Florianópolis, 14 de dezembro 2015. Procedimento Operacional Padrão POP: Administração De Compras de Materiais Permanentes por meio Processo Licitatório Pregão Eletrônico 1. Receber os pedidos de compra de materiais permanentes; 2. Confirmar se todos os itens possuem a devida especificação com a assinatura do responsável, caso contrário, devolver à origem para que seja tomada esta providência; 3. Agrupar os itens por áreas afins; 4. Orçamentação, processo de busca de preço conforme preconizado na IN Nº 5, de 27 de junho de 2014 da Secretaria de logística e Tecnologia da informação Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. O setor requisitante deverá nos encaminhar um orçamento ou uma imagem do material de modo a servir como o norteador para a ampla pesquisa de preços a ser efetuada e concluída pelo NABP; 5. Construção do Mapa de Preços com base nos valores prospectados na 1
fase de orçamentação, chegando-se a um valor final estimado, o qual servirá como balizador para o processo licitatório; 6. Gerar e Catalogar o código do material para cada item no Sistema de Administração de Materiais (SAM), caso o material não esteja ainda registrado; O material já tendo o respectivo código, proceder a atualização no sistema SAM, em acordo coma especificação; 8. Gerar o Pedido no sistema (SAM) com os itens dentro das áreas afins; 10. Elaborar o Termo de Referência que servirá como base para a elaboração do Edital do Processo Licitatório; 7. Elaborar o quadro de distribuição, elencando o material, o quantitativo, e o setor requisitante; 8. Atribuir ou Gerar o Código do SIASG: Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais é um conjunto informatizado de ferramentas para operacionalizar internamente o funcionamento sistêmico das atividades inerentes ao Sistema de Serviços Gerais - SISG, quais sejam: gestão de materiais, edificações públicas, veículos oficiais, comunicações administrativas, licitações e contratos, do qual o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão - MP é órgão central normativo ; 2
9. Autuar e gerar o número de processo; 10. Emitir relatório conclusivo com as informações gerais do processo de compra como um todo; 10. Direcionar o Processo à Direção de Administração para Ciência e Análise do mérito quanto à oportunidade e conveniência e posterior encaminhamento à Coordenadoria de Processos Licitatórios; 11. Recebimento do processo de compra da Coordenadoria de Processos Licitatórios para avaliação das propostas realizadas pelos fornecedores no Pregão Eletrônico. 12. Encaminhamento das propostas para as áreas técnicas para posterior análise de conformidades das propostas realizadas pelos fornecedores no Pregão Eletrônico; 13. Retorno das propostas com as respectivas análises de conformidade das áreas técnicas; 14. Encaminhamento das propostas à Coordenadoria de Processos Licitatórios com as respectivas análises de conformidade das áreas técnicas, a fim de que se proceda a homologação do processo licitatório (Pregão Eletrônico); 15. Após o processo de Homologação do Pregão eletrônico, procedem-se às 3
assinaturas das atas de registro de preço (referentes ao pregão eletrônico) com os representantes legais dos fornecedores e os representante legal deste Hospital. 16. Concluída, a fase de assinaturas da Ata, encaminha-se os pedidos de compra à Diretoria de Administração para verificação de disponibilidade orçamentária para posterior elaboração do Empenho por parte da Coordenadoria Financeira; 17. Recebimento do Empenho oriundo Coordenadoria Financeira; 18. Elaboração da Autorização de Fornecimento (AF); 19. Encaminhamento da Autorização de Fornecimento (AF) e do Empenho ao fornecedor; 20. Confirmar o recebimento da Autorização de Fornecimento (AF) e o Empenho por e-mail ou fone; 21. Encaminhar à Coordenadoria Financeira, o processo físico de geração da AF contendo os seguintes documentos: Solicitação de Nota de Empenho, SICAF, Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, Autorização de Fornecimento, sent mail enviado ao fornecedor, confirmação por parte do fornecedor quanto ao recebimento do sent mail seja por meio eletrônico ou fone (com registro à caneta no corpo do sent mail com a data e hora em que foi confirmado o recebimento e o nome do funcionário da empresa responsável por tal confirmação e o carimbo e 4
assinatura do servidor responsável). Após, a Coordenadoria Financeira encarrega-se de enviar tal documentação ao Serviço Auxiliar de Gestão Patrimonial, setor este, responsável pela gestão do recebimento de materiais permanentes entregues pelos fornecedores e a posterior distribuição junto aos setores requisitantes. 5