MANUAL DE PROCEDIMENTOS MP 06 / 2011 TRANSFERÊNCIA DE PESSOAL Macro Processo: Processo: Subprocesso Origem: Suporte Gestão de Pessoas Transferência de Pessoal Unidade de Gestão de Pessoas Nº Revisão/Data: 01 05/08/2011 IN Relacionada: IN 06/2004 Revisão 04 - Transferência de Pessoal ÍNDICE 1. OBJETIVO...2 2. INTRODUÇÃO...2 3. PROCEDIMENTOS...2 3.1. Solicitação de Transferência...2 3.2. Avaliação Técnica...2 3.3. Abertura e Gestão do Processo...2 3.4. Aprovação...3 3.5. Efetivação da Transferência...3 3.6. Prestação de Contas e Reembolso de Despesas...5 4. FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA...6 Secretaria Geral - Normas e Processos Pg. 1/6
1. OBJETIVO Estabelecer os procedimentos para as transferências internas de pessoal com implicação em mudança de domicílio, respaldadas pela Instrução Normativa 06/2004 Transferência de Pessoal. Os procedimentos aqui descritos complementam a IN 06/2004, que obrigatoriamente deve ser observada antes da utilização deste manual. 2. INTRODUÇÃO As transferências internas de pessoal podem ser temporárias ou definitivas, conforme critérios estabelecidos na IN. O processo de transferência será iniciado com a emissão de RP (Requisição de Pessoal) pelo Gerente da unidade interessada, com a devida justificativa e aprovação da Diretoria. No caso de transferência definitiva é necessária a existência de vaga no Quadro de Pessoal. Para participação no processo de transferência, o funcionário deve ter, no mínimo, 1 ano de entidade e não ter pendência em banco de horas, férias e acordos de compensação/utilização. Por não se tratar de promoção, horizontal ou vertical, o funcionário transferido não receberá aumento salarial nem mudança de espaço ocupacional. 3. PROCEDIMENTOS 3.1. Solicitação de Transferência O funcionário que quiser participar do processo de transferência, de acordo com as normas e critérios estabelecidos na IN, deve: a) Preencher e assinar o formulário de Solicitação de Transferência com Mudança de Domícilio, disponível na intranet (anexo I); b) Colher a assinatura do seu Gerente no campo de aprovação; c) Encaminhar o documento, devidamente protocolado (GEDOC), para a Unidade de Gestão de Pessoas. 3.2. Avaliação Técnica Cabe a Unidade de Gestão de Pessoas efetuar avaliação técnica para análise de aderência do funcionário à vaga, segundo modelo estratégico de gestão de pessoas (SEBRAE-SP Você). 3.3. Abertura e Gestão do Processo Comprovada a aderência, tanto a avaliação técnica como todos os documentos relacionados à transferência devem ser autuados em processo, aberto e registrado pela Unidade de Gestão de Pessoas, que fará o encaminhamento para a unidade de destino interessada, para análise e aprovação do Gerente. A gestão do processo de transferência, da aprovação à conclusão, é de responsabilidade da Unidade de Gestão de Pessoas. Nota: Se a avaliação for negativa, a Unidade de Gestão de Pessoas deve comunicar, por escrito, o funcionário e seu Gerente. Secretaria Geral - Normas e Processos Pg. 2/6
3.4. Aprovação A Unidade de Gestão de Pessoas deve encaminhar o processo de transferência para aprovação da Diretoria Executiva, através de assinatura no formulário de Solicitação de Transferência. 3.5. Efetivação da Transferência A efetivação da transferência ocorrerá após a aprovação do processo, com a comunicação formal da Unidade de Gestão de Pessoas ao funcionário e Gerentes das unidades de origem e destino. De acordo com os critérios estabelecidos na IN, o SEBRAE-SP cobrirá e/ou reembolsará despesas com a transferência do funcionário, desde que observados os procedimentos para aprovação, prestação de contas e comprovação de despesas, descritos nos itens a seguir. Para tanto a Unidade de Gestão de Pessoas deverá providenciar junto a Unidade de Finanças a criação de centro de custo para o lançamento das despesas e informar o funcionário. 3.5.1. Transferência Definitiva a) Ajuda de Custo para Mudança O SEBRAE-SP creditará na folha de pagamento do funcionário transferido, em uma única parcela, o valor equivalente a sua remuneração mensal, incluindo gratificação por função no caso de gerente, para custeio das despesas com instalação, como fiança bancária, depósito caução e outros. O pagamento será processado assim que a transferência for efetivada, observado o que dispõe o item 9.2 da IN: As transferências (temporárias ou definitivas) que não forem autorizadas até o 10º dia do mês, só serão processadas em folha de pagamento no primeiro dia do mês subseqüente à autorização. b) Pagamento de Despesas com Transporte (Viagem) Após a efetivação da transferência e no prazo de até 90 (noventa) dias, o funcionário terá direito ao reembolso das despesas com transporte para até 3 (três) viagens de ida e volta, entre o seu domicílio de origem e o novo destino (município de transferência), para as providências de instalação e moradia. Nesse período, serão reembolsadas também as despesas de transporte para até 2 (duas) viagens de ida e volta para os membros da família (apenas cônjuge e filhos). A escolha do transporte, bem como o reembolso da despesa, deve seguir o critério definido pela IN de Viagem e Locomoção vigente. As despesas de locomoção no local de atuação, ou seja, da moradia atual para o local de trabalho e vice versa, não serão reembolsadas. c) Pagamento de Despesas com Mudança (Frete ou Carreto) Quando da mudança definitiva de domicílio, o SEBRAE-SP reembolsará as despesas com o transporte de bens do funcionário para o novo endereço, mediante apresentação dos seguintes documentos: c1) Cotação de Preço para a Prestação de Serviços de Transporte/Carreto (mínimo 3 orçamentos); c2) Nota fiscal de execução dos serviços, devidamente paga e atestada pelo funcionário e aprovada pelo novo gerente; OBS.: A escolha da transportadora deve atender ao menor custo benefício. Secretaria Geral - Normas e Processos Pg. 3/6
d) Pagamento de Despesas Hospedagem e Alimentação Após a efetivação da transferência e no prazo de até 90 (noventa) dias, o funcionário terá direito ao reembolso das despesas com até 30 (trinta) dias de hospedagem, incluindo despesas com alimentação, seguindo o seguinte critério: c1) Jantar todos os dias; c2) Almoço nos fins de semana e feriados. Durante o período em que o funcionário estiver hospedado, sua família (apenas cônjuge e filhos) terá direito ao reembolso de até 10 (dez) dias de hospedagem no mesmo local da transferência. Nesse caso, as despesas com alimentação não serão reembolsadas. Os valores da hospedagem e alimentação devem obedecer aos limites estipulados pela TND. e) Pagamento de Despesas com Aluguel O SEBRAE-SP reembolsará mensalmente, através de crédito em folha de pagamento do funcionário transferido, as despesas comprovadas com aluguel no período de até 12 (doze) meses, limitados a 25% do salário, incluindo a gratificação por função no caso de gerente, e a até R$ 1.250,00 (hum mil, duzentos e cinqüenta reais) por mês, de acordo com os critérios estabelecidos pela Diretoria Executiva. Nota: As despesas com condomínio, IPTU, água, luz, telefone e demais tributos não serão reembolsadas. O SEBRAE-SP não fará nenhuma intermediação no contrato de aluguel, ficando sob a responsabilidade do funcionário a procura e locação do imóvel. Se, por ocasião da transferência, houver necessidade de rescisão de contrato de aluguel na cidade de origem, o SEBRAE-SP poderá ressarcir a despesa, mediante apresentação de cópia autenticada do contrato de aluguel. A solicitação deve ser efetuada através de CI, com aprovação do Gerente da unidade de destino e validação da Unidade de Gestão de Pessoas. 3.5.2. Transferência Temporária a) Adicional Salarial de Transferência Temporária Durante o tempo em que estiver prestando serviços para outra unidade, o funcionário transferido temporariamente passará a receber, através de crédito em folha de pagamento, um adicional de 25% de sua remuneração, incluindo gratificação por função no caso de gerente. O pagamento será processado assim que a transferência for efetivada, observado o que dispõe o item 9.2 da IN: As transferências (temporárias ou definitivas) que não forem autorizadas até o 10º dia do mês, só serão processadas em folha de pagamento no primeiro dia do mês subseqüente à autorização. b) Pagamento de Despesas com Transporte Após a efetivação da transferência e durante o período em que estiver prestando serviços em outra unidade, o funcionário terá direito ao reembolso das despesas com transporte para até 2 (duas) viagens de ida e volta por mês, entre o seu domicílio e o município de transferência. A escolha do transporte, bem como o reembolso da despesa, deve seguir o critério definido pela IN de Viagem e Locomoção vigente. As despesas de locomoção no local de atuação ou município de transferência, não serão reembolsadas. Secretaria Geral - Normas e Processos Pg. 4/6
c) Pagamento de Despesas com Hospedagem e Alimentação Após a efetivação da transferência e durante o período em que estiver prestando serviços em outra unidade, o funcionário terá direito ao reembolso das despesas com hospedagem no local de destino, incluindo despesas com alimentação, seguindo o seguinte critério: c3) Jantar todos os dias; c4) Almoço nos fins de semana e feriados. Os valores da hospedagem e alimentação devem obedecer aos limites estipulados pela TND. 3.6. Prestação de Contas e Reembolso de Despesas A solicitação do reembolso deve ser efetuada através de sistema informatizado, com aprovação do Gerente da unidade de destino. Nota: O lançamento da despesa deve ser efetuado no centro de custo informado pela Unidade de Gestão de Pessoas. Todas as notas fiscais e documentos relacionados à prestação de contas devem ser devidamente identificados e atestados pelo funcionário. Para o pagamento das despesas de terceiros (cônjuge e filhos) é necessário cópia dos documentos de identificação (RG, Certidão de Casamento, Certidão de Nascimento). O reembolso de despesas somente será efetuado após a aprovação do processo de prestação de contas pelo gerente da unidade de destino e validação da Unidade de Gestão de Pessoas, que providenciará o encaminhamento a Unidade de Finanças. A prestação de contas deve ser efetuada logo após a realização da despesa, para reembolso em até 07 dias úteis da aprovação. O crédito será efetuado através de depósito em conta corrente bancária do funcionário transferido. No caso de conta salário o funcionário deverá informar uma outra conta para o depósito. Secretaria Geral - Normas e Processos Pg. 5/6
4. FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA SOLICITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA IN 06 / 2004 TRANSFERÊNCIA DE PESSOAL MUDANÇA DE DOMICÍLIO Solicitante: RE: Unidade de Origem: Gerente: Tipo de Transferência: Definitiva Temporária Unidade de Destino: Cargo/Função: Gerente: DESTINO DADOS PESSOAIS Estado civil: Casado (a) Solteiro (a) Outros: Filhos: Não Sim Quantos: Residência: Própria Alugada Outros: Declaração de Interesse e Responsabilidade Declaro meu interesse na transferência com mudança de domicílio; Estar ciente dos critérios e condições estabelecidos pela IN 06/2004; Ser responsável pela veracidade das informações prestadas. Local/Data: Assinatura: AVALIAÇÃO TÉCNICA UGP Anexos: Currículo Relato de Experiência Avaliação de Aderência UGP Outros: UNIDADE DE ORIGEM APROVADORES UNIDADE DE DESTINO Gerente Gerente Diretoria de Adm. e Finanças Superintendência Diretoria Técnica Secretaria Geral - Normas e Processos Pg. 6/6