0. Histórico de Alterações: Data Revisão Item Descrição da Alteração Aprovação 1
1. Objetivo: Solicitar ao CDARA vagas destinadas aos ingressantes no curso. 2. Responsabilidades: 2.1- Chefe de departamento: Montar o horário do departamento e passar para coordenação. 2.2- Coordenação: Utilizar o modelo de ofício para esse fim, anexar o horário do departamento e enviar ao CDARA. 3. Procedimentos: 3.1- S.I.P.O.C.: Análise S.I.P.O.C. Fornecedores: Entradas: Processo: Saídas: Clientes: Chefe do departamento. Horário departamental. Montar ofício a partir do modelo. Ofício pronto. CDARA 3.2- Fluxograma: 2
3.3- Descrição do Fluxograma: Para que comece os processos é necessário que o chefe do departamento já tenha enviado o plano departamental através do e-mail (coordenacao.producao@engenharia.ufjf.br). 3.3-A. Montar Ofícios: A coordenação deve montar os horários e coloca-los no modelo (anexo 1) de ofício para esse fim. 3.3-B. Modo de Envio: Existem dois possíveis modos de envio, através do caderno de ofício, onde têm-se a secretaria por intermediária, ou por e-mail de forma que será enviado diretamente ao CDARA. Pode ser usado qualquer um dos dois modos, inclusive os dois se julgar necessário. 3
3.3-C. Enviar E-mail (se e-mail) Uma vez escolhido esse modo, deve-se enviar o e-mail pronto para CDARA. E-mail : cdara@ufjf.edu.br 3.3-D. Preencher caderno ( se caderno) Seguindo as páginas do caderno deve-se preencher um campo em branco para o ofício com as informações correspondentes e colocar o ofício dentro desta página. 3.3-E. Enviar para Secretaria ( se caderno) A coordenação deverá colocar o caderno com o ofício na secretaria no malote. 3.3-F. Encaminhar caderno de Ofícios É então de responsabilidade da secretaria encaminhar os cadernos de ofícios com os mesmos até o seu destino. 3.3-G. Receber caderno de Ofícios Quando o caderno de ofícios chega ao CDARA, um responsável deve dar recibo do ofício, assinando no caderno no campo correspondente. 3.3-H. Retornar caderno Após passar pelo seu destino final, o caderno retorna a secretária onde fica disponível para que a coordenação o pegue novamente. 3.3-I. Pegar caderno Alguém da coordenação deve ir até a secretaria para pegar o caderno para que esse possa ser usado novamente. 4
4. Observações: O CDARA não passa resposta à coordenação quanto ao ofício. 5. Anexos: 5.1- Modelo do cardeno de protocolos a ser preenchido. Modelo do caderno de protocolos a ser preenchido. 5