RECRUTAMENTO DE UM GABINETE PARA AUDITORIA EXTERNA DOS PROJECTOS FINANCIADOS PELO BANCO MUNDIAL EXERCICIOS 2016-2017-2018-2019 TERMOS DE REFERÊNCIA Financiamento: Banco Mundial Decembro 2016 TDR_ Auditorias externa dos Projectos financiados pelo Banco Mundial_ OOAS 1
ÍNDICE: I. Contexto e justificação II. Objectivos da auditoria dos projectos III. Preparação dos documentos contabilísticos anuais IV. Âmbito da auditoria V. Documentos contabilísticos dos projectos VI. Documentos certificados das despesas VII. Conta designada VIII. Relatório de auditoria IX. Carta de Controlo Interno X. Informações disponíveis XI. Pontos gerais XII. Qualidade do Auditor XIII. Duração e prazo da auditoria TDR_ Auditorias externa dos Projectos financiados pelo Banco Mundial_ OOAS 2
I - CONTEXTO E JUSTIFICAÇÃO A Organização Oeste Africana da Saúde (OOAS) é a Instituição especializada em questões de saúde da Comunidade Económica dos Estados da África Ocidental (CEDEAO). Tem por missão oferecer o nível mais elevado possível em matéria de prestação de cuidados de saúde às populações da subregião com base na harmonização das políticas dos Estados membros, da partilha de recursos e da cooperação entre os Estados membros e países terceiros com vista a encontrar colectiva e estrategicamente soluções para os problemas de saúde da sub-região. No quadro do cumprimento da sua missão, a OOAS beneficiou de financiamentos do Banco Mundial (BM) para a implementação dos seguintes projectos: 1. Projecto Regional de Reforço das Capacidades de Vigilância Epidemiológica e de Resposta (WARDS) O projecto Regional de Reforço das Capacidades de Vigilância Epidemiológica e Resposta (WARDS) tem por objectivo geral reforçar o sistema de vigilância epidemiológica e resposta a nível regional e a nível dos Estados membros da CEDEAO. O orçamento do projecto WARDS atribuído pelo Banco Mundial à Organização Oeste Africana da Saúde é de 10 milhões de dólares para 4 anos (2013 a 2017). 2. Projecto Paludismo e Doenças Tropicais Negligenciadas no Sahel (P/DTN) O objectivo de desenvolvimento do Projecto Paludismo e Doenças Tropicais Negligenciadas no Sahel (P/DTN) visa "aumentar o acesso e a utilização de serviços comunitários harmonizados para a prevenção e o tratamento do paludismo e de algumas doenças tropicais negligenciadas nas zonas transfronteiriças dos países beneficiários". O orçamento do projecto P/DTN atribuído pelo Banco Mundial à Organização Oeste Africana da Saúde é de 10 milhões de dólares para 4 anos (2016 a 2020). 3. Projecto para a Autonomização das Mulheres e Dividendo Demográfico no Sahel (SWEDD) O objectivo de desenvolvimento deste projecto é de acelerar a transição demográfica (redução da taxa de fecundidade e da mortalidade infantil) e iniciar o dividendo demográfico (crescimento económico) e a redução das desigualdades entre os sexos na região do Sahel. Este projecto é implementado conjuntamente com o Gabinete regional para a África Ocidental e do Centro do FNUAP. O orçamento do projecto SWEDD atribuído pelo Banco Mundial à Organização Oeste Africana da Saúde é de 5 milhões de dólares para 4 anos (2015 a 2019). 4. Projecto Regional para o Reforço dos Sistemas de Vigilância das Doenças (REDISSE). O projecto REDISSE visa o reforço das capacidades dos 15 países membros do espaço CEDEAO em matéria de prevenção e de luta contra as doenças transmissíveis através da abordagem "One Health" que estabelece a colaboração entre a saúde humana e a saúde animal contribuindo para a aceleração da criação do Centro regional de Vigilância e Controlo das Doenças da África Ocidental (CRVCD), missão atribuída à OOAS pelos Chefes de Estado e de Governo da região. O orçamento do projecto REDISSE atribuído pelo Banco Mundial e Multi Donors Trust Fonds (MDTF) à Organização Oeste Africana da Saúde é de 24 milhões de dólares para 6 anos (2016 a 2022). TDR_ Auditorias externa dos Projectos financiados pelo Banco Mundial_ OOAS 3
PERÍODO DE COBERTURA DA MISSÃO A missão da auditoria que constitui o objecto destes TDR estender-se-á sobre um período de sete anos com exercícios concluídos a 30 de Junho de 2017 para o projecto WARDS, 31 de Dezembro de 2019 para o projecto SWEDD, 31 de Dezembro de 2020 para o projecto P/DTN e a 31 de Dezembro de 2022 para o projecto REDISSE. Em caso de assinatura de novos projectos pela POOAS, ao longo do contrato, as datas de encerramento desses projectos e as informações conexas serão especificadas. A gestão administrativa, financeira e contabilística desses quatro projectos foi confiada à OOAS, a realização da auditoria pelo mesmo auditor independente prova-se oportuna. Os presentes termos de referência que estabelecem os objectivos e as missões atribuídos ao auditor estão em conformidade com as directivas do Banco Mundial. CONTACTOS AO LONGO DA MISSÃO Uma vez que o gabinete de auditoria é seleccionado, a OOAS deve fornecer uma lista de contactos importantes para a realização da auditoria. Esta lista incluirá os nomes das pessoas que exercem as seguintes funções: Director Geral da OOAS; Director Geral Adjunto da OOAS; Director do Departamento de Planeamento, Pesquisa e Informação Sanitária da OOAS (DPRIS); Director dos Serviços Internos da OOAS (DSI); Contabilista Chefe da OOAS; Administrador da OOAS; Coordenador Geral da Unidade de Gestão de Projectos; Contabilistas, agentes administrativos e profissionais da OOAS; Coordenadores de projecto, especialista em aquisição, especialista em gestap financeira e contabilista; Parceiros de execução; Coordenadores das Unidades de Gestão dos Projectos dos países beneficiários dos projectos. II. OBJECTIVOS DA AUDITORIA DOS PROJECTOS FINANCIADOS PELO BANCO MUNDIAL O objectivo da auditoria financeira e contabilística é de permitir expressar uma opinião profissional sobre a situação financeira de cada um dos projectos no final de cada exercício fiscal e garantir que os recursos disponibilizados aos referidos projectos são utilizados para os fins para os quais foram atribuídos visando a realização dos objectivos de desenvolvimento dos projectos. A expressão dessa opinião profissional basear-se-á nos documentos preparados e disponibilizados pela OOAS. Para esse efeito, a OOAS estabeleceu um sistema de controlo interno adequado bem como uma documentação aceitável de transacções ligadas a cada projecto. TDR_ Auditorias externa dos Projectos financiados pelo Banco Mundial_ OOAS 4
III. PREPARAÇÃO DOS BALANÇOS FINANCEIROS ANUAIS A responsabilidade da preparação dos balanços financeiros incluindo as notas e os anexos recai sobre a OOAS em conformidade com as normas internacionais de contabilidade do sector público (IPSAS: International Public Sector Accounting Standards). O auditor é responsável pela formulação de um parecer sobre os balanços financeiros baseado nas normas internacionais de auditoria (ISA: International Standards on Auditing) em particular, fazendo referência ao ISA 800 (Relatório do verificador sobre as missões especiais de auditoria) editadas pela Federação Internacional de Contabilistas (IFAC: International Federation of Accountants). A fim de fornecer uma garantia razoável de que os balanços financeiros são equitativos e claros. Incluirá testes e controlos que o auditor considerar necessários sob as circunstâncias. O auditor deve tomar nota de que é necessário proceder a uma verificação da conformidade e não um controlo legal regular para fins da missão que lhe foi confiada. IV. ÂMBITO DA AUDITORIA Como indicado acima, a auditoria de cada Projecto será realizada em conformidade com as normas internacionais de Auditoria (ISA) editadas por IFAC e incluirá testes e procedimentos de auditoria bem como verificações que o auditor considerar necessárias de acordo com as circunstâncias. O auditor assegurará que: a) Todos os recursos do Banco e externos foram utilizados em conformidade com as disposições dos acordos de financiamento relevantes, no interesse da economia e da eficácia e unicamente para os fins para os quais foram fornecidos. Trata-se dos seguintes acordos: A Doação TF 014785 para o projecto WARDS; Doação D071-3A para o projecto P/DTN; a Doação D024-3A para o projecto SWEDD e as Doações D 1350 e MDTF 072575 para o projecto REDISSE. b) As aquisições de bens e serviços financiadas foram objecto de adjudicação em conformidade com as disposições dos acordos de financiamento relevantes baseados nos procedimentos de adjudicação do Banco Mundial e foram adequadamente registadas nos livros de contabilidade; c) Todos os dossiês, contas e escrituras necessárias foram mantidos a título das diferentes operações relativas aos Projectos (incluindo as despesas por registos de despesas ou os relatórios de monitorização financeira); d) As Contas Designadas são geridas tendo em conta as disposições dos acordos financeiros; e) As contas de cada projecto foram preparadas com base na aplicação sistemática das normas do Sistema de Contabilidade OHADA e representam adequadamente a situação financeira de cada projecto no final de cada exercício bem como os recursos recebidos e as despesas feitas ao longo do exercício findo à data. f) O desempenho financeiro global de cada projecto é satisfatório; g) Os activos fixos de cada projecto são reais e devidamente avaliados e direito de propriedade do projecto ou dos beneficiários sobre esses activos é determinado de acordo com o contrato de financiamento; h) As despesas inelegíveis nas demandas de reembolso de fundos identificadas durante a auditoria de cada projecto foram reembolsadas à Conta Designada; Essas despesas serão objecto de uma nota separada no relatório de auditoria. TDR_ Auditorias externa dos Projectos financiados pelo Banco Mundial_ OOAS 5
Em conformidade com as normas de IFAC, o auditor deve prestar particular atenção aos seguintes pontos: a) Fraude e Corrupção: Em conformidade com a norma ISA 240 (Consideração do risco de fraude e de erro durante a auditoria de contas), o auditor deve identificar e avaliar os riscos de fraude, obter ou fornecer provas de auditoria suficientes de análise desses riscos e tratar de maneira adequada as fraudes identificadas ou suspeitas. b) Leis e Regulamentos: Ao elaborar a abordagem de auditoria e executar os procedimentos de auditoria, o auditor deve avaliar a conformidade da Unidade de Gestão de Projectos com as leis e os regulamentos que poderão afectar significativamente os balanços financeiros como prescrito pela norma ISA 250 (Consideração do risco de anomalias nas contas resultante do desrespeito aos textos jurídicos e regulamentares). c) Governação: A comunicação com os responsáveis do projecto encarregados da Governação dos pontos de auditoria significativos em conformidade com a norma ISA 260 (Comunicação sobre a missão com as pessoas encarregadas da Governação). d) Riscos: Com o objectivo de reduzir os riscos da auditoria a um nível relativamente fiável, o auditor implementará procedimentos de auditoria apropriados em resposta aos riscos de anomalias identificadas na sequência da sua avaliação, em conformidade com a norma ISA 330 (Procedimentos de auditoria implementados pelo auditor na sequência da sua avaliação de riscos). IV. DOCUMENTOS CONTABILÍSTICOS DOS PROJECTOS O auditor verificará se os documentos contabilísticos de cada projecto foram preparados de acordo com os princípios contabilísticos aceitáveis (ver parágrafo 3 acima) e fornecerão uma imagem fiel da situação financeira do projecto na data de encerramento bem como os recursos e as despesas nessa data. Os documentos contabilísticos de cada projecto incluem: a) Um balanço dos recursos (fundo recebido de IDA, etc.) e das utilizações (despesas engajadas ao longo do exercício considerado); b) Um balanço das transacções da Conta Designada; c) Situação patrimonial indicando os fundos cumulados de cada projecto, os saldos bancários, outros activos e passivos do projecto e os engajamentos, se aplicável; d) As notas sobre os balanços financeiros descrevendo os princípios de contabilidade utilizados e apresentando uma análise detalhada e explícito dos princípios contabilísticos; e) A lista dos activos imobilizados adquiridos ou comprados pelo fundo de cada projecto. O auditor deverá apresentar em anexo os balanços financeiros, uma reconciliação dos fundos recebidos pelo projecto provenientes do Banco Mundial por um lado, e os fundos desembolsados pelo Banco Mundial por outro lado. TDR_ Auditorias externa dos Projectos financiados pelo Banco Mundial_ OOAS 6
VI. BALANÇOS CERTIFICADOS DE DESPESAS (BCD) Para além da auditoria dos documentos contabilísticos, o auditor deverá verificar os balanços certificados das despesas ou os relatórios de monitorização financeiros como base da demanda de reembolso de fundo ao Banco Mundial. O auditor efectuará os testes, procedimentos de auditoria e verificação considerados necessários de acordo com as circunstâncias. Será incluído nos balanços financeiros, um anexo da lista dos balanços certificados de despesas, a base da demanda de reembolso com as referências específicas relativas ao montante e à sequência numérica. O total de demandas de reembolso de fundo sob os procedimentos dos balanços certificados de despesas ou dos relatórios de monitorização financeira deve ser um elemento da reconciliação global de desembolsos descrito no parágrafo 5 acima. VII. CONTA DESIGNADA No quadro da auditoria dos balanços financeiros de cada projecto, o auditor deve analisar as transacções da Conta Designada que incluem normalmente: - Os adiantamentos recebidos do Banco Mundial; - As reconstituições da Conta Designada apoiadas pelas demandas de reembolso de fundo; - Os juros eventualmente gerados sobre a conta do projecto; - Os levantamentos relativos às despesas do projecto. O auditor acordará uma especial atenção à conformidade dos saldos da Conta Designada no encerramento do exercício fiscal com os procedimentos do Banco Mundial. O auditor examinará a elegibilidade das transacções financeiras cobrindo o período sob revisão e os saldos dos fundos no encerramento do exercício fiscal em conformidade com as disposições do acordo de financiamento e da carta de desembolso. Examinará a adequação do sistema de controlo interno em função do mecanismo de desembolso. Deve-se anotar que as condições de gestão das Contas Designadas estão descritas nas subsecções 5.3 do acordo de financiamento e parágrafo I da carta de desembolso. O auditor examinará a elegibilidade e exactidão: Das transacções financeiras durante o período em revisão; Dos saldos das contas no encerramento do exercício sob revisão; Da utilização da Conta Designada em conformidade com o acordo de financiamento; Da adequação do controlo interno com o mecanismo de desembolso. VIII. RELATÓRIOS DE AUDITORIA O auditor emitirá um parecer sobre os balanços financeiros de cada projecto. O relatório anual de auditoria das contas do projecto incluirá um parágrafo separado destacando as principais fraquezas do controlo interno e os casos de inconformidade com os termos do acordo de financiamento. O relatório de auditoria provisório deve ser recebido o mais tardar uma (1) semana após o fim da missão. A OOAS vai rever o relatório de auditoria provisório, examinará todas as conclusões e recomendações e fará as suas primeiras observações durante uma sessão. O auditor terá o prazo de uma (1) semana para finalizar o seu relatório. TDR_ Auditorias externa dos Projectos financiados pelo Banco Mundial_ OOAS 7
IX. CARTA DE CONTROLO INTERNO Para além do relatório de auditoria sobre os balanços financeiros, o auditor elaborará uma carta de controlo interno incluindo: (a) Comentários e observações sobre os registos contabilísticos, os sistemas e controlos examinados durante a auditoria; (b) As insuficiências no sistema de controlo interno e as recomendações para a melhoria do referido sistema; (c) O grau de conformidade com cada compromisso financeiro contido no acordo de financiamento e os comentários se necessário sobre os problemas externos e internos afectando essa conformidade; (d) Os problemas de comunicação identificados durante a auditoria susceptíveis de ter um impacto significativo sobre a execução do projecto; (e) Os comentários sobre a resolução das anomalias e reservas; (f) Os comentários sobre as recomendações não executadas dos relatórios de auditoria anteriores; (g) Comentários e observações sobre as actividades de aquisições de todos os projectos; (h) Comentários sobre quaisquer outras anomalias que o auditor julgar pertinente incluindo as despesas não elegíveis. Idealmente, a carta de controlo interno deve incluir as respostas de entidades de execução sobre as insuficiências identificadas pelo auditor. X. INFORMAÇÕES DISPONÍVEIS O auditor terá acesso a toda a documentação legal, as correspondências e quaisquer outras informações relativas aos projectos e que considerar necessárias. O auditor obterá uma confirmação dos montantes desembolsados e o saldo das Contas Designadas junto do Banco. As informações disponíveis devem incluir cópias: de documentos de avaliação dos projectos, os acordos de financiamento, os relatórios de avaliação da gestão financeira e os relatórios de supervisão, caso tenha ocorrido. XI. PONTOS GERAIS O auditor submeterá o relatório em seis (06) exemplares para cada projecto ao Senhor Director Geral da OOAS. É extremamente desejável que o auditor tenha revisto as directivas sobre a elaboração de relatórios financeiros (30 de Junho de 2003) e a revisão de contas dos projectos financiados por IDA que recapitula os requisitos em matéria de preparação de relatórios financeiros e de auditoria. O auditor consultará igualmente as Directivas de aquisição do Banco Mundial. O auditor deve rever também o Manual de desembolsos do Banco Mundial (Maio 2006). Estes documentos ser-lhe-ão fornecidos pela OOAS ou estarão acessíveis no sítio web do Banco Mundial. Além disso, o auditor deve apresentar uma proposta financeira realçando o montante das prestações anuais por projecto por um lado e o custo global da auditoria anual por outro lado. TDR_ Auditorias externa dos Projectos financiados pelo Banco Mundial_ OOAS 8
XII. QUALIDADE DO AUDITOR O Consultor deve ser um Gabinete de Auditoria e Especialidade em Contabilidade independente, trabalhando normalmente na revisão de contas, inscrito regularmente no Quadro de uma Ordem de Revisores Oficiais de Contas reconhecido internacionalmente por IFAC ou FIDEF, com uma experiência comprovada em auditoria financeira de projectos de desenvolvimento e aceitáveis por IDA são convidados a manifestar o seu interesse. O pessoal chave da missão deve incluir pelo menos: (i) um director da missão, Revisor de Contas Diplomado com pelo menos 12 anos de experiência comprovada de auditoria financeira com pelo menos 5 anos de experiência em auditoria de projectos financiados por doadores multilaterais (Banco Mundial, Agência Francesa do Desenvolvimento, União Europeia, FIDA ) e um bom conhecimento dos procedimentos de gestão administrativa, financeira e contabilística e auditorias de projectos financiados pelo Banco Mundial, (ii) um chefe de missão - Revisor de Contas Diplomado com pelo menos 10 anos de experiência comprovada de auditoria financeira com pelo menos 3 anos de experiência em auditoria de projectos financiados por doadores multilaterais (Banco Mundial, Agência Francesa do Desenvolvimento, União Europeia, FIDA ), (iii) quatro (04) auditores seniores com diploma de 12º ano mais 3 anos em Contabilidade e um diploma de 12º ano mais 5 anos em contabilidade, auditoria ou finanças e com pelo menos cinco (5) anos de experiência em gabinete de auditoria dos quais três (03) no domínio de auditoria de projectos financiados pelo banco Mundial ou outros parceiros de desenvolvimento e (iv) um (01) Especialista em Aquisição com pelo menos um diploma de 12º ano mais 5 anos em mercados públicos e com pelo menos cinco anos de experiência em auditoria de mercados públicos. XIII. DURAÇÃO E PRAZO DA AUDITORIA A duração da auditoria é estimada em 1 mês e meio por exercício ou seja 6 meses para os quatro (4) exercícios incluindo os relatórios finais. TDR_ Auditorias externa dos Projectos financiados pelo Banco Mundial_ OOAS 9