Relatório Gerencial sobre o Sistema de Compras Prefeitura de Sorocaba No presente relatório estaremos descrevendo uma análise das mudanças ocorridas com a implantação do módulo de Licitações e Compras do SIM na Prefeitura de Sorocaba. Este módulo foi responsável pelo empenho de bens de consumo e serviços para a Prefeitura no ano de 2008 no valor de R$ 32.868.678,53, o que corresponde a um valor médio mensal de R$ 2.739.057,00 já no ano de 2009, este valor baixou para R$ 20.002.716,32 considerando até o mês de setembro, baixando a média mensal para R$ 2.222.524,00. ou seja, uma redução de 19% dos valores empenhados. Ao final do ano faremos nova análise com intuito de verificarmos os motivos que levaram esta redução Dê posse destes dados vamos analisar os seguintes elementos: Análise das solicitações e processo de compra origem para os empenhos; Análise dos tempos dos processos de compra. Analise das solicitações por secretaria. Todos os gráficos apresentados neste documento, tem seus dados disponíveis para consulta através da árvore de aplicação do SIM: 21.01.01 Estatísticas sobre Compras.
1. Análise das Solicitações por Modalidade de Compra Deve-se levar em conta que nem todas as solicitações de compras terminam em empenhos. Devido a este fato, no ano de 2008 foram gerados 4.556 processos de compra no valor estimado de R$ 127.514.585,38, mas somente R$ 32.868.678,53 foram empenhados. No ano de 2009, até o mês de setembro foram 3.368 solicitações de compra com um valor estimado em 25.661.874,72, sendo empenhado R$ 20.002.716,32. Modalidade de Compra Qtde Processos 2008 Montante Financeiro 2008 Qtde Processos 2009 Montante Financeiro 2009 Dispensa de Licitação 3.774 47.297.948,01 2.918 6.212.155,30 Pregão 383 52.648.300,47 173 16.865.854,40 Convite 261 16.117.581,35 170 932.732,87 Inexigibilidade 65 7.321.639,60 53 662.689,53 Tomada de preço 51 3.845.651,63 29 618.371,89 Concorrência Pública 22 283.464,32 25 370.070,73 Total 4.556 127.514.585,38 3.368 25.661.874,72 Valor empenhado 32.868.678,53 20.002.716,32 Analisando estes números salta aos olhos duas grandes mudanças. A primeira a relação ao número e aos valores de solicitações criadas no ano de 2008 comparando com o ano de 2009. Verifica-se que foi reduzido o número de solicitações bem como os valores do solicitado está bem mais próximo do valor empenhado. Outra mudança é quanto o aumento da compra na modalidade Pregão. No ano de 2008 a modalidade de Dispensa de Licitação representava 37 % das solicitações de compras, no ano de 2009 esta modalidade caiu para 24%.
Figura 1 - Formas de Compra em 2008 Figura 2 - Formas de Compra em 2009 No ano de 2008 82,83% foram solicitações de compras na modalidade de dispensa de licitação, este número até cresceu em 2009 para 86,54% porém diminuindo em valor de compra.
Figura 3 - Valores financeiros pagos por modalidade de compra em 2008 No ano de 2009, um percentual de 65,72%, das solicitações de compras realizadas foi na Modalidade de Pregão, representando um montante de R$ 16.865.854,40. Já Dispensa de Licitação R$ 6.212.155,30, ou seja, 24,21% das compras. Figura 4 - Valores financeiros pagos por modalidade de compra em 2009
No ano de 2008 quando apresentávamos um relatório semelhante, reforçávamos o uso da modalidade Pregão Eletrônico, pois conforme dados do Governo Federal diminui em média o valor adquirido de 20% a 30% a outros tipos de modalidade de compra. Como exemplo se utilizarmos ao limite o Pregão Eletrônico, poderíamos ter uma economia de até 20% a 30% do valor da Dispensa, ou seja, algo em torno de 4 a 6 milhões de reais. O que podemos concluir que em 2009 isto já é verdadeiro, pois a redução foi em 19%. Salientamos que através do SIM foi feita uma integração com o sistema de Pregão Eletrônico ACESS@COMPRAS, o que nos permite uma rapidez em todo o processo, tanto no envio dos dados quanto no recebimento dos resultados do pregão. O processo foi automatizado não necessitando nenhuma digitação. Tal integração foi concluída em dezembro de 2008. Com isso uma média de 20 processos de compras, por mês, são enviados para o Acess@Compras.
2. Analise dos Tempos de Compra. Outra análise feita no sistema compras refere-se ao tempo de uma solicitação até a sua efetivação de empenho. Pelo gráfico pode-se verificar a eficiência do processo pela diminuição do número de dias ao longo dos anos de 2008 e 2009. No mês de Janeiro de 2008 quando o sistema foi implantado tínhamos um tempo médio de 80 dias. Em dezembro de 2008 caiu para 23 dias, reduzindo em setembro 2009 para 11 dias. Figura 5 - Tempo médio de compra total - 2008 Figura 6 - Tempo médio de compra total - 2009
Na linha amarela, a mais alta, é mostrado o tempo médio total das solicitações. Na linha verde o tempo de empenho e na vermelha o tempo da abertura do processo de solicitação Notamos que no final do ano de 2008 o tempo médio de compra era de 23 dias mas em janeiro de 2009 subiu para 34 dias. A explicação para este acréscimo é que neste período existe uma parada dos valores empenhados devido a entrada em funcionamento do orçamento. Esta diminuição de tempo é atribuída aos seguintes fatores: Conhecimento melhor do processo de compra Conhecimento do sistema SIM por seus usuários; Melhores parametrizações; Otimizações dos fluxos de compras. No gráfico a seguir são apresentados os números de solicitações representadas por círculos. Como podemos notar, houve uma diminuição do tempo médio mas tendo sido mantido o número de solicitações. Foge da regra o mês de dezembro onde o número de compras é bastante reduzido. Figura 7 - Tempo médio de compra com quantidade de solicitações 2008 Já no ano de 2009, nota-se a redução do tempo médio de compra, mas não ocorreu uma mudança considerável na quantidade de solicitações.
Figura 8 - Tempo médio de compra com quantidade de solicitações 2009 Avaliando o tempo médio da compra, evidencia-se que a modalidade de Pregão é a que mais demora, trazendo a média geral das compras, 80 dias, para cima. O pregão possuía, no inicio do ano de 2008, um tempo 289 dias para sua efetivação, ou seja, quase um ano para sua conclusão. Foi reduzido para 64 dias em 2009. Figura 9 - Tempo médio de compra por modalidade em 2008
Figura 10 - Tempo médio de compra por modalidade em 2009 Analisando o tempo de compra da Modalidade de Dispensa de Licitação, percebemos o porquê do uso dessa modalidade. Nota-se uma diferença de 80 a 85% do tempo de compra. Enquanto a Modalidade de Pregão leva 167 dias, no mês de janeiro, na modalidade de Dispensa de Licitação são 26 dias. Já no mês de Julho, último mês onde podemos fazer comparações, Pregão tem um tempo de 64 dias, enquanto Dispensa são 17 dias. No caso da Prefeitura optar por fazer mais pregões o tempo geral das compras deverá subir, visto que a modalidade que apresenta menor tempo médio é a dispensa de licitação.
3. Analise das Solicitações de Compra por Secretaria. No gráfico abaixo podemos visualizar o número de solicitações por Secretaria. Figura 11 - Número de Solicitações por Secretaria em 2008 Visualizando as solicitações de compra por secretaria, notamos uma uniformidade nas secretarias que mais compram como Educação, Saúde e Administração. Havendo apenas uma alteração nas secretarias menores. Figura 12 - Número de Solicitações por Secretaria em 2009
Comparando os anos, destacamos a diminuição considerável na quantidade de solicitações da Secretaria de Obras (SEOBE), onde em 2008 eram 463 e em 2009 reduziu para 146 solicitações, representando uma diminuição de 68,47%. Já a Secretaria de Juventude (SEJUV), ocorreu um aumento de 65,63%, no total de solicitações realizadas.