GUIA DE CANDIDATURA PARA A ACTIVIDADE DE MOBILIDADE DE ESTUDANTES PARA REALIZAÇÃO DE ESTÁGIO PROFISSIONAL ERASMUS - ERASMUS PLACEMENTS (SMp) I INFORMAÇÃO GERAL LLP/ERASMUS Placements A Universidade de Coimbra tem ao seu dispor diversas oportunidades de mobilidade, às quais os estudantes se podem candidatar. Antes de iniciar o processo de candidatura a um estágio ERASMUS o estudante deve verificar, junto do Coordenador da sua área de estudos (http://www.uc.pt/driic/coordenadores/), se é possível fazer o período de mobilidade a que se candidata na Instituição que pretende frequentar. LOCAIS DE ESTÁGIO/ INSTITUIÇÕES DE ACOLHIMENTO A instituição de acolhimento poderá ser uma empresa, universidade, centro de investigação, etc., de um dos países acima referidos, mas desde que reconhecida e aprovada pelo Coordenador Departamental ERASMUS. Apenas são excluídas como entidades de acolhimento os seguintes tipos de instituições: a) Instituições Europeias (incluindo Agências Europeias); b) Organizações gestoras de Programas Europeus; c) Representações diplomáticas do país de origem do estudante, sedeadas no país de acolhimento (embaixadas, consulados, etc.). COMO ENCONTRAR O LOCAL DE ESTÁGIO Os estudantes são responsáveis por encontrar o seu local de estágio, tendo como tarefa fazer os primeiros contactos directamente junto das instituições do seu interesse e apresentar-lhes a sua candidatura. Para os ajudar nessa tarefa poderão: - Contactar alguns docentes/directores de curso e Coordenadores Departamentais ERASMUS, no sentido de obter uma orientação a este respeito e informações sobre eventuais locais e ofertas de estágio internacional de que tenham conhecimento; - Contactar o GRI da sua Faculdade para consultar a informação disponível sobre ofertas de estágio; - Consultar alguns sites que disponibilizam ofertas de estágio a nível europeu (vide http://www.uc.pt/driic/estagios/) O primeiro contacto com a Entidade de Acolhimento deve ser efectuado pelo estudante. Sugerimos que o estudante elabore uma carta de apresentação, onde deverá mencionar pelo menos o objectivo do estágio e a sua duração. Deverá enviar esta carta à possível entidade de acolhimento, juntamente com o seu Curriculum Vitae (CV) detalhado, em Inglês ou na língua do país pretendido (formato Europass). A confirmação do estágio depende da emissão, por parte da Entidade de Acolhimento de uma carta de aceitação.
DURAÇÃO DO ESTÁGIO e Bolsa de Mobilidade O período de estágio pode ter a duração mínima de 3 meses completos e máxima de 12 meses. O facto de um estudante ser aceite para efectuar um período de mobilidade numa Universidade parceira, não significa que lhe seja garantida a atribuição de uma Bolsa de Mobilidade. E a bolsa, caso venha a ser concedida, só será paga após reunidas as condições financeiras para tal. CRITÉRIOS DE ELEGIBILIDADE DOS CANDIDATOS Podem-se candidatar todos os alunos da Universidade de Coimbra (UC). O estudante tem de estar matriculado num curso da UC, no ano académico em que pretende realizar o Estágio ERASMUS. * Países Elegíveis: Áustria, Bélgica, Bulgária, Chipre, República Checa, Alemanha, Dinamarca, Estónia, Espanha, Finlândia, França, Grécia, Hungria, Irlanda, Islândia, Itália, Liechtenstein, Lituânia, Luxemburgo, Letónia, Malta, Holanda, Noruega, Polónia, Roménia, Suécia, Suíça, Eslovénia, Eslováquia, Reino Unido e Turquia Se pretende efectuar um período de mobilidade ao abrigo de um dos Programas oferecidos, deve saber que as Candidaturas serão feitas online, pelo que deverá fazer o seu registo no site da DRI/Divisão de Relações Internacionais, para ter acesso a toda a informação necessária para a sua Candidatura. Os dados que fornece no registo serão necessários até ao final da mobilidade pelo que aconselhamos a guardar esta informação. II PROCESSO DE CANDIDATURA O estudante só tem permissão para avançar com o processo de candidatura on line, após a confirmação de que leu o Guia de Candidatura e que concorda com as condições nele contidas. Aconselha-se a que, durante o processo de candidatura online, o estudante leia atentamente as perguntas e responda de forma adequada, pois uma vez terminado esse processo de inscrição, não haverá lugar a correcções e/ou a alterações. Nota Salvo indicação em contrário (presentes nas «Instruções» dos formulários), as datas devem ser introduzidas sob o formato AAAA-MM-DD (ano-mês-dia como 2008-09-30, por exemplo). O processo completo de candidatura online processa-se em quatro fases: 1) Registo; 2) Declaração on line em como leu e aceita as condições de candidatura 3) Pré-Inscrição; 4) Candidatura; 5) Impressão/entrega de documentos.
1) REGISTO Nota: Antes de fazer o seu Registo on-line verifique se o seu e-mail não enviará para o lixo electrónico os e-mails enviados pela DRI. A DRI desaconselha o uso do Hotmail durante o processo de candidatura. Para poder inscrever-se num dos programas de mobilidade oferecidos pela UC, terá de ir à www.uc.pt/driic a Mobilidade Outgoing e fazer o seu registo (código de utilizador, palavrapasse e endereço electrónico estes dados serão necessários até ao final da mobilidade pelo que aconselhamos a guardar esta informação), altura em que lhe será enviado em e-mail com uma ligação para poder validar a sua conta e, assim, poder prosseguir com o processo de candidatura. 2) PRÉ-INSCRIÇÃO Para formalizar a candidatura para realizar um Estágio Erasmus, o estudante tem obrigatoriamente de efectuar uma pré-inscrição até dia 31 de Janeiro, utilizando o site da DRI: http://www.uc.pt/driic/estudantesout/candidat/. Depois de impressa, a Pré-Inscrição deve ser assinada pelo estudante e pelo Coordenador da sua área de estudos, para depois ser entregue na DRI. Com a Ficha de Pré Inscrição terá ainda de entregar os seguintes documentos: 1) Fotocópia do documento de identificação; 2) Fotocópia do NIF (Cartão de Contribuinte); 3) Fotocópia do Cartão de Estudante; 4) Comprovativo do NIB; (para onde será depositada a eventual bolsa de mobilidade) Cabe aos Coordenadores da respectiva área de estudo, proceder à seriação dos candidatos. A seriação dos candidatos é feita com base no mérito académico, no conhecimento da língua de ensino e na motivação, respectivamente. É com base na seriação elaborada pelos Coordenadores, que a DRI efectuará o pagamento das bolsas, ou seja, caso a verba atribuída não seja suficiente para pagar a todos os candidatos uma bolsa, esta será paga aos estudantes colocados em primeiro lugar na seriação. Nota Os estudantes das Faculdades de Direito, Economia, Psicologia e Ciências da Educação, Medicina e Ciências do Desporto e Educação Física, têm um Gabinete de Relações Internacionais nas respectivas faculdades. Caso a sua Pré-Inscrição seja aceite, receberá um e-mail com a indicação para prosseguir com a Candidatura; caso contrário, receberá igualmente um e-mail a notificar a não aceitação. 3) CANDIDATURA
Uma vez aceite a Pré-Inscrição, o processo de inscrição vai continuar com o preenchimento do formulário da Candidatura. Este formulário inclui o Contrato de Estágio (Training Agreement) e, para o seu devido preenchimento, o estudante deve informar-se, junto da Instituição de Acolhimento, sobre os seguintes detalhes (sem estas informações não poderá avançar com a candidatura, nem esta será aceite na DRI): Knowledge, skills and competence to be acquired; Detailed programme of the training period; Tasks of the trainee; Monitoring and evaluation plan O Training Agreement é anexo à ficha de candidatura e representa o contrato que identifica as actividades a desenvolver, as competências a adquirir e as tarefas a desempenhar pelo estudante na entidade de acolhimento, e a forma de avaliação do Estágio. Antes de partir o estudante deverá acordar, em colaboração com o coordenador Erasmus da sua área e a entidade de acolhimento, um plano de estágio (Training Agreement), bem como a forma de reconhecimento académico que recairá sobre o Estágio ERASMUS. O Coordenador Departamental ERASMUS deverá auxiliar o estudante a definir do seu programa de estágio (em articulação, se aplicável, com o seu orientador de estágio na UC), juntamente com o responsável na instituição de acolhimento. Este contrato é valido apenas após assinatura pelo estudante, pelo Coordenador Departamental ERASMUS e pela entidade de acolhimento. Depois de totalmente preenchida, a Ficha de Candidatura deve ser impressa e assinada pelo estudante e pelo Coordenador Departamental e entregue na DRI/Divisão de Relações Internacionais, que se encarrega de a enviar à universidade a que se candidatou. Com a Ficha de Candidatura terá ainda de entregar os seguintes documentos: 1) Transcrição de registo académico / histórico escolar com tradução em inglês; 2) Fotografias coladas nas respectivas Fichas. 3) Carta de Aceitação por parte da Instituição de Acolhimento 4) Curriculum Vitae em Inglês Aconselha-se o estudante a ficar com fotocópia da Ficha de Candidatura. Nota: A data limite para entrega destes documentos é 25 de Maio, salvo se a Universidade anfitriã tiver um prazo anterior a este e se esta data coincidir com o fim-de-semana. Se coincidir, a data será anterior a 25 de Maio e nunca posterior. O estudante deverá, também procurar outro tipo de informação que considere relevante, tal como Fichas de Alojamento, etc. Logo que a DRI/Divisão de Relações Internacionais receba a confirmação de aceitação (ou não) do estudante, ser-lhe-á enviado um e-mail. Caso a Candidatura seja aceite, o estudante
recebe informação sobre os documentos a entregar naquele serviço. Caso a Universidade de Acolhimento informe directamente o estudante, este terá, obrigatoriamente, de informar a DRI. Nota Os estudantes que estiverem em condições de receber uma bolsa de Mobilidade mas que não entregarem todos os documentos solicitados, nos prazos indicados, perdem o direito à totalidade da Bolsa ou a parte dela. Aos estudantes que não completarem o período de Estágio previamente acordado, será exigida a devolução total ou parcial da Bolsa de mobilidade. 4) IMPRESSÃO/ENTREGA DE DOCUMENTOS Uma vez aceite a Candidatura, existem vários documentos a preencher, a imprimir e a entregar na DRI/Divisão de Relações Internacionais, disponíveis no site da inscrição. A preencher no site: 1) Procuração para preencher estes dados, o estudante deverá ter em seu poder os dados do BI da pessoa que irá ficar como seu Procurador; 2) Ficha de Actualização de Contactos Documentos a entregar na DRI: 1) Fotocópia da Procuração e do documento de identificação do Procurador; 2) Fotocópia do seu documento de identificação 3) Ficha de Actualização de Contactos Nota: A Procuração que a DRI solicita não necessita de ser notarial. Os estudantes deverão deixar ao Procurador os seguintes documentos: 1) Original da Procuração 2) Fotocópia do seu BI e NIF 3) Comprovativo do NIB (o mesmo que forneceu à DRI)
Antes de partir, o estudante tem de passar obrigatoriamente na DRI/Divisão de Relações Internacionais para saber se o processo está em ordem ou se falta algum tipo de documento ou, no caso dos estudantes «LLP/ERASMUS», para assinar o Contrato de Estudante. Antes de partir o estudante deverá imprimir e levar consigo os seguintes documentos: Documento de Chegada Documento a ser enviado, via fax, para a DRI/Divisão de Relações Internacionais, depois de assinado e carimbado por um responsável da universidade anfitriã, nos 15 dias seguintes à chegada à universidade estrangeira. É mediante a apresentação deste documento que a DRI/Divisão de Relações Internacionais procederá à transferência de uma eventual bolsa de mobilidade. Alteração ao Programa de Estágio A folha de alteração ao Programa de Estágio deve ser preenchida de acordo com as alterações acordadas com a Instituição de Acolhimento, assinada pelo estudante, pelos responsáveis da Instituição de Acolhimento, e enviada, por fax, para a DRI/Divisão de Relações Internacionais. Estas alterações devem ser feitas o mais depressa possível (até um mês) após a chegada do estudante à Universidade anfitriã. Qualquer alteração ao programa de estágio terá de ser comunicada pelo estudante, através do documento Alterações ao Programa de Estágio, que para ser validado terá obrigatoriamente de ser assinado pelo Coordenador ERASMUS da área do estudante. Pedido de prolongamento de Estágio Caso o estudante decida prolongar o seu período Erasmus, terá de ter a autorização da Instituição de Acolhimento, do Coordenador Departamental da Universidade de Coimbra e da DRI. O pagamento de bolsa, relativamente ao prolongamento, não é garantido, e só no final do ano lectivo haverá uma decisão relativamente a estes pagamentos. Documento de Partida Documento a ser enviado, via fax, para a DRI/Divisão de Relações Internacionais, depois de devidamente assinado e carimbado por responsável da universidade anfitriã, nos 15 dias seguintes ao término do estágio na Instituição anfitriã. É com base neste documento que se faz o cálculo ao nº correcto de meses de mobilidade do estudante e se faz os acertos da bolsa de mobilidade (se o estudante não cumprir os meses estipulados poderá ter de devolver parte da bolsa de mobilidade). Inquérito de Avaliação Documento a ser preenchido e devolvido à DRI/Divisão de Relações Internacionais depois do estudante ter terminado o seu período de Estágio na universidade anfitriã. Relatório Final
É obrigatório o seu preenchimento pelos estudantes «LLP/ERASMUS» que o devem entregar impreterivelmente até 15 dias após o seu regresso, à DRI/Divisão de Relações Internacionais, que poderá obrigar à devolução total da bolsa atribuída, caso o documento não seja entregue. RECONHECIMENTO ACADÉMICO DO PERÍODO DE ESTÁGIO Em primeiro lugar importa realçar que os estágios realizados ao abrigo do Programa ERASMUS podem ser curriculares ou extra-curriculares, mas em qualquer dos casos a Universidade de Coimbra garante sempre o seu reconhecimento formal, desde que a mobilidade tenha tido a aprovação prévia do Coordenador Departamental ERASMUS e o estagiário tenha cumprido com o plano de trabalho definido incialmente. Para isso, no final do período de estágio o tutor na entidade de acolhimento terá de enviar à Universidade do Coimbra a avaliação final do estagiário, que será posteriormente encaminhada para o Coordenador Departamental ERASMUS do estudante. O reconhecimento, total ou parcial, do estágio será feito na medida do número de créditos ECTS identificados inicialmente pelo Coordenador Departamental ERASMUS, no Training Programme de cada estudante. Caso se trate de um estágio extra-curricular, a mobilidade será apenas reconhecida no Suplemento ao Diploma. NOTA: Não pode sair nenhum estudante em mobilidade sem estar matriculado na Universidade de Coimbra. E, durante a mobilidade, a matrícula na Universidade de Coimbra, não deixa de ser obrigatória. Os contactos de e- mail irão, eventualmente, ser disponibilizados a outros candidatos ERASMUS ou OME. 4ª Etapa Entrega de documentos no final do estágio - responsabilidade do estudante O período de mobilidade deverá ser forçosamente objecto de avaliação na entidade de acolhimento, de acordo com o modelo disponibilizado pela DRIIC, e reconhecido por parte da Universidade de Coimbra após o regresso do estagiário. Esta avaliação será tida em conta, total ou parcialmente, pelo Coordenador ERASMUS e/ou orientador de estágio na UC, em função do que foi definido no Training Programme do estudante. De realçar que, para efeitos de reconhecimento académico, os Coordenadores ERASMUS e/ou orientadores de estágio poderão requerer outros documentos, para além deste, ao estudante. Nestes casos cabe ao estudante assegurar que os documentos necessários lhe serão entregues pela entidade onde estagiou e, por sua vez, compromete-se a entregá-los ao seu Coordenador ERASMUS e/ou orientador de estágio na Universidade de Coimbra.
No máximo 1 mês após o final do Estágio ERASMUS, o estudante terá de entregar na DRI o certificado e a avaliação do estágio, emitidos pela entidade de acolhimento, e o relatório final do Estagiário ERASMUS, a preencher pelo próprio estudante. BOLSAS DE MOBILIDADE PARA ESTÁGIO PROFISSIONAL ERASMUS (SMp) Metodologia Todos os alunos seleccionados para efectuarem um Estágio ERASMUS são automaticamente candidatos a uma Bolsa de Mobilidade para Estágio ERASMUS Placement, contudo o número de bolsas que a Agência Nacional para a Gestão do Programa de Aprendizagem ao Longo da Vida (AN PROALV) atribui à Universidade de Coimbra é insuficiente para financiar todos os candidatos. Por esse motivo, salientamos que ser um estudante ERASMUS não implica necessariamente receber uma Bolsa de Mobilidade ERASMUS. Isto significa que é possível um estudante realizar um estágio ERASMUS com bolsa zero, usufruindo de todos os direitos e deveres dos demais participantes no Programa, à excepção da bolsa. Se não receber uma Bolsa de Mobilidade para Estágio ERASMUS Placement, o estudante não tem de desistir, devendo o estudante encarar esta experiência como um investimento no seu percurso académico, pessoal e profissional. Valor das Bolsas O valor destas Bolsas varia consoante o país de destino e o número de meses que a mobilidade efectivamente dura. Convém salientar que as bolsas ERASMUS são bolsas de mobilidade, cujo objectivo não é financiar integralmente as despesas normais de subsistência do estudante, mas sim cobrir o diferencial do nível de vida do país para onde foi seleccionado. O valor das bolsas é definido anualmente, de acordo com as directivas da Agência Nacional. A título indicativo poderá consultar a tabela dos valores das Bolsas de Mobilidade para Estágio ERASMUS Placement do ano lectivo anterior. Outros apoios financeiros É possível um estudante receber uma bolsa dos Serviços de Acção Social da Universidade do Coimbra e, simultaneamente, a Bolsa de Mobilidade ERASMUS. É ainda possível o estudante receber algum tipo de apoio por parte da entidade onde realiza o seu estágio, mas isso não é de forma alguma a prática corrente, visto que as entidades de acolhimento dos estagiários não têm qualquer obrigatoriedade de o fazer. Apenas não será permitido ao estagiário receber duas bolsas cuja origem sejam verbas da Comissão Europeia. Para além da bolsa de mobilidade para Estágio, existe a possibilidade dos participantes no Programa ERASMUS se candidatarem a 2 tipos de Bolsas Suplementares ERASMUS (BSE): uma destinada a estudantes com dificuldades sócio-económicas comprovadas e outra aos estudantes portadores de deficiência. Estas bolsas visam auxiliar esses estudantes, no sentido de lhes proporcionarem as mesmas oportunidades de mobilidade de outros estudantes do Ensino Superior. Os procedimentos e prazos de candidatura são definidos pela Agência Nacional, devendo o estudante consultar o site http://www.proalv.pt/ dessa entidade para poder formalizar a sua candidatura.
NOVA MOBILIDADE ERASMUS É possível um estudante que efectuou e recebeu uma bolsa ERASMUS para um Período de Estudos, candidatar-se a uma mobilidade para Estágio ERASMUS. O estudante pode, inclusive, beneficiar destes dois enquadramentos no mesmo ano lectivo, desde que separados pelo menos por um dia. PREPARAÇÃO LINGUÍSTICA A preparação linguística anterior à partida é essencial para maximizar o sucesso da mobilidade Erasmus. A este respeito, cabe ao estudante avaliar as suas competências linguísticas e fazer a necessária preparação linguística, tendo em consideração que terá de trabalhar na língua estipulada e/ou do país onde se localiza a entidade onde estagiará. No caso das línguas menos utilizadas e ensinadas da União Europeia e de outros países participantes no Programa ERASMUS, existe a possibilidade do estudante se candidatar aos Cursos Intensivos de Língua Erasmus EILC (Erasmus Intensive Language Courses). Os cursos EILC oferecem aos estudantes Erasmus a oportunidade de estudar a língua do país de acolhimento, nesse mesmo país e antes de iniciarem os seus períodos de estágio, durante um período máximo de 6 semanas. Estes cursos são grátis para os alunos Erasmus e estes poderão receber uma bolsa específica para levarem a cabo essa preparação linguística, mas desde que tenham aproveitamento. QUESTÕES PRÁTICAS: alojamento, viagens, assistência médica, etc. A procura/reserva de alojamento e demais condições de estada é da responsabilidade do estagiário. Dado que na maioria dos casos não existe qualquer protocolo institucional com as instituições de acolhimento, a DRIIC não tem condições de assegurar o alojamento para os estudantes que participam neste programa. No que respeita à viagem, deverá ser também o estudante a marcar a sua viagem e atempadamente, de forma a garantir que se encontra no local de estágio no dia e hora estabelecida para o início do estágio. Antes de partir para o estrangeiro, é aconselhado a todos os estudantes que requeiram o Cartão Europeu de Seguro de Doença no Centro Regional de Segurança Social da sua área de residência, na Loja do Cidadão ou junto dos serviços próprios do seu Subsistema de Saúde (Ex: ADSE, SAMS,...). Este cartão garante o acesso aos cuidados de saúde básicos e/ou urgentes durante a estada do estudante noutro país da União Europeia. Caso o país não pertença à União Europeia, o estudante deverá fazer um seguro de saúde privado. RECONHECIMENTO DO PERÍODO DE ESTÁGIO PROFISSICIONAL ERASMUS O período de Estágio ERASMUS realizado por um estudante da Universidade de Coimbra será sempre formalmente reconhecido no Suplemento ao Diploma, desde que a mobilidade tenha respeitado todos os pressupostos anteriormente mencionados. Para mais informações sobre o processo de pedido de emissão do Suplemento ao Diploma deverá consultar o Departamento Académico da UC: http://www.uc.pt/depacad/pedagogica/certidoes_/diplomas/suplemento DESISTÊNCIA
Se por algum motivo de força maior o estudante tiver de regressar, terá que devolver a Bolsa de Mobilidade ERASMUS (apenas o valor correspondente ao período de estágio não realizado, contabilizado em meses e semanas) e terá que reatar os seus estudos na Universidade do Coimbra. Existem assim 2 tipos de desistência parcial ou total que têm implicações diferentes ao nível da quantia de bolsa a devolver. Por este motivo é importante reter que o período mínimo de Estágio ERASMUS é de 3 meses COMPLETOS, o que significa que se o estudante não permanecer no local de estágio pelo menos esses 3 meses e/ou não tiver aproveitamento, terá de devolver a bolsa ERASMUS na totalidade.