Ciclo de Vida Típico das Conferências Científicas Projeto Integrador - 2012 / 2013 (Ana Moreira) Planeamento 25 Fev Fev Março Abril Maio Junho Julho 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 22/3 - Proposta Pensar 26/4 - Interface Arquitectura Pensar 6/6 Protótipo Implementar 24/6 - Doc Aprender Implementar Comunicar
A curto prazo (aulas) Apresentação da Proposta (22/3) 27/2 4/3 6/3 11/3 25 Fev 1 2 3 4 5 6 26 Março Hoje! Domínio Requi sitos Enunciado Design Thinking A curto prazo (objectivos) Hoje! Proposta (22/3) Interface Arquitectura (26/4) 25 Fev 1 2 3 4 5 6 7 8 9 29 Abril Perceber o contexto Identificar o problema Definir o que querem fazer Definir a experiência dos utilizadores Definir uma arquitectura
Sumário Conferências (sem fins lucrativos) Coordenação Organização Programa Participação Conferências (sem fins lucrativos)
Conferências para quê? Divulgar as descobertas científicas e tecnológicas mais recentes Apresentar o meu trabalho e obter reações dos pares Publicar um artigo nas atas da conferência Networking: conhecer outros que trabalham no mesmo domínio; estabelecer parcerias (locais e) internacionais, abrindo novas possibilidades de colaboração... e ainda... Conhecer a história e as atrações do país organizador Conhecer a cultura e vida social de outro país Viajar Viver novas experiências Fazer novos amigos... e muitas outras razões profissionais e pessoais
Variantes? Objectivos: científicos, tecnológicos, comerciais, e combinações destes Âmbito: regional/local, internacional Tipo: variados; eis dois exemplos Conferência principal com ou sem eventos satélite, com uma única comissão de programa oficial Conferência multi-track, com uma comissão de programa por track Duração: 1 dia a 7 dias Dimensão: poucas dezenas a milhares de participantes Algumas perguntas relevantes Quem garante a existência de uma conferência ao longo dos anos? (ICSE está a celebrar 35 anos de existência) Quem garante a qualidade científica e técnica de cada edição? Quem garante a logística e apoio financeiro de cada edição?
Atores principais? Responsáveis pela coordenação Presidente da Comissão Coordenadora e seus membros (steering committee) Responsáveis pelo programa técnico e científico Presidente da Comissão de Programa e seus membros (Outras comissões por evento satélite) Responsáveis pela organização local Presidente da Comissão de Organização e seus membros Atores principais Comissão Coordenadora Comissão Organizadora Comissão Programa
E quais as principais actividades? Coordenação Programa Organização e... claro, Participação Coordenação
Objectivos Contribuir para promover o avanço da investigação e desenvolvimento na área científica da conferência Responsabilidades Constituir e guiar cada edição da conferência Seleccionar os Presidentes das Comissões Organizadora e de Programa de cada edição Escolher o local de realização das edições futuras, com base nas propostas recebidas Estabelecer e avaliar as práticas que ligam os organizadores de cada sessão para garantir o sucesso técnico e financeiro continuado Assegurar que a conferência serve os interesses da comunidade
Organização Organização: timeline Pré-Preparação (Presidente da CO) ( 3-4 anos antes) Preparação (Presidente e membros CO) ( até 12-18 meses antes) Execução (Todos) ( 2-3 semanas antes e durante) Análise (Presidente CP) ( até vários meses depois...)
Pré-Preparação Era uma vez... Ideia individual (Presidente da CO) Promover o meu trabalho, a minha instituição (e o meu país) Partilhar com os meus colaboradores (e alunos) uma experiência enriquecedora Quando e onde? Preparação da proposta para a Comissão Coordenadora (bidding)
Preparação da Proposta Constituir equipa: entre 6 e 15 pessoas Finantial chair, webchair, sponsor chair, proceedings chair, industry liason, social media chair, local chair, publicity chair... e possivelmente algumas das pessoas para workshop chair, tutorial chair, demo chair, poster chair, doctoral symposium chair, educators chair, student volunteer chair,... Negociar datas e local Preparar orçamento Preparar e submeter proposta à Comissão Coordenadora... e uns meses depois... Yeah! I ve won!
Preparação ( 18 meses antes) Contratos e Orçamento Há patrocinador oficial? (ACM, IEEE, AITO, AOSA,...) Preparar orçamentos para aprovação do patrocinador (restrições impostas: 15% surplus, 12% contingency, 16$/participant,...) Negociar e assinar contratos impostos pelo patrocinador com local de acolhimento da conferência (hotel, centro de congressos, universidade,...)
Mais contratos... Escolher e reservar local para os eventos sociais: banquete, 2 recepções de boas vindas,... Estes são momentos de eleição para mostrar o que o país tem de melhor Escolher empresa de catering 2 coffee breaks diários, almoços, recepções, banquete Planear transportes para participantes Para o banquete, excursões, entre locais distintos do evento,... Patrocinadores adicionais: para oferecer o melhor aos participantes! E muito trabalho... Atribuir responsabilidades aos vários membros da equipa e garantir coordenação constante Definição do apoio técnico necessário Página da conferência Publicidade e media: chamadas para os vários tipos de trabalhos solicitados Negociação do alojamento para os participantes Preparação do processo de inscrição Controlo do timeline presente e futuro
Participantes à vista! (3-4 meses antes) Preparação do programa técnico Inscrições: registos e pagamentos Actualização da página: inscrições, programa, hotéis, transportes, restaurantes,... Reservas alojamento Publicidade: chamada à participação Oportunidades para os alunos (student volunteers) Execução (Início 2-3 semanas antes)
Antecipação Pastas dos participantes: atas, programa técnico impresso, publicidade, souvenirs Reservas alojamento Sinalética Verificação das salas e equipamento Verificação do orçamento Finalização de ementas Ajuda continuada aos participantes E o grande momento chegou! Receção dos participantes Mais inscrições no local Atenção constante aos participantes Controlo diário de tarefas e plano para o dia seguinte Recolha dos inquéritos pedidos aos participantes Partida dos participantes e...... celebrar, mas sobretudo RELAXAR!
Análise Lições a partilhar Avaliação dos inquéritos preenchidos pelos participantes Auto-avaliação crítica Relatório final com lições a partilhar com os futuros organizadores (melhorias, modificações, inovações) Últimas facturas pagas, fecho de contas e relatório para o patrocinador
Mostly Office... Ajuda? Programa
Programa: timeline Constituição (Presidente CP) ( 16-12 meses antes) Submissão (Autores) ( 6 meses antes) Revisão (Membros da CP) ( durante 8 semanas) Seleção (Presidente e membros CP) ( 4 meses antes) Atas (Presidente CP) ( 2 meses antes) Constituição
Comissão de Programa Comissão Coordenadora (CC) escolhe o Presidente da Comissão de Programa (PCP) PCP escolhe os membros da Comissão de Programa (CP), constituindo a sua equipa PCP define: CFP (call for papers), datas importantes, regras de avaliação e seleção de artigos Responsabilidades do PCP Assegurar um processo de revisão e seleção justo que resulte num programa de qualidade Submeter à CC a lista da CP, processo de revisão, datas importantes e chamada de trabalhos Monitorar as avaliações, assegurando a sua qualidade; liderar o processo de discussão e seleção Submeter CC proposta de keynote speakers Escolher o melhor artigo; escolher o melhor avaliador; produzir certificados Produzir as atas e coordenar com a editora (Springer, ACM, IEEE)
PCP colabora com PCO Verificar viabilidade de despesas (keynotes, reunião com membros da comissão de programa para seleção final dos artigos) Fornecer os elementos necessários para a publicidade e página da conferência Fornecer a lista de artigos e autorias para constituição do programa a publicar Submissão&Revisão
Submissão e distribuição Autores submetem resumos Membros CP inserem escolhas (aka bidding), conflitos de interesse e expertise nos vários tópicos Autores submetem artigo completo (7-10 dias depois) Presidente da CP distribui artigos para avaliação satisfazendo restrições: pelo menos 3 avaliações por artigo distribuição equitativa entre os membros conflitos de interesse expertise escolhas/bid Revisão e notificações Membros da CP avaliam os artigos PCP coordena discussão das avaliações PCP coordena seleção dos artigos a aceitar PCP notifica autores (aceitação/rejeição) Autores de artigos aceites submetem versão final PCP prepara atas para publicação e envia à editora PCP organiza programa (define sessões) e atribui moderadores (membros da CP) PCP envia programa para PCO
E para ajudar? Existem vários sistemas que automatizam uma parte do processo: Easychair e HotCRP (gratuitos), Cyberchair e Precision (pagos),... No CyberChair
Página de submissão (Autores) Página de submissão cont d
Página do PCP (início) PCP: revisores e distribuição
Membros CP: expertise Membros da CP: bidding
PCP: controlo submissão revisões Membro CP: avaliação artigo
Membro CP: avaliações todas (Discussão e) Seleção
Métodos distintos Discussão electrónica/online, apenas Discussão on-line seguida de reunião física com todos os membros da CP Para grandes eventos: comissão executiva adicional (Program Board) Criada pelo PCP para ajudar a garantir qualidade das avaliações e das decisões Membro CP: Discussão online
Membro CP: vista global Código de cores White: Review not yet submitted Pink: Only your review has been submitted Green: Classification A Light Green: Classification B Light blue: Classification C Blue: Classification D Yellow: Classification conflict - AC or BD Red: Serious classification conflict - AD Gold: Accepted Paper Reunião final: seleção
Atas Produção das atas Receber as versões finais dos artigos aceites (camera-ready) Compor o livro: introdução, foreword, ToC, capítulos, índice de autores, índice de revisores adicionais, patrocinadores Submissão dos ficheiros à editora
Produção das atas (cont d) Atas enviadas para a organização para distribuição pelos participantes tendência mais recente é para atas electrónicas Participação
Com que objectivo? As melhores conferências para trabalho não são sempre as maiores e com os palestrantes mais famosos Os workshops (8-25 participantes) são normalmente muito mais produtivos Os investigadores não vão a uma conferência se não tiverem um trabalho a apresentar (fundamental para financiamento) As apresentações devem espicaçar a curiosidade (apenas 20 min) - os detalhes estão no artigo Boa ocasião para organizar pequenas reuniões e conhecer outros participantes Antes da viagem Procurar financiamento Fazer a inscrição Reservar hotel Comprar o bilhete Preparar a apresentação Planear a chegada: mapas, transportes locais, encontros com colegas e amigos
Prontos para o desafio? O que se segue?
A curto prazo (aulas) 27/2 Apresentação da Proposta (22/3) 4/3 6/3 13/3 11/3 18/3 1 2 3 4 5 6 25 Fev 26 Março 20/3 25/3 3/4 Hoje! Domínio Requi sitos Prep WS-1 Desenho Interface Gestão de Projecto Enunciado Design Mobile Thinking & Touch Des. Mob Web Mob A muito curto prazo DATA Título Descrição 4 Março 6 Março Domínio do Problema Design Thinking Ciclo de vida de uma Conferência Científica (Ana Moreira) Método para desenho de soluções / artefactos (Pedro Janeiro) 5 e 6 Março Prática 01 Recenseamento do grupo e apresentação da turma; Apresentação dos resultados dos TPCs; Dúvidas no enunciado e sua interpretação; Organização do vosso trabalho no imediato. Grupos; Registo no SRTA; Planeamento das chefias Familiarização com o