PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO NA ÁREA DE GP

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO NA ÁREA DE GP 1 OBJETIVO Para proporcionar aos órgãos e entidades integrantes do SAGRH, as condições funcionais para a realização com qualidade das ações governamentais, oportunizando aos profissionais o conhecimento das atribuições, bem como, estabelecer um canal de comunicação que permita ampliar a visão da gestão e valorizar os servidores pela participação efetiva, a DGDP/SEA apresenta o presente documento, que tem por finalidade dar suporte ao gerenciamento dos processos da área de gestão de pessoas, pela apresentação das informações necessárias ao desempenho eficiente, eficaz e efetivo de suas atribuições. Dentre as vantagens da utilização deste manual está o aprimoramento dos serviços prestados e a possibilidade de ampliar ou de transformar a forma de fazer, garantindo segurança e agilidade dos processos de trabalho. Entretanto, este manual só terá o resultado almejado se for utilizado por todos. 2 ABRANGÊNCIA Servidores que atuam e desenvolvem ações, atividades ou processos administrativos e/ou computacionais na área de gestão de pessoas. 3 DEFINIÇÃO DE TERMOS Para facilitar a compreensão dos aspectos administrativos é utilizada uma lista de termos correntes: ACT - Admitido em Caráter Temporário. ADS SPP - Acesso ao módulo para acompanhamento da tramitação de processo. ADS TAB - Acesso ao módulo de consulta das tabelas de anexos. CIASC - Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina. CLT - Consolidação das Leis Trabalhistas. DGDP - Diretoria de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas. DOE - Diário Oficial do Estado. DOU - Diário Oficial da União. FRH - Menu Folha de Pagamento do SIRH. GAPES - Gerência de Acompanhamento e Normatização da Gestão de Pessoas. GEIMP - Gerência de Ingresso e Movimentação de Pessoal. GP - Gestão de Pessoas (Gestão de Recursos Humanos). IN - Instrução Normativa. IPREV - Instituto de Previdência do Estado de Santa Catarina. LC - Lei Complementar. PGE - Procuradoria Geral do Estado. Atualizado em 08.08.2011 1

RGPS - Regime Geral de Previdência Social. RPPS - Regime Próprio de Previdência Social. SEA - Secretaria de Estado da Administração. SED - Secretaria de Estado da Educação. SEF - Secretaria de Estado da Fazenda. SES - Secretaria de Estado da Saúde. SETORIAL - Área de Gestão de Pessoas das Secretarias Centrais e Regionais. SECCIONAL - Área de Gestão de Pessoas das Autarquias e Fundações. SDR - Secretaria de Estado do Desenvolvimento Regional. SAGRH - Sistema Administrativo de Gestão de Recursos Humanos. SIGRH - Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos. SIRH - Sistema Informatizado de Recursos Humanos. TCE - Tribunal de Contas do Estado. 4 ÍNDICE DE PROCEDIMENTOS CONTAGEM DE TEMPO DE SERVIÇO/CONTRIBUIÇÃO --------------------------- 03 REGISTRO DE FREQÜÊNCIA --------------------------------------------------------------- 06 PÚBLICO ------------------------------------------------------------------------ 10 FORMALIZAÇÃO DE PROCESSOS --------------------------------------------------------- 21 CERTIDÕES E DECLARAÇÕES ------------------------------------------------------------- 25 ATOS E PORTARIAS ---------------------------------------------------------------------------- 27 RELATÓRIOS GERENCIAIS ------------------------------------------------------------------ 30 MANUAIS/FORMULÁRIOS - PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DE PESSOAS - 31 TABELAS DO MANUAL DE ANEXOS ------------------------------------------------------ 33 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS CONTAGEM DE TEMPO DE SERVIÇO/CONTRIBUIÇÃO 1 CONCEITO A contagem de tempo de serviço consiste na averiguação do tempo efetivamente trabalhado e contribuído. Na contagem de tempo de serviço/contribuição é considerada a data de início de um determinado período de trabalho/contribuição e as eventuais deduções, objetivando constatar o tempo alcançado. Atualizado em 08.08.2011 2

O tempo de serviço e ou contribuição é referência na concessão de benefícios funcionais, dentre eles o adicional por tempo de serviço, a licença prêmio, o adicional de permanência, a averbação ou desaverbação de tempo de contribuição e a aposentadoria, em conformidade com a legislação estatutária e previdenciária (RGPS e RPPS). Assim, conhecer a forma de averiguar o período da contagem é essencial para o desempenho das funções da área de gestão de pessoas. 2 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL A contagem de tempo de serviço está fundamentada na legislação que segue: Lei Complementar nº 036, de 18.04.91; Emenda Constitucional nº 20, de 16.12.98; Decreto nº 1.905, de 12.12.00; Emenda Constitucional nº 41, de 19.12.03 (DOU de 31.12.03); Emenda Constitucional nº 47, de 05.07.05 (DOU de 06.07.05). 3 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Os procedimentos administrativos estão organizados por itens, a fim de facilitar o entendimento e a busca das informações. Contagem de períodos Na contagem não são considerados os períodos concomitantes, mesmo os contribuídos com serviço prestado ao Estado em turnos diferentes ou alternados. Os períodos de cargos diferentes não são considerados em dobro: apenas um dos períodos é contado. A contagem pode ser executada de duas maneiras: exata e aproximada. Contagem exata Os dias são somados conforme o número de dias do mês. O período está entre o dia, mês e ano de início e o dia, mês e ano de término. Exemplo: reconhecimento do número de dias trabalhados. início do período - 07/08/1981 fim do período - 10/11/1981 mês/ano quantidade de dias 08/81 25 09/81 30 10/81 31 11/81 10 Resultado: 96 dias trabalhados. Atualizado em 08.08.2011 3

Obs.: considera os anos bissextos e as deduções existentes (licenças, faltas injustificadas, etc). Exemplo: conversão dos 96 dias em meses. mês quantidade de dias no mês 1º 30 2º 30 3º 30 4º 06 Resultado: 03 meses e 06 dias. Contagem aproximada Consiste na diminuição da data de início pela data final. Exemplo: reconhecimento do número de dias trabalhados. dia mês ano 10 11 81 (data final) 07 08 81 (data início) 03 03 00 Resultado: 03 meses e 03 dias. Observa-se que há diferença de alguns dias entre a exata e a aproximada. Exemplo: reconhecimento do número de dias trabalhados. dia mês ano 05 04 92 (data final) 07 08 81 (data início) Quando os meses e/ou dias da data fim do período têm valores inferiores à data de início, deve ser realizado o decréscimo do mês e/ou do ano. dia mês ano 15 35 16 91 ano de 1992 menos 12 meses (1991) 05 04 92 04 meses mais 12 meses menos 01 mês (15) 07 08 81 05 dias mais 01 mês (35) 28 07 10 Resultado: 10 anos, 07 meses e 28 dias. Atualizado em 08.08.2011 4

Obs.: o mês 04 emprestou 12 meses para o ano e deduziu 01 mês para somar aos dias. Exemplo: a contagem aproximada é de mais rápida conclusão para resultados de períodos longos. início do período - 12/12/1991 fim do período - 01/06/2005 dia mês ano 31 17 01 06 05 12 12 91 19 05 13 Resultado: 13 anos, 05 meses e 19 dias. Conversão em dias: 13 anos multiplicados por 365 dias = 4.745 dias 05 meses multiplicados por 30 dias = 150 dias mais 19 dias = 19 dias Resultado total: 4.914 dias. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS REGISTRO DE FREQÜÊNCIA 1 CONCEITO Os estatutos que tratam de regime de trabalho estabelecem que cabe ao titular de cargo de provimento efetivo, CLT, ocupante de cargo em comissão ou função técnica gerencial, admitido em emprego de natureza temporária (ACT), terceirizado, bolsista e estagiário, o registro diário da frequência. Quando instalado o sistema de ponto eletrônico não será permitida a comprovação de frequência por outro meio de registro, exceto para os servidores que realizam suas atividades fora da unidade administrativa ou, em casos excepcionais, desde que envolva motivo relevante, devidamente justificado pelo titular ou dirigente do órgão ou entidade, respectivamente. Atualizado em 08.08.2011 5

O registro da frequência observará, rigorosamente, o horário de trabalho previamente estabelecido, devendo ser diário, no início e término do expediente, plantão ou escala de trabalho de revezamento, bem como nas saídas e entradas durante o seu transcurso. É responsabilidade da chefia imediata do servidor o acompanhamento e controle de sua frequência, bem como a adoção das medidas necessárias quando este não cumprir as normas regulamentadoras. É responsabilidade do servidor comunicar à chefia imediata quando, por doença ou força maior, não puder comparecer ao serviço, ou providenciar autorização específica quando houver necessidade de trabalho fora do horário de funcionamento do órgão ou entidade. A compensação de horas é aplicada apenas aos servidores efetivos, sendo limitado o acréscimo à jornada de trabalho em até 12 (doze) horas mensais, se devidamente autorizadas pela chefia imediata, com a finalidade de suprir eventual necessidade de serviço. 2 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL O registro de frequência está fundamentado na legislação que segue: Arts. 23 e 25 da Lei nº 6.745, de 28.12.85; Art. 95 da Lei 6.843, de 28.07.86; Art. 206 da Lei nº 6.844, de 29.07.86. Lei Complementar nº 44, de 19.01.92; Lei Complementar nº 187, de 28.12.99; Decreto nº 556, de 07.08.03; Lei Complementar nº 323, de 02.03.06 (SES); Decreto nº 2.194, de 11.03.09; Decreto nº 3.459, de 19.08.10. 3 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Os procedimentos administrativos estão organizados por itens, a fim de facilitar o entendimento e a busca das informações. Jornada de trabalho A jornada de trabalho é o período habitual durante o qual o servidor deverá prestar serviço ou permanecer à disposição do órgão ou entidade que possui exercício. Estatuto Civil Quanto à legislação que disciplina a jornada de trabalho, o Estatuto Civil (art. 23) fixa a mesma em 40 (quarenta) horas semanais: o regime de trabalho dos funcionários públicos do Estado, sendo omissa a especificação do cargo, é de 40 (quarenta) horas semanais, cumpridas em dias e horários próprios, observada a regulamentação específica. Não se aplica a presente norma aos servidores amparados pelas disposições contrárias em legislações específicas, de acordo com as Atualizado em 08.08.2011 6

peculiaridades do cargo (porteiro, telefonista, ascensorista, digitador, datilógrafo, enjaquetador de filmes e outros). O Decreto nº 556/03 instituiu o horário especial de expediente nos órgãos da Administração Direta, Autarquias e Fundações do Poder Executivo, a ser realizado entre 13:00 e 19:00 horas, em turno único de 6 (seis) horas, totalizando uma carga horária de 30 (trinta) horas semanais. Excetuam-se do referido Decreto os serviços essenciais ao interesse público e os que obedecem a turno especial de trabalho. SES A Lei Complementar nº 323/06 instituiu jornada de trabalho de 30 (trinta) horas semanais na Secretaria de Estado da Saúde (SES), sem que haja redução proporcional da remuneração, a ser cumprida em regime de 6 (seis) horas diárias, contínua de 12 (doze) horas, mista de 6 (seis) horas diárias e/ou escala de 12 (doze) horas diárias, de forma intercalada, ou turnos ininterruptos, de acordo com a necessidade de serviço, a ser determinada pela administração de cada unidade. Na escala de serviço contínua de 12 (doze) horas e mista de 6 (seis) horas diárias e/ou escala de 12 (doze) horas diárias, de forma intercalada, está incluído o tempo da refeição, devendo sua duração e horário ser conciliados com a necessidade e urgência de serviço na unidade. Aos servidores que exercem as competências e/ou atividades abaixo especificadas, ficam asseguradas os seguintes horários especiais de trabalho: -Médico: 20 (vinte) horas semanais, devendo ser realizada em escala de 4 (quatro) horas diárias e/ou escala de 12 (doze) horas, ou outra que possa melhor atender a necessidade de serviço fixada em regulamento; -Técnico de Radiologia e Imagem: 24 (vinte e quatro) horas semanais, devendo ser realizada em escala de 4 (quatro) horas diárias ou outra escala que melhor atenda a necessidade do serviço fixada em regulamento; -serviços de hemodinâmica, imagem ou câmaras claras e escuras: 24 (vinte e quatro) horas semanais, devendo ser realizada em escala de 4 (quatro) horas diárias, ou em escala de 12 (doze) horas. A escala de 12 (doze) horas de trabalho prevista neste artigo corresponde a 3 (três) dias da escala de 4 (quatro) horas diárias. É vedada ao servidor da SES a redução da jornada de trabalho prevista. Mecanismos de controle de freqüência O Decreto nº 2.194/09 instituiu o ponto eletrônico que regulamenta o controle de frequência, a compensação de horas e o ponto facultativo nos órgãos da administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo Estadual. Somente em casos excepcionais, que envolvam motivo relevante e devidamente justificado, será permitido o registro de frequência por meio de folha individual de ponto manual ou mecanizado. O Decreto nº 3.459/10 altera o Decreto nº 2.194/09 que, entre outras alterações, define que a instalação do sistema de ponto eletrônico terá como prazo a finalização da implantação do Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos - SIGRH em todos os órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional. Compensação de horas Atualizado em 08.08.2011 7

A mesma Lei (art. 93 do Estatuto Civil) e o art. 83 da Lei 6.844/86 (Estatuto Magistério), estabelecem que o servidor perde os vencimentos do dia quando faltar ao serviço e 1/3 (um terço) dos vencimentos do dia quando comparecer ao serviço com atraso máximo de até 30 (trinta) minutos, ou quando se retirar antes de terminado o horário de trabalho. Desde que deferidas e autorizadas pela chefia imediata, podem ser compensadas: - as faltas ou ausências até o mês seguinte ao da ocorrência, sendo vedado o aproveitamento do período não utilizado nos meses posteriores; e - as entradas tardias ou saídas antecipadas que não causam prejuízo ao serviço, e que não evidenciem conduta habitual, até o final do mês da ocorrência. Não há necessidade compensação, caracterizando falta justificada, as ausências decorrentes de: - incapacidade por doença pessoal ou familiar, nos termos da legislação; - prova escolar coincidente com o horário de trabalho, mediante comprovação; - direito concedido à servidora lactante nos termos da legislação em vigor; - doação de sangue, comprovada por documentação; - participação em Tribunal do Júri, comprovado por mandado de intimação; - convocação do Tribunal Regional Eleitoral; Demais faltas, observar os procedimentos constantes no manual Faltas, disponível no sítio do Portal do Servidor - www.portaldoservidor.sc.gov.br -, opção Manuais e Formulários. Viagem a serviço Observar os procedimentos constantes no manual Diárias, disponível no sítio do Portal do Servidor - www.portaldoservidor.sc.gov.br -, opção Manuais e Formulários. Hora-extra Observar os procedimentos constantes no manual Hora Extra, disponível no sítio do Portal do Servidor - www.portaldoservidor.sc.gov.br -, opção Manuais e Formulários. 4 ROTINAS Tendo como base itens descritos acima, o Setorial/Seccional deve: Conferir o registro da frequência, a fim de verificar se há inconsistências. Havendo ausência não homologada pela chefia imediata, devolver ao setor responsável para averiguação; Verificar se o registro da frequência está assinado pelo servidor e a chefia imediata; Atualizado em 08.08.2011 8

Constatado afastamento no mês, registrar o mesmo no SIRH, conforme os procedimentos apresentados no manual específico ao assunto: Faltas e demais Licenças; Arquivamento da documentação pelo período apresentado neste manual (ver o capítulo Documento Público). PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PÚBLICO 1 CONCEITO Documento público é aquele que possui elementos de prova da ação, dos procedimentos e da decisão da administração pública (leis, decretos, regulamentos, estatutos e outros), que reflete a forma de organização da administração (organograma, fluxograma, regimento e outros), o desenvolvimento das atividades (estudos, programas, projetos e outros) e o exercício das competências (ofício, comunicação interna, informação, despacho e outros). Documento público é aquele produzido ou recebido em razão das atribuições dos órgãos ou entidades da administração pública, fundações e autarquias Estadual, independente do suporte no qual foi gerada a informação ou da natureza do documento: papel, filme, fotografia, fita, disquete, CD-ROM, etc. O documento público estadual é classificado pelo tempo de guarda em: - imediato: aquele que, quando esgotado o prazo previsto, pode ser eliminado sem que haja prejuízo para a coletividade ou à memória administrativa; - mediato: aquele de guarda permanente, que apresenta conteúdo que necessita ser preservado para a memória da administração ou que poderá servir de pesquisa e de prova individual ou coletiva. Os documentos relativos à administração de pessoal são classificados em imediato: registro funcional, termo de posse, formulário de pedido e concessão, mandato de segurança, ficha ponto, etc. Toda documentação pública da área de gestão de pessoas tem sua transferência sujeita ao arquivamento centralizado, conforme a tabela de temporalidade do órgão ou entidade aprovada pelo Público do Estado (Lei nº 9.747/94), sendo organizado em arquivo, para guarda e conservação, por fase: - corrente: é o conjunto de documentos em curso e que mesmo sem movimentação constituem objeto de consulta frequente. São arquivados no Setorial/Seccional; - intermediária: é o conjunto de documentos que aguardam sua destinação final, eliminação ou recolhimento para guarda permanente, que não raramente são consultados, ou que precisam estar disponível para pesquisa por ser o conteúdo fonte de validação de procedimentos ou de ações administrativas. São arquivados no Setorial/Seccional ou Setor de Protocolo; Atualizado em 08.08.2011 9

- permanente: é o conjunto de documentos de valor probatório, informativo e histórico, que devido ao conteúdo tem tempo indeterminado. São arquivados no Público do Estado. Documentação funcional É arquivada em pastas suspensas no Setorial/Seccional, a fim de armazenar as ocorrências funcionais dos servidores, por ordem de matrícula ou alfabética. O arquivamento individual agiliza o acesso às informações, contribuindo com a eficiência no atendimento de consultas. Entretanto, organizar o arquivo só não basta, é imprescindível a presença constante de um profissional capacitado e instrumentos de gerenciamento eficazes, se não, todo o trabalho e os recursos empregados perdem-se em poucos meses. 2 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL A documentação pública está fundamentada na legislação que segue: Lei Federal nº 8.159, de 08.01.91; Lei nº 9.747, de 26.11.94 (DOE de 29.11.94); Instrução Normativa nº 10/2007/SEA, de 28.11.07 (Procedimentos para eliminação de documentos); Portaria nº 854, de 18.11.08/SEA (Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de e o Plano de Classificação de Documentos da Atividade Meio); Instrução Normativa nº 06/2008/SEA, de 14.07.08 (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos); Instrução Normativa nº 18/2008/SEA, de 01.12.08 (Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade); Decreto nº 1.975, de 09.12.08 (Sistema Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial). 3 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Arquivamento da documentação funcional O arquivamento da documentação na pasta funcional pode ser organizado por assunto ou ano, conforme a lógica estabelecida pelo Setorial/Seccional. As pastas podem ser organizadas por ordem alfabética ou de matrícula funcional. Todas as movimentações de pastas devem ser registradas e protocoladas, contendo datas de entrega e de devolução. Segue a lista de documentos utilizados na gestão de gestão de pessoas e na comunicação, documentação e informação, sendo alguns desses arquivados na pasta funcional do servidor. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DE S DAS ATIVIDADES MEIO DA ÁREA DE GESTÃO DE PESSOAS Grupo Funcional - GESTÃO DE PESSOAS Atualizado em 08.08.2011 1

ELABORAÇÃO E CONTROLE DE PAGAMENTO corrente (em Intermediário/Central período ou anos) 1- Abono de Permanência 5 47 Eliminação 2- Adicional de Pós-Graduação 5 47 Eliminação 3- Adicional Noturno 5 47 Eliminação 4- Adicional Tempo de Serviço 5 47 Eliminação 5- Adicional/Gratificação de Permanência 5 47 Eliminação 6- Ajuda de Custo 5 47 Eliminação 7- Autorização de Desconto/Cancelamento Folha de Pagamento 5 47 Eliminação 8- Auxílio Funeral 5 47 Eliminação 9- Bloqueio Bancário 5 47 Eliminação 10- Ficha Financeira 5 95 Eliminação 11- Folha de Pagamento de Ativo 5 95 Eliminação 12- Folha de Pagamento de Inativo 5 95 Eliminação 13- Hora - Extra 5 47 Eliminação 14- Imposto de Renda Retido na Fonte 7 0 Eliminação 15- Mandado de Segurança até o trânsito em julgado 47 Eliminação 16- Ocorrência de Falta 5 47 Eliminação 17- Opção de Recebimento 5 95 Eliminação 18- Pagamento Retroativo 5 95 Eliminação 19- Pensão Alimentícia 5 95 Eliminação 20-Ressarcimento a Erário Público enquanto vigora 47 Eliminação 21- Revisão de Proventos 5 95 Eliminação 22- Salário - Família 5 95 Eliminação 23- Servidor Ministrante - pagamento 5 47 Eliminação 24- Solicitação de Alteração de Conta Bancária 2 0 Eliminação 25- Solicitação de Diárias 5 47 Eliminação 26- Substituição 5 47 Eliminação 27- Vale-Transporte 5 47 Eliminação Funcional - GESTÃO DE PESSOAS Atualizado em 08.08.2011 1

INGRESSO corrente (em período ou Intermediário/Central anos) 1- Ato de Contrato Temporário 5 47 Eliminação 2- Ato de Nomeação e Designação 5 47 Eliminação 3- Avaliação de Estágio Probatório 5 47 Eliminação 4- Cadastro de Curriculum e Habilidade 5 47 Eliminação 5- Convênio com Instituição de Ensino enquanto vigora 10 Eliminação 6- Declaração de Acumulação de Cargos, Empregos e/ou Funções 10 47 Eliminação 7- Declaração de Bens, Valores e Direitos 5 10 Eliminação 8- Declaração de não ter sofrido Penalidade no Exercício da Função Pública 5 10 Eliminação 9- Inclusão Cadastral 5 47 Eliminação 10- Processo de Concurso de Ingresso 5 47 Eliminação 11- Processo Seletivo para Contratação 5 47 Eliminação 12- Readmissão 5 47 Eliminação 13- Relatório de Avaliação de Estágio Probatório 14- Termo de Compromisso de Bolsa de Estágio 5 47 Eliminação enquanto vigora 3 Eliminação 15- Termo de Rescisão de Bolsa de Estágio 5 0 Eliminação Grupo Funcional - GESTÃO DE PESSOAS LOTAÇÃO DE PESSOAL corrente Intermediário/ (em período ou anos) Central 1- Alteração de Carga Horária 5 47 Eliminação 2- Atestado de Saúde 2 5 Eliminação 3- Atualização Cadastral de Servidor Ativo 5 10 Eliminação 4- Cumprimento de Pena enquanto o servidor permanecer 100 Eliminação 5- Elogio 5 47 Eliminação 6- Exoneração 5 47 Eliminação Atualizado em 08.08.2011 1

Grupo Funcional - GESTÃO DE PESSOAS LOTAÇÃO DE PESSOAL corrente Intermediário/ (em período ou anos) Central 7- Pasta Funcional enquanto o servidor permanecer 100 Eliminação 8- Processo Administrativo Disciplinar 5 95 Eliminação 9- Processo de Punição 5 95 Eliminação 10- Recuperação de Histórico 10 47 Eliminação 11- Registro de Freqüência 5 47 Eliminação 12- Registro de Freqüência Bolsista/Estagiário 5 47 Eliminação 13- Reversão de Aposentadoria 5 47 Eliminação 14- Sindicância 5 47 Eliminação Grupo Funcional - GESTÃO DE PESSOAS MOVIMENTAÇÃO corrente Intermediário/ Central 1- Convocação 5 47 Eliminação 2- Disposição 5 47 Eliminação 3- Licença por Mudança de Domicílio 5 47 Eliminação 4- Movimentação Interna 5 47 Eliminação 5- Permuta 5 47 Eliminação 6- Readaptação 5 47 Eliminação 7- Recondução 5 47 Eliminação 8- Redistribuição 5 47 Eliminação 9- Reintegração 5 47 Eliminação 10- Remoção 5 47 Eliminação Grupo Funcional - GESTÃO DE PESSOAS CURSO/SEMINÁRIO Atualizado em 08.08.2011 1

corrente Intermediário/Central 1- Apostila do Curso 2 3 Eliminação 2- Avaliação do Curso 5 3 Eliminação 3- Inscrição 2 3 Eliminação 4- Lista de Freqüência 5 3 Eliminação 5- Relatório de Curso 2 13 Guarda Permanente 1- Adicional de Insalubridade, Penosidade, Risco de Vida Grupo Funcional - GESTÃO DE PESSOAS CONCESSÃO DE BENEFÍCIO FUNCIONAL corrente (em período ou anos) Intermediário/Central 5 95 Eliminação 2- Afastamento com Remuneração 5 47 Eliminação 3- Afastamento sem Remuneração 5 47 Eliminação 4- Agregação 5 95 Eliminação 5- Alteração de Escala de Férias 5 0 Eliminação 6- Apostilamento 5 95 Eliminação 7- Auxílio Doença até a aprovação das contas 5 Eliminação 8- Caracterização de Acidente de Trabalho até a aprovação das contas 5 Eliminação 9- Enquadramento 5 47 Eliminação 10- Escala de Férias 5 0 Eliminação 11- Licença de Luto 5 47 Eliminação 12- Licença de Núpcias 5 47 Eliminação 13- Licença Especial 5 95 Eliminação 14- Licença Gestação 5 47 Eliminação 15- Licença Paternidade 5 47 Eliminação 16- Licença Prêmio 5 47 Eliminação 17- Licença Tratamento de Saúde 5 47 Eliminação 18- Licença Tratamento de Saúde Pessoa da Família 5 47 Eliminação 19- Progressão Funcional 5 47 Eliminação 20- Registro de Tempo de Serviço 5 95 Eliminação Grupo Funcional - GESTÃO DE PESSOAS Atualizado em 08.08.2011 1

CONCESSÃO DE BENEFÍCIO PREVIDENCIÁRIO corrente Intermediário/Central 1- Aposentadoria 5 95 Eliminação 2- Averbação de Tempo de Contribuição, Férias, Licença Prêmio 5 95 Eliminação 3- Certidão de Tempo de Contribuição 5 0 Eliminação 4- Desaverbação de Tempo de Contribuição 5 47 Eliminação 5- Laudo de Isenção de Imposto de Renda 7 0 Eliminação 6- Recadastramento Anual de Servidor Inativo 2 3 Eliminação Grupo Funcional - COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO COMPILAÇÃO DE NOTÍCIA corrente Intermediário/Central 1- Boletim Informativo 2 0 Eliminação Grupo Funcional - COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO DIVULGAÇÃO DAS AÇÕES DE GOVERNO 1- Divulgação de Evento, Folheto, Catálogo e Cartaz corrente Intermediário/Central 5 0 Eliminação Grupo Funcional - COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO EDITORAÇÃO E PROGRAMAÇÃO VISUAL Atualizado em 08.08.2011 1

corrente Intermediário/Central 1- Folder, Catálogo, Banner, Cartaz e Faixa 5 0 Eliminação Grupo Funcional - COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO PRODUÇÃO DE REGISTRO DE IMAGEM E SOM corrente Intermediário/Central 1- Registro Áudio Visual 5 0 Guarda Permanente 2- Registro Fotográfico 2 0 Guarda Permanente Grupo Funcional - COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO ORGANIZAÇÃO DE EVENTO E CERIMONIAL OFICIAL corrente (em Intermediário/Central período ou anos) 1- Cadastro de Autoridades Enquanto vigora 0 Eliminação 2- Cronograma 2 0 Eliminação 3- Discurso, Palestra, Conferência 2 13 Guarda Permanente 4- Lista de Presença 5 0 Eliminação Grupo Funcional - COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO EMISSÃO OU RECEBIMENTO DE corrente (em período ou Intermediário/Central anos) 1- Ata de Reunião 5 10 Guarda Permanente 2- Comunicação Interna e Eletrônica (Recebida e Expedida) - de assunto referente à atividade finalística 2 13 Guarda Permanente 3- Comunicação Interna e Eletrônica 2 3 Eliminação Atualizado em 08.08.2011 1

Grupo Funcional - COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO (Recebida e Expedida) - de mero encaminhamento, cumprimento, pedido diversos, rotina administrativa EMISSÃO OU RECEBIMENTO DE corrente (em período ou anos) Intermediário/Central 4- Convite enquanto vigora 0 Eliminação 5- Edital 2 13 Guarda Permanente 6- Exposição de Motivos 2 13 Guarda Permanente 7- Informação 2 3 Eliminação 8- Manual enquanto vigora 0 Eliminação 9- Ofício (Recebido e Expedido) - de assunto referente à atividade finalística 10- Ofício (Recebido e Expedido) - de mero encaminhamento, cumprimento, pedido diversos, rotina administrativa 2 13 Guarda Permanente 2 3 Eliminação 11- Ordem de Serviço 2 3 Eliminação 12- Parecer 2 3 Eliminação Grupo Funcional - COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO AUTUAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE - PROTOCOLO corrente Intermediário/Central 1- Guia de Encaminhamento 5 0 Eliminação 2- Livro de Protocolo 2 0 Eliminação 3- Registro e Controle de Documento Enviado ao Correio 4- Registro e Expedição para Postagem de Documento 2 0 Eliminação 2 0 Eliminação Grupo Funcional - COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO CLASSIFICAÇÃO, AVALIAÇÃO, ARQUIVAMENTO E DE Atualizado em 08.08.2011 1

corrente (em período ou anos) Intermediário/ Central 1- Listagem de Eliminação de Documento 2 13 Guarda Permanente 2- Listagem de Recolhimento de Documento 2 13 Guarda Permanente 3- Listagem de Transferência de Documento 2 13 Guarda Permanente 4- Plano de Classificação de Documento enquanto vigora 3 Eliminação 5- Tabela de Temporalidade de Documento enquanto vigora 3 Eliminação Grupo Funcional - COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO DESCRIÇÃO E CONTROLE DE ACERVO ARQUIVÍSTIVO 1- Instrumento de Pesquisa (Índice, Catálogo, etc.) corrente (em período) Intermediário/Central enquanto vigora 0 Guarda Permanente Grupo Funcional - COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO PUBLICAÇÃO OFICIAL E CO-EDIÇ00000000ÃO 1- Encaminhamento de Matéria para Publicação no Diário Oficial do Estado 2- Matéria para Publicação no Diário Oficial do Estado corrente (em período ou anos) Intermediário/Central 1 0 Eliminação até a aprovação das contas 0 Eliminação Grupo Funcional - COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO CONTROLE DA INTEGRIDADE DOS SISTEMAS DE INFORMÁTICA corrente (em período) Intermediário/Central Atualizado em 08.08.2011 1

Grupo Funcional - COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 1- Certificado de Autenticidade de Programa de Computador 2- Contrato de Licença de Uso do Programa 3- Inventário de Programa de Computador CONTROLE DA INTEGRIDADE DOS SISTEMAS DE INFORMÁTICA corrente (em período) Intermediário/Central enquanto vigora 0 Eliminação enquanto vigora 0 Eliminação enquanto vigora 0 Eliminação 4- Manual do Usuário enquanto vigora 0 Eliminação 5- Relatório Técnico de Serviço enquanto vigora 0 Eliminação 6- Requisição de Serviço Técnico enquanto vigora 0 Eliminação 7- Termo de Garantia enquanto vigora 0 Eliminação Grupo Funcional - COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO ACOMPANHAMENTO DA ELABORAÇÃO E DA EXECUÇÃO DE CONTRATO DE INFORMÁTICA corrente (em Intermediário/Central período ou anos) 1- Licença de Software enquanto vigora 0 Eliminação 2- Parecer Técnico (equipamento e programa de informática) 2 5 Eliminação 3- Relatório de Visita 2 0 Eliminação 4- Termo de Cessão de Uso enquanto vigora 5 Eliminação 5- Termo de Responsabilidade enquanto vigora 0 Eliminação Microfilmagem e digitalização dos documentos São sistemas de gerenciamento e de preservação das informações funcionais, mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico. O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento racional e prático, proporcionando acesso eficiente, rápido, limpo e seguro às informações arquivadas. O armazenamento dos microfilmes enjaquetados só é procedente se, quem o faz, possuir ambiente físico adequado para a guarda, pois a constante alteração da temperatura ambiente danifica os filmes. A SES e a SED possuem salas preparadas para a guarda das jaquetas. A SEA possui sala de microfilmagem com informações passadas dos servidores públicos do Atualizado em 08.08.2011 1

Poder Executivo e dos pensionistas do IPREV. Com o desenvolvimento tecnológico a digitalização passou a ser o meio mais adequado e seguro para o arquivamento da documentação funcional armazenado por meio de CD (Compact Disk). O SIGRH possuirá um módulo próprio para a manutenção dos documentos digitalizados. A eliminação de documentos submetidos a processo de digitalização só deverá ocorrer se estiver previsto na Tabela de Temporalidade do Órgão e aprovada pela Autoridade Competente, conforme previsto no art. 5º da Resolução nº 20/04/CONARQ. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS FORMALIZAÇÃO DE PROCESSOS 1 CONCEITO A IN nº 03/2006/SEA, que orienta quanto aos procedimentos relativos ao recebimento, expedição e distribuição de correspondências, formação, numeração de folhas, anexação, apensação, arquivamento de processos e tramitação de documentos, informa que processo é o conjunto de documentos reunidos em capa própria acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, seguindo tramitação, em que recebe pareceres, anexos e despachos.. O que caracteriza o processo é o ordenamento de atos ou de documentos para a solução de uma controvérsia ou concessão de um benefício ou vantagem. Cabe ao setor de protocolo do órgão ou entidade o registro, o controle da tramitação e a expedição de documentos com vistas ao fornecimento de informações aos usuários internos e externos, sendo que toda correspondência oficial deverá, obrigatoriamente, ser encaminhada ao setor do protocolo para registro e distribuição. Na administração pública, a juntada (união) de um processo a outro, com o qual tenha relação ou dependência dar-se-á no setor de protocolo por: - anexação: é a união de dois processos, desde que pertençam ao mesmo assunto e interessado, ao qual se incorpora definitivamente. - apensação: é a união de dois ou mais processos para estudo, visando à uniformidade de tratamento em matéria semelhante. 2 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL A formalização de processos está fundamentada na legislação que segue: Decreto nº 840, de 27.12.99; Instrução Normativa nº 03/2006/SEA, de 09.01.06 (DOE de 09.01.06, p. 009). 3 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Formação de processo Os documentos da área de gestão de pessoas, cujo conteúdo esteja relacionado aos direitos e deveres dos servidores, devem constituir-se em processo. Atualizado em 08.08.2011 2

Quando há requerimento de benefício ou vantagem pelo servidor, dirigido à autoridade competente do órgão ou entidade, conforme delegação e subdelegação de competência do SGRH, deverá, obrigatoriamente, receber numeração do protocolo de controle do recebimento, tramitação e expedição, que obedece a ordem sequencial. Tramitação de processo Durante a tramitação do processo não é admitida retirada de folhas do mesmo. Se constatado durante a tramitação, algum motivo que justifique a anulação do documento integrante do processo, o mesmo deve receber carimbo de anulação, constando em folha de despacho à devida justificativa. Toda informação prestada e acrescentada ao processo deve ser anexada após a última folha existente. Informação em processo O Decreto nº 840/99, que instituiu o Manual de Padronização e Redação de Atos Oficiais, estabelece o formato da informação utilizada para descrever a análise dos direitos ou deveres dos servidores. Período para análise do processo A partir da data do protocolo do requerimento, a administração pública tem, no máximo, 45 (quarenta e cinco) dias, salvo em caso que obrigue a realização de diligência ou estudo especial, hipótese em que não poderá passar de 90 (noventa) dias, para apresentar decisão final. Encaminhamentos de processo à DGDP/SEA Suscitadas dúvidas quanto à legislação ou decisão do órgão normativo do SAGRH, e desde que contenha os documentos e a instrução inicial que comprove ou suporte indícios legais para investigação, o processo registrado no órgão ou entidade de origem poderá ser enviado à DGDP/SEA para análise e parecer final. Nos casos em que o requerimento resulte de situação já acertada em outro processo do mesmo interessado, deverá ser acompanhado do primeiro processo por meio de anexação. Se o benefício requerido resultar de situação já acertada em outro processo de outro interessado, que já tenha sido concluído, deverá ser citado o mesmo. Os processos autuados no setor de protocolo não necessitam ser acompanhados de ofícios ou comunicação interna para encaminhá-los, mas de um simples despacho claro e elucidativo. Acompanhamento do processo O Setorial/Seccional deverá, periodicamente, acompanhar o trâmite do processo pelo Sistema CIASC (ads spp) ou pelo site da SEA, a fim de prestar informações ao interessado quando solicitado. Termo de juntada Formalizado quando um determinado servidor possuir mais de um processo com o mesmo título ou mesma finalidade. Também utilizado quando os processos são dependentes, como no caso do processo de aposentadoria com o processo de averbação de tempo de serviço/contribuição. Atualizado em 08.08.2011 2

Término da tramitação do processo Quando dado o término do motivo ou interesse do processo, é imprescindível informar na Guia de Protocolo (formulário MCP-035) o arquivamento do mesmo na pasta funcional ou equivalente (exemplo: processo findo), se for o caso. Quando da baixa do processo pelo setor de protocolo, ficará gravada a localização do mesmo. Do contrário, o Sistema de Protocolo, mantido pelo CIASC, continuará gerando despesas de tramitação. Atualizado em 08.08.2011 2

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS CERTIDÕES E ATESTADOS 1 CONCEITO A certidão objetiva atestar o ato administrativo. A informação prestada está vinculada ao passado, e a mesma não sofrerá alterações, por exemplo: certidão de tempo de serviço/contribuição. O atestado trata de ato meramente enunciativo, mas que declara a verdade de um fato ou situação transitória de que a Administração tenha conhecimento oficial. É o documento firmado por uma pessoa a favor de outra, atestando determinado fato. O atestado é mera declaração, ao passo que a certidão é uma transcrição ou reconto. As repartições públicas, em razão de sua natureza, fornecem atestados e não declarações, porque, enquanto estas provam fatos permanentes, aqueles se referem a fatos transitórios. 2 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL Os documentos acima estão fundamentados na legislação que segue: Decreto nº 840, de 27.12.99; 3 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Modelo de Atestado Secretaria de Estado do Desenvolvimento Regional de Laguna Diretoria Geral Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade Sempre informar o fim a que se destina o atestado. Atestado Atesto, para fins de comprovação junto ao Poder Judiciário, que João da Silva, matriculado sob o número nº 328.000-1-01, ocupante do cargo da categoria funcional de Analista Técnico em Gestão de Desenvolvimento Regional, nível ONO II-10-G, pertencente ao quadro funcional da Secretaria de Desenvolvimento Regional de Laguna, exerce sua jornada de trabalho entre 13:00 e 19:00 horas. Laguna, 07 de maio de 2007. Juvenal Silveira Gerente de Administração, Finanças e Contabilidade Atualizado em 08.08.2011 23

Modelo de termo de juntada Secretaria de Estado da Administração Diretoria de Gestão de Recursos Humanos Gerência de Avaliação e Controle Funcional De: Gerência de Avaliação e Controle Funcional Para: Setor de Protocolo / SEA Assunto: Termo de juntada Data: 07/05/2007 comum. Solicito juntar os processos SEAP 5919/061 e SEAP 2292/068, tendo em vista o assunto em Atenciosamente, Maria da Graça Analista Técnico em Gestão Pública PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ATOS E PORTARIAS 1 CONCEITO Ato administrativo é a ação da administração pública que provoca a criação, a modificação ou a extinção de um direito ou dever, estando sujeito ao regime jurídicoadministrativo e ao controle de legitimidade pelo Poder Judiciário. Pode produzir ação individual ou coletiva. Classifica-se pela combinação do fim imediato a que se destina com o próprio conteúdo (redação apresentada no manual Padronização e Redação dos Atos Oficiais). Os Atos Administrativos são classificados em espécie de ato: normativo, ordinário, negocial, enunciativo ou punitivo. A normatização, a padronização e o controle da emissão dos atos oficiais são atribuições da SEA. A elaboração de atos e de portarias deve ser efetuada de acordo com a competência do órgão ou entidade, conforme dispõe a legislação de delegação de competências dos sistemas administrativos. Portaria É a forma pela qual se transmite decisão de efeito interno, seja quanto às atividades que são desenvolvidas ou quanto à vida funcional de servidor, podendo, desse modo, apresentar conteúdo variável (redação apresentada no manual Padronização e Redação dos Atos Oficiais). Atualizado em 08.08.2011 24

Constituem objeto de portaria as instruções concernentes à aplicação de lei ou regulamento; normas de execução de serviço; recomendações de caráter geral; criação de comissão ou grupo de trabalho temporário e específico; designação; dispensa; prorrogação; autorização de servidor e outro ato que, por sua natureza, não seja objeto de decreto. O conteúdo das portarias pode variar e pode referir-se às atividades ou providências de caráter administrativo relativo aos funcionários e, por vezes, ao público. Quanto ao conteúdo da portaria que estabelece normas, pode apresentar-se na forma de artigos, parágrafos, incisos, alíneas e itens, sendo a numeração única e sequencial para cada órgão e entidade, a ser zerada a cada início de exercício. Quanto ao formato, o texto deve observar a largura de coluna de 11,5cm, mesmo quando editado em microcomputador. A data inscrita na portaria refere-se ao dia da sua elaboração. Porém, a sua legalidade se dará com a publicação no DO, podendo ser a partir da data de publicação ou retroativa, desde que apresente a citação com efeitos a contar de 00/00/0000 (dd/mm/aaaa). 2 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL Os atos administrativos estão fundamentados na legislação que segue: Decreto nº 840, de 27.12.99; Emenda Constitucional do Estado nº 38, de 20.12.04; Lei Complementar nº 381, de 07.05.07; Decreto nº 1.158, de 18.03.08; Decreto nº 1.181, de 24.03.08. 3 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Competência para elaboração de atos e portarias Os atos ou portarias que dependem da manifestação da SEA e ou do Governador são elaborados pela GEIMP/DGDP/SEA. As demais pela área de gestão de pessoas. Aqueles cuja competência é do órgão ou entidade do SAGRH são elaborados pelo Setorial/Seccional, conforme dispõe o Decreto nº 1.158/08, que trata de delegação de competências. Ato de nomeação O pedido de nomeação para cargo de provimento em comissão é feito, também, pelo titular do órgão e encaminhado à apreciação do Governador do Estado. Em se tratando de autarquia e fundação, o pedido deve ser dirigido pelo dirigente ao titular do órgão a que está vinculado, que submete à apreciação do Governador do Estado. Atualizado em 08.08.2011 25

Independente da convalidação do titular do órgão ou entidade, o ato de nomeação é elaborado pela GEIMP e submetido à apreciação do Secretário da SEA e do Governador. MODELO I - PORTARIA DE DESIGNAÇÃO DE CONDUÇÃO DE VEÍCULO SECRETARIA DE ESTADO DE DESENVOLVIMENTO REGIONAL DE MAFRA PORTARIA Nº 001, de 04.10.05. AUTORIZAR, com base nas atribuições conferidas pelo art. 7º da Lei Complementar nº 381, de 07.05.07, e art. 12, do Decreto nº 3.421, de 16.08.05, os servidores abaixo relacionados a conduzirem veículos da frota oficial desta Secretaria: Nome matrícula Nº CNH Oscar Laden 222.666-1-01 350857890 Sílvio Russen 333.444-1-01 650956890 NNNNNNN MMMMMM Secretário de Estado de Desenvolvimento Regional - Mafra MODELO II - PORTARIA DE DISPENSA DE FC PORTARIA Nº 001 05/07/2005 DISPENSAR, de acordo com o art. 39, da Lei nº 6.745/85, DALVA DE OLIVEIRA, matrícula nº 555.333-2-01, da Função de Chefia, código FC-01, a contar de 22.10.2005. JOHN LON Secretário de Estado de Desenvolvimento Regional - São Lourenço D Oeste MODELO III - RELATÓRIO RELATÓRIO Nº 011/2005 O SECRETÁRIO DE ESTADO DE DESENVOLVIMENTO REGIONAL DE CRICIÚMA, no uso da atribuição e tendo em vista o disposto no art. 14 do Decreto nº 133, de 12.04.99, informa as despesas relacionadas com o pagamento de diárias no mês de novembro/2005. Matrícula Nome Qtdade Valor (R$) Motivo 328000-1-01 João da Silva 02 220,00 RS Legenda de Motivos: CI - Comissão de Inquérito, CT - Curso de Treinamento, EV - Eventos, FC - Formação e Capacitação, MO - Motorista, RS - Reunião de Serviço, VO - Visita em Obra, e VS - Viagem à Serviço. Atualizado em 08.08.2011 26

Criciúma, 07 de novembro de 2008. Secretário de Estado de Desenvolvimento Regional de Criciúma MODELO IV ALTERAÇÃO DA CARGA HORÁRIA PORTARIA Nº 010/05 15/10/2005 ALTERAR A CARGA HORÁRIA, com base no art. 4º, da Lei nº 1.139/92, combinado com o art. 23 da Lei nº 6.745/85, de 20 para 40 horas semanais, de VALTER SANTOS, matrícula nº 328000-1- 01, ocupante do cargo de Professor, MAG-7-A, lotado na Secretaria do Desenvolvimento Regional de Lages, a contar de 01.09.2005. JOHN LON Secretário de Estado de Desenvolvimento Regional de Lages PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS RELATÓRIOS GERENCIAIS 1 CONCEITO O relatório gerencial é uma ferramenta de exposição de dados individuais e ou coletivos, que aborda diversos assuntos que auxiliam no monitoramento, avaliação e controle da gestão de pessoas, disponíveis nos módulos 50 (Relatórios Tabelas), 51 (Relatórios Gerenciais) e 52 (Relatórios Específicos) do FRH/SIRH e no VIEW. Observar os procedimentos constantes nos manuais SIRH/FRH - Módulo 50 (Relatórios Tabelas), SIRH/FRH - Módulo 51 (Relatórios Gerenciais), SIRH/FRH - Módulo 52 (Relatórios Específicos) e View Deliver (Informações Básicas). Não estando condensado em relatório disponibilizado no Sistema os dados ou informações, os mesmos são produzidos pela GAPES/DGDP/SEA, quando solicitados pelo e-mail gecof@sea.sc.gov.br, conforme especificações. 2 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL A emissão de relatórios gerenciais está fundamentada na legislação que segue: Atualizado em 08.08.2011 27

Decreto nº 1.181, de 24.03.08. 3 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Solicitação de relatórios e arquivos O Setorial/Seccional solicita pelo e-mail gecof@sea.sc.gov.br, especificando as informações e dados que devem conter. Exemplo: nominata dos servidores das categorias 1 (ativos) e 2 (inativos), regime de trabalho 1 (efetivo), matrícula funcional, tempo de serviço, data de admissão e situação funcional. O relatório deve ser em ordem alfabética. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS MANUAIS E FORMULÁRIOS DE PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DE PESSOAS 1 CONCEITO Os manuais e formulários são instrumentos de orientação e de apoio aos Setoriais/Seccionais. A padronização dos manuais cria um canal de comunicação entre o órgão central e normativo e os Setoriais/Seccionais, tornando eficiente às atividades desempenhadas. A padronização dos formulários tem a finalidade de manter a uniformidade dos sistemas de informação, uma vez que a grande maioria dos dados é captada por meio de formulários que, além de alimentarem uma rede de informações, integram o fluxo de comunicação em todos os níveis. Para que seja atendida a legislação que regulamenta a padronização estadual de impresso oficial, o layout dos formulários não poderá ser alterado quanto às especificações e conteúdo, devendo ser preenchidos no sítio do Portal do Servidor: www.portaldoservidor.sc.gov.br, na opção Manuais e Formulários - Formulários. Os manuais e formulários são meios de comunicação, de transmissão e de registro de informações. Desempenhar bem tal missão é participar da eficiência organizacional. Os manuais e formulários, atualizados quanto à legislação e os procedimentos administrativos e computacionais, estão disponíveis no sítio do Portal do Servidor. 2 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL A competência da confecção de manuais e formulários está fundamentada na legislação que segue: Decreto nº 3.577, de 07.10.05; Atualizado em 08.08.2011 28

Decreto nº 1.158, de 18.03.08; Decreto nº 1975, de 09.12.08. 3 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Emissão dos formulários Para impressão de formulário, o tamanho do papel utilizado pela impressora deverá estar ajustado para A4 (210 x 297 mm). Para imprimir o formulário ativo: 1- clicar na barra de ferramentas em arquivo e, em seguida, na guia imprimir; 2- na guia imprimir ajustar o tamanho do papel para A4 (210 x 297 mm). Faz-se necessário que o procedimento de impressão seja divulgado entre os servidores, visando otimizar a utilização dos formulários padronizados. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E COMPUTACIONAIS TABELAS DO MANUAL DE ANEXOS 1 CONCEITO O SIRH, enquanto ferramenta do Sistema Administrativo de Gestão de Pessoas, tem por objetivo a racionalização de informações e de procedimentos e a adequação da estrutura organizacional pela manutenção de uma base de dados abrangente, confiável e integrada, possibilitando aos Setoriais/Seccionais de Gestão de Pessoas obter informações atualizadas e precisas. O ambiente TAB permite acessar tabelas constantes no Manual de Anexos. 2 PROCEDIMENTOS COMPUTACIONAIS CONSULTA O Setorial/Seccional realiza a consulta de dados da tabela como segue: Esta tela tem a finalidade de propiciar ao usuário escolher um dos ambientes de trabalho existentes no CIASC. ****** *** ***** ****** ****** ********* * ****** ********* ********* *** * *** *** *** *** *** *** * *** ******* *** *** *** * *** ******* *** *** *** *** *** *** *** ********* *** *** ** ********* ********* ******* *** *** ** ****** ******* ****************************** ********************** **************** *************** ******************* **************** ************** ***************** Atualizado em 08.08.2011 29

**************** ************ *************** ******************** ********* ************** ************************ *************** CENTRO DE APOIO : DDD(048) 231-1100 APLICACAO => pro2 Para que o usuário acesse ao Banco de Produção 2 do CIASC, basta digitar PRO2 e teclar enter/entra para executar. Esta tela tem a finalidade de permitir acesso ao Banco de Produção 2 (PRO2). INTEGRATED DATABASE MANAGEMENT SYSTEM ---\\ ---\\ ------------\ ---\\ -------------\\ ---\\ ---\\\\\\\ ---\\ ----\ ----\ ---\\ ---\\ ---\\ -----\\ -----\\ ---\\ ---\\ ---\\ ---\--\\ --\---\\ -----------\\ ---\\ ---\\ ---\\ ---\\--\\ --\\---\\ -------------\\ ---\\ ---\\ ---\\ ---\\ --\\ --\\ ---\\ ---\\\\\\\\\\\\ ---\\ ---\\ ---\\ ---\\ --\--\\ ---\\ ---\\ ---\\ ---\\ ---\\ ---\\ ---\\ ---\\ ---\\ ---\\ -------------\\ ---\\ \\\ ---\\ ------------\\ \\\ -----------\\\ ---\\ ---\\ -----------\\ \\\\\\\\\\\ ---\\ ---\\ \\\\\\---\\ ---\\ ---\\ ---\\ \\\\ \\\\ -------------\\ -----------\\\ \\\\\\\\\\\\ AMBIENTE --> PRODUCAO AMBIENTE 2 USER-ID --> PASSWORD --> Digite a USER-ID e PASSWORD do seu órgão ou entidade e tecle enter/entra para executar. Esta tela permite escolher um dos sistemas disponíveis no Banco de Produção 2. Permite acessar o ambiente TAB. SET DBNAME DBFRHSA1 IDMS DC402009 V142 DBNAME DBFRHSA1 HAS BEEN SET V142 ENTER NEXT TASK CODE: ads tab Digite ADS TAB e tecle enter/entra para executar. TABELAS DO SIRH S I S T E M A D E T A B E L A S Atualizado em 08.08.2011 30

01 - DEFINICAO DE TABELA 02 - DADOS DA TABELA 03 - AUTORIZACOES 04 - CRITICAS E MENSAGENS 05 - TABELAS CADASTRADAS 06 - RELATORIOS 07 - REGIONALIZACAO 08 - REGIAO 09 - MUNICIPIO 10 - LOCALIDADE 11 - LOGRADOURO 12 - CEP OPCAO: 02 Digite a opção de escolha e tecle enter/entra para executar. Esta tela permite acessar dados das tabelas do Manual de Anexos. D A D O S D A T A B E L A 01 - CONSULTA POR CAMPO 02 - CONSULTA POR CAMPO E CONTEUDO 03 - CONSULTA POR CONTEUDO 04 - ATUALIZA DADOS DA TABELA 05 - CONSULTA DADOS DA TABELA 06 - CONSULTA POR CHAVE SECUNDARIA 07 - CONSULTA TABELA DE MUNICIPIOS OPCAO: 05 Digite a opção de escolha e tecle enter/entra para executar. Esta tela permite consultar dados da tabelas do Manual de Anexos. C O N S U L T A D A D O S D A T A B E L A RESPONSAVEL: TABELA: - ATUALIZADA: Digite o número do responsável e da tabela e tecle enter/entra para executar. DETALHAMENTO: Descrição da Tabela (nº) Responsável Tabela 006 (Nacionalidade) 008 003 007 (Estados) 000 002 014 (Órgãos) 008 020 035 (Situação Funcional e/ou Afastamentos) 008 006 036 (Bancos) 000 003 038 (Agência) 000 004 053 (Países) 008 004 073 (Valores de Referência) 008 008 089 (Disciplina) 008 001 090 (Códigos de Habilidades) 008 002 104 (Objetos Causadores de Acidentes) 008 012 181 (Proventos e Descontos) 008 010 190 (Regiões Militares) 008 013 191 (Circunscrição do Serviço Militar) 008 014 Atualizado em 08.08.2011 31