Universidade Estadual do Sudoeste da Bahia AGESPI

AGESPI 12. AGESPI A Assessoria na Gestão de Projetos e Convênios Institucionais AGESPI trabalha na perspectiva de obter linhas de financiamento através da submissão de projetos de pesquisa e extensão nas diferentes áreas do conhecimento, buscando fontes alternativas de recursos junto aos órgãos financiadores, ampliando a divulgação das oportunidades em pesquisa e extensão, além de incentivar a participação dos servidores docentes e técnicos no desenvolvimento de projetos, e disponibilizar através dos projetos aprovados, bolsas de monitoria aos discentes dos três campi Vitória da Conquista, Jequié e Itapetinga. As propostas visam à captação de recursos junto aos diversos órgãos financiadores, mediante a elaboração, apoio, ajustes e intermediação de projetos institucionais, bem como o acompanhamento dos contratos de cooperação técnica, convênios, dentre outros instrumentos, firmados e a prestação de contas dos mesmos. Tendo como missão Assessorar projetos na captação de recursos, na gestão e prestação de contas dos convênios com ética e transparência pública, dentro dos preceitos legais, em benefício da UESB e do desenvolvimento local e regional é responsável também por articular o relacionamento da Universidade Estadual do Sudoeste da Bahia - UESB na busca de parcerias com instituições e organizações da sociedade, visando obter linhas de financiamento, de estudos e de

projetos para ações conjuntas na implementação de programas técnicos científicos e de interesse social. Na sua estrutura organizacional, conta com o Setor de Elaboração de Projetos, Setor de Gestão de Convênios e Setor de Prestação de Contas. Tais setores tem como principais atribuições: 12.1 Setor de Elaboração de Projetos - Prospectar e divulgar as oportunidades de captação de recursos através de editais, chamadas públicas ou patrocínios, entre outros; - Buscar parcerias nos diversos segmentos no intuito de viabilizar projetos institucionais; - Apoiar as iniciativas dos servidores, pesquisadores, coordenadores e desenvolvedores de projetos junto aos órgãos de fomento; - Articular apoio com órgãos governamentais e financiadores; - Providenciar os documentos necessários para conveniar os projetos aprovados junto aos órgãos de fomento bem como documentos de projetos de emendas apoiadas pelos parlamentares junto aos Ministérios; - Avaliar a contrapartida da Universidade nos projetos institucionais; - Elaborar, orientar, adequar, submeter/encaminhar as propostas e planos de trabalhos para cadastramento nos formulários específicos de cada órgão; - Realizar orçamentos e cotação de itens constantes nos projetos; - Realizar check-list e enviar a documentação exigida para cadastramento e submissão de propostas; - Acompanhar resultados, aprovações e situação dos projetos e convênios; - Manter cadastro atualizado dos projetos institucionais submetidos e alimentar o Banco de Projetos com propostas em submissão, aprovados e do acervo.

TABELA 61. RELAÇÃO DOS PROJETOS ELABORADOS E/OU ENCAMINHADOS EM 2009

Especificamente em 2009 a Assessoria na Gestão de Projetos e Convênios Institucionais totalizou até o mês de outubro 47 projetos elaborados, encaminhados e/ou ajustados das diversas áreas do conhecimento. Atendendo aos editais de financiamento externo e demanda induzida, foram submetidos 27 projetos, sendo aprovadas 4 propostas, e restando 15 propostas em análise. Além destes, foram submetidas 20 propostas de Emendas Parlamentares ao Orçamento Geral da União 2009, que se encontram em fase de cadastramento e análise para celebração de Convênios.

GRÁFICO 26. QUANTITATIVO DOS PROJETOS GERENCIADOS PELA AGESPI PERÍODO DE 2007 A 2009: 12.2 Setor de Gestão de Convênios: - Acompanhar o envio e aguardo da aprovação de projetos junto ao setor de Projetos; - Acompanhar a celebração do Convênio, ou outro instrumento, através do envio da documentação solicitada; - Acompanhar a execução do projeto quanto ao plano de trabalho proposto e aprovado; - Solicitar aditamento de prazo ou envio de documentos referentes a alterações de planos de trabalho; - Manter contato com os setores/coordenadores responsáveis pelo convênio quanto aos encaminhamentos e prestar informações aos interessados e envolvidos na execução do Convênio; - Encaminhar a documentação necessária para parecer jurídico de minutas e acompanhar a publicação dos convênios; - Informar ao setor de Prestação de Contas, quanto aos convênios vincendos, dentro do prazo hábil; - Arquivo de documentação e alimentação do Banco de Dados de convênios firmados bem como aviso aos setores responsáveis pelos convênios sobre aqueles que necessitam ser aditados.

Além da atividade de gestão o setor é responsável ainda pela verificação da situação dos projetos e convênios cadastrados no SICONV (Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de repasses) e demais Sistemas que envolvem repasse se recursos públicos. Atualmente existem cadastrados um total de 175 convênios vigentes em nosso Banco de Dados, destes 36 foram firmados em 2009. 12.3 Setor de Prestação de Contas - Verificar junto ao setor de Convênios os prazos para encaminhamento da prestação de contas dos convênios vincendos; - Contatar com o coordenador, quando for o caso, para desenvolvimento e envio do relatório técnico que deve acompanhar a prestação de contas financeira; - Resgatar junto aos setores competentes a documentação relativa à execução (física e financeira) do projeto; - Contatar com os órgãos financiadores para possíveis esclarecimentos quanto ao atendimento de diligências referentes às prestações de contas enviadas; - Enviar e arquivar cópia da prestação de contas por tempo legal determinado pelo órgão bem como da guarda da documentação apresentada; - Arquivar a documentação e alimentação do Banco de Dados de Prestação de Contas. No ano de 2009 o volume de trabalho foi intensificado devido ao grande número de projetos contemplados com recursos externos nos anos anteriores, encerrados em 2009, e pelo grande volume de diligências dos órgãos financiadores estaduais e federais. Para tanto, o setor desenvolve um planejamento e distribuição das atividades entre seus funcionários, com o intuito de cumprimento dos prazos estabelecidos.