AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE QUINTA DA LOMBA ESCOLA BÁSICA 2+3 DE QUINTA DA LOMBA Regulamento de utilização do cartão eletrónico - GIAE OBJETO E ÂMBITO O Agrupamento de Escolas de Quinta da Lomba implementou, na escola sede, um sistema de gestão integrada para a administração escolar (GIAE). O GIAE é um sistema informático, que funciona através de uma rede, instalado nos postos de trabalho de prestação de serviços à comunidade: portaria, refeitório, bufete, papelaria, reprografia e serviços administrativos. Este sistema permite a identificação automática através do cartão que funciona por aproximação e tem como principal objetivo a segurança. Todas as compras ou transações efetuadas ao nível do bufete, compra de refeições, papelaria, reprografia, entre outras far-se-ão, exclusivamente, através da utilização do cartão, pelo que os elementos da comunidade escolar deixarão de manusear dinheiro. O presente regulamento aplica-se a todos os utilizadores do sistema e portadores de cartão da Escola Básica 2,3 de Quinta da Lomba. Este cartão eletrónico permitirá aos seus utilizadores: 1. Serem identificados como membros da comunidade escolar; 2. Controlar a entrada e a saída do recinto escolar; 3. Fazer compras, pagamentos e requisição de serviços; 4. Marcar a reserva de refeições no refeitório; 5. Consultar saldos e movimentos. 1
CONDIÇÕES DE AQUISIÇÃO E UTLIZAÇÃO DO CARTÃO ELETRÓNICO 1 - UTILIZADORES 1- São utilizadores do GIAE, todos os elementos da comunidade educativa, nomeadamente: a) Alunos; b) Funcionários da escola (pessoal docente e não docente); c) Colaboradores. Poderão ser considerados também, como utilizadores do GIAE, outros elementos que possam permanecer de forma temporária na escola e que necessitem de aceder aos serviços. 2- O cartão é pessoal e intransmissível e tem impressa a foto do seu proprietário. Cada vez que o cartão é utilizado aparece a respetiva foto no monitor, permitindo dessa forma comprovar a propriedade do mesmo. Quando a foto não corresponder ao utilizador, as operadoras retêm o cartão até que este seja reclamado pelo seu legítimo proprietário. 3- O uso do cartão é obrigatório e imprescindível sempre que o utilizador venha para a escola. 4- O cartão deve ser guardado e transportado em local apropriado e seguro, de forma a assegurar a sua conservação, impedindo, simultaneamente, a sua utilização por terceiros. 5- O cartão nunca deve ser emprestado a outro utilizador. 6- Quando o perder, o utilizador deve deslocar-se aos serviços administrativos e solicitar um cartão temporário. 7- Os utilizadores podem pedir o talão comprovativo do carregamento do cartão na papelaria. 8- Pode ser solicitada, nos serviços administrativos, uma listagem de todos os movimentos efetuados pelos alunos que configurem dedução no IRS, antes do final do ano civil. 9- O utente deve utilizar de forma correta todo o equipamento do sistema de uso do cartão. Qualquer dano verificado será pago pelo responsável da sua má utilização. 2 - CARTÃO DE UTILIZADOR 1- O cartão de utilizador identifica o utilizador na escola e perante o GIAE. Todos os dados e informação com registo no cartão magnético de cada utente são para uso, único e exclusivo, dos serviços deste estabelecimento de ensino ou do Encarregado de Educação do aluno, quando solicitado. 2
2- O cartão de utilizador pode ser de dois tipos: cartão definitivo e cartão temporário 3- O cartão definitivo é um cartão personalizado, atribuído aos elementos da comunidade educativa (alunos, funcionários e colaboradores) tendo sempre impresso na sua frente o logótipo da escola, número/código do utilizador, nome do utilizador e foto. 4- O cartão temporário é um cartão não personalizado, atribuído a utilizadores que necessitem de utilizar os serviços da escola por um curto período de tempo e sempre que não se justifique a atribuição de um cartão definitivo. Este tipo de cartão é ainda atribuído aos utilizadores quando se verifica a perda, extravio, danos ou esquecimento do cartão definitivo atribuído. 5- Na cedência do cartão temporário (de substituição) os serviços debitam ou cobram uma caução no valor de cinco euros que será devolvida aquando da devolução do cartão temporário em bom estado. 6- O cartão temporário (de substituição), a solicitar na secretaria e ativado por esta, obrigará posteriormente a nova ativação/validação do cartão original, visto que, no programa informático, ao titular do cartão esquecido foi atribuído um cartão de substituição. 7- Poderão ainda ser definidos outros tipos de cartões, nomeadamente para os serviços, sempre que tal se justifique. 8- Não é obrigatória a atribuição de cartão de utilizador temporário a elementos que venham à escola por períodos de curta duração que não utilizem os serviços. 3 AQUISIÇÃO DO CARTÃO 1- O 1º cartão de utilizador terá o seguinte custo: a) adultos 3 b) alunos não subsidiados 3,00 c) alunos com escalão B 1,50 d) alunos com escalão A 1 2- Quando o utilizador perder, extraviar ou danificar o seu cartão, deve solicitar um novo cartão nos serviços administrativos. 3- A requisição de 2ª via do cartão terá um custo de cinco euros. 4- A solicitação de 3ª via e seguintes do cartão terá um custo de dez euros. 5- Enquanto estiver a aguardar o seu novo cartão, o utilizador deve solicitar um cartão temporário (de substituição). 6- Sempre que o utilizador detete alguma anomalia no cartão deve dirigir-se aos serviços administrativos para comunicar a ocorrência e requisitar um novo cartão ou a reparação do mesmo. 3
4 - CARREGAMENTO DO CARTÃO 1- Os carregamentos serão sempre efetuados na CAIXA, que funciona na papelaria. 2- Apenas serão permitidos carregamentos com valores múltiplos de 0,50, sendo o carregamento mínimo de 1. 3- Os carregamentos apenas serão consumados na entrega imediata do montante correspondente, em dinheiro. 4- Após o carregamento é impresso um talão comprovativo do valor carregado no cartão. 5- O montante carregado no cartão transita para o ano letivo seguinte, desde que o aluno/funcionário continue a frequentar a Escola Básica 2,3 de Quinta da Lomba. 5 - DEVOLUÇÕES DE SALDOS 1- A devolução de eventuais saldos do cartão de utilizador só tem lugar quando um elemento da comunidade educativa abandonar definitivamente a escola. 2- Os saldos dos cartões dos funcionários (pessoal docente e não docente) transitam para o ano letivo seguinte, a não ser em situações de mobilidade em que o saldo é devolvido no final do período de contrato do funcionário. 3- Sempre que haja lugar a devolução, esta deve sempre ser solicitada nos serviços administrativos até ao dia 31 de julho desse ano letivo. 4- A devolução será efetuada por transferência bancária, mediante apresentação do NIB do utente. 5- O não cumprimento do prazo estabelecido viabiliza a transferência do saldo não reclamado para o orçamento privativo da escola. 6 PORTARIA 1- É OBRIGATÓRIA a validação, através do cartão magnético, da entrada e saída da escola para todos os utilizadores do GIAE. A saída da escola, ainda que temporária, terá que ser validada através da passagem do cartão. 2- O não cumprimento do ponto anterior condicionará o uso do cartão nos serviços da escola. 3- A validação das entradas e saídas é feita através da passagem do cartão nos leitores próprios instalados na portaria. 4- Existem 2 tipos de acesso nos cartões para os alunos: a) O acesso Condicionado permite sair no período definido como período de almoço; 4
b) O acesso Impedido não permite a saída do seu utilizador durante o período letivo, inclusive durante a hora de almoço. 5- No caso de se tratar de uma saída excecional do aluno (ida ao médico, etc.) o encarregado de educação tem obrigatoriamente que a autorizar, mencionando a hora de saída e a previsível hora de chegada. Essa informação deverá ser dada pelo encarregado de educação, através da caderneta do aluno, ao diretor de turma ou diretamente à direção da escola, para que a saída seja administrativamente autorizada. 7 PAPELARIA 1- Na papelaria é possível efetuar compras de material de papelaria e de serviços. Também poderão ser marcadas as refeições. 2- Na papelaria serão ainda permitidos carregamentos, uma vez que aí funciona em simultâneo a CAIXA. 8 - REPROGRAFIA 1- Todo o material que dá saída da reprografia tem que ser debitado em cartão. 2- Os alunos sempre que utilizarem este serviço pagam com o cartão. 3- Os professores da escola têm o seu cartão com dois campos de utilização: a) Campo requisitar requisição de fotocópias, à qual está associado um plafond que se aplica a todo o material inerente à preparação das atividades letivas; b) Campo caixa - aquisição de produtos/serviços para uso pessoal. 9 - BUFETE 1- Os utilizadores do sistema devem fazer os pedidos de produtos de bufete diretamente no serviço, fazendo uso do seu cartão. 2- O sistema do serviço do bufete não permite qualquer venda a crédito. 10 - REFEIÇÕES 1- As refeições são compradas na papelaria ou no GIAE online. 2- O GIAE online permite fazer a compra de refeições para alunos, professores e funcionários que se encontrem devidamente regularizados no sistema. 3- O utilizador poderá adquirir refeições para dias diferentes (máximo 10 dias), se existirem as respetivas ementas no sistema informático. Cada cartão compra apenas uma refeição por dia. 5
4- A hora limite para compra de refeição é às 17:00h do dia anterior ao dia do almoço. 5- É ainda permitido a compra das refeições após as 17:00h do dia anterior e as 10:30h do próprio dia do almoço, à qual acrescerá a taxa de multa legalmente em vigor. 6- Para a situação descrita no ponto anterior, existe um limite máximo de vendas (com taxa de multa) de 20 refeições/diárias. 7- Em nenhuma circunstância será permitida a venda de refeições para além do período atrás mencionado, dando cumprimento ao estipulado na lei vigente. 8- Os alunos subsidiados que beneficiam dos escalões A e B do ASE (Ação Social Escolar) são obrigados a marcar e a comprar atempadamente a sua refeição, tal como todos os outros alunos. Se as marcarem no próprio dia é aplicada a multa correspondente. 9- Os alunos devem comprar apenas as refeições que tenham a certeza de que vão ser consumidas. Caso marquem as refeições e depois se verifique que estes não as consumiram sem que seja apresentada uma justificação válida para esse efeito, será apurada a responsabilidade. Caso esta situação ocorra com alunos subsidiados será desencadeado um processo de averiguações que poderá culminar com a anulação do subsídio de refeição. Estas situações serão dadas a conhecer ao encarregado de educação do aluno. 10-Não são permitidas anulações de refeições previamente adquiridas sendo apenas possível proceder à sua transferência para data posterior, desde que a ementa esteja disponível no sistema. Tal procedimento terá que ser efetuado até ao dia anterior a que a refeição se reporta. 11- Em caso de falta imprevista, é possível proceder à transferência da refeição para data posterior desde que tal pedido seja feito até às 10:00h do próprio dia a que a refeição adquirida se reporta. 12-No caso de engano na compra de refeições o utilizador pode alterar essa refeição para outro dia (com um intervalo mínimo de um dia), ou para a semana seguinte, desde que a ementa já esteja disponível. Caso isso não se verifique devem dirigir-se à Direção para que a mesma possa encontrar uma resposta adequada à situação. 11- SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS Os serviços administrativos são responsáveis por: 1. Validação de cartões; 2. Substituição de cartões, com respetiva cobrança de caução; 3. Desativação de cartões; 6
4. Entregar aos utilizadores e aos encarregados de educação dos alunos o documento comprovativo do montante despendido na escola para efeitos de IRS. 12 AÇÃO SOCIAL ESCOLAR (ASE) 1- Em articulação com os serviços administrativos, a equipa deste serviço é responsável por preparar o sistema para a inserção e anulação de produtos e respetivo preçário; 2- O funcionário deste setor deverá inserir atempadamente as ementas das refeições de modo a que estejam disponíveis, a fim de possibilitar a aquisição das mesmas, com pelo menos cinco dias úteis de antecedência. 3- Este serviço atribui aos alunos subsidiados o valor do plafond de material a levantar na papelaria. 4- O cartão dos alunos subsidiados, sejam eles contemplados com escalão A ou escalão B, tem dois campos: Caixa e Subsídio; a) O campo Caixa diz respeito ao dinheiro dos carregamentos efetuados pelo utilizador que serve para as suas compras diárias; b) O campo Subsídio tem atribuído um plafond que permitirá ao aluno solicitar o material de papelaria à funcionária do respetivo serviço, procedendo esta ao efetivo desconto no plafond do cartão. 5- Os alunos com reforço alimentar atribuído (suplementos) podem solicitá-lo no bufete, pois o cartão contém essa informação, e podem usufruir no máximo de 2 reforços alimentares por dia. ENCARREGADOS DE EDUCAÇÃO Ao encarregado de educação cabe a responsabilidade da verificação periódica do estado de conservação do cartão do seu educando e dos pagamentos inerentes à substituição, perda, extravio ou cartão danificado, referidos no presente regulamento. ANOMALIAS CIRCUNSTANCIAIS Sempre que houver algum problema elétrico ou outra anomalia que impossibilite a utilização do cartão ou a finalização da compra, deve a funcionária do serviço recolher o cartão para, posteriormente, validar a operação interrompida. 7
OMISSÕES Qualquer situação omissa neste regulamento será resolvida pelo Diretor em articulação com os administradores e operadores do sistema GIAE. DISPOSIÇÕES FINAIS 1- Os órgãos da escola podem reajustar os valores monetários constantes neste regulamento, devendo disso dar conhecimento à comunidade educativa através de despacho do diretor e/ou de ordem de serviço. 2- Os casos não previstos no presente regulamento e as dúvidas resultantes da sua aplicação serão resolvidos pelos órgãos de administração e direção da escola, na sequência da análise das situações em concreto e no respeito pelas competências previstas na lei e no presente regulamento. 3- As disposições previstas no presente regulamento devem, com respeito pelo estabelecido no regulamento interno, respeitar os regulamentos específicos existentes. ENTRADA EM VIGOR O presente regulamento entra em vigor depois de Aprovado pelo órgão competente da escola. Aprovado em reunião de Direção em 18 / 03 / 2013 8