I - INTRODUÇÃO O Manual que apresenta-se objetiva esclarecer dúvidas sobre terminologias arquivísticas e ainda apontar normas e procedimentos pertinentes a área. Este Manual destina-se aos profissionais que lidam com o desenvolvimento de ações administrativas e necessitam registrar suas informações no suporte papel, no tocante ao envio e recebimento de documentação oficial. II O ARQUIVO E A INFORMAÇÃO A informação, tanto quanto o capital e o trabalho, é de fundamental importância dentro das organizações, condicionando sua competitividade à adequação do seu tratamento. No entanto, o tratamento dispensado à informação e, em conseqüência, à documentação, na maioria das vezes, nem sempre é o mais racional e adequado. O que se percebe é que a informação nunca está disponível no momento exato, seja pelo arquivamento inadequado, pelo afastamento do detentor das fontes de consulta, ou ainda, pelo excesso de massa documental, causando sérios problemas para a organização. Ainda hoje, as estatísticas indicam que 95% da informação no mundo está armazenada em papel e, somente 4% está em microfilme e 1% em computador. Esta situação é extremamente preocupante, a medida que o sucesso organizacional está diretamente relacionado com o nível e a disponibilização da informação na empresa. III - FINALIDADE DA DOCUMENTAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES A documentação numa organização é a prova documentária de trabalhos realizados no passado, de ações presentes e de planejamentos futuros. Se a administração da documentação não é realizada de forma eficiente e eficaz, podemos ter como conseqüência uma organização com sua estrutura administrativa inoperante. A solução pode não se apresentar na própria administração da documentação, mas, nos métodos de trabalho associados com o trato e controle destes.
IV - NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratégico, o tático e o operacional. DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL ESTRATÉGICO É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo, de mais alto nível e que deve conter as informações mais gerais e abrangentes da organização, cujos efeitos são direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência. DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL TÁTICO É a documentação de nível intermediário, tanto em termos hierárquicos, quanto em termos de gestão da organização. Estes documentos determinam como, quem, quando e onde para cada grande atividade determinante da organização ( por exemplo: compras, treinamento etc). Como exemplos de documentos de nível tático, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salários, entre outros. DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL OPERACIONAL É a documentação de nível mais baixo, onde estão as preocupações imediatas, do curto prazo. Ela contém todos os detalhes e informações técnicas, padrões, especificações, tabelas etc, para a operação segura dos processos de trabalho. Como exemplo de documentos de nível operacional, podemos citar: Instruções de Trabalho, Especificações, Guias de Trabalho, entre outros. V - VALORES DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes: VALOR PRIMÁRIO estabelecido em função do grau de importância que o documento possui para a entidade que o acumulou e; VALOR SECUNDÁRIO estabelecido em função do grau de importância que o documento possui para outras entidades e pesquisadores.
O VALOR PRIMÁRIO de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos, ou seja: 1. VALOR ADMINISTRATIVO documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para a execução das atividades do órgão. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatórios etc; 2. VALOR JURÍDICO OU LEGAL documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convênios etc; 3. VALOR FISCAL documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc. O VALOR SECUNDÁRIO subdivide-se em: 1. VALOR HISTÓRICO PROBATÓRIO documentos que retratam a origem, organização, reforma e história de uma administração. Ex: Atos Normativos, Exposição de Motivos etc; 2. VALOR HISTÓRICO INFORMATIVO documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade em função de suas atividades, são valiosos pelas informações que contém retratando pessoas, fatos ou épocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Serviço Militar, Índices de Preços, Indicadores Econômicos etc. VI CONCEITOS 1. INFORMAÇÃO Se entende como processo de transmissão de elementos (dados, impulso, etc) de um emissor a um receptor. 2. COMUNICAÇÃO É a transmissão da informação no espaço e no tempo. Ato ou efeito de transmitir fisicamente, de um ponto ao outro, geralmente de um indivíduo a outro, a informação contida num documento. 3. DOCUMENTO Registro de uma informação independente da natureza do suporte que a contém. 4. SUPORTE É um meio físico que utilizamos para registrar e transmitir as informações. Ex: papel, fotografia, disquete, quadro, microfilme, etc. 5. DOCUMENTO DE ARQUIVO 1. Aquele que é produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação. 2 Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência. 6. DOCUMENTO OFICIAL Aquele que, possuindo ou não valor legal, produz efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato.
7. DOCUMENTO PÚBLICO Aquele produzido e recebido pelos órgãos do poder público, no desempenho de suas atividades. 8. DOCUMENTO SIGILOSO Aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público. VII CORRESPONDÊNCIA SUA CLASSIFICAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO CONCEITO DE CORRESPONDÊNCIA Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. Quanto ao destino e procedência podemos classificar a correspondência em EXTERNA e INTERNA. Por EXTERNA entende-se aquela correspondência trocada entre uma Instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas, como ofícios, cartas, telegramas. INTERNA é a correspondência trocada entre órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares. VIII CLASSIFICAÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA 1. MEMORANDO O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando. Não é tão formal quanto a carta comercial ou ofício. Difere da carta comercial e do ofício por ter circulação limitada ao âmbito da empresa, enquanto que a carta e
o ofício destinam a interesses externos, a clientes, consulentes, representantes, fornecedores, autoridades. 2. CARTA É uma forma de correspondência pela qual as empresas, instituições, etc se dirigem aos particulares em geral. 3. CORREIO ELETRÔNICO EMAIL - O correio eletrônico ( e-mail ), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial. OBS: Valor documental Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, é, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. 4. OFÍCIO Correspondência de caráter oficial, equivalente à carta, porém, trocada entre autoridades. É quase que exclusivamente utilizado no serviço público, na comunicação entre chefias e com o público externo. Na empresa privada só é utilizado quando dirigido ao serviço público. Seu conteúdo é formal, sem os exageros do passado, quando se utilizavam mais linhas para a introdução e para o fecho do que propriamente para o conteúdo. Como, geralmente, é dirigido a autoridade, é necessário observar o tratamento que cada cargo exige. O ofício está para a empresa pública como a carta comercial e o memorando estão para a empresa privada. É, portanto, um instrumento de Relações Públicas, como a carta comercial. Para o prof. Raphael Pugliese, ofício é a correspondência de caráter oficial, equivalente à carta. É dirigido por um funcionário a outro, da mesma ou de outra categoria, bem como por uma repartição a uma pessoa ou instituição particular, ou ainda, por instituição particular ou pessoa a uma repartição pública. 5 PORTARIA Ato escrito, por meio do qual o Ministro do Estado, ou outro agente graduado de Poder Público determina providências de caráter administrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei ou serviço, nomeia e designa funcionários e aplica medidas de ordem disciplinar a subordinados que incidem em falta.
6 CIRCULAR Ofício, carta ou telegrama, impresso, enviado simultaneamente a vários destinatários. 7 RELATÓRIO Documento em que se expõe à autoridade superior, o desenvolvimento de trabalhos relativos a serviços num determinado período de tempo. 8 ORDEM DE SERVIÇO Documento autorizando a execução de algum serviço. 9 LEI Norma jurídica escrita, emanada do poder competente, co caráter de obrigatoriedade, cria, extingue ou modifica direito. 10 REGULAMENTO - Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de cada repartição. IX - GLOSSÁRIO DE TERMINOLOGIAS ARQUIVISTICAS ACERVO Conjunto de documentos de um arquivo. ACESSO - Possibilidade de consulta aos documentos de arquivos. ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS Direção, supervisão e coordenação das atividades administrativas e técnicas de uma instituição ou órgão arquivístico. ARQUIVAMENTO Operação que consiste na guarda de documentos nos seus lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido. ARQUIVISTA Profissional de arquivo, de nível superior. ARQUIVO É o registro e a guarda da documentação, produzidos ou recebidos por pessoa física e instituições públicas ou privadas, em decorrência do exercício de atividade específica, de forma que proporcione rápida e eficiente recuperação da informação pelo meio mais adequado. ARQUIVOLOGIA É o complexo de conhecimentos teóricos e práticos, relativos a organização de Arquivos e as tarefas do Arquivista, ou seja, controle dos arquivos em formação (fase corrente); eliminação de documentos de valor transitório; recolhimento e conservação de arquivos de valor permanente; elaboração dos instrumentos de pesquisa; etc. ARQUIVO EM DEPÓSITO Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo. ARQUIVO PRIVADO Conjunto de documentos que são produzidos ou recebidos por instituições não-governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas e que possuam uma relação orgânica perceptível, através do processo de acumulação. ARQUIVO PÚBLICO Conjunto de documentos que são produzidos ou recebidos por instituições governamentais de âmbito federal, estadual ou
municipal, em decorrência de suas funções específicas administrativas, judiciárias ou legislativas. Ou ainda, instituições arquivísticas franqueadas ao público. ARRANJO Procedimento que consiste em colocar ou distribuir documentos fisicamente, numa seqüência alfabética ou numérica, isto é, a ordenação de documentos de acordo com uma classificação. Enquanto a classificação é uma ação intelectual, o arranjo é uma ação física. AVALIAÇÃO Processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos. BIBLIOTECA É o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. CLASSIFICAÇÃO Plano, tabela ou código contendo esquema definido de relações lógicas e sistemáticas agrupadas segundo suas semelhanças e/ou diferenças. CLASSIFICAR Ato de analisar e determinar o conteúdo de assunto de um documento, selecionar a categoria de assunto sob a qual deve ser arquivado. CÓDIGO Número ou símbolo atribuído para agrupar documentos correlatos, sobre determinado assunto, em substituição ao mesmo, para fins de abreviatura, identificação e sigilo. COMPETÊNCIA DE GUARDA - COMUNICAÇÃO É o ato ou efeito de transmitir fisicamente, de um ponto a outro geralmente de um indivíduo a outro -, a informação contida num documento ou num conjunto de documentos. DOCUMENTAÇÃO É a reunião, indexação, conservação e distribuição de quaisquer espécies de documentos. DOCUMENTO Qualquer meio de registro de informação, isto é, o suporte da informação - papel, ótico, magnético, eletrônico, etc -, em que já foi fixada ou gravada uma idéia ou mensagem, tal que permite a sua futura recuperação e uso. DOCUMENTO OFICIAL Aquele que, possuindo ou não valor legal, produz efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. DOCUMENTO PÚBLICO Aquele produzido e recebido pelos órgãos do poder público, no desempenho de suas atividades. DOCUMENTO SIGILOSO Aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público. DOSSIÊ Unidade de arquivamento formada por documentos diversos, pertinentes a um determinado assunto ou pessoa. ELIMINAÇÃO OU DESCARTE Destruição de documentos julgados destituídos de valor para guarda permanente.
FUNDO É o conjunto de documentos provenientes de uma unidade administrativa. Um fundo pode dividir-se em sub-grupo. Em francês Fonds d Archives, em inglês, Group. FORMULÁRIOS Todo modelo impresso e padronizado, elaborado segundo finalidade específica, possuindo características e campos apropriados para receber, preservar e transmitir informações necessárias a um processo qualquer de trabalho. GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS - GESTÃO DE DOCUMENTOS Metodologia de programas para controlar a criação, o uso, a normalização, a manutenção, a guarda, a proteção e a destinação de documentos. INFORMAÇÃO É a noção, idéia ou mensagem contida num documento. A informação é algo impalpável, por isso é considerada como matéria prima abstrata. MANUAL Documento que consolida, de forma organizada, um conjunto de normas ou preceitos sobre determinado assunto. MUSEU É uma coleção de peças e objetos de valor cultural reunidos, conservados e colocados à disposição do público. NORMA - Documento padronizado e controlado que fixa diretrizes e requisitos obrigatórios para determinada atividade ou conjunto de atividades de caráter administrativo ou técnico. PALAVRAS-CHAVES É o método de recuperação de informações em que o documento, após analisado o seu conteúdo, é indexado em unidades de palavras consideradas como chaves para sua busca e localização. RECOLHIMENTO Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes. TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para guarda ou eliminação. TÉCNICO DE ARQUIVO Profissional de arquivo de nível médio. TRANSFERÊNCIA Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários.
X - BIBLIOGRAFIA 1. Arquivo Teoria e Prática Marilena Leite Paes Editora FGV 2. Apostila do Curso Básico de Arquivo e Protocolo Ministério da Saúde dezembro 1991 3. Site Elite Integral 4. Manual de Redação da Presidência a República 5. Site Portras das Letras Helio Consolaro professor de Português e jornalista, presidente da Academia Araçatubense de Letras, cronista diário da Folha da Região, Araçatuba-SP. Professor de Português e jornalista, presidente da Academia Araçatubense de Letras, cronista diário da Folha da Região, Araçatuba-SP.
ANEXOS ANEXO I LEI 8159 - Arquivos LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º - A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei. Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. CAPÍTULO II DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. 2º - A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. CAPÍTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. CAPÍTULO IV DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 - São arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. 2 - São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 3 - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 4 - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura políticojurídica. Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21 - Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei. CAPÍTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Art. 22 - É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. 1 - Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos. 2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. 3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção. Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único - Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. 1 - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. 2 - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário. Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170 da Independência e 103 da República. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho (Diário Oficial da União, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991)
Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 Regulamenta a Lei n 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências. O Presidente da República, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição e tendo em vista o disposto no art. 3 da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968 Decreta: Art.1. A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. Art. 2. A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é regulada por este Decreto. Art. 3. Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Art. 4. A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma. Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada a titulação, a identificação e a numeração seqüencial legíveis com a vista desarmada, bem como fotogramas destinados à indexação. Art. 5. A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução. 1. Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original. 2. Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do original como para a extração de cópias. 3. O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia. Art. 6. Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução. Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do
campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas. Art. 7º. Na microfilmagem de documentos cada série será sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I - identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados; II - número do microfilme, se for o caso; III - local e a data da microfilmagem; IV - registro no Ministério da Justiça; V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados; VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior; VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução; VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. Art. 8 No final da microfilmagem de cada série será sempre reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos: I - identificação do detentor dos documentos microfilmados; II - informações complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto; III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições do presente Decreto; IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. Art. 9 Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original. 1 A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação, com os seguintes elementos: a) identificação do microfilme, local e data; b) descrição das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. 2 É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos documentos. 3 Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade exigidos, a microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente. Art. 10. Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade. Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade
competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final. Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia. Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuação do mesmo e respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. 1 Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá ser emitido termo próprio, no qual deverá constar que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 2 Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de documentos privados, a autenticação far-se-á por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 3 A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura. Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto. Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios, a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. Art. 16 As empresas e os cartórios, que se dedicarem à microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto; II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado; III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.
Art. 17. Os microfilmes e filmes cópia, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora dele, quando: I - autenticados por autoridade estrangeira competente; II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; III - forem acompanhados de tradução oficial. Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. Art. 19. As infrações, às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis. Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro será cassado definitivamente. Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento deste Decreto. Art. 21. Revoga-se o decreto n 64.398, de 24 de abril de 1969. Art. 20. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. Brasília, 30 de janeiro de 1996, 175 da Independência e 108 da República FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Milton Seligman Diário Oficial da União, de 31 de janeiro de 1996.