REUNIÃO COMO CONDUZI-LA?

REUNIÃO COMO CONDUZI-LA?

REUNIÃO As reuniões são um meio para partilhar, num grupo de pessoas, um mesmo nível de conhecimento sobre um assunto ou um problema e para tomar decisões coletivamente. Além disso, decisões tomadas em equipe, com vários representantes, serão mais facilmente aceitas por todos.

De acordo com um estudo realizado pela Triad Consultoria, o desperdício que se tem com reuniões improdutivas é de, aproximadamente, 500 mil reais a cada 100 funcionários. A mesma empresa constatou em uma pesquisa com 2.000 profissionais, onde 64% destes dizem que as reuniões nas empresas em que trabalham são desnecessárias ou mal conduzidas.

Reuniões mal conduzidas, assim como o excesso de reuniões desnecessárias são um dos motivos que levam ao fracasso da produtividade coletiva no mundo corporativo atualmente. Esse é um problema a ser percebido pelas empresas, que muitas vezes não dão muita importância para o assunto comprometendo, assim, o desempenho de sua equipe e levando a gastos desnecessários. Por isso vamos apresentar alguns passos para que você possa conduzir uma reunião de forma clara, objetiva e produtiva.

1- TENHA UM TEMA BEM DEFINIDO Registre-o, juntamente com os tópicos, em uma pauta mesmo que simples e resumida. A definição de uma pauta na reunião é fundamental para que o assunto mais importante seja de fato discutido e as decisões sejam tomadas. Divulgue-a com antecedência aos que deverão estar presentes e aos demais interessados. A pauta pode ser colocada no registro de reunião do BSC ou pode ser enviada por e-mail. Dessa forma, as pessoas podem consultá-la a qualquer momento. Sem um foco principal, o assunto pode ficar disperso, fazendo com que os participantes se desinteressem.

2- MARQUE A REUNIÃO COM ANTECEDÊNCIA Ao divulgar a reunião, informe todos os participantes sobre o tema, pauta data e horário, e sobre quem mais estará presente, para que possam chegar preparados com dados e ideias. Marque a reunião com pelo menos 2 dias de antecedência, você pode marcá-la no BSC. Caso algum participante não esteja no BSC, enviar e-mail para o mesmo. Lembre-se de reservar a sala e conferir se está tudo ok com o espaço e equipamentos, antes de reunir a equipe.

3- MARQUE UM DIA FIXO Caso a reunião seja periódica (semanal, quinzenal ou mensal) agende sempre em um mesmo dia e horário do período (semana, quinzena ou mês) e não esqueça de reservar o local das reuniões. Por exemplo: Reunião semanal toda terça-feira das 9h as 10h. Reunião mensal todo dia 10 das 9h as 10h. Você pode enviar e-mail aos participantes com entrada agenda Outlook

4- DEFINA HORÁRIO E DURAÇÃO Evite ao máximo exceder a duração definida, a não ser que seja de comum acordo e o local de reunião esteja disponível. 5- LIDE COM PARTICIPANTES TEMPORÁRIOS Se você tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado. Deixe isto claro desde o princípio definindo os pontos específicos no início da reunião.

6- NÃO CHAME TODO MUNDO Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva mas envolva não apenas os tomadores de decisão: chame também as pessoas que são capazes de resolver os problemas. Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que sejam informadas das decisões, podem fazê-lo a partir da leitura da pauta e da ata.

7- DEFINA UM MEDIADOR Um dos participantes da reunião deve ficar encarregado de conduzir a reunião acompanhando os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos. Além disso deve garantir que a reunião não perca o foco. 8- PULE AS DISCUSSÕES OPERACIONAIS Assim que for decidido o que fazer, a tendência é que as pessoas ou áreas diretamente envolvidas queiram discutir imediatamente como fazer. Isto tende a não afetar todas as pessoas presentes. Faça com que marquem imediatamente uma reunião entre eles e prossiga com sua pauta original.

8- GERE DECISÕES EFETIVAS A reunião não deve definir apenas o que fazer, mas também qual o próximo passo, e quem entre os presentes será o responsável por ele. 9- PERMITA A DISCUSSÃO DE ITENS QUE NÃO ESTAVAM NA PAUTA ORIGINAL Mas apenas no final da reunião, após encerrar todos os temas originalmente agendados.

10 - PREFIRA REUNIÕES BREVES Sempre que puder defina reuniões que sejam o mais breve possível e não excedam um período de trabalho. Reuniões muito longas tendem a ser cansativas e não produtivas. 11- COLABORADORES EXTERNOS A ALFA Sempre que houver a presença de colaboradores externos a Alfa, realize uma reunião prévia com os envolvidos internos para que os mesmos tenham uma visão homogênea sobre a pauta da reunião. Se possível, leve ideias e propostas de solução.

12 - DATA DA PRÓXIMA REUNIÃO Se se tratar de uma série de reuniões, pode ser oportuno aproveitar a presença dos participantes para acordar uma data comum para a(s) reunião(ões) seguinte(s). 13- ACOMPANHAMENTO E COBRANÇA DE AÇÕES É muito importante existir o acompanhamento e a cobrança das ações que foram definidas. Sem estas ações, este encontro entre profissionais pode perder o efeito e a credibilidade. Então utilize a ata de reunião para documentar quais são as responsabilidades de cada um dos participantes sobre determinado projeto, bem como os prazos estabelecidos para as tarefas.

DICAS Como explicamos, a proposta principal de uma reunião é tomar uma decisão. Não é pra compartilhar experiências e se sentir parte de um grupo. Seguem 5 dicas importantes na condução das reuniões: 1- Comece na hora, mesmo que nem todos estejam lá. Na próxima, eles chegarão a tempo. 2- Convide o mínimo possível de pessoas para a reunião. 3- Prepare uma agenda para o que vai acontecer na reunião. 4- Termine no tempo pra que o foco seja mantido nas coisas relevantes. 5- Mande um e-mail para todos os participantes com as decisões e revise as ações.

Acesse http://treinamento.alfatransportes.com.br/course/index.php?categoryid=13 e aprenda a fazer uma ata de reunião no BSC.