DESEMBOLSOS FFEM Lista de pontos a verificar pelos beneficiários dos financiamentos FFEM Antes de submeter qualquer pedido de pagamento ao Secretariado do FFEM, recomenda-se a verificação dos pontos listados abaixo bem como o conhecimento dos procedimentos a adoptar de forma a optimizar os prazos de tratamento dos vossos pedidos. LISTA DE PONTOS IMPORTANTES A VERIFICAR O QUE DEVE SER FEITO ❶ A CONVENÇÃO DE FINANCIAMENTO Consultar o artigo intitulado «Modalidades de pagamento dos fundos» da convenção. ❷ AS CONDIÇÕES SUSPENSIVAS Caso a convenção preveja condições suspensivas, prévias ao primeiro pagamento ou prévias aos pagamentos seguintes, verificar que estas são satisfeitas e que os documentos aferentes são atempadamente enviados ao
Secretariado do FFEM. ❸ A COMPETÊNCIA PARA ASSINAR OS PEDIDOS DE PAGAMENTO (cf. Modelo apresentado no Anexo n 1) Verificar que os poderes e espécimes de assinatura das pessoas habilitadas para assinar os pedidos de pagamento foram devidamente transmitidos ao Secretariado do FFEM e que se encontram permanentemente actualizados. ❹ AS COORDENADAS BANCÁRIAS No caso de abertura de uma conta especial em nome do projecto, o beneficiário deverá velar para que o seu nome conste da denominação da conta bancária utilizando uma decomposição do tipo : «[Nome do beneficiário ou sua sigla] [Abreviatura do nome do projecto]» Um extracto de identidade bancária deverá ser imperativamente fornecido a partir da transmissão do primeiro pedido de pagamento ao Secretariado do FFEM. Assinalar por escrito (fax, e-mail ou endereço postal) quaisquer alterações nas coordenadas bancárias ao Secretariado do FFEM. Importante : para qualquer transferência dentro do Espaço Europeu, a indicação do BIC (código SWIFT) e do IBAN (identificação internacional de conta bancária) é obrigatória. ❺ O PEDIDO DE PAGAMENTO 3 Hipóteses para a transmissão do pedido de pagamento (verificar com o 2
(cf. Modelos apresentados nos Anexos n 2 e 2.bis) Artigo «Modalidades de pagamento dos fundos» da convenção de financiamento) : - Envio directo à agência local da AFD, - Envio ao Secretariado do FFEM através da Embaixada de França do país em causa, envio directo ao Secretariado do FFEM (sede da AFD em Paris) O pedido de pagamento deve : - indicar o nº do projecto e da sua minuta, - indicar as referências do contrato (caso aplicável), - ser apresentado em papel timbrado, na sua versão original, - indicar o montante a regularizar, - indicar o nome do beneficiário da liquidação, - mencionar a(s) rubrica(s) orçamental(ais) consideradas (ver o plano de financiamento da convenção), - indicar ou relembrar as coordenadas bancárias da conta a creditar, - encontrar-se assinado por uma das pessoas com poderes para tal ❻ OS DOCUMENTOS A ANEXAR Fornecer imperativamente : Para os adiantamentos renováveis: - a lista das despesas (cf. Modelo apresentado em Anexo 3) classificadas por ordem cronológica e de acordo com as componentes 3
orçamentais do anexo financeiro da convenção. Para cada despesa deverá ser indicada a data, o montante, o objecto, o nome do fornecedor, a taxa de câmbio utilizada, o meio de pagamento e para as despesas ligadas a um contrato, o número e o montante do contrato. Importante : assegurar que o montante acumulado das despesas por rubrica orçamental após o início do projecto não excede o orçamento fixado pelo anexo financeiro da convenção. - Os documentos comprovativos das despesas (quando solicitados no âmbito da convenção) visados pelos beneficiários ou um dos seus representantes autorizados ; caso os documentos não sejam os originais devem apresentar, obrigatoriamente, a menção «conforme o original». Devem encontrar-se legíveis e o mais completos possível. - Em conformidade com o artigo relativo às modalidades de pagamento de fundos da convenção, os extractos bancários permitem a reconciliação com os documentos justificativos das despesas, conforme solicitado pela AFD/FFEM. Para o refinanciamento das despesas do beneficiário: - Quadro resumo das despesas (ver acima) + justificativos das despesas pagas (os documentos devem indicar a data e o modo de pagamento) pelo fornecedor Para as regularizações directas às empresas : 4
- o orçamento ou o contrato datado e assinado (os orçamentos devem ser assinados pelo Secretariado do FFEM : referência ao Artigo «Modalidade de Regularização» da convenção - a(s) factura(s) original(ais) ou certificado(s) conforme o original - os documentos comprovativos ❼ OS CONTRATOS CELEBRADOS ENTRE O BENEFICÁRIO E AS EMPRESAS Para além de um determinado montante, fixado nos termos da convenção : - Os procedimentos de convite à participação - Os contratos Devem ser objecto de um ANO (parecer de não objecção) da AFD/FFEM. Devem incluir a cláusula FCE (Despesas Comerciais Extraordinárias) : «O beneficiário compromete-se a introduzir nos contratos financiados pela Agência as cláusulas nos termos das quais a empresa contratante declara : a) que a negociação, o outorga e a execução do contrato não deu ou não dará origem à percepção de Despesas Comerciais Extraordinárias e que na eventualidades das Despesas Comerciais Extraordinárias já terem sido pagas, compromete-se a transferir um montante equivalente ao Beneficiário, para que este o devolva à Agência. No caso de um co-financiamento, a transferência será proporcional à parte financiada pela Agência. b) que não propôs e não irá propor, directa ou indirectamente, quaisquer benefícios (ofertas, promessas de donativos, donativos...) que constituam ou possam constituir uma infracção de corrupção no âmbito da convenção OC DE de 17 de Dezembro de 1997 relativa à luta contra a corrupção de agentes 5
públicos estrangeiros». ❽ A DATA LIMITE DE PAGAMENTO DOS FUNDOS Verificar, antes de qualquer envio de pedido de pagamento ao Secretariado do FFEM, que a data limite do pagamento dos fundos não se encontra ultrapassada. Caso esteja ultrapassada deverá ser preparada uma alteração à convenção de financiamento. A elaboração deste documento efectua-se em concertação com o interlocutor do FFEM (ou da agência local da AFD) que acompanha o projecto. 6
LOGO CARTA DE AUTORIZAÇÃO A ASSINAR OS PEDIDOS DE PAGAMENTO A DIRIGIR AO SECRETARIADO DO FFEM X, a (data : ) Exmo. Senhor X Secretariado do FFEM Agence Française de Développement 5 rue Roland Barthes 75012 PARIS Assunto : Depósito dos espécimes das assinaturas relativas aos pagamentos de fundos para o projecto (minuta e N da convenção) Exmo. Senhor, Com referência à convenção de financiamento n... entre... e a Agência Francesa de Desenvolvimento relativa (minuta do projecto), tenho a honra de fazer-vos chegar o espécime de assinatura das pessoas que serão autorizadas a assinar os pedidos de pagamento de fundos. M. X. E (se aplicável) M. X. M. X Assinatura Assinatura Assinatura X. 7
LOGO ANEXO N 1 PEDIDO DE PAGAMENTO EM PROL DO BENEFICIÁRIO A DIRIGIR AO SECRETARIADO DO FFEM MODELO Nº1 X (cidade), a (data : ) Exmo. Senhor X Secretariado do FFEM Agence Française de Développement 5 rue Roland Barthes 75012 PARIS Assunto : Convenção N Minuta convenção :. Exmo. Senhor, Solicito o pagamento da soma X.... Este pagamento n X..., previsto no artigo n X da convenção citada no assunto, corresponde a [ adiantamento inicial, renovação do adiantamento, ou refinanciamento das despesas do período X... ] Este montante deve ser imputado à(s) rubrica(s) orçamental(ais) X... Titular da conta : Código do banco : Código do balcão : N da conta : Nome da instituição bancária : Código Swift : Banco Intermediário : Sem outro assunto de momento, endereço os meus melhores cumprimentos. (assinatura) Nome do signatário 8
LOGO ANEXO N 2 PEDIDO DE PAGAMENTO DIRECTO ÁS EMPRESAS A DIRIGIR AO SECRETARIADO do FFEM MODELO N 2 X, a (data : ) Exmo. Senhor X Secretariado do FFEM Agence Française de Développement 5 rue Roland Barthes 75012 PARIS Assunto : Convenção N Minuta convenção :. N do contrato :.. Exmo. Senhor, Queira encontrar em anexo a factura de um montante de.. (ou moeda local) endereçada pelo Prestador X ao abrigo do contrato n.. Este montante deverá ser imputado à(s) rubrica(s) orçamental(ais) X.. Queiram regularizar esse valor directamente ao prestador X Titular da conta : Código do banco : Código do balcão : N da conta : Nome da instituição bancária : Código Swift : Banco Intermediário : Sem outro assunto de momento, endereço os meus melhores cumprimentos. (assinatura) Nome do signatário 9
ANEXO N 2.bis 10
ANEXO 3 LISTA DAS DESPESAS Período de : xx/xx/aaaa a yy/yy/aaaa Unidade monetária: Reaprovisionamento do adiantamento Refinanciamento Liquidação do adiantamento Concurso n : Montante do adiantamento concedido : Período de despesas cobertas : Formulário de justificação nº: Data: Documento contratual / Contrato Justificação de despesas Pagamentos Rubrica (1) Fornecedor ou contratante Objecto do contrato Referência Data de notificação/ assinatura 1 XXXXXXXX YYYYYYYY ZZZ 09/10/2004 EUR 1 nnnnnnnnnnn vvvvvvvvvvv FFFFFFFF 05/10/2004 EUR 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 Montante Divisa Inicial Desembolso Saldo 17 750,00 12 000,00 Justificativo n Data Montante Divisa HT Taxas Taxa de câmbio 1EUR=DEV. Contravalor em euro 2 575,00 15 175,00 ABCD1234 05/07/2004 ETB 2 796,00 27,96 10,156033 278,06 12/12/2004 Transferência 3000 9 000,00 defrg9875 05/07/2004 DJF 135 000 000,00 135 000,00 195,3125 691 891,20 18/12/2004 Sub total rubrica 1 xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx Sub total rubrica 2 xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx Sub total rubrica 3 xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx Sub total rubrica seguinte xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx Data Modo Observações (1) Rubrica Orçamental: referente ao plano de financiamento da convenção. TOTAL GERAL XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX 11