Procedimento de Denúncia Aprovado pelo Diretório da Celulosa Arauco y Constitución S.A. 2008
Índice Aplicação e Alcance Denúncia Objetivo 3 Definição 3 Proteção das Pessoas Denunciantes 5 Canais de Denúncia 5 Recebimento da Denúncia 6 Registro das Denúncias 7 Tratamento da Denúncia 8 Confidencialidade 9 Relatório de Investigação 10 Resolução da Denúncia 11 Página 2 de 11
Aplicação e Alcance Objetivo O objetivo deste documento é definir o procedimento de denúncia, investigação e solução de fraudes, com a finalidade de garantir o anonimato do denunciante, evitar filtro de informação, envolver inocentes e garantir as ações legais. A Celulosa Arauco y Constitución S.A. e suas filialis (Arauco) adotaram este programa para receber, aceitar, investigar e atuar em caso de denúncias diretas ou anônimas de trabalhadores, clientes, fornecedores, acionistas e terceiros, com relação principalmente a tudo aquilo relacionado com a observância dos Princípios Empresariais, Normas de Conduta Ética, Conflitos de Interesse e todo tema relacionado com o não cumprimento regulatório, controle interno, alteração das Demonstrações Financeiras e Situações ou fatos que requerem a atenção da Administração e/ou do Diretório, proporcionando sinais ou informação distorcida ao mercado, investidores, proprietários, clientes ou credores, com relação à realidade da empresa e garantir o anonimato do denunciante, evitar fuga de informação e envolver pessoas inocentes e garantir as ações legais. Para todas as denúncias recebidas assegura-se sua análise independente, confidencial e sem represálias. Definição Para os efeitos deste Procedimento, entendemos como fraude uma gama completa de irregularidades e atos ilegais, caracterizada por um engano intencionado. A fraude pode ser cometida para benefício ou em prejuízo da Organização e pode ser realizada tanto por pessoas de fora como de dentro da mesma. Engano é o uso de qualquer astúcia, falácia ou manobra que procure induzir a erro a uma pessoa determinada, para causar um dano patrimonial. Página 3 de 11
Aplicação e Alcance Definição (cont.) Alguns exemplos de fraudes em benefício da Organização são: - Venda ou atribuição de ativos fictícios ou falsos. - Pagamentos inapropriados, tais como contribuições políticas ilegais, corrupção, subornos ou pagamentos a funcionários do governo, intermediários de funcionários do governo, clientes ou fornecedores. - Apresentação ou avaliação premeditada e irregular de transações, ativos, passivos ou benefícios. - Preços de transferência premeditados e irregulares (por ex.: avaliação de bens intercambiados entre sociedades relacionadas). - Transações premeditadas e irregulares entre partes relacionadas entre si, nas quais uma das partes percebe algum benefício, que não pode ser obtido numa transação sem tratamento a favor. - Erros intencionais no registro ou publicação de informação relevante com o objetivo de melhorar a apresentação financeira da organização diante de terceiros. - Atividades de negócio proibidas, tais como as que infringem as leis, normas, regulamentos ou contratos. - Fraude fiscal. Alguns exemplos de fraude para o benefício direto ou indireto de um trabalhador, de um terceiro alheio ou de outra organização são: - Aceitação de subornos ou corrupção. - Desvio para um empregado ou um terceiro alheio, de uma transação potencialmente lucrativa que, normalmente, geraria benefícios para a organização. - Desfalque, tipificado como a apropriação fraudulenta de dinheiro ou propriedades, e à conseqüente falsificação dos registros financeiros para encobrir o fato, dificultando a sua detecção. - Ocultação ou falsificação intencionada de fatos ou dados. - Reclamações cursadas por bens ou serviços não fornecidos realmente à organização. Página 4 de 11
Proteção das Pessoas Denunciantes Este procedimento oferece proteção contra qualquer medida discriminatória, derivada da denúncia, que possa adotar a Arauco contra o trabalhador que realize uma denúncia de boa fé e sob os parâmetros deste procedimento. Para facilitar o cumprimento da obrigação que possuem os trabalhadores de denunciar os fatos, condutas ou circunstâncias que possam constituir a seu juízo uma infração a este Código, será utilizado o seguinte canal de denúncia. Consistentemente com as políticas e princípios da Arauco em nenhuma instância, se poderá aplicar represálias ou tratar de tomar represálias, contra qualquer pessoa que, de boa fé e sob os parâmetros deste procedimento, formule uma denúncia à Arauco. Canais de Denúncia i. Correio Tradicional: O denunciante poderá realizar a denúncia através de carta confidencial, dirigida ao Secretário do Diretório ou a qualquer um dos seus membros. A denúncia não será considerada se a carta não incluir um telefone ou correio eletrônico válido para contato. Particularmente no caso das filiais na Argentina e no Brasil, a denúncia deverá ser dirigida ao Secretário do seu próprio Diretório ou a qualquer um dos seus membros. Adiante, toda referência que seja realizada ao Directorio, membros deste e outros relacionados, exclusivamente para a Argentina e o Brasil corresponderá ao seu próprio Diretório. ii. Web site: www.arauco.cl, onde deverá acessar a seção Sobre a Arauco Ética, exceto na Argentina, site: www.altoparana.com.ar, onde deverá acessar a seção Alto Paraná Ética, e no Brasil, site: www.araucodobrasil.com.br, onde deverá acessar a seção Placas do Paraná Ética. Qualquer que seja o caso aparecerá um formulário para redigir a denúncia. Se deseja realizar a denúncia de forma anônima, esta comunicação não será considerada se o denunciante não indicar um número telefônico ou um correio eletrônico válido para contato. Página 5 de 11
Recepção da Denúncia O Secretário do Diretório ou qualquer um dos seus membros, especialmente delegado para tal efeito e/ou o Presidente do Diretório, estarão facultados para receber e gestionar o início da investigação das denúncias. Estas serão reveladas ao Presidente do Diretório na próxima sessão a ser realizada. Nesta qualidade, e para dar início ao processo de investigação, age sob a autoridade e mandato do Diretório da Celulosa Arauco y Constitución S.A. A pessoa que tiver sido designada para esta função deverá investigar, resolver e elaborar um relatório da pesquisa, que será entregue e apresentado ao Diretório. No caso das filiais na Argentina e no Brasil, embora as denúncias serão recebidas e gestionadas pelo Diretório respectivo, sempre deverá manter informado o Diretório da Arauco Casa Matriz. Página 6 de 11
Registro das Denúncias O Secretário do Diretório deverá manter um registro das denúncias recebidas, independentemente se são investigadas ou não, contendo, entre outros, a seguinte informação: (i) A data e natureza da denúncia e as pessoas envolvidas; (ii) Estado atual da investigação; O Secretário do Diretório deverá proporcionar uma atualização deste registro, destacando o status das investigações em curso. Todas as denúncias e informações recebem tratamento e/ou consideração legal, de acordo ao seu contexto, através de assessoria específica. Se a denúncia for acolhida pelo Diretório, este poderá entregar o caso a qualquer pessoa idônea para realizar a investigação de fraude. O Secretário do Diretório ou algum membro do Diretório, designado para investigar a denúncia recebida, deverá avaliar se esta possui mérito para ser abordada e dará conta da sua recomendação na seguinte sessão do Diretório, instancia que decidirá finalmente se deve ou não realizar uma investigação. Página 7 de 11
Tratamento da Denúncia A instância que realize a investigação deverá tomar as medidas para recolher o máximo de informação que permita realizar a averiguação e estará facultada para interagir com a fonte emissora da denúncia para efeitos de recolher maiores detalhes e assim dar um apropriado e oportuno curso à investigação. Se, pelo contrário, não for possível obter informação suficiente para dar curso à investigação, a denúncia será arquivada e será incorporada ao registro estatístico de denúncias. No caso de realizar-se a investigação, os passos a seguir serão: i. Solicita-se e realiza-se uma reunião com o denunciante fora do escritório, onde informará detalhadamente a operação e os supostos envolvidos. A pessoa designada como responsável de realizar a investigação, irá revelar as condições de resguardo de informação e garantia de anonimato, estabelecidos neste procedimento. ii. Procede-se a tipificar e quantificar a ou as operações, efetuando um controle dos antecedentes proporcionados. iii. Definem-se os meios de prova necessários para certificar a denúncia. iv. Comprova-se a realidade da informação. v. Define-se o impacto e os responsáveis da fraude. Recolhida toda a informação e concluída a investigação, a pessoa designada como responsável de realizá-la, deverá preparar o relatório respectivo. Página 8 de 11
Confidencialidade As investigações deverão realizar-se sob uma absoluta confidencialidade, sendo permitida somente a divulgação daqueles dados necessários para realizar as ações que esta requerer. Tal confidencialidade deve ser mantida durante todo o processo de investigação, e seus resultados também se entendem como confidenciais, e só poderão ser conhecidos pelo Diretório. No caso de que a denúncia envolva ou implique direta ou indiretamente a quem tiver sido designado pelo Diretório como responsável pela investigação das denúncias, deverá retirar-se oportunamente da mesma, informando sobre tal situação, por escrito, ao Presidente do Diretório. Ato seguido, o Diretório deverá nomear outro responsável para que realize a investigação. Página 9 de 11
Relatório de Investigação O Secretário do Diretório deverá revisar e analisar as denúncias que tiverem recebido, deixando evidência desta ação nos seus papéis de trabalho. Além disso, uma vez realizada a investigação, deverá ser emitido um relatório com os antecedentes apurados, com um detalhe razoável e com uma relação clara dos fatos. Estes Relatórios de Investigação, entre outros antecedentes, deverão descrever: (i) a denúncia recebida, (ii) os procedimentos utilizados para investigá-la; (iii) resultados documentados da investigação, e (iv) as medidas corretivas que possam ser recomendadas. O Diretório deverá tomar as medidas pertinentes e, se for necessário, solicitar uma ampliação de antecedentes. O Secretário do Diretório ou a pessoa designada para realizar a investigação poderá, com a prévia aprovação do Presidente do Diretório, contratar auditores externos, assessores ou outros peritos externos para que o ajudem a investigar e analizar os resultados. Todas as investigações deverão ser feitas confidencialmente de tal maneira que só seja divulgada a informação necessária para facilitar a revisão dos documentos investigados ou aquilo que a Lei exigir. Adicionalmente poderá, se achar pertinente e necessário, requerir a ajuda da equipe de Auditoria Interna, Diretores, outros Executivos ou outros colaboradores da Arauco para investigar e resolver a denúncia, mantendo sempre a confidencialidade. Os custos envolvimos na investigação das denúncias serão imputados ao orçamento do Diretório. Página 10 de 11
Resolução da Denúncia O Diretório deverá revisar o Relatório de Investigação recebido, aplicar as sanções disciplinares que correspondam, e instruir à Administração para que adote qualquer medida corretiva como respuesta a uma determinada denúncia. O Diretório poderá, à sua discrição, consultar qualquer executivo da Arauco ou qualquer terceiro que possa ter os conhecimentos especializados apropriados para que o ajude na investigação. Se a denúncia recebida e o relatório final da investigação determine ou conclua que a situação informada possui arestas ou implicâncias de caráter legal, o Diretor de Assuntos Legais ou Fiscal da Arauco deverá assessorar e tomar todas as ações pertinentes para efeito de resguardar os interesses da Companhia e colocar, no prazo mais breve, em conhecimento da justiça ordinária. Página 11 de 11