RELATÓRIO DA REUNIÃO DO COMITÊ GESTOR AGILIDADE QUALIDADE SISTEMATIZAÇÃO DAS VISITAS TÉCNICAS 23 e 24.07.2013 - SALVADOR/BA 1. PARTICIPANTES DA REUNIÃO: Conselheiro Jaylson Campelo (presidente) TCE/PI jaylson.campelo@tce.pi.gov.br Conselheiro Edilberto Pontes TCE/CE IRB pontes.lima@uol.com.br; pontes.lima@tce.ce.gov.br Conselheiro Edilson Silva TCE/RO edilsonssilva10@hotmail.com Conselheiro Fernando Catão TCE/PB fcatao@tce.pb.gov.br Risodalva Castro Atricon riso@tce.mt.gov.br Américo Correa Atricon americoscorrea@gmail.com; assessoria-adm@atricon.org.br Maria Salete Oliveira TCE/BA salete@tce.ba.gov.br André Dietrich TCE/RS dietrich@tce.rs.gov.br José Luiz do Nascimento TCE/RO zeluiz@tce.ro.gov.br 2. PAUTA: Sistematização das visitas técnicas aos Tcs, com base no que dispõe o Regulamento Atricon 01/2013, aprovado pelo Conselho Deliberativo da Atricon no dia 02/07/2013, em reunião conjunta com as Diretorias da Atricon e do IRB e Presidentes dos Tcs.
3. DENOMINAÇÃO DO PROCEDIMENTO NOS TCs: Visita Técnica 4. MEMBROS DO COMITÊ GESTOR no atual manter 12 Conselheiros ou Conselheiros Substitutos titulares no próximo submeter à Assembleia, no Congresso: proposta de inclusão formal de 12 titulares e 12 suplentes 5. MANDATO DO COMITÊ GESTOR: atual provisório até final 2013 próximo submeter à Assembleia, no Congresso: proposta de mandato de 2 anos, coincidentes com a gestão da Atricon 6. CUSTEIO DAS VISITAS TÉCNICAS: em 2013 a Atricon custeará as despesas com diárias dos Conselheiros e técnicos integrantes do Comitê Gestor caberá ao respectivo TC custear as passagens e o deslocamento de outros técnicos que eventualmente acompanharem os Conselheiros
a partir de 2014 submter à Assembleia, no Congresso, nova proposta de financiamento das visitas técnicas 7. COMPOSIÇÃO DOS SUBGRUPOS DO COMITÊ GESTOR E RESPECTIVOS TCS (definidos mediante sorteio): GRUPO 1 GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO 4 GRUPO 5 GRUPO 6 Conselheiros Conselheiros Conselheiros Conselheiros Conselheiros Conselheiros Caldas Furtado Sebastião Ranna Edilson Silva Jaylson Campelo Paulo Curi Neto Cezar Miola TCE/RS TCE/MA (coordenador) TCE/ES (coordenador) TCE/RO (coordenador) TCE/PI (coordenador) TCE/RO (coordenador) (coordenador) Edilberto Pontes - Fernando Catão Marcos Loreto Gildásio Penedo Cláudio Terrão - Maria Thereza TCE/CE TCE/PB TCE/PE TCE/BA TCE/MG TCM/GO Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Américo Correa Risodalva Castro - José Luiz do Maria Salete - TCE/BA Luiz Genédio TC/DF Débora - TCE/RS Atricon Atricon Nascimento - TCE/RO - IRB Tribunais de Contas Tribunais de Contas Tribunais de Contas Tribunais de Contas Tribunais de Contas Tribunais de Contas TC/DF, TCE/GO, TCE/PA, TCM/PA, TCE/RS, TCE/ES, TCE/PB, TCE/PE, TCE/AL, TCE/SE, TCM/CE, TCE/PI, TCM/GO, TCE/TO TCE/MA, TCE/AP TCE/MG, TCE/SP TCE/RN, TCE/RR TCE/BA, TCM/BA TCE/RO, TCE/AC
8. PLANO DE AÇÃO: O QUE QUEM QUANDO COMO/PORQUE Realizar reunião do Cons. Jaylson Américo definir Para apresentação da sistemática da visita técnica com o Cons. Antonio Joaquim Preferencialmente em julho/2013 Informar dados das visitas técnicas à Atricon Jaylson Piloto TCE/PB: Até 31/08/2013 Demais Tcs: Até 12/08/2013 Para viabilizar passagens e diárias: cronograma, pessoas, datas, locais, voos, dados pessoais conta bancária, CPF Expedir ofício Atricon/IRB aos Presidentes dos TCs Risodalva Américo Até 02/08/2013 Para comunicar: sistemática, subgrupo responsável, cronograma, roteiro da visita técnica e encaminhar questionário Realizar Visita Técnica Piloto TCE/PB Jaylson 15 e 16/08/2013 Membros do subgrupo responsável mais 01 representante dos demais Responder os questionários Presidentes dos TCs Até 13/08/2013 Tabular as respostas aos questionários Jaylson Risodalva Até 16/08/2013
Elaborar proposta de relatório padrão Jaylson Até 14/08/2013 Elaborar proposta de roteiro da visita técnica nos TCs Jaylson Até 14/08/2013 Realizar reunião do Comitê Gestor Jaylson 16/08/2013, no TCE/PB análise do piloto, avaliação das respostas dos Tcs e padronização do relatório Realizar visitas técnicas nos Tcs Subgrupos do Comitê Gestor de 19/08 até 20/09/2013 Elaborar relatório preliminar da visita Subgrupos do até 30/09/2013 Conforme padrão técnica individualizado por TC Comitê Gestor Manifestar sobre o relatório Presidentes dos até 10/10/2013 preliminar da visita técnica TCs Elaborar relatório final da visita Subgrupos do até 29/10/2013 Conforme padrão técnica individualizado por TC Comitê Gestor Elaborar minuta de relatório de resultados consolidados Jaylson Até 14/11/2013 Realizar reunião do Comitê Gestor Jaylson Até 15/11/2013 Para consolidação do resultado geral das visitas
técnicas Produzir publicação técnica Américo Até 30/11/2013 Divulgar os resultados das visitas técnicas Jaylson De 03 a 06/12/2013 No Congresso dos TCs 9. QUESTIONÁRIO A SER APLICADO AOS TCs, PREVIAMENTE ÀS VISITAS TÉCNICAS: I - Composição em consonância com a Constituição Federal: 1. A atual composição do TC contempla: 1.1. Quatro do Poder Legislativo 1.2. Um do Poder Executivo de livre nomeação 1.3. Um do Poder Executivo dentre os Conselheiros Substitutos 1.4. Um do Poder Executivo dentre os Procuradores de Contas
Comente, se necessário 2. O Ministério Público de Contas é integrado por Procuradores de Contas concursados? 3. Relativamente aos Procuradores de Contas, informe: A quantidade de vagas existentes A quantidade de vagas preenchidas 4. Os Conselheiros Substitutos são concursados? 5. Relativamente aos Conselheiros Substitutos, informe: A quantidade de vagas existentes A quantidade de vagas preenchidas
6. São distribuídos diretamente processos aos Conselheiros Substitutos para relatoria? II. Adoção do Código de Ética (membros e servidores): 7. O TC tem Código de Ética formalmente instituído? III - Agilidade do controle externo: 8. Existem denúncias recebidas em 2012 e 2013 que não tenham sido apreciadas no prazo de 6 meses desde o seu recebimento? 9. Existem consultas recebidas em 2012 e 2013 que não tenham sido apreciadas no prazo de 4 meses desde o seu recebimento? 10. Existem processos que tenham sido autuados há mais de 05 anos sem julgamento?
11. Identifique o processo mais antigo em tramitação no TC Número do processo Natureza do processo Data da autuação Estágio atual IV - Adoção do Planejamento Estratégico como ferramenta indispensável de gestão: 12. Existe unidade de planejamento na estrutura organizacional? 13. A unidade de planejamento tem atribuições definidas em instrumento normativo?
14. A unidade de planejamento tem estrutura própria (física e de pessoal)? 14.1. Física 14.2. Pessoal 15. Existe plano estratégico em vigor? 16. Qual o período de abrangência do plano estratégico em vigor? 16.1. Ano inicial 16.2. Ano final 17. Há aferição periódica de metas? V - Política de Gestão de Pessoas: 18. Existe Plano de Cargos, Carreiras e Salários instituído?
19. Em caso afirmativo, qual a data da aprovação do PCCS em vigor? 20. Existem mecanismos de avaliação de desempenho dos servidores? 21. Há política de saúde e qualidade de vida no trabalho em vigor? 22. Cite algumas práticas: VI - Escola de Contas:
23. Existe Escola de Contas (ou equivalente) na estrutura organizacional? 24. A Escola de Contas (ou equivalente) tem atribuições definidas em instrumento normativo? 25. A Escola de Contas (ou equivalente) tem estrutura própria (física e de pessoal)? 25.1. Física 25.2. Pessoal 26. Existe plano de capacitação de servidores? 27. Existe plano de capacitação de jurisdicionados? 28. Existe plano de formação de controladores sociais (público-alvo: membros de conselhos, estudantes, cidadãos, sociedade civil, ongs etc)?
29. Existe plano de capacitação dos Membros? 30. A Escola de Contas (ou equivalente) realiza ensino à distância? VII - Normas de Auditoria Governamental NAGs: 31. O TC adota formalmente normas de auditoria governamental NAGs? 32. As normas de auditoria governamental NAGs são efetivamente aplicadas? 33. As fiscalizações são realizadas exclusivamente por servidores efetivos do TC?
XIII - Auditoria operacional: 34. Há servidores capacitados em auditoria operacional? 35. Em caso afirmativo, quantos? 36. O TC realizou quantas auditorias operacionais em 2012/2013? IX Auditoria de receita: 37. Há servidores habilitados em auditoria de receita?
38. Em caso afirmativo, quantos? 39. O TC realizou quantas auditorias de receita em 2012/2013? X - Controle externo concomitante (conforme plano amostral): 40. O TC realiza controle externo concomitante de 40.1. licitações 40.2. contratos 40.3. convênios 40.4. obras 40.5. concursos públicos 41. O TC adota regularmente medidas cautelares? 42. Há apreciação oportuna do mérito das medidas cautelares?
43. São realizadas inspeções in loco dentro do próprio exercício? XI - Informações estratégicas para o controle externo (atividade de Inteligência): 44. Existe unidade de informações estratégicas para o controle externo na estrutura organizacional? 45. A unidade de informações estratégicas para o controle externo tem atribuições definidas em instrumento normativo? 46. A unidade de informações estratégicas para o controle externo tem estrutura própria (física e de pessoal)? 46.1. Física
46.2. Pessoal 47. O TC aderiu à Rede Nacional de Informações Estratégicas para o Controle Externo? XII - Acompanhamento das decisões: 48. Há mecanismos de acompanhamento do cumprimento das decisões do Tribunal? 48.1. multas 48.2. débitos 48.3. determinações 48.4. recomendações XIII - Súmula e Jurisprudência: 49. Há sistematização da jurisprudência do TC?
50. Há edição de súmulas do TC? 51. Em caso afirmativo, quantas súmulas já foram editadas? 52. As súmulas são disponibilizadas para consulta no sítio do TC? XIV Cooperação técnica com outros órgãos de controle: 53. Existem acordos de cooperação técnica com outros órgãos de controle? 54. Identique: 54.1. Ministério Público 54.2. Ministério Público Federal 54.3. Ministério Público do Trabalho
54.5. Polícia Federal 54.6. Polícia Civil 54.7 Receita Federal do Brasil 54.8 CGU 54.9. CGE 54.10. TCU 54.11. ENCCLA 54.12. Tcs (identifique): 54.13. Outros: XV - Controle interno: 55. Existe unidade de controle interno na estrutura organizacional? 56. Em caso afirmativo, os servidores lotados na unidade de controle interno são do quadro permanente de pessoal?
57. O controle interno emite relatório anual de auditoria? 58. O controle interno emite pareceres sobre o Relatório de Gestão Fiscal e os balanços contábeis? XVI Corregedoria: 59. Existe Corregedoria na estrutura organizacional? 60. A Corregedoria tem atribuições definidas em instrumento normativo? 61. A Corregedoria tem estrutura própria (física e de pessoal)? 61.1. Física 61.2. Pessoal
62. A Corregedoria realiza correições periódicas nas unidades? 63. Quantas correições foram realizadas em 2013? 64. Nas correições, a Corregedoria se utiliza do instrumento de recomendações? 65. A Corregedoria tem espaço próprio na intranet para divulgação de informações, orientações, recomendações e provimentos? 66. Existem mecanismos de controle dos prazos processuais pela Corregedoria? XVII Unidade de Tecnologia da Informação: 67. Existe unidade de tecnologia da informação na estrutura organizacional?
68. A unidade de de tecnologia da informação tem atribuições definidas em instrumento normativo? 69. A unidade de tecnologia da informação tem estrutura própria (física e de pessoal)? 69.1. Física 69.2. Pessoal 70. Existe plano estratégico de TI formalmente constituído e em vigor? 71. Existe comitê de tecnologia da informação instituído? XVIII Ouvidoria: 72. Existe Ouvidoria na estrutura organizacional? 73. A Ouvidoria tem atribuições definidas em instrumento normativo?
74. A Ouvidoria tem estrutura própria (física e de pessoal)? 74.1. Física 74.2. Pessoal 75. As demandas do cidadão são respondidas efetivamente? 76. Há prazo definido para resposta às demandas do cidadão? 77. Esse prazo é sempre observado? XIX - Cumprimento das regras de transparência:
78. O TC observa a Lei de Acesso à Informação na divulgação das informações? 78.1. Subsídios 78.2. Salários 78.3. Diárias 78.4. Relatórios de auditoria 78.5. Pareceres 78.6. Decisões 79. O TC disponibiliza sistema eletrônico de busca de informações por parte do cidadão? 80. O TC implantou o Serviço de Informação ao Cidadão SIC? 81. As sessões do TC são transmitidas externamente? 82. De que forma as sessões são transmitidas? 82.1. Ao vivo
82.2. Posteriormente, na íntegra e sem edição 82.3. Posteriormente, com edição 82.4. TV 82.5. Web XX - Comunicação institucional: 83. Existe unidade de comunicação na estrutura organizacional? 84. A unidade de comunicação tem atribuições definidas em instrumento normativo? 85. A unidade de comunicação tem estrutura própria (física e de pessoal)? 85.1. Física 85.2. Pessoal 86. Existe política de comunicação formalmente regulamentada?
87. Existe um plano de comunicação em vigor? 88. Quais são os principais instrumentos de comunicação do TC? 88.1. internet 88.2. intranet 88.3. jornal impresso 88.4. rádio 88.5. revista 88.6. telejornal 88.7. redes sociais 88.8. jornal eletrônico 88.9. outros: