REDEFININDO O TRATAMENTO TÉCNICO DOS ACERVOS DE LIVROS DAS COLEÇÕES ESPECIAIS DO AEL/UNICAMP Maria Helena Segnorelli RESUMO Neste trabalho, descrevemos um breve histórico sobre a formação de Coleções Especiais no Arquivo Edgard Leuenroth Centro de Pesquisa e Documentação Social (AEL), do Instituto de Filosofia e Ciências Humanas (IFCH), da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP), desde a sua fundação. Relatamos ainda profundas mudanças na organização técnica do acervo de livros, especificamente, as tarefas já realizadas, incluindo a identificação de obras raras, as atividades em desenvolvimento, como a inclusão de parte do acervo em base de dados possibilitando amplo acesso às obras, e as ações futuras pretendidas para que essas coleções de rico valor informacional possam ser disponibilizadas, assessorando, assim, na preservação da memória, realização de pesquisas e produção de conhecimento. PALAVRAS-CHAVE: Coleções especiais processamento técnico. Obras raras. HISTÓRICO O Arquivo Edgard Leuenroth Centro de Pesquisa e Documentação Social (AEL) 1 foi criado no Instituto de Filosofia e Ciências Humanas (IFCH) 2, em 1974, quando a Universidade Estadual de Campinas (Unicamp) 3 adquiriu da família do militante anarquista Edgard Leuenroth o conjunto documental acumulado ao longo de sua vida política, composto de periódicos (jornais e revistas), panfletos, cartões postais, manuscritos, livros, folhetos e recortes de jornais relativos à história operária. 1 www.ael.ifch.unicamp.br 2 www.unicamp.br/ifch/ 3 www.unicamp.br
Ainda nos anos 70, os fundadores do AEL buscaram preservar e captar a documentação existente no Brasil sobre a história do movimento operário e procuraram tornar mais acessível aos pesquisadores brasileiros a documentação sobre o tema, que se encontrava no exterior. Isto ocorreu tanto através de compra, doação, permuta ou recursos de projetos que possibilitaram a obtenção de cópias de materiais estrangeiros. Nos anos 80, houve uma considerável ampliação temática e de vários gêneros documentais na composição do acervo do AEL. A institucionalização do AEL, em 1986, finalmente permitiu sua divulgação, o que facilitou consideravelmente a difusão do trabalho desenvolvido e a obtenção de novos acervos. ACERVO DE LIVROS O acervo de livros do AEL constituiu-se a partir das compras ou doações de fundos ou coleções provenientes de pessoas, grupos ou instituições (ANEXO 1). Inicialmente, os livros tinham suas informações principais (autor, titulo, imprenta) cadastrados localmente e recebiam número em ordem crescente, tido como número de tombo, o qual também era utilizado para sua disposição física nas estantes. Com as informações principais anotadas, eram confeccionadas fichas catalográficas, e disponibilizadas para pesquisa dos livros. A recuperação somente era possível pelas entradas de autores e títulos. O fato dos livros não serem recuperados por assunto ou disponibilizados em nenhuma base de dados on-line, restringindo muito sua pesquisa, levou o Conselho Diretivo do AEL, no final de 1997, incluir o acervo de livros no Sistema de Bibliotecas
da Unicamp (SBU) 4, dada a necessidade e importância de divulgá-lo junto à comunidade acadêmica da Universidade e fora dela. O Sistema de Bibliotecas da Unicamp integra a rede Bibliodata/Calco 5, desenvolvida e gerenciada pela Fundação Getúlio Vargas, e as bibliotecas participantes do Sistema cooperam no registro de seus acervos, e consequentemente, aproveitam os registros já catalogados existentes nesta base de dados. O AEL, integrando o Sistema, aproveitou-se deste método de catalogação cooperada e, ao final de 1998, teve seu acervo divulgado e consultado on-line, através do Acervus, um banco de dados bibliográficos, composto por livros e teses, do Sistema de Bibliotecas da Unicamp. Após isso, o Plano de Automação do Sistema de Bibliotecas resolveu implementar o Virtua, um software integrado de funções com presença mundial no mercado da gestão da informação. Com isso o AEL contratou quatro bibliotecários catalogadores temporários, através de projeto Fapesp, para agilizar a integração do acervo com a catalogação de 4.000 livros. Ainda com a intenção de agilizar o processo de catalogação do acervo, no início de 2001, o AEL recebeu uma bibliotecária, através de concurso, com a função de catalogar todo acervo de livros. Em 2003 o SBU adotou a ferramenta Bookwhere 6, utilizada para a realização de catalogação copiada de livros estrangeiros, agilizando ainda mais o processo de catalogação. Atualmente pouco mais de 10.000 livros estão catalogados e disponíveis na base Chameleon 7, restando perto de 30.000 livros a serem catalogados. 4 www.unicamp.br/bc/ 5 http://www2.fgv.br/bibliodata/ 6 www.bookwhere.com
Com estas ações, o AEL passou a participar integralmente do sistema como alimentador de dados, e não mais de catalogador de exemplares/itens. CARACTERÍSTICAS DO ACERVO DE LIVROS Com o início do trabalho no acervo, a bibliotecária observou que algumas obras tinham características peculiares e diferentes do conjunto de livros, passando então a anotar estas obras numa listagem à parte, com objetivo de estudar a forma de catalogação de suas especificidades, julgando-as obras raras. Diante da recorrente ocorrência deste fato na rotina de catalogação do acervo, explicitou-se a necessidade de treinamento quanto à elaboração de critérios locais, identificação e catalogação de obras raras. Após treinamento dado por profissionais bibliotecários da Biblioteca Nacional, a Seção de Processamento Técnico do AEL estudou algumas ações que se fizeram necessárias para tratamento de obras raras, tais como: Ações desenvolvidas: - elaborar critérios locais para identificação de obras raras; - gerar documento normativo quanto ao tratamento físico das obras raras (ANEXO 2); - pesquisar em catálogos impressos e on-line de obras raras; - estabelecer contato com profissionais especializados na área. Atividades em desenvolvimento: 7 http://libweb.unicamp.br/cgi-bin/gw_40_3/chameleon
- realizar varredura nas coleções de livros já trabalhadas, visando resgatar obras raras dentre as obras catalogadas. Cabe explicar que anteriormente os bibliotecários catalogadores temporários não dispunham de treinamento e critérios para identificação de obras raras; - criação de uma página específica sobre as obras raras dentro do website do AEL. Ações futuras: - elaborar catálogo de obras raras com o objetivo de divulgar o relevante patrimônio bibliográfico do AEL, e assim contribuir para o acesso do conhecimento humano produzido nas pesquisas da comunidade acadêmica nacional e internacional. CONSIDERAÇÕES FINAIS Com o processo de inclusão do acervo de livros do AEL em base de dados de visibilidade internacional cumprimos nosso objetivo institucional de disponibilizar tais coleções de rico valor informacional, assessorando, assim, na preservação da memória, realização de pesquisas e produção do conhecimento. REFERÊNCIAS BATTLES, Matthew. A conturbada história das bibliotecas. São Paulo: Planeta do Brasil, 2003. BECK, Ingrid (Coord.). Caderno técnico: armazenagem e manuseio. 2.ed. Rio de Janeiro: Projeto de conservação preventiva em bibliotecas e arquivos: Arquivo Nacional, 2001
BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. São Paulo: T. A. Queiroz, 1991. 198p. CHARTIER, Roger. A aventura do livro: do leitor ao navegador: conversações com Jean Lebrun. São Paulo: UNESP : Imprensa Oficial do Estado, 1999. LIBRARY OF CONGRESS (EUA). Descriptive cataloging of rare books. 2.ed. Washington, D.C., 1991. Disponível em: HThttp://www.itsmarc.com/crs/rare0170.htm. Acesso em 12/07/2004. MORAIS, Rubens Borba de. O bibliófilo aprendiz. 2.ed. São Paulo: Cia. Ed. Nacional, 1975. PINHEIRO, Ana Virgínia. Que é livro raro?: uma metodologia para o estabelecimento de critérios de raridade bibliográfica. Rio de Janeiro: Presença; Brasília: INL, 1989.
ANEXO 1: Coleções Especiais catalogadas: - Centro de Pesquisa e Documentação Social - Elizabeth Souza Lobo - Heitor Ferreira Lima - Heinz Ostrower - Hermínio Sacchetta - Hílio de Lacerda Manna - Libório Justo - Luiz Carlos Prestes - Mário Carvalho de Jesus - Octávio Brandão - Paulo Ottoni
ANEXO 2 ARQUIVO EDGARD LEUENROTH CENTRO DE PESQUISA E DOCUMENTAÇÃO SOCIAL ROTINAS PARA TRATAMENTO FÍSICO DE OBRAS RARAS Considerando que 1) o AEL trata seu acervo bibliográfico por coleções, mantendo inclusive a guarda das obras de acordo com esse critério; 2) o item raro é a extensão da memória, produto da acumulação ou subtração de experiências e idéias de seu dono, possuindo características próprias e únicas, fazendo maior sentido e sendo melhor compreendido dentro daquela coleção/fundo; 3) o ambiente do acervo é climatizado e o AEL já possui rotinas de conservação, sendo que se o item fosse armazenado em qualquer outro local do acervo, o mesmo teria as mesmas condições climáticas e de segurança que as outras obras; as publicações detectadas como raras devem ser guardadas junto aos outros livros pertencentes as suas respectivas coleções. Sobre o acondicionamento Para sua conservação deverá ser confeccionada caixa apropriada, no tamanho do item, utilizando-se materiais já adotados e aprovados pela Seção de Preservação do AEL. Quanto à identificação
o item deve ter anotado os números de chamada, tombamento e a sigla OR (para informar que o item trata-se de uma obra rara), com lápis 6 B, em espaço em branco, sem qualquer texto ou imagem, no verso da página de rosto. Para a identificação externa, deverá ser fixada etiqueta na lombada da caixa que acondiciona o item, com as informações anotadas no verso da página de rosto inclusive com a sigla OR. Maria Helena Segnorelli Seção de Processamento Técnico Bacharel em biblioteconomia pela PUC-Campinas, bibliotecária da Seção de Processamento Técnico do AEL/IFCH/UNICAMP helsigno@unicamp.br UNICAMP IFCH Arquivo Edgard Leuenroth Caixa Postal 6110, 13083-970 Campinas SP