PESQUISA OBSERVATÓRIO DE DOCUMENTOS DIGITAIS GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS NAS IFES DO BRASIL

PESQUISA OBSERVATÓRIO DE DOCUMENTOS DIGITAIS GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS NAS IFES DO BRASIL REGIÃO NORDESTE Universidade Federal Rural de Pernambuco (UFRPE) Protocolo 23480005175201718 QUESTÃO 1 - Conforme preceitua a Lei nº 8.159/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, a qual determina ser dever do Poder Público a gestão documental e a proteção dos documentos de arquivo, questiono se a Instituição possui uma política (ou programa) de gestão de documentos arquivísticos instituída através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria, ou outro instrumento normativo. Se a resposta for afirmativa, na Instituição, onde este documento pode ser acessado (link para acesso)? A Universidade Federal Rural de Pernambuco UFRPE não dispõe de uma política (programa) de Gestão de Documentos devidamente instituída por Resolução, Instrução Normativa, Portaria ou outro instrumento normativo. Apontamos que a UFRPE criou sua Comissão Permanente de Avaliação Documental CPAD por portaria, que a CPAD/UFRPE tem atuado para eliminar documentos que perderam o prazo de guarda, mas efetivamente a Comissão não possui regimento nem mesmo teve sua aprovação no Conselho Universitário CONSU. Alguns setores da Sede em Recife e dos campis da Unidade Acadêmica do Cabo de Santo Agostinho UACSA, Unidade Acadêmica de Serra Talhada UAST e a Unidade Acadêmica de Garanhuns UAG estão classificando os documentos da fase corrente para efeito de eliminação. Mas são setores isolados e não contemplam um programa de gestão de documentos. QUESTÃO 2 - A Instituição possui uma unidade (setor) responsável pela gestão de documentos? Em caso afirmativo, qual é a posição hierárquica da unidade (Diretoria, Departamento, Setor, etc.), a qual estrutura está vinculada (Pró-Reitoria, Diretoria, etc.) e qual é o cargo do responsável pela unidade? Há um esforço por parte da Seção Arquivo da UFRPE, órgão subordinado à Divisão de Comunicação Administrativa e Arquivo DCAA do Departamento de Administração Geral DAG da Pró Reitoria de Administração PROAD em sensibilizar os setores para evitar o envio de documentos da fase corrente. Os arquivistas lotados na Seção Arquivo, no processo de arquivamento, estão aplicando os Planos de Classificação e Tabela de Temporalidade das Atividiades-meio e fim. O cargo do responsável pela Seção de Arquivo da UFRPE é o de Arquivista. QUESTÃO 3 - A Instituição conta com Arquivistas e Técnicos em Arquivo na gestão e aplicação da política ou atividades de gestão de documentos? Em caso afirmativo, quantos? Em caso negativo, quais cargos/profissionais vêm desenvolvendo as atividades de gestão de documentos (organização, classificação, arquivamento, destinação) na instituição? A UFRPE possui 2 arquivistas lotados na Seção Arquivo e 2 técnicos em arquivo, 1 lotado na Superintendência de Gestão de Pessoas SUGEP e outro no Departamento de Registro e Controle Acadêmico DRCA. Excetuando-se o Arquivo, os Técnicos não estão conseguindo aplicar as práticas arquivísticas necessárias. As demandas administrativas nestes setores comprometem a efetiva aplicação das políticas de gestão de documentos em função de uma

cultura organizacional arcaica. E a Seção Arquivo tem um número pequeno de servidores. Acreditamos que a maior dificuldade é pela falta de conhecimento dos gestores, das atribuições destes cargos. QUESTÃO 4 - A Instituição adota/aplica o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-meio da Administração Pública e o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-fim das IFES, conforme a Resolução nº. 14 do Conselho Nacional de Arquivos e a Portaria nº. 1.224/2013 do MEC, para os documentos produzidos e recebidos na instituição? A adoção destes instrumentos está registrada através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria ou outro instrumento na instituição (link para acesso)? Aplica de forma limitada. Há uma resolução Interna que efetivamente só regulamentou, de forma equivocada, a destinação e descarte dos documentos referentes à Provas, Exames e Trabalhos em 2015 em função da grande quantidade de documentos acumulados nos Apoios Didáticos. Essa resolução reflete uma visão limitada no que trata a Gestão de Documentos de Arquivo no sentido Lato. A UFRPE não possui um Arquivo Central e consequentemente um Sistema de Arquivo que efetivamente implementasse um Programa de Gestão de Documentos. Há uma representação do Arquivo na Revisão do Plano de Desenvolvimento Institucional e estamos apresentando uma proposta de inclusão de um Programa de Gestão de Documentos no PDI/UFRPE. Mas na Seção Arquivo estamos aplicando em todos os documentos que são encaminhados para serem arquivados, bem como na Massa Documental Acumulada que está sob a guarda do Arquivo. Já trabalhamos nos processos de 2002, 2003 e 2004. Este ano pretendemos focar nos processos de 2005 e 2006. Mas o número limitado de servidores compromete nossa eficiência face ao conjunto total de documentos sob a guarda do Arquivo. QUESTÃO 5 - Há produção de documentos arquivísticos digitais na Instituição? Em caso afirmativo, os documentos arquivísticos digitais estão incluídos na política de gestão de documentos da Instituição conforme estabelece a Resolução nº 20/Conarq/2004? A UFRPE, além dos e-mails que são trocados entre todos os setores, possui um sistema limitado denominado SIGA que é utilizado na UFPE, UFABC, UFRPE, UNIVASF e UEP. A UFRPE adotou, no final de 2010 dois módulos: O SIGA Acadêmico: para atender a demanda de Inscrição em Disciplina, Controle da Vida Acadêmica do Aluno, Notas, Diários de Classe, dentre outros. E o SIGA Processo: que efetivamente é um Sistema de Gerenciamento Eletrônico da Documentação. Neste item destacamos que o NTI/UFRPE bem como seus responsáveis na adoção não consideraram que esse sistema possui em seu código de fonte os Planos de Classificação e Tabela de Temporalidade dentro do SIGA Processo, na autuação de processos administrativos. O resultado disso é que esse programa, que poderia já ter sua classificação de processos a partir do protocolo, não acontece. Tentamos em 2015 sensibilizar a Reitoria para criarmos um Grupo de Trabalho para rever as funcionalidades do SIGA, mas os servidores do NTI envolvidos neste processo se mostraram incapazes de efetivar essa mudança. A UFRPE criou em 2015 o Grupo de Trabalho de Implantação do SEI do MPOG. QUESTÃO 6 - Qual sistema informatizado é adotado para a produção e tramitação de documentos arquivísticos digitais (nome)? Qual o ano de sua implantação? Adotamos o SIGA processo em 2010 enquanto um Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Processo. Mas ainda não iniciamos a discussão sobre a implantação do NUP para documentos avulsos. Até porque há uma inconformidade da estrutura da UFRPE com o SIORG, o que compromete a eficiência quanto a adoção deste sistema. A Pró-Reitoria de Planejamento PROPLAN trabalha intensamente buscando normatizar os processos e a estrutura. QUESTÃO 7 - O sistema informatizado atende aos requisitos do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-arq Brasil,

conforme a Resolução n 25, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)? Sim, não, ou parcialmente? Se a resposta for negativa ou parcial, qual a perspectiva de prazo para que o sistema atenda aos requisitos? Não. A pergunta 7 no caso da UFRPE está muito limitada. Consideramos que a conjuntura da UFRPE possui problemas de nível Estrutural, Hierárquico, Físico, Cultural e que a adoção de um Sistema que atenda os requisitos deveriam estar aliados a um apoio político-institucional na mudança da Concepção do Arquivo enquanto um depósito para se transformar em um espaço de acesso, de difusão da informação, da memória e da história institucional, etc. Quando a UFRPE adotar o SEI imposto pelo MPOG, efetivamente os requisitos do e-arq Brasil não serão contemplados. QUESTÃO 8 - Considerando que exista a produção de documentos arquivísticos digitais, a Instituição conta com um Repositório Arquivístico de Documentos Digitais Confiável RDC-Arq (conforme dispõe a Resolução nº 43/Conarq/2015), para o armazenamento de longo prazo desses documentos? Se a resposta for negativa, qual a perspectiva de prazo para a implantação de um RDC-Arq? Não. O Arquivo possui assento na Política de Segurança da Informação POSIC e estamos atuando visando sensibilizar o Núcleo de Tecnologia da Informação NTI da UFRPE sobre este aspecto do RDC-Arq. Mas o NTI não possui servidores para atender a gigantesca demanda institucional de Manutenção dos Computadores, da Segurança e manutenção das páginas institucionais, dos projetos de acesso remoto, de uma rede de lógica comprometida, das demandas dos Campis afastados, etc... QUESTÃO 9 - Considerando a existência de documentos arquivísticos digitais, a Instituição conta com um plano de preservação digital de longo prazo (vide Resolução nº 38/Conarq/2013)? Em caso afirmativo, onde é possível consultar tal documento (link para acesso)? Em caso negativo, qual a previsão para a sua criação e qual unidade será responsável pela sua elaboração e manutenção (Setor de TI, Setor de Arquivo ou ambos)? Não. Estamos levando estas questões para o Grupo de Trabalho de Implantação do SEI na UFRPE. Mas é importante salientar que o sistema está sendo implantado do MPOG para os órgãos, resta saber se o Ministério levará em consideração as demandas apontadas pelo Arquivo Nacional no aperfeiçoamento do sistema. Bem como, da parte da instituição, estamos alertando que, existem documentos de guarda permanente e que requer um alto investimento na preservação destes. QUESTÃO 10 - Considerando a existência da produção de documentos arquivísticos digitais, a Instituição tem um plano de trabalho/relatório/planejamento com as estimativas para médio e/ou longo prazo sobre os investimentos necessários à criação, manutenção e acesso a esses documentos (incluindo aspectos como: aquisição e manutenção de plataformas tecnológicas, recursos humanos e respectiva qualificação, migração de formatos, suportes e plataformas, obsolescência tecnológica etc.)? Em caso afirmativo, onde é possível consultar tal documento (link para acesso)? Em caso negativo, qual a perspectiva de prazo para a criação/definição dessa política? Não há previsão nem planejamento da instituição de um Plano de Trabalho partindo do Núcleo de Tecnologia da Informação sob a perspectiva de garantir a cadeia de custódia dos documentos digitais. Reflete a ausência de uma Política de Gestão de Documentos na UFRPE. As estratégias para sensibilizar a gestão superior ainda são insuficientes. Universidade Federal Rural do Semi-Árido (UFERSA)

Protocolo 23480005151201751 QUESTÃO 1 - Conforme preceitua a Lei nº 8.159/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, a qual determina ser dever do Poder Público a gestão documental e a proteção dos documentos de arquivo, questiono se a Instituição possui uma política (ou programa) de gestão de documentos arquivísticos instituída através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria, ou outro instrumento normativo. Se a resposta for afirmativa, na Instituição, onde este documento pode ser acessado (link para acesso)? Não. QUESTÃO 2 - A Instituição possui uma unidade (setor) responsável pela gestão de documentos? Em caso afirmativo, qual é a posição hierárquica da unidade (Diretoria, Departamento, Setor, etc.), a qual estrutura está vinculada (Pró-Reitoria, Diretoria, etc.) e qual é o cargo do responsável pela unidade? Sim, a unidade responsável pela gestão dos documentos é a Divisão de Arquivo e Protocolo (DIAP), Unidade vinculada a Pró-Reitoria de Administração. Informamos ainda que integram a DIAP o Setor de Arquivo Geral, Setor de Protocolo Geral e o Setor de Correspondências. O Cargo do Diretor da Divisão de Arquivo e Protocolo é ocupado por um Arquivista. QUESTÃO 3 - A Instituição conta com Arquivistas e Técnicos em Arquivo na gestão e aplicação da política ou atividades de gestão de documentos? Em caso afirmativo, quantos? Em caso negativo, quais cargos/profissionais vêm desenvolvendo as atividades de gestão de documentos (organização, classificação, arquivamento, destinação) na instituição? A UFERSA conta com 04 (quatro) Arquivistas em seu quadro e nenhum Técnico em arquivo. Desse total, 02 atuam na DIAP desenvolvendo atividades de gestão de documentos. Os demais estão em Campi diferentes. QUESTÃO 4 - A Instituição adota/aplica o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-meio da Administração Pública e o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-fim das IFES, conforme a Resolução nº. 14 do Conselho Nacional de Arquivos e a Portaria nº. 1.224/2013 do MEC, para os documentos produzidos e recebidos na instituição? A adoção destes instrumentos está registrada através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria ou outro instrumento na instituição (link para acesso)? Informamos que a UFERSA adotou tanto os Códigos das atividades-meio e fim para a classificação dos documentos no momento do cadastro dos processos (produção) e no recebimento. Informamos ainda que a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos está em fase de elaboração. QUESTÃO 5 - Há produção de documentos arquivísticos digitais na Instituição? Em caso afirmativo, os documentos arquivísticos digitais estão incluídos na política de gestão de documentos da Instituição conforme estabelece a Resolução nº 20/Conarq/2004? Atualmente não há produção de documentos arquivísticos digitais. QUESTÃO 6 - Qual sistema informatizado é adotado para a produção e tramitação de documentos arquivísticos digitais (nome)? Qual o ano de sua implantação? Nenhum. QUESTÃO 7 - O sistema informatizado atende aos requisitos do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-arq Brasil, conforme a Resolução n 25, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)? Sim, não, ou

parcialmente? Se a resposta for negativa ou parcial, qual a perspectiva de prazo para que o sistema atenda aos requisitos? Não dispomos de sistemas informatizados para documentos eletrônicos/digitais QUESTÃO 8 - Considerando que exista a produção de documentos arquivísticos digitais, a Instituição conta com um Repositório Arquivístico de Documentos Digitais Confiável RDC-Arq (conforme dispõe a Resolução nº 43/Conarq/2015), para o armazenamento de longo prazo desses documentos? Se a resposta for negativa, qual a perspectiva de prazo para a implantação de um RDC-Arq? Não. QUESTÃO 9 - Considerando a existência de documentos arquivísticos digitais, a Instituição conta com um plano de preservação digital de longo prazo (vide Resolução nº 38/Conarq/2013)? Em caso afirmativo, onde é possível consultar tal documento (link para acesso)? Em caso negativo, qual a previsão para a sua criação e qual unidade será responsável pela sua elaboração e manutenção (Setor de TI, Setor de Arquivo ou ambos)? Ainda não há previsão. QUESTÃO 10 - Considerando a existência da produção de documentos arquivísticos digitais, a Instituição tem um plano de trabalho/relatório/planejamento com as estimativas para médio e/ou longo prazo sobre os investimentos necessários à criação, manutenção e acesso a esses documentos (incluindo aspectos como: aquisição e manutenção de plataformas tecnológicas, recursos humanos e respectiva qualificação, migração de formatos, suportes e plataformas, obsolescência tecnológica etc.)? Em caso afirmativo, onde é possível consultar tal documento (link para acesso)? Em caso negativo, qual a perspectiva de prazo para a criação/definição dessa política? Já existem discussões e grupos de trabalhos para a adoção de ferramentas e gestão de documentos arquivísticos digitais. Universidade Federal de Sergipe (UFS) Protocolo 23480005127201711 QUESTÃO 1 - Conforme preceitua a Lei nº 8.159/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, a qual determina ser dever do Poder Público a gestão documental e a proteção dos documentos de arquivo, questiono se a Instituição possui uma política (ou programa) de gestão de documentos arquivísticos instituída através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria, ou outro instrumento normativo. Se a resposta for afirmativa, na Instituição, onde este documento pode ser acessado (link para acesso)? A Universidade Federal de Sergipe ainda não dispõe de uma política nacional de Arquivos Públicos e privados, conforme preceitua a Lei nº 8159/1991. QUESTÃO 2 - A Instituição possui uma unidade (setor) responsável pela gestão de documentos? Em caso afirmativo, qual é a posição hierárquica da unidade (Diretoria, Departamento, Setor, etc.), a qual estrutura está vinculada (Pró-Reitoria, Diretoria, etc.) e qual é o cargo do responsável pela unidade? A instituição possui uma unidade (Arquivo Central) responsável pela guarda da documentação e está vinculada à Pró-Reitoria de Administração, cujo responsável é uma Arquivista/Historiadora.

QUESTÃO 3 - A Instituição conta com Arquivistas e Técnicos em Arquivo na gestão e aplicação da política ou atividades de gestão de documentos? Em caso afirmativo, quantos? Em caso negativo, quais cargos/profissionais vêm desenvolvendo as atividades de gestão de documentos (organização, classificação, arquivamento, destinação) na instituição? A instituição conta com 4 (quatro) arquivistas atuando na Universidade de forma descentralizada o que impossibilita muito a realização de um trabalho de relevância, sendo 2 lotados no Arquivo Central, 1 no DAA ( Departamento de Administração Acadêmica); 1 lotado no campus de Lagarto. Para o desenvolvimento dos trabalhos arquivísticos, contamos no Arquivo Central com alunos bolsistas da UFS, os quais deverão estar vinculados aos cursos de Biblioteconomia, História ou Secretariado, e ainda, com pessoal terceirizado. QUESTÃO 4 - A Instituição adota/aplica o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-meio da Administração Pública e o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-fim das IFES, conforme a Resolução nº. 14 do Conselho Nacional de Arquivos e a Portaria nº. 1.224/2013 do MEC, para os documentos produzidos e recebidos na instituição? A adoção destes instrumentos está registrada através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria ou outro instrumento na instituição (link para acesso)? Para nortear nossas ações arquivísticas (classificação de documentos relativos às atividadesmeio da Administração Pública, bem como os relativos às atividades fim da IFES), utilizamos o Plano e a Tabela básica apresentada na Portaria nº 1224/2013 do MEC. QUESTÃO 5 - Há produção de documentos arquivísticos digitais na Instituição? Em caso afirmativo, os documentos arquivísticos digitais estão incluídos na política de gestão de documentos da Instituição conforme estabelece a Resolução nº 20/Conarq/2004? Não há produção de documentos arquivísticos digitais na Instituição. QUESTÃO 6 - Qual sistema informatizado é adotado para a produção e tramitação de documentos arquivísticos digitais (nome)? Qual o ano de sua implantação? O sistema informatizado é adotado para a produção e tramitação de documentos arquivísticos pelo sistema SIPAC. QUESTÃO 7 - O sistema informatizado atende aos requisitos do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-arq Brasil, conforme a Resolução n 25, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)? Sim, não, ou parcialmente? Se a resposta for negativa ou parcial, qual a perspectiva de prazo para que o sistema atenda aos requisitos? Não existe ainda. QUESTÃO 8 - Considerando que exista a produção de documentos arquivísticos digitais, a Instituição conta com um Repositório Arquivístico de Documentos Digitais Confiável RDC-Arq (conforme dispõe a Resolução nº 43/Conarq/2015), para o armazenamento de longo prazo desses documentos? Se a resposta for negativa, qual a perspectiva de prazo para a implantação de um RDC-Arq? Não QUESTÃO 9 - Considerando a existência de documentos arquivísticos digitais, a Instituição conta com um plano de preservação digital de longo prazo (vide Resolução nº 38/Conarq/2013)? Em caso afirmativo, onde é possível consultar tal documento (link para acesso)? Em caso negativo, qual a previsão para a sua criação e qual unidade será responsável pela sua elaboração e manutenção (Setor de TI, Setor de Arquivo ou ambos)?

Não há previsão QUESTÃO 10 - Considerando a existência da produção de documentos arquivísticos digitais, a Instituição tem um plano de trabalho/relatório/planejamento com as estimativas para médio e/ou longo prazo sobre os investimentos necessários à criação, manutenção e acesso a esses documentos (incluindo aspectos como: aquisição e manutenção de plataformas tecnológicas, recursos humanos e respectiva qualificação, migração de formatos, suportes e plataformas, obsolescência tecnológica etc.)? Em caso afirmativo, onde é possível consultar tal documento (link para acesso)? Em caso negativo, qual a perspectiva de prazo para a criação/definição dessa política? Não há perspectiva de prazo para a criação/definição dessa política. Universidade Federal de Campina Grande (UFCG) Protocolo 23480005181201767 QUESTÃO 1 - Conforme preceitua a Lei nº 8.159/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, a qual determina ser dever do Poder Público a gestão documental e a proteção dos documentos de arquivo, questiono se a Instituição possui uma política (ou programa) de gestão de documentos arquivísticos instituída através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria, ou outro instrumento normativo. Se a resposta for afirmativa, na Instituição, onde este documento pode ser acessado (link para acesso)? O Arquivo Geral e a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos estão elaborando a Resolução que instituirá o Sistema de Gestão de Documentos da UFCG. O documento está em construção. QUESTÃO 2 - A Instituição possui uma unidade (setor) responsável pela gestão de documentos? Em caso afirmativo, qual é a posição hierárquica da unidade (Diretoria, Departamento, Setor, etc.), a qual estrutura está vinculada (Pró-Reitoria, Diretoria, etc.) e qual é o cargo do responsável pela unidade? A Divisão de Arquivo Geral é a unidade responsável pela gestão de documentos. Está vinculada a Coordenadoria de Gestão da Pró-Reitoria de Gestão Administrativo-Financeira. A responsável pela Divisão é Arquivista. QUESTÃO 3 - A Instituição conta com Arquivistas e Técnicos em Arquivo na gestão e aplicação da política ou atividades de gestão de documentos? Em caso afirmativo, quantos? Em caso negativo, quais cargos/profissionais vêm desenvolvendo as atividades de gestão de documentos (organização, classificação, arquivamento, destinação) na instituição? Sim, a Universidade Federal de Campina Grande conta com três Arquivistas e quatro técnicos em Arquivos, que tomarão posse no dia 9 de março. QUESTÃO 4 - A Instituição adota/aplica o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-meio da Administração Pública e o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-fim das IFES, conforme a Resolução nº. 14 do Conselho Nacional de Arquivos e a Portaria nº. 1.224/2013 do MEC, para os documentos produzidos e recebidos na instituição? A adoção destes instrumentos está registrada através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria ou outro instrumento na instituição (link para acesso)? Sim, na UFCG utilizamos o Código de Classificação de Documentos das Atividades-meio da Administração Pública e o Código de Classificação de Documentos das Atividades-fim das

IFES, seguem os links para acesso: http://www.arquivogeral.ufcg.edu.br/arquivos/resolucao_12_2010.pdf.pdf http://www.arquivogeral.ufcg.edu.br/arquivos/res_12012011.pdf QUESTÃO 5 - Há produção de documentos arquivísticos digitais na Instituição? Em caso afirmativo, os documentos arquivísticos digitais estão incluídos na política de gestão de documentos da Instituição conforme estabelece a Resolução nº 20/Conarq/2004? Estamos iniciando a implantação de Sistema Informatizado na UFCG. Os documentos arquivísticos digitais estão contemplados na Resolução que está sendo elaborada. QUESTÃO 6 - Qual sistema informatizado é adotado para a produção e tramitação de documentos arquivísticos digitais (nome)? Qual o ano de sua implantação? Sistema Eletrônico de Informações SEI. A sua utilização oficial foi no dia 06/02/2017. O Acordo de Cooperação Técnica foi assinado em 21/10/2016 QUESTÃO 7 - O sistema informatizado atende aos requisitos do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-arq Brasil, conforme a Resolução n 25, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)? Sim, não, ou parcialmente? Se a resposta for negativa ou parcial, qual a perspectiva de prazo para que o sistema atenda aos requisitos? Não. Conforme parecer do Arquivo Nacional, que pode ser acessado no link http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/analise_sei.pdf,... é possível concluir que, no estado atual, o SEI não pode ser considerado um SIGAD. Para tal é preciso que sejam implementadas novas funcionalidades e sejam realizadas alterações de base. Não podemos definir prazos, pois o SEI foi idealizado pelo TRF 4ª Região. As Instituições que tem utilizado o SEI cooperam para a sua atualização, aos poucos as alterações são feitas no sistema. QUESTÃO 8 - Considerando que exista a produção de documentos arquivísticos digitais, a Instituição conta com um Repositório Arquivístico de Documentos Digitais Confiável RDC-Arq (conforme dispõe a Resolução nº 43/Conarq/2015), para o armazenamento de longo prazo desses documentos? Se a resposta for negativa, qual a perspectiva de prazo para a implantação de um RDC-Arq? Ainda não temos o Repositório Arquivístico. Está em estudo a utilização/implantação do Archivematica e o ICA-AtoM. QUESTÃO 9 - Considerando a existência de documentos arquivísticos digitais, a Instituição conta com um plano de preservação digital de longo prazo (vide Resolução nº 38/Conarq/2013)? Em caso afirmativo, onde é possível consultar tal documento (link para acesso)? Em caso negativo, qual a previsão para a sua criação e qual unidade será responsável pela sua elaboração e manutenção (Setor de TI, Setor de Arquivo ou ambos)? Não. Não temos ainda uma previsão, estamos iniciando a produção de documentos arquivísticos nato-digitais e a definição do repositório para a gestão desses documentos recentemente. O Arquivo Geral e o STI serão responsáveis pela elaboração do plano de preservação digital. QUESTÃO 10 - Considerando a existência da produção de documentos arquivísticos digitais, a Instituição tem um plano de trabalho/relatório/planejamento com as estimativas para médio e/ou longo prazo sobre os investimentos necessários à criação, manutenção e acesso a esses documentos (incluindo aspectos como: aquisição e manutenção de plataformas tecnológicas, recursos humanos e respectiva qualificação,

migração de formatos, suportes e plataformas, obsolescência tecnológica etc.)? Em caso afirmativo, onde é possível consultar tal documento (link para acesso)? Em caso negativo, qual a perspectiva de prazo para a criação/definição dessa política? A Portaria Nº 154, de 27/12/2016, que instituiu o Sistema Eletrônico de Informações SEI, como Sistema Oficial de Gestão de Processos e Documentos Eletrônicos da UFCG, no Capítulo II, das Competências, diz a competência das Unidades Administrativas responsáveis pela Gestão do SEI. Essa Portaria pode ser consultada no Link: http://www.ufcg.edu.br:8080/chamadas/downloads/324344.pdf Universidade Federal da Paraíba (UFPB) Protocolo 23480005179201798 QUESTÃO 1 - Conforme preceitua a Lei nº 8.159/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, a qual determina ser dever do Poder Público a gestão documental e a proteção dos documentos de arquivo, questiono se a Instituição possui uma política (ou programa) de gestão de documentos arquivísticos instituída através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria, ou outro instrumento normativo. Se a resposta for afirmativa, na Instituição, onde este documento pode ser acessado (link para acesso)? A Universidade Federal da Paraíba está em pleno processo de estruturação de sua política de gestão documental. Mais que isso, a UFPB passa, atualmente, por um processo bastante produtivo de estruturação do seu Arquivo Central e do Sistema de Arquivos (rede dos Arquivos Setoriais ligados ao Arquivo Central) e dentro desse escopo está, também, contemplada a política de gestão documental. Em dezembro de 2016 foi montada e nomeada, por meio de uma portaria da reitoria (Portaria 095/R/GR/2017), a Comissão de Estruturação do Arquivo Central e Sistemas de Arquivos da UFPB. Com a finalidade de estruturar e executar os planos necessários para implementar as ações que giram e torno das questões envolvendo os Arquivos, os conjuntos documentais (físicos e digitais) e todas as demandas arquivísticas da Universidade. Nossa perspectiva é a de que em dezembro de 2017 o Arquivo Central e o Sistema de Arquivos estejam implantados. Isso envolve a política de gestão documental e demais planos referentes aos documentos físicos e digitais da UFPB e ao final de 2018 estejam em pleno funcionamento. QUESTÃO 2 - A Instituição possui uma unidade (setor) responsável pela gestão de documentos? Em caso afirmativo, qual é a posição hierárquica da unidade (Diretoria, Departamento, Setor, etc.), a qual estrutura está vinculada (Pró-Reitoria, Diretoria, etc.) e qual é o cargo do responsável pela unidade? Desse modo todas as ações emergenciais bem como os atos e instrumentos normativos estão em fase de discussão e elaboração, com previsão de serem submetidos ao Conselho Universitário ainda no primeiro semestre de 2017. Já está determinado que o projeto será submetido considerando o Arquivo Central uma unidade suplementar ligada diretamente à Reitoria. Inclusive a atual gestão reconhece a importância do tema e tem dado todo o apoio no sentido da viabilização do projeto. O prédio do Arquivo Central já foi construído, fica anexo ao edifício da reitoria, possui cerca de 2.325m2 e conta com um andar para serviços administrativos e processamento técnico, um andar para depósito e laboratórios (digitalização e restauração) e um terceiro andar exclusivo para armazenamento de documentos. O fato é que regimentalmente o Arquivo Central ainda não existe. O processo para ser submetido ao Conselho Superior ainda está em fase de minuta e avaliação da procuradoria jurídica. Contudo o prédio já existe fisicamente. Dessa forma estamos em fase de transição. Por enquanto quem está a frente de todas as ações para criar o Arquivo Central e o Sistema de Arquivos é a chefia

do Arquivo Geral. Este Arquivo Geral pertence a Pró-reitoria Administrativa. Dessa forma quando o Arquivo Central passar a existir regimentalmente haverá a transição de toda a equipe para esse novo espaço. A chefia do Arquivo Geral (futuro Arquivo Central) é exercida pela Profª. Dra. Julianne Teixeira e Silva (Docente do Curso de Arquivologia). QUESTÃO 3 - A Instituição conta com Arquivistas e Técnicos em Arquivo na gestão e aplicação da política ou atividades de gestão de documentos? Em caso afirmativo, quantos? Em caso negativo, quais cargos/profissionais vêm desenvolvendo as atividades de gestão de documentos (organização, classificação, arquivamento, destinação) na instituição? No momento estamos fazendo o mapeamento de todas as unidades arquivísticas e conjuntos documentais, bem como de todos os profissionais (arquivistas, técnicos em arquivo) exercendo a função ou em desvio de função para se agreguem ao projeto. Hoje temos 13 arquivistas e 9 técnicos em arquivo e uma crescente demanda aberta junto a Pró-reitoria de Gestão de Pessoas para a captação ampliação dos códigos de vagas para esses dois cargos. QUESTÃO 4 - A Instituição adota/aplica o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-meio da Administração Pública e o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-fim das IFES, conforme a Resolução nº. 14 do Conselho Nacional de Arquivos e a Portaria nº. 1.224/2013 do MEC, para os documentos produzidos e recebidos na instituição? A adoção destes instrumentos está registrada através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria ou outro instrumento na instituição (link para acesso)? Neste sentido, foi inserido no SIPAC o Código de Classificação, conforme prega a resolução 14 do Conarq, bem como os prazos com as temporalidades documentais. Desse modo os documentos quando tramitados, já na gênese dos processos, são classificados e a temporalidade atribuída. Vale ressaltar que já foram identificados alguns problemas relativos à classificação, mas estamos trabalhando para mitigar os mesmos. Mas de modo geral tem funcionado a contento. QUESTÃO 5 - Há produção de documentos arquivísticos digitais na Instituição? Em caso afirmativo, os documentos arquivísticos digitais estão incluídos na política de gestão de documentos da Instituição conforme estabelece a Resolução nº 20/Conarq/2004? Em todos os módulos do SIG - SIGAA (acadêmico), o Protocolo e SIPAC (administrativo) estão sendo tramitados documentos digitais. QUESTÃO 6 - Qual sistema informatizado é adotado para a produção e tramitação de documentos arquivísticos digitais (nome)? Qual o ano de sua implantação? O sistema informatizado de gestão utilizado atualmente pela UFPB é o SIG (Sistema Integrado de Gestão) desenvolvido e adquirido junto a UFRN. Os módulos (ou subsistemas) mais utilizados são o SIGAA (acadêmico), o Protocolo e SIPAC (administrativo). QUESTÃO 7 - O sistema informatizado atende aos requisitos do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-arq Brasil, conforme a Resolução n 25, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)? Sim, não, ou parcialmente? Se a resposta for negativa ou parcial, qual a perspectiva de prazo para que o sistema atenda aos requisitos? Arquivistas, Técnicos em Arquivo e demais profissionais envolvidos com os arquivos têm tido muitas preocupações com relação ao SIG e os documentos digitais. Sobre esse aspecto o sistema tem sido alvo de constantes reivindicações, e ações a fim de estabelecer providências em atender às principais exigências dos requisitos do e-arq Brasil.

QUESTÃO 8 - Considerando que exista a produção de documentos arquivísticos digitais, a Instituição conta com um Repositório Arquivístico de Documentos Digitais Confiável RDC-Arq (conforme dispõe a Resolução nº 43/Conarq/2015), para o armazenamento de longo prazo desses documentos? Se a resposta for negativa, qual a perspectiva de prazo para a implantação de um RDC-Arq? Arquivistas, Técnicos em arquivos e demais profissionais envolvidos com os arquivos têm tido muitas preocupações com relação ao SIG e os documentos digitais e em contar com um repositório arquivístico confiável. QUESTÃO 9 - Considerando a existência de documentos arquivísticos digitais, a Instituição conta com um plano de preservação digital de longo prazo (vide Resolução nº 38/Conarq/2013)? Em caso afirmativo, onde é possível consultar tal documento (link para acesso)? Em caso negativo, qual a previsão para a sua criação e qual unidade será responsável pela sua elaboração e manutenção (Setor de TI, Setor de Arquivo ou ambos)? Arquivistas, Técnicos em arquivos e demais profissionais envolvidos com os arquivos têm tido muitas preocupações com relação ao SIG e os documentos digitais, bem como preocupações com a preservação ao longo do tempo. QUESTÃO 10 - Considerando a existência da produção de documentos arquivísticos digitais, a Instituição tem um plano de trabalho/relatório/planejamento com as estimativas para médio e/ou longo prazo sobre os investimentos necessários à criação, manutenção e acesso a esses documentos (incluindo aspectos como: aquisição e manutenção de plataformas tecnológicas, recursos humanos e respectiva qualificação, migração de formatos, suportes e plataformas, obsolescência tecnológica etc.)? Em caso afirmativo, onde é possível consultar tal documento (link para acesso)? Em caso negativo, qual a perspectiva de prazo para a criação/definição dessa política? O STI já está alertado sobre essas demandas e estamos buscando recursos, métodos, procedimentos, plataformas e aplicativos que possam atender aos requisitos e à interoperabilidade de todos esses sistemas. Sendo assim, os planos de preservação dos documentos (físico e digital) também fazem parte dos itens a serem elaborados. Universidade Federal de Pernambuco (UFPE) Protocolo 23480005172201776 QUESTÃO 1 - Conforme preceitua a Lei nº 8.159/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, a qual determina ser dever do Poder Público a gestão documental e a proteção dos documentos de arquivo, questiono se a Instituição possui uma política (ou programa) de gestão de documentos arquivísticos instituída através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria, ou outro instrumento normativo. Se a resposta for afirmativa, na Instituição, onde este documento pode ser acessado (link para acesso)? Não possuímos. QUESTÃO 2 - A Instituição possui uma unidade (setor) responsável pela gestão de documentos? Em caso afirmativo, qual é a posição hierárquica da unidade (Diretoria, Departamento, Setor, etc.), a qual estrutura está vinculada (Pró-Reitoria, Diretoria, etc.) e qual é o cargo do responsável pela unidade? Sim, a Divisão de Arquivo Geral, vinculada à PROGEST Pró-reitoria de Gestão Administrativa. O responsável pela Divisão é Assistente em Administração com pós-graduação

em Arquivo. QUESTÃO 3 - A Instituição conta com Arquivistas e Técnicos em Arquivo na gestão e aplicação da política ou atividades de gestão de documentos? Em caso afirmativo, quantos? Em caso negativo, quais cargos/profissionais vêm desenvolvendo as atividades de gestão de documentos (organização, classificação, arquivamento, destinação) na instituição? Sim, a UFPE dispõe de cinco profissionais da área: três arquivistas e dois técnicos em arquivo. QUESTÃO 4 - A Instituição adota/aplica o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-meio da Administração Pública e o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-fim das IFES, conforme a Resolução nº. 14 do Conselho Nacional de Arquivos e a Portaria nº. 1.224/2013 do MEC, para os documentos produzidos e recebidos na instituição? A adoção destes instrumentos está registrada através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria ou outro instrumento na instituição (link para acesso)? A utilização dos referidos instrumentos na atividade-fim trata-se de uma obediência à Portaria MEC nº 1261 de 23 de dezembro de 2013, a qual determina uso obrigatório do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade, aprovados através da Portaria do Arquivo Nacional nº 92, de 23 de setembro de 2011, o que dispensa normativa interna para uso. Para os documentos referentes à atividade-meio, a UFPE utiliza os instrumentos aprovados através da Resolução nº 14 do CONARQ. QUESTÃO 5 - Há produção de documentos arquivísticos digitais na Instituição? Em caso afirmativo, os documentos arquivísticos digitais estão incluídos na política de gestão de documentos da Instituição conforme estabelece a Resolução nº 20/Conarq/2004? Ainda não é uma realidade. QUESTÃO 6 - Qual sistema informatizado é adotado para a produção e tramitação de documentos arquivísticos digitais (nome)? Qual o ano de sua implantação? Na UFPE o sistema adotado é o SIGA, responsável por gerenciar os processos institucionais de ensino, pesquisa, extensão e gestão, possuindo nove módulos: Ensino Graduação; Ensino Pós-Graduação; Pesquisa; Pessoal; Processo; Planejamento e Gestão; Patrimônio; Restaurante Universitário e Eleição. Disponível através do link: https://siga.ufpe.br/ufpe/). No caso específico dos processos, ele gere e registra a tramitação. Entretanto, a UFPE está em fase de implantação do SIPAC, que é um sistema híbrido (trabalha com documentos físicos e digitais) para a gestão das diferentes áreas da universidade. O sistema foi disponibilizado pela UFRN e está disponível para consulta através do link: https://sipac.ufrn.br/public/jsp/portal.jsf QUESTÃO 7 - O sistema informatizado atende aos requisitos do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-arq Brasil, conforme a Resolução n 25, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)? Sim, não, ou parcialmente? Se a resposta for negativa ou parcial, qual a perspectiva de prazo para que o sistema atenda aos requisitos? Atualmente o SIGA não atende a todos os requisitos do e-arq Brasil. Porém, com a implantação do SIPAC em curso, a universidade está buscando alinhar o máximo possível as funcionalidades do sistema a este modelo de requisitos. QUESTÃO 8 - Considerando que exista a produção de documentos arquivísticos digitais, a Instituição conta com um Repositório Arquivístico de Documentos Digitais Confiável RDC-Arq (conforme dispõe a Resolução nº 43/Conarq/2015), para o armazenamento de

longo prazo desses documentos? Se a resposta for negativa, qual a perspectiva de prazo para a implantação de um RDC-Arq? Não é possível responder às questões 8, 9 e 10 pois está fazendo parte da implantação do novo sistema a discussão dos tópicos abordados, ainda sem prazo para definição. QUESTÃO 9 - Considerando a existência de documentos arquivísticos digitais, a Instituição conta com um plano de preservação digital de longo prazo (vide Resolução nº 38/Conarq/2013)? Em caso afirmativo, onde é possível consultar tal documento (link para acesso)? Em caso negativo, qual a previsão para a sua criação e qual unidade será responsável pela sua elaboração e manutenção (Setor de TI, Setor de Arquivo ou ambos)? Não é possível responder às questões 8, 9 e 10 pois está fazendo parte da implantação do novo sistema a discussão dos tópicos abordados, ainda sem prazo para definição. QUESTÃO 10 - Considerando a existência da produção de documentos arquivísticos digitais, a Instituição tem um plano de trabalho/relatório/planejamento com as estimativas para médio e/ou longo prazo sobre os investimentos necessários à criação, manutenção e acesso a esses documentos (incluindo aspectos como: aquisição e manutenção de plataformas tecnológicas, recursos humanos e respectiva qualificação, migração de formatos, suportes e plataformas, obsolescência tecnológica etc.)? Em caso afirmativo, onde é possível consultar tal documento (link para acesso)? Em caso negativo, qual a perspectiva de prazo para a criação/definição dessa política? Não é possível responder às questões 8, 9 e 10 pois está fazendo parte da implantação do novo sistema a discussão dos tópicos abordados, ainda sem prazo para definição. Universidade Federal do Vale do São Francisco (UNIVASF) Protocolo 23480005169201752 QUESTÃO 1 - Conforme preceitua a Lei nº 8.159/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, a qual determina ser dever do Poder Público a gestão documental e a proteção dos documentos de arquivo, questiono se a Instituição possui uma política (ou programa) de gestão de documentos arquivísticos instituída através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria, ou outro instrumento normativo. Se a resposta for afirmativa, na Instituição, onde este documento pode ser acessado (link para acesso)? Estamos desenvolvendo o programa de gestão de documentos da Instituição. Já possuímos CPAD e Regimento da comissão que pode ser acessado na página: http://www.univasf.edu.br/acesso à Informação> Institucional > Comissões permanentes >Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo. QUESTÃO 2 - A Instituição possui uma unidade (setor) responsável pela gestão de documentos? Em caso afirmativo, qual é a posição hierárquica da unidade (Diretoria, Departamento, Setor, etc.), a qual estrutura está vinculada (Pró-Reitoria, Diretoria, etc.) e qual é o cargo do responsável pela unidade? Sim. Seção de Arquivo Geral que com o Protocolo Central estão ligados ao Gabinete da Reitoria. O cargo do Responsável pelo setor de Arquivo é: Arquivista especialista em gestão de documentos eletrônicos. QUESTÃO 3 - A Instituição conta com Arquivistas e Técnicos em Arquivo na gestão e aplicação da política ou atividades de gestão de documentos? Em caso afirmativo, quantos? Em caso negativo, quais cargos/profissionais vêm desenvolvendo as

atividades de gestão de documentos (organização, classificação, arquivamento, destinação) na instituição? Sim. 3 arquivistas. QUESTÃO 4 - A Instituição adota/aplica o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-meio da Administração Pública e o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-fim das IFES, conforme a Resolução nº. 14 do Conselho Nacional de Arquivos e a Portaria nº. 1.224/2013 do MEC, para os documentos produzidos e recebidos na instituição? A adoção destes instrumentos está registrada através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria ou outro instrumento na instituição (link para acesso)? Sim. Adotamos a TTD das IFES Portaria nº. 1.224/2013 do MEC. QUESTÃO 5 - Há produção de documentos arquivísticos digitais na Instituição? Em caso afirmativo, os documentos arquivísticos digitais estão incluídos na política de gestão de documentos da Instituição conforme estabelece a Resolução nº 20/Conarq/2004? Sim. Possui documentos digitais. Não consta porque estamos desenvolvendo o programa de gestão de documentos da Instituição. As perguntas 6 a 10 devem ser encaminhas ao STI. QUESTÃO 6 - Qual sistema informatizado é adotado para a produção e tramitação de documentos arquivísticos digitais (nome)? Qual o ano de sua implantação? Sistema de Tramitação de Documentos (STD) que foi implantado em 2013, desenvolvido pela própria instituição. QUESTÃO 7 - O sistema informatizado atende aos requisitos do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-arq Brasil, conforme a Resolução n 25, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)? Sim, não, ou parcialmente? Se a resposta for negativa ou parcial, qual a perspectiva de prazo para que o sistema atenda aos requisitos? O sistema foi desenvolvido segundo necessidades do setor de protocolo na época, não sendo observado o e-arq, de forma que deve atender apenas parcialmente os requisitos. Não temos prazo formal para atendimento, mas já iniciamos a implantação de outro sistema (SIPAC/SIG da UFRN) que deve atender. QUESTÃO 8 - Considerando que exista a produção de documentos arquivísticos digitais, a Instituição conta com um Repositório Arquivístico de Documentos Digitais Confiável RDC-Arq (conforme dispõe a Resolução nº 43/Conarq/2015), para o armazenamento de longo prazo desses documentos? Se a resposta for negativa, qual a perspectiva de prazo para a implantação de um RDC-Arq? O sistema foi desenvolvido segundo necessidades do setor de protocolo na época, não sendo observado o RDC-Arq, de forma que deve atender apenas parcialmente os requisitos. Não temos prazo formal para atendimento, mas já iniciamos a implantação de outro sistema (SIPAC/SIG da UFRN) que deve atender. QUESTÃO 9 - Considerando a existência de documentos arquivísticos digitais, a Instituição conta com um plano de preservação digital de longo prazo (vide Resolução nº 38/Conarq/2013)? Em caso afirmativo, onde é possível consultar tal documento (link para acesso)? Em caso negativo, qual a previsão para a sua criação e qual unidade será responsável pela sua elaboração e manutenção (Setor de TI, Setor de Arquivo ou ambos)? Não temos conhecimento de plano de preservação digital de longo prazo (vide Resolução nº 38/Conarq/2013). Previsão e responsabilidade poderá ser visto em conjunto com o Setor de Protocolo e TI.

QUESTÃO 10 - Considerando a existência da produção de documentos arquivísticos digitais, a Instituição tem um plano de trabalho/relatório/planejamento com as estimativas para médio e/ou longo prazo sobre os investimentos necessários à criação, manutenção e acesso a esses documentos (incluindo aspectos como: aquisição e manutenção de plataformas tecnológicas, recursos humanos e respectiva qualificação, migração de formatos, suportes e plataformas, obsolescência tecnológica etc.)? Em caso afirmativo, onde é possível consultar tal documento (link para acesso)? Em caso negativo, qual a perspectiva de prazo para a criação/definição dessa política? Não temos conhecimento de plano de trabalho/relatório/planejamento com as estimativas para médio e/ou longo prazo sobre os investimentos necessários à criação, manutenção e acesso a esses documentos. Também sem conhecimento sobre prazo. Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) Protocolo 23480005148201737 QUESTÃO 1 - Conforme preceitua a Lei nº 8.159/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, a qual determina ser dever do Poder Público a gestão documental e a proteção dos documentos de arquivo, questiono se a Instituição possui uma política (ou programa) de gestão de documentos arquivísticos instituída através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria, ou outro instrumento normativo. Se a resposta for afirmativa, na Instituição, onde este documento pode ser acessado (link para acesso)? A formação e instituição de uma política/programa de gestão de documentos está em processo de implantação. No entanto, foram realizados alguns avanços nos dois últimos anos, a exemplo da institucionalização da Diretoria de Gestão da Informação (DGI), onde o Setor de Arquivo está vinculado, da constituição da CPAD, da publicação da Política de Memória, e de algumas adaptações na versão atual em uso do sistema SIPAC (Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos) nesta UFRN. QUESTÃO 2 - A Instituição possui uma unidade (setor) responsável pela gestão de documentos? Em caso afirmativo, qual é a posição hierárquica da unidade (Diretoria, Departamento, Setor, etc.), a qual estrutura está vinculada (Pró-Reitoria, Diretoria, etc.) e qual é o cargo do responsável pela unidade? Sim. Atualmente a gestão de documentos está a cargo da Diretoria de Gestão da Informação (DGI) vinculada à Pró-Reitoria de Administração (PROAD), a responsável pela unidade ocupa um cargo de Direção e é Professora Assistente. Cumpre destacar que a Comissão Permanente de Avaliação Documental também emite posicionamentos sobre gestão documental e que a mesma é vinculada diretamente a reitoria, sendo presidida pela diretora de Diretoria de Gestão da Informação (DGI). QUESTÃO 3 - A Instituição conta com Arquivistas e Técnicos em Arquivo na gestão e aplicação da política ou atividades de gestão de documentos? Em caso afirmativo, quantos? Em caso negativo, quais cargos/profissionais vêm desenvolvendo as atividades de gestão de documentos (organização, classificação, arquivamento, destinação) na instituição? Atualmente 03 Arquivistas compõem o quadro de servidores da UFRN com as seguintes lotações: (01) Setor de Arquivo do Departamento de Gestão de Pessoal da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (DAP/PROGESP); (01) Setor de Documentação e Memória do Museu Câmara Cascudo (unidade suplementar); (01) Setor de Arquivos da Diretoria de Gestão da Informação (DGI). Há, ainda, 04 servidores ocupantes de cargo de Técnico em Arquivo. Os três