Windows Small Business Server Caso de Sucesso Macedo Vitorino & Associados Macedo Vitorino & Associados melhora acesso e partilha do conhecimento com Microsoft Windows Small Business Server Sumário País Portugal Sector Serviços Perfil do Cliente A Macedo Vitorino & Associados é uma sociedade de advogados constituída em 1996 que presta serviços jurídicos a clientes nacionais e estrangeiros em áreas diversificadas. Conta com cerca de 25 advogados. Situação de Negócio Para a Macedo Vitorino & Associados, com sede em Lisboa, era importante implementar uma infra-estrutura sólida e segura, que lhe permitisse melhorar a comunicação e a qualidade de serviço. E lhe desse bases para evoluir para um patamar superior de inovação. Solução Microsoft Windows Small Business Server Benefícios Melhoria da comunicação interna Mais acesso e partilha de informação Incremento da qualidade de serviço Maior segurança da infra-estrutura Suporte a projectos futuros Não investimos em sistemas de informação sem antes saber para o que nos servem. Por isso, quando optamos por uma solução como o Microsoft Small Business Server sabemos que nos acrescenta valor e exploramo-lo até ao limite Associados. A sociedade de advogados Macedo Vitorino & Associados vê nos sistemas de informação uma ferramenta que permite o aumento da eficiência interna, respondendo à visão de melhoria da qualidade de serviço e da comunicação. Nesse contexto a Macedo Vitorino & Associados decidiu investir no Microsoft Windows Small Business Server, que lhe trouxe mais valias a vários níveis, como no acesso e partilha do conhecimento, potenciado pela criação de uma intranet com recurso a Windows SharePoint Services. A melhoria da gestão da própria infra-estrutura ou o acréscimo da segurança não foram esquecidos. Numa primeira fase, o foco incidiu na organização interna. Estabelecida a plataforma base, a empresa ficou preparada para novas formas de interacção com os clientes, tendo facilitado a comunicação com estes.
No nosso escritório temos o projecto Saber Mais, que se assume como a nossa estrutura de knowledge management. Desde que a incluímos na plataforma informática, suportada no Microsoft Windows Small Business Server, temos obtido grandes vantagens. Em causa nesse projecto está tudo o que fazemos para sabermos mais como advogados, incluindo gestão das bases de dados de minutas, de contratos e de pareceres. Situação A Macedo Vitorino & Associados Sociedade de Advogados RL, constituída em 1996, presta serviços jurídicos a clientes nacionais e estrangeiros em áreas distintas. Com 11 anos de experiência, o mercado reconhece-lhe elevada competência em diversos campos como no direito financeiro, nos sectores das telecomunicações e energia ou na assessoria a projectos de investimento estrangeiro. A nossa base de clientes desenvolveu-se com novas entidades que pretendem entrar em Portugal. Cerca de 80% da nossa receita tem origem em investimento estrangeiro, afirma João de Macedo Vitorino, Partner da Macedo Vitorino & Associados. Os seus advogados estão organizados por grupos de trabalho, cobrindo desde o direito societário e comercial, passando pelo direito bancário, mercado de capitais, grandes projectos e infra-estruturas, bem como contencioso. Qualidade é, para esta sociedade de advogados, um princípio orientador de toda a actividade. Com uma estrutura de cerca de 25 advogados, a flexibilidade da organização é acompanhada de uma atenção constante à eficiência dos processos. Nesse contexto, mais do que sistemas de informação neutros ou transparentes, a Macedo Vitorino & Associados pretende que estes proporcionem, não só a melhor resposta às suas necessidades, como que acrescentem rentabilidade ao trabalho. E aqui destacam-se duas preocupações principais: qualidade de serviço e comunicação. Hoje em dia ter uma plataforma web montada num escritório é um elemento facilitador da comunicação entre os advogados, com reflexo na própria actividade, defende João de Macedo Vitorino. E adianta: se um grupo de trabalho tem o seu website, com os seus projectos, a sua documentação e toda a informação relevante que pretenda partilhar com outros, ele próprio cria vontade de adicionar mais valor ao que está feito. A melhoria da comunicação tende a ter impacto na produtividade e nos resultados. Além disso, potencia o aumento da qualidade de serviço, ao fomentar o desejo de conhecer. No nosso escritório temos o projecto Saber Mais, que se assume como a nossa estrutura de knowledge management. Desde que a incluímos na plataforma informática, suportada no Microsoft Windows Small Business Server, temos obtido grandes vantagens. Em causa nesse projecto está tudo o que fazemos para sabermos mais como advogados, incluindo gestão das bases de dados de minutas, de contratos e de pareceres, especifica João de Macedo Vitorino. Na realidade, para conseguir responder, de forma consistente, às grandes linhas estratégicas de melhoria da comunicação e da qualidade de serviço, criando uma infra-estrutura que pudesse sustentar projectos de acesso e partilha de conhecimento como o Saber Mais, a Macedo Vitorino & Associados sentiu necessidade de investir numa solução abragente, agregadora e preparada para o futuro. Daí até à escolha do Windows Small Business Server foi um passo curto. A Microsoft, pela posição que ocupa no mercado e pelo nível de funcionalidades 2
A Microsoft, pela posição que ocupa no mercado e pelo nível de funcionalidades que proporciona com soluções standard é a empresa melhor posicionada para endereçar uma organização com a dimensão da Macedo Vitorino & Associados, que não tem uma estratégia de investir em soluções à medida, proprietárias. A nossa preocupação, quando investimos, é saber bem para o que nos serve e que valor acrescenta. A partir daí exploramos ao máximo. que proporciona com soluções standard é a empresa melhor posicionada para endereçar uma organização com a dimensão da Macedo Vitorino & Associados, que não tem uma estratégia de investir em soluções à medida, proprietárias. A nossa preocupação, quando investimos, é saber bem para o que nos serve e que valor acrescenta. A partir daí exploramos ao máximo, refere João de Macedo Vitorino. A adequação às necessidades é relevante mas não é única. Por isso, à escolha de tecnologia Microsoft não foi alheio o fácil acesso a know how em prestadores de serviços externos, em que a implementação foi feita por parceiros certificados, relevante numa entidade que não pretende ter, para já, competências internas em informática. Pesou igualmente a resposta às elevadas exigências em termos de segurança. Para nós a segurança tem uma dupla vertente, já que se refere à componente interna mas também à informação dos nossos clientes, em função do dever de sigilo inerente, diz. Solução Para uma empresa como a Macedo Vitorino & Associados é relevante a facilidade de utilização do sistema, que permite maximizar o nível de exploração do mesmo ao serviço do negócio. O melhor acesso à informação e a cultura de partilha são potenciados pela facilidade de trabalhar no sistema. E, nesse contexto, as pessoas ao saberem mais têm resultados ao nível da qualidade do serviço prestado mas também na rentabilidade, ou seja, na capacidade de execução em menos tempo. Com o investimento no Microsoft Windows Small Business Server, a Macedo Vitorino & Associados passou a ter uma infraestrutura fiável e segura, servindo em simultâneo os requisitos de modernidade tecnológica que assistem a um escritório de advogados com posicionamento de elevado nível. Com base nesse investimento esta organização criou uma intranet, recorrendo a Windows SharePoint Services, que reflecte todo o negócio. Criámos uma ferramenta em que qualquer pessoa no seu posto de trabalho ao aceder à área de negócio em que esteja a trabalhar, consegue ter um ambiente que lhe dá a percepção do conhecimento disponível, de forma organizada. Tem acesso rápido a tudo o que precisa de ir ver, desde legislação, aos projectos já realizados pelo escritório, passando pelas minutas, entre outros. A visibilidade da informação é enorme, resume João de Macedo Vitorino. O investimento no Windows Small Business Server suporta também outra área que para a Macedo Vitorino & Associados é crítica, a do correio electrónico. Costumo dizer que a seguir a uma conversa telefónica deve seguir um email. Actualmente o nosso dia-a-dia passa muito pelo que está pendente no inbox. Não somos diferentes dos outros nesse aspecto. Na área da advocacia talvez ainda seja mais importante do que noutros sectores, tendo em conta que o que é falado verbalmente é, por norma, passado a escrito e enviado ao cliente por correio electrónico, sublinha. Num escritório que funciona quase sem papel, torna-se muito relevante possuir um 3
Com base no SharePoint, sem que tenha existido qualquer desenvolvimento específico, gerimos todos os ficheiros com informação sobre o trabalho que o escritório está a realizar, com uma base de dados que inclui o número e nomes dos clientes, o que está a ser realizado, o que está concluído, quais os advogados responsáveis, etc, com todos os grupos de trabalho incluídos. sistema que, de forma segura, permita guardar toda a informação relevante relativa aos contratos, incluindo a que consta dos emails trocados com os clientes. Ao nível do Microsoft Exchange temos pastas de arquivo que são partilhadas, até porque funcionamos com um modelo de escritório aberto. Ao disponibilizar acesso aos ficheiros de correspondência com um cliente, se este contactar telefonicamente um advogado que não se encontre no momento, é possível que outro possa responder-lhe, dado que parte do histórico do cliente está nos emails e as nossas listas de serviço incluem a intereracção por essa via, esclarece João de Macedo Vitorino. Tendo em conta tratar-se de um mecanismo de comunicação particularmente relevante e o facto de assumir cada vez mais importância a mobilidade das pessoas, a Macedo Vitorino & Associados investiu numa VPN (Virtual Private Network), que permite aos seus colaboradores terem acesso em casa ou noutro local exactamente ao mesmo nível de informação que têm no escritório. Se apenas dependemos de um ecrã, que nos disponibiliza toda a informação necessária, o gabinete ou o espaço físico em que o trabalho é executado perde importância, defende. Benefícios Há várias formas de avaliar o aumento da Informação, seja na vertente de acesso, de partilha ou de publicação, traduz-se como principal vantagem, num contexto de negócio em que a disponibilidade do conhecimento é um activo importante. Com a intranet, todos podem publicar informação que considerem relevante e, apesar de não existir qualquer obrigatoriedade de o fazer, há coisas novas quase todos os dias, acentua João de Macedo Vitorino. E acrescenta: a nossa intranet é uma das ferramentas mais rentáveis que usamos, com uma relação custo benefício muito positiva. Para o mesmo gestor, a solução Microsoft veio acrescentar eficiência e produtividade pela forma como passou a ser possível apresentar a informação. A vantagem dos ambientes web para mim é ter ícones, é ser visual, é parecer físico. Quanto mais físico pareça, e não seja, mais vantajoso é, diz. Na sua perspectiva, o investimento trouxe igualmente benefícios a nível de gestão. Uma das funcionalidades disponibilizadas pelo SharePoint Services assume especial importância a esse nível. Com base no SharePoint, sem que tenha existido qualquer desenvolvimento específico, gerimos todos os ficheiros com informação sobre o trabalho que o escritório está a realizar, com uma base de dados que inclui o número e nomes dos clientes, o que está a ser realizado, o que está concluído, quais os advogados responsáveis, etc, com todos os grupos de trabalho incluídos. Anteriormente a gestão dessa informação era feita em folhas de Excel, o que tornava tudo mais complicado, porque não existia uma visibilidade global, a cada momento, de todos os assuntos do escritório como a que passou a existir. Além de simplicidade conseguimos maior fiabilidade, defende. João de Macedo Vitorino acredita que a 4
Faz parte da nossa maneira de estar que os nossos advogados trabalhem sobre o mais recente, sem esquecer a lógica de rentabilização do investimento. No caso do Windows Vista, acreditamos que vai fazer a diferença em relação a algumas evoluções que pretendemos fazer. sua sociedade de advogados se encontra num patamar de inovação que a coloca ao nível da concorrência, senão à frente. Em causa está o investimento num conjunto de tecnologias ou de funcionalidades que se assume como factor de exclusão para quem não tem. Como o nosso tipo de trabalho não tem nada de físico, quanto mais organizado do ponto de vista informático estiver, mais qualidade de trabalho e de vida dá aos colaboradores e mais capacidade de resposta proporciona aos clientes, salienta. João de Macedo Vitorino recorda que a Macedo Vitorino & Associados foi dos primeiros escritórios de advogados em Lisboa a disponibilizar email a todos os colaboradores, bem como dos primeiros a ter um website. Não podemos vender inovação sem usá-la, sintetiza. Foi nessa lógica que surgiu, por exemplo, a migração de Windows XP para Windows Vista, que já está concluída. Faz parte da nossa maneira de estar que os nossos advogados trabalhem sobre o mais recente, sem esquecer a lógica de rentabilização do investimento. No caso do Windows Vista, acreditamos que vai fazer a diferença em relação a algumas evoluções que pretendemos fazer, adianta. Uma das áreas de evolução é na de mobilidade. está em causa é, assim, implementar sistemas de partilha de conhecimento com os clientes. E o que estamos a fazer é adaptar-nos internamente a isso, afirma João de Macedo Vitorino. Mas o futuro passa também por dar funcionalidades aos clientes no acesso à informação que lhes diz respeito, usando a tecnologia como suporte. Em termos conceptuais a ideia é criar um processo de comunicação que permita ao cliente entrar num sistema e consultar o nosso conhecimento, o que estamos a fazer para ele ou o estado dos seus assuntos. O que 5
Software and Services Microsoft Windows Server 2003 Microsoft Windows Vista Enterprise Microsoft Windows Small Business Server 2003 R2 Premium Microsoft Office 2007 Professional Plus Microsoft Windows SharePoint Services Microsoft Internet and Security Acceleration (ISA) Server 2004 Partners Knowledge Inside, Lda. Sobre a Microsoft Fundada em 1975, a Microsoft (Nasdaq "MSFT") é líder mundial em software, serviços e soluções para ajudar as pessoas e empresas a alcançarem todo o seu potencial Para mais informações Para mais informações sobre os produtos e serviços Microsoft por favor ligue para o serviço de apoio a clientes da Microsoft Portugal pelo número 808 22 32 42 Para aceder a informação sobre a Microsoft Corporation pela Web consulte: www.microsoft.com/ Para aceder ao site da Microsoft Portugal consulte www.microsoft.com/portugal. Para conhecer outras referências de sucesso visite a página http://www.microsoft.com/portugal/grandesempresas. Para mais informações sobre a sociedade de advogados Macedo Vitorino & Associados visite o Web site em www.macedovitorino.com. 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY. Microsoft and the products mentioned in this document are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. All other trademarks are property of their respective owners. Document published 2007 6