5.3. Em relação aos controles adotados pelo emissor para assegurar a elaboração de demonstrações financeiras confiáveis, indicar:
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- Denílson Cerveira Soares
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1 5.3. Em relação aos controles adotados pelo emissor para assegurar a elaboração de demonstrações financeiras confiáveis, indicar: (a) as principais práticas de controles internos e o grau de eficiência de tais controles, indicando eventuais imperfeições e as providências adotadas para corrigi-las. O gerenciamento de riscos e controles internos relacionados à elaboração de demonstrações financeiras é realizado através da equipe de controladoria da companhia, por meio de das informações recebidas, dos auditores independentes, da administração, e das análises de resultados apresentados em reuniões com executivos. A realização destes controles ocorre através das praticas assim citadas: (i) acompanhamento das atividades da auditoria externa; (ii) zelar pela qualidade e integridade das demonstrações financeiras mensais, trimestrais e anuais; (iii) avaliar os procedimentos adotados pela Companhia para o cumprimento das exigências legais e regulamentares; (iv) acompanhamento das ocorrências relevantes de Operações, Tecnologia da Informação, Compliance e Segurança da Informação; Adicionalmente, a Companhia acredita que o grau de eficiência dos controles internos adotados para assegurar a elaboração das demonstrações financeiras é satisfatório. Todos os controles chaves da Companhia são mapeados para mitigar riscos e validados periodicamente. A Companhia está atenta às novas tecnologias e investe em seus controles a fim de aprimorá-los cada vez mais. (b) as estruturas organizacionais envolvidas: A Controladoria da Companhia subordina-se diretamente à diretoria de Relação com Investidores e indiretamente à presidência, atuando de forma objetiva por meio de controle dos processos e avaliação do impacto que eventual falha de controle possa acarretar à elaboração das demonstrações financeiras. (c) se e como a eficiência dos controles internos é supervisionada pela administração do emissor, indicando o cargo das pessoas responsáveis pelo referido acompanhamento A controladoria representada pelo controller acompanha periodicamente os processos e controles internos, a fim de reportar-se à administração através de reuniões, caso ocorram fatos que possam ser relevantes para o bom desempenho operacional e financeiro, além da preocupação para que sejam cumpridas a segurança da informação e compliance. (d) deficiências e recomendações sobre os controles internos presentes no relatório circunstanciado, preparado e encaminhado ao emissor pelo auditor independente, nos termos da regulamentação emitida pela CVM que trata do registro e do exercício da atividade de auditoria independente As principais deficiências e recomendações do auditor sobre controles internos, resultantes de análise das demonstrações financeiras relativas ao exercício social de 2015, estão descritas no quadro constante do item 5.3 (e) abaixo, juntamente com os comentários dos administradores sobre cada uma das deficiências e medidas corretivas adotadas, de forma a expor com mais dinâmica o diagnóstico completo da Companhia. (e) comentários dos diretores sobre as deficiências apontadas no relatório circunstanciado preparado pelo auditor independente e sobre as medidas corretivas adotadas footer
2 Os auditores da Companhia apresentaram recomendações relativas a possíveis deficiências nos controles internos da Companhia, a partir do exame das demonstrações financeiras relativas ao exercício social findo em 31 de dezembro de A tabela a seguir ilustra as principais deficiências apontadas e recomendações da auditoria externa, conforme avaliação da administração, bem como os comentários da administração e medidas adotadas pela Companhia a respeito dessas recomendações eo entendimento da administração em relação a tais recomendações. Deficiências Apontadas CONCILIAÇÃO DE CONTAS TRANSITÓRIAS - Observamos que a Companhia mantém saldos nas contas transitórias do grupo de caixa e equivalentes de caixa que são oriundos de deficiências recorrentes e relevantes de conciliação destas contas. A primeira versão dos balancetes de 31 de dezembro de 2015 apresentava aproximadamente R$30 milhões neste grupo de contas. CONCILIAÇÃO DE CONTAS A PAGAR - Observamos que os relatórios de contas a pagar não possuem datas de vencimento das notas fiscais recebidas em relação aos respectivos documentos originais. A ausência do registro das datas de vencimentos ou a alteração das mesmas sem justificativa e/ou sem evidência de negociação com a contraparte, pode levar a uma conclusão inadequada sobre os aging lists da Companhia e consequentemente, conciliação inadequada dos Recomendações da Auditoria Externa Embora os erros significativos em decorrência desta deficiência tenham sido endereçados para as demonstrações financeiras de 31 de dezembro de 2015, recomendamos a adoção de procedimentos efetivos de conciliação das transitórias. Recomendamos que a Administração implemente procedimentos de controle interno para garantir que as datas de vencimentos das notas fiscais a pagar estejam em conformidade com os respectivos documentos originais e ainda que eventuais alterações no sistema de informações nos vencimentos seja realizada por profissional designado para essa finalidade e com documentação suporte. Comentários da Administração / Medidas Corretivas estamos efetuando a conciliação diária das contas transitórias de bancos e conciliações mensais para as demais contas, desta forma, entendemos que este ponto será mitigado estamos implantando novos processos com a criação do Centro de Serviços Compartilhados, desta forma entendemos que este ponto será mitigado perante o próximo relatório da auditoria footer 2
3 saldos em aberto. CONCILIAÇÃO ENTRE OS SALDOS DE ADIANTAMENTOS A FORNECEDORES E FORNECEDORES - Observamos que a Companhia mantém saldos de adiantamentos a fornecedores e fornecedores a pagar em aberto a longa data, sem conciliação e/ou justificativa razoável para a não liquidação dos saldos. Recomendamos que a Administração implemente procedimentos de controle para identificar e conciliar os saldos de adiantamentos a fornecedores e de fornecedores em aberto, para que sua apresentação nas demonstrações financeiras seja feita de forma apropriada. informamos que temos saldos em aberto nas duas contas acima citadas, devido a adiantamentos realizados durante as obras do projeto de Vila do Conde e Miritituba (Terminal de Uso Privado - TUP e Estação de Transbordo de Carga - ETC) que serão regularizados em 2016, desta forma entendemos que este ponto será mitigado perante o próximo relatório da auditoria CONCILIAÇÃO DAS CONTAS DE IMPOSTOS A PAGAR - Observamos que a Companhia mantém saldos de impostos a pagar em aberto a longa data, sem conciliação e/ou justificativa razoável para a não liquidação dos saldos. Recomendamos que a Administração implemente procedimentos de controle para identificar e conciliar os saldos de impostos a pagar em aberto, para que sua apresentação nas demonstrações financeiras seja feita de forma apropriada. já foi efetuado o encontro de contas e regularização dos saldos em aberto, desta forma entendemos que este ponto será mitigado perante o próximo relatório da auditoria POLÍTICAS OU PROCEDIMENTOS - A Hidrovias do Brasil S/A não possui Políticas e Procedimentos relacionados ao ambiente de Tecnologia unificada para todo o grupo formalmente definida e divulgada, com normas e procedimentos para o Desenvolver e implementar políticas, padrões e procedimentos corporativos de segurança que devem conter, mas não ser limitados a aspectos como: Políticas Classificação quanto à criticidade dos dados estamos trabalhando na criação de novas políticas e procedimentos padrões para o ano de 2016, desta forma entendemos que este ponto será mitigado footer 3
4 adequado gerenciamento dos recursos de tecnologia de informação. A falta de políticas e procedimentos de segurança formais amplamente divulgados dificulta a aderência dos usuários às diretivas e padrões de segurança da empresa, não permitindo que a empresa aplique as devidas sanções. Definição das responsabilidades dos usuários e da área de tecnologia da informação Utilização e importância do sigilo das senhas e informações da empresa; Informações referente a utilização de internet e correio eletrônico; Comprometimento em relação à aderência às políticas, padrões e procedimentos de segurança Padrões Restrições quanto à utilização de senhas (Exemplo: tamanho mínimo, repetição, troca periódica, etc.) Ferramentas utilizadas para administração de acessos (formulários, softwares específicos, etc.) Mecanismos de proteção a informações/dados críticos (criptografia). Procedimentos Concessão, revogação e revisão de acessos a sistemas e a recursos da rede. Monitoramento de tentativas de acesso não autorizadas aos recursos de informática (rede, sistemas aplicativos, dados, etc.) Manutenção de informações críticas da empresa (Backup e códigos-fonte) Atualização de antivírus e vírus de computador; Monitoramento do cumprimento e atualização das políticas, normas e procedimentos relacionados à Segurança das Informações. Gestão e metodologia das mudanças. SUPERUSUÁRIO E USUÁRIOS Para que haja maior segurança footer 4
5 GENÉRICOS - A Hidrovias do Brasil S/A não possui procedimentos formalizados para restrição e controle da utilização de usuários privilegiados e usuários genéricos. Adicionalmente, não há controle formal de aprovação para criação e uso dos usuários genéricos privilegiados. No sistema SAP existem 26 usuários genéricos sendo 8 superusuários habilitados com privilégios de acesso (ex: administrador ). Os funcionários da área de TI possuem conhecimento das senhas dos superusuários do sistema SAP, porém não é possível avaliar a restrição e guarda das senhas, pois é performada de forma informal. Para a Rede, existem 5 usuários genéricos com perfil de Domain Admin (Administradores do Domínio), que não há evidência da restrição da senha. Adicionalmente, identificamos que 1 usuário com acesso ao domínio não faz parte da área de TI. Por meio de um superusuário é possível realizar qualquer alteração no sistema e apagar os registros de execução das transações, impedindo a rastreabilidade das informações. das informações dos sistemas da empresa, recomendamos: Desabilitar os usuários privilegiados, principalmente os usuários genéricos, atribuindo apenas os perfis necessários para as atividades diárias ao usuário comum dos analistas de TI; Implementar procedimento formal para restrição e controle da utilização dos superusuários de sistema, definindo local de armazenamento da senha, condições de uso, responsáveis pela aprovação do acesso e revisão periódica dos acessos de usuários privilegiados nos sistemas. estamos trabalhando na criação de um procedimento formalizado para restrição dos acessos aos usuários privilegiados, desta forma entendemos que este ponto será mitigado PLANO DE CONTINUIDADE DOS NEGÓCIOS REDE - A Hidrovias do Brasil S/A não possui um Plano de Contingência formalizado, testado e implementado, contendo a análise de impacto nos negócios (BIA) e um plano de recuperação de desastres Estudar a viabilidade de elaborar um Plano de Continuidade de Negócios que contemple, entre outros, os seguintes itens: Identificação e priorização dos processos críticos do negócio; estamos efetuando criação de um procedimento formal do plano de continuidade de negócios que contemplará footer 5
6 (DRP), de forma a possibilitar que as atividades de processamento de dados e de negócios não sejam interrompidas indefinidamente em caso de ocorrência de eventos indesejados, como por exemplo, desastres naturais, acidentes, incêndio, falhas de equipamentos e ações intencionais. A ausência do plano de continuidade dos negócios pode acarretar em: Dificuldade de recuperação do processamento dos sistemas/ambientes em tempo hábil; Paralisação parcial ou total das atividades de informática, impactando diretamente nas atividades de negócio da companhia, com conseqüentes prejuízos financeiros; e Dificuldade de atendimento a usuários internos e clientes, afetando a imagem da empresa. Compreensão do impacto que as interrupções terão sobre os negócios; Definição de procedimentos a serem adotados, em diferentes graus e extensão de contingências, com relação à recuperação de informações, programas, software, documentação e das responsabilidades para cada atividade envolvida; Estimativa de tempo, de recuperação e custos envolvidos em uma eventual contingência e seu impacto nas atividades normais do Banco; Definição das necessidades de hardware, software, arquivos backup, comunicação de dados, recursos humanos e facilidades administrativas; Procedimentos e acordos formais para utilização de instalações ou contratos com empresas especializadas para fornecimento de local alternativo de processamento. os itens acima expostos pela auditoria, desta forma entendemos que este ponto será mitigado footer 6
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