Medição de documentos e de estantes OT-15 1 Objetivo da medição Como referido na OT-14 a unidade de medida dos arquivos é o metro linear. Essa é a unidade que se utiliza para medir documentos e estantes. Medir a documentação de um arquivo permite-nos saber o equipamento que precisamos (em regra estantes, também elas mensuráveis) para instalar a documentação, ou seja, é um elemento importante para o planeamento da atividade do arquivo, da aquisição de estantes e para o dimensionamento das áreas a afetar à função arquivo (ver OT-14 Capacidade dos depósitos de arquivo). A mensuração quando efetuada com um dado intervalo de tempo (um ano, por eemplo) permite-nos igualmente saber o crescimento do arquivo nesse período. Daí a medida da documentação e das estantes constarem dos indicadores de atividade dos arquivos dos tribunais e daí ser importante obter respostas rigorosas por parte dos tribunais. Por outro lado, a remessa de processos para o arquivo distrital pode igualmente ser medida em metros e, assim, ter-se-á informação sobre as estantes que ficarão livres no arquivo do tribunal, ao mesmo tempo que se fornece informação ao arquivo distrital da quantidade de estantes a afetar à remessa em causa. O mesmo ocorre com as eliminações de processos. Aduzidos os argumentos sobre a importância da mensuração dos conjuntos documentais e das estantes, veja-se como se procede. 2 - Como medir documentos Documentação instalada em estante em posição vertical (mais comum) Quando os documentos estão instalados na vertical na prateleira a medida será o comprimento das prateleiras ocupadas com documentos, devendo os espaços vazios ser desprezados. Estes serão medidos quando for necessário saber qual o espaço que há disponível para receber mais processos ou documentos ou para saber a etensão total de estantes no arquivo. Assim, na figura 1, abaio, considerando que os documentos/processos estão acondicionados em posição vertical (em caias, maços ou simplesmente por si) a sua etensão será a etensão das prateleiras ocupadas. OT-15 Medição de documentos e de estantes 1
Considerando que cada prateleira tem 0,94 m de etensão, teremos então que multiplicar o número de prateleiras ocupadas pela sua etensão: 3 (prateleiras) 94 (cm) = 282 (cm) E adicionar a este valor as partes das prateleiras ocupadas desprezando o restante: 282 + 60 + 70 + 60 = 472 (cm) = 4,72 m. Fig. 1: A etensão da documentação será então 4,72 m. Documentação instalada em estante em posição horizontal No caso de os documentos/processos se encontrarem na horizontal sobre a prateleira (em pilha), o modo de medir deverá refletir essa situação e, assim sendo, iremos medir a altura das pilhas. A etensão da documentação será a soma de todas as alturas. (330+20) + (430) + (220+30+10) + (430) + (230+10+20) + (230+220) = 620 cm = 6,20 m Documentação empacotada Fig. 2: A etensão da documentação será então 6,20 m. 2 OT-15 Medição de documentos e de estantes
Nestes casos a forma mais epedita é medir o volume da caia contentora da documentação, ou seja, o comprimento altura largura. O resultado obtido será convertido em metros lineares mediante a multiplicação do resultado por 12 1. Volume: 0,6 0,4 0,5 = 0,12 m 3 0,12 12 = 1,44 m Fig. 3: A etensão da documentação será 1,44 m. Documentação amontoada Também nestes casos a forma mais epedita será medir o volume da pilha e multiplicar o valor obtido por 12. Volume: 0,5 0,45 0,33 = 0,07425 m 3 0,07425 12 = 0,891 m Fig. 4: A etensão da documentação será 0,891 m. 1 Um metro cúbico de documentos equivale a 8 a 16 metros lineares, apontando-se, como valor médio, 12 metros lineares. Ver: DUCHEIN, Michel Archives Buildings and Equipment, 2nd edition, Munchen, New York, London, Paris, KG Saur, 1988, p. 138. OT-15 Medição de documentos e de estantes 3
3 - Como medir estantes No caso das estantes estamos, na realidade, a medir prateleiras. Perante estantes com prateleiras de igual medida medir-se-á uma prateleira e multiplicar-se-á o valor obtido pelo número total de prateleiras. Estante simples (só uma face) Assim, tendo em conta a figura, se cada prateleira tiver 0,94 m, teremos, se não contabilizarmos as prateleiras do topo: 0,94 (m) 10 (prateleiras) = 9,4 m Fig. 5: A estante terá então 9,4 m de prateleira útil. Estante dupla (2 faces) No caso de estantes duplas, isto é com duas faces (frente e verso), medir-se cada uma das faces: (0,94 10) + (0,94 10) = 18,8 m Fig. 6: A estante terá então 18,8 m de prateleira útil. 4 OT-15 Medição de documentos e de estantes
4 - Responsabilidades Atividades Medição das estantes e da documentação Planeamento das aquisições de estantes Fornecimento de estantes convencionais Fornecimento de estantes compactas (em empreitadas) Administrador da Comarca Serviços competentes da DGAJ Serviço responsável pelo arquivo Serviços competentes do IGFEJ 5 Referências legislativas, normativas e bibliográficas ARQUIVO NACIONAL DO BRASIL Manual: roteiro para a mensuração de documentos tetuais, Rio de Janeiro, Arquivo Nacional do Brasil, 2012. DUCHEIN, Michel Archives Buildings and Equipment, 2nd edition, Munchen, New York, London, Paris, KG Saur, 1988. OT-15 Medição de documentos e de estantes 5