Implementação de Suitability Procedimentos Internos Fase 1 Fluxo Manual Estamos adotando os seguintes procedimentos para a implementação da política de Suitability: I. Definição de tipologia de contas: trading e recommended Contas trading são todas as contas de clientes que operam via Homebroker ou que estão vinculadas a agentes autônomos. Contas recommended são todas as contas de clientes que são atendidas por traders. II. Análise da base de clientes já existente: legacy Os clientes foram divididos em duas categorias: a) clientes com perfil de suitability já identificado no banco e; b) clientes sem perfil de suitability, inclusive aqueles que são clientes do banco e se recusaram a responder as questões quando solicitados. a) Clientes com perfil de Suitability; estes clientes são também clientes do Banco Citibank e já possuem perfil de Suitability (GRIP). A área de MIS do consumer enviou esta base de clientes que são comuns ao banco e à corretora, já com a indicação do GRIP que existe no GRB. b) Clientes sem perfil de Suitability: estes clientes não possuem perfil de suitability prévio. III. Classificação da base de clientes já existente As informações obtidas através da análise da base de clientes serão incluídas no SINACOR, no campo informações xxxx, utilizando o formato AN1/N2, sendo: A = T (trading account) ou R (recommended account); N1= 1, 2, 3, 4, 5, 6 (perfil de risco do cliente) e N2= 1, 2, 3, 4, 5, 6 (perfil de risco alterado pelo cliente) Os clientes serão classificados em combos específicos, como segue: CONTAS TRADING RECOMMENDED CLASSIFICAÇÃO T R Contas que ainda não foram classificados T1 R1 Contas de clientes com perfil 1 - defensivo T2 R2 Contas de clientes com perfil 2 - rendimento T3 R3 Contas de clientes com perfil 3 - rendimento com crescimento T4 R4 Contas de clientes com perfil 4 - balanceado T5 R5 Contas de clientes com perfil 5 - crescimento
T6 R6 Contas de clientes com perfil 6 - alto crescimento A área de cadastro é a responsável pela inclusão das informações no SINACOR e classificação do cliente. Também é a área responsável por manter as evidências das datas de inclusão e alteração de perfil. Assim, se o cliente, no próprio preenchimento do formulário indicar uma alteração de perfil, a área de cadastro informará no sistema ou em controles separados a mesma data de inclusão (N1) e alteração de perfil (N2). Se, entretanto, o cliente solicitar alteração posterior, via atendimento ou Homebroker, a área de cadastro deverá manter a evidência da solicitação, o meio recebido e a data de alteração. IV. Questionários A Citi Corretora vai ter 2( dois) modelos de questionários para avaliação de suitability que serão aplicados aos investidores: a) modelo completo a ser aplicado a todos os clientes que não possuem perfil de suitability. b) modelo resumido (K&E) a ser aplicado a todos os clientes que já possuem perfil de suitability. Os modelos de formulário encontram-se anexos. A CitiCorretora contratou com a Nipotech a disponibilização de um software de pesquisas chamado Lime Survey, open source, será o sistema que conterá os formulários e será acessado pelo cliente. Este sistema também permite a realização de várias pesquisas online e oferece resultados nos principais formatos utilizados (excel, pdf e web). A solicitação de preenchimento do formulário será encaminhada ao cliente através de um email da Citi Corretora (modelos anexos) contendo a indicação da URL a ser acessada e instruções de preenchimento. Este email será disparado pela Nipotech de acordo com a base de clientes a ser fornecida pela área de Marketing da Citi Corretora (Diana Kim) A área de Sales da corretora (Marcelo Carpentiere e time) será a responsável por esclarecer quaisquer dúvidas dos clientes em relação ao formulário e à política de suitability. Assim, o cliente deverá ser direcionado à área de Sales mesmo que seja atendido por agentes autônomos ou que seja cliente do Banco.
V. Alterações de perfil previamente estabelecido Caso seja expressamente solicitado pelo cliente este poderá, a qualquer momento, alterar o seu perfil de suitability. As solicitações podem ser realizadas no momento em que o cliente estiver operando ou por iniciativa própria, como atualização de seu perfil. Também poderá solicitar esta alteração diretamente às mesas que o atendem ou aos agentes autônomos. Nesta situação, o representante indicado deverá encaminhar o cliente à área de Sales que deverá, através de linha gravada, registrar a ocorrência com data e hora da solicitação e uma identificação positiva do cliente (buscando critérios de identificação como, por exemplo, CPF, RG, endereço, e-mail). O representante deverá, ainda, alertar o cliente sobre os riscos e características de cada novo produto. A área de Sales deverá enviar um e-mail à área de cadastro e à área de risco contendo a descrição da solicitação de alteração do perfil, data, hora e ramal em que o pedido foi solicitado e confirmar a identificação positiva do cliente. Na hipótese do cliente recusar-se a fornecer a identificação positiva, a única alternativa que permitirá a alteração de perfil é a de que o cliente envie formalmente uma declaração assinada. Somente após o recebimento desta solicitação serão habilitadas as novas transações solicitadas pelo cliente. Esta declaração deverá ser assinada e abonada pela área de Cadastro (não é necessário firma reconhecida) e deverá atestar que o cliente: 1. Quer operar em determinadas operações (especificar) que não estão pré-indicadas para o seu perfil de investidor; que conhece os riscos e as características do produto; 2. Que as decisões de investimento são exclusivamente dele cliente; e 3. Que ele é ciente de que determinadas transações poderão trazer perdas importantes que podem reduzir substancialmente o valor inicialmente investido e, inclusive, levar à perda total ou maior do que o investimento inicial e poderá ficar devedor caso esteja operando alavancado, ou seja, sem o lastro do investimento. VI. Novos Clientes Os novos clientes da corretora poderão advir do relacionamento com o Banco ou através de Agentes Autônomos e Contato Direto com a Corretora.
A partir do dia 03/01/2011 (inclusive), na abertura da conta na Citi Corretora a Área de Cadastro deverá se certificar se o cliente já possui ou não indicação de perfil de suitability no Banco, através de consulta no GRB. A área de cadastro deverá também se certificar se a classificação constante no GRB já se encontra no modelo R-DIP ou ainda é a do modelo GRIP. Esta migração vai acontecer no GRB no primeiro trimestre de 2011. Caso o cliente já possua indicação de perfil a área de cadastro vai classificar a conta no SINACOR e informar à mesa de suporte a clientes (que envia o welcome mail aos clientes) qual é a classificação do cliente. A área de suporte ao cliente deverá verificar qual é o formulário adequado ao cliente e, por sua vez, enviar ao cliente o formulário adequado. VII. Procedimentos de Definição de limites vis-à-vis o suitability do cliente A área de risco é a responsável por sensibilizar os limites aos clientes de acordo com os critérios de suitability. Clientes Novos - Diariamente a área de cadastro informará à área de risco os novos clientes que abriram conta na corretora. A área de risco vai monitorar as respostas dos clientes na ferramenta Lime Survey. Somente após as respostas dos clientes é que os limites de trading serão habilitados aos clientes. A área Sales deverá informar aos clientes que - mesmo com a conta aberta - o cliente somente conseguirá operar na corretora após preencher o questionário de suitability. Clientes Pré-existentes A área de risco deverá monitorar diariamente a ferramenta Lime Survey. Os clientes pré-existentes terão seus limites ajustados após preencherem os formulários. Um plano de ação para cobrança dos clientes, com foco nos perfis de suitability, deverá ser estabelecido entre as áreas de risco e de Sales. VIII. Métricas Apuração Mensal Mensalmente a área de risco deverá elaborar uma métrica que contenha a indicação do percentual de questionários respondidos vis-à-vis a quantidade de novos clientes e os e-mails recebidos pela base de clientes já existentes na Citi Corretora. As situações de enquadramento e desenquadramento de perfis também deverão ser consideradas.
Os relatórios de acompanhamento deverão ser enviados as áreas de clientes e comercial, ao CEO de varejo. As áreas de clientes e mesas são as responsáveis por solucionar junto ao cliente e aos agentes autônomos toda a aplicação e conformidade da nova política de suitability inclusive em relação às métricas apresentadas pelas áreas de risco e cadastro. IX. Materiais de Marketing e Instrumentos de Venda Os procedimentos e materiais utilizados na venda e negociação de produtos da corretora devem ser adequados aos perfis de investimento dos clientes apurados e classificados de acordo com as diretivas ora estabelecidas Na divulgação e fomento destas transações todos os responsáveis pelo relacionamento com clientes, sejam eles funcionários da Citi Corretora, sejam eles terceirizados como é o caso dos Agentes Autônomos de Investimentos deverão obedecer, no mínimo, as diretivas abaixo: I Os produtos devem ser previamente classificados para fins de enquadramento nos perfis de suitability e serem oferecidos de forma diferenciada, observando os perfis aos quais se destinam. II Sempre implementar mecanismos para assegurar que o cliente foi informado de maneira apropriada sobre todas as características e riscos potenciais da operação e para verificar sua consistência com operações realizadas anteriormente e com sua motivação para contratá-la. III Os produtos somente poderão ser oferecidos aos clientes de acordo com o seu perfil de investimentos.