Nota prévia Visa o presente documento disponibilizar informação de suporte ao tratamento dos arquivos dos tribunais. Várias poderiam ser as vias a

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1 Direção-Geral da Administração da Justiça Divisão de Apoio à Gestão Documental, outubro de 2015

2 Ficha técnica: Título: Orientações sobre a gestão dos arquivos dos tribunais Autores: Francisco Sampaio (coordenação), Cláudia Ferreira e Leonor Júdice Ilustrações em 3D: José Bronze (Divisão de Infraestruturas) Data: 31/10/2015

3 Nota prévia Visa o presente documento disponibilizar informação de suporte ao tratamento dos arquivos dos tribunais. Várias poderiam ser as vias a seguir. Procurou-se cobrir, de momento, as operações e os aspetos que mais frequentemente há necessidade de eecutar ou ter em conta nos arquivos dos tribunais. Estamos assim perante um documento que não é eaustivo e que, a seu tempo, poderá (deverá) ser complementado com novos contributos. Nas orientações que agora se apresentam, foi dado relevo à já tradicional área da conservação seletiva dos processos, havendo sobre o assunto quatro orientações, a saber: remessa de processos e documentos para arquivo Intermédio (OT-01), remessa de processos e documentos para o arquivo distrital (OT-04), eliminação de processos e documentos de arquivo (OT-05), determinação dos prazos de conservação e do destino dos processos e documentos que não constam na Portaria nº 368/2013, de 23 de dezembro (OT-09). Procura-se assim, a par com outras iniciativas que têm vindo a ser empreendidas neste domínio, designadamente a formação sobre o assunto ministrada pela DGAJ em todas as comarcas, reforçar a eecução destas operações, indispensáveis para o controlo do crescimento dos conjuntos documentais dos tribunais e para a conservação do seu património arquivístico. Relembra-se que, não obstante todo o trabalho que tem sido desenvolvido, em 2014, de acordo com os indicadores de atividade nos arquivos dos tribunais, havia em posição de serem eliminados ou remetidos para arquivo distrital cerca de 1,5 milhões de processos. Foi igualmente dado relevo à organização física dos fundos documentais, visando estabelecer princípios orientadores em diferentes domínios dessa mesma organização. Assim, abordou-se, na OT-2, o acondicionamento dos processos, procurando, designadamente, definir dimensões para as unidades de instalação (maços), consentâneas com a plena ocupação das prateleiras e, bem assim, os aspetos que se prendem com a sua identificação. Igual atenção mereceram a arrumação dos documentos e processos no arquivo, OT-3, procurando demonstrar como através da adoção de um sistema numérico sequencial, independente da proveniência da documentação, se podem evitar desperdícios de espaço e promover a racional utilização dos depósitos de arquivo e os correlatos registos dessa mesma organização (OT - 06 Registo das operações realizadas no arquivo). Ainda no domínio da organização eplicitaram-se os procedimentos a adotar nas transferências de arquivos, OT-7. Foram também contemplados aspetos que se prendem com as infraestruturas, com os equipamentos (OT-1 2 Requisitos de um depósito de arquivo, OT-13 Estantes de arquivo, OT-14 Capacidade dos depósitos de arquivo, OT-15 Medição de documentos e de estantes), com a higienização dos documentos e dos depósitos de arquivo (OT- 16) e com o tratamento a conferir aos documentos de conservação permanente em adiantado estado de degradação (OT-8). 1

4 Finalmente procurou-se reunir e sintetizar as principais fontes de informação sobre gestão de arquivos dos tribunais e, bem assim, a legislação com incidência direta nesse domínio (OT 10 e OT 11). DAGD, 31 de outubro de

5 ORIENTAÇÕES SOBRE A GESTÃO DOS ARQUIVOS DOS TRIBUNAIS Título Nº Remessa de processos e documentos para arquivo intermédio Acondicionamento de processos e documentos Arrumação de processos e documentos no arquivo Remessa de processos e documentos para Arquivo Distrital Eliminação de processos e documentos de arquivo Registos das operações realizadas no arquivo Transferência de arquivos Tratamento de processos e documentos de conservação permanente em adiantado estado de degradação Determinação dos prazos e do destino dos documentos que não constam na Portaria nº 368/2013, de ou noutro diploma Fontes de informação sobre gestão de documentos dos tribunais Legislação sobre gestão de documentos dos tribunais Requisitos do depósito de arquivo Estantes de arquivo Capacidade dos depósitos de arquivo Medição de documentos e de estantes Higienização dos documentos e depósitos OT-01 OT-02 OT-03 OT-04 OT-05 OT-06 OT-07 OT-08 OT-09 OT-10 OT-11 OT-12 OT-13 OT-14 OT-15 OT-16

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7 Remessa de processos e documentos para arquivo intermédio OT-01 1 Enquadramento legal e objetivos das remessas: A operação de remessa tem por objetivo libertar as unidades produtoras dos processos findos e documentos já desnecessários para a sua atividade diária e de consulta esporádica e assegurar a sua conservação, tratamento e comunicação de uma forma centralizada e mais racional numa infraestrutura/serviço, designada arquivo intermédio 1. A Lei nº 62/2013, de 26 de agosto, relativa à Organização e Funcionamento dos Tribunais Judiciais, define, no nº 1 do art.º 142º, que se consideram findos para efeitos de arquivo: a) Os processos cíveis, decorridos três meses após o trânsito em julgado da decisão final; b) Os processos penais, decorridos três meses após o trânsito em julgado da decisão absolutória ou de outra decisão final não condenatória, da etinção da pena ou da medida de segurança; c) Os processos em que se verifique a interrupção da instância; d) Os processos de inquérito, decorridos três meses após despacho de arquivamento; e) Os demais processos a cargo do Ministério Público, logo que preenchido o seu fim; e considera, no nº 2 do mesmo artigo, que os processos, livros e papéis ingressam no arquivo do tribunal após a fiscalização do Ministério Público e a correição, consoante os casos, do juiz ou do magistrado do Ministério Público. Com vista a assegurar o objetivo referido - libertar as unidades produtoras dos processos e dos documentos desnecessários à sua atividade diária - a remessa para arquivo intermédio deve realizar-se com regularidade, tendo naturalmente em conta as disponibilidades do arquivo intermédio. 1 Sob a designação de arquivo intermédio pode considerar-se o espaço de arquivo eistente no edifício onde funcionam os serviços remetentes e o Arquivo Central da Comarca (sobre esta infraestrutura/serviço ver Manual de Procedimentos para os Arquivos Centrais das Comarcas, produzido pela DGAJ, agosto de 2015). OT-01 Remessa de processos e documentos para arquivo intermédio 1

8 Todos os aspetos relativos à remessa data da remessa, modo de acondicionar e identificar os processos e documentos - devem ser previamente acordados entre o serviço remetente e o arquivo intermédio. A presente Orientação destina-se não apenas aos funcionários do arquivo intermédio mas a todos aqueles que nos vários serviços do Tribunal remetem documentos e processos para o arquivo. 2 Atividades: A operação de remessa de documentos e processos para o arquivo intermédio envolve as seguintes atividades: 1. Acordar a data e condições da remessa; 2. Ordenar os processos e documentos a remeter; 3. Constituir unidades físicas de remessa, ou seja, acondicionar, caso não estejam já, os processos e a documentos em caias ou em maços; (Sobre esta matéria recomenda-se a consulta da OT-02 Acondicionamento de processos e documentos); 4. Numerar sequencialmente as unidades de remessa; 5. Identificar as unidades de remessa; os maços ou caias deverão ser identificados com um rótulo uniforme onde conste a indicação da unidade remetente, o nº do maço e, eventualmente, outras indicações que se considerem necessárias para a melhor localização dos processos e que melhor traduzam o sistema de ordenação do conjunto documental; 6. Transferir fisicamente as unidades de remessa; 7. Efetuar a remessa eletrónica na aplicação de gestão processual; 8. Acompanhar a remessa física dos documentos e processos de uma relação em papel onde conste a identificação de todos os processos remetidos; 9. Assegurar a constituição de registos sobre a remessa efetuada (na aplicação de gestão processual, duplicado da guia de remessa, outros). Esta operação de remessa só pode considerar-se concluída após a receção dos documentos e processos pelo serviço responsável pelo arquivo. Este serviço deverá conferir o material recebido, de acordo com os registos que acompanham a sua remessa física, e atualizar na aplicação de gestão processual os elementos que permitam a ulterior recuperação dos processos. Caso a remessa implique a transferência da documentação para outro edifício, por eemplo, para o Arquivo Central da Comarca, recomenda-se a consulta da OT-07 Transferência de arquivos. 2 OT-01 Remessa de processos e documentos para arquivo intermédio

9 3 Responsabilidades: Atividades Serviço Produtor dos documentos Serviço responsável pelo arquivo Acordar data e condições da remessa Ordenar os processos e documentos a remeter Constituir unidades físicas de remessa Numerar sequencialmente as unidades de remessa Identificar (rotular) as unidades de remessa Acompanhar a remessa de uma relação em papel Transferir os processos e documentos Efetuar a transferência eletrónica Conferir material recebido Atualizar registo(s) sobre os processos e documentos recebidos 4 Referências legislativas, normativas e bibliográficas: DECRETO-LEI Nº 49/2014, DE 27 DE MARÇO Regulamentação da lei de organização do sistema judiciário, define na alínea m), do nº 1, do art.º 41º, as competências da unidade central relativamente ao arquivo. LEI Nº 62/2013, DE 26 DE AGOSTO Lei da organização do sistema judiciário, define no nº 1, do art.º 142º, em que circunstâncias se consideram findos para efeitos de arquivo os processos. PORTARIA Nº 368/2013, DE 24 DE DEZEMBRO Regulamento de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais, define nos art.º 6º e 8º as condições e formalidades das remessas de documentação para arquivo intermédio. DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Manual de procedimentos para os arquivos centrais das comarcas, DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL Gestão da documentação judicial. Reforma da organização judiciária e transferências de arquivos. Recomendações. Versão atualizada, abril de OT-01 Remessa de processos e documentos para arquivo intermédio 3

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11 Acondicionamento de processos e documentos OT-02 1 Definição e princípios gerais: O acondicionamento é a operação na qual se procede à colocação dos processos e documentos em unidades de instalação (caias, maços, pastas, etc.) adequadas à sua conservação, preservação e manuseamento. No caso dos tribunais, a constituição de maços é a forma de acondicionamento mais comum e ocorre, na maioria das situações, no momento em que a entidade produtora dos processos e documentos efetua a sua remessa para o arquivo intermédio sendo desejável que neste arquivo, seja possível manter as unidades de instalação originais. Por essa razão, no momento do acondicionamento, devem ser ponderadas, também, as necessidades do arquivo. Assim, a presente Orientação destina-se não apenas ao serviço de arquivo intermédio mas a todos os serviços que no Tribunal produzem e remetem processos e documentos para este serviço. As recomendações descritas na Orientação visam: - Assegurar a conservação dos processos e documentos, no mínimo, até ao decurso do prazo de conservação administrativa (nalguns casos, durante 20 anos); - Assegurar que as unidades de instalação constituídas são facilmente transportáveis e manuseáveis; - Assegurar que as unidades de acondicionamento constituídas permitem o melhor aproveitamento possível das estantes eistentes. 2 Maços: Os maços são unidades de instalação constituídas por conjuntos de processos, livros, pastas, etc., atados por um fio e que correspondem a uma dada organização original: em regra documentação de uma dada proveniência. Relativamente à constituição dos maços, são requisitos fundamentais: - Usar policordel (ráfia sintética) para evitar cortes ao utilizador e proteger a documentação de eventuais rasgos. - Dimensionar os maços por forma a conseguir o melhor aproveitamento possível das prateleiras, ou seja, a ocupação plena de cada prateleira, isto é, a etensão da mesma ser sensivelmente igual à etensão dos documentos que suporta. OT-02 Acondicionamento de processos e documentos 1

12 Assim, e tendo em conta o comprimento mais comum das prateleiras ser 0,94 m, teríamos diferentes possibilidades, por eemplo: - 0,94 m de prateleira = a 3 maços de 31 cm; - 0,94 m de prateleira = a 4 maços de 23 cm; - 0,94 m de prateleira = a 5 maços de 18,5 cm; - etc. Atentos os inconvenientes dos maços mais pesados, para o seu manuseio, transporte e conservação dos processos, recomenda-se que os maços não sejam superiores a 23 cm; neste caso ter-se-ia então: Fig. 1 3 Caias: Caso se recorra à utilização de caias, para o acondicionamento da documentação, ter-se-á em conta: - A sua resistência ao manuseamento, ao peso dos documentos e à compressão vertical, fator importante no caso de ser necessário empilhar as caias, por eemplo, numa operação de transferência; - Que as mesmas não devem estar demasiado cheias por forma a não inviabilizar o arejamento dos documentos; - Que não devem ter folhas soltas, enroladas ou dobradas pois desta forma irão contribuir para a degradação da documentação. - Que não devem ter na sua constituição materiais que funcionem como agentes de degradação dos documentos. 2 OT-02 Acondicionamento de processos e documentos

13 4 Maços ou Caias? A eperiência tem demonstrado que a utilização de caias em arquivo intermédio, tendo vantagens do ponto de vista da arrumação e da preservação dos documentos do pó e da luz, apresenta um inconveniente não negligenciável: após uma eliminação de processos ou uma remessa para o Arquivo Distrital, no termo dos prazos de conservação administrativa, ficarão espaços vazios no interior das caias, correspondentes aos processos retirados. O aproveitamento desse espaço obrigará a refazer o conteúdo de cada uma das caias com a consequente alteração de rótulos. A utilização de caias em arquivo deverá, assim, ficar reservada para documentação de conservação permanente e para as situações em que, numa operação de remessa para Arquivo Distrital, aquele Arquivo assim o eija 1. De qualquer modo, mesmo neste caso, as características das caias a utilizar (modelo, dimensões, material de que são feitas) deverão ser previamente acordadas com o Arquivo Distrital. 5 Identificação das unidades de instalação: rótulos Seja na operação de remessa de documentação para o arquivo intermédio, seja já neste arquivo, todas as unidades de instalação - maços ou caias - deverão ser claramente identificadas com um rótulo uniforme onde conste a indicação da entidade donde provêm, o número do maço ou caia e, eventualmente, outras indicações que se considerem necessárias para a localização dos processos e que melhor traduzam o sistema de ordenação do conjunto documental. Na ausência de outras soluções, no caso dos maços, este rótulo pode ser feito de modo simples e económico mediante a impressão numa folha A4 que depois se dobra, para ficar mais resistente, ficando os dizeres do rótulo para a parte eterior: Folha A4 dobrada ao meio Indicação da proveniência: Juízos de Pequena Instância de Lisboa Nº do Maço: Nos termos do nº 3, do art.º 8º do Decreto-Lei nº 47/2004, de 3 de março, que define o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos, A documentação a incorporar nos arquivos históricos deve cumprir os requisitos de ( ) acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos. OT-02 Acondicionamento de processos e documentos 3

14 6 Responsabilidades: Atividades Serviço produtor dos documentos Serviço responsável pelo arquivo Acondicionar a documentação (a) Identificar as unidades de instalação: etiquetas (a) Intervém no momento da remessa dos processos para o arquivo intermédio. 7 - Referências legislativas, normativas e bibliográficas: DECRETO-LEI Nº 47/2004, DE 3 DE MARÇO - Define o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos. Define, no art.º 8º, os requisitos a observar nas incorporações e no nº 3, deste art.º que A documentação a incorporar nos arquivos históricos deve cumprir os requisitos de inventariação de desinfestação, de higienização e de acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos. DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Manual de procedimentos para os arquivos centrais das comarcas, DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Gestão da documentação judicial. Reforma da organização judiciária e transferência de arquivos. Recomendações, versão atualizada, abril de OT-02 Acondicionamento de processos e documentos

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16 Arrumação de processos e documentos no arquivo OT-03 1 Definição e princípios gerais: A arrumação é a operação pela qual se instala os processos e os documentos (geralmente acondicionada em maços ou caias) nas estantes, de acordo com uma dada ordem, tendo em vista a sua localização e conservação. O sistema de arrumação será tanto melhor quanto seja de fácil aplicação e replicação, em caso de transferência do arquivo, por eemplo. O critério de ordenação numérico - por número sequencial de maço ou de caia ou através da atribuição a cada processo de um número sequencial de arquivo - é, comprovadamente, o mais fácil de aplicar e o menos suscetível de erros. O sistema deverá ser claro de modo a que, caso seja necessário localizar um processo, qualquer colaborador se consiga orientar no arquivo percorrendo diretamente as estantes e/ou consultando os registos eistentes (planta do arquivo, sistema de gestão processual, outros). Finalmente, o sistema escolhido deverá ter em conta a utilização racional dos equipamentos, evitando o desperdício de espaço, optando pela instalação contínua das unidades de instalação, independentemente da sua proveniência, evitando assim indesejáveis clareiras nas estantes decorrentes de sistemas de arrumação que pressupõem a reserva de espaços. 2 Requisitos a ter em conta na arrumação: 2.1. A instalação das unidades de arquivo nas estantes deve ser efetuada: Da esquerda para a direita e de cima para baio, porque, correspondendo à ordem segundo a qual se lê, facilita a sua localização: OT-03 Arrumação de processos e documentos no arquivo 1

17 De forma contínua, não reservando espaços, clareiras, para dada documentação, minimizando, assim, como referido o desperdício de espaço. Ou seja, as unidades de arquivo (maços) remetidas por uma dada instância/secção devem ser instaladas imediatamente a seguir aos maços remetidos por outra instância/secção e assim sucessivamente, como representado na planta em baio: à documentação proveniente da Instância Central, 2ª Secção Cível (azul), segue-se a da Instância Local, Secção Criminal (rosa) e depois, de novo, a da Instância Central, 2ª Secção Cível, etc. Planta do Arquivo Arquivo com instalação contínua, independentemente da proveniência da documentação. A cada cor (azul, rosa e amarelo) corresponde uma diferente proveniência. De igual modo, se desaconselha a instalação por tipo de processo, porque este sistema de instalação também implica que sejam reservados espaços nas estantes para os processos do tipo A, para os processos do tipo B, etc Os registos do arquivo (na aplicação de gestão processual, na planta do arquivo, noutros registos) devem ser atualizados de modo a que seja possível saber qual a localização no arquivo de dado processo, maço ou caia, isto é, a sua referência de arquivo ou cota (o seu endereço topográfico). 1 A ideia de que a ordenação dos processos por espécie processual facilita as operações de remessa para arquivo distrital e/ou as eliminações é, na maior parte dos casos, falsa uma vez que, mesmo dentro de cada espécie, os prazos de conservação administrativa terminam em datas diferentes. 2 OT-03 Arrumação de processos e documentos no arquivo

18 Registo do com a indicação do número do Maço, Bloco (fiada) e Estante (módulo). Em muitos arquivos, o número do maço (ou caia) poderá ser suficiente para localizar a unidade de instalação; a referência ao bloco e à estante são, nesse caso, elementos complementares de localização. REGISTO TOPOGRÁFICO Fiada Módulo Conjunto documental Sequência de maços/caias Instância Central 2ª Secção Cível 1 a Instância Central 2ª Secção Cível 121 a Instância Local, Secção criminal 1 a Instância Central 2ª Secção Cível 145 a Instância Central, 1ª Secção criminal 1 a Instância Central, 1ª Secção criminal 97 a Instância Central, 1ª Secção criminal 217 a Instância Central, 1ª Secção criminal 337 a 456 Registo topográfico com a indicação da documentação que está instalada em cada sala (no caso de eistir mais do que uma), fiada de estante e módulos. OT-03 Arrumação de processos e documentos no arquivo 3

19 2.3. Para além da representação na planta, as fiadas de estante e, eventualmente, os módulos de cada estante devem estar identificados, como ilustra a imagem seguinte: Arquivo com fiadas de estantes identificadas (Fiada nº). Será assim muito mais fácil saber com precisão a localização de cada unidade de instalação. 3 Responsabilidades: Atividades Arrumar a documentação Atualizar os registos eistentes Identificar as estantes (as fiadas e, eventualmente, os módulos de cada estante) Serviço responsável pelo arquivo 4 - Referências legislativas, normativas e bibliográficas: DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Manual de procedimentos para os arquivos centrais das comarcas, OT-03 Arrumação de processos e documentos no arquivo

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21 Remessa de processos e documentos para arquivo distrital OT-04 1 Enquadramento legal e objetivo das remessas: Atento o disposto na alínea a), do nº 1 do Art.º 7º do Regulamento de Conservação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos e Fiscais (RCA), aprovado pela Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, são remetidas para arquivo definitivo (Arquivo Distrital) As séries que, de acordo com as tabelas de seleção se considerem de conservação permanente global, bem como os processos que, integrando séries de conservação permanente parcial, sejam selecionados mediante aplicação de método de amostragem. Serão ainda remetidos para arquivo definitivo os 5 eemplares de cada série e de cada ano, das séries cujo destino final é a eliminação e que se conservam de acordo com o previsto na Nota (1) do referido Regulamento. Finalmente, serão também alvo de remessa para o arquivo distrital todos os documentos e processos com mais de 100 anos 1, independentemente do destino final previsto nas referidas tabelas de seleção aneas ao RCA. A remessa para o Arquivo Distrital, reservada aos documentos e processos com elevado valor probatório e/ou informativo, tem por objetivo assegurar a sua conservação permanente - seja porque testemunham direitos e obrigações, seja porque fornecem dados ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos - e a sua valorização junto dos cidadãos e, em particular, junto da comunidade científica para efeitos de investigação. Pela razão referida - a salvaguarda do património arquivístico dos tribunais - e também porque concorrem para controlar o crescimento dos arquivos, devem estas remessas ser efetuadas com carácter regular. 2 Atividades: A operação de remessa de documentos e processos para o arquivo distrital envolve as seguintes atividades: 1. Solicitar ao Arquivo Distrital a incorporação indicando o tipo de documentos e/ou processos a incorporar, as datas etremas, o número de unidades de remessa e a 1 Confirmar alínea b) do art.º 83º, da Lei nº 107/2001, de 08 de agosto. OT-04 Remessa de processos e documentos para Arquivo Distrital 1

22 sua etensão e a fundamentação legal do pedido (números de referência das séries documentais a incorporar nas tabelas de seleção aneas ao RCA). 2. Obtido o despacho favorável do Arquivo Distrital, acordar todos os aspetos relativos à remessa, designadamente, a forma de acondicionamento (caias ou maços) e de identificação das unidades de remessa e a data da remessa. Nalgumas situações poderá justificar-se a visita ao tribunal de um técnico do arquivo distrital para avaliar das condições da remessa. 3. Preparar a remessa: ordenar, higienizar, descrever e acondicionar os processos e documentos a remeter, numerar sequencialmente as unidades de remessa (maços ou caias) e identificá-las. 4. Elaborar Auto de Entrega e Guia de Remessa em duplicado, uma via para o Arquivo Distrital outra para a entidade remetente; relativamente às formalidades inerentes a esta operação, e sem prejuízo do que se refere no art.º 8º do RCA, sugere-se a consulta do documento Gestão da documentação judicial. Operações técnicas e formalidades da remessa para arquivo distrital e eliminações de documentos e processos (Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro), disponível no sítio eletrónico da DGAJ e a utilização dos formulários de Auto de Entrega e Guia de Remessa também disponíveis no sítio eletrónico da DGAJ de onde poderão ser descarregados. 5. Assinar o Auto de Entrega e a Guia de Remessa. 6. Assegurar o transporte das unidades de remessa; sobre o transporte, consultar OT-07, Transferência de Arquivos. 7. No tribunal/arquivo, atualizar registos (na aplicação de gestão processual, na planta do arquivo, noutros) com informação sobre os processos e documentação remetida. 8. Arquivar Auto de Entrega e Guia de Remessa, entretanto devolvidos pelo arquivo distrital, devidamente atualizados e assinados. 9. Comunicar os dados da remessa à DGAJ à Divisão de Apoio à Gestão Documental, designadamente, a identificação da entidade remetente, do arquivo distrital, a data da remessa, a identificação do tipo de documentos e/ou processos remetidos, as suas datas etremas e nº de unidades de remessa. 3 Responsabilidades: Atividades Solicitar a incorporação ao Arquivo Distrital Acordar os detalhes da incorporação Preparar a remessa Administrador da Comarca Serviço responsável pelo arquivo 2 OT-04 Remessa de processos e documentos para Arquivo Distrital

23 Atividades Elaborar auto de entrega e guia de remessa (art.º 8º do RCA) Assinar o auto de entrega e a guia de remessa (art.º 8º do RCA) Assegurar o transporte da documentação Atualizar os registos eistentes Arquivar auto de entrega e guia de remessa Comunicar dados da remessa à DGAJ Administrador da Comarca Serviço responsável pelo arquivo 4 Referências legislativas, normativas e bibliográficas PORTARIA Nº 368/2013, DE 24 DE DEZEMBRO Regulamento de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais, define nos art.º 7º e 8º as condições e formalidades das remessas de documentação para arquivo definitivo e nas tabelas de seleção, os prazos de conservação administração e o destino final da documentação. DECRETO-LEI Nº 47/2004, DE 3 DE MARÇO Regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos, define no art.º 8º os requisitos a observar nas incorporações e no art.º 9º quais as entidades responsáveis pelos encargos com a inventariação, higienização, transporte e desinfestação da documentação. LEI Nº 107/2001, DE 8 DE AGOSTO Bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural, refere na alínea b) do art.º 83º, que os arquivos públicos com mais de 100 anos devem ser objeto de classificação como de interesse nacional. DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Gestão da documentação judicial. Operações técnicas e formalidades da remessa para arquivo distrital e eliminações de documentos e processos (Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro), versão atualizada, fevereiro de DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Manual de procedimentos para os arquivos centrais das comarcas, DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Gestão da documentação judicial. Reforma da organização judiciária e transferência de arquivos. Recomendações, versão atualizada, abril de OT-04 Remessa de processos e documentos para Arquivo Distrital 3

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26 Eliminação de processos e documentos de arquivo OT-05 1 Enquadramento legal e objetivo da eliminação: A eliminação de documentos de arquivo é um ato de gestão que tem por objetivo, libertar o arquivo de processos e documentos já sem interesse para a atividade dos tribunais e aos quais não foi reconhecido outro valor seja como testemunho de direitos e obrigações, seja para fins de natureza científica - que justificasse a sua conservação. Procura-se deste modo manter sob controlo o crescimento dos arquivos, reduzir os encargos associados à sua gestão e assegurar os meios de tratamento para os processos e documentos que devam ser conservados. Por este motivo, devem as eliminações de documentos ser efetuadas com carácter regular, sempre que nos arquivos eista um número razoável de processos e documentos em condições de ser eliminados. Atentas as disposições legais em vigor, apenas é autorizada a eliminação de documentos de arquivo 1 cujo destino final, epressamente previsto em portaria de gestão de documentos ou em legislação específica 2, seja a eliminação. No caso dos documentos e processos eistentes nos arquivos dos tribunais, o seu destino final - eliminação ou conservação permanente - encontra-se previsto nas Tabelas de Seleção aneas ao Regulamento de Conservação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos e Fiscais (RCA), aprovado pela Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro. São estas tabelas que determinam quais os documentos e quais os processos que, uma vez decorridos dados prazos, podem ser eliminados. 1 Documentos produzidos a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial (Cf. Dicionário de terminologia arquivística / Elab. por Ivone Alves [et al.], Lisboa, IBNL, 1993, p.38.). Livros editados, revistas, diários da república e outras publicações, não são documentos de arquivo, pelo que não recai sobre a sua eliminação nenhuma das disposições legais eistentes relativas à eliminação de documentos de arquivo. 2 A eliminação de documentos que não estejam mencionados em portaria de gestão de documentos ou em legislação específica é obrigatoriamente precedida de parecer favorável do órgão coordenador da política arquivística nacional, a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, na sequência de processo de avaliação, sugerindo-se a este respeito a consulta da OT-09 Tratamento de documentos que não constam na Portaria nº 368/2013, de ou noutro diploma. OT-05 Eliminação e processos de documentos de arquivo 1

27 2 Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro RCA dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais Prazo de Conservação Administrativa e Destino Final Como referido, as tabelas de seleção aneas à Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, definem os prazos de conservação administrativa e o destino final dos processos e documentos dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais, tal como se ilustra na imagem seguinte que reproduz uma das tabelas de seleção da referida portaria: a tabela II, relativa aos processos dos Tribunais Criminais. De acordo com o epresso na tabela poderão ser eliminados os processos ali assinalados como tendo este destino (eliminação) e cujo prazo de conservação administrativa tenha já decorrido, tendo em atenção que, por cada série documental, deverão ser conservados cinco eemplares por tribunal em cada ano (Nota 1 da tabela). Na contagem dos prazos de conservação administrativa deverão ser observadas as disposições constantes dos nºs 3 e 4 do art.º 2º do mesmo Regulamento: Artigo 2.º Avaliação 3 - Os referidos prazos de conservação são contados: a) No caso da documentação das secretarias constante da tabela I, a partir da data em que for mandada arquivar; 2 OT-05 Eliminação e processos de documentos de arquivo

28 b) No caso dos processos constantes das tabelas II, III, V, VI, VII, VIII, IX, X e XI, a partir da data em que forem considerados findos para efeitos de arquivo; c) No caso dos processos constantes da tabela IV, a partir da data do cancelamento definitivo do registo criminal, nos termos do artigo 15.º da Lei n.º 57/98, de 18 de agosto, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 114/2009, de 22 de setembro. 4 - Para a contagem dos prazos de conservação nos termos da alínea a) do número anterior, consideram-se findos para efeitos de arquivo: a) Os processos cíveis, decorridos 3 meses após o trânsito em julgado da decisão final; b) Os processos penais, decorridos 3 meses após o trânsito em julgado da decisão absolutória ou de outra decisão final não condenatória, da etinção da pena ou da medida de segurança; c) Os processos em que se verifique a interrupção da instância; d) Os processos de inquérito, decorridos 3 meses após despacho de arquivamento; e) Os demais processos a cargo do Ministério Público, logo que preenchido o seu fim. Uma nota final para salientar que, documentação com mais de 100 anos, e independentemente do destino final previsto nas referidas tabelas de seleção, não pode ser eliminada devendo ser considerada de conservação permanente e, assim, de incorporação obrigatória em Arquivo Distrital (Cf. alínea b), do art.º 83º da Lei nº 107/2001, de 8 de setembro que Estabelece as bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural). Está igualmente vedada a eliminação da documentação que não esteja mencionada nas tabelas de seleção sem o prévio parecer favorável da DGLAB (Ver nº 2, do art.º 9º da Portaria nº 368/2013, de 23 de dezembro) Procedimentos e Formalidades da Eliminação Uma vez selecionada a documentação e os processos em condições de ser eliminados, encontram-se descritos, nos artigos 9º e 10º do RCA, os procedimentos e formalidades inerentes a esta operação e no Aneo III os formulários respetivos, o Auto e Relação de Eliminação, os quais se encontram também disponíveis no sítio eletrónico da DGAJ de onde poderão ser descarregados tendo em vista a sua utilização. Esta operação arquivística foi já objeto de detalhada eplicitação no documento produzido pela DGAJ intitulado Gestão da documentação judicial. Operações técnicas e formalidades da remessa para arquivo distrital e eliminações de documentos e processos (Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro), igualmente disponível no referido sítio eletrónico pelo que se remete para a sua consulta, reafirmando aqui apenas a necessidade de, no processo escolhido para a eliminação, estar salvaguardada a confidencialidade da informação. OT-05 Eliminação e processos de documentos de arquivo 3

29 3 Outros diplomas com incidência na eliminação de documentos dos tribunais Ao abrigo da legislação eleitoral em vigor, são confiados à guarda do juiz de direito da comarca, os boletins de votos resultantes dos atos eleitorais para a eleição do Presidente da República, Assembleia da República, referendos, Eleições Autárquicas e Parlamento Europeu, razão pela qual estes documentos eistem também nos arquivos dos tribunais. A eliminação dos boletins de voto é realizada ao abrigo da legislação, específica, que se segue, devendo ocorrer uma vez esgotado o prazo para a interposição dos recursos contenciosos ou decididos definitivamente estes: Eleição do Presidente da República: nº 2, do art.º 94º, do Decreto-Lei nº 319- A/76, de 3 de maio Lei Eleitoral do Presidente da República. Eleição da Assembleia da República: nº 2, do art.º 104º, da Lei nº 14/79, de 16 de maio - Lei Eleitoral da Assembleia da República. Referendo: nº 2, do art.º 147º da Lei Orgânica nº 15-A/1998, de 3 de abril Lei Eleitoral do Referendo. Eleições Autárquicas: nº 2, do art.º 138º da Lei Orgânica nº 1/2001, de 14 de agosto e segunda alteração à Lei nº 56/98, de 18 de agosto, com a redação que lhe foi conferida pela Lei nº 23/2000, de 23 de agosto Lei eleitoral dos Órgãos das Autarquias Locais. Parlamento Europeu: nº 2, do art.º 104º da Lei 14/87, de 29 de abril Lei Eleitoral para o Parlamento Europeu. No que se refere aos procedimentos e formalidades da eliminação dos boletins de voto, estes não deverão ser distintos dos relativos à eliminação da restante documentação e processos. 4 OT-05 Eliminação e processos de documentos de arquivo

30 4 Responsabilidades: Atividades Administrador da Comarca ou Secretário da Justiça Magistrado Coordenador, Presidente do Tribunal ou Magistrado do MºPº Coordenador Serviço responsável pelo arquivo Selecionar a documentação a eliminar Descrever a documentação a eliminar Elaborar o auto e a relação de eliminação (artº 10 do RCA) Assinar o auto e a relação de eliminação (alínea b) do nº 1 do art.º 10º do RCA) Homologar o auto e relação de eliminação (alínea b) do nº 1 do art.º 10º do RCA) Arquivar o auto e relação de eliminação Remeter duplicado do auto de eliminação para o arquivo Distrital (alínea c) do nº 1 do art.º 10º do RCA) Comunicar dados da eliminação à DGAJ Atualizar registos do tribunal/arquivo sobre documentação eliminada 5 - Referências legislativas, normativas e bibliográficas: PORTARIA Nº 368/2013, DE 24 DE DEZEMBRO Regulamento de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais, define nos art.º 9 e 10º as condições e formalidades das eliminações de documentos e nas Tabelas de Seleção, os prazos de conservação administração e o destino final da documentação. PORTARIA Nº 192/2012, DE 19 DE JUNHO - Estrutura nuclear da DGLAB e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares. No artigo 3º, considera que compete à Direção de Serviços de Arquivística e Normalização daquela Direção-Geral emitir parecer sobre os projetos de portarias de gestão de documentos, bem como sobre propostas de conservação e eliminação de documentos, identificadas pelas administrações produtoras. DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Gestão da documentação judicial. Operações técnicas e OT-05 Eliminação e processos de documentos de arquivo 5

31 formalidades da remessa para arquivo distrital e eliminações de documentos e processos (Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro). Versão atualizada, fevereiro de DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Incorporação em Arquivo Distrital e eliminação de documentos, OT-05 Eliminação e processos de documentos de arquivo

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33 Registos das operações realizadas no arquivo OT-06 1 Objetivo dos registos: Os arquivos dos tribunais são serviços que têm como missão receber, tratar e comunicar processos findos e demais documentos produzidos no decurso da função jurisdicional os quais têm de ser conservados tendo em vista satisfazer necessidades de prova ou de informação, designadamente, no domínio da salvaguarda das obrigações e dos direitos constituídos e testemunhados no processo. Compete, ainda, aos arquivos dos tribunais assegurar a seleção dos processos a conservar e dos processos a eliminar, com as consequentes remessa para Arquivo Distrital e eliminação. Deste modo, deve o serviço de arquivo, garantir a eistência, conservação e acessibilidade de todos os registos, informáticos ou em papel, que lhe permitam firmar prova ou informar sobre as atividades da sua competência, designadamente, em resposta a solicitações dos serviços produtores dos documentos ou em sede de auditoria ou de contencioso. Referimo-nos, em suma, aos registos que servem para prestar contas, como: - Comprovativos da receção de documentação no Arquivo: autos de entrega e guias de remessa, registos da aplicação de gestão processual; - Registo dos processos requisitados e devolvidos; - Autos de entrega e guias de remessa de documentação para o Arquivo Distrital; - Autos e relações de eliminação de documentação. Mas, referimo-nos, também, a todos os outros registos que, embora menos formais, em conjunto com os anteriores, permitem conhecer o arquivo e a atividade aí desenvolvida e, assim, apoiar na gestão e planeamento deste serviço, designadamente, no preenchimento anual dos indicadores de atividade dos arquivos judiciais. A título de eemplo, e entre outros possíveis, destaque para: - Planta do arquivo com a indicação das estantes instaladas; - Registo topográfico do arquivo; - Registo geral de remessas. Analisemos com detalhe os 3 últimos registos, dois deles já referidos anteriormente na OT-03 sobre Arrumação de documentos e processos, uma vez que os anteriores constam das OT-04 e 05 e foram já objeto de descrição noutros documentos: Incorporação em Arquivo Distrital e eliminação de documentos / DGAJ, 2013 e Gestão OT-06 Registos das operações realizadas no arquivo 1

34 da documentação judicial. Operações técnicas e formalidades da remessa para arquivo distrital e eliminações de documentos e processos (Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro) / DGAJ, Versão atualizada, fevereiro de Planta do Arquivo, Registo Topográfico e Registo Geral de Remessas: A Planta do Arquivo, com a indicação precisa das fiadas de estantes, da etensão das mesmas e do número de níveis, constitui um registo importante para a gestão e planeamento do arquivo. Através da planta, é possível saber a capacidade de instalação do arquivo e também, caso eista, a área disponível para instalar mais estantes. Na planta deverão ser registadas todas as receções de conjuntos documentais por forma a deter informação atualizada sobre a ocupação do arquivo, como ilustra a imagem seguinte: Planta do Arquivo Nº do módulo: M2 Nº da fiada: 1 Instância Central, 2ª Secção Cível Instância Local, Secção criminal Instância Central, 1ª Secção criminal Arquivo equipado com 13 fiadas de estantes (1, 2, 3, 4,, 13). Cada uma das fiadas é composta por 5 módulos (M1, M2, M3, M4 e M5). Se cada módulo tiver 6 níveis de prateleira e se cada prateleira tiver cerca de 1 metro, o arquivo terá 390 metros lineares de prateleira [13 (fiadas) X 5 (módulos) X 6 (prateleiras) = 390]. Os módulos pintados a azul, rosa e amarelo estão ocupados com processos/documentos das proveniências acima enunciadas; as fiadas em branco estão livres. Logo, dos 390 metros de prateleira eistentes no arquivo, 180 metros [30 módulos 6 prateleiras] encontram-se ocupados por processos/documentos e 210 metros encontram-se vagos [30 módulos X 6 prateleiras]. Através da planta é ainda possível saber, com maior ou menor detalhe, a localização da documentação no arquivo. O Registo Topográfico, tal como o próprio nome indica, descreve o que está instalado em cada uma das estantes do arquivo. Pode ser constituído através de uma tabela (ecel) composta pelas colunas: Sala (no caso do Arquivo ter mais do que uma sala), Fiada de 2 OT-06 Registos das operações realizadas no arquivo

35 estantes, Módulo, Designação do Conjunto Documental/Proveniência, Indicação da sequência das unidades de instalação (maços, caias). REGISTO TOPOGRÁFICO Fiada Módulo Conjunto documental/proveniência Sequência de maços/caias Instância Central 2ª Secção Cível 1 a Instância Central 2ª Secção Cível 121 a Instância Local, Secção criminal 1 a Instância Central 2ª Secção Cível 145 a Instância Central, 1ª Secção criminal 1 a Instância Central, 1ª Secção criminal 97 a Instância Central, 1ª Secção criminal 217 a Instância Central, 1ª Secção criminal 337 a 456 O Registo Geral de Remessas efetuadas para o arquivo permite saber a qualquer momento, o número de remessas/ano, a quantidade de unidades de instalação recebidas naquele ano, a sua etensão, proveniência e localização. Um eemplo desse registo será uma tabela (ecel) composta pelas colunas: Número da remessa, Data, Designação do conjunto Documental/Proveniência, Número de unidades de remessa, Tipo de unidades de remessa (caias ou maços), Etensão em metros, Localização da documentação no Arquivo (sala, fiada, módulo). REGISTO GERAL DE REMESSAS Nº da remessa Data Conjunto Documental/Proveniência Nº de UR Tipo de UR Etensão Localização no Arquivo Instância Central 2ª Secção Cível 144 maços 36 m Fiadas 1 e Instância Local, Secção criminal 96 maços 24 m Fiada Instância Central 2ª Secção Cível 24 maços 6 m Fiada Instância Central, 1ª Secção criminal 456 maços 114 m Fiadas 3 a 6 OT-06 Registos das operações realizadas no arquivo 3

36 3 Responsabilidades: Atividades Constituir, atualizar e arquivar os registos das operações realizadas no arquivo Serviço responsável pelo arquivo 4 - Referências legislativas, normativas e bibliográficas: PORTARIA Nº 368/2013, DE 24 DE DEZEMBRO Regulamento de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais. DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Gestão da documentação judicial. Operações técnicas e formalidades da remessa para arquivo distrital e eliminações de documentos e processos (Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro), Versão atualizada, fevereiro de DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Incorporação em arquivo distrital e eliminação de documentos, DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Manual de procedimentos para os arquivos centrais das comarcas, DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Gestão da documentação judicial. Reforma da organização judiciária e transferência de arquivos. Recomendações, versão atualizada, abril de OT-06 Registos das operações realizadas no arquivo

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38 Transferência de arquivos OT-07 1 Objetivo da presente orientação: Elucidar sobre os procedimentos a seguir na transferência de arquivos mantendo a sua ordem original dos documentos e processos por forma a assegurar, no local de destino, a sua correta instalação e posterior consulta. Abrange as operações a eecutar durante a preparação da transferência e depois da transferência, já no local de destino. 2 Atividades: 2.1. Identificar o conjunto documental a transferir, designadamente: O sistema de ordenação da documentação a transferir (por número de processo, por número de arquivo, por número de maço ou caia, por data, tipo de processo, etc.); A etensão em metros da documentação a transferir; para calcular a etensão ver a OT-15 Medição de documentos e de estantes; O número e tipo de itens a transferir (e.: 250 maços) Reconhecer no local de destino: Se eistem estantes disponíveis para instalar todo o conjunto documental; recomenda-se, de novo, a consulta da OT-15 Medição de documentos e de estantes; O comprimento mais comum das prateleiras e a distância entre prateleiras; esta informação permitirá planear com maior rigor o modo como a documentação será arrumada, tendo em vista um aproveitamento mais racional das estantes; Anotar, na planta do arquivo de destino, aquela que será a localização da documentação Constituir unidades físicas de remessa e numerá-las: Acondicionar os processos e documentos em caias ou maços; sobre este assunto, nomeadamente sobre a dimensão dos maços a constituir, recomenda-se a consulta da OT-02 Acondicionamento de processos e documentos. OT-07 Transferência de Arquivos 1

39 Numerar sequencialmente as caias e/ou maços; Rotular as caias e/ou os maços a transportar; o rótulo deve ser uniforme e deve conter, no mínimo, a indicação da entidade produtora dos documentos e o número de ordem da unidade de remessa Constituir lotes em função da capacidade do meio de transporte a utilizar: Mais concretamente, se houver necessidade de transportar para o novo espaço de arquivo maços de processos e a viatura apenas puder transportar, por questões de espaço ou de peso, no máimo 500 maços, deverão ser constituídos 3 lotes (500 maços cada um), sendo que o primeiro lote a sair deverá ser o lote do maço 1 ao 500 e assim sucessivamente Registar os dados em ficha de transferência: As operações acima referidas podem ser sintetizadas numa ficha, que assim, servirá de orientação a todo o processo de transferência: Remessa de: Para: Número total de unidades a remeter: Responsável pela remessa: Responsável pela receção: Remessa nº Data: / / Nº do lote Nº de unidades de remessa (sequência de caias/maços) (1) Localização no tribunal de origem (fiadas/módulos) (2) Localização no tribunal de destino (fiadas/módulos) (3) Observações (4) (1) A preencher pela entidade remetente. (2) A preencher pela entidade remetente caso seja necessário para a seleção dos maços a remeter. (3) A preencher pela entidade de destino. Esta aposição do local possibilita a conferência da documentação recebida. (4) Anotar o que contribua para facilitar a arrumação e a ulterior recuperação dos processos Carregar o lote no tribunal de origem: O carregamento, no local de origem, de cada lote deve efetuar-se a partir do número mais alto do lote, o maço 500 no caso do lote 1, e deve ir decrescendo sequencialmente para que o primeiro maço a sair da viatura no local de destino seja o número 1. 2 OT-07 Transferência de Arquivos

40 Arrumação de maços no veículo: maço 500 maço 1 Não sobrepor demasiadas fiadas de unidades de remessa, sob pena de as amolgar; Travar as unidades de remessa para não caírem; Assegurar que o meio de transporte é fechado, tem o interior liso e está limpo Descarregar o lote no local de destino e arrumá-lo diretamente nas estantes sem empilhar os maços ou caias no chão, sob pena de se perder a ordem sequencial que se procurou manter. Ao utilizar um carrinho de transporte de processos, se o carrinho levar 10 maços, colocar primeiro o maço nº 10 e sucessivamente até ao nº Arrumar o conjunto documental nas novas estantes: Instalar os maços ou caias da esquerda para a direita e de cima para baio; Sinalizar as estantes na lateral de cada fiada; Atualizar os registos do arquivo com as novas cotas / localização da documentação. Sobre este assunto, recomenda-se a OT-03 Arrumação de processos e documentos no arquivo. 3 Responsabilidades Atividades Identificar o conjunto documental a transferir Reconhecer as condições do local de destino Constituir unidades físicas de remessa e numerá-las Constituir lotes em função da capacidade do transporte a utilizar Entidade remetente Serviço responsável pelo arquivo OT-07 Transferência de Arquivos 3

41 Atividades Registar dados em ficha de transferência Carregar os lotes no tribunal de origem Descarregar os lotes no local de destino e arrumar o conjunto documental nas novas estantes Entidade remetente Serviço responsável pelo arquivo X 4 - Referências legislativas, normativas e bibliográficas DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Gestão da documentação judicial. Reforma da organização judiciária e transferência de arquivos. Recomendações, versão atualizada, abril de DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Manual de procedimentos para os arquivos centrais das comarcas, OT-07 Transferência de Arquivos

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43 Tratamento de processos e documentos de conservação permanente em adiantado estado de degradação OT-08 1 Enquadramento legal e objetivo da presente orientação: Nos termos das disposições legais em vigor, apenas é autorizada a eliminação de documentos de arquivo quando esta esteja prevista em portaria de gestão de documentos ou em legislação específica, determinando-se, em conformidade, no nº 2, do art.º 9.º do Regulamento de Conservação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos Fiscais (RCA), aprovado pela Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, que a eliminação de documentos que não estejam mencionados nas tabelas de seleção aneas a este regulamento é obrigatoriamente precedida de parecer favorável da Direção-Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas. Por seu turno, nos termos do disposto na Portaria nº 192/2012, de 19 de junho, que fia a estrutura nuclear da Direção-Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas (DGLAB), enuncia-se como uma competência da Direção de Serviços de Arquivística e Normalização daquela Direção-Geral a emissão de parecer sobre propostas de conservação e eliminação de documentos (Cf. Alínea k) do art.º 3º). O objetivo da presente orientação é, atento o enquadramento legal acima eposto, descrever os procedimentos a seguir no tratamento de documentos que, embora de conservação permanente nos termos do referido Regulamento, devam ser eliminados, por se apresentarem em adiantado estado de degradação físico-química, já que, tendo deiado de constituir um recurso informativo, constituem, também, uma potencial ameaça para a restante documentação arquivada e para as condições de trabalho. Referimo-nos a documentos ou processos com uma elevada percentagem de folhas rasgadas, quebradiças e sem leitura; a processos desmembrados e incompletos, com manchas no teto e não a documentos que, embora deteriorados, sejam ainda suscetíveis de serem consultados e utilizados como fonte de informação desde que devidamente tratados. 2 Procedimentos e formalidades: 1. Isolar a documentação deteriorada da restante documentação por forma a reduzir os riscos de contaminação; 2. Usar equipamento de proteção, nomeadamente, máscaras antipó, luvas e bata, no manuseamento desta documentação; 3. Elaborar relação de eliminação nos termos do Art.º 10º da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, descrevendo a documentação e processos a eliminar de acordo com os elementos informativos disponíveis e legíveis em cada um deles. OT-08 Tratamento de processos e documentos em adiantado estado de degradação 1

44 [Haverá situações, eventualmente, em que terá que se optar por uma descrição genérica e não processo a processo, dependendo do maior ou menor número de informação e do estado de conservação/legibilidade da documentação; também o recurso aos instrumentos de registo eistentes (por eemplo, para o caso da documentação mais antiga, livros de porta, livros de emaçados) pode aqui revelar-se um precioso auiliar.] 4. Submeter a relação de eliminação à consideração do magistrado coordenador ou do presidente do tribunal de comarca ou, no caso de documentação do Ministério Público, do magistrado do Ministério Público coordenador, eplicitando a situação, ou seja, fazendo referência ao acentuado estado de degradação físicoquímica da documentação e, assim, ao facto de se estar a propor a sua eliminação, mediante parecer prévio da DGLAB. 5. Obtida a concordância com o procedimento proposto, atentas as competências da DGLAB nesta matéria (Cf. alínea k) do art.º 3º da Portaria nº192/2012, de 19 de junho), solicitar ao Arquivo Distrital competente, autorização para proceder à eliminação da documentação invocando: - O adiantado estado de degradação da documentação; - O facto da documentação ser já insuscetível de ser utilizada como recurso informativo; - O facto de constituir uma ameaça para a restante documentação e para as condições de trabalho, aneando a relação de eliminação referida. 6. Obtido o despacho favorável da DGLAB, cumprir as restantes formalidades e procedimentos relativos à eliminação de documentação. Sobre os procedimentos e formalidades das eliminações, e sem prejuízo do disposto no RCA, consultar a OT-05: Eliminação de documentos de arquivo. 3 Responsabilidades: Atividades Isolar a documentação deteriorada da restante Administrador da Comarca ou Secretário da Justiça Magistrado coordenador ou presidente do tribunal de comarca ou magistrado do MºPº coordenador Serviço responsável pelo arquivo Elaborar relação de eliminação (art.º 10 do RCA) Submeter a questão e a relação de eliminação a aprovação do tribunal Solicitar autorização para eliminar ao Arquivo Distrital (nº 2, do art.º 9 do RCA e alínea k) do art.º 3º da Portaria nº192/2012, de 19 de junho) 2 OT-08 Tratamento de processos e documentos em adiantado estado de degradação

45 Atividades Administrador da Comarca ou Secretário da Justiça Magistrado coordenador ou presidente do tribunal de comarca ou magistrado do MºPº coordenador Serviço responsável pelo arquivo Cumprir restantes formalidades e procedimentos relativos à eliminação de documentos 4 Referências legislativas, normativas e bibliográficas: PORTARIA Nº 368/2013, DE 24 DE DEZEMBRO Regulamento de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais, define nos art.º 9º e 10º as condições e formalidades das eliminações de documentos e nas Tabelas de Seleção nas Tabelas de Seleção, os prazos de conservação administração e o destino final da documentação. PORTARIA Nº 192/2012, DE 19 DE JUNHO Estrutura nuclear e as competências dos serviços da Direção-Geral do Livros, dos Arquivos e Bibliotecas, competindolhe de acordo com a alínea k) do art.º 3º, Emitir parecer sobre os projetos de portarias de gestão de documentos, bem como sobre propostas de conservação e eliminação de documentos, identificadas pelas administrações produtoras; LEI Nº 107/2001, 08 DE AGOSTO Bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural, refere na alínea b) do art.º 83º, que os arquivos públicos com mais de 100 anos devem ser objeto de classificação como de interesse nacional. DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Incorporação em arquivo distrital e eliminação de documentos, OT-08 Tratamento de processos e documentos em adiantado estado de degradação 3

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47 Determinação dos prazos e do destino dos documentos que não constam na Portaria nº 368/2013, de ou noutro diploma OT-09 1 Enquadramento legal e objetivo da presente orientação: O Decreto-Lei nº 447/88, de 10 de dezembro, considera indispensável que nos processos de avaliação de documentos, tendo em vista atribuir-lhes um prazo de conservação em arquivo e um destino final - conservação permanente ou eliminação - intervenham os serviços que superintendem na política arquivística nacional, hoje a Direção-Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas (DGLAB). Por seu turno, nos termos do disposto na Portaria nº192/2012, de 19 de junho, que define as competências da DGLAB, enuncia-se, como uma delas, a emissão de parecer sobre propostas de conservação e eliminação de documentos (Cf. alínea k) do art.º 3º). É neste conteto que se compreende o disposto no nº 2, do art.º 9.º do Regulamento de Conservação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos Fiscais (RCA), aprovado pela Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, que define que a eliminação de documentos que não estejam mencionados nas tabelas de seleção aneas a este regulamento é obrigatoriamente precedida de parecer favorável da Direção-Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas. O objetivo da presente orientação é descrever os procedimentos e formalidades a seguir no tratamento de documentação que se encontra nessas circunstâncias, isto é, que não consta nas referidas tabelas de seleção (nem em dispositivo equivalente) e que, por essa razão, não tem definidos prazos de conservação administrativa nem destino final - eliminação ou conservação permanente e consequente remessa para arquivo distrital. De referir também que a presente orientação não se aplica a documentação com mais de 100 anos, a qual, mesmo que não conste das referidas tabelas de seleção, deverá ser sempre conservada em permanência e, assim, remetida para o Arquivo Distrital respetivo, de acordo com as disposições legais em vigor sobre o regime de proteção e valorização do património cultural (Cf. alínea b), do art.º 83º da Lei nº 107/2001, de 8 de agosto). 2 Procedimentos e formalidades: 1. Efetuar uma análise detalhada da documentação em presença e que não consta das tabelas (e que tenha menos de 100 anos), designadamente, de que trata, para OT-09 Determinação dos prazos e do destino dos documentos que não constam na Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro ou noutro diploma 1

48 que serve, datas etremas, se se trata de uma série ainda em vigor (em produção) e, em particular no caso dos processos judiciais, legislação/código ao abrigo do qual é produzida e tramitada. Tratando-se de processos judiciais da jurisdição cível, antigos, recomenda-se a consulta do documento Processos da jurisdição cível: tabela de equivalência e filiação entre as designações constantes dos processos arquivados e as referências da Portaria nº 1003/99, de 10 de novembro 1 no qual se estabelece a ligação entre algumas formas de processo mais antigas e as atuais. 2. Elaborar proposta de avaliação da documentação, a submeter ao parecer da Direção-Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas (DGLAB), atentas as suas competências sobre esta matéria (Decreto-lei nº 447/88, de 10 de dezembro, nº 2, do art.º 9º da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro e alínea k), do art.º 3º da Portaria nº 192/2012, de 19 de junho). 3. A referida proposta de avaliação deverá contemplar para cada uma das séries documentais (no caso de ser mais do que uma) os seguintes elementos informativos: a) Designação do processo, tal como consta na capa e/ou folha de rosto; b) Âmbito e conteúdo do processo (o que é, para que serve, documentos que o compõem, etc.); c) Enquadramento legal; d) Datas etremas; e) Número de unidades e/ou etensão em metros; f) Se se trata de uma série documental ainda em vigor ou não; g) Proposta de prazo (número de anos) de conservação administrativa e respetiva fundamentação; h) E proposta, igualmente fundamentada, de destino final, conservação permanente ou eliminação, consoante a documentação detenha, ou não, valor informativo para a investigação de natureza científica ou como testemunho de direitos e obrigações 2. Em todo este processo, para além do concurso das entidades produtoras/conhecedoras da documentação (magistrados, procuradores, oficiais de justiça), que poderão auiliar na descrição e avaliação da documentação em causa, poderá ser solicitado apoio à DGAJ, através da Divisão de Apoio à Gestão Documental. 1 Processos da jurisdição cível: tabela de equivalência e filiação entre as designações constantes dos processos arquivados e as referências da Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro / Trabalho elaborado por Jorge Constantino formador coordenador do Centro de Formação de Oficiais de Justiça da Direção-Geral da Administração da Justiça, Na elaboração da proposta de avaliação, poderá ser usado o modelo de Relatório de Avaliação da disponível no sítio eletrónico da DGLAB. 2 OT-09 Determinação dos prazos e do destino dos documentos que não constam na Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro ou noutro diploma

49 4. Recebido o parecer da DGLAB, cumprir os procedimentos e formalidades inerentes ao destino final proposto: eliminação ou conservação permanente com a consequente remessa para arquivo distrital. 3 Responsabilidades: Atividades Tribunal (a) DGAJ (a) responsável Serviço pelo arquivo DGLAB Analisar a documentação por avaliar Elaborar proposta de avaliação da documentação indicando, de modo fundamentado, prazos de conservação e destino final e submeter a parecer da DGLAB Emissão de parecer pela DGLAB Cumprir procedimentos e formalidades inerentes ao destino final aprovado: a eliminação ou a conservação permanente com a consequente remessa para arquivo distrital (a) Trata-se, como referido, de uma atividade colaborativa que faz apelo a vários saberes, desde logo dos operadores judiciários, e onde, também, a DGAJ, designadamente para aspetos de natureza arquivística, pode dar o seu contributo. 4 - Referências legislativas, normativas e bibliográficas: PORTARIA Nº 368/2013, DE 24 DE DEZEMBRO Regulamento de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais. PORTARIA Nº192/2012, DE 19 DE JUNHO Estrutura nuclear e competências dos serviços da Direção-Geral do Livros, dos Arquivos e Bibliotecas, competindo-lhe de acordo com a alínea k) do art.º 3º, emitir parecer sobre os projetos de portarias de gestão de documentos, bem como sobre propostas de conservação e eliminação de documentos, identificadas pelas administrações produtoras. LEI Nº 107/2001, DE 08 DE AGOSTO Bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural, refere na alínea b), do art.º 83º, que os arquivos públicos com mais de 100 anos devem ser objeto de classificação como de interesse nacional. OT-09 Determinação dos prazos e do destino dos documentos que não constam na Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro ou noutro diploma 3

50 DECRETO-LEI Nº 447/88, DE 10 DE DEZEMBRO - Regula a pré-arquivagem da documentação e altera as disposições legais relativas à publicação de portarias que orientam a avaliação, seleção e eliminação da documentação, DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Incorporação em arquivo distrital e eliminação de documentos, DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA - Processos da jurisdição cível: tabela de equivalência e filiação entre as designações constantes dos processos arquivados e as referências da Portaria nº 1003/99, de 10 de novembro. 4 OT-09 Determinação dos prazos e do destino dos documentos que não constam na Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro ou noutro diploma

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52 Fontes de informação sobre gestão de documentos dos tribunais OT-10 1 Âmbito da orientação A presente orientação reúne os documentos técnicos produzidos pela DGAJ, instrumentais na gestão dos arquivos dos tribunais (manuais) e, ainda, documentos de índole mais geral, de análise sobre a realidade arquivística dos tribunais. Palavras-chave: gestão de documentos / operações de eliminação e de remessa para arquivo distrital 1. DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Incorporação em Arquivo Distrital e eliminação de documentos, dezembro de Breve teto de apoio sobre as operações referidas, tendo em conta as alterações introduzidas pela Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, que aprovou o Regulamento de Conservação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos e Fiscais (RCA). Contém formulários: auto de entrega e guia de remessa; auto de eliminação e relação de eliminação. Documento disponível na rubrica Arquivos dos Tribunais: da página eletrónica da DGAJ, podendo os referidos formulários ser descarregados e utilizados. 2. DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Gestão da documentação judicial. Operações técnicas e formalidades da remessa para arquivo distrital e eliminações de documentos e processos (Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro), versão atualizada, fevereiro de Desenvolvimento do documento anterior com eplicitação do ciclo vital da documentação judicial, das operações de eliminação e de remessa de processos dos tribunais para os Arquivos Distritais, com dados quantitativos relativos às operações efetuadas entre 2003 e 2014 e apêndice com legislação relativa sobre os arquivos dos tribunais. Encontra-se disponível na Plataforma E-Learning Campus Virtual da Justiça e na página eletrónica da DGAJ em: OT-10 Fontes de informação 1

53 gestao-da/downloadfile/file/10- Manual_GD_2015_com_capa_e_hiperteto.pdf?nocache= DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Gestão de documentos judiciais: power point do curso de formação para funcionários dos tribunais, ministrado pela Divisão de Apoio à Gestão Documental em colaboração com a Divisão de Formação da Direção-Geral da Administração da Justiça, Diapositivos de apoio às ações de formação na área da gestão da documentação judicial: I. Conceitos fundamentais da arquivística; II. A teoria das 3 idades nos tribunais ou o ciclo vital da documentação judicial; III. Indicadores de atividade nos arquivos judiciais: 2003 a 2014; IV. Gestão da documentação judicial. Diplomas e ofícios-circular. Encontra-se disponível na página eletrónica da DGAJ em: 4. DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Indicadores de atividade: relatórios. Relatórios anuais, desde 2003, sobre a situação dos arquivos dos tribunais produzidos com base num conjunto de Indicadores de Atividade. Estes relatórios encontram-se disponíveis para consulta na página eletrónica da DGAJ em: 5. DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Acompanhamento mensal das operações de eliminação e remessa de processos para os Arquivos Distritais. Documento, atualizado mensalmente, onde se disponibiliza informação sobre a realização das operações de eliminação e de remessa de processos para os arquivos distritais em cada comarca. Este documento encontra-se disponível na página eletrónica da DGAJ em: as_2015_set.pdf?nocache= OT-10 Fontes de informação

54 6. DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA - Processos da jurisdição cível: tabela de equivalência e filiação entre as designações constantes dos processos arquivados e as referências da Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro, elaborado por Jorge Constantino formador coordenador da Direção-Geral da Administração da Justiça, Documento disponível no Centro de Documentação da DGAJ. Palavras-chave: construção / adaptação de depósitos de arquivo 7. DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Algumas considerações em torno da construção de depósitos de arquivo nos tribunais, Julho de Documento elaborado a partir da obra de DUCHEIN, Michel - Archive buildings and equipment, Munchen, New York, London, Paris, 1988: Saur. Síntese sobre a construção de depósitos de arquivo nos tribunais repartida pelos seguintes capítulos: I. Depósito de arquivo: conceito e objetivo; II. Características de um depósito de arquivo; III. Estanteria, IV. Ciclo vital da documentação judicial e infraestruturas arquivísticas; V. Elementos para calcular as áreas dos depósitos de arquivo; VI. Síntese dos números e dos elementos com interesse para a conceção de depósitos de arquivos; VII. Erros a evitar; VIII. Depósito de arquivo e áreas funcionais aneas. Documento disponível no Centro de Documentação da DGAJ. Palavras-chave: gestão de documentos / arquivos centrais das comarcas / transferências de arquivos / reforma da organização judiciária 8. DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Manual de procedimentos para os arquivos centrais das comarcas, Documento onde se passam em revista todos os aspetos relativos aos Arquivos Centrais de Comarca, desde o ingresso da documentação no arquivo até ao seu destino final, contemplando a arrumação da documentação nas estantes, a sua referenciação, comunicação e preservação. Contém ainda informação sobre as áreas de arquivo e a sua relação com a etensão das estantes, diversos formulários com aplicação nos arquivos centrais e uma bibliografia sumária para aprofundar as matérias abordadas. Documento disponível na rubrica Arquivos dos Tribunais, da página eletrónica da DGAJ em: OT-10 Fontes de informação 3

55 9. DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Gestão da documentação judicial. Reforma da organização judiciária e transferência de arquivos. Recomendações, versão atualizada, abril de Documento, elaborado no conteto da reforma da organização judiciária e inserto no Dossier de Comarca (abril de 2014), sistematiza procedimentos no domínio da transferência, da instalação e do tratamento dos processos judiciais atentas as transferências físicas de arquivos judiciais verificadas no decurso do encerramento de tribunais e da emergência de uma nova infraestrutura arquivística, os arquivos centrais das comarcas. Documento disponível na página eletrónica da DGAJ em: cache= Palavras-chave: Arquivos dos tribunais / valores da documentação judicial / programas de tratamento / recursos / realizações e perspetivas 10. SAMPAIO, Francisco e FERREIRA, Cláudia - Arquivos judiciais: o estado da questão // In: Subjudice: justiça e sociedade, nº 25, Abr.-Jun p Síntese onde se eplicita o programa delineado para o tratamento dos arquivos judiciais, as iniciativas empreendidas nesse domínio, se apresentam as conclusões do inquérito efetuado aos arquivos dos tribunais em julho de 2002 e se apontam propostas de reforma, seja no que se refere à estrutura de recursos afeta aos arquivos dos tribunais, seja nos métodos de seleção da documentação judicial. Documento disponível no Centro de documentação da DGAJ. 11. SAMPAIO, Francisco - Arquivos judiciais: elementos para a sua compreensão // In: Informação e documentação jurídicas: II Encontro Nacional de Bibliotecas e Arquivos Jurídicos, 20 e 21 de novembro de 2006 / Faculdade de Direito da Universidade de Lisboa. Coimbra Editora, p Comunicação apresentada no II Encontro Nacional de Bibliotecas e Arquivos Jurídicos, 20 e 21 de nov. 2006, organizado pela Faculdade de Direito de Lisboa e onde se caraterizam os arquivos judiciais enquanto recursos de informação que, nascidos da função judicial, garantem deveres e obrigações constituídos e servem, também, de fonte para o conhecimento da realidade social. Passam-se em revista aspetos que se prendem com a dimensão dos arquivos dos tribunais, o ciclo vital da documentação da dos tribunais, o enquadramento legal da atividade desenvolvida nos arquivos, com destaque 4 OT-10 Fontes de informação

56 para a avaliação e a seleção documental, a comunicação de processos e, ainda, para as questões relativas à desmaterialização processual. Documento disponível no Centro de documentação da DGAJ. 12. SAMPAIO, Francisco - Arquivos Judiciais Comunicação apresentada no Seminário Fontes Documentais para a História da Justiça no Portugal Contemporâneo, Organizado pela Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa, em 9 de dezembro de Na esteira dos artigos anteriores, esta comunicação atualiza os dados neles apresentados, fazendo referência ao novo Regulamento de Conservação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos e Fiscais, aprovado pela Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, e às perspetivas abertas com a nova organização judiciária, designadamente através do emergente Arquivo Central da Comarca. Documento disponível no Centro de documentação da DGAJ. Palavras-chave: incorporação / arquivos distritais 13. DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Fundos judiciais incorporados nos Arquivos Distritais. Guia dos fundos judiciais incorporados nos arquivos distritais onde se descreve sumariamente todas as incorporações de documentos e processos dos tribunais que ocorreram nos arquivos distritais. Disponível na página eletrónica da DGAJ em: Palavras-chave: perguntas frequentes (FAQs) / arquivos dos tribunais 14. DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL FAQS. Disponível na página eletrónica da DGAJ em: OT-10 Fontes de informação 5

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58 Legislação sobre gestão de documentos dos tribunais OT-11 1 Âmbito da orientação A presente orientação reúne e resume os diplomas com incidência direta na gestão dos documentos produzidos e recebidos pelos tribunais, apresentando-os por ordem temática. 2 - Diplomas Instituições Arquivísticas Nacionais 1. Decreto-Lei nº 149/83, de 5 de abril - Define o regime jurídico dos arquivos distritais e das bibliotecas públicas. Consagra: - Na alínea c) do 1 do art.º 3º, que será obrigatoriamente incorporada nos arquivos distritais a documentação dos tribunais. - No art.º 2º, na prossecução das suas atribuições, devem os arquivos distritais: a) Zelar pelo escrupuloso cumprimento das normas legais que regulam as incorporações obrigatórias; ( ) f) Fornecer apoio técnico em matéria arquivística aos arquivos do distrito que o solicitem. 2. Decreto-Lei nº 103/2012, de 16 de maio - Aprova a orgânica da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB). Define como atribuições da DGLAB na área dos arquivos: a) Assegurar a eecução e o desenvolvimento da política arquivística nacional e o cumprimento das obrigações do Estado no domínio da património arquivístico e da gestão de arquivos, em qualquer forma ou suporte e em todo o território nacional; b) Promover a qualidade dos arquivos enquanto recurso fundamental ao eercício da atividade administrativa, de prova ou de informação visando a sua eficiência e eficácia, nomeadamente no que se refere às suas relações com os cidadãos; OT-11 Legislação sobre gestão de documentos dos tribunais 1

59 c) Superintender técnica e normativamente e realizar ações de auditorias em todos os arquivos do Estado ( ). 3. Portaria nº 192/2012, de 19 de junho Define a estrutura nuclear dos serviços e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares da DGLAB. No artigo 3º, considera que compete à Direção de Serviços de Arquivística e Normalização daquela Direção-Geral: ( ) j) Emitir parecer sobre qualidade de serviços e sistemas de arquivo; k) Emitir parecer sobre os projetos de portarias de gestão de documentos, bem como sobre propostas de conservação e eliminação de documentos, identificadas pelas administrações produtoras; l) Assegurar a aplicação do programa de auditorias e fiscalização sobre arquivos, colaborando, sempre que adequado, com as entidades competentes. Gestão de documentos 4. Decreto-Lei nº 447/88, de 10 de dezembro - Regula a pré-arquivagem da documentação. - Altera as disposições legais relativas à publicação de portarias que orientam a avaliação, seleção e eliminação da documentação, considerando indispensável que neste processo intervenham obrigatoriamente os serviços que superintendem na política arquivística. - O nº 1 do art.º 1º estabelece que as normas de gestão de documentos dos diferentes organismos, em particular no que se refere aos prazos de conservação e destino final dos documentos, são aprovadas por portaria conjunta do ministro que superintende nos serviços e entidades envolvidos e do membro do governo responsável pela área da cultura. - Em conformidade com este diploma seria publicada a Portaria nº 330/91, de 11 de Abril e, revogando esta, a Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro, ambas referentes à gestão de documentos judiciais. - Nos mesmos termos e revogando a referida Portaria nº 1003/99, de 10 de novembro, foi publicada a Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, que aprova o atual Regulamento de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais. OT-11 Legislação sobre gestão de documentos dos tribunais 2

60 5. Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro - Aprova o regulamento de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais. Regula o ciclo vital da documentação judicial, com realce para as operações e formalidades de remessa para o arquivo intermédio e para o arquivo definitivo (artigos 6º, 7º e 8º) e para a eliminação de documentos e processos (artigos 9º e 10º). Define no Aneo I os prazos de conservação e o destino final da documentação dos tribunais: tabelas de seleção. Regime geral dos arquivos e do património arquivístico 6. Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de janeiro - Estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico. Define: - No nº 1, do art.º 2º: É direito e dever de todos os cidadãos, do Estado e demais entidades públicas e privadas, preservar, defender e valorizar o património arquivístico. - No art.º 3º: Cabe especialmente ao Estado: a) Garantir a qualidade das instalações destinadas aos arquivos; b) Garantir a conservação ( ) da documentação; c) Programar e regulamentar a avaliação, a seleção e a eliminação da documentação; d) Promover a correta aplicação das normas de organização documental, nomeadamente quanto à classificação e à ordenação. ( ) - No art.º 14º: Compete aos serviços de origem a implantação de sistemas de gestão de documentos, garantindo-lhes e provendo-os de instrumentos, recursos e infraestruturas de apoio ao funcionamento dos referidos sistemas. - No nº 2 do art.º 17º: restrições à comunicação de documentos que contenham dados pessoais de carácter judicial, policial ou clínico: Não são comunicáveis documentos que contenham dados pessoais de caráter judicial, policial, ou clínico, bem como os que contenham dados pessoais que não sejam públicos, ou de qualquer índole que possa afetar a segurança das pessoas, a sua honra ou a intimidade da sua vida privada e familiar e a sua própria imagem, salvo se os dados pessoais puderem ser epurgados do documento que os contém, sem perigo de fácil identificação, se houver consentimento unânime dos titulares dos interesses legítimos a salvaguardar ou desde que decorridos 50 anos sobre a data da morte da pessoa a que respeitam os documentos ou, não sendo esta data conhecida, decorridos 75 anos sobre a data dos documentos. OT-11 Legislação sobre gestão de documentos dos tribunais 3

61 Finalmente, no Título V, dedicado às penalizações, considera: - No nº 1 do art.º 39º - Constituem crimes, agravados, de furto, roubo ou dano a violação das disposições reguladoras do património arquivístico que preencham o respetivo tipo legal. - Nos artigos 40º a 42º, define o que considera contraordenação (a deterioração negligente de documentos de arquivo está aqui considerada) e, bem assim, o montante a aplicar (até $00, definia-se então, no caso de pessoas coletivas), as sanções acessórias e a competência para o procedimento contraordenacional, a aplicação das coimas e da sanção acessória. 7. Lei nº 107/2001, de 8 de setembro - Estabelece as bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural. - Considera ser tarefa fundamental do Estado e dever dos cidadãos a proteção e a valorização do património cultural (artigos 3º e 12º) e dedica os artigos 80º a 83º ao património arquivístico. - Referência especial para o art.º 83º que define que devem ser objeto de classificação como de interesse nacional: a) Os arquivos públicos de âmbito nacional, conservados a título permanente na sequência de um processo de avaliação concluído nos termos da lei; b) Os arquivos públicos com mais de 100 anos; c) Os arquivos privados e coleções factícias que, em atenção ao disposto no artigo 82º, se revelem de inestimável interesse cultural. - Nos termos da supramencionada alínea b), deverão os processos e os documentos com mais de 100 anos ser considerados de conservação permanente. 8. Decreto-Lei nº 47/2004, de 3 de março - Define o regime geral das incorporações das documentação de valor permanente em arquivos públicos. - No art.º 2º define incorporação como sendo a entrada num arquivo, na aceção de instituição cultural ou unidade administrativa, da documentação de reconhecido interesse histórico e cultural produzida por entidades públicas ou privadas, com o objetivo de a preservar, defender, valorizar e comunicar. - Reafirma, no nº 1 do art.º 4º, a incorporação obrigatória da documentação judicial nos arquivos distritais. - Define, no art.º 8º, os requisitos a observar nas incorporações: OT-11 Legislação sobre gestão de documentos dos tribunais 4

62 1 - As incorporações são precedidas, obrigatoriamente de processos de avaliação seleção e eliminação definidos em portarias de gestão de documentos (...). 2 - Entende-se por portaria de gestão de documentos a portaria conjunta do ministro que superintende nos serviços e do Ministro da Cultura, que regulamenta a avaliação, seleção e eliminação de documentos, determina os respetivos prazos de conservação administrativa, o seu destino final (...). 3 - A documentação a incorporar nos arquivos históricos deve cumprir os requisitos de inventariação de desinfestação, de higienização e de acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos. - O art.º 9º considera que: Os encargos de inventariação, higienização e de transporte da documentação a incorporar nos arquivos públicos são da responsabilidade da instituição remetente, ficando os encargos relativos à desinfestação dos mesmos sob responsabilidade da entidade recetora dos arquivos. Atos eleitorais (eliminação de boletins de voto) 9. Decreto-Lei nº 319-A/76, de 3 de maio - Regulamenta a eleição do Presidente da República. O nº 2 do art.º 94º estabelece: Esgotado o prazo para a interposição dos recursos contenciosos, ou decididos definitivamente estes, o juiz determinará a destruição dos boletins. 10. Lei nº 14/79, de 16 de maio - Lei eleitoral para a Assembleia da República. O nº 2 do art.º 104º estabelece: Esgotado o prazo para a interposição dos recursos contenciosos, ou decididos definitivamente estes, o juiz promove a destruição dos boletins. 11. Lei Orgânica nº 15-A/1998, de 3 de abril - Lei orgânica do regime do referendo. O nº 2 do art.º 147º estabelece: Esgotado o prazo para a interposição dos recursos contenciosos, ou decididos definitivamente estes, o juiz promove a destruição dos boletins. Os nºs 1 e 2 do art.º 161 estabelecem: OT-11 Legislação sobre gestão de documentos dos tribunais 5

63 1 - Os cadernos de recenseamento e demais documentação presente à assembleia de apuramento intermédio, bem como a ata desta, são confiados à guarda e responsabilidade do tribunal em cuja sede aquela tenha funcionado. 2 - Terminado o prazo de recurso contencioso ou decididos os recursos que tenham sido apresentados, o tribunal procede à destruição de todos os documentos, com eceção das atas das assembleias de voto das atas das assembleias de apuramento. 12. Lei Orgânica nº 1/2001, de 14 de agosto - Regula a eleição dos titulares dos órgãos das autarquias locais e segunda alteração à Lei n.º 56/98, de 18 de agosto, com a redação que lhe foi conferida pela Lei n.º 23/2000, de 23 de agosto, que altera o regime do financiamento dos partidos políticos e das campanhas eleitorais. O nº 2 do art.º 138º estabelece: "Esgotado o prazo para a interposição dos recursos contenciosos, ou decididos definitivamente estes, o juiz promove a destruição dos boletins." OT-11 Legislação sobre gestão de documentos dos tribunais 6

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65 Requisitos do depósito de arquivo OT-12 1 Definição e objetivo do depósito de arquivo Por depósito de arquivo entende-se a infraestrutura dedicada à guarda de documentos de arquivo. Um objetivo basilar pode ser enunciado para os depósitos de arquivo: a preservação dos documentos de arquivo. 2 Requisitos de um depósito de arquivo Para assegurar o objetivo enunciado um depósito de arquivo requer: Proteção contra roubo e vandalismo através da colocação de portas reforçadas, de vidros inquebráveis e de grades, no caso de eistirem janelas e de estas serem acessíveis, de sistemas anti-intrusão e de gravação de imagem. Proteção contra o fogo através da colocação de sistemas de deteção e de etinção e, nos casos de construção de raiz de um edifício para a função de depósito, da integração de elementos resistentes ao fogo (portas e paredes) e do dimensionamento das áreas de depósito. Valores de temperatura e de humidade relativa próimos do 18º C e dos 55 % 1. Proteção contra as radiações ultravioleta, sejam elas provenientes da eposição solar 2, ou de lâmpadas fluorescentes. Proteção contra a poluição 3 e o pó, através da calafetagem das janelas e portas, da instalação de sistemas de ventilação com filtros, através de revestimentos 1 No nosso clima a permanência destes valores de temperatura e de humidade relativa dificilmente se podem obter sem o recurso a dispositivos de controlo e de correção das condições ambientais, sobretudo se se tiver em conta que muitos dos depósitos de arquivo se situam em caves ou em sótãos. 2 Em termos ideais um depósito de arquivo não deveria ter mais do que 10% da sua área de parede com janelas, não devendo no nosso hemisfério, a fachada virada a Sul ter qualquer abertura para o eterior. Os vidros das janelas das restantes paredes devem, ainda assim, ser munidos de filtros ultravioletas ou de cortinados opacos. Depósitos desprovidos de janelas são, contudo, desaconselháveis uma vez que devem ser sempre assegurados mínimos de luz e de ventilação naturais. 3 De assinalar a poluição decorrente do consumo de combustíveis que, em conjunto com a humidade, contribui para o desencadeamento de reações químicas no papel que levam à sua rápida destruição. OT-12 Requisitos do depósito de arquivo 1

66 interiores adequados (o chão deve estar revestido por material que evite a libertação de pó do cimento e que seja de fácil de limpar e as paredes pintadas de branco ou cores claras, laváveis, mas nunca caiadas). 3 Erros a evitar Na constituição de um espaço dedicado à guarda de documentos de arquivo deverão ser ponderados e minimizados todos os fatores que podem colocar em risco a conservação dos referidos documentos. De evitar serão edifícios ou áreas de edifícios: Com baia inércia às condições climatéricas - último piso, sótão; grandes áreas vidradas. Com deficiente arejamento - caves sem sistemas de ventilação e, pior, por vezes contíguas aos parques de estacionamento. Com canalizações de águas - limpas ou sujas - a passar pelos tetos ou com tampas de saneamento. Em zonas inundáveis. Com ecessiva luz natural - grandes áreas vidradas voltadas a Sul, sótãos, claraboias. Com ecesso de humidade. Com pavimentos inadequados e que libertem pó. Que não tenham sido dimensionados para suportar as cargas de um arquivo (de referir que o valor de referência se situa em Kg/m 2 no caso de estantes convencionais e, no caso de estantes compactas esse valor sobe para kg/m 2. Próimos de edifícios com serviços que pela sua natureza tenham risco de incêndio ou eplosão acrescido. 4 Responsabilidades: Atividades Administrador da Comarca Serviços competentes da DGAJ Serviços competentes do IGFEJ Medidas de gestão tendentes a neutralizar potenciais fatores de degradação dos documentos Programar as necessidades de instalações (depósitos de arquivo) dos tribunais Eecutar obras de construção, remodelação ou conservação 2 OT-12 Requisitos do depósito de arquivo

67 5 Referências legislativas, normativas e bibliográficas: DECRETO-LEI Nº 16/93, DE 23 DE JANEIRO Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico. Estabelece, na alínea a), do art.º 3º: Cabe especialmente ao Estado garantir a qualidade das instalações dedicadas aos arquivos. DUCHEIN, Michel Archives Buildings and Equipment, 2nd edition, Munchen, New York, London, Paris, KG Saur,1988. FLIEDER, Françoise e DUCHEIN, Michel Livros e documentos de arquivo Preservação e conservação, Lisboa, BAD, OT-12 Requisitos do depósito de arquivo 3

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69 Estantes de arquivo OT-13 1 Requisitos / características das estantes de arquivo As estantes de arquivo, em regra, metálicas (de folha de aço), deverão ter os seguintes requisitos/caraterísticas: Cada prateleira, suportar um peso de 100 Kg uniformemente distribuído pela sua área. Todas as peças serem resistentes às variações térmicas e higrométricas dentro dos limites normais do nosso clima e estarem revestidas por pintura eletrostática. Os pés das estantes serem revestidos por plástico. O sistema de encaie das prateleiras ou os perfis não podem fazer perigar a integridade dos utentes ou dos documentos, devendo ser possível regular a altura das prateleiras de 5 em 5 cm. Não deverão ter fundos chapeados, para permitir a circulação de ar. 940X300 mm ou mm de medida das prateleiras (outras medidas poderão, no entanto, ser admissíveis). Deste modo uma estante simples terá 300 mm de profundidade e uma estante dupla (frente e verso) tem 600 mm de profundidade. Fig.1 - Estante convencional simples (uma só face) com 300 mm de profundidade. Fig. 2 - Estante convencional dupla (frente e verso) com 600 mm de profundidade. Cor cinzenta RAL7035. OT-13 Estantes de arquivo 1

70 2 Disposição das estantes no depósito O padrão de disposição das estantes no depósito consiste em fiadas paralelas, duplas, com um comprimento máimo de 10 m e intervaladas entre si por 0,7 a 0,8 m, com corredores principais de 1 a 1,2 m. As estantes não devem ser montadas encostadas às paredes em particular nos casos em que estas sejam paredes que confinam com o eterior (recomenda-se uma distancia entre a estante e a parede que, no mínimo, deverá ser de 10 cm). A disposição das estantes deve ainda estar de acordo com o projeto de ventilação, de iluminação e de etinção de incêndio. 3 Distância entre prateleiras A dimensão e o modo de arrumação da documentação nas estantes determina a distância entre prateleiras. Nos tribunais, atendendo a que o formato mais comum da documentação é o A4, o intervalo entre prateleiras deve ser de 35 cm (cerca de 32 cm úteis descontado o bordo da prateleira), no caso de se proceder à arrumação da documentação de pé (com a lombada para fora); ou de 25 ou 30 cm no caso de se arrumar a documentação sobre a aresta mais longa (ver: OT-14 Capacidade dos depósitos de arquivo). A prateleira mais baia, deve em qualquer dos casos, estar a 10 cm do solo. 4 Altura das estantes A altura máima da prateleira superior não deverá ser superior a 2,1, de forma a facilitar a sua utilização, embora, nalguns casos, possa haver necessidade de utilizar estantes com maior altura. 2,9 é a altura máima das estantes convencionais atualmente fornecidas aos arquivos dos tribunais. Esta altura das estantes deverá ser ponderada desde logo em função do pé direito da(s) sala(s) e da etensão do conjunto documental, ponderando nesse calculo não apenas a etensão da documentação hoje mas a sua evolução no tempo, o que hoje equivale, ainda, a dizer o seu crescimento. Relação entre a altura das estantes e número de níveis de prateleira: Altura da estante (m) 1,8 m 2,1 m 2,3 m 2,5 m 2,9 m Número de níveis prateleira Os números acima considerados pressupõem que a prateleira de baio seja montada a 10 cm do solo, e as restantes sejam intervaladas entre si por 35 cm. 2 OT-13 Estantes de arquivo

71 5 Estantes compactas O referido nos pontos anteriores é etensível às estantes compactas, com as devidas alterações decorrentes deste equipamento. Estas estantes, deslizando sobre carris, evitam a alternância entre fiadas de estantes e corredores, permitindo assim economizar muito espaço. Nalguns casos é possível ter ganhos superiores a 100%, como a figura demonstra: Fig. 3 - Na representação da esquerda eistem 9 fiadas de estante; Na representação da direita, na mesma área, é possível colocar 19 fiadas de estante. No entanto, o elevado preço deste equipamento e a carga que o chão terá que suportar, cerca de Kg/m2 (o dobro das estantes convencionais) são fatores a ponderar no momento da escolha e que impedem a sua maior utilização. Estas estantes requerem, para além disso, alguma manutenção e cuidados no seu manuseamento. 5 Responsabilidades Atividades Administrador da Comarca Serviços competentes da DGAJ Medidas de gestão tendentes a melhorar o ratio entre m/m 2 Fornecimento de estantes convencionais Fornecimento de estantes compactas (em empreitadas) Serviços competentes do IGFEJ 3 Referências legislativas, normativas e bibliográficas DUCHEIN, Michel Archives Buildings and Equipment, 2nd edition, Munchen, New York, London, Paris, KG Saur,1988. FLIEDER, Françoise e DUCHEIN, Michel Livros e documentos de arquivo Preservação e conservação, Lisboa, BAD, OT-13 Estantes de arquivo 3

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73 Capacidade dos depósitos de arquivo OT-14 1 Âmbito da presente orientação A presente orientação passa em revista os principais aspetos que têm incidência no aproveitamento do espaço do depósito de arquivo, fornecendo elementos para a sua racional ocupação. 2 Relação entre as áreas de depósito de arquivo e a etensão de prateleiras Dois cenários se podem configurar: 1. Estantes convencionais ou fias Neste cenário, que corresponde à tradicional imagem de um arquivo com fiadas de estantes intervaladas entre si por corredores (ver figura 1), como valor para projetar uma área de depósito arquivo considera-se que em 170 m 2 é possível instalar cerca de metros lineares de prateleira 1. Este valor, correspondendo a um ratio próimo de 6 metros de prateleira por m 2 (6 m/m 2 ), refere-se a um espaço equipado com estantes convencionais com 6 níveis úteis de prateleira por estante (última prateleira útil a cerca de 1,85 m de altura ou a 2,1 m, consoante se use respetivamente um intervalo entre prateleiras de 35 ou de 40 cm ver figura) e contempla corredores paralelos às estantes, com cerca de 0,7 a 0,8 m de largura e corredor perpendicular às fiadas de estantes com cerca de 1 m de largura. No caso de se deter mais níveis de prateleira - situação a ponderar em função da altura da sala (pé-direito), da capacidade dos pisos para suportar a carga, da etensão do fundo documental - o ratio aumentará e poderemos então, entre outras possibilidades, estar a falar de 7 m/m 2, ou de 9 m/m 2, ou mesmo mais, no caso de salas que comportem estantes mais altas. Nestes casos, porém, o acesso às prateleiras superiores obrigará à utilização de escadotes ou mesmo de plataformas elevatórias, com os inconvenientes daí decorrentes. Trata-se de matéria relevante uma vez que, consoante a decisão que se tome, estaremos a falar de valores que poderão ser de cerca de m/170 m 2 (6 níveis de prateleira) ou de m/170 m 2 (9 níveis). 1 DUCHEIN, Michel Archives Buildings and Equipment, 2nd edition, Munchen, New York, London, Paris, KG Saur, 1988, p.47 OT-14 Capacidade dos depósitos de arquivo 1

74 2. Estantes compactas ou móveis No caso de utilização de estantes compactas, em que as estantes deslizam sobre carris, será possível incrementar significativamente a capacidade do arquivo uma vez que os corredores entre fiadas de estantes são suprimidos, podendo, nalguns casos, como na ilustração infra, haver ganhos superiores a 100%. Como referido OT 13 Estantes de arquivo, neste caso, o chão terá que suportar uma carga na ordem dos 2.400kg/m 2 e o preço por metro linear de prateleira é bastante superior, havendo ainda a considerar os gastos com a manutenção do sistema. Fig. 1 Na representação da esquerda, com estantes convencionais, eistem 9 fiadas de estante: 135 prateleiras. Na representação da direita, na mesma área, com estantes compactas deslizando sobre carris, é possível colocar 19 fiadas de estante: 285 prateleiras. 2 Relação entre o modo de arrumar a documentação e a etensão de prateleira dos depósitos de arquivo Também a distância entre prateleiras na estante, ou seja o intervalo entre uma prateleira e a que lhe está imediatamente acima ou abaio, determina a maior ou a menor capacidade dos depósitos de arquivo pelo que essa distância deverá ser ajustada ao modo de arrumar a documentação no arquivo. Concretamente: i) Caso se arrumem os processos na vertical (a maneira mais comum), deverão as prateleiras ser intervaladas entre si por 35 cm (no caso das estantes fornecidas desde , com patilhas nos prumos intervaladas por 5 cm), ou por 40 cm, (no caso das estantes anteriores a 2011, com patilhas nos prumos intervaladas por 10 cm); ii) Caso se utilizem caias de arquivo ou se arrumem os processos com a maior aresta sobre a prateleira (de modo oblongo), deverão as prateleiras ser dispostas com um intervalo menor, 30 cm como na figura abaio, ou, até mesmo 25 cm. Assim, numa estante com 2,5 m da altura, é possível ter 9 níveis de prateleira (topo incluído), no caso de o intervalo entre as prateleiras ser de 30 cm (situação em que se usam caias ou se arrumam os processos com a aresta mais longa sobre a prateleira à esquerda na figura 2); ou 7 níveis nos casos de 35 e de 40 cm de 2 OT-14 Capacidade dos depósitos de arquivo

75 intervalo entre prateleiras (topo incluído no caso do intervalo entre prateleiras ser 40 cm ao centro e à esquerda na figura 2). Fig. 2 - Consoante o modo de arrumar a documentação e o intervalo entre as prateleiras, numa estante com 2,5 m de altura é possível ter entre 8 níveis de prateleira mais topo (estante da esquerda) e 6 níveis mais topo (estante da direita). 3 Responsabilidades Atividades Administrador da Comarca Serviços competentes da DGAJ Serviços competentes do IGFEJ Medidas de gestão tendentes a melhorar o ratio m/m 2 Fornecimento de estantes convencionais Fornecimento de estantes compactas (em empreitadas) 4 Referências legislativas, normativas e bibliográficas DUCHEIN, Michel Archives Buildings and Equipment, 2nd edition, Munchen, New York, London, Paris, KG Saur, OT-14 Capacidade dos depósitos de arquivo 3

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77 Medição de documentos e de estantes OT-15 1 Objetivo da medição Como referido na OT-14 a unidade de medida dos arquivos é o metro linear. Essa é a unidade que se utiliza para medir documentos e estantes. Medir a documentação de um arquivo permite-nos saber o equipamento que precisamos (em regra estantes, também elas mensuráveis) para instalar a documentação, ou seja, é um elemento importante para o planeamento da atividade do arquivo, da aquisição de estantes e para o dimensionamento das áreas a afetar à função arquivo (ver OT-14 Capacidade dos depósitos de arquivo). A mensuração quando efetuada com um dado intervalo de tempo (um ano, por eemplo) permite-nos igualmente saber o crescimento do arquivo nesse período. Daí a medida da documentação e das estantes constarem dos indicadores de atividade dos arquivos dos tribunais e daí ser importante obter respostas rigorosas por parte dos tribunais. Por outro lado, a remessa de processos para o arquivo distrital pode igualmente ser medida em metros e, assim, ter-se-á informação sobre as estantes que ficarão livres no arquivo do tribunal, ao mesmo tempo que se fornece informação ao arquivo distrital da quantidade de estantes a afetar à remessa em causa. O mesmo ocorre com as eliminações de processos. Aduzidos os argumentos sobre a importância da mensuração dos conjuntos documentais e das estantes, veja-se como se procede. 2 - Como medir documentos Documentação instalada em estante em posição vertical (mais comum) Quando os documentos estão instalados na vertical na prateleira a medida será o comprimento das prateleiras ocupadas com documentos, devendo os espaços vazios ser desprezados. Estes serão medidos quando for necessário saber qual o espaço que há disponível para receber mais processos ou documentos ou para saber a etensão total de estantes no arquivo. Assim, na figura 1, abaio, considerando que os documentos/processos estão acondicionados em posição vertical (em caias, maços ou simplesmente por si) a sua etensão será a etensão das prateleiras ocupadas. OT-15 Medição de documentos e de estantes 1

78 Considerando que cada prateleira tem 0,94 m de etensão, teremos então que multiplicar o número de prateleiras ocupadas pela sua etensão: 3 (prateleiras) 94 (cm) = 282 (cm) E adicionar a este valor as partes das prateleiras ocupadas desprezando o restante: = 472 (cm) = 4,72 m. Fig. 1: A etensão da documentação será então 4,72 m. Documentação instalada em estante em posição horizontal No caso de os documentos/processos se encontrarem na horizontal sobre a prateleira (em pilha), o modo de medir deverá refletir essa situação e, assim sendo, iremos medir a altura das pilhas. A etensão da documentação será a soma de todas as alturas. (330+20) + (430) + ( ) + (430) + ( ) + ( ) = 620 cm = 6,20 m Documentação empacotada Fig. 2: A etensão da documentação será então 6,20 m. 2 OT-15 Medição de documentos e de estantes

79 Nestes casos a forma mais epedita é medir o volume da caia contentora da documentação, ou seja, o comprimento altura largura. O resultado obtido será convertido em metros lineares mediante a multiplicação do resultado por Volume: 0,6 0,4 0,5 = 0,12 m 3 0,12 12 = 1,44 m Fig. 3: A etensão da documentação será 1,44 m. Documentação amontoada Também nestes casos a forma mais epedita será medir o volume da pilha e multiplicar o valor obtido por 12. Volume: 0,5 0,45 0,33 = 0,07425 m 3 0, = 0,891 m Fig. 4: A etensão da documentação será 0,891 m. 1 Um metro cúbico de documentos equivale a 8 a 16 metros lineares, apontando-se, como valor médio, 12 metros lineares. Ver: DUCHEIN, Michel Archives Buildings and Equipment, 2nd edition, Munchen, New York, London, Paris, KG Saur, 1988, p OT-15 Medição de documentos e de estantes 3

80 3 - Como medir estantes No caso das estantes estamos, na realidade, a medir prateleiras. Perante estantes com prateleiras de igual medida medir-se-á uma prateleira e multiplicar-se-á o valor obtido pelo número total de prateleiras. Estante simples (só uma face) Assim, tendo em conta a figura, se cada prateleira tiver 0,94 m, teremos, se não contabilizarmos as prateleiras do topo: 0,94 (m) 10 (prateleiras) = 9,4 m Fig. 5: A estante terá então 9,4 m de prateleira útil. Estante dupla (2 faces) No caso de estantes duplas, isto é com duas faces (frente e verso), medir-se cada uma das faces: (0,94 10) + (0,94 10) = 18,8 m Fig. 6: A estante terá então 18,8 m de prateleira útil. 4 OT-15 Medição de documentos e de estantes

81 4 - Responsabilidades Atividades Medição das estantes e da documentação Planeamento das aquisições de estantes Fornecimento de estantes convencionais Fornecimento de estantes compactas (em empreitadas) Administrador da Comarca Serviços competentes da DGAJ Serviço responsável pelo arquivo Serviços competentes do IGFEJ 5 Referências legislativas, normativas e bibliográficas ARQUIVO NACIONAL DO BRASIL Manual: roteiro para a mensuração de documentos tetuais, Rio de Janeiro, Arquivo Nacional do Brasil, DUCHEIN, Michel Archives Buildings and Equipment, 2nd edition, Munchen, New York, London, Paris, KG Saur, OT-15 Medição de documentos e de estantes 5

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83 Higienização dos documentos e depósitos OT-16 1 Descrição A presente orientação visa estabelecer medidas de higiene nos arquivos dos tribunais e elucidar sobre a sua eecução. Higienização dos documentos Consideraremos a higienização dos documentos como uma operação que consiste na remoção através de processos mecânicos (trinchas, panos ou eventualmente aspirador com escova) de agentes nocivos aos suportes (papel no caso dos arquivos dos tribunais), nomeadamente poeiras, partículas sólidas, ecrementos de insetos, acumulados sobre os mesmos. Um programa de higienização dos documentos deverá prever a limpeza das lombadas e partes eternas dos documentos, caias ou maços, para remoção das poeiras devendo ser usado um aspirador, com regulação do poder de sucção, com escova e filtro de partículas ou um pano seco. A higienização ou limpeza superficial dos documentos quando feita de forma regular permite detetar precocemente eventuais problemas, evitando assim tratamentos mais profundos e dispendiosos dos conjuntos documentais. Por isso se considera que a higienização é uma operação é que faz parte do plano integrado de conservação dos documentos. Higienização dos depósitos Também a higiene regular dos depósitos de arquivo constitui um fator elementar na prevenção de eventuais focos de infestação (seja por roedores, seja por insetos) ou de infeção (fungos e outros microrganismos), pelo que deverá ser objeto de particular atenção e ser assegurada através do contrato de limpeza vigente para o Tribunal. OT-16 Higienização dos documentos e depósitos 1