C Â M A R A M U N I C I P A L D E E S P I N H O

Transcrição

1 REGULAMENTO INTERNO DOS SERVIÇOS MUNICIPAIS Serviços A Câmara Municipal de Espinho dispõe dos seguintes serviços: Serviços de apoio aos órgãos municipais: Gabinete de Protecção Civil; Gabinete de Assessoria Técnica; Gabinete de Apoio Pessoal; Conselho Municipal de Segurança Pública; Conselho Municipal de Educação. Serviços de apoio instrumental: Departamento de Administração Geral: Divisão de Informação Municipal: Centro Municipal de Sistemas de Informação Geográfica e Cartográfica; Centro de Informática, de Sistemas e Telecomunicações; Serviço de Documentação e Informação; Serviço de Promoção das Novas Tecnologias e Multimédia. Divisão de Administração Geral: Secção de Expediente e Arquivo; Secção de Notariado, Contratos e Contencioso; Serviço de Fiscalização Municipal. Divisão de Apoio aos Órgãos Autárquicos: Secção de Apoio ao Órgão Executivo; Secção de Apoio ao Órgão Deliberativo. Departamento de Gestão de Recursos: Divisão de Gestão de Pessoal: Secção de Administração de Pessoal; Secção de Processamento de Abonos. Divisão de Qualificação de Recursos Humanos: Gabinete de Qualificação; Gabinete de Intervenção Social; Secção de Recrutamento e Selecção. Divisão de Contabilidade e Património: Secção de Contabilidade; Secção de Compras;

2 Secção de Aprovisionamento; Secção de Inventário e Cadastro. Divisão de Planeamento, Controlo e Gestão Financeira: Gabinete de Auditoria e Controlo; Gabinete de Planeamento; Secção de Rendimentos; Tesouraria. Serviços operativos: Departamento de Serviços Básicos: Divisão de Obras Municipais; Divisão de Águas e Saneamento: Secção de Apoio Administrativo. Divisão de Higiene Pública: Divisão de Trânsito e Serviços Instrumentais; Divisão de Abastecimento Público: Secção de Apoio Administrativo. Secção de Apoio Administrativo. Departamento de Ordenamento e Ambiente: Divisão de Estudos e Planeamento; Divisão de Gestão Urbanística; Divisão de Qualidade do Ambiente; Divisão de Habitação; Secção de Licenciamento e Apoio Administrativo. Departamento de Desenvolvimento Local: Divisão de Educação; Divisão de Acção Social; Divisão de Apoio à Juventude; Divisão de Apoio às Actividades Económicas; Secção de Apoio Administrativo. Departamento de Dinamização Sócio-Cultural Divisão de Acção Cultural; Divisão de Património e Museologia; Divisão de Dinamização Desportiva; Divisão de Leitura Pública; Divisão de Turismo; Secção de Apoio Administrativo.

3 Dependência hierárquica Os serviços referidos no artigo anterior, dependem hierárquica e funcionalmente do presidente da Câmara ou, no todo ou em parte, dos vereadores em regime de tempo inteiro ou de meio tempo, a quem sejam delegadas essas competências. Atribuições comuns a todos os serviços Constituem atribuições comuns aos vários serviços que compõem esta Câmara: Elaborar e submeter a apreciação superior instruções, circulares, pareceres, regulamentos e normas, considerados necessários ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas mais aconselháveis, no âmbito de cada serviço; Colaborar no âmbito da elaboração dos documentos previsionais e de prestação de contas; Coordenar a actividade das unidades dependentes de cada um dos respectivos serviços e verificar da correcta execução das tarefas tendo em conta os prazos legais e superiormente determinados; Assistir, sempre que for determinado, às reuniões da Câmara Municipal e Assembleia Municipal; Remeter ao arquivo geral os documentos e processos que tenham obtido decisão final, no fim de cada ano civil; Zelar pelo cumprimento dos deveres gerais do seu trabalho; Preparar, quando disso incumbidos, estudos e análises acerca de assuntos que careçam de deliberação da Câmara Municipal; Verificar o cumprimento dos regulamentos e normas de controlo interno, tendo em conta a organização dos serviços a que pertencem; Promover e/ou participar em reuniões de coordenação com os respectivos departamentos e outras unidades orgânicas do departamento a que pertençam, sempre que se revelem necessárias; Assegurar outras funções e tarefas que lhes sejam incumbidas superiormente e que se encontrem inseridas no âmbito das suas funções. Departamento de Administração Geral (DAG) 1 - Este departamento, a cargo de um director de departamento, é responsável pela administração geral do aparelho organizativo, sem prejuízo das funções deste teor desempenhadas pelos núcleos administrativos colocados sob a directa dependência dos restantes departamentos da estrutura. 2 - Compete-lhe assegurar o expediente geral, os licenciamentos não atribuídos a outros sectores, a organização processual e o tratamento automático da informação, prestando apoio directo aos órgãos deliberativo e executivo do município.

4 Divisão de Informação Municipal (DIM) Constituem atribuições desta Divisão, a cargo de um chefe de divisão: Promover e orientar o processo de informação municipal por forma a assegurar-lhe coerência, fiabilidade e eficácia e, de um modo geral, promover a utilização extensiva de tecnologias modernas e adaptadas à actividade municipal; Analisar, de modo continuado, no quadro das medidas de organização estrutural e funcional dos serviços e de desburocratização e modernização administrativa, as necessidades e prioridades dos diversos serviços quanto a soluções informáticas; Propor e supervisionar tecnicamente todos os processos de aquisição de equipamentos e de suportes lógicos; Assegurar a administração, a manutenção e a adequada exploração dos sistemas informáticos instalados, incluindo os respectivos sistemas de protecção, segurança e controlo de acesso e redes de comunicações, da responsabilidade directa do Gabinete ou atribuídos à exploração de outros serviços; Gerir e operar os sistemas municipais de comunicações, compreendendo as redes telefónica e de transmissão de dados. Centro Municipal de Sistema de Informação Geográfica e Cartográfica (CMSIGC) Cabe a este centro: Promover a criação de uma base de dados geo-referenciados de carácter geográfico, demográfico, económico, ambiental, sociológico e cultural, e proceder aos estudos necessários ao suporte de decisões municipais, fundamentadas e oportunas, tendentes à promoção do desenvolvimento social e económico do concelho; Utilizar os recursos informáticos municipais, de forma a alimentar a geo-referenciação de dados municipais; Executar aplicações específicas no âmbito do Sistema de Informação Geográfica (SIG) que possam responder às necessidades particulares de cada um dos serviços municipais; Assegurar a validação da cartografia digital do concelho de modo a poder integrar na sua base os diferentes estudos, projectos e planos urbanísticos necessários ao funcionamento dos outros departamentos, divisões ou serviços; Responsabilização por actas e protocolos no âmbito da cartografia municipal; Organizar e manter devidamente actualizado o sistema de informação geográfica do município; Realizar trabalhos próprios da sua especialidade, utilizando para o efeito a base de dados georeferenciada quando solicitada nomeadamente no que concerne a medições e cálculo de áreas,

5 comprimentos e perímetros e ainda operações específicas do SIG como sejam a intercepção de polígonos com informação associada, cálculos estatísticos, etc; Validar a execução do registo cartográfico das pretensões, processos, redes e equipamentos, mantendo actualizadas as plantas cadastrais do município; Sistematizar e integrar na base de dados concelhia a informação referente ao património concelhio, mantendo essa informação actualizada; Promover a aquisição de serviços na área dos levantamentos topográficos e assegurar o seu acompanhamento; Colaborar na atribuição da toponímia do município; Colaborar com os restantes departamentos, divisões e/ou serviços no que respeita à recolha e tratamento da informação para posterior disponibilização; Colaborar com a Protecção Civil na elaboração da Carta Municipal de Emergência; Disponibilizar informação geográfica na página da Internet de Espinho, nomeadamente PDM, redes municipais, planos de pormenor e prédios em construção. Centro de Informática, Sistemas e Telecomunicações (CIST) Constituem atribuições deste Centro: Organizar e promover o controlo de execução das actividades do CIST; Colaborar nos estudos conducentes à definição das políticas de informática da Câmara Municipal; Propor a aquisição e assegurar a instalação, operação, segurança e manutenção dos equipamentos informáticos, telecomunicações e outros que se mostrem necessários ao desenvolvimento das actividades da Câmara Municipal; Garantir a interligação dos edifícios municipais e dos sistemas internos e externos da Câmara Municipal de Espinho, nomeadamente a Internet, comunicações e redes; Dar apoio à formação interna, em acções de sensibilização, dos utilizadores efectivos e potenciais, em matéria de informática; Estabelecer contactos com os fornecedores e outras entidades especializadas no domínio da informática e telecomunicações; Promover, organizar e implementar os sistemas informáticos e de telecomunicações nos diversos serviços municipais em conformidade com as exigências de cada um deles; Proceder a estudos de análise/desempenho de sistemas com vista à redefinição de processos e reformulação de equipamentos face à evolução destes e das aplicações; Desenvolver ou adquirir aplicações específicas que possam responder às necessidades particulares de cada um dos serviços municipais; Assegurar a organização e actualização permanente e sistemática do arquivo dos programas e ficheiros e cópias de segurança; Identificar as anomalias dos sistemas informáticos e de telecomunicações e desencadear, com a brevidade possível, as acções de normalização requerida;

6 Providenciar a eficiente utilização dos sistemas instalados e a adopção de medidas que melhorem a produtividade, segurança e rapidez dos circuitos informáticos e telecomunicações; Elaborar documentação e manuais de exploração e de apoio aos utilizadores; Accionar e manipular todo o equipamento periférico integrante de cada configuração, municiando-lhe os respectivos consumíveis e vigiando, com regularidade, o seu funcionamento; Interagir com os utilizadores em situações decorrentes da execução das aplicações com vista à execução técnica da anomalia; Intervir na fase de implementação das aplicações, designadamente através da formação de utilizadores e realização dos testes de aceitação; Colaborar com os fornecedores de hardware, software e de telecomunicações, na instalação e manutenção de produtos e equipamentos; Dar parecer sobre todos os processos de aquisição de equipamento informático e de telecomunicações. Serviço de Documentação e Informação (SDI) São atribuições genéricas do Serviço: Gestão de informação e actualização do domínio Gestão de informação e actualização da Intranet Municipal; Utilizar as novas tecnologias a fim de promover junto da população, especialmente a do concelho, a imagem do município enquanto instituição aberta e eficiente ao serviço exclusivo da comunidade; de forma a promover a comunicação eficiente e útil entre os munícipes e o município, estimulando o diálogo permanente, a co-responsabilização colectiva e a melhoria da qualidade dos serviços prestados; Renovar periodicamente a imagem dos sites da Câmara Municipal; Encaminhar os pedidos de informação, requerimentos, exposições, sugestões, etc, recebidos via Internet/Intranet para os devidos departamentos, dando conhecimento aos munícipes via do encaminhamento e situação; Participar nas reuniões de marketing e comunicação; Gerir toda a informação originada pelos departamentos nas suas iniciativas de imagem, marketing e comunicação desenvolvidas ao nível das várias unidades orgânicas, no sentido de as enquadrar numa estratégia municipal global; Realizar estudos e sondagens de opinião pública relativamente à vida local, respondendo assim às solicitações dos departamentos municipais; Criar, organizar e produzir os documentos e os suportes de imagem e marketing destinados quer aos munícipes quer a outros públicos; Recolher, tratar e produzir informação, bem como proceder à sua divulgação, através de iniciativas junto da comunicação social local, regional, nacional e internacional, com vista à trabalhadores da

7 Câmara sobre os materiais mais recentemente recebidos e organizados e estimular a sua consulta e utilização;difusão de informação municipal; Informar regularmente os trabalhadores da Câmara sobre os materiais mais recentemente recebidos e organizados e estimular a sua consulta e utilização; Assegurar o tratamento de elementos bibliográficos e de informação técnica e científica relativa a matérias de interesse para a administração local; Produzir e difundir publicações e outros suportes de comunicação (impressos, áudio-visuais e outros ) de carácter informativo e ou de carácter promocional (cartazes, stands, exposições, etc); Preparar, elaborar e divulgar o Boletim Municipal. Serviço de Promoção das Novas Tecnologias e Multimédia (SPNTM) A este Serviço, compete: Perspectivar estudos a nível das novas tecnologias e multimédia nos diversos sectores da Câmara Municipal, identificando as áreas onde estas podem ter um maior impacto no aumento da eficiência da autarquia; Promover a implantação, junto dos funcionários, das novas tecnologias e multimédia para uma melhor eficácia dos serviços; Promover a formação dos funcionários através de programas e acções que os habilitem no uso dos meios electrónicos de comunicação e de comércio electrónicos; Criar condições de acesso aos meios electrónicos, para que a autarquia possa efectuar as suas operações por esses meios; Divulgar e incentivar a utilização destas novas tecnologias junto das escolas, instituições e da população em geral; Apoiar e acompanhar as instituições e empresas no concelho para a sua implementação; Interligação com universidades e institutos superiores na área da promoção das novas tecnologias e multimédia; Perspectivar estudos a nível das novas tecnologias e multimédia nas escolas do município, associações sócio-culturais, desportivas, comerciais e outras. Divisão de Administração Geral (DAG) Compete à Divisão, a cargo de um chefe de divisão: Organizar e promover o controlo de execução das actividades dos serviços/secções adstritos à Divisão; Assegurar as acções de coordenação, verificação e controlo dos actos, contratos e do notariado privativo, bem como dos documentos/contratos em geral a submeter ao Tribunal de Contas, nos termos da lei, que decorrem pela respectiva secção;

8 Coordenar e prestar apoio técnico-administrativo às reuniões e sessões dos órgãos autárquicos que decorrem pela respectiva secção; Assegurar apoio técnico-administrativo nos processos de execuções fiscais e na matéria da Inspecção-Geral dos Espectáculos e Actividades Culturais; Prestar o apoio técnico e de coordenação aos processos eleitorais e de recenseamento que decorrem pela respectiva secção; Propor e participar na elaboração de projectos de posturas e regulamentos municipais em colaboração com os respectivos serviços; Propor medidas tendentes a impulsionar a modernização administrativa e contínua da prestação de serviços aos clientes/munícipes; Acompanhar os projectos de informatização municipal, devendo propor melhorias nas aplicações no sentido de garantir a satisfação e qualidade dos serviços; Promover acções de sensibilização da política da qualidade municipal e apresentar regularmente os indicadores de produtividade e de desempenho das respectivas subunidades orgânicas; Efectuar as demais tarefas e procedimentos que forem determinados por lei, regulamento ou despacho/ordem dos superiores. Secção de Expediente e Arquivo (SEA) São atribuições desta Secção, a cargo de um chefe de secção: Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, registo, distribuição e, expedição de correspondência e demais documentos recebidos dentro dos prazos respectivos; Promover a divulgação e consulta pelos serviços de todos os diplomas legais publicados no Diário da República; Superintender e assegurar o serviço de telefones; Registar autos de transgressão e dar-lhes o devido andamento, de harmonia com a legislação em vigor e dentro dos prazos estabelecidos; Organizar e executar todos os procedimentos respeitantes aos processos e regime de contraordenação; Superintender e assegurar o serviço de reprografia; Registar, promover a divulgação e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos, ordens de serviço e outros; Elaborar estatísticas do serviço, preencher os respectivos impressos e remetê-los aos organismos e entidades oficiais, se tal for determinado, nos prazos legais; Catalogar, indexar, arquivar ou dar outros tratamentos adequados a todos os documentos, livros e processos que lhes sejam remetidos pelos diversos serviços municipais; Facultar aos demais serviços internos espécies documentárias, mediante requisição prévia e anotação de entradas e saídas;

9 Escriturar os livros ou suportes informáticos próprios do sector e assegurar a sua conservação e guarda; Assegurar a ligação com os arquivos correntes de cada unidade orgânica, de modo a garantir uma correcta gestão do arquivo geral; Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos sem interesse histórico; Assegurar o serviço público de consulta de documentos; Colaborar na articulação entre o arquivo, arquivo histórico municipal e bibliotecas públicas na transferência de documentos de interesse para essas unidades, logo que decorridos os prazos estipulados por lei; Promover contactos e relações com os órgãos dos vários serviços da Administração Pública ou outras entidades ligadas a esta temática; Velar pela conservação dos documentos arquivados, propondo medidas e acções necessárias para garantir a sua preservação; Executar os serviços administrativos de carácter geral não especifico de outros serviços que não disponham de apoio administrativo próprio, nomeadamente serviços de assessoria. Secção de Notariado, Contratos e Contencioso (SNCC) A esta Secção, a cargo de um chefe de secção, cabe: Prestar apoio técnico-administrativo especializado ao responsável que for designado como notário privativo, nos termos da lei e da nota final do artigo deste Regulamento; Assegurar, proceder e dar seguimento a todos os actos e formalidades processuais legalmente atribuídos ao notário privativo da Câmara Municipal, designadamente as decorrentes do Código do Notariado; Assegurar, preparar e acompanhar a celebração e promover o adequado registo e arquivamento de todos os contratos (excepto contratos de pessoal) em que a Câmara Municipal seja outorgante, bem como de protocolos e outros actos formais, mesmo aqueles para os quais não é exigida a forma de documento autêntico, obtendo para o efeito a colaboração e as informações necessárias das outras; Organizar e manter devidamente actualizado um registo ou bases de dados central de todos os contratos/protocolos ou outros actos formais celebrados pelo município; Assegurar, com a colaboração na parte necessária de outras unidades orgânicas, todos os procedimentos administrativos e formalidades relativos à obtenção de vistos/fiscalização do Tribunal de Contas (vistos prévios ou de conformidade), nos termos da legislação em vigor sobre esta matéria; Promover a defesa contenciosa dos interesses do município obtendo, em tempo útil, todos os elementos necessários existentes nos serviços e propondo, em conjugação com os mandatários

10 judiciais, nomeadamente, as medidas necessárias ao cumprimento das decisões judiciais transitadas em julgado; Assegurar a defesa judicial dos interesses do município, bem como acompanhar e manter a Câmara informada sobre acções e recursos em que o município seja parte, divulgando informação periódica sobre a situação pontual em que se encontram; Colaborar com o Ministério Público nos processos de expropriação litigiosa, e organizar e acompanhar, em toda a sua fase administrativa, os mesmos processos, prestando-lhes todas as informações e elementos que considere necessários para o prosseguimento dos interesses da autarquia; Promover a organização dos processos de contra-ordenação; Assegurar todos os actos e formalidades processuais no âmbito das execuções fiscais; Efectuar os demais procedimentos e tarefas que forem definidos por lei, regulamento ou despacho/ordem superior. Serviço de Fiscalização Municipal (SFM) Ao Serviço de Fiscalização Municipal compete: Zelar pelo cumprimento das leis e regulamentos e outras determinações dos órgãos municipais, levantar autos por violação destes actos e executar os mandatos de que sejam encarregues; Desenvolver acções preventivas, esclarecendo, quando for caso disso, quais os modos mais adequados para cumprimento da lei, regulamento ou decisões dos órgãos do município; Executar as demais tarefas relacionadas com os serviços e necessárias ao bom funcionamento dos mesmos; Embargar as obras iniciadas sem licença; Informar das irregularidades detectadas na ocupação do espaço público e publicidade; Levantar autos por violação daqueles actos e executar os respectivos mandatos; Embargar as obras iniciadas sem licença, no âmbito das suas competências; Fiscalizar o cumprimento das obrigações de pagamento de taxas e licenças dos vendedores e o cumprimento das posturas e regulamentos em vigor para o sector; Desenvolver as acções de fiscalização necessárias à verificação do cumprimento dos regulamentos municipais no domínio da gestão urbanística; Proceder ao levantamento dos autos de transgressão sempre que seja detectada alguma infracção; Colaborar com a Secção de Notariado, Contratos e Contencioso, prestando as informações necessárias à execução de notificações ou outras tarefas, que sejam determinadas superiormente. Divisão de Apoio aos Órgãos Autárquicos (DAOA)

11 Compete a esta Divisão, a cargo de um chefe de divisão: 1 - Assegurar os procedimentos operacionais, administrativos e logísticos necessários: a) Ao bom funcionamento da Câmara e da Assembleia Municipal; b) Ao eficiente relacionamento dos órgãos municipais entre si e com outras instituições; c) À correcta articulação dos órgãos e dos eleitos com a comunidade e os munícipes; d) Ao cumprimento das orientações definidas quanto ao estatuto do Direito da Oposição, nos termos da lei. 2 - No âmbito do apoio à Câmara Municipal: Assegurar o apoio logístico e de secretariado necessário ao adequado funcionamento da presidência e ao desempenho da actividade dos vereadores; Preparar a agenda; Receber os pedidos de audiência e fazer a sua marcação; Preparar a realização de entrevistas, reuniões ou outros eventos em que o presidente da Câmara ou os vereadores devam participar; Sistematizar as relações entre os diferentes departamentos da autarquia e o executivo; Ocupar-se das tarefas de apoio às actividades desenvolvidas pelas freguesias, bem como as que envolvam a participação de outros municípios; Colaborar na organização do relatório respeitante às matérias do Estatuto do Direito de oposição, nos termos da lei. 3 - No âmbito do apoio à assembleia, em estreita articulação com o presidente e a mesa da Assembleia: Preparar e agendar as actividades da Assembleia Municipal; Receber pedidos de audiência e fazer as suas marcações; Preparar a realização de entrevistas, reuniões, conferências de imprensa e outros acontecimentos em que o presidente da Assembleia e ou os seus membros tenham que participar; Preparar e apoiar as reuniões e visitas protocolares da/ou à Assembleia Municipal; Assegurar a expedição de convites para actos, solenidade ou manifestações da iniciativa da Assembleia Municipal e promover a sua publicidade, quando dela careçam; Promover a fixação de editais da Assembleia Municipal; Receber e registar o correio e expediente dirigido à Assembleia Municipal dando-lhe o devido encaminhamento; Executar os demais actos administrativos da competência da Assembleia Municipal. Secção Apoio ao Órgão Executivo (SAOE) Compete a esta secção, a cargo de um chefe de secção: Minutar, elaborar e distribuir as actas da Câmara Municipal promovendo o seu adequado arquivamento; Executar as tarefas inerentes à classificação e arquivo de correspondência e documentos.

12 Secção Apoio ao Órgão Deliberativo (SAOD) Compete a esta secção, a cargo de um chefe de secção: a) Minutar, elaborar e distribuir as actas da Assembleia Municipal promovendo o seu adequado arquivamento; b) Executar as tarefas inerentes à classificação e arquivo de correspondência e documentos. Departamento de Gestão de Recursos (DGR) A este departamento, a cargo de um director de departamento, compete-lhe a superintendência, programação, organização, coordenação e direcção integrada das actividades de carácter financeiro e de recursos humanos, no âmbito dos respectivos serviços, numa óptica de racionalização e optimização dos recursos humanos, materiais e financeiros. Divisão de Gestão de Pessoal (DGP) Cabe a esta Divisão, a cargo de um chefe de divisão: Dirigir os serviços que a integram, definindo os seus objectivos de actuação, tendo em conta os planos gerais estabelecidos, a competência da Divisão e a regulamentação interna; Assegurar o expediente e as tarefas administrativas relativas à administração do pessoal, designadamente quanto a reclassificações e cessação de funções, a processos de aposentação, assistência na doença e acidentes de trabalho, à avaliação do desempenho, ao controlo da assiduidade e da realização de horas extraordinárias, ao processamento de remunerações e abonos e ao cadastro e processos individuais dos trabalhadores, entre outras actividades similares; Assegurar o normal decurso do procedimento necessário à progressão e promoção nas categorias e carreiras; Colaborar na elaboração dos diferentes instrumentos de planeamento, programação e de gestão de pessoal;

13 Estudar e dar execução às políticas municipais relativas aos recursos humanos, designadamente quanto à gestão do mecanismos disciplinares, de avaliação do desempenho e de horários de trabalho; Assegurar a divulgação e garantir o cumprimento das normas que imponham deveres ou confiram direitos aos trabalhadores; Estudar e implementar todas as alterações legislativas sobre carreiras e remunerações de pessoal; Estabelecer normas e procedimentos que agilizem e assegurem rigor ao processo administrativo relativo ao pessoal e colaborar na elaboração de propostas de normas de gestão de pessoal; Prestar informação e pareceres sobre as matérias inerentes à actividade da Divisão; Colaborar nas previsões dos recursos humanos necessários, em função dos planos de actividades; Assegurar a actualização anual do quadro de pessoa; Coordenar a preparação das previsões orçamentais com encargos com pessoal e respectivas alterações orçamentais; Proceder anualmente à elaboração do balanço social, bem como das respectivas conclusões e sistematizar as actividades desenvolvidas na Divisão durante o ano económico, com vista à sua inclusão no respectivo relatório; Efectuar as demais tarefas e procedimentos que forem determinados por lei, regulamento ou despacho/ordem superior. Secção de Administração de Pessoal (SAP) Compete a esta secção, a cargo de um chefe de secção: Proceder à análise e aplicação das normas que enformam o regime jurídico de pessoal nas matérias que constituem o âmbito de actuação da secção; Executar as tarefas inerentes à recepção, expedição e arquivo de todo o expediente relacionado com a secção; Assegurar o cumprimento das deliberações da Câmara e despachos do Presidente na área da secção; Assegurar os procedimentos inerentes às regularizações, reclassificações, cessação de funções, licenças sem vencimento, bem como quaisquer outras formas de mobilidade de pessoal, de acordo com a legislação em vigor; Assegurar os mecanismos tendentes e necessários à progressão e promoção dos funcionários nas respectivas categorias e carreiras; Organizar e manter actualizados os processos individuais dos trabalhadores e demais processos administrativos, promovendo o tratamento automático do seu conteúdo informativo; Criar, gerir e actualizar os dados cadastrais dos trabalhadores e o respectivo arquivo de processos individuais;

14 Organizar anualmente processos individuais para arquivo das faltas de todos os trabalhadores ao serviço da Câmara; Assegurar os processos de nomeações provisórias em definitivas; Elaborar notas cadastrais, declarações e ou certidões de dados relativos à situação profissional dos trabalhadores; Emitir cartões de identificação do pessoal e manter actualizado o seu registo; Assegurar a elaboração e a organização dos processos de aposentação e pensões; Organizar e executar todas as tarefas administrativas e tratar de todos os processos relativos a inscrições e reinscrições dos trabalhadores na CGA, Segurança Social, ADSE e outros Organismos a que por lei forem obrigados; Organizar e manter actualizado o ficheiro dos funcionários e familiares beneficiários da ADSE; Apoiar tecnicamente e assegurar administrativamente o processo de avaliação de desempenho, dos trabalhadores, bem como o processo de indigitação e eleição das comissões paritárias; Comunicar à secção de processamento de abonos os dados respeitantes às admissões, promoções e mobilidade de pessoal, bem como prestar as demais informações necessárias ao processamento das remunerações e do subsídio de férias e de natal; Organizar e executar o expediente relativo aos processos de acidentes de serviço; Elaborar o mapa de férias e proceder ao seu controlo, promovendo os necessários procedimentos junto dos serviços respectivos; Solicitar a verificação domiciliária de doença e assegurar o expediente relativo a juntas médicas; Assegurar o controlo de assiduidade e promover os procedimentos necessários junto dos respectivos serviços; Assegurar e registar os elementos relativos a férias, faltas e licenças dos trabalhadores; Organizar e controlar os processos de trabalhadores estudantes; Manter informação actualizada sobre o quadro de pessoal e proceder a eventuais alterações quando solicitado superiormente ou por exigências legais; Colaborar na elaboração anual do balanço social; Assegurar a elaboração de estatísticas de dados, relativos à Secção, necessários à obtenção dos indicadores para elaboração do plano e relatório de actividades; Prestar o apoio administrativo necessário aos processos de inquérito, disciplinares e outros; Assegurar a divulgação, para o exterior, de toda a informação produzida na Secção; Preparar para remessa ao arquivo geral, no fim de cada ano, os documentos e processos desnecessários ao funcionamento dos serviços; Efectuar as demais tarefas e procedimentos que forem determinados por lei, regulamento ou despacho/ordem superior. Secção de Processamento de Abonos (SPA)

15 Compete a esta secção, a cargo de um chefe de secção: a) Proceder à análise e aplicação das normas que enformam o regime jurídico de pessoal nas matérias que constituem o âmbito de actuação da secção; b) Executar as tarefas inerentes à recepção, expedição e arquivo de todo o expediente relacionado com a secção; c) Assegurar o cumprimento das deliberações da Câmara e despachos do Presidente na área da secção; d) Organizar e manter actualizados os ficheiros informáticos de cadastro; e) Recolher e tratar os dados referentes a abonos e descontos a fim de garantir o processamento de vencimentos, remunerações, abonos, regalias sociais, comparticipações e descontos dos trabalhadores, assegurando o respectivo pagamento através das instituições bancárias, nos prazos estipulados superiormente; f) Conferir e processar a prestação de trabalho extraordinário, nocturno, em dias de descanso e em feriados e trabalho por turnos; g) Fornecer à secção de contabilidade os elementos necessários para o pagamento das remunerações devidas por serviços prestados, através de contratos com a Câmara Municipal; h) Proceder à distribuição e envio de recibos de vencimento; i) Fazer cumprir as obrigações fiscais e judiciais a que estão sujeitos os trabalhadores, de acordo com as normas em vigor, organizando e controlando os respectivos processos; j) Elaborar mapas e relações de descontos facultativos ou obrigatórios processados nos vencimentos dos trabalhadores e remetê-los às entidades destinatárias, nos prazos legais; k) Controlar as anuidades por contagem de tempo de serviço para a aposentação e sobrevivência; l) Elaborar mapas mensais das progressões; m) Elaborar as declarações exigidas pelo regime fiscal e providenciar o seu envio, em tempo oportuno, aos interessados; n) Organizar os processos relativos a ajudas de custo e subsídio de transporte; o) Organizar todos os processos referentes a prestações sociais dos funcionários, designadamente os relativos às prestações por encargos familiares e de outros benefícios sociais e controlar a manutenção do seu direito; p) Elaborar a previsão anual dos encargos com o pessoal e respectivas alterações orçamentais; q) Recolha e tratamento dos dados relativos à Secção necessários à obtenção dos indicadores para elaboração do plano e relatório de actividades e balanço social; r) Colaborar no fornecimento de dados para os documentos de prestação de contas, nomeadamente os anexos às demonstrações financeiras e o relatório de gestão; s) Apoiar a SRS da Divisão de Qualificação de Recursos Humanos nos procedimentos processuais relativos aos programas de ocupação, de promoção do emprego e de estágios em colaboração com outras entidades, nomeadamente, com instituições de ensino e com o Instituto de Emprego e Formação Profissional;

16 t) Recolher e tratar dados para fins estatísticos e de gestão, relativos a encargos salariais, trabalho extraordinário e nocturno, ajudas de custo, comparticipações na doença, acidentes de trabalho, abonos complementares, subsídios e outros; u) Controlar as comparticipações e reembolsos da ADSE; v) Controlar e processar os reembolsos do seguro de pessoal; w) Elaborar as declarações de vencimentos e outras remunerações ou abonos solicitadas pelos trabalhadores; x) Organizar a informação para a elaboração do mapa de férias; y) Elaborar anualmente a lista de antiguidade; z) Elaborar os mapas estatísticos, nomeadamente os de absentismo, assiduidade e relações mensais de frequência; aa) Proceder à recolha e tratamento de dados estatísticos relativos à assiduidade e absentismo do pessoal; bb) Assegurar a divulgação, para o exterior, de toda a informação produzida na Secção; cc) Preparar para remessa ao arquivo geral, no fim de cada ano, os documentos e processos desnecessários ao funcionamento dos serviços; dd) Efectuar as demais tarefas e procedimentos que forem determinados por lei, regulamento ou despacho/ordem superior. Divisão de Qualificação de Recursos Humanos (DQRH) Cabe a esta Divisão, a cargo de um chefe de divisão: Dirigir os serviços que a integram, definindo os seus objectivos de actuação, tendo em conta os planos gerais estabelecidos, a competência da Divisão e a regulamentação interna; Conceber, propor e dinamizar um sistema integrado de gestão de recursos humanos, em articulação e em diálogo com os dirigentes dos serviços, com vista á prossecução dos seguintes objectivos: - Racionalizar a gestão dos recursos humanos; - Elevar a capacidade de liderança e o nível de responsabilização e participação dos dirigentes dos serviços e a motivação dos trabalhadores do município; - Tornar mais eficaz e adequada aos objectivos municipais e à evolução das novas tecnologias a gestão dos recursos humanos, sem prejuízo do quadro legal vigente sobre a matéria; - Desenvolver e valorizar os recursos humanos; - Melhorar as condições e a segurança no trabalho. Desenvolver os procedimentos necessários à elaboração dos diferentes instrumentos de planeamento, programação, orçamentação, balanço social e de gestão de pessoal;

17 Apoiar o executivo na definição e manutenção da política da qualidade da Câmara/Carta da Qualidade e na definição de objectivos anuais da qualidade, sua concretização e seguimento, promovendo acções de sensibilização da política da qualidade municipal e apresentar regularmente os indicadores de produtividade e de desempenho das respectivas subunidades orgânicas; Promover a informação e comunicação interna relacionadas com as actividades da Divisão; Prestar informação e pareceres sobre as matérias inerentes à actividade da Divisão; Coordenar a organização e o acompanhamento técnico dos processos de concursos; Estabelecer e gerir um adequado sistema de formação profissional; Coordenar o Serviço de Saúde Ocupacional, Higiene e Segurança no Trabalho e Acção Social e definir estratégias de intervenção nos respectivos domínios, numa perspectiva de prevenir a doença, as toxicodependências, o alcoolismo e os acidentes de trabalho; Elaborar programas, métodos e critérios de selecção e recrutamento dos funcionários e de contratação de outro pessoal; Assegurar o apoio técnico e logístico aos júris de selecção nomeados para processos de concurso; Proceder à elaboração e actualização do manual de atendimento; Efectuar as demais tarefas e procedimentos que forem determinados por lei, regulamento ou despacho/ordem superior. Gabinete de Qualificação (GQ) Compete a este gabinete: 1 - No âmbito do planeamento e gestão da formação: Colaborar na definição de indicadores de objectivos de gestão; Definir e propor os métodos mais adequados ao diagnóstico de necessidades de formação, bem como assegurar a sua coordenação e dinamização; Proceder periodicamente ao levantamento das necessidades de formação, em estreita articulação com os dirigentes dos serviços; Elaborar o plano anual de formação tendo em conta os resultados do diagnóstico de necessidades; Promover em colaboração com os restantes serviços municipais a implementação do plano anual de formação; Diligenciar os procedimentos necessários à realização e ao acompanhamento das intervenções formativas; Pronunciar sobre o interesse para o município das acções de formação promovidas por outras entidades, bem como proceder à sua divulgação junto do serviços e à dinamização e acompanhamento dos respectivos procedimentos administrativos; Assegurar e promover a participação dos trabalhadores em congressos, seminários, encontros e outros eventos de natureza similar;

18 Assegurar a formação inicial e de reciclagem de trabalhadores de áreas específicas da Câmara Municipal; Assegurar uma informação adequada e actualizada sobre acções de formação (interna e externa) a todos os trabalhadores; Avaliar e dinamizar o processo de avaliação da formação, designadamente: - Avaliação do funcionamento da acção (eficiência do processo formativo); - Avaliação dos conhecimentos (competências adquiridas pelos participantes; - Avaliação do impacto da formação na organização (eficácia da intervenção); Providenciar a formação pedagógica dos monitores/instrutores internos; Produzir, registar e disponibilizar à gestão indicadores objectivos e elaborar um painel de controlo da formação; Propor, dinamizar e elaborar candidaturas a programas destinados à comparticipação financeira da formação profissional e acompanhar a sua execução em articulação com a Divisão de Planeamento, Controlo e Gestão Financeira; Acompanhar a execução financeira do plano de formação; Orçamentação dos custos da formação, quer interna, quer externa; Elaboração de relatórios finais de actividades e contas; Proceder à verificação da certificação das entidades formadoras; Manter em ordem e actualizados os ficheiros do pessoal que frequenta acções de formação e reciclagem; Executar outras competências que lhe sejam superiormente cometidas em matéria de formação profissional; Preparar para remessa ao arquivo geral, no fim de cada ano, os documentos e processos desnecessários ao funcionamento dos serviços; Efectuar as demais tarefas e procedimentos que forem determinados por lei, regulamento ou despacho/ordem superior. 2 - No âmbito da qualidade: Apoiar o executivo na definição e manutenção da política da qualidade da Câmara/Carta da Qualidade e na definição de objectivos anuais da qualidade, sua concretização e seguimento; Dinamizar em coordenação com os diversos serviços, a audição regular das necessidades e satisfação dos munícipes, quer de forma global ou sectorial e analisar, tratar e divulgar os respectivos resultados; Propor e dinamizar em colaboração com os restantes serviços, medidas de correcção e de melhoria do serviço prestado que se revelem necessárias à satisfação do munícipe e dos colaboradores da Câmara; Dinamizar a auto-avaliação da qualidade e apoiar cada serviço na identificação de necessidades de melhoria, no estabelecimento de planos de acção e seu seguimento; Coordenar a realização de auditorias de qualidade internas; Propor a utilização de metodologias e de ferramentas da qualidade adaptadas à especificidade de cada serviço, de forma a constituir alavancas de desenvolvimento e de melhoria da qualidade;

19 Dinamizar as acções de tratamento de não conformidade e de reclamações de munícipes, apoiando cada serviço em termos das ferramentas e métodos de análise, tratamento e divulgação dos dados recolhidos; Promover iniciativas de divulgação dos conceitos e práticas da qualidade, bem como das acções de sensibilização para a qualidade, quer junto do munícipe, quer junto dos colaboradores da Câmara; Assegurar o bom funcionamento e eficácia do sistema de gestão da qualidade; Assegurar que a gestão do sistema da qualidade é estabelecida, implementada e mantida de acordo com as normativas admitidas; Manter o executivo informado da evolução do sistema de gestão da qualidade. Gabinete de Intervenção Social (GIS) Compete a este gabinete: 1 - No âmbito da segurança, higiene e saúde no trabalho: a) Proceder à análise e aplicação do regime jurídico, quer na vertente segurança, quer na vertente higiene e saúde; b) Desenvolver acções que conduzam à prevenção da doença nos locais de trabalho; c) Promover a saúde através de programas e projectos específicos, tendo em conta a melhoria da qualidade de vida dos trabalhadores; d) Identificar, classificar e controlar os riscos profissionais dos postos de trabalho; e) Analisar as condições de trabalho, higiene e segurança nos locais de trabalho; f) Efectuar propostas de correcção das condições de higiene, segurança e saúde dos locais de trabalho, sempre que necessário; g) Participar na concepção de novas instalações ou de novos processos de trabalho; h) Proceder ao estudo dos locais de trabalho adequados para trabalhadores a recolocar em regime de serviços moderados; i) Realizar o acompanhamento das alterações dos postos de trabalho; j) Criar e manter condições de trabalho o mais adequadas possíveis à fisiologia e psicologia humanas, aplicando na sua essência o conceito de ergonomia; k) Prevenir disfuncionamentos operativos que conduzam ao acidente de trabalho; l) Analisar as causas dos acidentes de trabalho e promover as medidas correctivas adequadas, acompanhando no terreno a implementação das mesmas; m) Realizar estudos periódicos, nomeadamente sobre o absentismo por doença; n) Efectuar, em colaboração com a administração, regulamentos, nomeadamente, sobre: - Equipamentos de protecção colectiva; - Equipamentos de protecção individual; - Vestuário de trabalho; - Normas de higiene e segurança;

20 - Prevenção do consumo de álcool e da toxicodependência. o) Realizar exames de saúde iniciais, periódicos e ocasionais, tendo em conta categorias profissionais e os factores de risco associados às mesmas; p) Realizar exames complementares de diagnóstico; q) Promover campanhas de vacinação antitetânica, antigripal, anti-hepatite B o outras, tendo em conta os grupos de risco; r) Efectuar a nível individual ou de pequenos grupos, acções de educação para a saúde, higiene e segurança no trabalho, em colaboração com o serviço de Planeamento e Gestão da Formação; s) Desenvolver estudos sobre a incidência do stress ocupacional nos trabalhadores; t) Acompanhar psicologicamente os trabalhadores com desadaptações provocadas por disfuncionamentos laborais; u) Assegurar as acções administrativas decorrentes da actividade técnica; v) Produzir os indicadores referentes a esta área de trabalho e colaborar na elaboração do balanço social dos serviços; w) Para prossecução dos objectivos respeitantes a esta área poderá o município, caso assim o entenda, recorrer à contratação de serviços externos especializados. 2 - No âmbito da protecção social: Efectuar estudos que permitam o diagnóstico social e o conhecimento das necessidades e carências sociais dos trabalhadores da autarquia; Conceber e desenvolver programas e projectos integrados de acção social, em parceria com outras instituições e agente sociais visando o apoio a grupos vulneráveis ou em situação de risco; Elaborar propostas de políticas de apoio social aos trabalhadores da Autarquia; Pesquisar a realidade social, elaborar programas de desenvolvimento e de atendimento a essa mesma realidade; Orientar, motivar e encaminhar trabalhadores, objectivando o atendimento das suas necessidades físicas e de reabilitação/integração profissional; Proceder à integração profissional e acompanhamento social de trabalhadores com problemas de disfuncionamento organizacional; Implementar e avaliar os programas e ou projectos de desenvolvimento social com vista à promoção do bem-estar e valorização sócio-profissional; Coordenar o pessoal afecto aos serviços de apoio social aos trabalhadores municipais e seus familiares; Produzir os indicadores referentes a esta área de trabalho e colaborar na elaboração do balanço social dos serviços; Assegurar as atribuições que lhe sejam superiormente cometidas em matéria de protecção social. 3 - No âmbito de serviços médicos: a) Assegurar o regime específico quanto às juntas médicas e verificação domiciliária da doença; b) Fazer o controlo médico e administrativo das situações de ausência por doença; c) Informar sobre o estado de doença do funcionário cuja ausência ao serviço atingiu 60 dias consecutivos de faltas por doença;

21 d) Informar sobre o estado de incapacidade dos funcionários com faltas devido a acidente de trabalho; e) Determinar a duração previsível da doença nos casos previstos nas alíneas anteriores; f) Avaliar as capacidades do funcionário ou agente que se revele incapaz para o exercício das suas funções mas apto para o desempenho de outras; g) Determinar a observação clínica do funcionário ou agente ou a realização de exames complementares de diagnóstico por serviços oficiais especializados; h) Informar sobre as situações de doença que devam ser objecto de deliberação pela junta médica da Caixa Geral de Aposentações. i) Estudar os casos de doença profissional e de acidente no trabalho e actuar em conformidade quanto ao grau de incapacidade Observada; j) Proceder à verificação de necessidade de licença para tratamentos; k) Certificar as declarações de deficiência dos filhos dos funcionários para atribuição de bonificação por deficiência; l) Colaborar na realização de estudos periódicos, nomeadamente sobre o absentismo por doença; m) Assegurar as atribuições que lhe sejam superiormente cometidas em matéria de medicina. Secção de Recrutamento e Selecção (SRS) Compete a esta secção, a cargo de um chefe de secção: a) Organizar e controlar os processos de concursos internos e externos de acordo com o calendário estabelecido; b) Elaborar e controlar os processos de admissão de pessoal em regime de contrato de trabalho a termo certo, de acordo com as solicitações dos serviços e o superiormente determinado; c) Elaborar os procedimentos necessários à contratação de pessoal em regime de prestação de serviços; d) Assegurar e executar as tarefas, trâmites e formalidades administrativas e processuais relativas a programas de ocupação, de promoção do emprego e de estágios em colaboração com outras entidades, nomeadamente, com instituições de ensino e com o Instituto de Emprego e Formação Profissional; e) Assegurar as ligações funcionais/horizontais com as Secções de Administração de Pessoal e de Processamento de Abonos, da Divisão de Gestão de Recursos humanos, com vista à realização dos procedimentos administrativos necessários à instrução e actualização dos cadastros de pessoal; f) Lavrar contratos de pessoal, termos de posse e de aceitação; g) Assegurar o apoio logístico aos júris de selecção nomeados para processos de concurso;

22 h) Assegurar o acolhimento e integração dos trabalhadores nos serviços municipais, em estreita ligação com a Divisão de Gestão de Recursos Humanos; i) Preparar para remessa ao arquivo geral, no fim de cada ano, os documentos e processos desnecessários ao funcionamento dos serviços; j) Efectuar as demais tarefas e procedimentos que forem determinados por lei, regulamento ou despacho/ordem superior. Divisão de Contabilidade e Património (DCP) Cabe a esta Divisão, a cargo de um chefe de divisão: Coordenar e organizar os processos relativos ao controlo e execução dos documentos contabilísticos previsionais, preparando as necessárias alterações e revisões orçamentais e das opções do plano; Manter organizada e actualizada a contabilidade Municipal, bem como zelar pela escrituração de todos os registos contabilísticos nos termos da lei; Coordenar, organizar e promover a remessa dos processos, no âmbito das suas atribuições, nomeadamente os documentos de prestações de contas que se destinam à fiscalização do Tribunal de Contas, nos termos da lei; Promover em colaboração com a DPCGF a arrecadação das receitas do município e a liquidação das despesas; Participar na elaboração e execução dos planos, orçamentos, relatórios, e contas de gerência e outros documentos análogos de gestão. Coordenar as acções respeitantes à administração corrente de todos os bens patrimoniais e à gestão da carteira de seguros; Colaborar com as restantes divisões ou gabinetes nas matérias ligadas às suas atribuições/tarefas, nomeadamente ao nível de fornecimento de dados para indicadores e relatórios de gestão; Exercer as demais atribuições que lhe forem cometidas por lei, regulamento, deliberação ou despacho/ordem superior; Secção de Contabilidade (SC) À Secção de Contabilidade, a cargo de um chefe de secção, compete: Coligir todos os elementos necessários à elaboração do orçamento e respectivas revisões e alterações;