CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA. Pollux Capital

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4 CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA Pollux Capital

5 Data Versão Autor Aprovação Observações Junho de Compliance Conselho de Administração Não se aplica. 1. CONSIDERAÇÕES GERAIS O presente Código de Ética e de Conduta ( Código ) aplica-se a todos os sócios, diretores, funcionários, estagiários e colaboradores terceirizados da Pollux Capital ( Colaboradores ). Todos devem se assegurar do total entendimento das leis e normas aplicáveis à Gestora e do completo conteúdo deste Código. Em caso de dúvidas é imprescindível que o Colaborador busque a ajuda do Departamento de Compliance da Gestora. O Código de Ética e Conduta da Pollux Capital reflete a visão, a missão e os valores da Gestora. Tem o objetivo de integrar os Colaboradores à filosofia da Pollux Capital, com a criação de uma cultura corporativa na qual todos possam enxergar a expansão dos negócios e o exercício da ética como complementares e inter-relacionados. Assim, a Gestora pode proteger sua reputação e seu patrimônio intangível, construindo e consolidando-se como empresa íntegra e sólida. 2. VIGÊNCIA E ATUALIZAÇÃO Esta Política deve ser revisada e aprovada pela Diretoria sempre que solicitado pelo órgão regulador, em casos de alteração de legislação aplicável ou ainda, se houver alteração no modelo de negócios, previamente validado pelo Departamento de Compliance. 3. COMPROMISSOS DA GESTORA (i) Princípios Gerais A Pollux Capital entende que a sua imagem corporativa depende do comprometimento de todos os envolvidos no negócio com a busca pelos mais altos padrões éticos. Com a disseminação de seus valores, a Gestora busca não só melhorar o convívio interno como também a manutenção de relacionamentos sólidos e transparentes com seus clientes, fornecedores e mercado em geral. (ii) Missão e Visão Pollux Capital PÚBLICO 1

6 A missão da Pollux Capital é prestar serviços de gestão de carteiras de fundos de investimentos de alta qualidade e com retornos diferenciados dentro de rígidos padrões éticos e através de atitudes transparentes. Além disso, a Pollux tem como missão fazer com que investimentos, de forma fácil e transparente, sejam acessíveis a todos não importando onde estão ou qual seu nível de experiência. (iii) Valores A conduta profissional da Pollux Capital e de seus colaboradores será pautada pelos seguintes valores: Foco no cliente Espírito de equipe Excelência Cultura fiduciária Transparência 4. PADRÕES DE CONDUTA PROFISSIONAL (i) Profissionalismo 1. Conhecimento da legislação: os Colaboradores devem entender e estar em conformidade com todas as leis, regras e regulamentos vigentes relacionados às atividades desenvolvidas pela Pollux Capital. Em caso de conflito, os Colaboradores devem cumprir a regra mais rigorosa. Os Colaboradores não devem, conscientemente, participar, auxiliar e devem se desassociar de qualquer violação de tais leis, regras ou regulamentos. 2. Independência e objetividade: os Colaboradores devem usar cautela e discernimento razoáveis para atingir e manter a independência e a objetividade de suas respectivas atividades profissionais. 3. Apresentação incorreta: os Colaboradores não devem fazer, nenhuma apresentação incorreta relacionada com a análise de investimentos, recomendações, ações ou outras atividades profissionais. 4. Conduta inadequada: os Colaboradores não devem se envolver em nenhuma conduta profissional que envolva desonestidade, fraude, enganar terceiros ou cometer qualquer ato que reflita de maneira contrária à sua reputação, integridade ou competência profissional. Pollux Capital PÚBLICO 2

7 (ii) Integridade dos Mercados de Capitais 5. Informações relevantes não divulgadas ao público: os Colaboradores que possuem informações relevantes não divulgadas ao público, que podem afetar o valor de um investimento, não devem agir nem fazer com que outros indivíduos ajam com base nessas informações. 6. Manipulação do mercado: os Colaboradores não devem se envolver em práticas não equitativas, por exemplo, que alterem preços ou aumentem artificialmente o volume de negócios com a intenção de enganar os participantes do mercado, seja para fins de promover ganhos pessoais ou da carteira de fundos geridos. (iii) Deveres em Relação aos Clientes 7. Apresentação do desempenho: ao divulgar informações sobre o desempenho de um investimento, os Colaboradores devem envidar esforços razoáveis para garantir que as informações sejam justas, precisas e completas, em linguagem serena e moderada e de fácil compreensão. 8. Tratamento justo: os Colaboradores devem tratar de maneira equânime, justa e objetiva todos os clientes ao apresentarem análise de investimentos, fazerem recomendações de investimentos, tomarem uma decisão em relação a um investimento ou se envolverem em outras atividades profissionais. É vedado o tratamento diferenciado a clientes em virtude de relação de amizade ou grau de parentesco. 9. Adequação dos investimentos: quando os Colaboradores forem responsáveis pela gestão de um portfólio em relação a um mandato, estratégia ou estilo específico, eles devem apenas fazer recomendações de investimento ou tomar decisões de investimento uniformes com os objetivos e as restrições declaradas do portfólio. 10. Lealdade, prudência e zelo: os Colaboradores têm um dever de lealdade para com seus clientes: devem usar cautela e discernimento razoáveis. Os Colaboradores devem agir para o benefício de seus clientes e colocar os interesses deles acima de seus próprios interesses ou dos interesses do seu empregador. Todos os Colaboradores devem sempre se certificar que o uso das informações dos clientes está de acordo com as regras deste Manual. 11. Preservação da confidencialidade: os Colaboradores devem manter a confidencialidade das informações de ex-clientes, clientes atuais e possíveis clientes, a não ser que: a. As informações relacionem-se a atividades ilícitas por parte do cliente ou do provável cliente e devam ser comunicadas a algum órgão competente, na forma da lei. b. A divulgação seja exigida por lei, norma vigente ou por decisão judicial. c. O cliente ou o possível cliente permita a divulgação das informações, e, neste caso, somente na forma expressamente autorizada. Pollux Capital PÚBLICO 3

8 (iv) Deveres em Relação aos Colaboradores 12. Lealdade: em questões relacionadas ao emprego, os Colaboradores devem agir para o benefício de seus empregadores e não privá-los das suas capacidades e habilidades; não devem divulgar informações confidenciais nem causar prejuízos de qualquer outra forma aos seus empregadores. 13. Acordos de remuneração adicional: os Colaboradores não devem aceitar presentes, benefícios, remunerações ou pagamentos que concorram ou que talvez possam, razoavelmente, criar um conflito com os interesses de seu empregador, a menos que obtenham um consentimento por escrito por parte de todos envolvidos, e do Departamento de Compliance. (v) Relações com público externo e interno 15. Relações com Órgãos de Supervisão e Fiscalização: Parte primordial do Código de Ética da Gestora é representada pela observância e obediência às determinações dos órgãos de supervisão e fiscalização do setor em que atua. A Pollux Capital busca o rigoroso cumprimento das normas vigentes. 16. Relações com Fornecedores: As relações com os fornecedores devem sempre seguir os padrões éticos e os valores de excelência e transparência da Gestora. Os Colaboradores devem sempre buscar estabelecer contratos claros, objetivos e adequados à condução dos negócios da Gestora. A seleção de fornecedores deve sempre se pautar em critérios técnicos e transparentes, devendo o responsável pela contratação realizar procedimentos de know your supplier para a verificação de eventuais notícias desabonadoras a respeito do potencial parceiro comercial. 17. Relações com Clientes: As atitudes de todos os Colaboradores devem sempre se pautar no respeito aos clientes e na busca permanente de sua satisfação. Todos devem entender que tal atitude é essencial para a imagem e crescimento da Pollux Capital. Dentro desse conceito, as relações com os clientes deverão ser conduzidas com civilidade, cortesia, transparência e eficiência. Foco no cliente é um dos valores da Gestora, e, portanto, todo Colaborador deve buscar sempre atender prioritariamente aos interesses do cliente e alinhá-los com os interesses da Gestora. 18. Relações no ambiente de trabalho e comunicação interna: A Pollux Capital busca incessantemente a convivência pacífica e cordial no ambiente de trabalho. A Gestora inclusive enxerga em seu ambiente de trabalho harmônios uma vantagem competitiva na atração e retenção de talentos em seu quadro de colaboradores. A Gestora acredita que todos os Colaboradores devem ter oportunidades iguais para desenvolvimento de suas carreiras, pautando-se sempre pela meritocracia, competência e proatividade de cada colaborador. A Pollux Capital não tolera qualquer forma de discriminação, assédio moral e/ou sexual, praticado por ou contra qualquer Colaborador ou terceiros, seja no ambiente de trabalho ou fora dele, no horário de expediente ou não. 19. Relações com os concorrentes: As relações com concorrentes são pautadas no mesmo princípio de respeito e cordialidade condizentes com as normas e regras vigentes no mercado. A Pollux Capital zela pela importância de restringir a divulgação de comentários ou rumores Pollux Capital PÚBLICO 4

9 desabonadores dos negócios e/ou da imagem de gestoras concorrentes. É absolutamente vedado aos colaboradores qualquer comentário, especialmente em redes sociais e ambientes públicos, sobre a conduta profissional ou os produtos de concorrentes no mercado de capitais. 20. Relações com a imprensa: A Gestora enxerga a imprensa como um possível canal de comunicação entre e seus clientes e potenciais clientes e por isso, sempre que possível, atenderá a eventuais solicitações realizadas pela imprensa. Toda e qualquer comunicação com a imprensa deve ser feita com a aprovação prévia do Diretor de Compliance. 21. Acesso à Visitantes: A área destinada as atividades de gestão de recursos ( área de gestão ) são fisicamente segregadas das áreas comuns. O acesso à área de gestão é restrito aos Colaboradores envolvidos na atividade de gestão. O acesso de pessoas que não fazem parte do quadro de Colaboradores da Gestora é restrito às áreas comuns. (vi) Análise de Investimentos, Recomendações e Decisões 22. Diligência e base razoável: Os Colaboradores devem: a. Exercer a diligência, independência e o exame minucioso ao analisar investimentos, recomendar investimentos e tomar decisões de investimento. b. Ter uma base razoável e adequada, respaldada por pesquisas e investigações apropriadas, para fazer qualquer análise, recomendação ou tomar qualquer decisão de investimento. 23. Guarda de registros: os Colaboradores devem desenvolver e manter registros apropriados para fundamentar as suas análises, recomendações, decisões de investimento e outras comunicações relacionadas aos investimentos que mantiver com clientes e possíveis clientes. (vii) Conflitos de Interesse 24. Divulgação de conflitos: os Colaboradores devem fazer divulgação plena e justa de todas as questões que possam razoavelmente vir a prejudicar a sua independência e objetividade ou interferir com os respectivos deveres para com os seus clientes, possíveis clientes e empregadores. Os Colaboradores devem garantir que essas divulgações sejam relevantes, apresentadas em redação simples e comunicadas de maneira eficaz. 25. Prioridade das transações: as transações de investimentos Colaboradores não terão prioridade em relação às transações de investimentos dos clientes. 26. Comissão por recomendação: os Colaboradores devem divulgar aos seus empregadores, clientes e prováveis clientes, como cabível, qualquer remuneração, pagamento ou benefício recebido ou pago a terceiros pela recomendação de produtos ou serviços. 27. Brindes e Presentes: A Pollux Capital implantará procedimentos rígidos para evitar processos que possam resultar em conflitos de interesses. Em relacionamentos comerciais é comum que Pollux Capital PÚBLICO 5

10 sejam recebidos e oferecidos presentes, hospitalidades ou entretenimento de/para parceiros de negócios. Porém é importante que tais brindes não facilitem a tomada de decisão ou a troca de favores que configurem conflitos de interesses. Desta forma a Pollux Capital atribuirá limite máximo de R$500,00 (quinhentos reais) para o recebimento de brindes, presentes ou qualquer forma de bonificação. Para brindes acima desse valor, deverão ser submetidos ao Departamento de Compliance que avaliará se existe potencial conflito de interesse entre o doador e o receptor. (viii) Propriedade da Gestora Os ativos e bens da Gestora devem ser utilizados de forma ética e visando apenas o negócio da Gestora. Bens e serviços contratados como , internet, telefones, entre outros são considerados ferramentas de trabalho, que não devem ser utilizados de forma particular. O Departamento de Compliance e Segurança da Informação se reservam o direito de monitorarem o uso de tais bens sem o prévio consentimento expresso do Colaborador. Durante o expediente não será permitida a navegação em sites não relacionados ao trabalho, redes sociais, uso de chats, canais de bate-papo, salvo os necessários para execução do trabalho. Mesmo as ferramentas de comunicação profissionais devem ser utilizadas somente com fins de consecução do negócio da Gestora. Qualquer abuso poderá ser considerado falta, nos termos do presente Código. É proibida a recepção ou envio de imagens de conteúdo pornográfico, vídeos e músicas. O uso da internet é somente autorizado com finalidades relacionadas a interesses e assuntos profissionais. Evitar o desperdício de materiais de escritório é um ato de qualidade. Um simples esforço de atenção e mudança de hábitos no dia-a-dia pode propiciar uma economia significativa. Os Colaboradores não devem escrever cartas particulares em papel timbrado da empresa ou sugerir, de alguma forma, estar falando em nome da organização. É proibida a utilização do nome ou da influência da Gestora em causa própria. Recursos de terceiros, utilizados no decorrer do trabalho, devem ser tratados com respeito, lembrando sempre que a legislação proíbe o uso não autorizado de materiais protegidos por direitos autorais. (ix) Propriedade intelectual A lei de propriedade intelectual dispõe que toda invenção e modelo de utilidade pertencem exclusivamente ao empregador quando decorrerem de trabalho cuja execução se deu durante o período de vínculo do Colaborador. Nenhum Colaborador será remunerado além da remuneração previamente acordada, por qualquer trabalho que constitua invenção ou modelo de utilidade. No caso específico de estudos criados internamente, sejam eles relacionados ou não à estratégia de investimento da empresa, não é permitido divulgar sem autorização quaisquer informações. Ademais, todo material e documentos que estão na sede da Gestora, na rede corporativa ou nos computadores pessoais usados para trabalho pelos seus Colaboradores são de propriedade da empresa. O uso de qualquer informação que consta nesse material deve ser exclusivamente Pollux Capital PÚBLICO 6

11 relacionado às atividades da Gestora, e a informação não pode de forma alguma ser copiada para uso pessoal, armazenada em dispositivos pessoais, disseminada ou retransmitida. (x) Alçada de despesas e reembolsos Pedidos de solicitação devem obedecer à regra do bom senso de cada integrante da Gestora. A manipulação de reembolsos de despesas, tais como almoços, táxis, estacionamento, entre outros, é considerada falta grave e, se comprovada, resultará em penalidade julgada pelo Comitê de Ética. Qualquer reembolso acima da alçada permitida poderá ser solicitado sempre que o Colaborador tiver obtido aprovação prévia do Diretor Financeiro para tal despesa. Pollux Capital PÚBLICO 7

12 MANUAL DE COMPLIANCE Pollux Capital

13 1. APRESENTAÇÃO A Pollux Capital Administração de Recursos Ltda. ( Pollux Capital ou simplesmente Gestora ) é uma sociedade autorizada pela Comissão de Valores Mobiliários à prestação do serviço de administração de carteiras de títulos de valores mobiliários, na modalidade gestora de recursos, nos termos da Instrução CVM nº 558, de 26 de março de 2015, conforme alterada ( Instrução CVM 558 ). A Pollux Capital atua na gestão de recursos de veículos de investimento, notadamente fundos de investimento e carteiras administrada, com foco em serviços de gestão discricionária, mediante aquisição e alienação de ativos financeiros diversificados, de renda fixa e de renda variável, negociados nos mercados financeiro e de capitais, e considerados líquidos pelo gestor. A Pollux Capital pertence a um grupo econômico que é formado por um conjunto de empresas dedicadas à prestação de serviços diversificados, tanto no mercado de capitais quanto fora dele. Em razão dessa diversificação, a Pollux Capital enfrenta desafios específicos na prevenção de conflitos de interesse. As empresas que fazem parte do mesmo grupo econômico da Pollux Capital são: (i) Alps Capital Gestão Ltda.; (ii) Alps Capital Ltda. A Alps Capital Gestão Ltda. é uma sociedade autorizada pela Comissão de Valores Mobiliários à prestação de serviço de administração de carteiras de títulos e valores mobiliários na modalidade gestora de recursos, nos termos da Instrução CVM 558, atuando de forma independente às atividades da Pollux Capital, com foco em estruturar operações financeiras de dívida e equity que deem suporte às empresas investidas para atingirem seus objetivos sociais. A Alps Capital Ltda. tem por objeto social a prestação de serviços de planejamento, consultoria e assessoria empresarial no Brasil e no exterior. Apesar de a Pollux Capital fazer parte de um grupo econômico em que há outras sociedades sob controle comum que possam vir a desempenhar atividades conflitantes com as atividades da Pollux Capital, os procedimentos estabelecidos neste Manual buscam mitigar os conflitos de interesse, garantindo a independência das decisões de investimento tomadas pela Pollux Capital para as carteiras sob sua gestão. Além disso, foram estabelecidos instrumentos de governança corporativa e societária, como acordos celebrados entre os sócios da Pollux e das demais sociedades pertencentes ao seu grupo econômico com a finalidade de preservar a segregação necessária para a execução dos negócios da Pollux Capital de forma regular. 2. OBJETIVO Pollux Capital PUBLICO 1

14 Este Manual de Compliance ( Manual ) tem por objetivo fazer frente aos desafios enfrentados pela Pollux Capital no desempenho do seu objeto social, detalhando as regras de prevenção de conflitos de interesses, incluindo restrições à negociação de valores mobiliários, e servirá de referência para todos os Colaboradores em suas atividades diárias, inclusive em caso de dúvidas. A edição deste Manual, assim como a criação de um Departamento de Compliance encarregado da supervisão e aplicação das normas previstas neste Manual e em outras políticas estabelecidas para a Pollux Capital, tem por objetivo estabelecer procedimentos que evidenciem de forma clara que o processo de tomada de decisões de investimentos é feito de maneira independente, sem influência das atividades exercidas pelas demais sociedades. 3. ABRANGÊNCIA Esta política abrange todas as áreas da Pollux Capital, que devem zelar por sua observância, sendo também responsabilidade individual de cada Colaborador garantir a aderência a este Manual e às demais políticas estabelecidas pela Pollux Capital para consecução do seu objeto social. 4. VIGÊNCIAS E ATUALIZAÇÕES Esta Política deve ser revisada e aprovada pela Diretoria, anualmente ou em prazo inferior, sempre que solicitado pelo órgão regulador, em casos de alteração de legislação aplicável ou ainda, se houver alteração no modelo de negócios, previamente validado pela área de compliance. 5. ESTRUTURA DA GESTORA E PROCEDIMENTOS DE SEGREGRAÇÃO DE ATIVIDADES A atividade de gestão de recursos de terceiros desenvolvida pela Pollux Capital é altamente regulada, especialmente pela Comissão de Valores Mobiliários ( CVM ), que exige o registro específico para seu exercício (art. 2º, Instrução CVM 558). A regulamentação editada pela CVM requer, ainda, a observância de normas de conduta específicas aos administradores de carteira e a completa segregação entre a atividade de gestão de carteiras de valores mobiliários e as demais atividades exercidas pelas sociedades controladoras, controladas, ligadas ou coligadas à Gestora. A segregação de atividades exercidas pela pessoa jurídica administradora de carteira deve ser buscada pela adoção de procedimentos operacionais que tenham por objetivo (a) segregar fisicamente as instalações, ou definir as práticas que assegurem seu bom uso; (b) preservar as informações confidenciais; (c) implantar programa de treinamento; e (d) restringir o acesso a Pollux Capital PUBLICO 2

15 arquivos contendo informações confidenciais; e (e) estabelecer políticas relacionadas à compra e venda de valores mobiliários por parte dos funcionários, administradores e diretores da entidade. A Pollux Capital possui as políticas, códigos, manuais e procedimentos específicos para: (i) ética e conduta; (ii) investimentos pessoais de Colaboradores; (iii) prevenção e combate à lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo; (iv) exercício de direito de voto em relação aos ativos financeiros pertencentes às carteiras sob sua gestão; (v) grupamento e rateio de ordens e divisão de oportunidades de investimento entre as carteiras sob sua gestão; (vi) gestão de riscos; (vii) seleção de prestadores de serviço; e (viii) contingência e continuidade dos negócios. As matérias acima mencionadas podem ser abordadas neste Manual ou em políticas, códigos e manuais específicos, conforme avaliação do Departamento de Compliance, sendo responsabilidade deste a verificação de conformidade e cumprimento de tais políticas, códigos e manuais, com independência, autonomia e discricionariedade em sua atuação. O Diretor de Compliance se reporta diretamente aos Sócios e possui independência no desempenho de suas funções, não havendo qualquer subordinação às demais diretorias da Pollux Capital. As comunicações do Departamento de Compliance podem ser efetuadas através de comitês específicos ou através de contato direto com Colaboradores. O contato com a área de Compliance pode ser feito por meio do compliance@pollux.com.br. 6. PROCEDIMENTOS DE CONFORMIDADE 6.1 Restrições à Negociação pela Pollux Capital A regulamentação brasileira vigente estabelece diversas hipóteses de restrição à liberdade de negociar com valores mobiliários. Essas hipóteses são estabelecidas na Lei 6.404/76 ( Lei das S.A ), na Lei 6.385/76 ( Lei do Mercado de Valores Mobiliários ) e na regulamentação emanada da CVM, especialmente nas Instruções 358 (Divulgação de Informações por Emissores), 400 (Distribuição Pública de Valores Mobiliários) e 558 (Administradores de Carteira). As decisões administrativas da CVM também são importantes na interpretação das normas legais e regulamentares, especialmente no que se refere às condutas que são admitidas como inerentes às atividades de um grupo financeiro, e à medida que devem ser adotadas para mitigar os riscos de negociação com informação privilegiada. Nem todas as hipóteses de restrição à negociação com valores mobiliários decorrem da detenção de informação privilegiada. Algumas vezes a regulamentação impede a negociação por conta da possibilidade de conflitos de interesse entre intermediários, gestores de recursos de terceiros, operadores ou analistas, de um lado, e os seus clientes, de outro. A Pollux Capital não poderá negociar com valores mobiliários de emissão de companhias abertas nas quais a Alps Capital Gestão Ltda. detenha participação, ou com derivativos neles referenciados, salvo se a participação, cumulativamente: (a) tiver sido adquirida em mercado organizado de valores mobiliários; (b) não estiver vinculada à celebração de acordos de acionistas de qualquer espécie; e (c) não representar, isoladamente ou em conjunto com outros acionistas, participação de controle, ou capaz de exercer influência predominante sobre a companhia investida, ou sobre sua administração. Pollux Capital PUBLICO 3

16 Caso as carteiras administradas pela Pollux Capital possuam valores mobiliários de emissores adquiridos pela Alps Capital Gestão Ltda. em condições diversas das antes explicitadas, deverão permanecer com as participações adquiridas, só podendo aliená-las mediante autorização expressa do Departamento de Compliance. O Departamento de Compliance adotará procedimentos e medidas necessárias para evitar a negociação de valores mobiliários nas hipóteses detalhadas neste Manual, conforme práticas descritas no Item 7 abaixo. 6.2 Brindes e Presentes A Pollux Capital adota procedimentos rígidos que buscam evitar ocorrências que coloquem os interesses pessoais dos Colaboradores acima dos interesses da Gestora ou dos clientes da gestora. Em relacionamentos comerciais é comum que sejam recebidos e oferecidos presentes, hospitalidades ou entretenimento de/para parceiros de negócios. Porém, é importante que tais brindes não facilitem a tomada de decisão ou a troca de favores que configurem conflitos de interesses. Desta forma, a Pollux Capital atribuirá limite máximo de R$500,00 (quinhentos reais) para o recebimento de brindes, presentes ou qualquer forma de bonificação. Para brindes acima desse valor, deverão ser submetidos ao Departamento de Compliance que avaliará se existe potencial conflito de interesse entre o doador e o receptor. Caso constatado potencial conflito de interesses, o brinde deverá ser sorteado entre os Colaboradores. 6.3 Sigilo de documentos e informações A Pollux Capital orientará os seus Colaboradores a fim de não divulgar nenhuma informação pertinente ao ambiente de trabalho. Todos os profissionais são responsáveis pela guarda de documentos relativos às suas atividades, devendo, portanto, assegurar que informações confidenciais não sejam expostas a outros profissionais ou a terceiros. Sendo assim, o profissional tem o compromisso de não divulgar a terceiros, direta ou indiretamente, durante o período em que estiver prestando serviços a Pollux Capital e após o seu término, quaisquer informações confidenciais ou documentos por ele elaborados no desempenho de suas funções, devendo mantê-las sob o mais absoluto sigilo. Além disso, a área de Segurança da Informação é responsável pelo monitoramento de todas as informações transitadas. É importante ressaltar que é utilizado ainda o método de segregação de funções, que permitirá que somente a área responsável tenha acesso a seus devidos documentos. 6.4 Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Anticorrupção O Departamento de Compliance adota programa compatível com a sua estrutura para monitorar operações ou situações com indícios de lavagem de dinheiro ou prática de atos de suborno ou corrupção, que abrange todas as suas partes relacionadas, desde clientes até parceiros. Pollux Capital PUBLICO 4

17 O procedimento de prevenção à lavagem de dinheiro conta com uma série de programas, sendo eles (i) validação de dados cadastrais; (ii) processos de due diligence; (iii) treinamento de colaboradores e (iv) monitoramento contínuo. É imprescindível que todos os colaboradores estejam alinhados e não adotem práticas ligadas à corrupção. A Pollux repudia qualquer prática que proporcione a corrupção ou seja derivada de tal ato. A Pollux adota medidas de combate à corrupção através da aplicação de questionários e verificação de envolvimento com órgãos ou funcionários públicos. Caso seja identificada a participação de algum colaborador, este será penalizado. 6.5 Uso dos Recursos e Proteção Intelectual Todos os ativos da informação, como base de dados, arquivos, políticas e procedimentos operacionais devem ser respeitados e protegidos, garantindo seu sigilo, confidencialidade, integridade e disponibilidade. É de responsabilidade da área de Segurança da Informação estabelecimento de processos que visem à mitigação de riscos que possam impactar na segurança da informação e integridade dos sistemas tecnológicos adotados pela Pollux Capital. O uso dos computadores e meios de comunicação estão sujeitos a monitoramento, sem aviso prévio, pelo Departamento de Compliance ou Segurança da Informação, que terá acesso irrestrito aos s e mensagens enviadas e recebidas pelos Colaboradores, podendo realizar auditorias, a seu exclusivo critério. 7. COMITÊS A Pollux implantará comitês diversos para deliberar acerca assuntos diversos, sendo eles: 7.1 Comitê de Ética, Compliance, PLD/CFT e Segurança da Informação A Pollux implantará o Comitê de Ética, Compliance,PLD/CFT e Segurança da Informação, órgão não estatutário, o qual será destinado para (i) deliberações acercas de situações que caracterizem indícios de lavagem de dinheiro identificados pela área de compliance, bem como estatísticas, novas regulamentações, tecnologias e sistemas (ii) infrações verificadas relacionadas ao não cumprimento de processos, políticas ou diretrizes, (iii) acompanhamentos de controles necessários para os ativos da instituição e tomada de decisões sobre incidentes críticos de Segurança.. Além disso, o Comitê será encarregado de analisar casos de violações ao Código de Ética e demais políticas da corretora, bem como deliberações acerca de testes regulatórios obrigatórios realizados no âmbito de negócios e tecnologia da informação. O comitê será composto pelos seguintes membros: Membros da Diretoria; Responsável pelo Compliance; Responsável pela Segurança da Informação; Poderão ser convocados outros membros, caso necessário. Pollux Capital PUBLICO 5

18 Decisões: As decisões serão tomadas pela maioria dos membros presentes, mas será sempre garantido exclusivamente ao Diretor de Compliance o voto de qualidade. O comitê deverá ser realizado sempre que necessário por convocação de algum dos membros. As decisões tomadas no comitê deverão ser registradas em Atas, podendo ser física ou eletrônica. 7.2 Comitê de Risco A Pollux implantará o comitê de Risco, órgão não estatutário, o qual será destinado para deliberações acerca da política de gerenciamento de riscos, da matriz de riscos, atualizações, tratamento para a ocorrência de incidentes ou riscos mapeados. Poderão ser tratados ainda no comitê de riscos, novos projetos e o tratamento requerido no que tange à assunção de riscos. O comitê de Risco será composto pelos seguintes membros: Membros da Diretoria; Responsável pelo Risco; Responsável pelo Compliance; Poderão ser convocados outros membros, caso necessário. Decisões: As decisões serão tomadas pela maioria dos membros presentes, mas será sempre garantido exclusivamente ao Diretor de Risco o voto de qualidade. O comitê deverá ser realizado mensalmente ou por decisão extraordinária de algum dos membros. As decisões tomadas no comitê deverão ser registradas em Atas, podendo ser física ou eletrônica. 7.3 Comitê de Investimentos O Comitê de Investimentos tem por objetivo deliberar sobre os investimentos a serem realizados pela Pollux em benefício dos fundos de investimento geridos por esta. O comitê de Investimentos será composto pelos seguintes membros: Membros da Diretoria; Responsável pelo Risco; Decisões: As decisões serão tomadas pela maioria dos membros. comitê deverá ser realizado sempre que necessário por convocação de algum dos membros. As decisões tomadas no comitê deverão ser registradas em Atas, podendo ser física ou eletrônica. 8. DEPARTAMENTO DE COMPLIANCE 8.1 Atribuições É de responsabilidade do Departamento de Compliance da Pollux Capital: i. Assegurar a conformidade com a legislação, as normas, os regulamentos e as políticas internas e suas atualizações; Pollux Capital PUBLICO 6

19 ii. Auxiliar na informação e na capacitação de todos os colaboradores e dos prestadores de serviços terceirizados relevantes, em assuntos relativos à conformidade; iii. Revisar e acompanhar a solução dos pontos levantados no relatório de descumprimento de dispositivos legais e regulamentares elaborado pelo auditor independente, conforme regulamentação específica, se houver; iv. Implantar o programa de prevenção à lavagem de dinheiro na Gestora (sistemas, processos, procedimentos e treinamentos); v. Monitorar os colaboradores para identificar vazamento de informações; vi. Adotar procedimentos para coibir o conflito de interesses; vii. Realizar o monitoramento dos funcionários para que todos estejam comprados com a ideia de cooperação contra à lavagem de dinheiro; viii. Implantar o processo de Due Diligence para avaliação de novos parceiros, produtos e serviços; ix. Interagir com órgãos reguladores; x. Assessorar os colaboradores esclarecendo dúvidas específicas de clientes relacionadas à procedimentos internos ou regulamentações; xi. Analisar e aprovar os procedimentos relacionados a doações, brindes, hospitalidades; xii. Participar de comitês para deliberar sobre a estratégia de negócios, projetos e novos produtos; xiii. Elaborar relatório, com periodicidade mínima anual, contendo o sumário dos resultados das atividades relacionadas à função de conformidade, suas principais conclusões, recomendações e providências tomadas pela administração da instituição; xiv. Propor planos de ação sistemática e tempestivamente os resultados das atividades relacionadas à função de conformidade; xv. Revisar e aprovar as regras e diretrizes do programa de Compliance; xvi. Deliberar penalidades para os colabores que descumprirem essa política; xvii. Disseminar padrões de integridade e conduta ética como parte da cultura da instituição; xviii. Garantir que todos os processos estejam em conformidade através da realização de monitoramento contínuo; 8.2 Restrições à Negociação com Valores Mobiliários A atuação do Departamento de Compliance não afasta o dever do detentor de informações privilegiadas de abster-se de negociar nas hipóteses previstas neste Manual, nem a obrigação dos responsáveis pelas áreas de monitorar a observância de tais vedações pelos Colaboradores que lhes estejam subordinados e de zelar pelo controle do fluxo de informações confidenciais. O Departamento de Compliance tem poderes para determinar dois níveis de restrição à negociação ( Restrição Total e Restrição Parcial ), de acordo com as regras previstas neste Manual. Não obstante, o Departamento de Compliance poderá, sem dar qualquer publicidade ou determinar níveis de restrição, monitorar a negociação de valores mobiliários que possam vir a ser considerados restritos, inclusive para fins de determinação de juízo de valor sobre a necessidade de restrição e o respectivo nível. Pollux Capital PUBLICO 7

20 A classificação de um valor mobiliário como restrito implicará limitações à negociação de todos os valores mobiliários do emissor em questão, negociados no Brasil ou no exterior, assim como dos valores mobiliários a ele referenciados. Caberá ao Departamento de Compliance elaborar e atualizar listas com os valores mobiliários classificados em cada um dos níveis de restrição, e decidir as condições sob as quais tais listas poderão ser divulgadas aos Colaboradores. O Departamento de Compliance poderá agravar o nível de restrição inicialmente atribuído ao valor mobiliário. O Departamento de Compliance poderá divulgar as listas de valores mobiliários classificados como em Restrição Parcial a Colaboradores previamente escolhidos sempre que considerar que a publicidade geral de tal lista puder representar indício da existência de informação privilegiada. Qualquer solicitação que dependa de autorização, orientação ou esclarecimento expresso do Departamento de Compliance deve lhe ser dirigida, exclusivamente através do compliance@pollux.com.br, com antecedência da negociação Restrição Total Os valores mobiliários serão classificados como em Restrição Total nas seguintes hipóteses: (a) existência de informação privilegiada, geral ou específica, relativa a companhias abertas controladas por alguma das sociedades do mesmo grupo econômico da Pollux Capital, pelos sócios controladores da Pollux Capital, por fundos de investimento geridos pela Pollux Capital, ou das quais as sociedades do grupo econômico da Pollux Capital, ou seus sócios controladores, ou os fundos de investimento por elas geridos, participem do bloco de controle; (b) existência de informação privilegiada, geral ou específica, relativa a companhias abertas das quais os Colaboradores da Pollux Capital ou de sociedades que pertençam ao seu grupo econômico participem como integrantes do Conselho de Administração, Conselho Fiscal e de quaisquer órgãos com funções técnicas ou consultivas, criados por disposição estatutária. Essa restrição não prevalecerá caso o integrante dos órgãos antes mencionados seja profissional independente, segundo a definição do Regulamento do Novo Mercado da B3 S.A. Brasil, Bolsa, Balcão; (c) existência de informação privilegiada específica relativa à intenção de realização de operação de fusão, aquisição, cisão, transformação ou reorganização societária, sempre que, a juízo do Departamento de Compliance, trate-se de intenção concretamente demonstrável e verificável; (d) as situações em que a Pollux Capital preste serviços de assessoria exclusivamente na implementação de operação de alienação ou aquisição de ações de uma determinada companhia aberta e tal operação, a exclusivo juízo do Departamento de Compliance, culminar em discussões potencialmente vinculativas com contrapartes; (e) até que seja publicado o anúncio de encerramento da distribuição, a existência de informação relativa à oferta pública de distribuição decidida ou projetada, na qual a Pollux Capital esteja envolvida; e (f) demais situações em que a Pollux Capital mantenha ou estabeleça relação comercial, profissional ou de confiança da qual resulte fluxo de informações potencialmente relevantes, sempre que, por força desse fluxo, a classificação como em Restrição Total seja recomendada, a Pollux Capital PUBLICO 8

21 juízo do Departamento de Compliance, como forma de evitar que as negociações realizadas com os valores mobiliários respectivos aparentem ter sido realizadas mediante utilização de informação privilegiada. A classificação do valor mobiliário como em Restrição Total acarretará a proibição de sua negociação pelos gestores da Pollux Capital e pelos sócios controladores, diretos e indiretos, da Pollux Capital. As carteiras administradas pela Pollux Capital que possuam valores mobiliários de emissores que tenham sido incluídos em lista de Restrição Total deverão permanecer com as participações adquiridas, só podendo aliená-las mediante autorização expressa do Departamento de Compliance. Sem prejuízo, participações em valores mobiliários restritos adquiridos por erro operacional (provocados por erros de digitação, falhas na execução de ordem, ou de comunicação, etc,), devem ser alienadas imediatamente à sua identificação, e mediante consentimento expresso do Departamento de Compliance. Não se incluem na proibição acima descrita, as negociações com valores mobiliários incluídos em lista restrita, ou com derivativos neles referenciados, desde que tais negociações se destinem a cumprir obrigações contratuais assumidas previamente à sua inclusão em lista, ou decorrentes do exercício de direitos assegurados em operações contratadas previamente à inclusão em lista. O Departamento de Compliance poderá autorizar, em caráter de extrema exceção, a seu exclusivo critério, a realização da venda de valores mobiliários, mesmo que em Restrição Total, mediante solicitação do Diretor de Gestão, com a justificativa econômica da transação Restrição Parcial Os valores mobiliários serão classificados como em Restrição Parcial sempre que a natureza da informação detida pela Pollux Capital, por seus Colaboradores ou por sociedades pertencentes ao grupo econômico da Pollux Capital, ou do conflito de interesses existente, demandarem medidas especiais de monitoramento da negociação. A classificação do valor mobiliário como em Restrição Parcial exigirá a aprovação prévia do Departamento de Compliance, como condição para sua negociação, que deverá receber, dentre outros critérios, a justificativa econômica que substancie a negociação pretendida. 9. RELATÓRIOS O Diretor de Compliance, responsável pela implementação e cumprimento de regras, políticas, procedimentos e controles internos, deve encaminhar às demais Diretorias, até o último dia útil do mês de janeiro de cada ano, relatório relativo ao ano civil imediatamente anterior à data de entrega, contendo: (a) as conclusões dos exames efetuados; (b) as recomendações a respeito de eventuais deficiências, com o estabelecimento de cronogramas de saneamento, quando for o caso; e (c) a manifestação do diretor responsável pela administração de carteiras de valores mobiliários ou, quando for o caso, pelo diretor responsável pela gestão de risco a respeito das deficiências encontradas em verificações anteriores e das medidas planejadas, de acordo com cronograma específico, ou efetivamente adotadas para saná-las. Pollux Capital PUBLICO 9

22 10. CADASTRO E POLÍTICA DE CONHEÇA SEU CLIENTE (KYC) 10.1 Cadastro de clientes A Pollux Capital adota uma política própria de análise e identificação dos investidores ( conheça seu cliente know your client ), desenvolvida com base em metodologia proprietária que leva em conta (i) as obrigações previstas na Instrução CVM 301/99 para identificação de pessoas politicamente expostas, (ii) a possibilidade de veto, pelo Departamento de Compliance, a relacionamentos devido ao risco envolvido, (iii) conhecimento da origem do patrimônio do cliente, (iv) monitoramento da compatibilidade das transações com o perfil do cliente, (v) conhecimento da origem e destino dos recursos movimentados pelo cliente, (vi) identificação, análise, decisão e reporte das situações que possam configurar indícios da ocorrência dos crimes previstos na Lei nº 9.613/98, ou a eles relacionadas. Os clientes da Pollux Capital deverão estar devidamente cadastrados antes do início da efetiva disponibilização dos recursos para gestão. Caso qualquer colaborador encontre indícios fraudulentos de qualquer dado ou informação de um cliente no momento do cadastro ou a qualquer tempo durante o vínculo do cliente com a Pollux Capital, deverá o colaborador reportar tal acontecimento ao Departamento de Compliance para que sejam tomadas as medidas cabíveis, notadamente a comunicação aos órgãos reguladores Procedimentos para identificar e conhecer o cliente Tanto para o potencial cliente pessoa física, quanto para jurídica, a Gestora contará com esforços dos administradores, distribuidores e custodiantes dos fundos que são ou venham a ser por ela geridos para (i) realizar a identificação de clientes novos ou já existentes, inclusive previamente à efetiva realização dos investimentos; e (ii) prevenir, detectar e reportar quaisquer operações suspeitas. Caberá ao Comitê de Compliance conhecer as políticas e manuais de combate à lavagem de dinheiro adotados pelos administradores, distribuidores e custodiantes dos fundos que são ou venham a ser geridos pela Gestora. Na seleção dos administradores e distribuidores de fundos, a Pollux Capital deverá exigir de administradores e/ou distribuidores, conforme o caso, políticas de prevenção à lavagem de dinheiro e que adotem procedimentos para a boa execução dessas políticas, dentre as quais: utilização da política de KYC, identificação das áreas e processos suscetíveis a risco, realização de treinamento adequado para os funcionários, com periodicidade adequada, manutenção de cadastros atualizados de clientes, utilização de sistema específico para investigação e detecção de atividades consideradas suspeitas, e existência de Comitê de PLD ou equivalente. A Pollux Capital, reterá uma cópia digital da ficha cadastral dos clientes, bem como a cópia digital da documentação enviada aos administradores. 11. PREVENÇÃO E COMBATE À LAVAGEM DE DINHEIRO Pollux Capital PUBLICO 10

23 11.1 Aspectos Gerais Lavagem de dinheiro é um crime potencialmente relacionado com financiamento de atividades terroristas ou corrupção. Os colaboradores da Pollux Capital são especialmente treinados com a finalidade de detectar e prevenir potenciais atividades de lavagem de dinheiro Procedimentos de Prevenção e Combate à Lavagem de Dinheiro (PLD) dos Investidores A diligência sobre os investidores dos fundos de investimento geridos pela Pollux Capital e o monitoramento de operações de seus clientes são os elementos substanciais do processo de PLD adotado pela Pollux Capital. Os procedimentos que a Pollux Capital adota são focados na verificação (i) da coerência entre o patrimônio declarado (capacidade financeira do cliente) e o valor efetivamente investido pelo cliente, (ii) das fontes de renda e/ou patrimônio suspeito ou não declarado, (iii) da residência em países pertencentes à lista de Paraísos Fiscais e Países com Regime Fiscal Privilegiado divulgada pela Secretaria da Receita Federal, (iv) de múltiplas movimentações de recursos incompatíveis com a atividade desenvolvida pelo cliente ou com o seu perfil de risco, (v) de investidores politicamente expostos e (vi) de alterações atípicas de endereço ou titularidade de conta bancária Pessoas Politicamente Expostas ( PEP ) São consideradas politicamente expostas aquelas pessoas que desempenham ou tenham desempenhado nos últimos 5 (cinco) anos cargos, empregos ou funções públicas relevantes, no Brasil ou em outros países, territórios e dependências estrangeiros, assim como seus representantes, familiares e outras pessoas de seu relacionamento próximo. A Pollux Capital considera que os investidores classificados como PEP apresentam maior risco no relacionamento e, por isso, adota práticas mais rigorosas no monitoramento destes clientes. Os clientes identificados como politicamente expostos, deverão obter autorização do Departamento de Compliance para a abertura de seus cadastros Indícios de ocorrências de atividades suspeitas e comunicação com os órgãos reguladores No processo cadastral de clientes, assim como durante todo o relacionamento do cliente com a Pollux Capital, caso ocorra indício de lavagem de dinheiro, o Diretor de Compliance da Gestora deve indicar as informações e documentos necessários para serem solicitados os esclarecimentos adicionais ao investidor. Caso não haja esclarecimentos ou eles sejam insatisfatórios e caso em qualquer momento ocorra suspeita de realização de operações financeiras e não-financeiras que possam envolver atividades relacionadas aos crimes de lavagem de dinheiro, ocultação de bens e valores, bem como incorporar ganhos de maneira ilícita para a Pollux Capital, clientes ou para os colaboradores, tal fato deverá ser comunicado imediatamente ao Departamento de Compliance da Gestora. A análise será feita caso a caso, ficando sujeitos os responsáveis às sanções previstas neste Manual Pollux Capital PUBLICO 11

24 e/ou no Manual de Compliance da Gestora e ainda às consequências legais cabíveis, notadamente o reporte do caso ao COAF e demais órgãos reguladores. 12. DUE DILIGENCE A Pollux adotará altos padrões de diligência em qualquer nível de relacionamento. Para tal processo adotará procedimentos como Conheça Seu Cliente (KYC), Conheça Seu Funcionário (KYE), Conheça Seu Parceiro (KYP) e Conheça seu Fornecedor (KYS) Procedimento Conheça Seu Cliente KYC A Pollux adotará questionário específico para o procedimento Conheça Seu Cliente KYC. O processo de KYC é um dos pilares mais importantes na prevenção à lavagem de dinheiro e combate ao financiamento do terrorismo. O processo Conheça Seu Cliente corresponde num mecanismo automático de validação de informações cadastrais e aplicação de questionário, sempre que identificada a necessidade pelo Compliance. O intuito da utilização do questionário corresponde numa identificação mais completa das informações do cliente, bem como questões relacionadas à sua profissão, sua atuação no mercado financeiro e a origem de recursos ou patrimônio. Após o recebimento do questionário, caberá ao Compliance atestar as informações através de pesquisas e consultas em mídias disponíveis Procedimento Conheça Seu Parceiro KYP A Pollux adotorá procedimento específico para avaliação de novos parceiros. Além de questionário de diligência confeccionado pela área de Compliance e solitação de documentos suporte, caberá ao Compliance a realização de pesquisas e buscas em mídias disponíveis para identificar se existe alguma informação desabonadora que apresente riscos de imagem à corretora. Em caso de seleção de parceiros, deverá ser escolhido aquele que esteja mais alinhado às regulamentações e melhoes práticas do mercado Procedimento Conheça Seu Funcionário KYE A área de Recursos Humanos será responsável pelo processo de Conheça Seu Funcionário. É de inteira responsabilidade verificar todas as informações fornecidas bem como identificar situação que possam causar conflitos de interesses e/ou prejudicar de qualquer forma o cliente final da Pollux. A área de Recursos Humanos deverá encaminhar o questionário elaborado pela área de compliance e devolver preenchido posteriormente. A área de compliance é responsável pelo acompanhamento da situação econômico-financeira dos colaboradores, porém limitando-se apenas à verificação de operações e transações internas. Pollux Capital PUBLICO 12

25 12.4 Procedimento Conheça Seu Fornecedor KYS A Pollux implantará procedimento específico para conhecer seu fornecedor. É imprescindível que o departamento contratante esteja munido de informações a respeito de seu fornecedor. Além disso, o Departamento de compliance ou Segurança da Informação encaminhará questionário específico que contém questões relacionadas a atuação da empresa, clientes e projetos realizados. Além disso poderão ser efetuadas consultas para a verificação da integridade da empresa. 13. TREINAMENTOS Todos os Colaboradores devem receber o devido treinamento acerca de todas as políticas e procedimentos internos da Gestora. Assim, serão proporcionados aos Colaboradores uma visão geral das políticas adotadas, de forma que os mesmos se tornem aptos a exercer suas funções aplicando conjuntamente todas as normas nelas dispostas. A Gestora poderá financiar, total ou parcialmente, cursos de aprimoramento profissional aos Colaboradores, principalmente aos membros da equipe técnica, desde que julgue viável e interessante o conteúdo a ser lecionado. O controle e a supervisão das práticas profissionais dos Colaboradores em relação à Política de Treinamentos são responsabilidade do Departamento de Compliance, que visará promover a aplicação conjunta da referida Política com as normas estabelecidas nas demais políticas aprovadas nos termos do presente Manual. Poderão ser ministradas a todos os Colaboradores da Pollux Capital palestras ou cursos internos, a fim de dar ciência sobre i) as políticas adotadas pela Pollux Capital; ii) a regulamentação vigente e aplicável aos negócios da Pollux Capital e, ainda, iii) eventuais problemas ocorridos, sobretudo para alertar e evitar práticas que possam ferir a regulamentação vigente no exercício das atividades desenvolvidas pela Pollux Capital. Referidas palestras serão de participação obrigatória, comprovada mediante assinatura do Colaborador em lista de presença ou em qualquer forma eletrônica. Todo o treinamento interno proposto pela Pollux Capital, além de enfatizar a observância das regras e da relação fiduciária com os clientes, terá como objetivo abordar os procedimentos operacionais da Pollux Capital, especialmente no que diz respeito às informações de natureza confidencial e adoção de posturas éticas e em conformidade com os padrões estabelecidos. Os treinamentos relacionados ao conteúdo deste Manual serão realizados, com periodicidade mínima anual, pelo Departamento de Compliance, sendo obrigatórios a todos os Colaboradores. Quando do ingresso de um novo colaborador, o Departamento de Compliance aplicará o devido treinamento de forma individual para o novo colaborador. O Departamento de Compliance poderá, ainda, conforme achar necessário, promover treinamentos esporádicos visando manter os Colaboradores constantemente atualizados em relação às Políticas. 14. MANUTENÇÃO DE ARQUIVOS Pollux Capital PUBLICO 13