WILLIAM E. CONNOR & ASSOCIATES LIMITED CÓDIGO DE ÉTICA PARA FUNCIONÁRIOS

Transcrição

1 1. Code of Ethics WILLIAM E. CONNOR & ASSOCIATES LIMITED CÓDIGO DE ÉTICA PARA FUNCIONÁRIOS Honestidade, integridade e transparência são valores fundamentais da William E. Connor & Associates Limited (a seguir denominada Empresa ) e respetivas empresas subsidiárias. Embora os erros possam ser perdoados, a violação do nosso código de ética nunca será tolerada. A William E. Connor & Associates Limited representa absoluta honestidade, integridade e equidade. Como funcionário da Empresa e representante da Empresa, deve garantir que a reputação da Empresa não é manchada por comportamento desonesto, desleal ou corrupto. Este Código estabelece a norma básica de conduta esperada de todos os funcionários (incluindo diretores da empresa, pessoal a tempo inteiro, pessoal a tempo parcial e trabalhadores temporários) da Empresa e de respetivas empresas subsidiárias, e a política da Empresa sobre a aceitação de benefícios e o tratamento de conflito de interesses ao lidar com a atividade da Empresa. Prevenção de suborno 1. A Empresa proíbe todas as formas de suborno e de corrupção. Todos os funcionários estão proibidos de solicitar, aceitar ou oferecer qualquer suborno no exercício das atividades ou dos assuntos da Empresa. No exercício de todas as atividades ou assuntos da Empresa, os funcionários não poderão: (a) Solicitar ou aceitar qualquer benefício de terceiros como recompensa por, ou incitamento a, efetuarem qualquer ato ou mostrarem favorecimento em relação às atividades ou assuntos da Empresa, ou oferecer qualquer benefício a um agente de outra empresa para este efeito; (b) Oferecer qualquer benefício a qualquer funcionário público (incluindo funcionário do Governo/funcionário de um organismo público) como recompensa por, ou incitamento a, realizar qualquer ato no exercício das suas funções ou mostrar qualquer favorecimento ou fornecer qualquer assistência nos assuntos relacionados com o Governo/organismo público; ou (c) Oferecer qualquer benefício a qualquer membro de um departamento do Governo ou organismo público enquanto estão em negociações com o último. Aceitação de benefícios 2. De acordo com a política da Empresa, os funcionários não devem solicitar nem aceitar qualquer benefício em seu nome ou em nome de terceiros, de qualquer pessoa, empresa ou organização que esteja em negociações com a Empresa ou com qualquer empresa subordinada, exceto os casos em que podem aceitar (mas não solicitar) o seguinte quando oferecido voluntariamente: (a) Presentes ou lembranças publicitários ou promocionais de valor nominal, vinculados a um limite máximo de 25,00 dólares, mas nunca, em caso algum, dinheiro; ou (b) Presentes oferecidos em ocasiões festivas ou especiais, vinculados a um limite máximo de 25,00 dólares, mas nunca, em caso algum, dinheiro; ou (c) Descontos ou outras ofertas especiais oferecidos por qualquer pessoa ou empresa aos funcionários na qualidade de clientes, sobre termos e condições igualmente aplicáveis a outros clientes em geral. 1

2 3. Os presentes ou lembranças descritos no parágrafo 3 oferecidos aos funcionários no exercício das suas funções oficiais são considerados ofertas à Empresa. Os funcionários em causa devem comunicar a aceitação à Empresa e solicitar instruções à autoridade encarregada da aprovação sobre como lidar com os presentes ou lembranças utilizando o Formulário A (Anexo 1). Se um funcionário pretender aceitar qualquer benefício não abrangido no parágrafo 3, esse funcionário deve também solicitar autorização à autoridade encarregada da aprovação utilizando o Formulário A. 4. Contudo, o funcionário deve recusar uma oferta de benefício caso essa aceitação possa afetar a sua objetividade no exercício da atividade da Empresa ou induzi-lo a agir contra o interesse da Empresa, ou a aceitação conduza provavelmente à perceção ou alegação de impropriedade. 5. Se o funcionário tiver de agir em nome de um cliente no decurso da atividade da Empresa, esse funcionário deve também respeitar quaisquer restrições adicionais sobre a aceitação de benefícios que possam ser estabelecidas pelo cliente (por exemplo, os funcionários a desempenhar quaisquer funções ao abrigo de um contrato do governo ou de um organismo público normalmente estarão proibidos de aceitar benefícios relativos a esse contrato). Oferta de benefícios Os funcionários estão proibidos de oferecer benefícios a qualquer diretor, funcionário ou agente de outra empresa ou organização, com o objetivo de influenciar essa pessoa em qualquer assunto, ou qualquer funcionário público, direta ou indiretamente através de terceiros, no exercício da atividade da Empresa. Mesmo quando uma oferta de benefícios não implica qualquer intenção de influência inadequada, deve ser verificado se o respetivo destinatário tem permissão do respetivo empregador/superior hierárquico para aceitar tal oferta nas circunstâncias relevantes antes de o benefício ser oferecido. Fraude e furto 6. O furto é fácil de definir. É tirar o que não lhe pertence, sem permissão. Pode incluir tirar fisicamente algo, como dinheiro ou bens, ou pode ser efetuado através de outros meios, como falsificação, desvio de fundos e fraude. 7. A fraude pode assumir diversas formas, mas envolve sempre desonestidade. Implica fazer alguém acreditar (por palavras ou conduta ou ocultando informações importantes) em algo que não é verdade, com a finalidade de fazê-lo levar a cabo (ou de abstê-lo de levar a cabo) alguma ação baseada nas declarações falsas com o objetivo de sofrer prejuízos económicos. 8. Quando os funcionários roubam ou cometem fraude, esse ato prejudica a nossa reputação, as nossas marcas e tem impacto sobre todos nós. Independentemente de quem beneficia, é estritamente proibido qualquer ato que envolva furto, fraude, desvio de fundos ou apropriação indevida de bens, dinheiro ou serviços, incluindo a Empresa ou quaisquer dos seus funcionários, vendedores, fornecedores ou clientes. 9. Qualquer funcionário que tome parte ou que ajude terceiros no furto ou na fraude ficará sujeito a medidas disciplinares, até e inclusive a rescisão, e também ficará sujeito a processo judicial. Os funcionários devem comunicar qualquer atividade suspeita imediatamente. Entretenimento 10. Embora o entretenimento seja uma forma aceitável de comportamento empresarial e social, os funcionários devem evitar aceitar entretenimento dispendioso ou frequente disponibilizado por pessoas com quem a Empresa tem atividades comerciais (por exemplo, fornecedores ou adjudicatários) ou pelos respetivos subordinados para evitarem colocar-se numa posição de obrigação. 2

3 Registos, contas e outros documentos 11. Os funcionários devem assegurar-se de que todos os registos, recibos, contas ou outros documentos submetidos à Empresa representam de forma verdadeira os factos, acontecimentos ou transações comerciais conforme exposto no documento. A utilização intencional de documentos que contenham informações falsas de modo a enganar ou a induzir em erro a Empresa, independentemente de existir ou não qualquer ganho ou benefício envolvido, poderá constituir um delito. Conformidade com as leis 12. Os funcionários devem respeitar todas as leis e regulamentos locais no exercício da atividade da Empresa e também as leis e regulamentos de outras jurisdições aquando do exercício da atividade nesses locais ou onde aplicável. Conflito de interesses 13. Existe conflito de interesses sempre que a atividade empresarial ou circunstâncias pessoais comprometam o juízo profissional ou a capacidade de agir no interesse da Empresa ou dos respetivos clientes. 14. Os funcionários devem evitar qualquer situação de conflito de interesses (ou seja, situação em que os respetivos interesses privados entrem em conflito com os interesses da Empresa) ou a perceção de tais conflitos. Quando surgem conflitos de interesses reais ou potenciais, os funcionários devem efetuar uma declaração à autoridade encarregada da aprovação através do canal de comunicação utilizando o Formulário B (Anexo 2). 15. Alguns exemplos comuns de conflito de interesses são descritos abaixo, mas não são, de forma alguma, exaustivos: (a) Um funcionário envolvido numa prática de contratação ou de aquisição que esteja estreitamente vinculado ou tenha interesses financeiros na atividade de um fornecedor que esteja a ser considerado para seleção pela Empresa, ou por um cliente da Empresa. (b) Um dos candidatos em consideração numa prática de recrutamento ou de promoção que seja um membro da família, um parente ou um amigo íntimo do funcionário envolvido no processo. (c) Um funcionário da Empresa que tenha interesses financeiros numa empresa cujo orçamento ou proposta esteja em consideração por um cliente da empresa. (d) Um funcionário (a tempo inteiro ou a tempo parcial) que trabalhe a tempo parcial com o adjudicatário cuja monitorização é da sua responsabilidade. (e) Um funcionário que seja parente ou amigo íntimo do respetivo supervisor, que tenha uma palavra a dizer sobre as suas responsabilidades, pagamento e promoção. (f) Um funcionário que abra uma empresa fornecedora de serviços semelhantes aos da Empresa. Utilização indevida de posição oficial, ativos da Empresa e informações 16. Os funcionários não devem utilizar indevidamente a sua posição oficial na Empresa para levar a cabo os seus próprios interesses privados, que incluem interesses financeiros e pessoais e dos respetivos membros familiares, parentes ou amigos íntimos. 3

4 17. Os funcionários responsáveis por, ou com acesso a, quaisquer ativos da Empresa, incluindo fundos, bens, informações e propriedade intelectual, apenas os devem utilizar no exercício da atividade da Empresa. A utilização não autorizada, como utilização indevida para interesse pessoal, é estritamente proibida. 18. Os funcionários não devem divulgar quaisquer informações classificadas da Empresa sem autorização nem utilizar indevidamente quaisquer informações da Empresa (por exemplo, venda não autorizada das informações). Os funcionários com acesso a, ou responsáveis por, tais informações, incluindo informações guardadas no sistema informático da Empresa, devem proteger as informações da divulgação não autorizada ou da utilização indevida. Deve também ser prestada especial atenção à utilização de quaisquer dados pessoais, incluindo dados pessoais de diretores, funcionários e clientes, para assegurar o cumprimento das leis locais de privacidade. 19. Os funcionários não devem solicitar nem aceitar favores pessoais de subordinados nem solicitar tarefas de cariz pessoal aos subordinados. 20. Os funcionários não devem emprestar, nem pedir emprestado, dinheiro aos subordinados. 21. Os funcionários não devem pedir aos subordinados garantia para empréstimos. Segundo emprego 22. Se um funcionário pretender aceitar um emprego externo à Empresa, deve obter a aprovação prévia, por escrito, da autoridade encarregada da aprovação. A autoridade encarregada da aprovação deve verificar se o segundo emprego dará origem a um conflito de interesses com os deveres do funcionário na Empresa ou com o interesse da Empresa. Relacionamento com fornecedores, adjudicatários e clientes Jogos de azar 23. Os funcionários não se devem envolver em atividades frequentes de jogos de azar (por exemplo, mahjong) com pessoas que mantenham negócios com a Empresa. Empréstimos 24. Os funcionários não devem aceitar qualquer empréstimo de, ou através do auxílio de, qualquer indivíduo ou organização que mantenha negócios com a Empresa. Contudo, não há qualquer restrição relativamente à solicitação de empréstimos a bancos autorizados ou a instituições financeiras. Conformidade com o Código 25. É da responsabilidade de cada funcionário da Empresa compreender e agir em conformidade com este Código. Os diretores e supervisores também devem assegurar que os funcionários sob sua supervisão compreendem bem e agem em conformidade com este Código. 26. Qualquer funcionário que viole este Código ficará sujeito a medidas disciplinares, incluindo cessação de funções. Quaisquer dúvidas acerca deste Código ou comunicações de possíveis violações deste Código devem ser dirigidas a (cargo de um membro sénior do pessoal designado). Em casos de suspeita de corrupção ou de outras infrações penais, deve ser efetuada uma comunicação à autoridade adequada. 4

5 COMUNICAÇÃO DE PRESENTES/BENEFÍCIOS RECEBIDOS Anexo 1 Formulário A Parte A A ser preenchida pelo funcionário ofertado Para: (Autoridade encarregada da aprovação) Descrição do ofertante: Nome e cargo: Empresa: Relacionamento (Empresarial/Pessoal): Ocasião na qual o presente/benefício foi/vai ser recebido: Descrição e valor (calculado) do presente/benefício: Método de alienação sugerido: ( ) Manter com o funcionário ofertado ( ) Manter para exibição/como lembrança no escritório ( ) Partilhar no escritório ( ) Guardar para oferecer em sorteio entre os funcionários ( ) Doar a uma instituição de caridade ( ) Devolver ao ofertante ( ) Outros (especificar): Observação: Nome do funcionário ofertado: ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Parte B A ser preenchida pela autoridade encarregada da aprovação Para: (Nome do funcionário ofertado) O método de alienação recomendado foi *aprovado/não aprovado. *O presente/benefício em causa deve ser alienado da seguinte forma: Nome da autoridade encarregada da aprovação: *Eliminar conforme adequado Anexo 2 Formulário B 5

6 DECLARAÇÃO DE CONFLITO DE INTERESSES Parte A Declaração (A ser preenchida pelo funcionário declarante) Para: (Autoridade encarregada da aprovação) através de (supervisor do funcionário declarante) Gostaria de comunicar a seguinte situação de conflito de interesses real/potencial*, resultante durante o exercício dos meus deveres oficiais: Pessoas/empresas com quem/que tenho relações comerciais oficiais O meu relacionamento com as pessoas/empresas (por exemplo, parentesco) Relacionamento das pessoas/empresas com a nossa Empresa (por exemplo, fornecedor) Breve descrição dos meus deveres que envolveram as pessoas/empresas (por exemplo, tratamento de propostas) Nome do funcionário declarante: ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Parte B Confirmação (A ser preenchida pela autoridade encarregada da autorização) Para: (Funcionário declarante) através de (supervisor do funcionário declarante) Confirmação da declaração As informações incluídas no seu formulário de declaração de (Data) são registadas. Decidiu-se o seguinte: Deve abster-se de realizar, ou de se envolver na realização da, a atividade, conforme descrita na Parte A, que pode dar origem a um conflito. Pode continuar a realizar a atividade conforme descrita na Parte A, desde que não haja qualquer alteração nas informações declaradas acima, e deve favorecer o interesse da Empresa sem ser influenciado pelo seu interesse privado. Outros (especificar): Nome da autoridade encarregada da aprovação: *Eliminar conforme adequado Anexo 3 Formulário C B 6

7 A ser preenchido pelo funcionário Li e compreendi o Código de ética da Empresa relativo a conflito de interesses e aceitação de benefícios pelos funcionários. Confirmação: Eu, (letra de imprensa), titular do Cartão de cidadão n.º/bilhete de identidade n.º/passaporte n.º (eliminar conforme adequado), de nacionalidade, li, compreendi e concordo em cumprir e em estar vinculado a todos os aspetos deste Código de ética. Funcionário: Assinatura Data Nota: Este formulário deve ser preenchido pelos novos funcionários e atualizado sempre que necessário, mas, no mínimo, uma vez por ano. 7