Legislação sobre gestão de documentos dos tribunais

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1 Legislação sobre gestão de documentos dos tribunais OT-11 1 Âmbito da orientação A presente orientação reúne e resume os diplomas com incidência direta na gestão dos documentos produzidos e recebidos pelos tribunais, apresentando-os por ordem temática. 2 - Diplomas Instituições Arquivísticas Nacionais 1. Decreto-Lei nº 149/83, de 5 de abril - Define o regime jurídico dos arquivos distritais e das bibliotecas públicas. Consagra: - Na alínea c) do 1 do art.º 3º, que será obrigatoriamente incorporada nos arquivos distritais a documentação dos tribunais. - No art.º 2º, na prossecução das suas atribuições, devem os arquivos distritais: a) Zelar pelo escrupuloso cumprimento das normas legais que regulam as incorporações obrigatórias; ( ) f) Fornecer apoio técnico em matéria arquivística aos arquivos do distrito que o solicitem. 2. Decreto-Lei nº 103/2012, de 16 de maio - Aprova a orgânica da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB). Define como atribuições da DGLAB na área dos arquivos: a) Assegurar a execução e o desenvolvimento da política arquivística nacional e o cumprimento das obrigações do Estado no domínio da património arquivístico e da gestão de arquivos, em qualquer forma ou suporte e em todo o território nacional; b) Promover a qualidade dos arquivos enquanto recurso fundamental ao exercício da atividade administrativa, de prova ou de informação visando a sua eficiência e eficácia, nomeadamente no que se refere às suas relações com os cidadãos; OT-11 Legislação sobre gestão de documentos dos tribunais 1

2 c) Superintender técnica e normativamente e realizar ações de auditorias em todos os arquivos do Estado ( ). 3. Portaria nº 192/2012, de 19 de junho Define a estrutura nuclear dos serviços e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares da DGLAB. No artigo 3º, considera que compete à Direção de Serviços de Arquivística e Normalização daquela Direção-Geral: ( ) j) Emitir parecer sobre qualidade de serviços e sistemas de arquivo; k) Emitir parecer sobre os projetos de portarias de gestão de documentos, bem como sobre propostas de conservação e eliminação de documentos, identificadas pelas administrações produtoras; l) Assegurar a aplicação do programa de auditorias e fiscalização sobre arquivos, colaborando, sempre que adequado, com as entidades competentes. Gestão de documentos 4. Decreto-Lei nº 447/88, de 10 de dezembro - Regula a pré-arquivagem da documentação. - Altera as disposições legais relativas à publicação de portarias que orientam a avaliação, seleção e eliminação da documentação, considerando indispensável que neste processo intervenham obrigatoriamente os serviços que superintendem na política arquivística. - O nº 1 do art.º 1º estabelece que as normas de gestão de documentos dos diferentes organismos, em particular no que se refere aos prazos de conservação e destino final dos documentos, são aprovadas por portaria conjunta do ministro que superintende nos serviços e entidades envolvidos e do membro do governo responsável pela área da cultura. - Em conformidade com este diploma seria publicada a Portaria nº 330/91, de 11 de Abril e, revogando esta, a Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro, ambas referentes à gestão de documentos judiciais. - Nos mesmos termos e revogando a referida Portaria nº 1003/99, de 10 de novembro, foi publicada a Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, que aprova o atual Regulamento de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais. OT-11 Legislação sobre gestão de documentos dos tribunais 2

3 5. Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro - Aprova o regulamento de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais. Regula o ciclo vital da documentação judicial, com realce para as operações e formalidades de remessa para o arquivo intermédio e para o arquivo definitivo (artigos 6º, 7º e 8º) e para a eliminação de documentos e processos (artigos 9º e 10º). Define no Anexo I os prazos de conservação e o destino final da documentação dos tribunais: tabelas de seleção. Regime geral dos arquivos e do património arquivístico 6. Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de janeiro - Estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico. Define: - No nº 1, do art.º 2º: É direito e dever de todos os cidadãos, do Estado e demais entidades públicas e privadas, preservar, defender e valorizar o património arquivístico. - No art.º 3º: Cabe especialmente ao Estado: a) Garantir a qualidade das instalações destinadas aos arquivos; b) Garantir a conservação ( ) da documentação; c) Programar e regulamentar a avaliação, a seleção e a eliminação da documentação; d) Promover a correta aplicação das normas de organização documental, nomeadamente quanto à classificação e à ordenação. ( ) - No art.º 14º: Compete aos serviços de origem a implantação de sistemas de gestão de documentos, garantindo-lhes e provendo-os de instrumentos, recursos e infraestruturas de apoio ao funcionamento dos referidos sistemas. - No nº 2 do art.º 17º: restrições à comunicação de documentos que contenham dados pessoais de carácter judicial, policial ou clínico: Não são comunicáveis documentos que contenham dados pessoais de caráter judicial, policial, ou clínico, bem como os que contenham dados pessoais que não sejam públicos, ou de qualquer índole que possa afetar a segurança das pessoas, a sua honra ou a intimidade da sua vida privada e familiar e a sua própria imagem, salvo se os dados pessoais puderem ser expurgados do documento que os contém, sem perigo de fácil identificação, se houver consentimento unânime dos titulares dos interesses legítimos a salvaguardar ou desde que decorridos 50 anos sobre a data da morte da pessoa a que respeitam os documentos ou, não sendo esta data conhecida, decorridos 75 anos sobre a data dos documentos. OT-11 Legislação sobre gestão de documentos dos tribunais 3

4 Finalmente, no Título V, dedicado às penalizações, considera: - No nº 1 do art.º 39º - Constituem crimes, agravados, de furto, roubo ou dano a violação das disposições reguladoras do património arquivístico que preencham o respetivo tipo legal. - Nos artigos 40º a 42º, define o que considera contraordenação (a deterioração negligente de documentos de arquivo está aqui considerada) e, bem assim, o montante a aplicar (até $00, definia-se então, no caso de pessoas coletivas), as sanções acessórias e a competência para o procedimento contraordenacional, a aplicação das coimas e da sanção acessória. 7. Lei nº 107/2001, de 8 de setembro - Estabelece as bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural. - Considera ser tarefa fundamental do Estado e dever dos cidadãos a proteção e a valorização do património cultural (artigos 3º e 12º) e dedica os artigos 80º a 83º ao património arquivístico. - Referência especial para o art.º 83º que define que devem ser objeto de classificação como de interesse nacional: a) Os arquivos públicos de âmbito nacional, conservados a título permanente na sequência de um processo de avaliação concluído nos termos da lei; b) Os arquivos públicos com mais de 100 anos; c) Os arquivos privados e coleções factícias que, em atenção ao disposto no artigo 82º, se revelem de inestimável interesse cultural. - Nos termos da supramencionada alínea b), deverão os processos e os documentos com mais de 100 anos ser considerados de conservação permanente. 8. Decreto-Lei nº 47/2004, de 3 de março - Define o regime geral das incorporações das documentação de valor permanente em arquivos públicos. - No art.º 2º define incorporação como sendo a entrada num arquivo, na aceção de instituição cultural ou unidade administrativa, da documentação de reconhecido interesse histórico e cultural produzida por entidades públicas ou privadas, com o objetivo de a preservar, defender, valorizar e comunicar. - Reafirma, no nº 1 do art.º 4º, a incorporação obrigatória da documentação judicial nos arquivos distritais. - Define, no art.º 8º, os requisitos a observar nas incorporações: OT-11 Legislação sobre gestão de documentos dos tribunais 4

5 1 - As incorporações são precedidas, obrigatoriamente de processos de avaliação seleção e eliminação definidos em portarias de gestão de documentos (...). 2 - Entende-se por portaria de gestão de documentos a portaria conjunta do ministro que superintende nos serviços e do Ministro da Cultura, que regulamenta a avaliação, seleção e eliminação de documentos, determina os respetivos prazos de conservação administrativa, o seu destino final (...). 3 - A documentação a incorporar nos arquivos históricos deve cumprir os requisitos de inventariação de desinfestação, de higienização e de acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos. - O art.º 9º considera que: Os encargos de inventariação, higienização e de transporte da documentação a incorporar nos arquivos públicos são da responsabilidade da instituição remetente, ficando os encargos relativos à desinfestação dos mesmos sob responsabilidade da entidade recetora dos arquivos. Atos eleitorais (eliminação de boletins de voto) 9. Decreto-Lei nº 319-A/76, de 3 de maio - Regulamenta a eleição do Presidente da República. O nº 2 do art.º 94º estabelece: Esgotado o prazo para a interposição dos recursos contenciosos, ou decididos definitivamente estes, o juiz determinará a destruição dos boletins. 10. Lei nº 14/79, de 16 de maio - Lei eleitoral para a Assembleia da República. O nº 2 do art.º 104º estabelece: Esgotado o prazo para a interposição dos recursos contenciosos, ou decididos definitivamente estes, o juiz promove a destruição dos boletins. 11. Lei Orgânica nº 15-A/1998, de 3 de abril - Lei orgânica do regime do referendo. O nº 2 do art.º 147º estabelece: Esgotado o prazo para a interposição dos recursos contenciosos, ou decididos definitivamente estes, o juiz promove a destruição dos boletins. Os nºs 1 e 2 do art.º 161 estabelecem: OT-11 Legislação sobre gestão de documentos dos tribunais 5

6 1 - Os cadernos de recenseamento e demais documentação presente à assembleia de apuramento intermédio, bem como a ata desta, são confiados à guarda e responsabilidade do tribunal em cuja sede aquela tenha funcionado. 2 - Terminado o prazo de recurso contencioso ou decididos os recursos que tenham sido apresentados, o tribunal procede à destruição de todos os documentos, com exceção das atas das assembleias de voto das atas das assembleias de apuramento. 12. Lei Orgânica nº 1/2001, de 14 de agosto - Regula a eleição dos titulares dos órgãos das autarquias locais e segunda alteração à Lei n.º 56/98, de 18 de agosto, com a redação que lhe foi conferida pela Lei n.º 23/2000, de 23 de agosto, que altera o regime do financiamento dos partidos políticos e das campanhas eleitorais. O nº 2 do art.º 138º estabelece: "Esgotado o prazo para a interposição dos recursos contenciosos, ou decididos definitivamente estes, o juiz promove a destruição dos boletins." OT-11 Legislação sobre gestão de documentos dos tribunais 6