Agência de Execução relativa à Educação, ao Audiovisual e à Cultura Europa para os cidadãos Nota de orientação para requerentes GEMINAÇÃO DE CIDADES ENCONTROS DE CIDADÃOS Instruções de preenchimento do formulário de pedido de subvenção 1. Contexto A decisão de lançar um formulário de pedido em linha visa tornar mais eficiente todo o processo, tanto para o requerente como para a Agência de Execução. Trata-se de um compromisso a longo prazo, que eventualmente culminará num processo 100% em linha, permitindo que toda a comunicação se processe por via electrónica para os requerentes que assim desejem. Todavia, na primeira fase de desenvolvimento, no sentido de proporcionar garantias aos candidatos, continua a ser necessário entregar a documentação original em papel à Agência de Execução. Recomenda-se vivamente que a preparação e o envio do formulário não sejam deixados para os últimos dias do prazo de apresentação dos pedidos. 2. Obtenção de acesso ao formulário de pedido A hiperligação para o formulário de pedido está disponível na seguinte página Web: http://eacea.ec.europa.eu/citizenship/action1/towntwinning/funding_en.htm Antes de aceder à página Web, certifique-se de que as definições do seu programa de navegação na Internet permitem janelas de sobreposição do seguinte sítio Web: Webgate.ec.europa.eu Caso contrário, não serão apresentadas todas as janelas de texto relevantes nem as mensagens associadas ao formulário de pedido. Só está aberta uma fase de candidatura de cada vez, pelo que só é possível apresentar uma candidatura à fase actual (ou seja, o prazo imediatamente seguinte). Página 1 de 8
3. Criação da identidade de utilizador Antes de ser possível aceder ao formulário de pedido, é necessário criar uma nova identidade de utilizador. Para isso, clique na hiperligação "new users" (novos utilizadores) e registe-se como utilizador individual, como faria para utilizar qualquer outro serviço público da Internet de natureza semelhante. É possível escolher qualquer nome de utilizador, desde que não tenha ainda sido registado por outro utilizador. Todavia, após o registo, terá de iniciar sessão utilizando o nome escolhido antecedido de s-. Por exemplo, se escolher o nome de utilizador Para iniciar sessão deve introduzir requerente s-requerente A selecção da palavra-passe de utilizador obedece a requisitos especiais que devem ser rigorosamente observados. A palavra-passe deve ter um comprimento mínimo de 8 caracteres com, pelo menos, 3 dos seguintes 4 elementos: letra minúscula, letra maiúscula, número e caracteres especiais (por exemplo, Twin-1234 (Gemi-1234)). É importante que guarde a sua palavra-passe e o seu nome de utilizador de forma a que possa consultá-los caso se esqueça deles, pois a Agência de Execução não está em condições de os recuperar e de os fornecer novamente aos utilizadores. Após criar a sua identidade de utilizador e clicar no botão accept (aceitar) da mensagem de exoneração de responsabilidade que é apresentada no ecrã do computador, poderá aceder ao formulário de pedido. Para isso, clique na hiperligação "Please click to complete the form online" (Clique para preencher o formulário de pedido). O formulário será aberto numa janela diferente do programa de navegação. Recomenda-se que não feche nenhuma janela associada à plataforma de candidatura em linha enquanto estiver a preencher o pedido de subvenção. 4. Validação da identidade de utilizador Após criar a sua identidade de utilizador, receberá uma mensagem de correio electrónico a solicitar a validação do seu endereço electrónico. É importante responder a esta mensagem de correio electrónico clicando na hiperligação existente na mensagem. 5. Instruções de preenchimento do formulário É possível preencher o formulário por partes, editá-lo, guardá-lo e imprimir uma versão de rascunho antes de o enviar totalmente preenchido e com todos os anexos obrigatórios. A maioria dos campos do formulário é de preenchimento obrigatório. Caso não sejam preenchidos, não será possível enviar o formulário. Página 2 de 8
A hiperligação fornecida na secção Obtenção de acesso ao formulário de pedido (ponto 2, supra) é o meio a utilizar para obter acesso ao sistema de candidatura em linha e criar um novo pedido. Se pretender preencher o pedido por partes, terá de guardá-lo antes de terminar sessão no sistema. Para aceder à versão preliminar do pedido, é necessário iniciar sessão no sistema a partir da seguinte página Web: https:\\webgate.ec.europa.eu\symmetry 5a. Gravação do pedido Enquanto estiver a preencher o formulário de pedido, estará ligado através da Internet a um servidor gerido pela Comissão Europeia. O seu formulário de pedido é guardado e armazenado no servidor e não no seu próprio computador. Por conseguinte, é da máxima importância que guarde o formulário regularmente (no mínimo, em cada 10 minutos). Para guardar, clique no botão "save form" (guardar formulário) na parte superior da janela em que é apresentado o formulário de pedido. Caso não guarde o formulário com regularidade e ocorra uma falha na sua ligação à Internet, corre o risco de perder os dados introduzidos no formulário desde a última vez que o guardou. 5b. Tempos limite do sistema O sistema de candidatura em linha tem uma funcionalidade de tempo limite através da qual o servidor corta a ligação do utilizador, caso não detecte nenhuma actividade por parte do utilizador por um período de 15 minutos. Nesta situação, e caso não tenha guardado o formulário recentemente, o utilizador perderá os últimos dados introduzidos. Pouco antes do final do tempo limite é apresentada uma mensagem de aviso numa janela de sobreposição. Todavia, se guardar o formulário regularmente (no mínimo, em cada 10 minutos), é possível evitar os tempos limite. 5c. Campos calculados automaticamente Alguns campos do formulário de pedido têm um fundo cinzento. Estes campos são preenchidos de forma automática com outros dados introduzidos directamente no formulário. Assim, não deve tentar introduzir dados nos campos com um fundo cinzento. Para garantir que é apresentado texto nestes campos, é necessário clicar no botão calculate (calcular) na parte superior da janela do formulário de pedido. Como existem vários campos deste tipo, deve clicar regularmente no botão calculate (calcular) para actualizar todos os campos do formulário. Página 3 de 8
5d. Introduzir datas e números Ao introduzir datas e números no formulário de pedido, não deve utilizar pontos nem vírgulas em números grandes (por exemplo, introduza 1000 e não 1.000). Ao introduzir as datas relativas à duração do encontro no formulário de pedido, é necessário utilizar o formato dd/mm/aaaa (por exemplo, 01/07/2001). Ao introduzir números de telefone, escreva todos os números sem espaços entre eles (por exemplo, 003222952685 ou +3222952685). 5e. Códigos postais Ao introduzir os dados da cidade anfitriã e das cidades convidadas, assegure-se de que inclui um código postal correcto. Se for necessário, solicite às cidades convidadas que indiquem o respectivo código postal completo, pois trata-se de um elemento essencial dos dados utilizados para calcular as distâncias entre a cidade anfitriã e as cidades convidadas. 5f. Cálculo de distâncias Está disponível uma calculadora automática de distâncias para calcular as distâncias mais curtas entre a cidade organizadora e as cidades convidadas. Após o cálculo da distância, deve introduzir o número de quilómetros no campo fornecido para o efeito no formulário de pedido. Em alguns casos, mesmo com todos os dados da morada correctamente preenchidos, a calculadora automática de distâncias pode não conseguir identificar o ponto de partida ou de chegada e não calculará a distância. Nesses casos, cabe ao utilizador determinar a distância mais curta (só de ida) até à cidade organizadora. É sempre necessário introduzir o número de quilómetros (viagem só de ida) no campo fornecido para o efeito. Tenha em atenção que a calculadora de distâncias pode não conseguir reconhecer todos os caracteres especiais (por exemplo, letras com acentos, tremas, etc.), devendo por isso ser evitados ao máximo durante a introdução dos nomes das cidades. Página 4 de 8
Em casos muito excepcionais, poderá haver razões que justifiquem que a viagem entre duas cidades não se faça pelo trajecto mais curto. Nesse caso, deve ser apresentada uma justificação a explicar o trajecto proposto e as razões que o tornam necessário. Existe uma caixa de texto para este efeito. 5g. Adição e eliminação de cidades Para adicionar outra cidade convidada, clique no sinal de mais (+) que aparece no formulário por cima dos dados da primeira cidade convidada. Serão adicionadas novas linhas e campos ao formulário, que permitem introduzir os dados de outra cidade convidada. Repita o processo até ter adicionado todas as cidades que pretende convidar. Caso pretenda remover uma cidade, clique no sinal de cruz (x). 5h. Dados dos participantes Ao introduzir o número de participantes das cidades convidadas, o único campo obrigatório é total number of participants (número total de participantes). Todavia, recomenda-se vivamente que introduza os dados (valores previstos ou reais) nos campos male/female participants (participantes masculinos/femininos) e age groups (faixas etárias), pois estes elementos podem ser tidos em consideração no processo de avaliação. 6. Validação dos dados do formulário de pedido Antes de enviar o formulário de pedido, é necessário validar os dados e o texto clicando no botão validate (validar) na parte superior da janela do formulário de pedido. Caso sejam detectados erros, serão automaticamente identificados numa lista que aparece numa janela de sobreposição. Clicando no símbolo, irá para a página respectiva do formulário, onde poderá corrigir os eventuais erros. Página 5 de 8
Após corrigir os erros, deve validar novamente o conteúdo global. Nessa altura, deverá ser apresentada uma mensagem sobreposta com a seguinte informação: "No validation errors found. If there are no further changes to be carried out, the form could be submitted" (Não foram encontrados erros de validação. Caso não pretenda efectuar mais alterações, pode enviar o formulário.) Não é possível enviar formulários com erros de validação. Para enviar o formulário, clique no botão "submit" (enviar) na parte superior da janela em que é apresentado o formulário de pedido. Após o envio, o formulário de pedido é bloqueado para impedir que sejam efectuadas alterações aos dados enviados. 7. Impressão do formulário Para imprimir o formulário, precisa de ter o Adobe Reader instalado no seu computador. Além disso, tem de se certificar de que as definições do programa de navegação na Internet permitem a gravação de páginas encriptadas no disco. Se for necessário, desmarque a caixa da definição respectiva conforme ilustrado no exemplo seguinte, que se aplica aos utilizadores do Microsoft Internet Explorer : Página 6 de 8
[Para aceder a este ecrã no Internet Explorer 6, abra o menu Ferramentas, clique em Opções da Internet, clique no separador Avançadas e desloque-se para baixo até encontrar a caixa de verificação.] 8. Envio dos anexos obrigatórios Os anexos obrigatórios a seguir indicados, que têm de acompanhar o pedido de subvenção (parte VI do formulário), devem ser digitalizados e enviados como anexos do formulário de pedido. 1. Carta de acompanhamento oficial. 2. Comprovativo(s) da geminação das cidades. 3. Formulário de identificação financeira. 4. Formulário de entidades jurídicas. Só é possível utilizar os seguintes formatos de ficheiro para anexos:.doc,.jpg,.jpeg,.gif,.txt,.pdf e.xls Recomenda-se vivamente que os anexos obrigatórios sejam preenchidos o mais cedo possível. Não os deixe para depois de ter preenchido o formulário de pedido de subvenção, pois isto pode dar origem a erros e também poderá ficar sem tempo para enviar o pedido completo. Os tempos de resposta do servidor para o envio e gravação de documentos poderão parecer algo lentos à primeira vista. Dê tempo suficiente para os processos terminarem e não clique repetidamente no botão "save" (guardar). Página 7 de 8
9. O que acontece depois de enviar o formulário? Após o envio electrónico do pedido, receberá automaticamente uma confirmação por correio electrónico 1 que contém o número do pedido. A confirmação será enviada para o endereço electrónico introduzido durante a criação da identidade de utilizador. Será também enviada uma segunda confirmação à organização do requerente 2 a informar do número de projecto. É necessário indicar este número em todas as comunicações relacionadas com o pedido de subvenção. 10. Não se esqueça de enviar também uma cópia em papel do pedido IMPORTANTE! VÁLIDO ATÉ AVISO EM CONTRÁRIO O objectivo é que no futuro os pedidos sejam efectuados através de um sistema que funcione exclusivamente em linha. No entanto, tratando-se de uma tecnologia e de um sistema novos, como medida de segurança adicional, os requerentes têm também de enviar uma cópia em papel da sua documentação. É necessário enviar uma cópia em papel assinada do formulário de pedido, juntamente com todos os anexos obrigatórios totalmente preenchidos, para a Agência de Execução relativa à Educação, ao Audiovisual e à Cultura, para a morada indicada no guia do Programa Europa para os cidadãos 2007-2013, até ao final do prazo previsto para o envio de pedidos. O pedido enviado por via electrónica tem o estatuto de pedido original. Em caso de discrepâncias entre as versões electrónica e impressa do formulário de pedido, o formulário electrónico será tratado como o pedido original (autêntico). 11. Instruções para obtenção de assistência Caso a presente nota de orientação não esclareça todas as dúvidas ou problemas de preenchimento do formulário em linha, existe uma linha telefónica de informação em funcionamento nos seguintes dias e horários: Linha telefónica de informações sobre geminação de cidades: 0032 2 2952685 Terças, quartas e quintas-feiras das 09h30 às 12h30 Caso a data limite de envio dos pedidos coincida com um fim-de-semana ou feriado, não estará disponível qualquer tipo de apoio informativo. A Agência de Execução e a Comissão Europeia declinam qualquer responsabilidade por falhas técnicas alheias ao seu controlo que possam impedir os requerentes de enviar os pedidos nos devidos prazos. Consequentemente, recomenda-se que os requerentes enviem os seus pedidos com a maior brevidade possível e que não esperem até ao final do prazo. 1 Não responda a esta mensagem enviada de uma caixa de correio automática. 2 Esta mensagem será enviada para o endereço electrónico do requerente que foi introduzido no formulário de pedido de subvenção. Página 8 de 8