Objetivo: Estabelecer diretrizes e regras para o processo de viagens a fim de assegurar que as viagens a serviço sejam feitas por empregados, trainees e estagiários da Fundação Vale de forma segura, padronizada e com a melhor relação custo-benefício para a Fundação Vale. Aplicação: Esta Instrução se aplica à Fundação Vale. O uso desta Instrução pode requerer interpretação, julgamento baseado no bom senso, e comunicação. Dúvidas e questões relacionadas a esta Instrução deverão ser encaminhadas ao superior imediato. Responsável Técnico: Gustavo Mousinho (Gerência Administrativo-Financeira Fundação Vale) Referências: POL-0001-BFV Política de Delegação de Autoridade Definições: Agência de Viagens: Toda agência de viagens que possua contrato/acordo de prestação de serviços com a Fundação Vale Anomalias: Situações e ocorrências que infrinjam as regras definidas nesta Instrução. Cartão Corporativo de Viagens: Cartão de crédito corporativo destinado a pagamentos de (i) serviços relacionados a transporte, alimentação, extras e hospedagem em viagens; (ii) inscrição de treinamentos e/ou congressos e seminários associados a viagens dentro ou fora do país; (iii) eventos de representação junto a conveniados e/ou parceiros, em viagens ou não. Convidados: Pessoas físicas com viagens previstas em contrato ou que, a critério da entidade da Fundação Vale são convidadas a viajar com suas despesas pagas parcial ou integralmente pela Fundação Vale. Despesas Extras: São consideradas despesas extras os gastos com lavanderia, internet, telefone/fax e frigobar. Itens pessoais deverão ser pagos pelo usuário. Entidades: Fundações, associações e outras entidades sem fins lucrativos em que a Fundação Vale tenha relacionamento. TTV: Tempo Total em Vôo, considerando-se o somatório de todos os trechos voados, desde o ponto de embarque no país de origem até o seu destino final, excluindo-se os tempos de espera para conexões. Caso o passageiro pernoite durante uma conexão, o cálculo do TTV antes do pernoite e após pernoite deverão ser tratados separadamente para elegibilidade a classe Executiva. Viagem: Qualquer tempo longe da localidade habitual de trabalho do empregado, por um período de tempo limitado, para desempenhar tarefas específicas de serviço fora de sua localidade de trabalho. Responsabilidades: Usuários: Cumprir as regras e limites definidos nesta Instrução. Comprovar a aprovação da viagem de acordo com a delegação de autoridade determinada nesta Instrução. Diretoria Executiva: Revisar, atualizar e divulgar os anexos desta Instrução e prover solução de casos omissos não previstos. Aprovar exceções às disposições desta Instrução. Diretrizes: Todo usuário que viaja a serviço da Fundação Vale é responsável pelo cumprimento das regras definidas nessa Instrução. As regras abaixo devem ser observadas. Regras Gerais: Esta instrução visa garantir a transparência, idoneidade e integridade de todas as informações fornecidas relativas ao processo de planejamento e prestação de contas da viagem. - 1 de 5 -
O empregado deve: Verificar a possibilidade de alcançar seus objetivos através de recursos tecnológicos (tele-conferência, web conference, Halo meetings, etc.) antes de agendar uma viagem. Planejar as demandas de viagem e comunicar antecipadamente o motivo, a data e o período de duração da viagem ao supervisor imediato. Planejar, agendar e solicitar a viagem com antecedência de, pelo menos, 14 (catorze) dias corridos para viagens internacionais e 7 (sete) dias corridos para viagens doméstica, obedecendo aos prazos e regras estabelecidos pela Instituidora Mantenedora (Vale S.A.) da Fundação Vale, a fim de garantir a melhor relação custo benefício possível, considerando os valores envolvidos na viagem como um todo. Para tanto, sempre que possível, todas as ações relacionadas a viagens deverão ser realizadas via Agência de Viagens conveniada. Caso a solicitação de viagem ocorra com antecedência menor que os prazos determinados neste item, será considerado um caso de não conformidade e o empregado terá que apresentar justificativas cabíveis. Fornecer todas as informações necessárias para o atendimento da solicitação de viagem de acordo com os critérios estabelecidos nesta Instrução. Identificar e providenciar toda a documentação exigida para execução da viagem 1, conforme exigências das autoridades governamentais de cada país (os custos com a emissão de vistos e passaportes, assim como o suporte de despachante para este fim serão de responsabilidade da Fundação Vale). Solicitar a emissão do seguro viagem, caso o destino seja internacional. Em caso de prorrogação do tempo de viagem, solicitar um novo pedido de autorização e a renovação do seu seguro de assistência. Verificar os cuidados médicos necessários para a realização da viagem e providenciá-los. Providenciar imediatamente o cancelamento da reserva do hotel e a solicitação do reembolso da passagem aérea, na hipótese da viagem não se realizar. Arcar com todos os custos acrescidos à tarifa e todas as demais despesas decorrentes ou restituí-las posteriormente, em caso de perda/atraso de vôo e hospedagem (no-show) causado por responsabilidade exclusiva do indivíduo que está viajando sob os termos desta Instrução. Prestar contas dos gastos efetuados durante a viagem e comprová-los. Priorizar sempre os meios de transporte recomendados pela Fundação Vale e, na ausência destes, optar por escolhas de melhor custo benefício para o mesmo, levando-se em consideração todos os valores envolvidos (o custo total da viagem), observando-se também os critérios de segurança apropriados/definidos para aquela localidade. Sob nenhuma hipótese o empregado poderá utilizar veículo particular para realizar viagens a serviço da Fundação Vale. Critérios de Gastos em Viagens: Gastos com viagens incluem todas as despesas relacionadas a emissões de passagens, hospedagem, transporte e alimentação assim como as despesas extras com lavanderia, internet, telefone/fax e frigobar. Os empregados da Fundação Vale devem respeitar os valores estabelecidos no Anexo 1 Limites de Gastos em Viagens desta Instrução. Estes valores são limites máximos. A Diretoria Executiva da Fundação Vale pode desviar destes valores sempre que necessário, usando sempre o bom senso. As taxas de conversão dos limites da tabela do Anexo 1 Limites de Gastos em Viagens para as respectivas moedas locais estão descritas na Política de Delegação de Autoridade da Fundação Vale (POL-0001-BFV). A alçada de aprovação da viagem e classe de voo a ser utilizada pelo empregado estão estabelecidas respectivamente nos Anexo 2 Níveis de Aprovação desta Instrução e Anexo 3 Classes de Voo. As viagens de empregados, em transferência devem seguir os critérios relacionados a passagens estabelecidos nessa Instrução. Os dependentes que o acompanharem terão direito a mesma classe de vôo do empregado. Viajantes em viagens de representação da Fundação Vale com duração superior a 1 (um) dia têm direito a hospedagem. Se o tempo de conexão for igual ou superior a 5 horas, o usuário tem direito a hospedagem do tipo day use, de acordo com os limites estabelecidos no Anexo 1 Limites de Gastos em Viagens desta Instrução. São consideradas despesas com transporte: taxas de embarque e desembarque de aeroportos (quando não inclusas no bilhete aéreo), taxas cobradas em estações rodoviárias ou ferroviárias (quando não incluídas no bilhete da passagem), traslados, utilização de táxi durante o período de viagem, aluguel de veículo nos locais de destino da viagem, combustível e pedágio gasto na ocasião, estacionamento, compra de bilhetes urbanos 1 A responsabilidade de providenciar a documentação é do usuário, mas o custo é responsabilidade da Fundação Vale. - 2 de 5 -
rodoviários, ferroviários ou marítimos. O valor máximo a ser utilizado com despesas,assim como o método de pagamento, devem estar em conformidade com os procedimentos da Instituidora Mantenedora (Vale S.A.) da Fundação Vale. São consideradas despesas com refeição as relativas a almoço, jantar, lanches e café da manhã quando não inclusos na diária de hospedagem do hotel, de acordo com os limites estabelecidos no Anexo 1 Limites de Gastos em Viagens desta Instrução. Também são consideradas despesas com refeição as compras em supermercados ou outros tipos de estabelecimentos, para serem usadas na preparação de refeições. Pagamento de Despesas de Viagem: Todas as despesas de viagens devem ser pagas preferencialmente através do Cartão Corporativo de Viagens, evitando saques, pois estes oneram a Fundação Vale com as taxas cobradas. Em viagens os empregados podem utilizar Cartão Corporativo de Viagens ou adiantamento e/ou reembolso, em conformidade com os procedimentos da Instituidora Mantenedora (Vale S.A.) da Fundação Vale. Prestação de Contas e Anomalias: A análise e a aprovação dos gastos de viagens seguem os critérios de aprovação estabelecidos no Anexo 2 Níveis de Aprovação desta Instrução e, na ausência deste, a aprovação poderá ser obtida com outro empregado do mesmo nível ou superior. Todas as anomalias deverão ser justificadas e aprovadas conforme as alçadas previstas no Anexo 2 Níveis de Aprovação desta Instrução. Na ausência do aprovador, as anomalias podem ser aprovadas por outro empregado do mesmo nível hierárquico do aprovador, ou superior. Saúde, Segurança Ocupacional e Empresarial: Em casos de problema de saúde, perda de bagagem durante a viagem internacional e demais emergências, o usuário deve entrar em contato com a Central de Atendimento da seguradora contratada pela Fundação Vale / Agência de Viagens vigente. Em caso de incidentes de segurança, tais como: roubos e/ou furtos, extorsões e desaparecimento de pessoas ocorrido em viagens, o usuário deve contatar o Departamento de Segurança Empresarial local da Instituidora Mantenedora (Vale S.A.) da Fundação Vale, o respectivo Gerente Sênior e a polícia local. O usuário deve tomar as medidas cabíveis para salvaguardar sua segurança pessoal, não se expondo a riscos desnecessários, bem como os ativos e as informações da Fundação Vale sob sua custódia. Em caso de viagens com previsão de passagem por zonas hostis ou conturbadas, deve-se manter o contato frequente com o gestor imediato ou o com o Departamento de Segurança Empresarial local da Instituidora Mantenedora (Vale S.A.) da Fundação Vale. Em todas as viagens para estas áreas o usuário deve consultar o Departamento de Segurança Empresarial local da Instituidora Mantenedora (Vale S.A.) da Fundação Vale para se informar se a área é hostil ou não, ou seguir as instruções de segurança emitidas por uma Agência de Viagens da Fundação Vale que tenha sido autorizada a mandar esta informação. Por motivos de segurança, não devem viajar juntos mais que três empregados de nível gerencial. Cabe a cada gestor evitar qualquer viagem com outros dois gestores da mesma linha hierárquica. Anexos: Anexo 1 Limites de Gastos em Viagens Domésticas e Internacionais Anexo 2 Níveis de Aprovação para Passagens Aéreas Anexo 3 Classes de Vôo - 3 de 5 -
ANEXO 1: LIMITES DE GASTOS EM VIAGENS DOMÉSTICAS E INTERNACIONAIS (US$) 1 Todos os empregados Fundação Vale e convidados Descrição das Despesas Brasil África, Américas do Norte, Central e Sul e Austrália Europa, Oriente Médio Ásia e Ilhas do Pacífico Exceções 2 Rio de Janeiro, São Paulo, Belo Horizonte e Vitória Demais cidades Hotel $300 $170 $350 $400 $300 $650 Despesas Extras $40 $30 $50 $80 $60 $120 Refeição $70 $60 $80 $100 $100 $200 Refeição + Café 3 $80 $70 $100 $125 $130 $230 Saque $100 $100 $100 $150 $100 $150 Acomodação: a estadia deve ser sempre em apartamento, ficando proibida acomodação em suítes, coberturas ou equivalentes. ANEXO 2: NÍVEIS DE APROVAÇÃO PARA PASSAGENS AÉREAS (1) Nível Hierárquico do Solicitante Aprovação de Solicitação da Passagem Aérea Aprovação da Prestação de Contas sem anomalias Aprovação da Prestação de Contas com anomalias Passagem aérea Passagem aérea Internacional (2) Doméstica Qualquer Viagem Qualquer Viagem Diretores Presidente do Conselho de Curadores Isento Isento Isento Demais gestores Diretor-Presidente Diretor-Presidente Isento Diretor-Presidente Demais empregados Diretor-Presidente Diretor-Presidente Superior imediato Diretor-Presidente (1) Trem, navio, ônibus, aluguel de veículos, Aerovale (aeronave da Instituidora Mantenedora (Vale S.A.) da Fundação Vale, que pode ser utilizada também pelos empregados da Fundação Vale), etc. necessitam apenas da aprovação do superior imediato. As demais despesas referentes à viagem tais como hospedagem, alimentação etc. não necessitam de aprovação adicional ou em separado, desde que a passagem já tenha sido aprovada, e devem seguir os limites estabelecidos no anexo 1 desta instrução. (2) Exceções que flexibilizam as alçadas de aprovação previstas nesse Anexo 2: a. Viagem em função de emergências legais ou institucionais que comprometam a imagem e/ou reputação da Fundação Vale e/ou da Instituidora Mantenedora (Vale S.A.) da Fundação Vale. b. Viagem que implique apenas em hospedagem (porém deve seguir os limites estabelecidos no anexo 1) c. Viagem em função de emergência médica, desde que com recomendação da área médica / saúde e segurança da Instituidora Mantenedora (Vale S.A.) da Fundação Vale. d. Alteração da data da viagem ou do nome do viajante já aprovada anteriormente Nas exceções acima, todo empregado, independente de nível hierárquico, deve obter aprovação do seu Superior Imediato. 1 Conforme estabelecido nesta Instrução os valores estabelecidos neste anexo são limites máximos diários. A Diretoria Executiva da Fundação Vale pode desviar destes valores quando necessário, sempre usando o bom senso. 2 Refeição inclui jantar e almoço. Refeições+ café incluem jantar, almoço e café da manhã quando não inclusos na diária do hotel (valores de limite diários, não cumulativos pelos dias em viagem). - 4 de 5 -
ANEXO 3: CLASSES DE VÔO Nível Hierárquico Todos os empregados Fundação Vale e convidados Tempo Total em Vôo (TTV) TTV abaixo de 8 horas TTV entre 8 e 12 horas TTV acima de 12 horas Econômica (1) Econômica (1) (2) Executiva (3) (1) Em caso de recomendação médica preparada por médico do trabalho da Instituidora Mantenedora (Vale S.A.) da Fundação Vale, será permitida a alteração de classe de voo para Executiva desde que o empregado obtenha aprovação do Diretor-Presidente. (2) Caso não seja uma viagem para congresso, evento, treinamento e afim, e exista uma justificativa, a classe de voo poderá ser alterada para Executiva se aprovado conforme Anexo 2 Níveis de Aprovação. (3) Viagens para congressos, eventos e treinamentos devem ser sempre realizadas em classe Econômica. - 5 de 5 -