I AÇÕES DE AUDITORIA INTERNA PREVISTAS: PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA 1.1 - Auditorias de Conformidade Origem da demanda: Interna com base nos resultados da Matriz de Risco elaborada pela Auditoria Interna Nº 03 04 UNIDADE/ PROCESSO TRABALHO Instituto Oswaldo Cruz de Seguridade Social - FIOPREV Instituto de Tecnologia em Imunobilógicos BIO- MANGUINHOS Instituto de Tecnologia em Fármacos FAR- MANGUINHOS Escola Nacional de Saúde Pública ENSP OBJETIVOS ESCOPO Controles internos, resultado dos trabalhos da auditoria independente, programas: assistencial, previdenciário, administrativo e de investimentos e atuação dos conselhos: Deliberativo e Fiscal. ), gestão financeira, execução do orçamento, gestão de estoques, contratos), gestão operacional, convênios, obras, serviços de engenharia e aquisição de TI. ), gestão financeira, execução do orçamento, gestão de ), gestão financeira, execução do orçamento, gestão de INÍCIO 05/ 05/ 16/03 13/04 TÉRMINO 13/03 FIOPREV 528 08/04 BIO 640 15/05 FAR 960 10/06 ENSP 640 1
Nº 05 06 07 08 09 UNIDADE/ PROCESSO TRABALHO Diretoria de Administração do Campus DIRAC Diretoria Regional de Brasília DIREB Casa de Oswaldo Cruz COC Instituto Fernandes Figueira IFF Instituto Oswaldo Cruz IOC OBJETIVOS ESCOPO ), gestão financeira, execução do orçamento, gestão de estoques, contratos), gestão operacional, convênios, obras, serviços de engenharia e aquisição de TI. ), gestão financeira, execução do orçamento, gestão de ), gestão financeira, execução do orçamento, gestão de ), gestão financeira, execução do orçamento, gestão de ), gestão financeira, execução do orçamento, gestão de INÍCIO 18/05 15/06 13/07 03/08 31/08 TÉRMINO 10/07 DIRAC 912 31/07 DIREB (BRASÍLIA) 560 28/08 COC 560 /10 IFF 1056 30/10 IOC 688 2
Nº 10 11 12 UNIDADE/ PROCESSO TRABALHO Contratos Gestão Patrimonial Contas SIAFI OBJETIVOS - Verificar a formalização, execução e fiscalização dos contratos da FIOCRUZ quanto ao cumprimento da legislação em vigor. - Verificar a adequação à Instrução Normativa nº /2008 e seus desdobramentos. - Verificar o desempenho da gestão patrimonial quanto ao cumprimento da legislação em vigor. - Identificar os processos de melhoria neste segmento a partir da análise dos registros do último trabalho da auditoria interna. - Verificar registros contábeis, dentro do escopo e o cumprimento da legislação em vigor. - Confrontação com os documentos que deram origem aos registros. - Propor regularização, quando assim o exigir. ESCOPO Gestão de Suprimento de Bens e Serviços (foco específico em contratos de manutenção no âmbito da Fiocruz). Controles patrimoniais das Unidades da FIOCRUZ, realização de inventários físicos, providências de regularização e registros de baixa dos bens alienados. Registro em grupos de contas que apresentem características que demonstrem a necessidade de análise contábil, no exercício de 2009, a serem selecionadas dentre as contas: Créditos Diversos a Receber; Estoques; Bens Imóveis; Bens Móveis; Responsabilidades por Valores, Títulos e Bens; Garantias e Contragarantias de Valores, Direitos e Obrigações Contratuais, Outras Compensações, Depósitos de Diversas Origens, Obrigações a Pagar. 05/10 11/12 03/11 18/12 03/08 04/09 FIOCRUZ FIOCRUZ FIOCRUZ 528 200 1.2 - Admissão, Aposentadorias e Pensões Origem da demanda: IN SFC /20 - Verificar a regularidade dos atos de pensão, aposentadoria e admissão de pessoal. - Orientar quanto a possíveis desvios nos procedimentos adotados. Processos de aposentadoria, pensão e admissão de pessoal por amostragem. 1º sem 2º sem 2960 3
1.3 Monitoramento das pendências dos órgãos de controle e da própria Origem da demanda: Interna com base nos trabalhos realizados pelos órgãos externos e pela - Verificar e acompanhar a adoção das recomendações emitidas pelos órgãos de controle interno e externo. - Verificar e acompanhar a adoção das recomendações emitidas pela Auditoria Interna. Controles Externos: assuntos e constatações identificadas pelos órgãos de controle interno e externo que continuam pendentes de solução. Controles Internos: situações identificadas pela nas auditorias de conformidade que encontram-se pendentes de solução. 1º sem 2º sem 1º sem 2º sem FIOCRUZ e FIOCRUZ e 1872 1872 1.4 - Exame da Prestação de Contas da Fiocruz e de Tomada de Contas Especiais TCE Origem da demanda: Legislação em vigor sobre prestação e contas e TCE Emitir parecer prévio sobre o processo de Prestação de Contas da FIOCRUZ, de acordo com a legislação da CGU e TCU em vigor para o exercício de 2008. Emitir parecer prévio sobre Tomada de Contas Especial encaminhada à, na forma da IN TCU 56 de 05/12/2007. 1.5 - Suporte aos órgãos de controle interno e externo Origem da demanda: Órgãos de controle Processo de prestação de contas da Fiocruz e itens exigidos no Parecer da Auditoria Interna.. /03 20/03 Processos de TCE encaminhados a Auditoria Interna. 1ºsem 2ºsem 120 176 Prestar suporte técnico, operacional e logístico às equipes dos órgãos de controle interno e externo durante suas auditorias e fiscalizações na FIOCRUZ. Trabalho realizado pelas equipes de auditores dos órgãos de controle interno e externo. 1ºsem 2ºsem 1632 4
1.6 - Atendimento a diligências dos órgãos de controle interno e externo Origem da demanda: Órgãos de controle PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA Atender diligências dos órgãos de controle. Responder às diligências, comunicados, determinações, solicitações etc dos órgãos de controle interno e externo (CGU, SFC, TCU, MS entre outros). Solicitações e diligências dos órgãos de controle interno e externo e demais instituições de fiscalização. 1ºsem 2ºsem 832 1.7 - Atendimento a consultas das Unidades da Fiocruz Origem da demanda: Órgãos de controle - Dirimir dúvidas e fortalecer a padronização dos procedimentos. - Elaborar um parecer conclusivo quanto aos procedimentos a serem adotados; - Proceder a divulgação dos pareceres no âmbito da Instituição, mantendo-os à disposição das Unidades na página da na intranet. Consultas das Unidades por telefone, e-mail e documentos. 1ºsem 2ºsem 1160 1.8 Sistematização da Legislação e gestão da informação Origem da demanda: Auditoria Interna - Leitura e sistematização da legislação inerente ao trabalho da Auditoria Interna. - Divulgação no âmbito da Auditoria Interna e quando for o caso no âmbito da Fiocruz. - Reformulação e atualização do site eletrônico da (Internet e Intranet). Diário Oficial da União, páginas eletrônicas, notícias e informativos do governo federal, sistemas federais (SIAFI, SIAPE e SIASG), páginas e instrumentos do TCU e CGU e outras publicações. 5 1ºsem 2ºsem Páginas da na INTRANET e INTERNET. 1ºsem 2ºsem 480 168
Observações: A representatividade dos exames segue o método não-probabilístico descrito no Capítulo VI da IN SFC /20. As datas previstas no cronograma abrangem as etapas de planejamento, execução dos trabalhos e elaboração do relatório. O quantitativo de horas homem é uma projeção e pode sofrer alterações de acordo com o andamento das tarefas, complexidade dos trabalhos, disponibilidade de pessoal, demandas concomitantes e outras demandas não previstas. Os conhecimentos necessários para a realização dos trabalhos são: técnicas e normas de auditoria, licitações e contratos, planejamento do governo federal, todos os procedimentos inerentes a recursos humanos no serviço público, celebração e acompanhamento da execução de convênios, contabilidade pública, finanças públicas, patrimônio, almoxarifado, legislação pertinente às áreas auditadas, procedimentos de elaboração de TCEs, capacidade de análise das solicitações feitas pelos órgãos de controle, conhecimento da Instituição como um todo e dos contatos nas Unidades, sistemas do governo federal (SIAFI, SIAPE e SIASG), Windows, Word e Excel e demais áreas pertinentes ao trabalho. II AÇÕES DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL E CAPACITAÇÃO PREVISTAS PARA O FORTALECIMENTO DA ATIVIDADE DE AUDITORIA INTERNA: Capacitação: Estão previstas ações de capacitação nos seguintes temas: Auditoria Interna no Serviço Público, Planejamento público, PPA, metas e indicadores de desempenho institucional, licitações, fiscalização de Contratos Administrativos, convênios, Patrimônio, Almoxarifado, Recursos Humanos, Contas contábeis SIAFI, Tributos e contribuições, obras públicas, previdência privada. Justificativa: Os temas para capacitação de servidores que planejamos para o exercício de 2009 são inerentes às atividades de auditoria interna de uma instituição pública já que todos se referem ao serviço público federal. Uma demanda imprescindível para os servidores da é a capacitação na área de pessoal, mais precisamente na análise de aposentadorias, pensões, admissões e pagamento de pessoal, para cumprir o que determina a legislação. Este treinamento não foi possível em cursos oferecidos pela iniciativa privada, visto que nas 3 inscrições realizadas pela Auditoria Interna nenhuma foi possível de ser concretizada por cancelamento do mesmo por falta de participantes mínimos. No segundo semestre de 2008 foram inscritos dois servidores no Programa de Formação de Multiplicadores de Gestão de Pessoas que prevê um módulo de legislação sobre aposentadorias e pensões em Março de 2009. As atividades de treinamento/capacitação poderão sofrer alterações tendo em vista a disponibilidade orçamentária e aprovação da Presidência para realização de despesas desta Auditoria Interna. 6
Fortalecimento da Unidade de Auditoria Interna: Revisão de normativos internos e redesenho organizacional: PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA Pretende-se em 2009 trabalhar em outro instrumento normativo de procedimentos técnicos de auditoria com sua possível inserção no Manual de organização interna, não iniciado em 2008, na forma programada, por dificuldade operacionais e o reduzido número de profissionais voltados prioritariamente para as atividades de auditoria em cumprimento ao Plano de Atividades Anual. Desenvolvimento/aquisição de metodologias e softwares: A Auditoria Interna está em processo de aquisição de pontos para acesso ao SIAFI Gerencial, o que ocorrerá em conjunto com outras duas Unidades técnico cientificas da Fiocruz (INCQS e Bio-Manguinhos), estimando-se a instalação para os próximos meses. A Auditoria Interna não dispõe de sistema de auditoria próprio. Desde 2006 estamos utilizando um sistema de controle, que tem estrutura de banco de dados, desenvolvido na própria Instituição, pela área de informática da Presidência. A finalidade deste sistema consiste no cadastramento das diligências do TCU, CGU e outros órgãos de controle, além dos relatórios da própria Auditoria Interna. Neste cadastramento são informados todos os dados relacionados ao assunto e as providências adotadas pela Instituição de forma a facilitar e agilizar a busca de informações de todo e qualquer documento (diligências, citações, audiências) expedido pelos órgãos de controle interno e externo, além dos próprios relatórios emitidos pela Auditoria Interna. Rio de Janeiro, de dezembro de 2008. SILVINA DA COSTA MARQUES Auditora-Chefe 7