Guia de Mobilização Vale

Guia de Mobilização Vale Externo 3ª edição - Novembro 2016

Sumário 1. INTRODUÇÃO... 3 2. APLICAÇÃO... 3 3. MACRO FLUXO DO PROCESSO DE MOBILIZAÇÃO... 3 3.1. CERTIFICAÇÃO... 3 3.2. CONTRATAÇÃO... 4 3.3. MOBILIZAÇÃO... 4 3.4. GESTÃO... 7 3.5. DESMOBILIZAÇÃO... 7 4. SISTEMA DE MOBILIZAÇÃO... 7 5. ANEXOS... 7 2

1. Introdução O objetivo deste guia é fazer com que todos os nossos fornecedores conheçam o processo de mobilização da Vale, dando clareza de quais são os padrões internos exigidos assim como os requisitos legais aplicáveis para o início da prestação de serviço. Toda empresa prestadora de serviços deverá cumprir a legislação vigente, as Normas Regulamentadoras NRs da Portaria nº 3.214, de 8 de junho de 1978, assim como os procedimentos Vale obrigatórios na etapa de Mobilização. É de extrema importância que cada parte envolvida realize suas atividades no processo de mobilização alinhadas aos fluxos e orientações apresentados neste material, estando cientes de seus papéis e responsabilidades. Todas as informações contidas nesse guia são requisitos para a mobilização da empresa, seus empregados e equipamentos nas instalações da Vale. O não atendimento das orientações sujeita a empresa à notificação formal e possível aplicação de multa no caso de configurar descumprimento de clausula contratual. 2. Aplicação Aplica-se a todas as empresas contratadas, prestadores de serviço que atuem nas áreas e instalações da Vale ou em nome dela em áreas pré-definidas. 3. Macro Fluxo do Processo de Mobilização O processo de mobilização da Vale tem como objetivo mobilizar empresas, seus empregados que prestarão serviços nas unidades da Vale e os equipamentos que serão utilizados na prestação do serviço. Segue abaixo o macro fluxo do processo de gestão de contratos com ênfase nas ações que impactam a mobilização. Certificação de Fornecedores Contratação Mobilização da Pessoas/Equipamentos e Veículos Gestão da Desmobilização Verificação de documentos legais de SSMA do fornecedor Definição de escopo Envio de requisitos mínimos de SSAMA Apresentação da documentação de exigência legal e da VALE das contratadas/terceiros/equipamentos e veículos Aplicação dos requisitos de SSMA Avaliação de Performance Entrega de documentos conforme previsto contrato/registros legais SSMA Atendimento a Requisitos Legais, VALE e Clausulas Contratuais Melhoria Contínua 3.1. Certificação Para participar de processos de contratação na Vale, as empresas precisam estar certificadas. Durante esta etapa, o fornecedor se compromete em informar e apresentar toda a documentação de SSMA legal e outra exigida pela Vale para uma possível prestação de serviço. Abaixo encontram-se os documentos checados/avaliados nesta etapa que têm interdependência com o processo de mobilização. O que Detalhamento Responsável 3

Pré-qualificação em SSMA Questionário para certificação do fornecedor em SSMA, onde o fornecedor insere as informações de SSMA que a empresa possui, certificando ou não a mesma em SSMA e Vale Política de Sustentabilidade Disponível no site da Vale (www.vale.com) e Vale PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais PGR Programa de Gestão de Risco PCMAT - Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional Documento padrão da empresa Documento padrão da empresa exclusivo para atividades de mineração Documento padrão das empresas que se enquadrem na NR18 Documento padrão da empresa 3.2. Contratação Durante o processo de contratação, conduzido pela área de suprimentos ou áreas delegadas da Vale, alguns documentos são primordiais para garantir agilidade no processo de mobilização. Os Requisitos de SSMA para atividades de Prestação de Serviço estão disponíveis no Guia de SSMA para Fornecedores da Vale. As particularidades de SSMA da área poderão ser detalhadas junto aos demais documentos exigidos na etapa de requisição e enviado aos fornecedores participantes da contratação por Suprimentos ou áreas delegadas. O que Detalhamento Responsável Requisitos locais de SSMA para prestação de Serviço Especificação Técnica do serviço Serão especificados os EPIs necessários para acessar as áreas da Vale, as situações de risco de interface com o escopo contratual, a Classificação do risco do contrato * (Baixo, Médio, Alto/Muito Alto) e demais informações específicas em campo de SSMA da Especificação Técnica. Detalhamento do escopo do serviço e das atividades do escopo do contrato Vale Vale Propostas Técnica e Comercial *A classificação de risco do contrato é baseada nas atividades contempladas no escopo do serviço, sendo que a atividade de maior risco classifica o contrato como um todo. 3.3. Mobilização A mobilização do contrato e dos prestadores de serviços pode ser iniciada assim que o contrato for assinado, porém o fornecedor deverá apresentar a documentação de SSMA da empresa adequada aos riscos da Vale em até 30 dias após a assinatura do contrato ou assinatura da OS ou início do processo de mobilização (PPRA, PGR e/ou PCMAT e PCMSO). Para serviços com duração inferior a 30 dias deve ser apresentada a documentação base da empresa, sendo facultativa a adequação da documentação padrão de SSMA aos riscos das atividades na Vale. Abaixo estão listados os documentos necessários para o processo de mobilização de contrato, prestadores de serviço e equipamentos. O que Detalhamento Responsável 4

PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais PGR - Programa de Gerenciamento de Riscos PCMAT - Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional ASO - Atestado de Saúde Ocupacional Treinamento Básico em SSMA Treinamento Introdutório de SS o na Vale para serviços com duração superior a 30 dias na Vale (somente para atividades enquadradas na NR-22 - serviços com duração superior a 30 dias) na Vale conforme NR-18 para serviços com duração superior a 30 dias com efetivo a partir de 20 empregados. na Vale para serviços com duração superior a 30 dias. Independentemente do tempo de prestação do serviço, o ASO do prestador de serviço deve ser apresentado. Porém, no caso de serviços com duração superior a 30 dias ou acesso intermitentes/repetitivas durante a vigência do contrato, o ASO deve ser adequado aos riscos da Vale (detalhes estarão contidos na Especificação Técnica e podem ser esclarecidos na Reunião inicial, a ser informado pelo gestor do contrato ou pela área de Suprimentos da Vale) Orientações básicas de SSMA antes do início das atividades nas instalações da Vale ou em áreas de terceiros/remotas. A poderá ministrar esse Treinamento, desde que autorizado e aplicado no mínimo o material fornecido pela Vale. Conforme definido no Guia de SSMA para Fornecedores da Vale, dependendo da classificação de risco do contrato, esse treinamento pode ser substituído pelo Briefing de Segurança. No caso de terceiros que já tenham sido treinados em outras localidades, esse treinamento pode ser apenas complementar, se necessário. Treinamento que visa atender Requisitos legais locais, sendo que o seu conteúdo deve seguir o disposto nas NR 22 e NR18 conforme aplicabilidade. A reciclagem deve atender a legislação local. No caso de prestadores de serviço que já tenham sido treinados em outras localidades, o treinamento pode ser apenas complementar, se necessário. A poderá ministrar esse Treinamento, desde que autorizado e aplicado no mínimo o material fornecido pela Vale. Vale / Vale / Certificados de Treinamentos de RAC (quando aplicável) CPF Cadastro de Pessoas Físicas De acordo com os riscos das atividades (contendo a carga horária e o conteúdo programático do treinamento) 1 a empresa pode apresentar capacitação em NR equivalente ao RAC a ser executado, devendo o mesmo estar dentro dos padrões exigidos legalmente; No caso da utilização do sistema de mobilização, não é necessário anexar o documento Vale / 1 Fica a critério e sob responsabilidade da área de Saúde e Segurança da localidade aceitar a liberação de acesso do prestador de serviço sem a comprovação prévia do treinamento de RAC (exceto RACs que possuem correlação à legislação pertinente, tais como a RAC s 1, 6 e 10). Porém, para a execução de atividades críticas, a área de Saúde e Segurança local, juntamente com o gestor do contrato, deverá garantir o controle prévio dos certificados. 5

Passaporte RG Registro Geral ou CNH Carteira Nacional de Habilitação CTPS - Carteira de Trabalho e Previdência Social ou Contrato de Trabalho do Prestador de Serviço com a contratada assinado Comprovantes de Treinamentos legais (NRs Normas Regulamentadoras) Documentação de equipamentos e veículos Em caso de estrangeiros, em substituição ao RG e CPF No caso do prestador de serviço dirigir veículos automotores, a CNH é obrigatória A CTPS deve comprovar o início do contrato de trabalho antes de qualquer atividade de mobilização na Vale (ex. Treinamento Introdutório) De acordo com os riscos das atividades e da unidade Vale Em caso de mobilização de equipamentos e/ou veículos, apresentar a documentação do mesmo (CRLV do ano corrente e documentação do condutor responsável, no caso de veículos). Em caso de o equipamento não estar no nome da empresa contratada, deverá ser apresentado o contrato de locação ou comodato do mesmo. As informações detalhadas sobre os treinamentos de SSMA, assim como conteúdo mínimo, orientações e a sua obrigatoriedade em função da Classificação do risco do Contrato, estão contidas no Guia de SSMA para Fornecedores da Vale. Empresas estrangeiras: Nestes casos não são exigidas as documentações padrão da empresa. Porém, devem ser mapeados os treinamentos necessários para os prestadores de serviço conforme o risco da atividade e, em alguns casos, conforme previsão legal, a abertura de uma filial no Brasil poderá ser necessária. Uma vez aberta filial, os documentos exigidos pela legislação brasileira deverão ser atendidos. Empregados estrangeiros contratados por empresas nacionais: Para estrangeiros deve ser solicitado o visto de trabalho e autorizações de trabalho pelo MTE. Existem diversos tipos de autorizações de trabalho que variam de acordo com a modalidade do trabalho. Quanto às regras de saúde e segurança, as empresas e trabalhadores estrangeiros operando no Brasil deverão se adequar à legislação nacional. Se o trabalhador estrangeiro for um empregado com contrato de trabalho no Brasil, o empregador deverá ter PPRA, PCMSO e ASO. Se os estrangeiros não tiverem contrato de trabalho no Brasil, ou seja, estiverem aqui como consultores, prestando assistência técnica por uma tecnologia vendida, intercâmbio tecnológico, não serão necessários os documentos da empresa acima mencionados. Se houver uma exposição desse trabalhador a agentes de risco acima dos limites de tolerância estabelecidos na legislação local, deve ser apresentado a avaliação preliminar de Saúde desse trabalhador ou a assinatura de termo de ciência dos riscos e de responsabilidade sobre consequências. Autônomos: Além dos itens acima definidos para empregados, deverão apresentar o comprovante de regularidade da profissão (inscrição na OAB, no CREA, etc.) e atestado de Saúde Individual caso não sejam regidos pelo regime CLT. Pontos de Atenção: Outros planos e programas de SSMA que não tenham obrigatoriedade para a mobilização de prestadores de serviço, devem ser apresentados e implantados durante a gestão do contrato conforme definido no Guia de SSMA para Fornecedores da Vale. A ficha de EPI não é de apresentação obrigatória no início de mobilização, mas deve ser apresentada ao gestor ou fiscal de contrato antes do início da atividade; A especificação dos exames médicos necessários para os prestadores de serviços em função dos riscos das atividades críticas estão especificados no Guia de SSMA para Fornecedores da Vale. O acesso eventual (sem recorrência prevista) de curto período (até três dias) onde seja esperado que os terceiros executem atividades de risco médio e alto/muito alto conforme descritas acima, somente pode ser permitido, conforme abaixo: Orientação com as regras gerais de segurança da unidade, incluindo os procedimentos de emergência; - ASO necessário para execução da atividade conforme requisito legal; - Comprovantes de vínculo empregatício com a empresa prestadora de serviços; - Documentos base da empresa vigentes (PPRA/PGR/PCMAT e PCMSO); Elaboração de uma Análise de riscos documentada, com a participação dos envolvidos para discussão das situações de risco e medidas de controle; Nota: onde aplicável, os empregados devem possuir registros de treinamentos para demonstrar conformidade com a legislação local. 6

O serviço deve ser sempre acompanhado integralmente pelo responsável pelo contrato/sps, sendo proibida a reincidência da mobilização de 3 dias no intervalo de 30 dias. Caso haja necessidade de extrapolar os 3 dias neste intervalo de 30 dias, empregado só poderá dar continuidade aos serviços após ser formalmente mobilizado. 3.4. Gestão Nesta etapa a contratada deverá cumprir as normas internas da Vale e legislações aplicáveis às dimensões: Técnicas, Saúde e Segurança, Meio Ambiente, Tributário-Previdenciárias e Trabalhista, estabelecendo uma relação economicamente sustentável, assim como todos os requisitos contidos no Guia de SSMA para Fornecedores da Vale. A empresa deverá manter os ASO s e treinamentos legais válidos e programas legais atualizados durante a vigência do contrato e conforme estabelecido nas Normas Regulamentadoras. As áreas de Saúde, Segurança e Meio Ambiente locais deverão inspecionar periodicamente a prestação do serviço in loco para monitoramento do cumprimento das exigências legais e Vale relacionadas a SSMA. Ao identificar inconsistências nas prestações de serviço, a área deverá imediatamente notificar o gestor do contrato que deverá tomar as providências cabíveis para com o fornecedor. Ao longo da execução do serviço, a Vale faz avaliações formais de desempenho do fornecedor através do Índice de Desempenho do Fornecedor IDF, onde são avaliados quesitos técnicos, operacionais e de SSMA. Para SSMA será realizada avaliação de performance em SSMA para todos os tipos de contratação e as s com Desempenho Forte serão elegíveis ao Reconhecimento em SSMA conforme definido no Guia de SSMA para Fornecedores da Vale. 3.5. Desmobilização Ao fim do contrato em caso de desligamento de um empregado, a deve solicitar a desmobilização por meio do sistema de mobilização da Vale disponibilizando o Atestado de Exame Ocupacional. Ao término do contrato, caso o empregado mantenha vínculo empregatício a empresa deverá formalizar que o empregado está sendo desmobilizado do contrato junto a Vale mas não da empresa. A devolução do crachá Vale é obrigatória no caso de desmobilização devendo ser entregue para o setor de identificação local. A desmobilização de equipamentos, canteiros e outras instalações provisórias da em áreas da Vale é de inteira responsabilidade da, devendo entregar as frentes de serviço isentas de qualquer tipo de resíduo e/ou material afim de evitar qualquer tipo de passivo ambiental. Após o término do contrato, é realizada uma avaliação considerando os registros dos resultados de inspeções, verificações, auditorias, reuniões e análises críticas realizadas no decorrer do contrato, além de uma inspeção de desmobilização e se evidenciado que todas as ações foram sanadas, é emitido um termo de Nada Consta das áreas envolvidas no processo (SSMA, Gestão de Contratos e Patrimonial). O pagamento da medição final está condicionado ao Nada Consta. 4. Sistema de Mobilização O sistema de mobilização é o sistema padrão utilizado na Vale para a gestão da mobilização de contratadas e prestadores de serviços. O principal objetivo do sistema é centralizar o processo de mobilização e desmobilização em toda Vale (Brasil), a fim de assegurar a uniformidade dos dados cadastrais de prestadores de serviço, gerenciar as mobilizações e garantir a integração com os demais sistemas da Vale que precisam consumir estas informações. 5. Anexos Anexo 1 Guia Sistema de Mobilização Anexo 2 Guia de SSMA para Fornecedores da Vale 7