Título Política relativa a subornos, presentes e hospitalidade Data efetiva 2 de Março de 2011 Função Departamento Jurídico da Holding Documento BGHP_version1_03032011 1. Finalidade A finalidade desta política relativa a subornos, presentes e hospitalidade é declarar inequivocamente a posição da Randstad perante atos de suborno, ofertas ou aceitação de presentes e/ou hospitalidade. Na Randstad, a integridade e o comportamento ético são valores fundamentais que estão na base da nossa conduta pessoal e profissional. Na qualidade de signatária do Pacto Global da ONU, a Randstad esforça-se sempre por manter os seus princípios na área do combate à corrupção. Alterações recentes às leis antissuborno a nível internacional e uma crescente tendência para a aplicação mais ativa dessas leis mostraram que a não abordagem da questão do suborno pode ter um custo muito elevado para as empresas em termos de perda de clientes, multas, custos e reputação. Uma violação das leis antissuborno pode ainda sujeitar os administradores e colaboradores a processos judiciais, multas de natureza penal e pena de prisão. Além disso, a corrupção constitui uma ameaça à boa gestão, ao desenvolvimento sustentável, ao processo democrático e às práticas comerciais equitativas. Através da implementação desta política relativa a subornos, presentes e hospitalidade, a Randstad poderá reforçar a sua reputação, fomentar o respeito dos seus colaboradores, aumentar a credibilidade junto dos principais intervenientes e apoiar o seu compromisso de responsabilidade social da empresa. Esta política é consistente com os Princípios de Negócio da Randstad e apoia-os, em particular os princípios 1, 5, 6 e 7: 1. Conhecemos e cumprimos as leis que regem o nosso setor, os princípios internacionais dos direitos humanos e as políticas e procedimentos internos da Randstad. 5. Negociamos de modo justo e ético e evitamos qualquer situação que possa criar um conflito de interesses, real ou aparente, entre os interesses da Randstad e os nossos interesses privados. 6. Não oferecemos, pagamos ou aceitamos subornos nem damos ou oferecemos presentes ou hospitalidade que possam gerar influência indevida.
7. Recusamos presentes ou hospitalidade que possam gerar uma influência indevida, real ou aparente. 2. Aplicabilidade Esta política aplica-se com efeito imediato na Randstad e a todos os: administradores e colaboradores, que devem também assegurar que todos os familiares e quaisquer empresas por eles controladas também respeitem esta política na medida em que tais atividades possam afetar a Randstad e/ou as empresas da Randstad; e agentes, intermediários, representantes, consultores, parceiros de consórcio e qualquer outra pessoa que atue em nome da Randstad (coletivamente, Parceiros de Negócios ). (Os administradores, colaboradores e Parceiros de Negócios da Randstad são designados como Representantes da Randstad no presente documento). Os Representantes da Randstad estão proibidos de recorrer a terceiros, direta ou indiretamente, a fim de evitar a aplicação desta política caso qualquer atividade constituísse uma violação desta política se fosse realizada por um Representante da Randstad. No entanto, esta política não abrange presentes ou hospitalidade oferecida pela Randstad aos seus próprios colaboradores (ex.º: presentes da Natal da empresa). 3. Estado Esta é uma nova política do Grupo Randstad. Foi adotada pelo conselho de administração da Randstad Holding em 2 de Março de 2011. Esta política pode ser alvo de revisões periódicas para garantir a sua conformidade com os requisitos legais aplicáveis e continuar a dar resposta às nossas necessidades comerciais. 4. Definições Autoridades públicas e funcionários governamentais incluem: qualquer responsável ou funcionário governamental; qualquer pessoa que atue a título oficial para ou em nome de um governo; responsáveis e funcionários de empresas detidas ou controladas pelo estado; partidos políticos, responsáveis políticos ou candidatos a cargos políticos; qualquer responsável ou funcionário de uma organização pública internacional; familiares de qualquer dos supra referidos; membros de famílias reais; membros honorários de entidades governamentais.
5. Política 5.1 Requisitos antissuborno 5.1.1 Dar e aceitar subornos Na qualidade de Representante da Randstad, está estritamente proibido de fazer, prometer, oferecer ou autorizar subornos. Um suborno é qualquer coisa de valor (ou seja, não apenas dinheiro) que proporcione um benefício ao destinatário, tal como dinheiro ou equivalentes (ex.º: vales de oferta), a aquisição de propriedade ou serviços a preços inflacionados ou reduzidos, hospitalidade extravagante, carros, joias, melhoramentos da habitação, benefícios não materiais, viagens e valores mobiliários. A oferta destes artigos pode ser considerada um suborno se for feita com o intuito de influenciar qualquer ato ou decisão por parte do destinatário ou se tal oferta for de algum modo desonesta e ilegal, constituir uma quebra de confiança ou, de qualquer outra forma, criar uma influência indevida. Além disso, os Representantes da Randstad não estão autorizados a aceitar qualquer oferta de algo de valor de uma parte externa se a intenção de tal oferta for a de influenciar qualquer ato ou decisão por parte do Representante da Randstad ou se tal oferta for de algum modo desonesta e ilegal, constituir uma quebra de confiança ou, de qualquer outra forma, criar uma influência indevida. 5.1.2 Agentes e intermediários O recurso a agentes, intermediários, representantes e consultores para obter negócios com clientes é uma área onde existe um risco particularmente elevado de subornos. Embora este recurso não seja comum no Grupo Randstad, é necessário tomar cuidados acrescidos caso sejam usados agentes, intermediários, representantes ou consultores e, consequentemente, estes não podem ser nomeados sem o consentimento prévio por escrito do Departamento Jurídico do Grupo. Caso já recorra a um agente, intermediário, representante ou consultor, tem de contatar o Departamento Jurídico do Grupo (consultar dados de contacto infra) por forma a obter consentimento por escrito para o referido acordo. 5.1.3 Autoridades públicas e funcionários governamentais Habitualmente, a oferta de presentes ou hospitalidade a autoridades públicas ou funcionários governamentais é fortemente regulamentada por complexa legislação local, que é ativamente aplicada pelas autoridades responsáveis; é necessário tomar cuidados acrescidos nesta área.
Os Representantes da Randstad não podem fazer, oferecer, prometer ou autorizar um presente ou pagamento de dinheiro ou algo de valor, direta ou indiretamente, a ou em benefício de uma autoridade pública ou funcionário governamental com qualquer propósito ilícito. Os Representantes da Randstad não podem dar, oferecer, prometer ou autorizar presentes ou hospitalidade a autoridades públicas ou funcionários governamentais a menos que o Departamento Jurídico do Grupo (consultar dados de contato infra) tenha sido contactado, por forma a garantir que tal acordo possa ser avaliado. As despesas de deslocação de quaisquer autoridades públicas ou funcionários governamentais não devem ser pagas nem reembolsadas pela Randstad, independentemente de tais indivíduos atuarem ou não a título oficial. Pode haver lugar a exceções individuais feitas por escrito e antecipadamente pelo Departamento Jurídico do Grupo (consultar dados de contacto infra) e sujeitas a limitações estritas. Todos os reembolsos de viagens feitos a autoridades públicas ou funcionários governamentais devem ser devida e corretamente registrados. 5.1.4 Viagens e alojamento no estrangeiro A hospitalidade que inclua viagem e alojamento internacionais é vista, por definição, como invulgarmente generosa. Se for proposto dar ou receber viagem e/ou alojamento internacional fora do âmbito indicado no n.º 5.2.4. infra, contacte o Departamento Jurídico do Grupo (consultar dados de contacto infra), por forma a garantir que tal acordo possa ser avaliado. 5.1.5 Contribuições filantrópicas Se for feita uma contribuição filantrópica relacionada com a Randstad, deve ser para uma instituição de caridade idónea que não facilite, direta ou indiretamente, o pagamento de subornos nem financie atividades criminosas, terrorismo ou partidos políticos e todas as referidas contribuições devem ser devidamente registadas. Tais contribuições também não devem ser feitas se tiverem o intuito de influenciar qualquer ato ou decisão por parte do destinatário ou se tal oferta for de algum modo desonesto, ilegal, constituir uma quebra de confiança ou, de qualquer outra forma, criar uma influência indevida. Os Representantes da Randstad não podem fazer contribuições filantrópicas a pedido de autoridades públicas ou funcionários governamentais, a menos que o Departamento Jurídico do Grupo (consultar dados de contacto infra) tenha sido contactado, por forma a garantir que tal acordo possa ser avaliado.
5.1.6 Contribuições políticas Em conformidade com os Princípios de Negócio, os Representantes da Randstad não podem fazer contribuições a quaisquer candidatos a cargos públicos ou privados, partidos políticos ou organização pública internacional ou outros interesses políticos em nome da Randstad, seja direta seja indiretamente. 5.2 Presentes e hospitalidade 5.2.1 Geral Como princípio geral, cada Representante da Randstad deve usar o seu bom senso e discernimento e atuar em conformidade com os Princípios de Negócio quando oferecer ou aceitar presentes e/ou hospitalidade. Isto significa que qualquer presente e/ou hospitalidade oferecido ou aceite por um Representante da Randstad deve ser: razoável em termos de custo, quantidade e frequência; adequado à hierarquia do destinatário (por exemplo, o que é adequado para um diretor-geral pode não ser aceitável para um comercial em início de carreira); e não deve: ser proibido pela legislação local ou pelas práticas empresariais conhecidas do destinatário; por outras palavras, se souber que o cliente que pretende convidar para determinado evento tem uma política de tolerância zero relativamente a presentes e/ou hospitalidade, não deve convidá-lo; e criar a aparência de influência indevida; por exemplo, não deve oferecer presentes (que não artigos de valor simbólico) e/ou hospitalidade a um cliente quando está a negociar um contrato ou durante um concurso para adjudicação. As circunstâncias e costumes locais determinam o que deve ser considerado razoável, embora nunca se devam exceder os limites estabelecidos pelos Administradores Delegados de acordo com os n. os 5.2.2 e 5.2.3 infra. Os presentes e hospitalidade oferecidos por fornecedores e vendedores devem ser alvo de cuidados acrescidos. Se o seu cargo na Randstad implicar a responsabilidade da escolha entre fornecedores ou vendedores, tais presentes e hospitalidade devem ser declinados, a menos
que sejam permitidos ao abrigo dos limites eventualmente definidos pelos Administradores Delegados de acordo com os n. os 5.2.2 e 5.2.3 infra. Todos os presentes e/ou hospitalidade oferecidos por uma empresa do Grupo Randstad devem ser adequada e explicitamente inseridos nos registros financeiros da referida empresa. Se receber um presente (que não artigos de valor simbólico) ou aceitar qualquer forma de hospitalidade, deve comunicar este fato de acordo com o procedimento local de modo a manter um registro de todos os presentes e/ou hospitalidade recebida por Representantes da Randstad no seu país. Estes registros serão analisados durante as auditorias realizadas em cada país. 5.2.2 Hospitalidade Como norma mínima, e sujeita aos requisitos do n.º 5.2.1 supra, aplicam-se as regras que se seguem. Cada Administrador Delegado determinará anualmente o montante máximo aceitável para hospitalidade oferecida ou recebida no seu país que seja adequado e esteja em linha com as práticas empresariais locais. É necessário obter parecer jurídico para garantir que os referidos limites sejam permitidos ao abrigo da legislação e regulamentos locais, em particular no caso de ofertas a autoridades públicas ou funcionários governamentais. Qualquer hospitalidade que exceda o referido montante por pessoa para uma única ocasião não pode ser aceita nem oferecida, salvo aprovação do Administrador Delegado. Qualquer hospitalidade que exceda os EUR 1.000 (ou montante equivalente na divisa local e individualmente ou no agregado) por pessoa está sujeita a aprovação por parte do Departamento Jurídico do Grupo (consultar dados de contacto infra). O colaborador da Randstad que ofereça a hospitalidade, ou outro colaborador, deve estar sempre presente durante o evento. Ao convidar clientes, a menos que essa hospitalidade seja habitual de acordo com as normas locais, deve certificar-se de que a entidade empregadora da pessoa tem conhecimento da hospitalidade oferecida e garantir que existe um registro escrito. A hospitalidade não deve envolver atividades, produtos ou locais que possam causar constrangimento ao destinatário ou à Randstad ou ser considerados de mau-gosto ou possam violar os Princípios de Negócio. 5.2.3 Presentes Como norma mínima, e sujeita aos requisitos do n.º 5.2.1 supra, aplicam-se as regras que se seguem.
Cada Administrador Delegado determinará anualmente o montante máximo aceitável para presentes oferecidos ou recebidos no seu país que seja adequado e esteja em linha com as práticas empresariais locais. É necessário obter parecer jurídico para garantir que os referidos limites sejam permitidos ao abrigo da legislação e regulamentos locais, em particular no caso de ofertas a autoridades públicas ou funcionários governamentais. Quaisquer presentes que excedam esse montante não podem ser aceites nem oferecidos, a menos que tenham aprovação do Administrador Delegado. Qualquer presente que exceda os EUR 250 (ou montante equivalente na divisa local e individualmente ou no agregado) por pessoa está sujeito à aprovação por parte do Departamento Jurídico do Grupo (consultar dados de contacto infra). Os presentes de valor simbólico podem ser oferecidos e aceites em quantidades razoáveis. Exemplos destes artigos são canetas, conjuntos para secretária, materiais promocionais, artigos com um logótipo da empresa, etc. Os presentes devem ser sempre enviados para o endereço profissional da pessoa, não para o seu endereço pessoal. Os presentes não devem envolver produtos ou serviços que possam causar constrangimento ao destinatário ou à Randstad ou ser considerados de mau-gosto ou possam violar os Princípios de Negócio. 5.2.4 Viagem e alojamento internacionais Os Representantes da Randstad podem aceitar convites para eventos no estrangeiro (desde que respeitem as diretrizes desta política, incluindo qualquer política local aplicável) se pagarem as suas próprias despesas de deslocação e alojamento. Nos casos em que a viagem e alojamento internacionais sejam providenciados por empresas operadas pela Randstad em circunstâncias excepcionais (como a ida aos Jogos Olímpicos, a corridas de Fórmula 1 ou a eventos a bordo do Clipper, em que a Randstad é um dos patrocinadores), serão implementados procedimentos independentes adequados para garantir o cumprimento dos requisitos legais. Uma vez mais, se forem oferecidos viagem e alojamento internacionais a autoridades públicas ou funcionários governamentais, o Departamento Jurídico do Grupo (consultar dados de contacto infra) tem de ser contactado para garantir que tal acordo possa ser avaliado. 5.3 Parecer jurídico Conforme mencionado acima, os limites locais devem ser estabelecidos mediante parecer jurídico local para garantir a conformidade com toda a legislação e regulamentos aplicáveis. Caso tenha qualquer dúvida relativa a esta política, à implementação geral da mesma ou
necessite de contatar o Departamento Jurídico do Grupo para fins de conformidade com esta política, queira contatar Fiona Van Lede do Departamento Jurídico do Grupo (Fiona.van.lede@randstadholding.com/+31 20 569 5090).