Plano de Continuidade de Negócios Lavoro Asset
SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO... 3 2. OBJETIVO... 3 3. ABRANGÊNCIA... 4 4. ESCOPO E PREMISSAS OPERACIONAIS... 4 5. PROCESSOS DE NEGÓCIOS E ÁREAS EXISTÊNTES... 6 6. CENÁRIOS DE CONTINGÊNCIA E CONTINUIDADE... 6 7. ANÁLISE DE CRITICIDADE... 12 8. ANÁLISE DE IMPACTO PARA OS NEGÓCIOS (AIN)... 12 9. PLANEJAMENTO DA CONTINUIDADE... 13 10. RESPONSABILIDADES... 14 10.1 DA DIRETORIA RISCO... 15 10.2 DA EQUIPE DE CONTINUIDADE... 15 11. CONSIDERAÇÕES FINAIS... 15
CONTROLE DE VERSÕES Data Evento Modificações Autor Ago/2013 Criação - Andrea Jul/2014 Alteração Substituição de Múltipla por LAVORO Victor Mai/2016 Atualização André 1. INTRODUÇÃO O presente Plano de Continuidade de Negócios ( PCN ) define estratégias e procedimentos a serem observados na eventualidade de incidentes ou situações de emergência que envolvam a Lavoro Asset Management e/ou seus funcionários, de forma direta ou indireta. 2. OBJETIVO O PCN tem como objetivo preparar as áreas de negócio para prever recursos alternativos e traçar estratégias de continuidade para impedir que ocorrências inesperadas interrompam os processos críticos da empresa. Além disso, o plano é responsável por assegurar aos clientes e parceiros comerciais que os recursos utilizados e os compromissos assumidos entre as partes estão em segurança em uma empresa que possui estratégias de continuidade definidas e, portanto, os objetivos deste plano são: Definir os principais riscos que a empresa está sujeita devido à utilização dos recursos em seus processos de negócios; A definição da equipe para atuação em situações de contingência e adoção dos planos de ação de continuidade. Essa equipe e seus membros receberão atribuições exclusivas que deverão ser treinadas e seguidas para que o plano obtenha a eficiência esperada durante uma situação de incidente ou desastre; A pré-definição dos recursos disponíveis para atuação em situações de emergência, tais como: instalações, recursos alternativos de telefonia, comunicação de dados, eletricidade e outros serviços utilizados pelas áreas de negócio para prestação de serviços; Servir como um guia de orientação para a empresa na ocorrência de eventos, incidentes ou desastres que afetem os recursos críticos aos processos de negócio. Essas
orientações têm como objetivo facilitar as decisões previamente validadas e testadas em um cenário de incertezas. 3. ABRANGÊNCIA Este plano contempla as estruturas, as responsabilidades e as ações necessárias, críticas e relevantes para a continuidade dos serviços, recursos e processos que são desenvolvidos ou estão localizados nas instalações da empresa, considerando a indisponibilidade total ou parcial das instalações. Estão contempladas nesse plano as ações necessárias para que a empresa possa recuperar seus serviços, de forma total ou parcial, em outras instalações e possa, também: Responder prontamente às demandas de decisões e ações causadas por uma situação de emergência; Restabelecer os sistemas mínimos necessários de comunicação e troca de informações, tais como telefonia, troca de dados, internet e e-mail; Identificar e definir as atividades prioritárias a serem recuperadas dentro de cada intervalo de tempo; Estabelecer as condições e recursos mínimos necessários para recuperação e continuidade; Estabelecer um ponto central (local e equipe) para comando das operações durante a situação de desastre ou incidente; Detalhar os itens e condições das instalações e dos recursos que deverão permanecer em stand by para serem utilizados nos casos de indisponibilidades ou desastres. 4. ESCOPO E PREMISSAS OPERACIONAIS A estratégia de continuidade prevista neste documento leva em consideração algumas premissas, a fim de limitar a abrangência do plano e racionalizar os investimentos e esforços de continuidade sobre as ameaças e impactos de maior probabilidade e significância para a empresa. O plano considera que:
a. Todas as indisponibilidades e desastres que afetarem os processos de negócio de forma significativa serão tratados segundo as definições e estratégias definidas no plano; b. As instalações, softwares, sistemas e equipamentos substitutos estarão disponíveis e acessíveis para serem utilizados como sites de continuidade dos principais processos de negócio da empresa e poderão permanecer disponíveis enquanto durar a situação de emergência; c. O Data Center possuirá todos os equipamentos de redundância e contingência necessários e suficientes para assumir e executar os sistemas de informação principais; d. As informações fornecidas sobre o inventário atual das instalações e demais ativos estão atualizadas; e. As informações obtidas sobre a quantidade e o funcionamento dos processos de negócio de cada área, bem como a criticidade apontada pelos gestores, estão atualizadas; f. A tabela de alternância de pessoal (anexa) é factível e verdadeira, ou seja, no caso da ausência de uma determinada pessoa a alternância será capaz de executar as atividades críticas necessárias; g. Trimestralmente seja realizada cotação de no mínimo três locais a serem utilizados para continuidade de modo que os mesmos possuam estrutura adequada e disponibilidade por tempo indeterminado; h. Os prazos de contratação de serviços, compra e entrega dos equipamentos de tecnologia e demais bens a serem adquiridos quando da ocorrência de uma indisponibilidade total definitiva serão definidos em conformidade com as necessidades e metodologias especificados neste plano; i. As cópias dos dados, principais softwares, sistemas operacionais, aplicativos, utilitários e equipamentos de tecnologia serão disponibilizados em tempo hábil para instalação e em plenas condições de utilização; j. A quantidade de mobília, cadeiras, mesas, armários, aparelhos telefônicos, fax, impressoras e estações de trabalho serão suficientes para os grupos que serão recuperados nas instalações de continuidade; k. Todas as estratégias e definições deste plano foram lidas, entendidas e aceitas pelos membros da equipe do plano e pela Diretoria da empresa; As categorias de recursos compreendem: a. Instalações Todos os ambientes utilizados pelas áreas de negócio onde se encontram os recursos críticos, incluindo os sistemas de infra-estrutura.
b. Funções e pessoas Todo o pessoal atuante nas áreas de negócio consideradas críticas, os respectivos conhecimentos específicos e as funções correspondentes. c. Serviços Todos os serviços contratados e/ou gerenciados e que viabilizam os processos e recursos críticos das áreas de negócio. d. Softwares e Sistemas Todos os softwares utilizados pelos equipamentos de tecnologia da informação, comercializados na forma de licença de uso, assim como também são considerados todos os sistemas desenvolvidos ou customizados pertencentes à empresa ou fornecidos a ela. e. Equipamentos Todos os equipamentos de uso corporativo ou específico utilizados nas dependências da empresa para realização dos processos de negócios. 5. PROCESSOS DE NEGÓCIOS E ÁREAS EXISTÊNTES Todo o planejamento de continuidade foi desenvolvido com base na criticidade dos processos de negócios. São apresentadas na tabela a seguir as áreas de negócio consideradas mais críticas ao funcionamento das atividades e principais processos. ÁREA DE NEGOCIO RELAÇÃO DOS PRINCIPAIS PROCESSOS OPERACIONAIS 01 Diretoria Validação dos novos cadastros Compliance Diretoria Risco Acompanhamento da qualidade dos Ativos que compõem a carteira dos Fundos sob gestão 02 Gestão Aprovação na alocação de ativos, conforme previsão dos Regulamentos dos Fundos 6. CENÁRIOS DE CONTINGÊNCIA E CONTINUIDADE
O modelo para análise de riscos considera o valor atribuído a cada ativo e estima o risco potencial com base na análise de vulnerabilidades, ameaças e ponderação sobre o histórico de ocorrência, conforme o modelo proposto pelo COBIT para análise de riscos: ESTRUTURA DE ANÁLISE DE RISCO Ativo Avaliação das Ameaças Contra Medidas Avaliação das Vulnerabilidades Análise de Riscos Avaliação de Controles Plano de Ação Risco Residual Para este plano, as ameaças de maior relevância são aquelas que oferecem riscos de continuidade aos processos de negócio considerados críticos à empresa. O risco de um processo é avaliado de acordo com a probabilidade de falha e o impacto proporcionado através da indisponibilidade (parcial ou total) do mesmo. A probabilidade de falha é definida pelo número de vulnerabilidades exploradas pelas ameaças ao qual o processo está submetido. As medidas de controle agem sempre minimizando o número de vulnerabilidades e nunca as ameaças. Foi considerada a seguinte grade de classificação para estimar a probabilidade e o risco potencial: CLASSIFICAÇÃO DAS CLASSIFICAÇÀO DOS RISCOS POTENCIAIS PROBABILIDADES PONTUAÇÃO NÍVEL PONTUAÇÃ NIVEL O 1 MUITO ALTA 1 FALÊNCIA (PREJUÍZOS (DE 81 A 100 %) IRRECUPERÁVEIS) 2 ALTA 2 CRÍTICO (ACIMA DE R$ 500 MIL) (DE 51 A 80 %) 3 MÉDIA (DE 36 A 50 %) 3 RELEVANTE (ENTRE R$ 100 MIL E R$ 499 MIL)
4 BAIXA (DE 11 A 35 %) 5 MUITO BAIXA (DE 0,01 A 10%) 4 CONTROLÁVEL (ENTRE R$ 50 MIL E R$ 100 MIL) 5 IRRELEVANTE (ATÉ R$ 50 MIL) Ocorrendo eventual falha, a equipe de continuidade deverá decidir sobre os níveis de ativação do plano, alocando e utilizando os recursos que julgarem necessários para se recuperar de cada uma das ameaças previstas e com impacto estimado. A seguir uma tabela apresenta as principais ameaças analisadas e os recursos que podem sofrer impactos (parcial ou total) das mesmas. Para facilitar a análise dessas ameaças potenciais houve a classificação em diferentes categorias (naturais, ações deliberadas e de negócios). Tipos de AMEAÇAS RECURSOS IMPACTADOS ameaça Instalações Softwares Pessoas Sistemas Serviços Equip. Alagamento e/ou inundação sim Não sim Não sim sim Ações Deliberadas Naturais Racionamento de água não Não sim não sim não Vendavais / Tempestades sim Não sim não sim sim Incêndios sim Sim sim Sim sim sim Apagão elétrico sim Sim não sim sim sim Epidemias não Não sim não sim não Sabotagem sim Sim sim sim sim sim Ameaça de Bomba sim Sim sim Sim sim sim Explosões sim Sim sim não sim sim Sequestro de Executivos não Não sim não Sim não Substituição de Executivos não Não sim não Sim não Greves/ Protestos/ Manifestações não Não sim não sim não Acidente aéreo Sim Sim sim Sim Sim Sim Furto/ Roubo sim Sim sim não sim sim Pane telefonia não Sim Não sim sim não Espionagem não Sim sim sim sim não Fraudes não Sim sim sim sim não Vazamentos/ Perda de Informações não Não sim não sim não Vírus de Computador não Sim não sim sim sim Quebra de equipamento não Sim não sim sim sim Falhas de Hardware - TI - Componentes não Sim não sim sim sim Negócios Falhas de Software - Sistema Operac. (Bugs) não Sim não sim sim sim Falhas de Sistema - Aplicação (Erros) não Sim não sim sim sim
Tipos de AMEAÇAS ameaça RECURSOS IMPACTADOS Instalações Softwares Pessoas Sistemas Serviços Equip. Invasão (Hakers/Crakers) não Sim não sim sim sim Obsolescência de Equipamentos e Softwares de TI não Sim não sim sim sim Perda/ Falência de fornecedores sim Sim não sim sim sim Mudanças na Legislação não Sim não sim sim não Cada ameaça será examinada pela equipe de continuidade e estimada com relação à probabilidade de ocorrência e impacto causado pela mesma. As ameaças e riscos decorrentes devem ser avaliadas como a seguir: TIPOS DE PROBABILIDADE IMPACTO TIPOS DE IMPACTOS AMEAÇAS DE OCORRÊNCIA Alagamento e/ou 5 4 Afetará a locomoção das pessoas do staff, gerencial inundação e contratados. Atrasos e impossibilidade de acesso ou transporte. Afetará o edifício, salas, rede elétrica, telefonia, cabeamento de rede/comunicação, ar condicionado, servidores, desktops, conectividades, impressoras, periféricos (áudio/vídeo). Racionamento de 5 4 Afetará a rotina das pessoas. Pode afetar o sistema água de ar condicionado central. Vendavais / 5 4 Afetará as antenas de comunicação, cabos e outros Tempestades dispositivos externos de comunicação. Incêndios 5 1 Mobiliário, edifício, salas, rede elétrica, material de escritório, iluminação, telefonia, antenas de comunicação, cabeamento de rede/comunicação, ar condicionado, pessoas terceirizados, servidores, desktops, notebooks, impressoras, periféricos (áudio/vídeo). Pode ser gerado por curto circuito nos cabos do CPD, super aquecimento dos computadores, descuido ou mesmo por acidente com material inflamável. Apagão elétrico 5 3 Afetará a rede elétrica em geral. Epidemias 5 4 Afetará pessoas e terceirizados.
TIPOS DE PROBABILIDADE IMPACTO TIPOS DE IMPACTOS AMEAÇAS DE OCORRÊNCIA Sabotagem 5 3 Afetará a rede elétrica, iluminação, telefonia, pessoas antenas de comunicação, cabeamento de rede/comunicação, ar condicionado, sistema operacional, suporte/manutenção, cabeamento e comunicação. Ameaça de Bomba 5 3 Afetarão o edifício e salas, pessoas, terceirizados, desenvolvimento, suporte/manutenção, cabeamento, comunicação, servidores, desktops, conectividades, notebooks, impressoras, periféricos (áudio/vídeo). Explosões 5 3 Mobiliário, edifício, salas, rede elétrica, material de Sequestro de Executivos Substituição de Executivos Greves/ Protestos/ Manifestações escritório, iluminação, telefonia, antenas de comunicação, cabeamento de rede/comunicação, ar condicionado, pessoas, terceirizados, servidores, desktops, conectividades, notebooks, impressoras, periféricos (áudio/vídeo). 5 2 Atinge o nível gerencial. 5 4 Atinge os níveis staff, gerencial, terceirizados. 5 5 Atinge pessoas, terceirizados, suporte/manutenção, cabeamento e comunicação. Acidente aéreo 5 3 Afetará o mobiliário, edifício, salas, material de escritório, telefonia, pessoas, terceirizados, servidores, desktops, notebooks, impressoras, periféricos (áudio/vídeo). Furto/ Roubo 5 4 Afetará os servidores, desktops, notebooks, impressoras, periféricos (áudio/vídeo). Pane telefonia 4 4 Afetará a telefonia e a central de atendimento. Espionagem 5 4 Afetará a rede de computadores, sistema operacional, aplicativos, comunicação, servidores. Fraudes 5 3 Afetará os serviços de telefonia, antenas de comunicação, rede de computadores, sistema operacional, aplicativos, utilitários, pacotes, pessoas, terceirizados, suporte/manutenção, cabeamento, comunicação.
TIPOS DE AMEAÇAS Vazamentos/ Perda de Informações Vírus de Computador Quebra de equipamento Falhas de Hardware - TI - Componentes Falhas de Software - Sistema Operac. (Bugs) Falhas de Sistema - Aplicação (Erros) Invasão (Hakers/Crakers) Obsolescência de Equipamentos e Softwares de TI Perda/ Falência de fornecedores PROBABILIDADE DE OCORRÊNCIA IMPACTO TIPOS DE IMPACTOS 5 3 Atinge sistema operacional, pessoas, terceirizados, suporte/manutenção, cabeamento, comunicação, servidores, desktops, conectividades, notebooks, impressoras, periféricos (áudio/vídeo). 4 4 Afetará o sistema operacional, servidores, desktops, notebooks, impressoras, periféricos (áudio/vídeo). 5 4 Afetará pessoas, terceirizados, suporte/manutenção, servidores, desktops, notebooks, impressoras, periféricos (áudio/vídeo). 4 4 Afetarão os serviços de telefonia, antenas de comunicação, rede de computadores, sistema operacional, suporte/manutenção, cabeamento, comunicação, servidores, desktops, notebooks, impressoras, periféricos (áudio/vídeo). 4 4 Afetará os serviços de telefonia, sistema operacional, suporte/manutenção, servidores, desktops, notebooks, impressoras, periféricos (áudio/vídeo). 4 4 Afetará sistema operacional, suporte/manutenção, servidores, desktops, conectividades, notebooks, impressoras, periféricos (áudio/vídeo). 5 4 Afetará os serviços de telefonia, sistema operacional, aplicativos, cabeamento, comunicação, servidores, desktops, notebooks, impressoras, periféricos (áudio/vídeo). 4 5 Afetarão os serviços de telefonia, antenas de comunicação, rede de computadores, sistema operacional, comunicação, servidores, desktops, notebooks, impressoras, periféricos (áudio/vídeo). 4 4 Atinge a energia elétrica, material de escritório, serviço de telefonia, sistema operacional, aplicativos, utilitários, pacotes, corporativos, departamentais, locais, comunicação e servidores. Mudanças Legislação na 3 4 Afetará pessoas, terceirizados, suporte/manutenção, cabeamento, comunicação, servidores, desktops, notebooks, impressoras.
7. ANÁLISE DE CRITICIDADE Objetivando delimitar o nível de dependência existente entre os processos de negócio e levando em consideração a importância de cada área de negócio da empresa, bem como os impactos que eventuais indisponibilidades possam causar à mesma, serão elaborados gráficos e apresentadas as respectivas interpretações e conclusões. A seguinte matriz será considerada como critério de criticidade para os recursos: 1 Irrelevante O menos importante, a área consegue trabalhar bem sem o recurso; 2 Substituível A área consegue com facilidade contornar a ausência do recurso com uma alternativa; 3 Importante A área precisa do recurso, trabalha com certa dificuldade sem ele, e é difícil repor a altura; 4 Relevante A área consegue realizar algumas atividades, poucas, por algum tempo, com bastante dificuldade; 5 Indispensável Mais importante, indispensável, sem ele a área não faz absolutamente nada. 8. ANÁLISE DE IMPACTO PARA OS NEGÓCIOS (AIN) A análise de impacto para os negócios (AIN) tem por finalidade identificar os custos relacionados às falhas, tais como reposição de um equipamento, horas extras pagas aos funcionários, perda de lucros, multas etc. As possibilidades de falhas são avaliadas de acordo com seus impactos e sempre que possível este deverá ser expresso em valores financeiros para fins de comparação. A AIN inclui eventos que possam afetar significativamente a imagem da empresa, envolver questões legais ou de valor potencial superior a 10% do patrimônio sob gestão, com destaque para:
Identificação de impactos potenciais nos processos de negócios da empresa e clientes; Considerações gerais acerca de todas as áreas de negócio; Estimativa do tempo máximo de indisponibilidade (TMI) para os processos ou recursos críticos da empresa, sem acarretar perdas financeiras ou de imagem inaceitáveis (tabela a seguir). TMI - Divisão de processos por área de negócio ÁREA: NOME DA ÁREA PROCESSO Imagem Financeiro Legal FINAL (Média) 1 o Compliance 6 dias 1 dias 7 dias 4,6 dias 2 o Risco 6 dias 1 dias 7 dias 4,6 dias 3 o Gestor 6 dias 1 dias 7 dias 4,6 dias 9. PLANEJAMENTO DA CONTINUIDADE O planejamento da continuidade é baseado na estimativa do tempo máximo que cada recurso poderá ficar indisponível, parcialmente ou totalmente, conforme a tabela do TMI, sem causar prejuízos (financeiros, legais ou de imagem), sendo o tempo necessário para ativar a contingência calculado a partir do momento de ativação do plano de continuidade. Será adotado o menor TMI entre os identificados, no caso o Financeiro. Problema ou Indisponibilidade D0 Ativar Continuidade PCN Δt c TMI Prejuízos Financeiros, Legais e de Imagem t Δtc: Tempo necessário para ativar a contingência.
TMI: Tempo máximo que um processo/recurso pode ficar indisponível/inoperante sem causar prejuízos significativos aos processos de negócio e à empresa. PCN: Execução do Plano de Continuidade de Negócios. No momento da ocorrência do problema ou indisponibilidade (D0) a equipe de continuidade é colocada em alerta. Dependendo da gravidade do problema a ativação da contingência poderá ser antecipada. O planejamento de continuidade requer que as pessoas responsáveis pela tomada de decisões na empresa tenham em mãos todos os dados sobre a ocorrência que comprometeu os processos, a extensão dos impactos causados, a duração estimada do evento considerando o pior caso possível e um parecer sobre a situação dos recursos originais comprometidos. Uma vez que os processos de inicialização da continuidade foram completados e os riscos para os negócios estejam controlados e monitorados, é necessário começar as ações para minimizar os efeitos da emergência e recomeçar os processos de negócio. Esse planejamento estabelece as estratégias principais a serem adotadas para recuperar totalmente ou parcialmente cada grupo de recursos da empresa. As premissas estabelecidas no início desse plano são fatores fundamentais para que o mesmo seja efetivo em uma situação de emergência. O foco do planejamento será sobre a recuperação das atividades e processos que são chaves ou críticos para a continuidade dos negócios. No caso de ausência temporária de um dos diretores das áreas de Risco, Compliance, Gestão e Suitability/Distribuição, as atividades passarão à responsabilidade dos seus colaboradores diretos, em linha vertical. No caso de ausência superior ao período de 1 mês, haverá substituição por outro diretor, desde que não haja conflito no acumulo de funções e a devida certificação, ou pela contratação de profissional ou empresa no mercado. 10. RESPONSABILIDADES
10.1 DA DIRETORIA RISCO A diretoria de riscos fica responsável por selecionar os membros da equipe de continuidade. 10.2 DA EQUIPE DE CONTINUIDADE Analisar cada ameaça e estimar à probabilidade de ocorrência e impacto causado pela mesma; Definir os níveis de ativação do plano, alocando e utilizando os recursos que julgarem necessários para se recuperar de cada uma das ameaças previstas e com impacto estimado; 11. CONSIDERAÇÕES FINAIS Este plano será atualizado anualmente e, em seguida, deverá ser testado, corrigido e divulgado antes de uma necessidade real de utilização, de modo que as pessoas estejam familiarizadas com o formato, conceitos, padrões e estratégias de atuação.