INSTITUTO SUPERIOR DE CONTABILIDADE E ADMINISTRAÇÃO DA UNIVERSIDADE DE AVEIRO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA BIBLIOTECA DO ISCA-UA BIBLIOTECA
ÍNDICE APRESENTAÇÃO...3 OPERAÇÕES/SERVIÇOS...5 CIRCUITO DOCUMENTAL...9 ANEXOS...12 2
1. APRESENTAÇÃO A Biblioteca tem por missão facultar à instituição em que se integra os recursos bibliográficos e informativos indispensáveis à prossecução dos seus objectivos, competindo-lhe a recolha, guarda, tratamento e difusão da informação de carácter científico, pedagógico e didáctico indispensável ao desenvolvimento das actividades do ISCA-UA. O PRESENTE MANUAL tem por objectivo servir de referência ao trabalho da Biblioteca no que respeita ao circuito do documento, desde a sua aquisição até à disponibilização ao utilizador. A Biblioteca desenvolve um conjunto de serviços no sentido de atender às necessidades dos seus utilizadores, dos quais se salientam: Leitura de presença e livre acesso à documentação Empréstimo domiciliário o utilizador, respeitando os procedimentos adequados, tem acesso à leitura domiciliária de acordo com o estatuto de cada uma das espécies. O sistema informático da Biblioteca e/ou os Serviços asseguram informação das obras em leitura domiciliária Empréstimo interbibliotecas - É um serviço que tem por finalidade apoiar a investigação: pesquisa bibliográfica online, em bases de dados, em sites da Internet e através da cooperação inter-bibliotecas. O contacto com outras bibliotecas de Institutos Superiores e Universidades, constitui igualmente uma ferramenta garantindo desta forma a informação e o enriquecimento bibliográfico da nossa biblioteca. Pesquisa no catálogo da biblioteca do ISCA-UA integrado no catálogo geral dos Serviços de Documentação da Universidade de Aveiro. Assim, é possível a pesquisa conjunta ou individualizada de cada um dos fundos documentais e acesso aos procedimentos do empréstimo domiciliário, nomeadamente renovações e reservas Acesso a bases de dados de texto integral - Recursos de informação on-line e disponíveis na biblioteca de relevância para as áreas de estudo do Instituto. Serviço de pesquisa, apoio e referência - É um serviço que tem por finalidade apoiar a investigação: pesquisa bibliográfica online, em bases de dados, em sites 3
da Internet e através da cooperação inter-bibliotecas. O contacto com outras bibliotecas de Institutos Superiores e Universidades, constitui igualmente uma ferramenta garantindo desta forma a informação e o enriquecimento bibliográfico da nossa biblioteca Serviço de difusão da informação - Serviço responsável pela recolha e difusão da informação na página Web da Biblioteca. A difusão personalizada da informação é um serviço prestado aos Docentes. As novidades encontram-se durante um período de tempo no escaparate da Biblioteca. 4
2. OPERAÇÕES/SERVIÇOS DIVISÃO DE BIBLIOTECONOMIA Abarca todo o circuito documental desde a chegada do documento até à sua disponibilização na estante. O Serviço de aquisições que também faz parte deste circuito, integra as tarefas relacionadas com a selecção e aquisição da bibliografia. SERVIÇO DE AQUISIÇÕES Responsável: Maria do Céu Vieira Uma das preocupações do serviço tem sido manter-se atento às necessidades dos utilizadores e actualizado ao nível do mercado da informação, de forma a responder com uma maior eficácia às exigências crescentes da informação. Controlo de obras à consignação Registo prévio (pré-catalogação) dos livros no sistema Elaboração e encaminhamento das encomendas Controlo de pedidos pendentes Actualização e controlo das assinaturas de publicações periódicas Contacto e informações aos docentes Recepção, verificação, registo e pagamento de facturas Actualização do orçamento SERVIÇO DE TRATAMENTO TÉCNICO E CONTROLO DE COLECÇÕES Tem por objectivo proceder ao tratamento documental da informação, organização dos diversos núcleos documentais, de forma a manter actualizada a informação e permitir a disponibilização da mesma ao utilizador. 5
TRATAMENTO PRELIMINAR DAS MONOGRAFIAS Responsável: Lurdes Lopes Verificação Magnetização Carimbagem CATALOGAÇÃO MONOGRAFIAS E MATERIAL NÃO LIVRO Responsáveis Pedro príncipe, Maria do Céu Vieira e Gracinda Mendes Registo e catalogação dos livros novos Pedro príncipe Catalogação retrospectiva Maria do Céu Vieira Catalogação das ofertas e do material não livro Gracinda Mendes CLASSIFICAÇÃO/INDEXAÇÃO E COTAÇÃO Responsáveis - Maria do Céu Vieira e Pedro Príncipe PUBLICAÇÕES PERIÓDICAS Responsáveis: José Manuel Almeida e Gracinda Mendes Gestão do Kardex Lurdes Lopes Catalogação de publicações periódicas Gracinda Mendes Catalogação de analíticos José Manuel Almeida Registo no sistema dos exemplares - José Almeida Controlo de existências e faltas através de listagens de gestão de publicações periódicas - José Manuel Almeida Gestão das ofertas e das permutas José Manuel Gestão da antiguidade dos fascículos José Manuel DIVISÃO DE INFORMAÇÃO Integra as funções de referência em geral, atendimento, leitura e empréstimo, difusão/divulgação da informação e pesquisa, isto é, serviço responsável pela disponibilização da informação independentemente do suporte em que se encontra registada, garante a gestão do empréstimo domiciliário, o empréstimo interbibliotecas, a 6
leitura presencial e o acesso a todos os recursos de informação disponibilizados pela biblioteca. DIFUSÃO Responsável Pedro Príncipe Elaboração e envio do boletim Biblioteca Informação Pedro Príncipe Envio de informações úteis para o mailing list da Biblioteca Exposição das últimas aquisições Actualização/gestão da página da Biblioteca no site do ISCA SERVIÇO DE PESQUISA E REFERÊNCIA Responsável Maria do Céu Vieira Elaboração de pesquisas Apoio nas pesquisas Formação dos utilizadores Controlo e actualização de base de dados e da informação Controlo de códigos de acesso a bases de dados EMPRÉSTIMO INTERBIBLIOTECAS Responsável Maria do Céu Vieira Recepção dos pedidos efectuados por e mail Envio de informação detalhada aos utilizadores sobre os procedimentos do EIB Pesquisa bibliográfica Contactos com bibliotecas de outras instituições nacionais e estrangeiras Envio dos pedidos aos utilizadores ATENDIMENTO, LEITURA E EMPRÉSTIMO Responsáveis - Lurdes Lopes, José Manuel e Gracinda Mendes Atendimento ao público Lurdes Lopes, Gracinda Mendes, José Manuel Actualização do ficheiro de leitores Pedro príncipe Organização da sala de leitura e armazenamento das espécies documentais na sala de leitura e depósito Gracinda Mendes, Lurdes Lopes e Pedro Príncipe Controlo de requisições manuais Lurdes Lopes 7
Avisos e reclamações de empréstimos fora do prazo Lurdes Lopes e José Manuel As reclamações são realizadas a partir da ficha do leitor. Mensalmente são retiradas listagens de documentos em atraso. Controlo das reservas no sistema Lurdes Lopes, Gracinda Mendes SERVIÇO ADMINISTRATIVO Responsável Lurdes Lopes Recepção, registo e arquivo de correspondência Redacção e envio de correspondência Maria do Céu Vieira Controlo e organização do arquivo corrente Controlo e organização de endereços e contactos Registo, distribuição e controlo dos Diários da República Registo Diário das Multas Gracinda Mendes 8
3. CIRCUITO DOCUMENTAL MONOGRAFIAS SELECÇÃO/AQUISIÇÃO (Compras, ofertas e permutas) PROFESSORES /ALUNOS/BIBLIOTECA VALIDAÇÃO CRIAR REGISTO PRÉVIO (PRÉ-CATALOGAÇÃO) ENCOMENDA E ENVIO AOS FORNECEDORES CHEGADA DO DOCUMENTO OFERTAS Identificação do pedido Verificação da factura Verificação do estado da publicação Recepção, verificação, registo e pagamento de facturas no Aleph Colocar em catalogação Atribuir nº de inventário TRATAMENTO PRELIMINAR DAS MONOGRAFIAS 9
Carimbagem: carimbo de posse na página de título, na 100ª pág. e assim por diante, de 100 em 100pág. Carimbo "composto" na pág. de tít. Magnetização Anotação oferta no caso das ofertas na página de rosto Colocação dos livros na estante para catalogação CATALOGAÇÃO CLASSIFICAÇÃO/INDEXAÇÃO OFERTAS REGISTO DOS EXEMPLARES E ATRUBUIÇÃO DO Nº DE INVENTÁRIO ÀS Registo da cota Registo do estatuto de exemplares Anotação no carimbo da página de rosto do nº de inventário e da cota Aposição de cota impressão de etiquetas e códigos de barras Registo no livro de inventário Exposição/divulgação Arrumação nas estantes 10
PUBLICAÇÕES PERIÓDICAS CHEGADA DO CORREIO Registo no Kardex Tratamento preliminar das publicações periódicas (1) o Carimbagem o Magnetização Registo do exemplar (fascículo) no sistema o Colocação do código de barras o Exposição/arrumação (2) (1) Títulos novos Registo bibliogáfico Acrescentar no ficheiro das publicações periódicas Ficha kardex (2) Títulos e nºs antigos Fazer transitar os fascículos para o depósito em função da sua periodicidade e do espaço existente, colocando DEP na cota do registo do exemplar. 11
ANEXOS 12
CONSELHO DIRECTIVO CONSELHO CIENTÍFICO CONSELHO PEDAGÓGICO PROFESSOR RESPONSÁVEL DA BIBLIOTECA COORDENAÇÃO: TÉCNICA SUPERIOR DE BAD DIVISÃO DE BIBLIOTECONOMIA DIVISÃO DE INFORMAÇÃO AQUISIÇÕES: Resp. Maria do Céu Vieira SECTOR DE CATALOGAÇÃO Resp. Pedro Príncipe e Gracinda Mendes SECTOR DE CLASSIFICAÇÃO E INDEXAÇÃO Resp. Maria do Céu Vieira e Pedro Príncipe DIVULGAÇÃO DA INFORMAÇÃO Resp. Pedro Príncipe LEITURA E EMPRÉSTIMO Resp. Gracinda Mendes Lurdes Lopes José Manuel Almeida SECTOR ADMINISTRATIVO Resp. Lurdes Lopes MONOGRAFIAS Pedro Príncipe Gracinda Mendes Catalogação Exposição PUBLICAÇÕES PERIÓDICAS José Manuel e Gracinda Mendes Controlo de entradas Catalogação das publicações Catalogação analíticos Exposição MATERIAL NÃO LIVRO Gracinda Mendes Catalogação do material não livro Maria do Céu Vieira Pedro Príncipe Exposição das últimas Aquisições Divulgação Informação da Controlo do empréstimo domiciliário Tratamento preliminar das monografias Recepção, registo e arquivo da correspondência 13