Guia Prático de. Comunicação

Transcrição

1 Guia Prático de Comunicação Arena Fonte Nova 2018

2 Guia Prático de Comunicação Arena Fonte Nova

3 Sumário 1. Apresentação 2. A Comunicação na Arena Fonte Nova 2.1 Coordenação e Agência 3. Política FNP de atendimento à Imprensa 3.1 Sobre o que a Arena Fala 3.2 A quem procurar e como proceder 4. Relacionamento e Credenciamento de Imprensa 4.1 Ações de relacionamento 4.2 Como se credenciar para jogos e eventos Credenciamento em eventos não-esportivos Credenciamento em jogos Locais de acesso para jogos 4.3 Regras gerais da Arena Fonte Nova 5. Contatos Importantes 5.1 Contatos Arena Fonte Nova 5.2 Outros Contatos 3

4 1. Apresentação Desde a sua reinauguração em 2013, a equipe da Arena Fonte Nova vem trabalhando diariamente para proporcionar as melhores experiências para os seus diversos públicos. Nesse esforço, temos a imprensa como grande parceiro e aliado. Por isso, o relacionamento respeitoso é uma das nossas premissas. Assim, este Guia Prático de Comunicação foi desenvolvido como um material de consulta, onde cada profissional encontrará todas as informações acerca dos temas tratados pela Arena Fonte Nova, estreitando ainda mais o nosso relacionamento. Boa leitura! 4

5 2. A Comunicação na Arena Fonte Nova A Fonte Nova Negócios e Participações (FNP), responsável pela gestão da Arena Fonte Nova, mantém uma área de Comunicação e Relações Institucionais que gere todo o relacionamento com seus diversos públicos, incluindo os jornalistas, os veículos de comunicação e suas respectivas equipes. Além disso, tem interface constante e direta com as equipes de comunicação dos clubes de futebol que realizam jogos na Arena, bem como com as federações desportivas e demais órgãos de gestão e controle ligados ao universo esportivo. O mesmo ocorre com os eventos não-esportivos. Neles, a área faz a interface com as equipes de produção e outras agências de comunicação, alinhando estratégias de relacionamento e divulgação. 5

6 2.1. Coordenação e Agência A área de Comunicação Institucional é liderada por um (a) coordenador (a) que conta com o apoio de uma Agência de Comunicação contratada para apoiar o trabalho. Por isso, no que tange ao relacionamento com a imprensa, a Arena Fonte Nova possui uma equipe de consultores contratados para, juntamente com o representante institucional, definirem as estratégias de relacionamento com os jornalistas, planejamento de ações e demais demandas ligadas às TVs, rádios, impressos e sites/ blogs. A área de Comunicação Institucional e a agência também são responsáveis por ações de relacionamento com diversos públicos estratégicos, criando e mantendo uma relação transparente, de credibilidade e auxílio mútuo entre a imprensa, formadores de opinião, influenciadores e a Arena Fonte Nova. 6

7 3. Política FNP de atendimento à Imprensa A Arena Fonte Nova é reconhecida por ser palco de grandes clássicos esportivos regionais, nacionais e internacionais, tendo sido avaliado pelo público como uma das melhores Arenas do Mundial de Mais do que isso, está consolidando um trabalho de gestão que confere ainda mais o caráter multiuso do espaço, recebendo e promovendo os mais diversos tipos de eventos. Por se tratar de uma Parceria Público-Privada, todas as repercussões e decisões da Arena também acabam ganhando grandes proporções, o que reforça a necessidade de atenção da equipe e da área de Comunicação acerca da importância de se manter um relacionamento transparente com os jornalistas, além de estar sempre envolvida em processos de decisão que possam gerar repercussão na mídia. 7

8 3.1. Sobre o que a Arena fala? Temas institucionais: a Arena Fonte Nova é o cenário de diversas histórias dos baianos. Seja na torcida pelo seu time ou em um evento, tudo ligado à gestão do equipamento, certificações, negócios pode ser de grande interesse da sociedade. Infraestrutura: todas as obras, melhorias ou modificações do espaço sejam elas estruturais ou tecnológicas podem repercutir para a consolidação da imagem do equipamento como ambiente moderno e seguro. Eventos Esportivos: um dos principais ativos da Arena são as partidas de futebol disputadas em seus gramados. Por isso, temas ligados aos jogos e aos times sempre repercutem na imprensa local. Por uma definição estratégica, detalhes de jogos, parciais de bilheteria e outras solicitações ficam a cargo do time mandante. Entretanto, por sua vez, a área de Comunicação monitora e encaminha demandas ligadas ao tema, sempre alinhada à área de Comunicação dos times. Além do futebol, a Arena Fonte é também palco de outros eventos esportivos. A comunicação deve ser sempre alinhada com os promotores/organizadores e com a assessoria de comunicação deles, caso tenham. Não tendo, cabe ao coordenador (a) da área de comunicação da Arena verificar da necessidade ou não de divulgação por parte da agência contratada pela Arena. 8

9 Eventos não-esportivos: é um ativo que a Arena vem trabalhando para promover o seu caráter multiuso. Seja dando apoio às assessorias de eventos realizados no equipamento, seja na proposição de pautas conceituais que envolvam a Arena como opção para este tipo de evento. Responsabilidade Social: é um dos fundamentos que conduzem a atuação do negócio no compromisso com o desenvolvimento e inclusão social das comunidades das suas áreas de influência. Assim desenvolver projetos sociais que fortaleçam a relação entre Arena e a comunidade e, promover o desenvolvimento do ser humano, é uma das premissas da Arena. 9

10 3.2. A quem procurar e como Proceder? A fim de dar celeridade aos processos internos e atender todas as demandas da imprensa, a agência de Comunicação concentra todas as solicitações que chegam. Ainda que recebamos essas demandas por diversos meios informais (pessoalmente, por telefone, via WhatsApp ou outro aplicativo de mensagens), haverá sempre a necessidade de que elas sejam formalizadas por . A agência de Comunicação encaminhará para o setor, em alinhamento com a área de Comunicação, que, por sua vez, definirá porta-vozes ou demais estratégias de retorno. Por isso, é importante que TODAS as demandas sejam encaminhadas através da agência. Procurar diretamente um contato mesmo que haja relacionamento além do trabalho além de prejudicar o processo institucional definido, pode gerar retornos incompletos ou equivocados. O mesmo ocorre para solicitações de gravações e entrevistas, que, salvo com autorização da área de Comunicação Institucional, devem ser sempre acompanhadas de alguém da equipe de Comunicação da Arena Fonte Nova. Respostas em situações adversas também são tratadas exclusivamente pela área de Comunicação Institucional. Notas e posicionamentos oficiais serão disponibilizados pela agência de Comunicação após alinhamento com a Arena Fonte Nova. 10

11 IMPORTANTE! Mesmo aqueles veículos que mantêm relacionamento direto com a área de Marketing da Arena e que, por ventura, tenham demandas de entrevistas, devem alinhar esta solicitação com a área de Comunicação. 4. Relacionamento e Credenciamento de Imprensa Para garantir o conforto e a segurança das equipes que trabalham na Arena Fonte Nova, é necessário que todos os profissionais conheçam as dinâmicas adotadas tanto no credenciamento, quanto nas ações de relacionamento em partidas de futebol e demais eventos. Para o bom andamento dos trabalhos, é necessário que a cortesia e o auxílio mútuo entre a imprensa e a equipe da Arena sejam constantes e que o relacionamento seja sempre pautado no respeito e na ética. 11

12 4.1. Ações de Relacionamento Mais que garantir uma estrutura adequada de trabalho da imprensa, a Arena Fonte Nova também promove, sempre que possível, ações voltadas para os jornalistas. Arena Press: realizado anualmente, em comemoração ao Dia do Jornalista (07 de abril), o evento, voltado exclusivamente para os profissionais de imprensa, é um torneio de futebol disputado entre os profissionais, que costuma reunir cerca de 200 convidados. A cada edição é definida a dinâmica de inscrição, que é amplamente divulgada entre todos os profissionais. Convites para jogos: nas partidas realizadas na Arena Fonte Nova é destinada uma cota de ingressos aos jornalistas cuja distribuição fica à cargo da agência de Comunicação, sob a aprovação do responsável pela área de Comunicação Institucional da Arena. Os jornalistas interessados podem fazer a solicitação diretamente à equipe da agência, que lhes dará retorno individualmente. IMPORTANTE! Para atender à demanda de todos os profissionais com os quais a Arena se relaciona é essencial que haja um rodízio entre os profissionais convidados. Por isso, a Arena Fonte Nova está atenta para não repetir nomes com um mínimo de dois jogos de intervalo. Casos específicos serão avaliados sempre que possível, bem como eventuais solicitações de ingressos para a torcida visitante. OBS. Esta ação está sujeita à disponibilidade de convites. 12

13 Convites para eventos não-esportivos: além da agenda de jogos, a Arena Fonte Nova conta também com um calendário de eventos não ligados ao futebol. Shows, palestras e outras ações também geram interesse da imprensa. Nos eventos não-proprietários e nos quais houver parceiro promotor, a distribuição destes convites é feita em alinhamento com os organizadores de cada evento e a distribuição é realizada apenas se autorizada por eles. IMPORTANTE! Sempre que possível, a Arena procura disponibilizar uma cota de ingressos para a imprensa, mas nem sempre isso é possível. Cada evento tem uma gestão e as respectivas assessorias também podem concentrar este relacionamento Como se credenciar para jogos e eventos Credenciamento em eventos não-esportivos Nem sempre os eventos não-esportivos são próprios da Arena Fonte Nova visto que o equipamento costuma ser alugado para shows, festival, etc. Por isso, cada evento terá um credenciamento específico e que será comunicado pela agência de Comunicação da Arena (quando evento próprio) ou pela agência contratada pelo evento para geri-lo (em casos de eventos não-proprietários). Grandes operações costumam ser alinhadas entre as duas agências Arena Fonte Nova + agência contratada, mas sempre que isso ocorrer, a imprensa será informada de todos os detalhes desde o credenciamento ao acesso. 13

14 4.2.2 Credenciamento para jogos Foi definido que o credenciamento de imprensa em cada jogo será feito a partir da apresentação das carteiras profissionais da Associação Bahiana dos Cronistas Desportivos (ABCD) e da Associação dos Repórteres Fotográficos e Cinematográficos do Estado da Bahia (ARFOC), que regulam a liberação de credenciais logo nas entradas da Arena. Após a apresentação desses documentos, a pessoa receberá uma pulseira numerada e com a data do jogo, podendo acessar a Arena Fonte Nova e a área de imprensa no nível 8. IMPORTANTE! Em alinhamento entre as associações e a Arena Fonte Nova ficou definido que só serão aceitas as carteiras válidas do ano em exercício. A gestão do acesso à Zona Mista, no nível 04, e às laterais de campo é de responsabilidade exclusiva das duas entidades. Casos específicos de profissionais que não possuem carteira nestas duas associações serão avaliados individualmente. Profissionais com registro na ABRACE e ACEB serão também liberados, bem como aqueles que tiveram credenciamento confirmado pela Confederação Brasileira de Futebol (CBF). 14

15 Locais de acesso da imprensa Em dias de jogos é montada uma estrutura para garantir a segurança de todas as pessoas que acessam a Arena. Por isso, é importante que os profissionais de imprensa fiquem atentos aos locais de acesso. Acesso com carros: a entrada de veículos de imprensa, previamente credenciados pela Arena Fonte Nova, é feita pelo Portão Leste 1, Estacionamento N3. É imprescindível que a credencial do carro esteja exposta em local visível e que todos os profissionais ocupantes estejam portando sua carteira de uma das associações (ABCD ou ARFOC) para que o acesso seja liberado. IMPORTANTE! Não será mais aceita a entrada de profissionais em carros sem suas respectivas identificações profissionais. Acesso de pedestres: a entrada de profissionais de imprensa a pé será feita pelo portão de Carga e Descarga, na Ladeira da Fonte, próximo ao estacionamento VIP. Os profissionais deverão apresentar suas respectivas carteiras das associações para que a liberação do acesso. 15

16 Atenção! IMPORTANTE! - Não será mais aceita a entrada de profissionais em carros sem suas respectivas identificações profissionais. - Todos os carros de imprensa, salvo os caminhões de transmissão, deverão estar credenciados para estacionamento no N3 e de porte da credencial Arena Press e do cartão estacionamento Estapar. - A perda da credencial do carro e/ou do cartão Estapar deve ser imediatamente informada à agência de comunicação. Para a emissão da segunda via será cobrado o de valor de R$ 20,00 por cartão. - Todos os jogos contam com a presença de um integrante da equipe de Comunicação da Arena para dirimir as questões que, por ventura, surjam durante o trabalho. - Familiares e/ou amigos dos profissionais não poderão acessar a Arena pelo portão de Carga e Descarga, nem pela porta e elevador de acesso do N3. Os acessos deverão ser através das indicações de portões existentes nos ingressos. - A liberação de imprensa começa 3h antes do início da partida e é encerrada 30 minutos após o início dos jogos. - É importante que os profissionais tenham atenção ao credenciamento da CBF, que possui dinâmica diferente. - A Arena Fonte Nova não interfere nas regras definidas para laterais de campo, tanto no que diz respeito à quantidade de profissionais, quanto em relação aos locais e trajes utilizados. Isso inclui a distribuição de coletes para cobertura nas laterais. 16

17 NÃO É PERMITIDO: 1. Trajar camisas tipo regata ou com mensagens comerciais e escudos de times, bem como o uso de bermudas, chinelos e demais calçados abertos. A sugestão é que, preferencialmente, os profissionais estejam vestindo uniformes ou camisas dos veículos para os quais trabalham; 2. Fumar em nenhum dos ambientes da Arena Fonte Nova, salvo em locais destinados para este fim; 3. O acesso de familiares (principalmente crianças) ou amigos dos profissionais aos níveis 08 e 10 que são de uso exclusivo da imprensa; 4. O consumo de bebidas alcoólicas para o profissional que esteja identificado com pulseiras de imprensa fornecidas pela Arena; 5. Ingressar com alimentos não industrializados como sucos ou sanduíches naturais. Esta definição atende a uma determinação da Vigilância Sanitária. Produtos industrializados como barras de cereal ou biscoitos são permitidos. 6. A alteração, por parte das equipes técnicas dos veículos, da estrutura física disponibilizada pelo equipamento, com a finalidade de passar cabos etc. Demandas desta natureza devem ser solicitadas à área de Comunicação, que tomará as medidas necessárias; 17

18 FIQUE ATENTO TAMBÉM! - A partir de 2017, por regulação da CBF, e respeitando a Política de Segurança da Instalação, todos os profissionais poderão passar por revista ou serem abordados pela equipe nos acessos ao equipamento. A iniciativa visa garantir a segurança de todos; - As carteiras de associações são pessoais e intransferíveis, por isso, somente o titular poderá acessar o equipamento com a apresentação da mesma. Fique atento também à validade de seu documento, pois só as carteiras do ano em exercício serão aceitas; - Somente carros previamente credenciados terão acesso ao estacionamento exclusivo de imprensa; - A internet WI-FI disponibilizada pela Arena Fonte Nova durante os jogos é destinada às ações corriqueiras como trocas de s e mensagens de celular, por exemplo e situações emergenciais. Profissionais que dependam de internet banda larga para a realização de seu trabalho seja upload de vídeos, fotos ou a própria transmissão dos jogos devem contratar serviço específico ou utilizar modens pessoais, a fim de não comprometer o acesso de todos. A Comunicação Institucional e a agência poderão fornecer mais informações sobre o tema; - Cabines de imprensa que não estiverem sendo utilizadas para transmissão dos jogos serão fechadas 30 minutos após o início das partidas. 18

19 5. Contatos Importantes 5.1. Contatos Arena Fonte Nova Comunicação Institucional Responsável: Lais Coelho / Endereço: Ladeira Fonte das Pedras, S/N, Nazaré. Agência de Textos Comunicação Corporativa Coordenador de Atendimento: Rafael Veloso / / Diretora: Suely Temporal - suely@agenciadetextos.com.br / / Endereço: Rua Frederico Simões, 153, Empresarial Orlando Gomes, Salas 804 a 806, Caminho das Árvores. IMPORTANTE! Em caso de emergência, em dias de jogos na Arena, utilize o telefone localizado no Hall da Tribuna de Imprensa. 19

20 Atenção! - A Arena Fonte Nova, através de sua agência, mantém um grupo de WhatsApp onde dissemina informações acerca do equipamento, além de esclarecer dúvidas dos profissionais. Caso tenha interesse em participar, solicite a inclusão de seu contato aos administradores (Agência de Textos). - Periodicamente, a Arena Fonte Nova atualiza os dados dos profissionais com os quais mantém relacionamento contínuo. Caso não tenha respondido ao questionário deste mailing, solicite o envio à agência de Comunicação Outros contatos Associação Bahiana dos Cronistas Desportivos (ABCD) Site: / abdc@abcdbahia.com.br Telefone: Endereço: Praça Castro Alves Edf. Palácio dos Esportes ACM Centro Associação dos Repórteres Fotográficos e Cinematográficos da Bahia (ARFOC) roqueleonidass@gmail.com Telefone: Endereço: Casa do Jornalista - Rua Gregório de Matos, 25, Pelourinho. 20