Gestão de Recursos Financeiros Manual de Procedimentos Janeiro de 2016
Histórico do Documento Versão Data Descrição Autor Aprovação 0.1 18-08-2015 Versão Preliminar do Manual de Procedimentos de Recursos Financeiros DFI/UCT e INA 1.0 27-01-2016 Versão Final do Manual de Procedimentos de Recursos Financeiros DFI/UCT e INA Aprovado CD-25.02.2016 Ficha Técnica Equipa do INA Gestão de Projeto: Marina Pereira Equipa: Maria João Crespo, Margarida Rodrigues, Maria João Diniz, André Anjos Equipa da ACSS Gestão de Projeto: Armanda Moura, José Guerreiro Equipa: Pedro Monteiro, Manuela Martins, Lurdes Carvalheiro, Paula Filipe, Susana Bento, Rosa Almeida, Lúcia Moreira
Índice Siglas e Abreviaturas... 1 Simbologia... 2 Introdução... 3 Arquitetura de Processos de Gestão de Recursos Financeiros... 4 Procedimentos de Gestão Recursos Financeiros... 5 GRF1 Gestão Orçamental... 6 GRF1.1.1 Fazer proposta de orçamento... 7 GRF1.1.2 Registar dados do orçamento aprovado... 9 GRF1.2.1 Pedir transição de saldos... 10 GRF1.2.2 Propor alterações orçamentais... 12 GRF1.2.3 Fechar contas do mês anterior... 14 GRF2 Processamento da Receita... 16 GRF2.1.1 Faturar receita serviços informáticos... 17 GRF2.1.2 Cobrar receita das cédulas profissionais... 18 GRF2.1.3 Emitir faturas específicas do SNS... 20 GRF2.2.1 Controlar a receita... 21 GRF3 Processamento da Despesa... 22 GRF3.1.1 Efetuar cabimento... 23 GRF3.2.1 Fazer o compromisso... 25 GRF3.3.1 Fazer a liquidação da despesa... 27 GRF3.4.1 Processar pagamento de vencimentos... 29 GRF3.4.2 Criar AP Fundo Alheio... 31 GRF4 Gestão da Tesouraria... 32 GRF4.1.1 Submeter STF... 33 GRF4.2.1 Efetuar pagamento - despesas de funcionamento... 34 GRF4.2.2 Efetuar pagamento - despesas SNS... 36 GRF4.3.1 Controlar recebimentos - conta de funcionamento... 38 GRF4.3.2 Controlar recebimentos - contas SNS... 40 GRF4.3.3 Controlar recebimentos - conta APIFARMA... 42 GRF4.4.1 Criar fundo de maneio... 44 GRF4.4.2 Pagar pelo fundo de maneio... 46 GRF4.4.3 Fazer a reconstituição mensal... 47 GRF4.4.4 Fazer a liquidação anual... 49 GRF4.5.1 Fazer a Reconciliação Bancária... 51 GRF5 Prestação de Contas... 52 GRF5.1.1 Fazer reportes mensais à DGO... 53 GRF5.1.2 Fazer reportes encargos pessoal à DGO... 55
GRF5.1.3 Fazer reportes trimestrais à DGO... 57 GRF5.1.4 Fazer reportes mensais à UOC... 58 GRF5.1.5 Reportar trimestralmente PMP à UOC... 60 GRF5.2.1 Elaborar a Conta de Gerência... 61 GRF5.3.1 Registar faturas no e-fatura... 63 GRF5.3.2 Submeter Mapa Recapitulativo do IVA... 64 Revisão e Atualização do Manual... 65 MODELOS DE DOCUMENTOS Modelo 1 Circular DGO 1379... 66 Modelo 2 Circular DGO 1379 - Anexos... 66 Modelo 3 Formulário alterações orçamentais DGO... 66 Modelo 4 Pedido de emissão de cédula profissional... 66 Modelo 5 Mapa de Origem de Aplicação de Fundos... 66 Modelo 6 Pedido de Pagamento... 66 Modelo 7 Folha de Cofre... 66 Modelo 8 Mapa de Reconciliações Bancárias... 66 Modelo 9 Mapa Recapitulativo IVA... 66
Siglas e Abreviaturas ACSS Administração Central do Sistema de Saúde, I.P. AP - Autorização de Pagamento AT Autoridade Tributária CD Conselho Diretivo CGA Caixa Geral de Aposentações DAG Departamento de Gestão e Administração Geral DFI Departamento de Gestão Financeira DGO Direção-Geral do Orçamento DGS Direção-Geral da Saúde DPS - Departamento de Gestão e Financiamento de Prestações de Saúde DRH Departamento de Gestão e Planeamento de Recursos Humanos na Saúde DUC Documento Único de Cobrança GJU Gabinete Jurídico GRH Gestão de Recursos Humanos HB - Homebanking IGCP - Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública - IGCP, E.P.E. INA Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas LCPA - Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso LOE Lei de Orçamento de Estado MS Ministério da Saúde NP Núcleo de Pessoal RH Recursos Humanos RHV Recursos Humanos e Vencimentos SES Secretário de Estado da Saúde SIGO Sistema de Informação de Gestão Orçamental - Sistema de Informação Descentralizado de SNS Serviço Nacional de Saúde SPMS Serviços Partilhados do Mistério da Saúde, E.P.E. SS Segurança Social UAG Unidade de Apoio à Gestão UCT Unidade de UGI Unidade de Gestão de Informação UOC - Unidade de Orçamento e Controlo Gestão de Recursos Financeiros Manual de Procedimentos Página 1 de 66
Simbologia BPMN Business Model and Notation* *Baseado em Business Process Model and Notation (BPMN), OMG (http://www.omg.org/spec/bpmn/index.htm) Atividades Pontos de Decisão Tarefa Subprocesso ou Tarefa com marcador de instâncias múltiplas (em paralelo) Tarefa com marcador de repetição Tarefa do tipo receção Tarefa do tipo envio Exclusivo Ponto de ramificação: é selecionada uma saída, entre as alternativas existentes Ponto de convergência: basta a execução de uma entrada para ser ativado um fluxo de saída Paralelo Ponto de ramificação: todas as saídas são ativadas paralelamente Ponto de convergência: espera que todas as entradas estejam completas, antes de ser ativado o fluxo de saída Tarefa do tipo serviço Tarefa do tipo utilizador Exclusivo (baseado em eventos) O fluxo de saída é ativado de acordo com a ocorrência exclusiva de um dos eventos intermédios ou de uma atividade de receção A combinação de marcadores de atividades e tipos de tarefas é descrita em detalhe no standard BPMN* Complexo Qualquer combinação dos fluxos pode ser seguida Eventos Dados e Artefactos Grupo de Atividades Comentário Início simples Intermédio simples Fim simples Repositório de Dados Informação/ dados de suporte Intermédio conector (captura) Intermédio conector (lançamento) Piscinas e Pistas Piscina Pista Início com mensagem Intermédio com mensagem Fim com mensagem Piscina: Entidade ou sistema participante no processo Pista: Stakeholder responsável pelas atividades/ decisões Fluxos Início condicional Início temporal Intermédio temporal Fluxo de sequência de atividades Fluxo de sequência de atividades, condicional Fluxo de sequência de atividades, por defeito (não concretização de uma condição) Fluxo de mensagem Fluxo de associação Gestão de Recursos Financeiros Manual de Procedimentos Página 2 de 66
Introdução Tendo em vista a uniformização dos procedimentos na área dos recursos financeiros, o Departamento Financeiro Unidade de (DFI-UCT) desenvolveu um projeto de consultoria com a Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas (INA), com os seguintes objetivos: a) Fazer a cartografia dos processos organizacionais que garantem a realização das atividades inseridas na área de recursos financeiros, com vista à produção do respetivo mapa; b) Analisar e desenhar os processos, quer na perspetiva da representação da situação atual, quer na de propostas de melhoria de aspetos críticos entretanto identificados; c) Elaborar os respetivos manuais de procedimentos, por referência ao desenho dos processos aprovado na fase anterior. Em termos metodológicos a abordagem adotada implicou a realização de sessões de trabalho entre os técnicos do INA e os da ACSS, que permitiram a elaboração do mapa de processos, a análise e a elaboração do diagrama detalhado dos processos identificados e a elaboração dos procedimentos centrados nos processos desenhados. A identificação dos macroprocessos, a definição da sua arquitetura e elaboração do mapa dos processos organizacionais, foi realizada tendo por base a abordagem BPM (Business Process Management) que promove uma visão end-to-end dos processos e destaca o seu relacionamento com os stakeholders identificados no diagrama de contexto. O trabalho desenvolvido em conjunto com o INA permitiu elaborar o Manual de Procedimentos de Gestão de Recursos Financeiros da Administração Central do Sistema de Saúde, I.P., que constitui um importante instrumento de gestão de processos uma vez que permite definir o âmbito de atuação de cada um dos intervenientes, os recursos necessários, o sistema de informação utilizado e identificar melhorias no modo de realização de atividades relacionadas com a área de recursos financeiros. O presente manual visa contribuir para o fortalecimento do sistema de controlo interno da ACSS. Gestão de Recursos Financeiros Manual de Procedimentos Página 3 de 66
Arquitetura de Processos de Gestão de Recursos Financeiros GRF1 Gestão Orçamental GRF2 Processamento da Receita GRF3 Processamento da Despesa GRF4 Gestão da Tesouraria GRF5 Prestação de contas GRF1.1 Elaborar o Orçamento GRF2.1 Cobrar receitas GRF3.1 Efetuar cabimento GRF4.1 Submeter STF GRF5.1 Reportar execução financeira da ACSS GRF1.2 Controlar a execução orçamental GRF2.2 Controlar receita GRF3.2 Fazer compromisso GRF4.2 Gerir Pagamentos GRF5.2 Elaborar Conta de Gerência do SNS GRF3.3 Fazer liquidação de despesas GRF4.3 Controlar Recebimentos GRF5.3 Prestar informação à AT GRF3.4 Processar pagamento de vencimentos GRF4.4 Gerir Fundo de Maneio GRF4.5 Fazer a Reconciliação Bancária Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 4 de 66
Procedimentos de Gestão Recursos Financeiros Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 5 de 66
GRF1 Gestão Orçamental GRF1.1 Elaborar o Orçamento GRF1.1.1 Fazer proposta de orçamento GRF1.1.2 Registar dados do orçamento aprovado GRF1 Gestão Orçamental GRF1.2.1 Predir a transição de saldos GRF1.2 Controlar a execução orçamental GRF1.2.2 Propor alterações orçamentais GRF1.2.3 Fechar contas do mês anterior Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 6 de 66
Processo GRF1.1.1 Fazer proposta de orçamento GRF1.1 Elaborar o Orçamento Objetivo Elaborar proposta de orçamento para o próximo ano com base na estimativa das receitas e despesas por rúbrica orçamental e submetê-la no portal de Serviços Online da DGO (SOL) depois de aprovada pelo Conselho Diretivo e pelo Fiscal Único. Evento Inicial: Despacho da tutela Resultado Final: Mapas da proposta de orçamento extraídos do SIGO / SOE Enquadramento Legal e Normativo Lei do Enquadramento Orçamental em vigor Circular Série A da DGO com Instruções para preparação do Orçamento do Estado Diagrama Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 1 Após receção da circular da DGO, solicitar aos departamentos da ACSS, a estimativa das despesas e receitas previstas para o orçamento de funcionamento do próximo ano. Esta informação, no que se refere ao orçamento do SNS consta do despacho da tutela, que contem os valores globais por programa e entidade SNS UCT Gestão Orçamental Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 7 de 66
Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 2 Fornecer informação sobre previsões de DAG despesa e investimentos no que se refere a aquisições de bens e serviços 3 Preencher e enviar os modelos dos anexos II, II.A e II.B da Circular Série A da DGO n.º 1379 com informação sobre despesas de pessoal, evolução dos movimentos de pessoal DAG / UAG 4 Fornecer informação sobre previsões de despesa das atividades planeadas para o próximo ano 5 Preencher os modelos DGO referidos no anexo XIV da Circular Série A da DGO n.º 1379, elaborar a proposta de orçamento e enviar ao Fiscal Único para parecer e ao Conselho Diretivo Unidades orgânicas UCT Gestão orçamental Circular DGO 1379 Erro! A origem da referência não foi encontrada. Erro! A origem da referência não foi encontrada. Proposta de Orçamento para aprovação 6 Emitir parecer sobre proposta do orçamento Fiscal Único Parecer 7 Aprovar proposta do orçamento Conselho Diretivo 8 Se a proposta de orçamento for aprovada, introduzir os dados dos projetos de orçamento (atividades e projetos) e de orçamentação sobre efetivos no Sistema de Informação da Elaboração Orçamento de Estado (SOE) do portal SIGO (DGO) 9 Fazer o upload dos documentos que compõem a proposta de orçamento aprovada, referidos no anexo XIV da Circular Série A da DGO no portal de Serviços Online da DGO - Módulo PO Projetos de Orçamento 10 Descarregar mapas da proposta do orçamento do Sistema de Informação da Elaboração Orçamento de Estado (SOE), que comprovam a submissão efetuada e arquivar o processo e/ou na pasta de rede correspondente. UCT Gestão Orçamental UCT Gestão Orçamental UCT Gestão Orçamental Mapas do Orçamento submetido SIGO /SOE SOL / PO SOL / PO Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 8 de 66
Processo GRF1.1.2 Registar dados do orçamento aprovado Objetivo Registar dados do orçamento aprovado no sistema Evento Inicial: Aprovação do Orçamento de Estado Enquadramento Legal e Normativo Lei do Enquadramento Orçamental em vigor Diagrama GRF1.1 Elaborar o Orçamento Resultado Final: Abertura do exercício económico no Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 1 Após aprovação do Orçamento de Estado pela Assembleia da República, descarregar os mapas do Sistema de Informação da Elaboração Orçamento de Estado (SOE) do portal SIGO (DGO) 2 Inserir os montantes das dotações iniciais por rúbrica orçamental do orçamento aprovado no - Sistema de Informação Descentralizado de 3 Efetuar as cativações de verbas nas rúbricas orçamentais previstas na Lei do Orçamento de Estado UCT Gestão Orçamental UCT Gestão Orçamental UCT Gestão Orçamental Mapas do orçamento aprovado SIGO / SOE Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 9 de 66
Processo GRF1.2.1 Pedir transição de saldos Objetivo Aplicar o saldo do orçamento do ano anterior em despesa do orçamento do ano corrente Evento Inicial: Submissão da Conta de Gerência (processo GRF5.2.1) Enquadramento Legal e Normativo Lei do Orçamento de Estado em vigor Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Diagrama GRF1.2 Controlar a execução orçamental Resultado Final: Atualização das dotações orçamentais com o valor dos saldos do ano anterior Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 10 de 66
Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema SOL 1 Após a submissão da Conta de Gerência (processo GRF5.2.1), registar no portal Serviços Online da DGO (SOL) o pedido de aplicação dos saldos da gerência do ano anterior 2 Elaborar proposta para aplicação dos saldos em despesa UCT Gestão Orçamental UCT Gestão Orçamental Proposta de aplicação de saldos SmartDocs 3 Emitir parecer UCT Chefe de SmartDocs Divisão 4 Emitir parecer Conselho Diretivo SmartDocs 5 Autorizar Tutela 6 Emitir despacho de autorização Secretário de Estado do Orçamento Despacho autorizador 7 Depois do despacho do SEO (comunicado pela DGO), lançar as alterações nas dotações das rúbricas orçamentais no - Sistema de Informação Descentralizado de e arquivar o processo e/ou na pasta de rede correspondente UCT Gestão Orçamental Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 11 de 66
Processo GRF1.2.2 Propor alterações orçamentais Objetivo Efetuar alterações e transferências entre rubricas orçamentais Evento Inicial: Necessidade de alteração das dotações orçamentais GRF1.2 Controlar a execução orçamental Resultado Final: Atualização das dotações orçamentais com as alterações aprovadas Enquadramento Legal e Normativo Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Circular Série A da DGO com Instruções complementares ao Decreto-Lei de Execução Orçamental Diagrama Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 1 Quando necessário, pedir alteração do DFI / UOC SmartDocs orçamento do SNS 2 Comunicar previsão de despesa decorrentes de novas necessidades DAG SmartDocs Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 12 de 66
3 Identificar as alterações necessárias para satisfazer os pedidos enviados pela DAG ou pela UOC, para garantir a disponibilidade orçamental considerando a execução do orçamento até à data, e/ou para dar seguimento ao despacho da tutela de alteração dos programas verticais 4 Elaborar a proposta de alteração orçamental com a memória descritiva e os documentos anexos ao formulário da DGO e submeter a despacho UCT Gestão Orçamental UCT Gestão Orçamental 5 Validar a proposta de alteração orçamental UCT Chefe de Divisão 6 Obter o despacho de autorização das alterações orçamentais, de acordo com as competências definidas no decreto de execução orçamental Conselho Diretivo /Tutela/ Finanças 7 Fazer a submissão online do pedido de alteração orçamental, de acordo com as instruções da DGO (Circular Série A da DGO) 8 Lançar as alterações nas dotações das rúbricas orçamentais no - Sistema de Informação Descentralizado de 9 Reportar as alterações orçamentais do portal SIGO (DGO), de acordo com as instruções da DGO (Circular Série A da DGO) UCT Gestão Orçamental UCT Gestão Orçamental UCT Gestão Orçamental Formulário alterações orçamentais DGO Despacho Autorizador SOL SIGO /SOE Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 13 de 66
Processo Objetivo Fechar as contas do mês anterior Evento Inicial: Início do mês Enquadramento Legal e Normativo N/A Diagrama GRF1.2.3 Fechar contas do mês anterior GRF1.2 Controlar a execução orçamental Resultado Final: Relatório Mensal de Execução Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 1 Conferir os balancetes das contas Balancetes movimentadas no mês anterior 2 Efetuar os acertos necessários na informação registada no Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 14 de 66
Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 3 Extrair os mapas do Mapa 7.1 Mapa 7.2 Mapa 5 4 Extrair mapas da receita e da despesa por programa 5 Avaliar a evolução da receita e da despesa por programa 6 Após fecho efetivo do mês analisar a evolução orçamental e patrimonial 7 Validar o relatório mensal de execução, enviar para conhecimento superior (DFI e CD) via smartdocs ou email e arquivar o processo e/ou na pasta de rede correspondente UCT SNS UCT SNS UCT Gestão Orçamental UCT Chefe de Divisão Mapa 6 Mapa da receita Mapa da despesa Mapa da receita Mapa da despesa Relatório mensal de execução Transferências SNS Smartdocs Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 15 de 66
GRF2 Processamento da Receita GRF2.1.1 Faturar receita serviços informáticos GRF2.1 Cobrar rceitas GRF2.1.2 Cobrar receita das cédulas profissionais GRF2 Processamento da Receita GRF2.1.3 Emitir faturas específicas do SNS GRF2.2 Controlar a receita GRF2.2.1 Controlar a receita Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 16 de 66
Processo GRF2.1.1 Faturar receita serviços informáticos GRF2.1 Cobrar receitas Objetivo Emitir a fatura para cobrança da receita proveniente da utilização dos sistemas e tecnologias de informação (SI/TI) disponibilizados pelos Serviços Partilhados do Ministério da Saúde (SPMS) às entidades do SNS. Evento Inicial: Mensalmente Resultado Final: Faturas emitidas e enviadas às entidades SNS utilizadoras dos SPMS. Enquadramento Legal e Normativo Lei n.º 8/1990, de 20 de fevereiro (Lei de bases da contabilidade pública) Decreto-lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da administração financeira do Estado) Portaria n.º 898/2000, de 28 de setembro (POCMS) DL n.º 86-A/2011 alterado pelo DL n.º 119/2013 (Classificador Económico das Receitas do Estado) Circular informativa n.º 5/2014/VP/SI-ACSS, de 20 de fevereiro (faturação dos serviços de SI/TI) Lei do Orçamento de Estado em vigor Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Diagrama Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 1 No início do ano, receber, por email, informação do SPMS sobre as entidades do SNS que têm acordos para utilização das aplicações informáticas. 2 Solicitar às entidades públicas o n.º de compromisso para registo nas faturas em cumprimento da LCPA 3 Emitir mensalmente, através da aplicação de faturação da ACSS, a fatura para cada entidade do SNS que recorre à prestação dos serviços partilhados de SI 4 Enviar a fatura para cada entidade do SNS através por e-mail enviado automaticamente pela aplicação de faturação da ACSS e arquivar as faturas emitidas Fatura serviços STI Faturação Faturação Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 17 de 66
Processo GRF2.1.2 Cobrar receita das cédulas profissionais Objetivo Cobrar a receita proveniente dos pedidos de emissão de cédulas profissionais. Evento Inicial: Pedido do profissional de saúde. Resultado Final: Emissão da guia de receita e depósito no banco dos valor recebido em numerário, cheque ou vale. Enquadramento Legal e Normativo Lei n.º 8/1990, de 20 de fevereiro (Lei de bases da contabilidade pública) Decreto-lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da administração financeira do Estado) Decreto-lei n.º 320/99, de 11 de agosto (cédulas profissionais) Portaria n.º 898/2000, de 28 de setembro (POCMS) Portaria n.º 1855/2006, de 13 de dezembro (cédulas profissionais) DL n.º 86-A/2011 alterado pelo DL n.º 119/2013 (Classificador Económico das Receitas do Estado) Portaria n.º 182-A/2014, de 12 de setembro (cédulas profissionais terapias não convencionais) Deliberação n.º 29/CD/2014, de 30 de dezembro (custos atos administrativos e fotocópias) Lei do Orçamento de Estado em vigor Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Portaria n.º 186/2015, de 24 de junho (cédula profissional de podologista) Diagrama Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 1 Receber pedido de emissão de cédula UCT Pedido de profissional e/ou requerimento / formulário e emissão de comprovativo de pagamento. cédula profissional 2 Criar a entidade do requerente no conforme as informações constantes no pedido, caso esta não exista. UCT Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 18 de 66
Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 3 Emitir a guia de receita referente ao pedido de UCT Guia de cédula profissional, no. receita 4 Remessa/entrega da guia de receita para o DRH ou nalgumas situações para o requerente UCT 5 No fim do dia, se houve pagamentos para a emissão de cédula profissional em numerário, Tesouraria HB - IGCP cheque ou vale, depositar o valor total na conta das cédulas profissionais no IGCP 6 Efetuar a operação diversa para transferir o valor da conta caixa (111) para o banco (13) e arquivar as guias de receita e documentação suporte Tesouraria Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 19 de 66
Processo Objetivo Emitir fatura a pedido de entidade externa. Evento Inicial: Pedido de fatura por entidade externa. GRF2.1.3 Emitir faturas específicas do SNS Resultado Final: Fatura emitida e enviada à entidade requerente. Enquadramento Legal e Normativo Lei n.º 8/1990, de 20 de fevereiro (Lei de bases da contabilidade pública) Decreto-lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da administração financeira do Estado) Portaria n.º 898/2000, de 28 de setembro (POCMS) DL n.º 86-A/2011 alterado pelo DL n.º 119/2013 (Classificador Económico das Receitas do Estado) Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Lei do Orçamento de Estado em vigor Diagrama Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 1 Ao receber o pedido de emissão de fatura de UCT SNS entidade externa solicitar à UCT- a sua emissão. 2 Emitir a fatura através da aplicação de UCT Fatura Faturação faturação da ACSS e 3 Enviar a fatura, através de ofício, para a entidade requerente e arquivar as faturas UCT SNS Smartdocs Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 20 de 66
Processo GRF2.2.1 Controlar a receita GRF2.2 Controlar a receita Objetivo Registar no Sistema de Informação Descentralizado de () as faturas emitidas no mês através da aplicação de faturação da ACSS. Evento Inicial: Fim do mês Resultado Final: Receita faturada e proveitos registados no. Enquadramento Legal e Normativo Lei n.º 8/1990, de 20 de fevereiro (Lei de bases da contabilidade pública) Decreto-lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da administração financeira do Estado) Portaria n.º 898/2000, de 28 de setembro (POCMS) DL n.º 86-A/2011 alterado pelo DL n.º 119/2013 (Classificador Económico das Receitas do Estado) Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Lei do Orçamento de Estado em vigor Diagrama Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema Faturação 1 No fim do mês, gerar o ficheiro das faturas emitidas através da aplicação de faturação da ACSS. 2 Importar ficheiro no para registo da receita dos proveitos no. UCT UCT Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 21 de 66
GRF3 Processamento da Despesa GRF3.1 Efetuar Cabimento GRF3.1.1 Efetuar Cabimento GRF3.2 Fazer compromisso GRF3.2.1 Fazer compromisso GRF3 Processamento da Despesa GRF3.3 Fazer liquidação de despesas GRF3.3.1 Fazer liquidação de despesas GRF3.4 Processar pagamento de vencimentos GRF3.4.1 Processar pagamento de vencimentos GRF3.4.2 Criar AP Fundo alheio Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 22 de 66
Processo GRF3.1.1 Efetuar cabimento GRF3.1 Efetuar cabimento Objetivo Registar o cabimento prévio das despesas a efetuar no Sistema de Informação Descentralizado de (). Evento Inicial: Proposta de despesa Resultado Final: Cabimento da despesa no, e registo do contrato no SIGO /SCEP (quando aplicável) Enquadramento Legal e Normativo Lei n.º 8/1990, de 20 de fevereiro (Lei de bases da contabilidade pública) Decreto-lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da administração financeira do Estado) Portaria n.º 898/2000, de 28 de setembro (POCMS) Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro (LCPA) Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho (operacionalização da LCPA) Manual de procedimentos da LCPA (DGO) Lei do Orçamento de Estado em vigor Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Diagrama Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 23 de 66
Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 1 Enviar por email, proposta de despesa do DAG orçamento de funcionamento (aquisição de bens e serviços, contratos, água, luz, comunicações, renda de casa, etc.) para a UCT. 2 Enviar por email, proposta de despesa do DFI/UOC ou DPS orçamento do SNS (contrato programa 1, programa vertical, acordos) para a UCT. 3 Classificar despesa e verificar disponibilidade orçamental. 4 Informar por email, os requerentes, no caso de não haver disponibilidade orçamental. 5 Caso contrário, registar o cabimento no e enviar por email, o comprovativo aos requerentes. 6 No caso de se tratar de um contrato plurianual, emitir, validar e assinar pelo Chefe de Divisão a declaração de cabimento para os anos subsequentes e enviar processo do contrato para a equipa de gestão orçamental. 7 Registar o contrato Portal do SIGO (Sistema de Compromissos e Encargos Plurianuais) e arquivar o processo e/ou na pasta de rede correspondente UCT Gestão Orçamental Documento de cabimento Declaração de cabimento SIGO /SCEP 1 No caso dos contratos programa, é efetuado o cabimento anual por entidade, no início do ano, de acordo com o plafond de adiantamentos orçamentados. Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 24 de 66
Processo GRF3.2.1 Fazer o compromisso GRF3.2 Fazer o compromisso Objetivo Registar o compromisso das despesas a efetuar (encargos assumidos) no Sistema de Informação Descentralizado de (). Evento Inicial: Autorização de despesa e de adjudicação Resultado Final: Registo de compromisso Enquadramento Legal e Normativo Lei n.º 8/1990, de 20 de fevereiro (Lei de bases da contabilidade pública) Decreto-lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da administração financeira do Estado) Portaria n.º 898/2000, de 28 de setembro (POCMS) Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro (LCPA) Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho (operacionalização da LCPA) Manual de procedimentos da LCPA (DGO) Lei do Orçamento de Estado em vigor Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Diagrama Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 1 Enviar por email, autorização de DAG despesa, adjudicação e de compromissos plurianuais se for caso (orçamento de funcionamento) para a UCT. Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 25 de 66
Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 2 Enviar por email, autorização de DFI / UOC e DPS despesa (orçamento SNS) e emissão de compromisso para a UCT. 3 Registar compromisso 2 e enviar documento aos requerentes. 4 No caso de aquisição de bens e serviços, criar a nota de encomenda no sistema Primavera e enviar o ficheiro gerado para a UCT. 5 Importar o ficheiro no para confirmar o compromisso. Documento de compromisso (CP) Documento de compromisso (CM) SmartDocs DAG Ficheiro Primavera 2 O compromisso de uma despesa exige a validação face aos fundos disponíveis e sua atualização, que é feito automaticamente pelo. Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 26 de 66
Processo GRF3.3.1 Fazer a liquidação da despesa GRF3.3 Fazer a liquidação da despesa Objetivo Efetuar o processamento da despesa no Sistema de Informação Descentralizado de (). Evento Inicial: Receção de faturas ou documentos de liquidação Resultado Final: Emissão dos documentos para a autorização do pagamento (AP) Enquadramento Legal e Normativo Lei n.º 8/1990, de 20 de fevereiro (Lei de bases da contabilidade pública) Decreto-lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da administração financeira do Estado) Portaria n.º 898/2000, de 28 de setembro (POCMS) Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro (LCPA) Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho (operacionalização da LCPA) Manual de procedimentos da LCPA (DGO) Lei do Orçamento de Estado em vigor Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Diagrama Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema DAG 1 Registar e notificar através do Smartdoc a UCT e o DAG das Faturas. Enviar o documento original (Fatura) para a UCT. Fatura (s) do Fornecedor SmartDocs Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 27 de 66
Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 2 Enviar o documento de liquidação / faturas dos hospitais EPE das despesas do SNS e respetiva documentação de suporte para a UCT. DFI / UOC Documento de liquidação 3 Registar as faturas (incluindo as faturas geradas no processo GRF3.4.1 Processar pagamento de vencimentos) e documentos de liquidação no. 4 Enviar a(s) fatura(s) do fornecedor (em papel) para serem conferidas para o DAG. 5 Assegurar a validação da(s) fatura(s), em articulação com o dono do processo e devolvê-la(s) à com a respetiva documentação de suporte. 6 Emitir o documento para a autorização do pagamento (AP) e enviar para a equipa SNS, se se tratar de despesa do orçamento SNS, ou para a UCT Tesouraria, no caso contrário. DAG Fatura(s) em conferência Fatura(s) conferidas AP SmartDocs Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 28 de 66
Processo GRF3.4.1 Processar pagamento de vencimentos GRF3.4 Processar pagamento de vencimentos Objetivo Efetuar o cabimento e o compromisso e emitir as faturas para o pagamento do vencimento mensal aos trabalhadores. Evento Inicial: Ficheiro gerado no RHV após o processamento dos vencimentos Resultado Final: Cabimento, compromisso e emissão de faturas para pagamento dos vencimentos Enquadramento Legal e Normativo Lei n.º 8/1990, de 20 de fevereiro (Lei de bases da contabilidade pública) Decreto-lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da administração financeira do Estado) Portaria n.º 898/2000, de 28 de setembro (POCMS) Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro (LCPA) Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho (operacionalização da LCPA) Manual de procedimentos da LCPA (DGO) Lei do Orçamento de Estado em vigor Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Diagrama Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 1 Enviar à UCT, o ficheiro DAG / UAG Ficheiro RHV gerado no RHV após o processamento de vencimentos 2 Carregar o ficheiro RHV no. UCT Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 29 de 66
Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 3 Registar o cabimento e o compromisso das despesas de pessoal e criar as faturas por rubrica patrimonial para o pagamento dos vencimentos mensais no. Faturas por rubrica 4 Registar o valor total dos descontos como receita em fundo alheio para serem pagos às respetivas entidades no mês seguinte e arquivar o processo e/ou na pasta de rede correspondente Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 30 de 66
GRF3.4 Processar pagamento de vencimentos Processo GRF3.4.2 Criar AP Fundo Alheio Objetivo Efetuar o processamento da despesa para o pagamento dos descontos efetuados nos vencimentos dos trabalhadores, no Sistema de Informação Descentralizado de (). Evento Inicial: Início do mês seguinte ao do Resultado Final: Emissão do documento para a processamento dos vencimentos autorização do pagamento dos descontos (AP coletiva) Enquadramento Legal e Normativo Lei n.º 8/1990, de 20 de fevereiro (Lei de bases da contabilidade pública) Decreto-lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da administração financeira do Estado). Diagrama Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema DAG / UAG 1 Enviar à UCT, os DUC s relativos aos descontos para a CGA, ADSE e AT efetuados nos vencimentos dos trabalhadores no mês anterior, bem como os mapas dos descontos para as restantes entidades (SS, Sindicatos, etc.). 2 Passar o valor total dos descontos registados no mês anterior como receita em fundo alheio, para despesa em fundo alheio. 3 Emitir o documento para a autorização do pagamento (AP) dos descontos em fundo alheio, e enviar para a UCT Tesouraria para pagamento (processo.grf4.2.1). UCT UCT DUC s e mapas dos descontos AP Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 31 de 66
GRF4 Gestão da Tesouraria GRF4.1 Submeter STF GRF4.1.1 Submeter STF GRF4.2 Gerir Pagamentos GRF4.2.1 Efetuar pagamento - despesas de funcionamento GRF4.2.2 Efetuar pagamento - despesas SNS GRF4.3.1 Controlar recebimentos -conta de funcionamento GRF4.3 Controlar Recebimentos GRF4.3.2 Controlar recebimentos - conta SNS GRF4 Gestão da Tesouraria GRF 4.3.3 Controlar recebimentos - conta APIFARMA GRF4.4.1 Criar fundo de maneio GRF4.4 Gerir o Fundo de maneio GRF4.4.2 Pagar pelo fundo de maneio GRF4.4.3 Fazer a reconstituição mensal GRF4.4.4 Fazer a liquidação anual GRF4.5 Fazer a Reconciliação Bancária GRF4.5.1 Fazer a Reconciliação Bancária Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 32 de 66
Processo GRF4.1.1 Submeter STF Objetivo Solicitar à DGO a transferência de fundos para fazer face às despesas do mês Evento inicial: Fecho de contas do mês anterior (processo GRF1.2.3) GRF4.1 Submeter STF Resultado final: Verbas disponíveis nas contas do SNS e do orçamento de funcionamento Enquadramento legal e normativo Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro (LCPA) Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho (operacionalização da LCPA) Manual de procedimentos da LCPA (DGO) Lei do Orçamento de Estado em vigor Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Circular Série A da DGO com Instruções complementares ao Decreto-Lei de Execução Orçamental Diagrama Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 1 Preencher o mapa com a previsão de receitas SNS Mapa de Origem e despesas para o mês considerando as de Aplicação de Fundos necessidades conhecidas 2 Elaborar pedido STF SNS SOL 3 Validar o pedido UCT Chefe de 4 Preencher o formulário online no SOL para solicitar a transferência de fundos à Entidade Contabilística do Estado Divisão SNS SOL Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 33 de 66
Processo GRF4.2.1 Efetuar pagamento - despesas de funcionamento GRF4.2 Gerir Pagamentos Objetivo Efetuar a transferência bancária para pagamento das despesas de funcionamento e enviar os avisos de pagamento para os fornecedores ou entidades de desconto. Evento inicial: Receção da autorização de pagamento (em fundo próprio - processo GRF3.3.1 ou em fundo alheio - processo GRF3.4.2) e documentação de suporte Resultado final: Pagamento efetuado e registado no e envio dos avisos de pagamento Enquadramento legal e normativo Lei n.º 8/1990, de 20 de fevereiro (Lei de bases da contabilidade pública) Decreto-lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da administração financeira do Estado) Portaria n.º 898/2000, de 28 de setembro (POCMS) Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro (LCPA) Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho (operacionalização da LCPA) Manual de procedimentos da LCPA (DGO) Lei do Orçamento de Estado em vigor Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Diagrama Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 34 de 66
Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 1 Preencher pedido de pagamento para Tesouraria Pedido de autorização de transferência. Pagamento 2 Numerar os documentos de despesa Tesouraria constantes do processo. 3 Enviar processo com AP, pedido de Tesouraria pagamento e documentação de suporte para aprovação. 4 Validar o processo. UCT Chefe de Divisão 5 Assinar AP e autorização de transferência. Conselho Diretivo 6 Gerar o ficheiro TEI para upload no Tesouraria homebanking do IGCP (HB-IGCP). 7 Atribuir sequência aos ficheiros TEI para Tesouraria HB-IGCP upload. 8 Fazer o upload do ficheiro no homebanking Tesouraria HB-IGCP do IGCP. 9 Dar ordem de pagamento. UCT HB-IGCP Transferências 3 10 Registar o pagamento no e realizar uma Tesouraria operação diversa para acertar as contas do caixa. 11 Enviar os avisos de pagamento para os fornecedores ou entidades de desconto e informar o Núcleo de Pessoal no caso dos pagamentos de vencimentos e descontos. Arquivar a documentação dos processos de despesa. Tesouraria 3 Técnicos da UCT com permissão de acesso para dar ordem de transferência Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 35 de 66
Processo GRF4.2.2 Efetuar pagamento - despesas SNS Objetivo Efetuar a transferência bancária para pagamento das despesas do SNS Evento inicial: Receção da autorização de pagamento em fundo próprio (processo GRF3.3.1) e documentação de suporte GRF4.2 Gerir Pagamentos Resultado final: Pagamento efetuado e registado no e envio dos avisos de pagamento Enquadramento legal e normativo Lei n.º 8/1990, de 20 de fevereiro (Lei de bases da contabilidade pública) Decreto-lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da administração financeira do Estado) Portaria n.º 898/2000, de 28 de setembro (POCMS) Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro (LCPA) Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho (operacionalização da LCPA) Manual de procedimentos da LCPA (DGO) Lei do Orçamento de Estado em vigor Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Diagrama Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 36 de 66
Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema SNS 1 Após receção da AP, documentos de liquidação e documentação de suporte, preencher o mapa para inserção de dados no sistema de Transferências SNS, com a informação recebida, separando por ARS, EPE e outras entidades, e por tipo de transferência. No campo observações do mapa inserir os n.ºs das fatura e outras notas consideradas pertinentes. 2 Validar valores da AP, imprimir o mapa, da inserção de dados, atribuir um nº sequencial e carimbar a Informação Proposta (IP) remetida pela UOC, preenchendo o carimbo com o tipo de transferência a data, o nº de folha e o código da entidade 4. 3 Registar os dados do mapa de inserção de dados no sistema de Transferências SNS. 4 Preencher pedido de pagamento para autorização de transferência pelo CD, e enviar com AP, e documentação de suporte. SNS SNS SNS 5 Validar o processo UCT-Coordenador 6 Assinar AP e autorização de transferência. Conselho Diretivo 7 Gerar o ficheiro TEI para upload no homebanking do IGCP (no caso de ser transferência em moeda estrangeira a transferência é efetuada pelo IGCP após envio da autorização de pagamento). Mapa para inserção de dados Transferências SNS 8 Atribuir sequência aos ficheiros TEI para SNS HB-IGCP upload no HB do IGCP. 9 Fazer o upload do ficheiro no HB do IGCP. SNS HB-IGCP 10 Dar autorização de transferência. UCT Transferências 5 HB-IGCP 11 Efetivar no sistema de Transferências do SNS SNS HB-IGCP a transferência e tirar comprovativos 12 Extrair e enviar pelo correio, os ofícios produzidos através do sistema. SNS Transferências SNS 13 Extrair os mapas de despesa do sistema de Transferências SNS. SNS Transferências SNS 14 Entregar a documentação do processo de despesa à UCT Tesouraria 6 e arquivar a SNS documentação original de suporte à transferência. 15 Registar a transferência no, realizar uma operação diversa para acertar as contas do caixa e arquivar a documentação dos processos de despesa Tesouraria 4 O n.º da folha do mapa permite localizar onde está arquivado o processo 5 Técnicos da UCT com permissão de acesso para dar ordem de transferência 6 Para cada processo, cópia do rosto da IP com carimbo,, cópia do pedido de pagamento, original da AP, comprovativo do HB-IGCP Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 37 de 66
Processo GRF4.3.1 Controlar recebimentos - conta de funcionamento GRF4.3 Controlar Recebimentos Objetivo Verificar os recebimentos na conta de funcionamento da ACSS, relacionados com a utilização dos sistemas e tecnologias de informação pelas entidades do Ministério da Saúde e ao pedido de cédulas profissionais pelos profissionais de saúde, e dar a cobrança da receita no Sistema de Informação Descentralizado de (). Evento inicial: Diariamente. Resultado final: Cobrança da(s) receita(s) no. Enquadramento legal e normativo Lei n.º 8/1990, de 20 de fevereiro (Lei de bases da contabilidade pública) Decreto-lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da administração financeira do Estado) Portaria n.º 898/2000, de 28 de setembro (POCMS) DL n.º 86-A/2011 alterado pelo DL n.º 119/2013 (Classificador Económico das Receitas do Estado) Lei do Orçamento de Estado em vigor Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Diagrama Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 1 Diariamente, verificar os movimentos a crédito nas contas de funcionamento da ACSS no IGCP nesse dia. 2 Por cada movimento, imprimir o comprovativo e registar o recebimento na lista Excel para controlo. 3 Emitir a (s) guia (s) de receita em fundo próprio através do e enviá-la (s) para a Tesouraria Tesouraria HB - IGCP Tesouraria Lista de recebimentos HB - IGCP Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 38 de 66
Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 4 Para cada movimento identificado, dar Tesouraria cobrança da receita no. 5 Enviar guias de receita Tesouraria Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 39 de 66
Processo GRF4.3.2 Controlar recebimentos - contas SNS GRF4.3 Controlar Recebimentos Objetivo Verificar os recebimentos na conta do SNS da ACSS, relacionados com convenções, internacionais, DGAL e autarquias locais,, jogos sociais da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa e devolução, designadamente, de laboratórios farmacêuticos. Dar a cobrança da receita no Sistema de Informação Descentralizado de () e aplicação de transferências do SNS Evento inicial: Diariamente. Resultado final: Cobrança da(s) receita(s) no e aplicação de transferências do SNS Enquadramento legal e normativo Lei n.º 8/1990, de 20 de fevereiro (Lei de bases da contabilidade pública) Decreto-lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da administração financeira do Estado) Portaria n.º 898/2000, de 28 de setembro (POCMS) DL n.º 86-A/2011 alterado pelo DL n.º 119/2013 (Classificador Económico das Receitas do Estado) Lei do Orçamento de Estado em vigor Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Diagrama Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 1 Diariamente, verificar recebimento (s) na conta do SNS da ACSS no IGCP nesse dia. SNS HB - IGCP Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 40 de 66
Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 2 Por cada recebimento, extrair e numerar o UCT SNS HB - IGCP comprovativo. 3 Por cada recebimento, registar o nº do comprovativo, o código da receita, a rubrica UCT SNS Transferências SNS e o valor de cada recebimento na aplicação de transferências do SNS. 4 Extrair mapas de receita. UCT SNS Transferências 5 Enviar por email comprovativos ao Departamento de Gestão e Financiamento de Prestações de Saúde (DPS) do(s) recebimento(s) relacionados com convenções internacionais. 6 Dar cópia do(s) comprovativo (s) do (s) recebimento(s) à UCT-. 7 Emitir a(s) guia(s) de receita em fundo próprio através do, e enviá-la (s) para a UCT Tesouraria. 8 Dar a cobrança da receita no e arquivar os documentos de receita. UCT SNS UCT SNS UCT UCT Tesouraria SNS Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 41 de 66
Processo GRF4.3.3 Controlar recebimentos - conta APIFARMA GRF4.3 Controlar Recebimentos Objetivo Verificar os recebimentos das empresas do setor farmacêutico na conta da APIFARMA da ACSS, relacionados com os acordos existentes, e dar a cobrança da receita no Sistema de Informação Descentralizado de () e aplicação de transferências do SNS. Evento inicial: Diariamente. Resultado final: Cobrança da(s) receita(s) no e aplicação de transferências do SNS Enquadramento legal e normativo Lei n.º 8/1990, de 20 de fevereiro (Lei de bases da contabilidade pública) Decreto-lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da administração financeira do Estado) Portaria n.º 898/2000, de 28 de setembro (POCMS) DL n.º 86-A/2011 alterado pelo DL n.º 119/2013 (Classificador Económico das Receitas do Estado) Lei do Orçamento de Estado em vigor Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Diagrama Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 1 Diariamente, verificar recebimento (s) na UCT SNS HB - IGCP conta APIFARMA da ACSS no IGCP. 2 Confirmar com a UGI o Acordo a que UGI respeita 3 Por cada recebimento, extrair e numerar o comprovativo UCT SNS HB - IGCP Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 42 de 66
Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 4 Por cada recebimento, registar o nº do comprovativo, o código da receita, a UCT SNS Transferências SNS rubrica e o valor na aplicação de transferências do SNS. 5 Extrair mapas da receita. UCT SNS Transferências SNS 6 Enviar cópia do(s) comprovativo (s) dos UCT SNS recebimentos para a UCT 7 Emitir a(s) guia(s) de receita em fundo próprio através do, e enviá-la (s) para a UCT Tesouraria. 8 Dar a cobrança da receita no e arquivar os documentos. 9 Enviar ofício com guia de receita à farmacêutica 10 Caso o recebimento seja de uma entidade associada da APIFARMA controlar os registos na plataforma da Unidade de Gestão da Informação (UGI). Para os não associados da Apifarma o controlo é feito em excel. 11 Registar a receita na lista Excel para controlo. UCT UCT Tesouraria UCT SNS UCT SNS UCT SNS Lista Excel SmartDocs UGI Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 43 de 66
Processo GRF4.4.1 Criar fundo de maneio GRF4.4 Gerir o Fundo de maneio Objetivo Obter aprovação e constituir o fundo de maneio para realização de despesas de pequeno montante. Evento inicial: Anualmente, em janeiro. Resultado final: Constituição do fundo de maneio Enquadramento legal e normativo Lei n.º 8/1990, de 20 de fevereiro (Lei de bases da contabilidade pública) Decreto-lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da administração financeira do Estado) Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro (LCPA) Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho (operacionalização da LCPA) Manual de procedimentos da LCPA (DGO) Lei do Orçamento de Estado em vigor Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Portaria nº898/2000 de 28 de Setembro (POCMS) Diagrama Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 44 de 66
Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 1 No início de janeiro, elaborar a proposta de Tesouraria SmartDocs constituição de fundo de maneio (valor global e por rubrica), e enviar para validação via smartdocs. 2 Cabimentar o montante aprovado por rubrica (processo GRF3.1.1) 3 Validar proposta de constituição de fundo, e submeter para validação superior via SmartDocs. 4 Validar proposta de constituição de fundo, e submeter para aprovação superior via SmartDocs. UCT Chefe de Divisão DFI Diretor de Serviços SmartDocs Smartdocs 5 Autorizar proposta via SmartDocs. Membro CD Smartdocs 6 Fazer o compromisso do montante aprovado e cabimentado por rubrica (processo GRF3.2.1). 7 Efetuar o levantamento em dinheiro da conta do IGCP, do valor global do fundo de maneio. 8 Realizar operação diversa no, para acertar a conta do banco (13) e do fundo de maneio (118) e arquivar documentação suporte. Tesouraria Tesouraria HB-IGCP Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 45 de 66
Processo GRF4.4.2 Pagar pelo fundo de maneio Objetivo Efetuar pagamentos através do fundo de maneio. GRF4.4 Gerir o Fundo de maneio Evento inicial: Sempre que for necessário liquidar Resultado final: Pagamento efetuado e registado na uma despesa de pequeno montante. folha de cofre. Enquadramento legal e normativo Lei n.º 8/1990, de 20 de fevereiro (Lei de bases da contabilidade pública) Decreto-lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da administração financeira do Estado) Lei do Orçamento de Estado em vigor Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Portaria nº898/2000 de 28 de Setembro (POCMS) Diagrama Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema ACSS/ UO s 1 Enviar proposta de despesa autorizada para efetuar um pagamento através do fundo de maneio. 2 Validar documento de despesa Tesouraria 3 Pagar em dinheiro a despesa autorizada, registar pagamento na folha de cofre e arquivar a documentação produzida. Tesouraria Proposta de despesa Folha de Cofre Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 46 de 66
Processo GRF4.4.3 Fazer a reconstituição mensal Objetivo Reconstituir o fundo de maneio com os valores aprovados por rubrica Evento inicial: Início do mês GRF4.4 Gerir o Fundo de maneio Resultado final: Reconstituição do fundo de maneio Enquadramento legal e normativo Lei n.º 8/1990, de 20 de fevereiro (Lei de bases da contabilidade pública) Decreto-lei n.º 155/92, de 28 de julho (Regime da administração financeira do Estado) Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro (LCPA) Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho (operacionalização da LCPA) Manual de procedimentos da LCPA (DGO) Lei do Orçamento de Estado em vigor Decreto-Lei de Execução Orçamental em vigor Portaria nº898/2000 de 28 de Setembro (POCMS) Diagrama Descrição Atividade Descrição Intervenientes Documento Sistema 1 No início do mês, enviar folha de cofre e propostas de despesa pagas pelo fundo de maneio no mês anterior para a Tesouraria Gestão de Recursos Financeiros - Manual de Procedimentos Página 47 de 66