PORTARIA Nº 1.998, DE 22 DE ABRIL DE 2015. Institui o macroprocesso da fase de Gestão de Contratos de Tecnologia da Informação e Comunicações no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região. A PRESIDENTE DO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, CONSIDERANDO que o Tribunal está implantando práticas que favorecem a governança da Tecnologia da Informação; CONSIDERANDO os princípios constitucionais e administrativos da eficiência, eficácia e economicidade constantes do art. 37 da Constituição Federal, bem como o disposto na Lei nº 8.666/1993; CONSIDERANDO a expressiva parcela de dotação orçamentária destinada à aquisição de bens e serviços na área de Tecnologia da Informação e Comunicações; CONSIDERANDO as recomendações contidas no Acórdão nº 381/2011 Plenário, do Tribunal de Contas da União, a dispor sobre o aperfeiçoamento do processo de contratação de soluções de Tecnologia da Informação; CONSIDERANDO o disposto no inciso II do art. 22 da Resolução CNJ nº 182/2013, a estabelecer que os Tribunais normatizem seus respectivos processos de trabalho e de gestão das contratações de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicações; CONSIDERANDO o constante do expediente administrativo nº 0001637-96.2013.5.04.0000 (PA), RESOLVE: Art. 1º Estabelecer o macroprocesso da fase de gestão das contratações de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicações no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região. Parágrafo único. O presente macroprocesso baseia-se nas seguintes referências: I Resolução CNJ nº 182/2013, que dispõe sobre as diretrizes para as contratações de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicações pelos órgãos submetidos ao controle administrativo e financeiro do Conselho Nacional de Justiça; II Instrução Normativa nº 4/2014, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, a qual dispõe sobre o processo de contratação de soluções de Tecnologia
da Informação pelos órgãos integrantes do Sistema de Administração de Recursos de Tecnologia da Informação e Informática (SISP) do Poder Executivo Federal; III Manual de gestão e fiscalização de contratos administrativos deste Tribunal, publicado em janeiro de 2014. Art. 2º Os papéis desempenhados pelos servidores envolvidos na execução do macroprocesso estão descritos no Anexo 1 da presente Portaria. Art 3º A execução do macroprocesso contempla as seguintes etapas: Iniciar Gestão, Monitorar Disponibilidade, Emitir Chamado, Emitir Ordem de Serviço, Acompanhar a Entrega do Serviço/Software, Efetuar Medições, Conferir Nota Fiscal de Serviços, Atestar a Nota Fiscal, Receber o Material Provisoriamente, Avaliar a Especificação Técnica do Material, Conferir Nota Fiscal de Material e Efetuar o Recebimento Definitivo. Parágrafo único. As etapas referidas no caput estão detalhadas no Anexo 2 da presente Portaria. Art. 4º Os modelos de documentos e a descrição das ferramentas a serem utilizadas pelos responsáveis pelas etapas previstas no macroprocesso estão disponibilizados nos Anexos 3 e 4 da presente Portaria, respectivamente. Art. 5º O desenho do macroprocesso está documentado no Anexo 5 desta Portaria. Art. 6º O macroprocesso será revisado a cada 2 anos ou em menor prazo, quando necessário. Art. 7º A presente Portaria entra em vigor na data de sua publicação. CLEUSA REGINA HALFEN Presidente do TRT da 4ª Região/RS
ANEXO 1 PAPÉIS DESEMPENHADOS PELOS SERVIDORES ENVOLVIDOS NA EXECUÇÃO DO MACROPROCESSO Requisitante Gestor do Contrato Fiscal do Contrato Responsável pelo Recebimento de Materiais Comissão de Recebimento de Materiais Contratada Representante da área Requisitante do serviço contratado ou material adquirido Responsável pela gestão, acompanhamento do contrato e recebimento/ateste de serviços prestados pelas contratadas Responsável pela fiscalização do contrato para garantir o cumprimento de todas as cláusulas Responsável pelo recebimento quantitativo, quando a aquisição for de bens ou materiais. Esse papel pode ser desempenhado por um representante da Setic ou por um representante da Seção de Cadastramento de Bens/ Seção de Almoxarifado. Comissão, designada pelo Tribunal, para efetuar o recebimento de materiais adquiridos Empresa ou profissional contratado pelo Tribunal para a execução do objeto
ANEXO 2 DETALHAMENTO DAS ETAPAS Modelo de documento 1. Iniciar Gestão Fazer reunião inicial com a contratada para esclarecer os detalhes do objeto a ser executado, os papéis e as responsabilidades, bem como os responsáveis de cada parte Gestor do contrato, Fiscal do Contrato, Contratada Contrato, Edital de Licitação, Termo de Referência Reunião, Ata de Reunião Reunir Lavrar ata Ata de Reunião Organizar e promover a reunião de início de contrato do objeto Lavrar a Ata de Reunião e colher as assinaturas dos participantes 2. Monitorar Disponibilidade Medir os níveis de disponibilidade dos serviços prestados e comparar os resultados com os requisitos estipulados no contrato. Área requisitante Contrato Chamado para solicitação de serviço destinado à solução de problema técnico Monitorar Monitorar a disponibilidade dos serviços Ferramentas Zabbix Ferramentas 3. Emitir Chamado Abrir um chamado, junto à contratada, para a solução de um problema, conforme previsto no contrato. Área requisitante Problema técnico detectado Chamado aberto Criar o chamado Registrar o chamado Formalizar a abertura de um chamado, junto à contratada, conforme mecanismos definidos no contrato (por telefone, e-mail, integração de sistemas, aplicativo web, etc.) Registrar o chamado no Controle de Entrega de Serviços ou no Software utilizado pelo Tribunal Trace GP e Sistema de Gestão de Contrato
Modelo de documento 4. Emitir Ordem de Serviço Emitir uma ordem de serviço para a execução de um serviço, conforme previsto no contrato. Gestor do Contrato Escopo do serviço a ser executado definido no contrato Ordem de serviço emitida Preencher Assinar Obter o aceite da contratada Ordem de Serviço Preencher a Ordem de Serviço, descrevendo detalhadamente o escopo, o prazo, o custo, as datas, as entregas e as demais informações definidas no contrato. O Gestor do Contrato e o Requisitante do Serviço devem assinar a Ordem de Serviço. Enviar a Ordem de Serviço à contratada, para tomar ciência e assinar. Considerações importantes 5. Acompanhar a Entrega do Serviço/Software Atividade de acompanhamento da entrega do serviço ou software previsto no Contrato, na Ordem de Serviço ou no Chamado Não conformidades durante esta tarefa são registradas, na Ordem de Serviço ou no sistema de controle utilizado para o contrato. Gestor do Contrato Chamado ou Ordem de Serviço Chamado, Ordem de Serviço ou registro no sistema de Controle de entrega dos Serviços ou Softwares contratados Acompanhar a execução Registrar ocorrências Absorver conhecimento Verificar a execução do trabalho ou a entrega do serviço/software contratado. Acompanhar os técnicos da contratada, quando necessário. Registrar as datas e os horários de início de atendimento, conclusão e demais prazos no Controle de Entrega de Serviços ou Software, quando necessário. Registrar não conformidades na execução do serviço no Controle de Entrega de Serviços ou Software. Absorver o conhecimento gerado na execução do serviço, quando aplicável. 6. Efetuar Medições Efetuar medições no serviço executado, por meio da compilação da Ordem de Serviço, do Chamado e do Controle de Entrega de Serviços ou Software. Identificar o cumprimento ou não dos requisitos contratuais, calcular os descontos e encaminhar a aplicação de sanções. Fiscal do Contrato
Alternativas Ferramentas Contrato, Processo Administrativo, Ordem de Serviço, Chamado, Sistema de Controle de entrega dos Serviços ou Softwares contratados Registro no Sistema de Controle de entrega dos Serviços ou Softwares contratados, encaminhamento para aplicação de descontos ou encaminhamento para aplicação de sanções Caso a contratação tenha sido previamente deliberada, essa tarefa deve ser substituída pela evidência da deliberação. Consolidar ordem de serviço e chamados Conferir relatórios Verificar cláusulas contratuais Calcular valores Sistema de Controle de Faturamento Consolidar todas as Ordens de Serviço e os Chamados que ocorreram durante o período, se aplicável. Conferir os relatórios de execução de serviços enviados pela Contratada. Verificar se as cláusulas contratuais pertinentes foram cumpridas. Calcular os descontos e encaminhar para sanções, caso necessário. Caso o contrato seja pós-pago (gestão por ordens de serviços ou chamados), calcular o valor que deverá ser faturado. Ferramentas 7. Conferir Nota Fiscal de Serviços Conferir os dados da nota fiscal de serviços, como valor, descrição dos serviços, CNPJ, nota de empenho, etc. Fiscal do Contrato Sistema de Controle de entrega dos Serviços ou Softwares contratados e Nota Fiscal emitida pela Contratada Encaminhamento para correção da nota fiscal, caso necessário Receber Nota Fiscal Conferir Sistema de Controle de Faturamento Receber a nota fiscal da Contratada. Conferir os dados da Nota Fiscal, como valor, descrição dos serviços, CNPJ, nota de empenho, utilizando Controle de Entrega de Serviços ou Software. Caso a Nota Fiscal apresente problemas, encaminhá-la para correção. 8. Atestar a Nota Fiscal Atestar a nota fiscal de serviços enviada pela Contratada. Fiscal do Contrato e Gestor do Contrato Nota Fiscal e Sistema de Controle de entrega dos Serviços ou Softwares contratados Registro no Sistema de Controle de entrega dos Serviços ou Softwares contratados, Nota Fiscal com o ateste, Processo Administrativo, Relatório enviado pela contratada descrevendo os prazos e serviços executados.
Modelos de documento Elaborar ateste e assinar Juntar documentação Encaminhar Pagamento Elaborar o ateste da execução do serviço e assinar. Juntar Nota Fiscal, Ateste da Execução do Serviço, Controle de Entrega de Serviços ou Software, Relatório de Execução de Serviços, Ordem de Serviço e Chamado no Processo Administrativo PA. Encaminhar o Processo Administrativo PA para a Seção de Liquidação por meio do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico ADMe. Ateste de Serviço e Ateste de Entrega de Material Considerações importantes 9. Receber o Material Provisoriamente Efetuar o recebimento provisório do material adquirido em uma contratação. O recebimento poderá ser executado por um representante da Setic ou por um representante da Seção de Cadastramento de Bens/Seção de Almoxarifado. Responsável pelo Recebimento de Materiais Nota Fiscal Recibo atestando a entrega quantitativa de material adquirido Verificar quantitativo Assinar recibo de entrega Contar as quantidades entregues Caso a contagem esteja correta, assinar o recibo de entrega. Caso a contagem não esteja correta, entrar em contato com a empresa para que tome a ação necessária. Considerações importantes 10. Avaliar a Especificação Técnica do Material Avaliar se o material entregue está de acordo com as especificações técnicas previstas na contratação. Os itens recebidos devem estar de acordo com a especificação técnica contratada. A especificação técnica poderá estar contida no Edital de Licitação, Contrato, Nota de Empenho ou no próprio orçamento da empresa (para o caso de compra direta). Gestor do Contrato Nota Fiscal. Opcionalmente, o Contrato ou o Edital da Licitação Parecer Técnico do Recebimento de Material adquirido Conferir especificação técnica Emitir parecer Conferir se o material recebido possui as especificações técnicas constantes na contratação. Essa conferência é feita efetuada sobre uma amostra do material adquirido. Emitir parecer atestando se a especificação confere. Esse parecer, dependendo da natureza da contratação, poderá ser feito em forma de um memorando, um e-mail ou um ateste na Nota Fiscal. Caso o material não esteja de acordo com a especificação, entrar em contato com a empresa para que tome a ação necessária.
Ferramenta 11. Conferir Nota Fiscal de Material Conferir os dados da nota fiscal de materiais, como valor, descrição dos serviços, CNPJ, nota de empenho, etc. Fiscal do Contrato Nota Fiscal Encaminhamento para correção da nota fiscal, caso necessário Receber nota fiscal Conferir Receber a nota fiscal da contratada. Conferir os dados da Nota Fiscal, como valor, descrição dos materiais, CNPJ e nota de empenho. Caso a Nota Fiscal apresente problemas, encaminhá-la para correção. Sistema de Controle de Faturamento Considerações importantes Modelo de documento 12. Realizar o Recebimento Definitivo Realizar o recebimento definitivo do material adquirido. Em caso de compra direta, utiliza-se o Ateste do Recebimento dos Materiais como recebimento definitivo. Gestor do Contrato e Comissão de Recebimento de Materiais Nota Fiscal. Opcionalmente, o Contrato, o Edital da Licitação ou o Parecer Técnico do Recebimento de Material adquirido Termo de Recebimento Definitivo pela Comissão de Recebimento de Materiais Elaborar o termo de recebimento definitivo Colher assinaturas Termo de Recebimento Definitivo Informar as datas de recebimento e o número de contrato/compra. Colher as assinaturas dos integrantes da Comissão de Recebimento de Materiais ou do Gestor do Contrato para os casos de compra direta.
ANEXO 3 FERRAMENTAS UTILIZADAS NO MACROPROCESSO Software Zabbix Trace GP Sistema de Gestão de Contrato Sistema de Controle de Faturamento Ferramentas Utilizadas Software utilizado pela Coordenadoria de Infraestrutura Tecnológica para monitoramento de disponibilidade dos serviços Software adquirido pelo TRT4 para a gestão de demandas da Central de Serviços da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações Setic Sistema, em formato de planilha, para controle e registro de chamados junto aos serviços terceirizados do Tribunal Sistema, em formato de planilha, para controle do faturamento dos contratos de TIC
ANEXO 4 MODELO DE ATA DE REUNIÃO ATA DE REUNIÃO COM A EMPRESA [NOME DA EMPRESA] Identificação Data e hora Local Pauta Participantes Assuntos Abordados Ações Identificadas da Ação Responsável Próxima Reunião Data e hora Local
MODELO DE ORDEM DE SERVIÇO ORDEM DE SERVIÇO DE SOLUÇÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÕES Identificador da Ordem de Serviço: IDENTIFICAÇÃO DO SERVIÇO Requisitante do Serviço: Data de Emissão: Nome do Projeto: Sigla: Contratada: Contrato: ITEM PRODUTO/SERVIÇO MÉTRICA QTDE. PREÇO UNITÁRIO PREÇO TOTAL DESCRIÇÃO DETALHADA DO SERVIÇO TOTAL DOCUMENTOS ENTREGUES À CONTRATADA ( ) ( ) ( ) ( ) Data Prevista para Início dos Serviços/Produtos DATAS E PRAZOS Data Prevista para Entrega dos Serviços/Produtos CIÊNCIA Requisitante do Serviço Nome: Telefone: Local: E-mail: Data: Assinatura:
Preposto Nome: Telefone: Local: E-mail: Data: Assinatura: Gestor do Contrato Nome: Telefone: Local: E-mail: Assinatura: Data de Entrega: ACEITE Solicitante Gestor AVALIAÇÃO DOS SERVIÇOS Critério de Avaliação: Resultado: Preposto
MODELO DE ATESTE DE SERVIÇO PODER JUDICIÁRIO ATESTE DE SERVIÇO PROCESSO nº ATESTO para os devidos fins que os serviços de que tratam a nota fiscal, de / /, da empresa, foram efetivamente prestados em / /, conforme contratação deste Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região/RS. Em de de. Responsável pelo Ateste Cargo
MODELO DE ATESTE DE ENTREGA DE MATERIAL PODER JUDICIÁRIO ATESTE DE ENTREGA DE MATERIAL PROCESSO nº ATESTO para os devidos fins que os materiais de que tratam a nota fiscal, de / /, da empresa, foram efetivamente fornecidos em / /, conforme contratação deste Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região/RS. Em de de. Responsável pelo Ateste Cargo
MODELO DE TERMO DE RECEBIMENTO TERMO DE RECEBIMENTO Por este instrumento, a Comissão de Recebimento de Materiais do Tribunal, instituída pela Portaria nº 7.774, de 17 dezembro de 2014, atesta que os bens identificados abaixo possuem a qualidade compatível com a especificada no Contrato: Contrato: Contratante: Contratada: Objeto: do material recebido QTDE. DANFE Data de Entrega RECEBIMENTO PROVISÓRIO Data da Ativação RECEBIMENTO DEFINITIVO Não conformidades verificadas Providências adotadas Pendências Em de de.
ANEXO 5 DESENHO DO MACROPROCESSO DA FASE DE GESTÃO DE CONTRATOS DE TI