UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA PROCEDIMENTO PARA SOLICITAÇÃO DE INSCRIÇÃO EM CONGRESSOS E SEMINÁRIOS FRANCINILDA OLIVEIRA BARBOSA 2013
INTRODUÇÃO A Universidade de Brasília, por meio da Diretoria de Contabilidade e Finanças e Coordenadoria de Capacitação e Educação PROCAP elaboraram o Procedimento de inscrição em congressos e seminários com o objetivo de fornecer aos Centros de Custo uma ferramenta para padronizar os processos e favorecer o controle das atividades e informações.
PASSO A PASSO PROCESSO PARA SOLICITAÇÃO DE INSCRIÇÃO EM CONGRESSOS E SEMINÁRIOS CENTRO DE CUSTO 1. Demanda do Centro de Custo, interesse do docente, servidor e discente em participar de Congressos e Seminários; 2. Em seguida verificar se a empresa organizadora do evento aceita a Nota de Empenho para assegurar a inscrição 3. Inicia processo que deve compor: 3.1. Memorando com solicitação de inscrição informando o nome dos participantes, nome do evento, nome da empresa organizadora, 3.2. Comprovante de inscrição do solicitante no Sitio da empresa organizadora do evento
3.3. Preencher os dados do formulário de inscrição informações imprescindíveis que viabilizam o contato com a empresa organizadora e com os solicitantes, são eles:. NOME DO EVENTO; EMPRESA ORGANIZADORA CNPJ EMAIL; TELEFONE; PERÍODO DE REALIZAÇÃO; LOCAL DE REALIZAÇÃO VALOR DA INSCRIÇÃO CARGA HORÁRIA NOME DO PARTICIPANTE; CPF EMAIL TELEFONE CARGO TIPO DE VÍNCULO 4. Anexar folder de divulgação do evento
5. Anexar aceite do trabalho para apresentação no evento 6.. Anexar Nota Dotação ENCAMINHAR PROCESSO À PROCAP 7. A Coordenadoria de Capacitação PROCAP realizará triagem e conferência dos documentos 8. Caso o processo esteja com todas as informações necessárias. 8.1. PROCAP encaminha para DAF para analisar e homologar despesa. 8.2. DAF encaminha para DPO para detalhamento da despesa. 9. Caso haja documentos pendentes. 9.1. PROCAP devolve para o Centro de Custo. 9.2. Centro de Custo restitui o processo sem pendências.
10. PROCAP encaminha para DAF para homologação de despesa DECANATO DE ADMINISTRAÇÃO 11. Caso o processo seja autorizado, o DAF encaminha para DPO para detalhamento de despesa 12. DPO encaminha processo à DCF DIRETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS 13. A Coordenadoria de Execução Orçamentária CEO/DCF emite a Nota de Empenho. 14. CEO devolve o processo ao Centro de Custo solicitante.
CENTRO DE CUSTO 15. De posse do processo com a Nota de Empenho - NE, realizar os seguintes passos: 15.1. Digitaliza a NE e encaminha para o email da empresa organizadora do evento para assegurar a inscrição do solicitante e pedir confirmação de recebimento da NE. 15.2. Após a realização do evento e recebimento da Nota Fiscal ou Recibo fazer a seguinte verificação: 15.2.1. Caso o serviço da empresa organizadora tenha sido realizado conforme proposta no folder, o docente ou servidor deve atestar que o serviço foi realizado a contento: colocando carimbo de atesto no próprio documento fiscal, devendo conter: data, nome legível, matricula da FUB e carimbo do servidor. 15.3. Encaminhar processo à Diretoria de Contabilidade e Finanças DCF solicitando pagamento. DIRETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS
16. O processo segue para Coordenadoria de Execução Contábil CEC, que providencia a liquidação e encaminha para Tesouraria. 16.1. Tesouraria efetiva o pagamento da inscrição e arquiva o processo. SITUAÇÃO ADVERSA 1. Caso o solicitante desista de participar do evento: 1.1. O Centro de Custo deve encaminhar o processo à Coordenadoria de Execução Orçamentária CEO, solicitando cancelamento da Nota de Empenho. 1.2. Informar a empresa organizadora do evento sobre a desistência do solicitante e solicitar o cancelamento da inscrição. 1.3. Caso a Nota de Empenho contenha vários participantes e um deles desista, solicitar ao CEO o cancelamento do saldo da Nota de Empenho. Contatos para esclarecimentos de dúvidas:
DCF dcf@unb.br Telefone: 3107-0570. PROCAP procap@unb.br Telefone: 3107-0443