Política Anti-Suborno da ADP Questões Frequentes (FAQs)

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1 Política Anti-Suborno da ADP Questões Frequentes (FAQs) AS COMUNICAÇÕES ENTRE ADVOGADO E CLIENTE SÃO ESTRITAMENTE CONFIDENCIAIS Este documento destina-se a abordar questões que possam surgir no decurso da tomada de conhecimento de um associado com a Política Anti-Suborno da ADP. Fornece ainda orientações para inquéritos de devida diligência, assim como para as disposições contratuais recomendadas quando se lida com potenciais agentes de terceiras partes que possam estar a auxiliar a ADP com quaisquer transacções com agências ou entidades governamentais, assim como aquisições potenciais de quaisquer novos negócios. Questões possíveis relativamente à lei subjacente à Política: Q: Que acções são proibidas pela Política? A ADP e os seus associados estão proibidos de subornar funcionários do governo. Para além de pagamentos concretos em dinheiro ou de outras ofertas de valor, a Política proíbe fazer ou autorizar uma oferta para pagar ou uma promessa para pagar. Uma vez que a Lei Americana de Práticas de Corrupção no Estrangeiro ( FCPA ) não define o que (para além de dinheiro) pode ser considerado de valor, a ADP proíbe a oferta de quaisquer presentes (para além dos artigos com o logótipo da ADP, como se descreve com mais pormenor em baixo). Q: É um requisito da Política que se mantenham registos precisos de todas as transacções, destinados apenas a revelar transacções inadequadas? Não. O requisito da Política em manter um registo preciso de todas as despesas da ADP e de todas as transferências de bens da ADP aplica-se a todas as transacções. Na verdade, qualquer associado pode incorrer numa despesa legítima em nome da ADP (por exemplo, despesas razoáveis associadas à viagem de um futuro cliente governamental às instalações da ADP), mas se as despesas forem registadas de uma forma enganosa, o associado (e a ADP) podem deparar-se com sanções penais no âmbito da FCPA. Q: A ADP pode negociar com Entidades Governamentais? Sim. A lei aplicável não impede a ADP de se envolver em transacções negociais legítimas com entidades governamentais. A Política centra-se nos pagamentos ou ofertas inapropriadas feitos a funcionários do governo, que sejam feitos com o objectivo de ganhar ou manter oportunidades de negócios. Q: É possível fazer negócios com Funcionários do Governo ou entidades que sejam co-propriedade dos Funcionários do Governo?

2 Sim, é possível. Contudo, a ADP e os seus associados deverão ser muito cuidadosos na supervisão dessas relações e obter garantias de que os funcionários do governo não farão com que os nossos associados violem a Política. Em consequência, para qualquer uma destas situações, a Política exige que os associados discutam estas transacções com o departamento jurídico antes do início de qualquer transacção. Q: A ADP é responsável pelas acções dos seus agentes ou pelos representantes de terceiros? Sim. No âmbito da FCPA nos EUA e das leis locais aplicáveis fora dos EUA, a ADP pode ser considerada responsável por subornos feitos por qualquer agente comercial, representante ou terceiro que aja em nome da ADP. Na verdade, se as circunstâncias revelarem que a ADP fez de conta que não viu a conduta que violou a FCPA, a ADP e os seus associados podem ser responsabilizados por terem tido conhecimento da conduta ilícita. Todos os associados têm o dever de averiguar o necessário quando as circunstâncias levantarem potenciais sinais de alerta (por exemplo, um pedido feito por um agente de uma comissão invulgarmente elevada, um pedido para que os pagamentos sejam feitos em dinheiro ou em contas bancárias fora do país onde a transacção ocorre). Note que, embora a FCPA não defina agente nem representante, os associados deverão considerar qualquer pessoa ou entidade que presta serviços à ADP, por indicação da ADP, como agente ou representante (por exemplo, uma entidade que esteja a revender os produtos da ADP por uma comissão, no âmbito de um contrato com a ADP, deverá ser considerado um agente ou representante naquela jurisdição). Q: A ADP pagará eventuais multas ou custas judiciais, se eu violar a FCPA? Não. A Política destaca que a lei proíbe a ADP de pagar as custas judiciais ou quaisquer multas relacionadas de um associado. Além disso, tal funcionário será sujeito a acções disciplinares por parte da ADP, incluindo possível despedimento. Questões possíveis dos Associados sobre a aplicação da Política: Q: Um funcionário do governo sugeriu que as coisas correrão melhor se eu lhe fizesse um pagamento extra. Posso fazê-lo? Não. Todos e quaisquer pagamentos devem estar directamente relacionados com os produtos e serviços descritos no contrato relevante com a agência governamental (e relacionados com as tabelas de preços/ honorários), e tais pagamentos devem ser feitos à agência governamental e nunca a um funcionário individual, sem considerar o tamanho de tal pagamento. Q: Se eu pagar um pequeno suborno a um funcionário do governo, conseguirei cumprir o meu prazo e poupar vários milhares de dólares à ADP. Nessas circunstâncias, posso pagar o suborno?

3 Não. Em nenhuma circunstância deverá pagar um suborno. Não estará a poupar nenhum dinheiro à ADP na verdade, a sua participação numa actividade ilegal poderá custar milhões de dólares à ADP em multas e custas judiciais, e as suas acções podem ter um impacto negativo na reputação ética da ADP na comunidade empresarial. Você também poderá estar sujeito a acções disciplinares por parte da ADP, incluindo possível despedimento, assim como estar sujeito a sanções criminais. Q: Estou a tentar ganhar um concurso de um negócio potencial com uma grande agência governamental de um país localizado na região da Ásia-Pacífico. Para ajudar no processo de tomada de decisões, gostava que o representante sénior da agência fizesse uma visita às nossas instalações nos EUA. O contrato potencial de serviços é muito grande e, por esse motivo, gostava que a ADP proporcionasse bilhetes de avião de primeira classe para a representante e o respectivo marido, uma quantia por dia, e estadia em hotel de cinco estrelas com refeições incluídas. Isto seria uma violação da Política? Sim. Isso seria uma violação da Política e da FCPA. Se a visita às nossas instalações nos EUA estiver directamente relacionada com a venda de um produto ou serviço da ADP, então a nossa Política permitiria despesas razoáveis de viagem e entretenimento para a viagem do representante sénior aos Estados Unidos. A Política não permitiria uma viagem de primeira classe nem despesas com hotéis de cinco estrelas, não permitiria um reembolso por dia, nem permitiria o reembolso de quaisquer despesas efectuadas em nome do cônjuge do representante. Para ter a certeza de que os seus preparativos em particular são permitidos no âmbito da Política, antes de fazer tais preparativos de viagem, deverá primeiro obter a permissão do Director Financeiro (CFO) da sua unidade empresarial. Q: Trabalho num país onde o suborno é uma prática comum os pagamentos a funcionários do governo são esperados e necessários de modo a realizar actividades empresariais. Uma vez que todas as outras empresas parecem estar a fazê-lo e eu não tenho conhecimento de nenhumas multas nem sanções para as outras empresas, eu parto do princípio que seriam aceitáveis pagamentos limitados a funcionários do governo. Está correcto? Não. O suborno é inaceitável em todas as circunstâncias. O facto de toda a gente num mercado local poder estar a fazer subornos não torna essa prática aceitável e não permite aos nossos associados violarem a lei. Ao fazer um tal pagamento, você está a violar a FCPA, a Política e, muito provavelmente, estará também a violar a lei local aplicável. Q: Nunca viajei para os EUA e sou cidadão de um outro país. Tenho vindo a registar pequenas ofertas de dinheiro a um funcionário do governo como uma despesa de deslocação no meu registo de despesas. Não informei o meu gestor, mas estas ofertas permitem-me pôr o meu negócio em funcionamento sem problemas e sem a interferência indevida por parte do governo. Uma vez que o meu gestor não tem conhecimento dos detalhes e eu não sou cidadão americano, estarei mesmo assim a violar a Política?

4 Sim. Apesar de você não ser um cidadão americano, a ADP é uma empresa americana e é-lhe exigido que todos os seus associados por todo o mundo cumpram as disposições da FCPA. As ofertas, que você tem vindo a fazer, violam não só as disposições anti-suborno da Política (e da FCPA), mas também a manutenção de registos precisos da Política (e da FCPA). Além disso, não só estará sujeito a penalizações no âmbito da FCPA, como também poderá estar a colocar o seu gerente em risco de violar a Política e a FCPA. Q: Trabalho num país em que o funcionário fiscal local me pediu para lhe fornecer cheques-oferta de viagens ou para, de outro modo, conseguir que a ADP pague a despesa da sua viagem (para viagens não relacionadas com nenhum negócio do funcionário com a ADP), com o entendimento de que ele nos ajudará em vários assuntos fiscais locais. Não vamos fazer contrato com a agência deste funcionário fiscal para nenhuma oferta de serviços da ADP e, portanto, um tal pagamento/oferta seria permissível no âmbito da Política? Não. Muito embora não pareça estar directamente relacionado com a obtenção ou a manutenção de um contrato com a agência de um funcionário fiscal, a ADP acaba por ter ganhos económicos devido a um tratamento fiscal favorável que não teria de outro modo, se o nosso associado não fizesse um tal pagamento/oferta. Alguns tribunais decidiram que isso constituía um suborno ilegal aos olhos da lei, e a Política proíbe-o. Q: Existe alguma circunstância na qual eu posso fazer uma oferta a um funcionário governamental? Sim. A Política permite que os artigos com o logótipo da ADP (tais como os conjuntos de lápis e caneta com o logótipo da ADP, T-shirts, chapéus e outros artigos semelhantes) sejam oferecidos a funcionários do governo como presentes modestos no decurso normal das actividades negociais, desde que você comunique essa oferta imediatamente por escrito ao seu Director Financeiro (CFO). Em nenhuma ocasião deverá o valor do artigo com um logótipo da ADP exceder o valor de 25 dólares americanos. Além disso, não deverá ser oferecido mais do que um desses artigos por ano civil a um único funcionário do governo por qualquer associado da ADP.

5 ANÁLISE DA DEVIDA DILIGÊNCIA DE TERCEIROS / ALVOS DE AQUISIÇÃO No âmbito da Lei Americana de Práticas de Corrupção no Estrangeiro, assim como de leis semelhantes de outras jurisdições nas quais a ADP realiza negócios, a ADP é responsável pelas acções dos seus directores, funcionários e associados, assim como pelas acções das suas entidades subsidiárias (quer detenha uma participação total ou não). A ADP pode até ser legalmente responsável pelas acções de agentes de terceiros (tais como consultores e representantes) que actuem em nome da ADP. Dito de outra forma, a ADP pode ser considerada legalmente responsabilizada não só pelas acções dos seus próprios directores, funcionários, associados e subsidiárias, mas pode também ser responsabilizada pelas acções de terceiros, mesmo que a ADP não controle directamente esses terceiros. Agentes de Terceiros Dada a extensão das potenciais responsabilidades da ADP, devemos seguir alguns passos especiais antes de entrar num qualquer compromisso com um agente de terceiros, em particular se esse compromisso puder envolver qualquer interacção com as autoridades governamentais locais. Os associados da ADP envolvidos na selecção desse tal agente de terceiros deverão realizar a devida diligência para determinar que a entidade ou pessoa que a ADP tenciona envolver como seu agente é honrado e respeitará a FCPA e a Política Anti-Suborno da ADP. A questão está em saber quanta devida diligência estará envolvida, se estará directamente relacionada com a quantidade de trabalho relacionado com o governo que o dito agente irá fazer em nome da ADP, aliada a uma análise do risco relativo de realizar negócios no país em questão (por favor utilize o Índice de Percepção da Corrupção da Transparency International, disponível em como um guia orientador). Em todos os casos, deverá realizar a sua análise de devida diligência em conjunto com o director financeiro da sua unidade empresarial e com o advogado da ADP responsável pela jurisdição relevante. Para além do indispensável inquérito de devida diligência anterior ao estabelecimento de qualquer tipo de acordo com qualquer agente de terceiros, a ADP exige que o agente de terceiros mostre que entendeu a Política Anti-Suborno e que, além disso, concorde em aderir à Política Anti-Suborno. A ADP recomenda que todos os associados colaborem com o advogado da ADP responsável pela sua jurisdição para implementarem as disposições contratuais que se encontram imediatamente a seguir a esta secção. Aquisições As preocupações em redor das responsabilidades potenciais da ADP são acrescidas no caso de uma aquisição, dado que a ADP tem uma responsabilidade absoluta por todas as acções das suas operações empresariais e das suas subsidiárias em todo o mundo. Por consequência, as orientações fornecidas em cima que se aplicam à análise da devida diligência de um potencial agente de terceiros devem ser seguidas com ainda mais cautela

6 no caso de uma potencial aquisição. De modo semelhante, a documentação da aquisição deverá incluir as representações e os convénios apropriados dos vendedores, usando as disposições que se encontram imediatamente a seguir a esta secção.

7 DISPOSIÇÕES CONTRATUAIS PADRÃO Para transacções com quaisquer vendedores, consultores, agentes ou representantes de terceiros, assim como para as aquisições, seja de que tipo for, os associados deverão trabalhar com os advogados locais da ADP para criarem as representações e os convénios apropriados que assegurem a conformidade com a Política Anti-Suborno da ADP. A ADP recomenda a utilização das seguintes disposições no âmbito do acordo relevante com tal entidade, ou como uma ligação vinculativa ou como uma prova de tal acordo. (a) Aplicação de e Conformidade com a Política Anti-Suborno As partes reconhecem que a [ADP] 1 e todos os seus funcionários, directores e representantes estão sujeitos à Lei Americana de Práticas de Corrupção no Estrangeiro ( FCPA ) e que, por consequência, todas as actividades da [Segunda Parte] 2, no âmbito ou em relação a este Acordo, estão sujeitas aos requisitos da FCPA. A Segunda Parte garante que leu e compreendeu o texto integral da FCPA e da Política Anti-Suborno (a Política ) da [ADP]. A [Segunda Parte] garante ainda e concorda que ela e todos os que agirem em seu nome irão actuar total e fielmente em conformidade com todos os requisitos da FCPA e da Política, uma vez que os mesmos podem doravante ser reformulados de tempos a tempos, em relação a todas as suas actividades no âmbito ou em relação a este Acordo. Especificamente, a [Segunda Parte] garante e concorda que nem ela nem ninguém que actue em seu nome pagará, oferecer-se-á para pagar nem dará nada de valor a nenhum funcionário do governo, de um partido político nem a um candidato político, a nenhum funcionário de uma organização internacional pública nem a nenhuma outra pessoa, com o conhecimento de que o pagamento, a promessa ou a oferta, no seu todo ou em parte, será entregue a um dos anteriores de modo a influenciar um acto ou uma decisão oficial que ajudará a [ADP] ou a [Segunda Parte] a consolidar uma vantagem imprópria, ou a obter e a manter negócios, ou a dirigir negócios para qualquer outra pessoa ou entidade. A [Segunda Parte] reconhece que nenhum associado, funcionário ou outro representante da [ADP] tem autorização da [ADP] para renunciar à conformidade com esta Secção do Acordo. (b) Restrições ao Direito de Propriedade, aos Serviços Governamentais e às Actividades Políticas A [Segunda Parte] revelou à [ADP] por escrito os nomes de todas as pessoas e entidades que têm um interesse de titularidade beneficiária na [Segunda Parte]. A [Segunda Parte] notificará imediatamente a [ADP] por escrito sempre que se verifique ou se espere verificar qualquer alteração nessa titularidade beneficiária. A [ADP] terá o direito de rescindir imediatamente este Acordo com justa causa após a recepção de uma tal notificação, se a continuação da relação da [ADP] com a [Segunda Parte] no âmbito deste Acordo, após a alteração real ou proposta da 1 Introduzir a entidade corporativa apropriada da ADP. 2 Introduzir o nome apropriado da outra parte.

8 titularidade beneficiária da [Segunda Parte] constituir uma violação da FCPA ou da Política. A [Segunda Parte] mostra claramente e garante que nem ela nem qualquer outra pessoa ou entidade a actuar em seu nome, ou enquanto este Acordo estiver em vigor, se tornará, excepto com o consentimento escrito prévio e aprovação da [ADP], numa entidade governamental, num funcionário do governo, num partido político, num candidato político, numa organização internacional pública nem num funcionário de uma organização internacional pública. A [ADP] terá o direito de rescindir imediatamente este Acordo com justa causa (sem sanções) na eventualidade de qualquer infracção de qualquer uma das representações precedentes. (c) Exactidão dos Documentos A [Segunda Parte] concorda que todas as facturas, relatórios, declarações, livros de contabilidade e outros registos que a própria ou qualquer outra pessoa ou entidade actuando em seu nome preparar ou entregar à [ADP] serão verdadeiras e precisas em todos os pontos e irão descrever na totalidade e com precisão os serviços prestados e a natureza e o recipiente das despesas e/ou pagamentos feitos e não deixará de revelar qualquer informação material que a [ADP] possa exigir de modo a, com exactidão, preparar os seus próprios livros de contabilidade e registos. A [ADP] terá o direito de rescindir imediatamente este Acordo com justa causa, na eventualidade de uma infracção do compromisso anterior. (d) Cooperação com Actividades de Auditoria [se apropriado] A [Segunda Parte] manterá livros de contabilidade exactos e registos escritos relativos a todas as actividades realizadas em conformidade com este Acordo. A [ADP] terá o direito de pedir uma auditoria aos livros e registos da [Segunda Parte], que será realizada por um auditor independente em qualquer momento após uma notificação razoável. A [Segunda Parte] cooperará totalmente com uma tal auditoria independente. (e) Mecanismos de Pagamento [se apropriado] Os pagamentos a realizar pela [ADP] à [Segunda Parte] em conformidade com este Acordo serão feitos por transferência bancária para uma conta bancária da propriedade da [Segunda Parte], localizada no país onde os serviços relevantes são prestados e identificados por escrito num Anexo a este Acordo.