Endnote - Introdução Universidade do Porto - Augusto Ernesto Ribeiro augusto.ribeiro@reit.up.pt O que é o Endnote? O Endnote é um software que permite guardar, organizar e usar referências bibliográficas na criação de documentos. Permite a pesquisa online em bases de dados bibliográficas e a recuperação dos resultados. Permite associar objectos às referências e podemos referenciar ou inserir esses objectos nos documentos.
Organização no Endnote Por cada referência inserida no Endnote criamos um novo registo, i.e., a uma referência corresponde um registo. As referências são armazenadas numa biblioteca de Endnote (Endnote Library) à qual corresponde um ficheiro. Aos ficheiros de Endnote está associada a extensão.enl É possível o armazenamento das referências numa ou em várias bibliotecas permitindo uma classificação por biblioteca. Por exemplo uma divisão temática: Tema: Arte Biblioteca: arte.enl Tema: Ciências Biblioteca: ciencias.enl Instalar o software Para instalar o Endnote necessita de utilizar o CD de instalação que pode obter nos serviços de apoio informático da organização a que pertence. Se não aparecer o Wizard de instalação execute o ficheiro setup.exe que se encontra no CD. Siga as instruções que lhe são apresentadas em cada janela e pressione o botão Next para validar as suas opções.
Executar o Endnote a partir do Windows Quando instala o software ele coloca um ícone na menu Programas do Windows. Para iniciar o Endnote deve seleccionar este programa. Executar o Endnote a partir do MSWord Quando instala o software ele cria um novo menu no MsWord. Este menu permite-lhe utilizar as funcionalidades do Endnote Se a barra não aparecer? Porque necessito de ter o Endnote aberto para inserir referências?
Abrir uma biblioteca No menu File seleccione a opção Open e depois a opção Open Library ou utilize as teclas de atalho CTRL+O. Na janela seguinte indique qual o caminho até ao ficheiro a que corresponde a biblioteca que pretende abrir e seleccione o ficheiro. Nota: Está sempre disponível um histórico com as últimas bibliotecas abertas. Visualizar registos Pressione a opção show/hide para visualizar ou esconder a revisão do registo. Para visualizar todos os campos pressione duplamente o botão do rato sobre a referência.
Visualizar registos Na visualização individual as setas permitem navegar nas referências. Nesta visualização tem acesso a toda a informação Pesquisar referências na Biblioteca A forma mais rápida de fazer uma pesquisa por Autor é começar a digitar o nome. O Endnote vai colocá-lo na posição alfabética que digitou.
Pesquisar referências na Biblioteca Se pretende pesquisar por outro campo que não seja a primeira coluna seleccione a opção Search References do menu References ou utilize as teclas de atalho CTRL+F. Pesquisar referências na Biblioteca Termo da pesquisa Campo a pesquisar Critério Operador Guardar pesquisa Abrir pesquisa Adicionar campo Apagar campo Fechar janela Na janela que lhe é apresentada tem várias combinações para a pesquisa.
Pesquisar referências na Biblioteca Resultados obtidos na pesquisa Os resultados da pesquisa são apresentados na janela inicial de acordo com os filtros aplicados. Para voltar a visualizar todas as referências deve seleccionar a opção Show All References do menu References ou as teclas de atalho CTRL+M. Ordenar referências na Biblioteca Para ordenar as referências seleccione a opção Sort References do menu References.
Ordenar referências na Biblioteca Seleccione os campos de ordenação Seleccione o critério A..Z/Z..A Pressione o botão OK Ordenar referências na Biblioteca A forma mais rápida de ordenar as referências é pressionar o cabeçalho que pretende ordenar.
Seleccionar um estilo bibliográfico Seleccione a opção Output Styles do menu Edit e depois seleccione o estilo pretendido. Seleccionar um estilo bibliográfico Se o estilo pretendido não estiver disponível seleccione a opção Select Another Style ou Open Style Manager que permite abrir uma janela com todos os estilos disponíveis.
Seleccionar um estilo bibliográfico Na janela com todos os estilos pode filtrar a visualização dos estilos de acordo com a área de interesse pressionando o botão Find. Seleccionar um estilo bibliográfico Depois da aplicação do filtro aparece uma janela com os estilos conhecidos disponíveis no Endnote. Seleccione o estilo e pressione o botão Choose.
Imprimir referências Pressione a tecla CTRL e seleccione as referências que pretende imprimir. Imprimir referências Seleccione o estilo em que pretende imprimir as referências.
Imprimir referências Seleccione a opção Print do menu File. Imprimir referências O resultado da impressão será idêntico ao da imagem.
Exercícios Resolução da Folha de Exercícios 1 Tempo estimado: 15 min. Criar uma nova biblioteca Seleccione a opção New a partir do menu File ou pressione o ícone correspondente à criação de uma nova biblioteca.
Criar uma nova biblioteca Seleccione o directório onde pretende guardar a biblioteca. Indique o nome para a biblioteca. Pressione o botão Save. Criar uma nova biblioteca A nova biblioteca está criada e pronta para aceitar a introdução de referências
Criar novos registos Um registo consiste num conjunto de campos. Cada campo foi desenhado para um tipo de dados específico Existem dois procedimentos distintos para a criação de registos: Manual os dados são inseridos manualmente e controlados pelo catalogador Importação os dados são importados de bases de dados bibliográficas. Criação manual de registos Para criar uma nova referência na biblioteca activa seleccione a opção New Reference a partir do menu References, as teclas de atalho CTRL+N ou seleccione o ícone New Reference.
Criação manual de registos Seleccione o tipo de documento que pretende catalogar. Os campos da página de recolha alteram de acordo com os dados que pretende inserir. Informação de autores Opções para autor individual Ribeiro, A. E. Ribeiro, Augusto Ernesto Se existirem vários autores deve usar uma linha em cada entrada. (Utilize a tecla Enter para mudar de linha) Se o autor for uma organização deve colocar uma vírgula a seguir ao nome Universidade do Porto, Se não existir um autor deve deixar esta entrada em branco.
Informação de títulos Faça a entrada dos títulos sem colocar o ponto final. A capitalização do titulo deve ser feita de acordo com a visualização que pretende. Não mude de linha ao inserir o titulo. Datas e títulos de periódicos O Ano deve ser completo e sem parêntesis (ex: 2005) O nome do jornal deve ser completo e não abreviado.
Number of pages Outros campos 56-64 Não coloque a pp a seguir aos números de página. Edition 1ª URL Deve incluir http:// no URL Label Pode ser usado com vários objectivos, um deles será a descrição de onde pretende usar a referência. Keywords Usado para colocar as palavras pelas quais quer disponibilizar a pesquisa por palavra. Exercícios Resolução da Folha de Exercícios 2 Tempo estimado: 30 min.
Inserir objectos Seleccione a opção Insert Picture ou Insert Object a partir do menu References. Na janela seguinte seleccione a imagem ou objecto que pretende adicionar à referência. Inserir objectos No campo image aparece a imagem ou o objecto seleccionado. Com um duplo clique sobre a imagem ou objecto pode ver o conteúdo.
Inserir objectos Para associar uma descrição ao objecto deve preencher o campo Caption. Inserir ficheiros PDF No campo Link to PDF pode inserir um apontador para o texto integral que tem de estar armazenado num local acessível. Se o caminho até ao ficheiro tiver espaços deve substitui-los por %20
Correcção ortográfica Antes de utilizar as ferramentas de correcção ortográfica necessita de configurar o dicionário que vai utilizar. Seleccione a opção Preferences do menu Edit. Correcção ortográfica Seleccione a opção Spell Check, pressione o botão Options e seleccione o dicionário que vai utilizar.
Correcção ortográfica Seleccione a opção Spell Check do menu Tools e siga as sugestões de correcção. Exercícios Resolução da Folha de Exercícios 3 Tempo estimado: 15 min.
Inserir citação no Word Para inserir citações necessita de abrir o Word, o Endnote e seleccionar a biblioteca pretendida. Posicione o cursor no ponto exacto onde pretende inserir a citação e passe para o Endnote. Inserir citação no Word Identifique e seleccione o(s) registo(s) que pretende citar. Seleccione o estilo de formatação da citação. Para seleccionar mais do que uma referência pressione o botão CTRL e continue a seleccionar.
Inserir citação no Word Volte ao Word. Seleccione a opção Endnote do menu Tools e pressione a opção Insert Selected Citation(s). Em alternativa pode pressionar o ícone da barra de ferramentas do Endnote. Inserir citação no Word A citação é inserida no local do texto onde era pretendida e a referência aparece no fim do documento no formato pretendido.
Inserir várias citações no Word Podemos inserir várias citações no mesmo local do texto. Neste caso temos de seleccionar várias citações no Endnote utilizando a tecla CTRL. No Word o processo é igual à inserção de uma citação. Podem ocorrer problemas de ambiguidade das citações. Citações ambíguas Apesar de as referências serem diferentes, a citação é ambígua porque o autor e o ano são os mesmos.
Citações ambíguas Faça a edição do estilo da citação e na janela seguinte indique o procedimento a tomar quando aparecem situações ambíguas Citações ambíguas O resultado será a adição da letra a e b a seguir ao ano na citação e na referência.
Sufixos e prefixos das citações Enquanto as citações não estão formatadas pode inserir os prefixos directamente no texto: Prefixos: Adicione o prefixo ao texto sem formatação, seguido da barra \ Ex: {Ver referência \ Morgan, 1997 #2} Sufixos: São adicionados no fim do registo. Ex: {Morgan, 1997 #2, na página 67} Resultado depois da formatação: (Ver referência Morgan 1997, na página 67) Sufixos e prefixos das citações Se a bibliografia já está formatada não deve colocar os prefixos e sufixos directamente no texto. Pressione o botão direito do rato sobre a citação e seleccione a opção Edit Citation(s) Seleccione a opção Endnote do menu Tools e pressione a opção Edit Citation(s) Pressione o ícone Edit Citation(s)
Sufixos e prefixos das citações Indique o prefixo. Indique o sufixo. Formatar Bibliografia Volte ao Word. Seleccione a opção Endnote do menu Tools e pressione a opção Format Bibliography... Em alternativa pode pressionar o ícone da barra de ferramentas do Endnote.
Formatar Bibliografia Seleccione o estilo para formatar a bibliografia e pressione o botão OK. Retirar formatos das citações Volte ao Word. Seleccione a opção Endnote do menu Tools e pressione a opção Unformat Citation(s) Em alternativa pode pressionar o ícone da barra de ferramentas do Endnote.
Exercícios Resolução da Folha de Exercícios 4 Tempo estimado: 15 min. Tratamento de Imagens Nos diapositivos 37 e 38 vimos como era possível associar imagens a uma referência. As imagens tratadas no EndNote podem ser inseridas num documento Word. É possível criar uma lista das imagens utilizada no documento.
Tratamento de Imagens A partir da aplicação MSWord seleccione a opção EndNote 8 do menu Tools. Das opções apresentadas seleccione a opção Find Figure(s) Em alternativa pode pressionar o ícone Fig. Tratamento de Imagens Na janela de pesquisa de figuras insira termo de pesquisa. Por omissão a pesquisa utiliza truncatura. Pressione o botão Insert para inserir a imagem que corresponde à(s) referência(s) seleccionada(s).
Tratamento de Imagens No local onde inseriu as imagens é colocada a referência e no fim do parágrafo é inserida a imagem. A numeração das imagens é alterada de forma automática. Tratamento de Imagens Para criar um índice de imagens no word seleccione a opção Reference do menu Insert e depois a opção Index and Tables Na janela seguinte seleccione o tabulador Table of Figures.
Tratamento de Imagens O índice das imagens será criado no documento de MsWord no local onde estava posicionado o cursor. Exercícios Resolução da Folha de Exercícios 5 Tempo estimado: 15 min.
Cópias de segurança Seleccione a opção Save a Copy do menu File. Indique o local onde pretende guardar a cópia. Abrir bibliotecas no arranque Seleccione a opção Preferences do menu Edit. Seleccione a opção Libraries e pressione o botão Add Open Libraries. Todas as bibliotecas abertas no Endnote vão ser adicionadas ao arranque da aplicação. Esta opção permite que sempre que executar o Endnote vai abrir as bibliotecas adicionadas.
Alterar tipo de fonte Seleccione a opção Preferences do menu Edit. Seleccione a opção Display fonts e pressione o botão Change Font, na janela seguinte seleccione as opções pretendidas para o tipo de letra Alterar os tipos de referência Seleccione a opção Preferences do menu Edit. Seleccione a opção Reference Types e pressione o botão Modify Reference Types. Este procedimento vai dar origem a uma nova janela.
Alterar os tipos de referência Nesta janela pode alterar os campos a associar a cada referência. Se pretende criar uma referência diferente deve usar os tipos Unused x Citações sem formatação Seleccione a opção Preferences do menu Edit. Seleccione a opção Temporary Citations e indique a visualização que pretende para uma citação sem formatação.
Colunas a visualizar Seleccione a opção Preferences do menu Edit. Seleccione os campos que pretende visualizar em cada uma das colunas e a descrição da coluna. Detecção de duplicados Seleccione a opção Preferences do menu Edit. Seleccione a opção Duplicates e indique quais os campos que devem ser considerados na detecção de duplicados.
Lista de termos O EndNote permite-lhe criar uma lista de termos que poderá funcionar como referência de autoridades. Por omissão são criadas três listas:» authors» journals» keywords A lista de termos é criada por dois tipos de procedimentos: Sempre que é adicionada uma referência, se o campo pertencente à lista de termos for preenchido o termo é adicionado à lista Podemos editar manualmente a lista e acrescentar os termos que entendemos necessários No preenchimento dos campos que fazem parte da lista de termos ocorre o seguinte: se o termo já existe na lista aparece na entrada a cor preta se não existe aparece a cor vermelha Lista de termos Nova lista Para criar uma lista de termos no EndNote seleccione a opção Define Term Lists a partir do menu Tools.
Lista de termos Nova lista Na janela pressione o botão Create List Dê um nome à lista e pressione o botão OK Lista de termos Associar campos Seleccione a opção Link Term Lists a partir do menu Tools Seleccione a lista que pretende associar a determinado campo e pressione o botão OK
Lista de termos Actualizar lista Seleccione a opção Open Term Lists a partir do menu Tools e depois seleccione a lista que pretende actualizar Seleccione o tabulador Lists e pressione o botão Update List Pressione o botão OK e aguarde pela actualização Lista de termos Actualizar lista Na janela com a informação sobre o número de termos actualizados pressione o botão OK No tabulador Terms pode visualizar os termos que foram actualizados
Detecção de duplicados Para detectar se existem registos duplicados no EndNote seelccione a opção Find Duplicates do menu References Com esta indicação o EndNote filtra as referências visualizando só as que apresentam registos duplicados. Alterar grupo de Registos Para realizar operações de correção num grupo de registos seleccione a opção Change and Move Fields do menu References. Este procedimento vai dar origem a uma nova janela com dois tabuladores: Change Fields e Move Fields. Esta operação só afecta os registos que estão a ser visualizados.
Alterar grupo de Registos No tabulador Change Fields estão disponíveis as opções de alteração dos campos. Os procedimentos são os seguintes: 1. Seleccionamos o campo que pretendemos alterar. 2. Seleccionamos a operação que pretendemos realizar sobre esse campo. 3. Indicamos o texto da alteração 4. Indicamos se pretendemos usar espaço ou não. Alterar grupo de Registos No tabulador Move Fields estão disponíveis as opções que permitem mover os conteúdos entre campos. Os procedimentos são os seguintes: 1. Seleccionamos o campo de origem. 2. Seleccionamos o campo de destino. 3. Indicamos qual a operação a realizar.
Corrigir grupo de Registos Se pretende corrigir a ocorrência de determinado texto por outro seleccione a opção Change text ou as teclas de atalho CTRL+R Corrigir grupo de Registos Na janela apresentada seleccione o campo onde pretende realizar as alterações, indique qual o texto a substituir e o novo texto. Esta operação só afecta os registos que estão a ser visualizados.
Apagar referências Seleccione a(s) referência(s) que pretende eliminar recorrendo às teclas CTRL e SHIFT ou utilizando uma pesquisa. Seleccione a opção Delete References a partir do menu References. Também pode utilizar as teclas de atalho CTRL+D ou o ícone cut. Recuperar bibliotecas Se tem uma biblioteca do EndNote que não consegue abrir porque esta ficou danificada pode solicitar a recuperação. Seleccione a opção Recovery Library do menu Tools, a seguir identifique qual a biblioteca que pretende recuperar. Antes de realizar esta operação deve realizar uma cópia de segurança da biblioteca.
Criar uma ligação Se pretende criar uma ligação de uma referência a um ficheiro local pode utilizar a opção Link to do menu References. Este procedimento vai acrescentar uma nova entrada no campo URL. Abrir ligação A opção Open Link do menu References permite-nos abrir a primeira ocorrência do campo URL da referência que está seleccionada.
Exercícios Resolução da Folha de Exercícios 6 Tempo estimado: 30 min.