JIINTA DE F'REGUESIA DO CARVALHAL BENFEITO REGULAMENTO DE CONTROLO INTERI\O (A 20 de Março de 2006)
REGULAMENTO DE GONTROTO INTERNO Pessoa Colectiva n' 506931463 lntrodução O Plano Oficial das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei no 54- A/99, de22 de Fevereiro, com as alterações introduzidas pela Lei no 162199, de 14 de Setembro, institui e aprova a reforma da administração financeira e das contas públicas da administração autárquica, visando deste modo o conhecimento integral e rigoroso da composição do património autárquico. Como refere aquele diploma legal, o principal objectivo do POCAL é a criação de condições para a integraçâo consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna que permita, entre outros aspectos o controlo financeiro, a disponibilização de informação para os órgãos autárquicos, o estabelecimento de regras e procedímentos específicos para a execução orçamental, transformando-se assim num instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais. Desta forma torna-se necessário proceder à implementação do Regulamento de Controlo lnterno do POCAL, abreviadamente RCI - POCAL ou simplesmente RCl, tal como consta do diploma legal, em execução do qual se estabelecem os normativos, os métodos e os procedimentos de controlo interno. Assim, ao abrigo do disposto no ponto 2.9.3 do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL}, aprovado pelo Decreto-Lei rìo 54-A/99, de 22 de Fevereiro, a..funta de Freguesia de Carvalhal Benfeito determina que o seu Sistema de Controlo lnterno é composto da seguinte forma: Artigo 1o Obiectivo O Regulamento de Controlo lnterno da visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis autárquicos que contribuam para assegurar o desenvolvimento das 20-03-2006 ldei2
REGULAMENTO DE GONTROTO INTERNO Junta de Freguesia de Carvalhal Benlbito Pessoa Colectiva n" 506931463 actividades de formâ ordenada e eficiente, incluindo a salvaguârda dos activos, a prevenção e detecçâo de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável. Artigo 2o Âmbito da aplicação 1 - O RCI-POCAL é aplicado a todos os serviços da Junta de Freguesia, sendo gerido e coordenado pelo orgão executivo. 2 - Compete ao presidente do órgão executivo o acompanhamento directo da implementação e do cumprimento das normas do RCI-POCAL e dos preceitos legais aplicáveis. 3 - Compete aos funcionários administrativos a execução e cumprimento das normas presentes neste Regulamento, sob orientação hierárquica. Artigo 30 Execução orçamental 1 - Na elaboração e execução do orçamento da Freguesia de Carvalhal Benfeito devem ser seguidos os princípios orçamentais da independência, da anualidade, da unidade, da universalidade, do equilíbrio, da especificação, da não consignação e da não compensação, segundo o disposto no ponto 3.1, da Lei no 54-4199, de 22 de Fevereiro, bem como as regrâs de execução orçamental definidos no POCAL. 1.1 - Princípio da independência: a elaboração, aprovação e execução do orçamento das autarquias.locais é independente do Orçamento do Estado; 1.2 - Princípio da anualidade: os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil; 1.3 - Princípio da unidade: o orçamento das autarquias locais é único, 1.4 - Princípio da universalidade: o orçamento compreende todas as despesas e receitas; 20-03-2006 2de\2
REGULAMENTO DE CONTROLO INTERNO Pessoa Colectiva n" 506931463 1.5 - Princípio do equilíbrio. o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem ser pelo menos 1.6 - iguais às despesas conentes; Princípio da especificação: o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas; 1.7 - Princípio da não consignaçâo: O produto de quaisquer receitas, não pode ser afecto à coberiura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei; 1.8 - Princípio da não compensação: todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza; 2 - A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais formulados no POCAL devem conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da Freguesia. 3 - Para além dos documentos oficiais obrigatorios o executivo pode aprovar os documentos internos que julgue necessários para uma organização mais eficaz e objectiva da contabilidade desta autarquia local^ Artigo 40 Limites de disponibilidades em caixa 1 - A importância em numerário existente em caixa no momento do seu enceíïamento diário, não deve ultrapassar o montante adequado às necessidades diárias da autarquia e que será fixado no montante de 1.000,00 euros (mil euros), o qual ficará à guarda do tesoureiro ou do funcionário administrativo a quem venha a ser confiada tal tarefa. 20-03-2006 3de12
REGULAMENTO T'E CONTROTO INTERNO Pessoa Colectiva n" 506931463 Artigo 5o Abertura e movimento de contas bancárias 1 - A abertura de contas bancárias da ó obrigatoriamente precedida de deliberação do órgão executivo, devendo as mesmas ser tituladas pela autarquia e movimentadas simultaneamente pelo tesoureiro e pelo presidente do órgão executivo ou na ausência deste pelo secretário, depois de uma delegação de competências nesse sentido. Artigo 60 Guarda de documentos bancários 1 - Os documentos bancários, incluindo os cheques, preenchidos ou não, ficam à guarda do tesoureiro ou do funcionário administrativo designado para o efeito. 2 - Os cheques que venham a ser anulados serão arquivados nos serviços administrativos, inutilizando-se as assinaturas, quando as houver e serão arquivados sequencialmente. Artigo 7o Local de cobranças de receita 1- Compete aos serviços administrativos proceder à cobrança das receitas. Artigo 80 Meio de pagamento 1 - Os pagamentos de valor superior a 100 euros (cem euros) são obrigatoriamente feitos por cheques ou transferência bancária. 2 - Os pagamentos de vencimentos dos trabalhadores da Junta de Freguesia serão feitos por transferência bancária ou cheque. 20-03-2006 4de12
REGUTAMENïO DE CONTROTO INTERNO Junta de Freguesia de Carvalhal Benfrito Pessoa Colectiva n" 506931463 Artigo 9o Processamento de autorização de pagamento 1 - Compete aos serviços administrativos o processamento das autorizações de pagamento, com base nos documentos existentes nos serviços. 2 - As autorizações de pagamento e respectivos documentos anexos, são previamente conferidas pelo responsável pelos serviços administrativos e submetidos a deliberação do executivo, ou despacho do presidente no caso de competências delegadas, sendo assinadas pelo presidente e tesoureiro, ou respectivo substituto legal. 3 - As autorizações de pagamento, cumpridas as formalidades previstas no número anterior, são remetidas aos serviços administrativos para pagamento e demais procedimentos legais Artigo 10o Contas Correntes 1 - Compete aos serviços administrativos manter permanentemente actualizadas as contas correntes referentes às instituições bancárias. 2 - Os mesmos serviços mantêm actualizadas de igual modo as contas correntes dos fornecedores. Artigo 11o Reconciliação Bancária 1 - As reconciliações bancárias serão realizadas no final de cada mês, por funcionário designado para o efeito pelo Presidente da Junta. 2 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante deliberação do executivo, sob proposta do tesoureiro. 3 - Após cada reconciliaçâo bancária, os serviços administrativos analisam a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento, junto da instituição 20-03-2006 5de12
REGULAMENTO DE CONTROLO INTERNO Pessoa Colectiva n' 506931463 bancária respectiva e efectuam os registos contabilísticos necessários para esta regularização. Artigo 12" Reconciliação de Empréstimos 1 - No caso de se contraírem empréstimos bancários serão efectuadas reconciliações nas contas bancárias com instituições de crédito e determinam-se os respectivos juros, sempre que haja lugar a qualquer pagamento por conta desses débitos. Artigo 13o Normas sobre início e final de mandatos 1 - No início e final de cada mandato do órgão executivo, são lavrados termos de contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Junta e pelo tesoureiro. 2 - Em caso de substituição do tesoureiro, os termos de contagem são assinados igualmente pelo tesoureiro cessante. Artigo 14o Controlo da capacidade de endividamento 1 - Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento são obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas de que a autarquia local é titular. 2 - Sempre que surjam alterações ao montante do endividamento, o presidente da Junta apresentará ao executivo um relatório enn que analisa a situação, tendo em atenção os limites legalmente fixados.. Aúigo 15o Dependência do têsoureiro 20-03-2006 6deL2
REoULAMENTO DE GONTROTO INTERNO Pessoa Colectiva n" 506931463 1 - O tesoureiro da Junta de Freguesia, depende funcionalmentê do presidente da Junta, respondendo directamente perante o executivo pelo conjunto de importâncias que lhe são confiadas. 2 - Os funcionários em serviço nos serviços administrativos, respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões, que se traduzam em situação de alcance, qualquer que seja a sua natureza. 3 - O tesoureiro da Junta da Freguesia é responsável pela arrecadação das receitas e pagamento das despesas, bem como pelo cumprimento de todos os normativos legais aplicáveis. 4 - A responsabilidade por situações de alcance não são imputáveis ao tesoureiro estranho aos factos que as originaram ou mantêm, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa. Artigo 160 Responsabilidade do funcionário encarregue pelo serviço de tesouraria 1 - O estado de responsabilidade do funcionário encarregue pelo serviço de tesouraria e manuseamento de fundos, montantes e documento entregues à sua guarda é verificada, na presença daquele, através de contagem física do numerário e dos documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelo tesoureiro, nas seguintes situações: a) Trimestralmente e sem aviso prévio; b) No encerramento das contas de cada exercício económico; c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido'dissolvido; d) Quando for substituído o tesoureiro. 2 - Serão lavrados termos das contagens de valores que sejam levadas a efeito nos termos do número anterior, sendo os mesmos assinados por todos os intervenientes 2ü-43-2046 7 de12
REGUIAMENTO DE CONTROLO INTERNO Pessoa Colectiva n" 506931463 naquele processo ê obrigatoriamente pelõ presidente do orgão e pelo tesoureiro e ainda pelo tesoureiro cessante, no caso referido na alínea d) do número anterior. Artigo 170 Acções inspectivas 1 - No caso de se verificar uma acção inspectiva, o presidente do órgão executivo adoptará todos os procedimentos adequados a facilitar o exercício das função do inspector ou do inquiridor, devendo para o efeito promover a disponibilização de toda a informação relativa ao estado de contabilidade e da tesouraria de que necessite para o exercício das suas funções. Artigo 180 Ajuste directo 1 - Todas as pequenas reparações que eventualmente poderão vir a ser realizadas pela Junta de Freguesia serão por ajuste directo. Artigo 19o Forma das Aquisições 1 - Compete aos serviços administrativos prornover a aquisição de todos os bens e produtos necessários ao funcionamento dos serviços da Junta, obrigatoriamente precedida de autorização do presidente ou do tesoureiro ou em conjunto nos caso em que a lei o imponha, com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais apliúveis, nomeadamente em matéria de realização de despesas públicas com a aquisição de bens e serviços. 2 - Caso se verifique a existência de um fundo de maneio, ficam excluídas do número anterior as compras de montante rnais reduzido, entendendo-se como tal as que se compreendam até ao limite da verba correspondente ao referido fundo, as quais serão efectuadas mediante simples autorização do presidente da Junta. 20-03-2006 8de12
REGULAMENTO DE CONTROTO INTERNO Pessoa Colectiva n" 5A6931463 Artigo 20o Entrega das Aquisições 1 - A entrega dos bens é feita no serviço da Junta indicado, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-se com as respectivas guias de remessa e requisição externa, na qual é escrito "Conferido" e "Rêcebido". 2 - Os documentos referidos no número anterior são remetidos aos serviços administrativos que, sendo o caso, promoverão a actualiza@o de existências. Artigo 21o Gonferência da factura e respectivo pagamento 1 - Todas as facturas destinadas à serão conferidas pelos serviços administrativos e sâo comparadas com as respectivas guia de remessa e/ou a requisição externa, após o que será autorizado o pagamento em reunião de executivo. 2 - Uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas, devidamente informadas, serão anexas à ordem de pagamento para se proceder ao respectivo pagamento. Artigo 22o Facturas elou Vendas a Dinheiro 1 - Caso existam facturas recebidas com mais de uma via é escrito nas cópias, de forma clara e evidente, a palavra "Duplicado". 2 - A autorização do pagamento de todas as facturas e/ou vendas a dinheiro que dêem entrada nos serviços administrativos da Junta de Freguesia, será expressa através de um carimbo no qual consta a data, a rubrica do presidente do órgão executivo e a expressão "Autorizado o Pagamento". 20-03-2006 9de12
REGUTAMENTO DE GONTROLO INTERNO Pessoa Colectiva n' 506931463 Artigo 23o Armazenamento de bens 1 - Os bens adquiridos e que se destinem a permanecer armazenados quer na sede da Junta de Freguesia, quer em qualquer outro local que seja utilizado pela autarquia, apenas poderão ser retirados dos locais de armazenagem mediante autorização do presidente da Junta ou seu substituto. Artigo 24o Certificações de fotocópias 1 - Na falta do presidente ou do seu substituto legal para o efeito (o Tesoureiro) fica autorizado a emitir as certificações de fotocópias e o funcionário dos serviços administrativos designado para o efeito. Artigo 25o Fichas de imobilizado 1 - As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas nos serviços administrativos da Junta de Freguesia. Artigo 260 lnventário 1 - O inventário patrimonial inclui todos os bens da Junta de Freguesia de Carvalhal Benfeito. Artigo 27o Abate de Bens 20-03-2006 10 de 12
REGUTAMENTO DE GONTROLO INTERNO Pessoa Colectiva n' 506931463 1 - Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja afecto ou distribuído, comunicar tal facto ao presidente da Junta. 2 - Se a entidade competente para decidir, entender que é esse o procedimento mais adequado, será ordenado o abate do bem, remetendo*se o respectivo documento, uma vez despachado, aos serviços administrativos. Artigo 28o Registo e inscrição matricial de prédios 1 - Compete aos serviços administrativos promover o registo e inscrição matricial dos prédios adquiridos pela Junta de Freguesia. Artigo 29o Reconciliação e controlo de registo do imobilizado 1 - Compete aos serviços administrativos a realização semestral das reconciliações entre os registos das fichas de imobilizado e os registos contabilísticos" 2 - Os serviços administrativos realizam com a colaboração de um membro do executivo, durante o mês de Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularizaçâo a que houver lugar ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso. 3 - Em Janeiro de cada ano os serviços administrativos fornecerão um inventário patrimonial actualizado. Artigo 30o Normas de controlo do fundo 1 - As normas de constituição, controlo e regularização do fundo de maneio constarão de regulamento próprio. 20-03-2006 tl de 12
REGULAMENTO DE GONTROTO INTERNO Pessoa Colectiva n' 506931463 2 - No regulamento deverá cõnstar, designadamente: a) O montante que constitui o fundo e rubricas da classificação económica que disponibilizam as dotações necessárias para o efeito; b) c) d) O responsável pela posse e utilização; A natureza das despesas a pagar pelo fundo; A sua reconstituição será mensal contra entrega dos documentos justificativos das despesas; e) A sua reposição oconerá, obrigatoriamente, até ao último dia de cada ano. Artigo 31' Violação de normas do RCI 1 - A violação das normas estabelecidas no presente Regulamento sempre que indicie o cometimento de infracção, dá lugar a imediata instauração do procedimento competente, nos termos do estatuto disciplinar. Artigo 32o Disposições complementares 1 - As dúvidas de interpretação e os casos omissos no presente Regulamento serão resolvidos por deliberagão do executivo da Junta de Freguesia e sempre sob proposta do presidente. (ab -,.1tl -t6 ) 20-03-2006 12 de 12