PLANEJAMENTO DE EVENTOS TIPOLOGIA DE EVENTOS - A INFLUÊNCIA DAS NECESSIDADESDOS PÚBLICOS NA FORMULAÇÃO DE EVENTOS. Por mais que os eventos sejam uma das formas encontradas pelas instituições, sejam elas privadas ou públicas, para se comunicar com seus colaboradores internos, clientes, público alvo e/ ou público em geral, é necessário sempre tornar o evento um acontecimento especial, tanto para os organizadores quanto para o participante. Um evento deve objetivar levar emoções, experiências memoráveis. Para tanto é necessário conhecer profundamente o público-alvo. Determinar a classificação por objetivo ou por áreas de atuação, posteriormente a tipologia de um evento, só é possível quando o organizador sabe o perfil do público que pretende alcançar. Existem inúmeras possibilidades e tipos de eventos capazes de atender a cada um dos objetivos mais específicos e complexos de qualquer instituição ou sujeito, independentemente de seu porte, verba disponível, produto/serviço comercializado, estrutura de marketing e outras características.
TIPOLOGIA DE EVENTOS No quadro abaixo, estão relacionados os tipos de evento mais conhecidos no mercado: TIPOS DE EVENTO Almoço Debate Palestra Assembléia Desfile Pedra fundamental Bazar Encontro Performance Brainstorming Entrevista coletiva Posse Brunch Excursão Posse Exposição Café da manhã Feira Premiação Campanha Festa Pré-estreia Campeonato Festival Regata Casamento Formatura Retrospectiva Carnaval Fórum Reunião Chá da tarde Gincana Road show Churrasco Happy hour Rodada de negócios Coffee-break Inauguração Rodeio Coletiva de imprensa Jantar Salão Colóquio Jornada Sarau Comemoração Lançamento de livro Semana Competição Lançamento de produto Seminário Comício Leilão Show Concerto Mesa-redonda Showcasing Concilio Micareta Solenidade Conclave Missa Sorteio Concurso Mostra Teleconferência Conferência Noite de autógrafos Torneio Confraternizações Oficina Vernissage Congresso Olimpíada Videoconferência Convenção Open day Visita Coquetel Opera Workshop Coral Outorga de títulos Curso Painel
A seguir, estão descritas as características dos eventos mais utilizados pelo mercado: - Almoço ou jantar Trata-se de refeição oferecida durante o dia (almoço) ou à noite (jantar). Existem inúmeros tipos de cardápio, bem como variadas maneiras servi-los. As mais utilizadas são: Serviço à americana Neste sistema, também conhecido como self-service, cada convidado ou participante se serve sozinho dos pratos prontos expostos em bandejas ou em um expositor; à francesa Este serviço obedece uma ordem pré-estabelecida pelo chef. Geralmente é composto de uma ou duas entradas (cosomé, coquetel, salada, quiche, etc...), primeiro prato, geralmente à base de carne branca como peixe ou frango, o segundo prato ou prato principal composto por carne vermelha (caça inclusive), sobremesa, cafezinho e licor. Esses dois últimos podem ser servidos em outro ambiente que não à mesa. Este serviço necessita de profissionais experientes pois cada prato é servido por garçons ou garçonetes a cada convidado ou participante, que aguarda sentado em seus lugares à mesa, previamente marcados e indicados por cartões. A combinação do tipo de cardápio e forma de serviço é que determina o tempo necessário para a degustação completa (entrada (s), prato (s) principal(is) e sobremesa). Em caso de primeiro prato, este deve ser degustado com vinho branco e o principal com vinho tinto, ou rose.
mesa para uma pessoa Banquete É uma refeição servida com todo o requinte possível, pois é utilizada em ocasiões solenes que exigem qualidade e sofisticação em todos os detalhes. Também pode ser denominado como serviço à inglesa. É um serviço requintado, porém o que o diferencia é que neste serviço o convidado não precisa pegar os talheres da bandeja para se servir, pois o garçom o fará. Brainstorming O objetivo deste evento é encontrar soluções para um problema. Bastante usado pelos publicitários, permite uma análise ampla das várias possibilidades para uma questão.segundo Cesca, este evento tem os seguintes passos: "exposição do problema pelo coordenador por 10 a 15 minutos: lançamento de ideias, seleção de
ideias e síntese". Esse formato pode ser muito bem empregado também em eventos para a área de consultoria. IDEIAS GERAM SOLUÇÕES!!!! AS
Brunch Uma expressão da língua inglesa, que é mais do que apenas a junção das palavras café da manhã (breakfast) com almoço (lunch). Os serviços e produtos nele oferecidos são também o retrato da organização, pois é um café da manhã tão farto que chega a ser um minialmoço. É servido perto do horário do almoço. Geralmente em eventos mais descontraídos. Café da manhã Servido nas primeiras horas da manhã, compõe-se basicamente de frutas da estação, bebidas(café, chá, chocolate, água e sucos naturais), cereais, pães, manteiga, geleias, omeletes ou ovos mexidos, torradas, bolos, tortas salgadas, e uma grande variedade de itens, que podem conter uma profusão de diferentes cardápios. Muito utilizado também nos encontros profissionais.
Casamento União solene entre duas pessoas, com legitimação civil e religiosa, podendo ser oferecido aos convidados uma recepção. Por se tratar da celebração da união religiosa ou civil, esse tipo de evento requer atenção especial; o cuidado deve ser o mesmo com casamentos, ou celebrações de bodas. Um quesito importante é ter criatividade para encontrar soluções que estejam de acordo com o bolso do cliente e com a necessidade de fazer dessa ocasião um momento muito especial.
Coffee-break Expressão idiomática da língua inglesa que, de tão utilizada no país, superou sua tradução: intervalo para o café, pois é oferecido nas interrupções dos eventos. Possui muitas opções de cardápio, mas são petiscos de rápido consumo, incluindo salgados, doces e bebidas (café, chá,sucos e refrigerantes), dispostos em mesas estrategicamente colocadas no saguão à saída das salas de reunião ou num canto da mesma sala.
Colóquio Muito utilizado pelo segmento médico e artístico-cultural, deriva-se da conferência. Seu objetivo maior é discutir e tomar decisão sobre determinado assunto. Após a definição e exposição de um tema central, uma palestra é feita por um profissional de projeção, a plateia é dividida em grupos de debates. O resultado de cada grupo é apresentado por seus representantes para votação e aprovação da plateia. Comemorações São atos em que se celebra ou homenageia uma profissão ou status, como o Dia das Mães ou o Dia da Secretária. Os eventos sociais mais solicitados são os almoços ou jantares.
Competição Tem o objetivo de estimular a concorrência, o desafio e a disputa entre os participantes.também propicia a integração das pessoas envolvidas e a descoberta de novos talentos. As competições mais comuns têm caráter esportivo ou cultural. Concurso A partir de critérios determinados com antecedência (de avaliação, premiação, desempate,duração, concorrentes, júri etc.), este evento competitivo visa estimular os participantes aalcançar metas ou objetivos predefinidos. Também busca divulgar políticas e interesses deuma organização política ou empresarial.
Conclave Embora tenha organização e formato de um congresso, seu caráter religioso conferelhe características singulares. As conclusões dele advindas podem ser adotadas pela congregação que o organiza. Conferência Consiste em reunião de caráter formal, com a apresentação de um tema específico por um expositor ou conferencista (uma autoridade no assunto), por um tempo limitado e para um grande número de ouvintes. Após a explanação, ele responde às perguntas formuladas pelos ouvintes ou plateia. Esse tipo de evento, normalmente, é um dos
formatos utilizados em seminários e congressos. Tem curta duração quando acontece como evento isolado. RIO + 20 CONFERENCIA DA TERRA Confraternizações Reunião de pessoas com o intuito de promover a descontração, a integração ou negócios. Congresso Pode ser definido como uma reunião formal de participantes de um mesmo grupo profissional, ou de uma entidade associativa que os agrega. O congresso visa estudar ou debater temas de interesse geral de determinada área de atuação. Também é veículo de intercâmbio setorial e de difusão técnico-científica, acelerando o desenvolvimento da categoria profissional. É eleita uma comissão organizadora
responsável pelo planejamento, pelo regulamento e regimento e pelo controle financeiro do evento. As sessões de trabalho dos congressos são divididas em várias atividades, como: mesa-redonda, reuniões, debates, painel. Os temas podem ser oficiais ou livres. Estudam temas diversos, e ao final do trabalho, as conclusões e votações são adotadas no todo ou em parte após serem encaminhadas às autoridades competentes, com o pronunciamento oficial da classe. Convenção Atividades restritas a um grupo específico e que são pagas unicamente pela entidade empresarial, política ou partidária promotora do evento. É realizada para reunir profissionais ou partidários e pode também ser feita por setores distintos de determinada organização ou congregar todos os seus integrantes. Por exemplo, convenções de vendas, que reúnem os elementos ligados ao setor (vendedores, revendedores, distribuidores, representantes etc.), para o lançamento de um novo produto ou a apresentação de um novo plano de expansão de mercado. Ou ainda as convenções de congraçamento, as comemorativas e as políticas.
Coquetel É a reunião social de pessoas na qual o serviço tanto pode ser feito por atendentes que circulam entre elas oferecendo bebidas e alimentos aos presentes, como estes podem se servir dos petiscos e bebidas dispostas sobre uma mesa ou bancada. A alimentação é constituída de pratos leves e frugais, como canapés quentes ou frios, minissanduíches, etc.,além de bebidas alcoólicas, águas e refrigerantes. Curso De curta (poucas horas), média (meses) ou longa (vários anos) duração, é direcionado para um público homogêneo, previamente inscrito e selecionado. Por meio de aulas, palestras e outros formatos, os participantes buscam aprendizado específico, com especialistas.
Debate Reunião entre duas pessoas que defendem seus pontos de vista sobre um ou vários assuntos, normalmente antagônicos. É orientado por um moderador que faz as perguntas a um e outro e controla os ânimos de ambos e o tempo de resposta. É muito utilizado para fins políticos,especialmente na reta final das eleições.
Desfile Apresentação de produtos, geralmente ligados à moda, por manequins ou modelos profissionais. Encontro Dentro do turismo de eventos de negócios, este formato é muito usado para eventos das áreas humanas e sociais, objetivando apresentar trabalhos e estudos, além de trocar experiências relativas a suas áreas.
Entrevista coletiva Nesta ocasião, quando alguma personalidade vai se pronunciar, ou ser questionada por profissionais da imprensa, a arrumação da sala é feita em auditório ou escolas. Feira Utiliza a estrutura de stands voltado a um grande público. Tem por objetivo a exposição e avenda imediata de produtos e/ou serviços. Fraga (em artigo no Jornal Expo Mídia, edição ago./set. 1999) apresentou interessante classificação das feiras, que, segundo ele, podem ser divididas de acordo com a
natureza dos negócios:institucionais: normalmente acompanham eventos acadêmicos e de classe, objetivando aproximar o público técnico dos interesses comerciais das empresas expositoras.promocionais: promovem o lançamento e a divulgação de produtos, serviços e tecnologias,normalmente junto ao público final.comerciais: permitem a compra e venda de produtos e serviços nos stands, que possuem estoque e muitos vendedores.mistas: agrupam mais de uma destas classificações acima". Exposição Instrumento de comprovada eficácia comercial, por estabelecer o contato direto entre fabricante, comprador e usuário. Expõe produto ou serviço com o objetivo de divulgálo e informá-lo podendo despertar o interesse de compra posterior. Festa Tem como referência a comemoração e o congraçamento. É um dos formatos mais importantes entre os eventos sociais. Devido a sua grande abrangência, as festas fazem parte de quase todos os demais tipos de eventos. Podem ser abertas ou fechadas, públicas ou privadas.
Festival Usualmente é um evento de cunho artístico, periódico, objetivando competição, promoção comercial ou divulgação. Sua característica é a de ser um espaço formador, fomentando a experimentação artística e a formação de recursos humanos. Promove inúmeros eventos e premia as expressões maiores nas artes cênicas, plásticas, visuais, literatura, cultura, música e projetos especiais. Atualmente, os festivais gastronômicos são criados por cidades ou regiões como uma das alternativas do marketing de destino, visando promover o local perante o público-alvo.
Fórum Seu objetivo consiste em conseguir efetivar a participação de um público numeroso, motivadopor um coordenador, que levanta o problema de interesse geral. Na maior parte das vezes,seus promotores são entidades representativas da comunidade e órgãos públicos. Happy hour O final da tarde é o horário escolhido para esse encontro, que tem o cardápio similar ao do coquetel, mas um pouco mais reforçado. Pode incluir brincadeiras, entretenimento e pequenos jogos. É muito utilizado por bares e restaurantes, como forma de atrair nova clientela, para promover seu estabelecimento.
Inauguração Constitui-se na apresentação para o público-alvo de um novo local (loja, escritório, fábrica,comitê político, obras públicas, instalações etc.). Pode envolver cerimonial (com descerramentode placa comemorativa ou corte de fita inaugural) e visita às instalações. A opção de alimentose bebidas mais solicitada é o coquetel. Campus Bragança, 1987 Campus Altamira, 2011 Jornada É uma reunião periódica, de âmbito regional, de determinado grupo de profissionais,objetivando discutir um ou mais assuntos, que, em geral, são objeto de discussão em congressos. Pode-se dizer que é um congresso em miniatura.
Lançamento de livros De natureza bem mais simples que o lançamento de produtos, sua operacionalização é fácil,pois, na maioria das vezes, requer na arrumação do salão apenas mesas para autógrafos edisplay para venda do livro.
Leilões Este evento é de curta duração (normalmente, poucas horas), reunindo os interessados na venda pública de objetos específicos (cavalos, imóveis, carros, objetos de arte etc.),arrematados por quem oferece o maior lanço (oferta de preço em leilão) e coordenados por um leiloeiro. É usual oferecer somente um coffee-break.
Munch Sotheby s, maio2012 119,9 mi USD O Grito de Edward Mesa-redonda Reunião de grupos de cinco a nove pessoas que, sentadas em semicírculo, debatem um assunto controvertido e de interesse geral. Cada debatedor tem um tempo determinado para sua apresentação. Ao final das exposições, o tema é discutido no grupo por um tempo predeterminado. É permitida a participação da plateia nas perguntas. É necessária a presença de um moderador, denominado presidente da mesa, que coordena e faz cumprir as regras e o tempo limite. Para seu melhor funcionamento, o número de participante deve ser ímpar. Esse é o tipo de evento que permite ao participante receber informações, criar opiniões próprias e estimular o raciocínio. Seu retomo empresarial é alto em captação e memorização do tema.
Mostra Exposição com caráter circular, ou seja, itinerante, que percorre vários locais ou cidades, como mesmo conteúdo e formato. Objetiva apenas divulgar. Open day É uma derivação da visita técnica. São abertas as portas da empresa para que esta seja visitada por um público restrito, normalmente familiares dos funcionários, ou profissionais interessados em determinado assunto. Tem como objetivo promover a integração empresa-funcionário-família, ou proporcionar a práxis de um grupo de profissionais.
Oficina Tem o mesmo formato do workshop: a primeira fase é expositiva e a segunda mais prática, quando os participantes testam os conhecimentos obtidos. Difere do workshop apenas pelo caráter comercial e promocional deste último. Painel Deriva da mesa-redonda. Evento caracterizado por um grupo de apresentações, no qual um orador e até quatro painelistas explanam um tema predeterminado, orientado por um moderador. Sua organização, que reúne as regras da conferência, permite à plateia conhecer o tema e participar perguntando e discutindo pontos de interesse comuns. É dirigido para oferecer o panorama de uma situação ou assunto. Palestra Deriva da conferência. Coordenada por um moderador, consiste na apresentação de um tema para uma plateia com algum conhecimento sobre o tema. Permite a participação da plateia. Roadshow Consiste na demonstração itinerante, montada sobre um ônibus ou carreta, que se desloca de um lado por outro. Os objetivos podem ser bem amplos: conquistar clientes
e o apoio da população; promover produtos e serviços; informar sobre uma empresa, organização,governo ou partido político, entre outros. Rodeio Um dos mais tradicionais exemplos de rodeio no Brasil, e talvez mais famoso, é a Festa do Peão de Boiadeiro de Barretes. Esse tipo de evento caracteriza-se pela realização de competições esportivas com práticas de várias modalidades, como: montaria em touro;montaria em cavalos; provas cronometradas: laço de bezerro, etc. Semana Designa o evento que, com a duração de sete dias, envolve os participantes em vários acontecimentos (painéis, conferências, palestras etc.) durante esse período. Facilita a memorização, ao massificar o assunto abordado. Pode ser acadêmico (reunião de estudantes,apoiada por profissionais e coordenada pelos professores) ou empresarial (atividades dedicadas a um único tema). Seminário Apresentação de um assunto por um ou mais pessoas para uma plateia que tenha algum conhecimento e interesse pelo assunto. Todos participam, discutindo e obtendo conclusões sobre o tema. A dinâmica da sessão divide-se em três momentos:fase de exposição: quando um participante apresenta ao grupo a pesquisa realizada;fase de discussão: quando o assunto em pauta, já apresentado, é colocado para debate;fase de conclusão: quando o coordenador submete à aprovação do grupo as recomendações finais, ajudando no delineamento das conclusões da sessão. Show Trata-se de uma apresentação para um público-alvo específico, com o objetivo de oferecer entretenimento pela música, dança, atividades culturais. Showcasing Este evento é uma alternativa às feiras, ao representar um novo conceito de vitrine interativa.os participantes contatam o expositor, apenas por telefones instalados ao lado da vitrine fechada onde estão expostos os produtos. Simpósio É uma derivação da mesa-redonda. Conduzido por um coordenador, que orienta a discussão de alto nível, com o intuito de não desviá-la do tema geral de grande interesse. É dividido em subtemas e apresentado por especialistas. Os participantes apresentam seus pontos de vista do assunto em pauta. Após várias explanações, pode haver a participação do público na forma de perguntas orais ou escritas. Os anais compilam os trabalhos no final do evento, que tem duração média de três dias. Possui duas diferenças da mesa-redonda: os participantes são especialistas de grande renome e eles não debatem entre si.
Torneio Atividade esportiva, com finalidade competitiva. Os critérios de seleção dos participantes, de avaliação dos resultados e da premiação que será entregue são definidos por uma comissão organizadora. Treinamento São reuniões de duas ou mais pessoas, usualmente da mesma empresa ou organização, como objetivo de promover reciclagem profissional e/ou treinamento de atividades específicas. A duração média é de um a dois dias. Vernissage Exposição de produtos pela primeira vez ao público com o objetivo de expor e vender. Reúne vários artistas e é servido coquetel. Visita É um dos eventos mais praticados no país. Tem curta duração (máximo de três horas) e envolve poucas pessoas. É um ato de comunicação dirigida aproximativa, pois cliente e fornecedor se encontram para negociar. A visita técnica caracteriza-se por um grupo de pessoas que se deslocam até um local, com o intuito de obter conhecimentos específicos que lhes propiciem aprimoramento profissional ou acadêmico. Videoconferência Utilizando-se de recursos audiovisuais e eletrônicos, a reunião pode ser compartilhada por participantes de diferentes locais, cidades ou até países simultaneamente. Pode ser um evento aberto ou fechado, dependendo do tema apresentado e do grupo de pessoas envolvidas. Workshop Muito utilizado pela área empresarial, com objetivo promocional ou comercial. É um evento de curta duração (poucas horas), dividido em duas partes: a primeira delas é expositiva sobre um tema, serviço ou produto. A segunda é mais prática, com a apresentação e teste do produto ou serviço. Tem o mesmo formato da oficina, diferindo desta apenas pelo caráter educacional desta última.
REFERÊNCIA BIBLIOGRÀFICA ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização de eventos: planejamento e operacionalização.são Paulo: Atlas, 2006. GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização de Eventos: teoria e prática. São Paulo: Pioneira, 2004. (p. 39-64) MATIAS, Marlene. Organização de eventos: procedimentos teóricos. São Paulo: Atlas, 2008. (p. 61 71) MARTIN, Vanessa. Manual Prático de Eventos. São Paulo: Atlas,2008. (p. 39-58). FREUND, Tommy Francisco. Festas e Recepções: gastronomia, organização e cerimonial. São Paulo: SENAC, 2007. (p. 13 60) http://meuspratosnacozinha.wordpress.com/etiqueta-a-mesa/ - acessado em maio de 2012 http://www.diariodamanha.com acessado em maio de 2012 http://arqfeevale.wordpress.com acessado em maio de 2012 http://vicenteoficina.blogspot.com.br/ acessado em maio de 2012 www.unipam.edu.br acessado em junho de 2012