Candidatura Nº 198 I. IDENTIFICAÇÃO DA ENTIDADE QUE SE CANDIDATA Região Designação Lisboa e Vale do Tejo Unidade Orgânica Flexível de Farmácia (UOFF) Morada Av. Estados Unidos da América, N.º 75 Código Postal 1749-096 Dimensão População da área de influência 3.659.868 residentes na RLVT (o território abrangido corresponde a 13% do todo o território nacional e concentra 34,7% da população total) (Censos 2011) Nº Total Colaboradores Telefone 218425293 Fax 218465639 21 (UOFF) / 8211 (ARSLVT) E-Mail Site oficial s.farmacêuticos@arslvt.min-saude.pt http://www.arslvt.min-saude.pt/ II. IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO Designação do projeto Reorganização do circuito de gestão integrada do medicamento: Projeto dos Armazéns Avançados Área ou áreas em que o projeto se integra Cidadania em saúde Acesso e equidade em saúde Políticas saudáveis Sinopse Este projeto centra-se na reorganização e informatização do circuito de gestão do medicamento nos cuidados de saúde primários, com criação de armazéns avançados, com vista à sua utilização racional, equitativa e próxima às reais necessidades dos cidadãos. É um esforço estruturado, dirigido a promover a eficiência e combate ao desperdício, pelo objetivo da sustentabilidade, e também a garantir o direito à proteção da saúde, reforçando os princípios da responsabilização pelos resultados e da transparência da gestão pública, objetivos aplicáveis ao eixo Políticas Saudáveis. Tipo de prémio a que se candidata
III. Identificação do responsável de candidatura Prémio Qualidade e Inovação para entidades com abrangência local/regional Nome Profissão Cargo Nadine Pinto Ribeiro Ferrão Gonçalves Farmacêutica Coordenadora da UOFF Endereço de e-mail nadine.ribeiro@arslvt.min-saude.pt Telefone 218425142 Telemóvel 966551472 Fax 218465639 Outros membros da equipa Alice Santos, Ana Paula Abreu, Filomena Vaz, Fátima Cimadeira, Helena Martinho, Mónica Bernardo, Maria Lurdes Lourenço Elemento de contato Telemóvel de contato Nadine Ribeiro 966551472 IV. CARACTERIZAÇÃO DO PROJETO Justificação do enquadramento do projeto na área assinalada no ponto 2 O projeto visa a implementação de soluções logísticas e clínicas, na área do medicamento, com impacto reconhecido na obtenção de ganhos em saúde sustentáveis. Procura reorganizar o circuito do medicamento de modo a que o seu Valor à saída do armazém avançado seja o mais elevado possível, atendendo aos recursos disponíveis e às necessidades em saúde dos utentes. Necessidades que estiveram na base da implementação do projeto Identificar e conhecer, em cada momento, quais e quantos medicamentos existem em cada unidade de saúde, permitindo uma mais eficiente gestão de stocks e a sua adequação às necessidades dos cidadãos e ao cumprimento dos Programas de Saúde da DGS. Implementar um sistema de informação, que permita traceabilidade e monitorização sistemática do consumo de medicamentos Memória descritiva do projeto Descrição sumária do projeto O sucesso e a eficiência dos cuidados prestados aos doentes dependem em muito do medicamento. O projeto procura fomentar a reorganização logística do medicamento nos cuidados de saúde primários da ARSLVT, abrangendo as vertentes organizacionais, de infraestruturas e sistemas de informação, redefinindo responsabilidades, procedimentos e recursos necessários. Dado a sua transversalidade, estão envolvidos serviços centrais e os ACES da ARSLVT, permitindo conjugar sinergias, promover a eficiência e a eliminação do desperdício Quer-se que a mudança pretendida assente na divulgação de normas e recomendações de Boas Práticas e se sustente em sistemas de informação que aumentem a autonomia e o empowerment das unidades de saúde locais, otimizando a saúde dos cidadãos e a sustentabilidade do SNS. Recursos humanos envolvidos
Para a concretização do projeto é necessário o envolvimento de equipas multidisciplinares: as que exercem na UOFF (farmacêuticos, TDT, AT e AO), os informáticos e assessores do CD e, a nível dos ACES, os diretores executivos, o conselho clínico, os coordenadores das UAG e os enfermeiros. É fundamental a colaboração com a UAG e o apoio do CD em todo o processo. Outras Entidades envolvidas e parcerias formalizadas A concretização deste projeto assenta no desenvolvimento de parcerias de articulação e complementaridade entre a UOFF e os ACES, reforçando-se nos conhecimentos interdisciplinares e economias de escala, evitando a duplicação de esforços e otimizando o uso dos recursos. Foram fatores críticos do sucesso, o envolvimento do CD, UAG, Informática e NOD, da ARSLVT. Estimativa dos custos diretos anuais Investimento: Aplicação informática Aquisição (apenas no 1º ano): 56.000 Manutenção anual: 17.500 Aquisição de equipamento* para UOFF (2º e 3º anos): 5.000 / ano Horas de Recursos Humanos: 4 TDT e 4 AO*: 50% do tempo * necessário afetar à UOFF devido à centralização da atividade de distribuição de medicamentos na sede. 4 AT: 15% do tempo 7 Farmacêuticas: 25% do tempo (3 meses é o tempo médio de implementação em cada ACES) Key users (em média 2-3 elementos por ACES - enfermeiros e elementos das UAG): 25% do tempo Os Farmacêuticos e os key users nos ACES são os profissionais chave na concretização do projeto. A forma de implementação faseada do projeto permitiu repartir o esforço em recursos humanos. Estimativa de ganhos Foi estimado um ROI de 349,77% para a implementação da aplicação informática de gestão do medicamento - por previsão da diminuição dos custos operacionais do desperdício, economias de escala e maior eficiência dos processos- de valor igual a 200.000 no 1º ano, 160.000 no 2º e 128.000 no 3º Estimou-se recuperar stock no valor de um mês de consumo de medicamentos (1.250.000 ), no fim da implementação do projeto. Estimaram-se benefícios não financeiros para os colaboradores e serviços, pelo impacto positivo no clima organizacional, e benefícios para os cidadãos, pelo impacto no aumento da acessibilidade e na qualidade do serviço prestado. Estimou-se obter ganhos inerentes à maior racionalidade no uso do medicamento. Objetivos do projeto Público-alvo O projeto abrange os 20 colaboradores da UOFF, 2 informáticos, 15 diretores executivos, UAG e conselhos clínicos. Abrange, ainda, um número considerável de enfermeiros, dos cerca de 2.000 a laborar nos ACES, que são os que gerem os armazéns de medicamentos nas 350 unidades de saúde dos 15 ACES (número não determinado, dada a implementação faseada do projeto). Objetivos qualitativos
Criação de um sistema logístico para o medicamento, sustentado em sistemas integrados de informação e gestão, com padrões de elevada qualidade e eficiência; Reorganização dos circuitos de distribuição do medicamento; Gerir e controlar eficientemente o stock dos medicamentos até ao momento do consumo; Efetuar a distribuição personalizada de alguns medicamentos; Criar condições que permitam melhorar a monitorização sistemática e compreensiva do consumo de medicamentos, pela introdução e disseminação de procedimentos padrão Disponibilizar informação para a gestão Satisfação das necessidades terapêuticas dos utentes, com a melhor utilização dos recursos disponíveis, procurando a racionalidade e eficiência da sua utilização. Objetivos quantitativos Implementar em 3 anos o projeto nos 15 ACES N.º de ACES incluídos/n.º total de ACES N.º de Armazéns Avançados/N.º total de Unidades de Saúde Implementar a distribuição de medicamentos por reposição de stock por níveis (RSN) em todas as unidades: N.º de Armazéns Avançados (AA) em RSN/N.º total de AA Recuperar stock correspondente a 1 mês de consumo na totalidade do projeto (cerca de 1,25 M ) Conseguir ganhos por diminuição do desperdício, economias de escala e eficiência dos processos no valor de 200.000 no 1º ano, 160.000 no 2º e 128.000 no 3º: valor dos stocks e consumos de medicamentos antes e após implementação do programa Otimizar o processo de aquisição e distribuição de medicamentos: Rotação de Stocks>75% Cronograma do projeto Cronograma 1.Aquisição e implementação da aplicação de gestão do medicamento (Jun 2013) 2.Elaboração de regras para o reaprovisionamento (Mar 2013) 3.Elaboração de normas e recomendações para os armazéns avançados (AA) (Mar a Dez 2013) 4.Readequação da área de distribuição (UOFF) e armazenamento (ACES) (Jun 2013 - ) 5.Arranque do projeto - ACES Amadora e Lezíria (Dez 2013) 6.Arranque do projeto - Lx Norte, Lx Ocidental e Oeiras, Cascais e Loures-Odivelas (Out 2014) 7.Arranque do projeto - Sintra, Arco Ribeirinho e Lx Central (Jun 2015) 8.Arranque do projeto - Estuário do Tejo, Oeste Norte, Oeste Sul, Médio Tejo, Almada-Seixal, e Arrábida (Out 2015) Atividades a desenvolver na implementação em cada ACES a)informação aos envolvidos b)criar perfis funcionais para os Key Users c)criar informaticamente os AA d)reavaliar e carregar os níveis de stock por AA e)ações de formação sobre a aplicação e regras de logística f)efetuar contagens nos AA e Inserir existências na aplicação g)início da aplicação e dos AA h)monitorização de resultados e implementação de medidas corretivas Informações adicionais que considere relevantes Este projeto iniciou com a reorganização do circuito do medicamento, mas pela premência dos seus objetivos e resultados esperados de sustentabilidade, eficiência e valor acrescentado para os cuidados de saúde, foi alargado ao Serviço de Logística da ARSLVT, que gere os bens armazenáveis não medicamentosos. Apesar da enorme diferença entre os bens que gerem, foi possível a replicação e transferibilidade deste projeto, dada a transversalidade de alguns conceitos logísticos entre o circuito do medicamento e o dos outros bens consumíveis. Ambos os serviços implementam atualmente este projeto em articulação e complementaridade.
V. RESULTADOS OBTIDOS Número de pessoas efetivamente abrangidas pelo projeto desde o início O projeto abrangeu já 20 colaboradores da UOFF (8 farmacêuticas, 4 AO, 4 AT e 4 TDT), 2 informáticos, 6 diretores executivos e respetivas UAG (assistentes técnicos e gestores) e conselhos clínicos, e um número considerável dos cerca de 2000 enfermeiros a laborar nos ACES (os que gerem os armazéns avançados de medicamentos nas unidades de saúde locais). Todos estes elementos, quer pela sua atividade de gestão, quer pela sua prestação direta de cuidados ao doente, estão relacionados com o circuito do medicamento, estando, assim, e com diferentes níveis de responsabilidade, envolvidos no projeto. Para melhor apreciação, temos já como utilizadores da aplicação, após a implementação em 6 dos 15 ACES, 763 profissionais. Resultados qualitativos obtidos Foi implementado um novo circuito para o medicamento, sustentado numa aplicação informatizada rigorosa, com regras de distribuição claras e racionais. É elaborada informação para a gestão, visando a racionalidade e eficiência da utilização do medicamento. Existe inventário permanente de todos os medicamentos, com rastreabilidade de lote e controlo de validades. Resultados quantitativos obtidos 6/15 ACES incluídos 142 unidades de saúde constituídas AA 142 stocks repostos por níveis (histórico e adequabilidade clínica) 950.000 de stock recuperado em 6 ACES 2014 iniciou com diminuição em 2,3 M (-38%) no valor dos medicamentos em stock face a 2013 O consumo efectivo em 2014 foi de menos 7,1% que em 2013 (-1,13M ). Rotação de Stocks = 73,5% Data de implementação do projeto 01/06/2013 Outros resultados que considere relevantes Ganhos em qualidade - Implementação das Normas de Procedimento para os Armazéns Avançados (Receção, Armazenamento, Reaprovisionamento, Distribuição de Medicamentos e Inventário). Após esta implementação iniciaram-se auditorias com o objetivo de verificar o grau de cumprimento dos procedimentos, sugerindo medidas corretivas para as não conformidades detetadas, numa lógica de melhoria contínua da qualidade. Finalização da centralização de aquisição de medicamentos na sede (gases medicinais e testes de diagnóstico miniaturizados), com evidentes ganhos de eficiência e equidade na qualidade dos produtos fornecidos. As variações de preço entre a sede e os ACES situam-se entre os 2% e os 84%. VI. Numa perspectiva de autoavaliação gostaríamos de oter a sua opinião sobre o projeto que acaba de apresentar e sobre a sua pertinência de acordo com os objetivos da atribuição deste prémio. Assim, especifique em que medida o projeeto acima apresentado contribui para: Qualidade e inovação das práticas
Os fundamentos do projeto assentam na implementação de um sistema de gestão da qualidade na logística do medicamento, orientado para a abordagem por processos e melhoria contínua. A sua progressiva extensão a novos ACES implica a replicação das Boas Práticas que o sustentam e a uniformização das atividades, clínicas e de gestão, relacionadas com o medicamento. Melhoria da acessibilidade aos cuidados de saúde Pretende-se que o projeto seja uma ferramenta organizacional que permita atempadamente responder às reais necessidades em medicamentos, dos utentes, em cada local de saúde, otimizando a acessibilidade a este bem. Potencia, ainda, a equidade no acesso a alternativas terapêuticas iguais para condições iguais, de acordo com os Programas de Saúde vigentes. Melhoria da organização dos serviços A disseminação de procedimentos padrão, com a implementação de tecnologias de informação, tem permitido novas formas de relacionamento entre serviços, assentes em estratégias de comunicação de partilha de informação, facilitando o envolvimento de todos, promovendo a modernização e melhoria organizacional pela responsabilização e transparência de processos. Promoção de ações de mudança A estruturação do projeto está assente nas Boas Práticas Logísticas e Clínicas do medicamento e a sua disseminação nas unidades locais de saúde tem conduzido ao repensar de práticas, promovendo ações de mudança e de melhoria. A implementação do sistema de informação possibilita a partilha e comparação de dados, promovendo a normalização e otimização de práticas. Replicação de boas práticas O projeto assenta na implementação e disseminação de tecnologias de informação e noções logísticas com evidência robusta de sucesso e de aporte de sustentabilidade, eficiência e valor acrescentado ao circuito do medicamento. Tem criado conhecimento, alterando práticas e potenciando a criação de riqueza e a qualidade de vida dos cidadãos nos 15 ACES da RLVT. Sustentabilidade, eficiência e valor acrescentado Ao melhorar-se a gestão local do medicamento, promove-se a sua utilização mais eficiente, minimizando os custos associados às atividades de logística de entrada e reduzindo desperdícios resultantes da inefetividade e toxicidade. O Valor do medicamento à saída de um armazém avançado torna-se mais elevado, otimizando a sustentabilidade do SNS e a saúde dos cidadãos VII. Esta candidatura já foi submetida a outro tipo de prémio? Se SIM, já foi premiado? Não. Trata-se da primeira candidatura a um prémio. VIII. Esta candidatura já foi submetida ao Prémio de Boas Práticas em Saúde em edições anteriores? Se SIM, por que motivo se recandidata? Não. Trata-se da primeira candidatura a este, ou a outro tipo de prémios.