do efetivo deslocamento do servidor e de seus dependentes. (c) Ausência de comprovação da exclusão de pagamento de servidor falecido e descumprimento do 3 do artigo 226 da Lei n /1990, quanto ao prazo de pagamento do benefício auxílio funeral. A análise de atos de concessões de auxílio funeral efetivados no exercício permitiu a aferição e comprovação da exatidão comprobatória das documentações que respaldaram as concessões do benefício. No entanto, constatamos as seguintes falhas: desrespeito ao prazo de 48 horas estabelecido em Lei, referente a pagamento de auxílio funeral e não inclusão do documento extraído do SIAPE que comprove a suspensão/exclusão do pagamento do ex-servidor. As verificações demonstram que a maior parte dos problemas observados são decorrentes de falhas nos controles internos da Unidade. Nos itens constantes do Anexo I são apresentadas recomendações para o saneamento das pendências. 5.6 CUMPRIMENTO DAS DETERMINAÇÕES DO TCU No exercício de 2006 foram emitidos dois Acórdãos do TCU ao INMETRO. O Quadro III a seguir mostra, por Acórdão, o quantitativo de determinações / recomendações pendentes ou implementadas ao longo do exercício de 2006: Página 20 de 24

20 Quadro III Situação das determinações do TCU Verificação das determinações no exercício de 2006 Acórdão n.º Pendentes Implementadas Totalmente Implementadas Parcialmente Qtde % Qtde % Qtde % 1.591/ Plenário /2006 Segunda Câmara Fonte: Análises realizadas. No item do Anexo I, consta a identificação individualizada das determinações, o seu grau de implementação, e, no caso de não ter sido promovido o atendimento total, referência à constatação decorrente das análises efetivadas. 5.7 ATUAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA A Auditoria Interna AUDIN do INMETRO é responsável pela avaliação do desempenho das Unidades conveniadas e representações, distribuídas em todo o território nacional. O escopo dos trabalhos compreende a verificação da comprovação da conformidade às normas vigentes dos procedimentos de natureza orçamentária, contábil, financeira, patrimonial e de recursos humanos, bem como a verificação da adequação entre os meios empregados e os resultados alcançados, quando assim determinado pelo Presidente da Unidade (na prática verifica-se que esta análise é realizada como regra). A AUDIN contempla, ainda, a atividade de avaliação da Prestação de Contas Anual do INMETRO, para o exame e emissão de parecer prévio, auditorias operacionais nas diretorias, coordenações e demais áreas do INMETRO, e auditorias extraordinárias, executadas por demandas externas, tal como denúncia. Ressalte-se que a abordagem de a AUDIN concentrar a maior parte de suas atividades na verificação de unidades conveniadas decorre da previsão deste tipo de avaliação nos Termos de Convênio celebrados com os IPEMs. Ressaltamos, a seguir, os vários aspectos pertinentes à Auditoria Interna, separados por item de avaliação: EQUIPE DE AUDITORIA E FERRAMENTAS DE TRABALHO: A Auditoria Interna do INMETRO - AUDIN possui um total de 17 pessoas alocadas, sendo que destas, há um auditor-chefe, nove servidores que trabalham na execução dos trabalhos de auditoria e sete profissionais de apoio. Conforme abordado no último exercício, consideramos desproporcional o quantitativo de pessoas alocadas em atividades de apoio, uma vez que a equipe restante, de apenas dez auditores, efetua avaliações em todos os convênios, na representação e superintendências, bem como nas diretorias do INMETRO. A metodologia para a execução dos trabalhos encontra-se formalizada nos documentos Normas Internas Gerais da AUDIN, NIG-AUDIN-001 e NIG- AUDIN-002, bem como no Manual da Qualidade, MQ/AUDIN. Os documentos contêm orientações gerais acerca das competências e forma de trabalho da auditoria interna. Não identificamos manual contendo descrição de procedimentos de auditoria. Página 21 de 24

21 AUDITORIAS REALIZADAS: No Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna - PAINT de 2006, foram planejadas 37 atividades de auditoria para o exercício, sendo 8 atividades não programadas inseridas nesse período. Todas as 45 atividades foram concluídas até 31 de dezembro de Não houve a necessidade de reprogramação de atividades. TREINAMENTO: O PAINT de 2006, apesar de esta deficiência ter sido apontada pela CGU quando da análise da minuta do PAINT e de ter sido solicitado o saneamento da pendência, não discriminou a descrição sumária dos treinamentos que seriam realizados. Constava do documento a previsão do gasto de 80 horas (para cada um dos 17 recursos). Consideramos este quantitativo de horas adequado à manutenção da capacidade técnica da equipe, porém insuficiente para o desenvolvimento de novas capacidades, situação esta que teria o objetivo de capacitar os recursos utilizados no apoio de atividades para a realização de atividades de auditoria. O RAINT de 2006, por sua vez, também não apresentou a relação de treinamentos realizados, o que nos impede de emitir opinião quanto à sua pertinência. Em termos de horas gastas, informou terem sido realizadas 1760 horas com treinamento (160 horas 11 recursos). Entendemos inadequado não ter sido realizado o treinamento de toda a equipe. Não foi possível verificar se algum dos treinamentos teve por objetivo capacitar as pessoas alocadas em atividades de apoio para que passem a realizar atividades de auditoria. ALOCAÇÃO DE HORAS: Os trabalhos desenvolvidos para a verificação da correta aplicação de recursos pelos IPEMs, o atendimento aos diversos órgãos de controle, e a realização de trabalhos extraordinários, apresentou a seguinte distribuição de horas: Tabela II Distribuição das horas alocadas X realizadas nas atividades de auditoria Atividade Distribuição % das Distribuição % das horas alocadas PAINT 2006 horas realizadas RAINT 2006 AVALIAÇÃO PRESTAÇÃO 6,4 5,9 CONTAS ANUAL AVALIAÇÃO CONVÊNIOS, 47,0 38,8 SUPERINTEDÊNCIA E REPRESENTAÇÃO AVALIAÇÃO INMETRO 11,6 20,8 TREINAMENTO 21,9 26,2 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 13,1 3,8 OUTROS - 4,5 Fonte: PAINT 2006 e RAINT O fato de a AUDIN ser responsável pela verificação dos recursos alocados aos IPEMs faz com que sua atuação seja reduzida quanto à gestão do INMETRO. Dentre um total de 45 atividades executadas, verificamos que 93,3% referiram-se a atuações diretas no INMETRO e outras UGs associadas. Consideramos, porém, que o fato de todos os processos que tramitam na Unidade receberem chancela da Auditoria Interna, representa, por si só, uma ação de controle. Página 22 de 24

22 Pelas informações do PAINT, para os recursos que efetivamente realizam atividades de auditoria, seriam gastos 190 dias, correspondentes a horas. Na descrição dos trabalhos, porém, perfaz-se um total de horas a serem executadas. Já o RAINT informa terem sido gastas horas. De modo idêntico ao exercício anterior, apesar de a AUDIN ter indicado no RAINT a execução de 100% das atividades previstas, bem como das ações extraordinárias, consideramos que as horas gastas ou não estão sendo adequadamente reportadas, ou não estão sendo executadas de maneira eficiente. Consideramos, ainda, que deveria constar do PAINT e do RAINT as atividades a serem elaboradas pela equipe de apoio e as horas previstas. ADEQUAÇÃO DO RAINT: A IN SFC n.º 01/2007 estabelece o conteúdo do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna e do Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna. Os artigos 4º a 8º do normativo descrevem o conteúdo a ser abordado no RAINT. Ao compararmos o normativo com o RAINT apresentado, verificamos que apenas os incisos II a V do artigo 5º foram contemplados. RELATÓRIOS ELABORADOS: Em relação aos trabalhos elaborados pela auditoria interna, analisamos amostra de relatórios decorrentes de atividades de auditoria ordinária realizados nos IPEMs e no INMETRO e de auditoria extraordinária. Elencamos, a seguir, considerações acerca dos documentos: (a) Os relatórios decorrentes dos trabalhos de auditoria ordinária nos IPEMs contemplavam, em sua maioria, as seguintes áreas de gestão: Financeira, Contábil e Administrativa, Informática, Jurídica, Metrologia e Qualidade. Os documentos continham informações atinentes às áreas auditadas e, de modo geral, apresentavam análises e recomendações consistentes. Identificamos, porém, as seguintes deficiências nos relatórios: - Não constava do escopo dos trabalhos a representatividade da amostra em relação à população sob análise e a enumeração de todos os processos componentes da amostra; - Não constava informação acerca dos valores e quantitativo (em alguns casos constava apenas o quantitativo) de aquisições por modalidade de licitação, bem como de dispensas e inexigibilidades de licitação ocorridas no período sob exame; - As verificações atinentes à qualidade, apesar de apresentarem não conformidades, não efetuaram recomendações para o saneamento dos problemas; e - Não foi incorporado aos relatórios o pronunciamento do auditado. (b) Acerca das auditorias ordinárias realizadas no âmbito do INMETRO, verificamos terem sido analisados, de modo geral, aspectos atinentes a: quadro de pessoal, instalações, controles no acompanhamento de convênios e assemelhados, execução de processos específicos de cada Página 23 de 24

23 diretoria ou coordenação, arrecadação, e execução do plano anual. Verificamos que os relatos identificaram problemas muito similares àqueles relacionados no presente Relatório de Auditoria. As recomendações emitidas visaram ao saneamento das falhas, bem como à observância de atendimento às orientações expedidas pela CGU. (c) Em relação às auditorias extraordinárias, verificamos que o objeto de apuração foi decorrente de solicitação direta da presidência ou de denúncia. Em todos os documentos componentes da amostra houve averiguação da pertinência total ou parcial dos problemas apontados. Consideramos todas as recomendações constantes dos relatórios elaborados em decorrência das auditorias extraordinárias adequadas, pertinentes e vislumbrando sempre o ressarcimento ao erário. 5.8 CONCESSÃO DE DIÁRIAS Para a verificação da adequação dos procedimentos relacionados à concessão e prestação de contas de diárias no país e no exterior, analisamos processos referentes a servidores e colaboradores eventuais. Foram observados os seguintes aspectos: justificativas quanto à necessidade das viagens; pagamentos de diárias em finais de semana e feriado; relatórios de viagens; e ticket de embarque. Foram constatadas as seguintes deficiências: - Falhas na instrução dos processos de concessão de diárias nacionais (falta de clareza na descrição da justificativa e ausência de bilhete de viagem). - Falhas na instrução dos processos de concessão de diárias internacionais (existência de: rasuras e documentação duplicada; ausência de: datação, relatório de viagem, bilhete de viagem e cronologia das informações). - Pagamento de Diárias em espécie, em desacordo com o Manual do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal SIAFI. Todas as falhas identificadas possuíram como causa ou a inexistência ou a fragilidade de controles internos. A Auditoria Interna, por sua vez, em atividade regular de auditoria na Diretoria de Administração e Finanças identificou, ainda, a ocorrência de pagamento de diárias internacionais a menor devido à existência de normativo interno na Unidade que não se coaduna à legislação em vigor. Este assunto encontra-se detalhado no item do Anexo I. Recomendação: Implementar e documentar controles internos relacionados à concessão e prestação de contas de diárias; e efetuar, por intermédio de sua Diretoria de Qualidade, atividades de verificação do efetivo uso dos instrumentos criados. Página 24 de 24