Universidade Estadual de Campinas Faculdade de Engenharia Civil, Arquitetura e Urbanismo Coordenadoria de Extensão e Eventos

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1 Universidade Estadual de Campinas Faculdade de Engenharia Civil, Arquitetura e Urbanismo Coordenadoria de Extensão e Eventos MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

2 1. INTRODUÇÃO O presente Manual de Procedimentos para Organização de Eventos foi elaborado pela Secretaria de Extensão e Eventos da Faculdade de Engenharia Civil, Arquitetura e Urbanismo da UNICAMP, com o intuito de auxiliar todos aqueles responsáveis pelo processo de planejamento e organização do evento, desde sua idéia inicial até a elaboração da memória do evento. Para maiores informações sobre o protocolo e planejamento dos eventos institucionais, a Reitoria da UNICAMP disponibiliza um Manual de Eventos que estabelece padrões para os eventos da Universidade. Neste manual é possível encontrar informações referentes a recursos de infra-estrutura e equipamentos existentes no campus, recursos humanos e recomendações essenciais à organização dos eventos. Sugestões e contribuições para melhoria deste manual serão sempre bem recebidas. Para isso, utilize o contato eletrônico da Secretaria: extensao@fec.unicamp.br. Equipe Coordenadoria de Extensão FEC/2011!" #! $%" & # '

3 2. TIPOS DE EVENTOS CIENTÍFICOS Segundo o Manual de Eventos elaborado pela Reitoria (UNICAMP, 2006), os eventos científicos e acadêmicos na Universidade são de responsabilidade das unidades de ensino e pesquisa ou da Reitoria. As modalidades mais utilizadas são: - Congresso: reunião ou encontro de entidades de classe ou associações para apresentação de conferências. Os congressos podem ser científicos ou técnicos. - Seminário: reunião de um grupo de estudos que centraliza debates de assuntos expostos pelos participantes. Trata-se de uma exposição oral para participantes que possuam algum conhecimento prévio do assunto a ser debatido. A sessão divide-se em três partes: fase de exposição, fase de discussão, fase de conclusão. - Curso: conjunto de matérias ou lições ministradas em aulas, conferências ou palestras. - Palestra: conversa, apresentação de idéias ou conceitos sobre determinado assunto. - Feira: demonstração pública. Pode ser organizada por um órgão, como, por exemplo, as feiras da Editora da UNICAMP ou a Feira de Tecnologia de iniciativa da administração central. - Exposição: exibição pública de produção artística, industrial, técnica e científica. - Mesa-redonda: é preparada e conduzida por um coordenador, que pode ser denominado presidente e funciona como elemento moderador, orientando a discussão para que ela se mantenha em torno do tema principal. Os participantes geralmente são especialistas que apresentam seus pontos de vista sobre o tema, com tempo-limite para a exposição. Após as exposições, os participantes são levados a debater entre si vários pontos de suas teses, podendo haver a participação dos presentes na forma de!" #! $%" & # (

4 perguntas. O êxito da mesa-redonda depende do coordenador, que tem a missão de conduzir os trabalhos de forma a atingir os objetivos. - Simpósio: reunião de iniciativa de determinada classe técnica, artística ou científica para debates ligados a um assunto específico e a discussão de tema afim a seus interesses. O simpósio é derivado da mesa-redonda; nele os participantes não debatem entre si. - Painel: forma de reunião limitada a um pequeno número de especialistas, em que os expositores debatem entre si o assunto em pauta. O público não tem direito de formular perguntas à mesa. - Fórum: tipo de reunião menos técnica cujo objetivo é conseguir a efetiva participação de um público numeroso, que deve ser motivado. - Conferência: trata-se de uma preleção pública sobre determinado assunto técnico, artístico, científico ou literário. O conferencista expõe um tema previamente escolhido por um tempo determinado, e em seguida responde às perguntas formuladas por escrito pelo auditório e dirigidas à mesa. É comum a figura do moderador. - Ciclo de Palestras: derivado da conferência, difere desta pelo fato de poder estar vinculado a uma série de palestras pronunciadas por professores e especialistas na matéria abordada. - Jornada: reunião de determinados grupos de profissionais realizada periodicamente, com o objetivo de discussão em congressos. São pequenos congressos, diferindo destes por se tratar de reuniões de grupos de determinada região em épocas propositalmente não coincidentes.!" #! $%" & # )

5 3. ORGANIZAÇÃO DO EVENTO 3.1. PRÉ-EVENTO Informações iniciais a serem definidas: 1. Coordenador Geral 2. Tipo de Evento 3. Data 4. Horário 5. Local Providências: Definir tipo de evento e público-alvo Contato com a Secretaria de Extensão e Eventos para agendamento de reunião com a coordenação Dimensionamento do número de participantes (comunidade interna, externa e convidados) Visita ao local pretendido o Anexo I: lista com locais disponíveis na Unicamp Checar no local: acesso, capacidade, segurança, limpeza, iluminação, recursos materiais e audiovisuais disponíveis o Anexo II: documento de vistoria técnica Solicitação de reserva do local o Quando organizado na FEC: Site da FEC: menu institucional, graduação, reserva de sala o Quando organizado em espaço da Unicamp: checar nos Institutos, Unidades ou Faculdades Se necessário, autorização para utilização do local Confirmação da reserva: documento ou telefone!" #! $%" & # *

6 Fazer previsão de custos Elaboração de cronograma e planejamento das atividades. Definição dos responsáveis pelas tarefas e programação do evento onde constem data e duração de cada apresentação do evento Definição da operacionalização do evento: organização própria ou contratação de empresa de assessoria para eventos Verificar a possibilidade de patrocínios, apoio cultural, convênios e agências de financiamento à pesquisa Publicidade e divulgação o Imprensa: interna e externa o Portal Unicamp o Site do evento o RTV o Folders, cartazes e faixas o ASCOM o Correspondências e malas diretas Reserva de materiais e equipamentos Reserva de hospedagem e transporte Organização do coffee-break Cotação de preços e contratação dos serviços o FUNCAMP Preparação das listas o Convidados o Inscrições o Presença Confecção de certificados e cartas de agradecimento Preparação do cerimonial Vistoria técnica final do local do evento (antecedência)!" #! $%" & # +

7 3.2. CHECK-LIST DO DIA DO EVENTO Estar atento aos horários de funcionamento da FEC Verificar a limpeza do local Organizar o espaço físico Verificação e teste de equipamentos e materiais Verificação de material de apoio Listas de Presença/Inscrições Providenciar material de divulgação Organizar o coffee-break Providenciar recepção de convidados!" #! $%" & #,

8 3. 3. DURANTE O EVENTO Providências: Recepção do público o Providenciar assinaturas na lista de presença o Coletar cartões de visita o Entregar material promocional Dimensionar se o espaço é suficiente para o público Preparar e servir coffee-break Entrega de cartas de agradecimento e certificados Ao final, liberação da sala, entregando-a nas condições encontradas PÓS-EVENTO Providências: Realizar memória do evento: arquivo com gravações, fotografias, CD/DVD e registros documentais Criação de cadastro de participantes o Mala-direta com dados fornecidos na inscrição, nas listas de presença ou cartões de visita Certificados que não foram entregues no evento: impressão e emissão (via ou Correios) Efetuar pagamentos faltantes: serviços, materiais e equipamentos Fechamento de pagamentos efetuados Prestação de contas dos gastos efetuados Enviar cartas de agradecimento faltantes Relatório Final!" #! $%" & # -

9 Anais Disponibilizar no site da FEC o conteúdo do evento Arquivar na Secretaria de Extensão e Eventos o Material produzido o Anais o Cronograma o Organizadores o CD com arquivos o Fotos Dossiê SIARQ!" #! $%" & #.

10 4. ANEXOS ANEXO I: Lista de locais disponíveis na Unicamp ESPAÇO PARA EVENTOS - UNICAMP UNIDADE ESPAÇO CAPACIDADE HORÁRIO CONTATO ADUNICAMP Auditório 150 lugares 8:30-17:30 Finais de semana a combinar Rose Ramal: diretoria@adunicamp.org.br AFPU BC DGA Auditório Sala multiuso Obs.: LOCAÇÃO Auditório Obs.: LOCAÇÃO Auditório Obs.: LOCAÇÃO 72 lugares 40 lugares 8:30-17:30 Sidnei Ramal: afpu@reitoria.unicamp.br 119 lugares 9h- 22h Luiz Ramal: agendabc@unicamp.br 156 lugares 8:30-17:30 Vanessa Ramal: vanessa@dga.unicamp.br EXTECAMP Auditório 25 lugares 8:30-17:30 Heloísa Ramal: 14646/ heloisa@extecamp.unicamp. br FEC FUNCAMP Auditório Obs.: LOCAÇÃO Sala de Apoio I Sala de Apoio II Obs.: LOCAÇÃO 150 lugares 8:30-17:30 intervalo das 12:00 13:30 40 lugares até 65 lugares 8:30-22:00 Finais de semana Prof. Dr. Mario C. Cavichia Ramal: mcavichi@fec.unicamp.br Levi Ramal: / 724 cpv@funcamp.unicamp.br Fonte: Manual de Eventos da Unicamp: Para outros locais, consulte o link acima.!" #! $%" & # /0

11 ANEXO II: Documento de vistoria técnica EVENTO: COORDENADOR: DEPARTAMENTO: DATA E HORÁRIO: RESPONSÁVEL PELO LOCAL E CONTATO: Itens Capacidade do local Abertura/Fechamento do Auditório Mesas Cadeiras Púlpito Faixas/Pôsteres Sistema de Som Decoração Toalhas Salas de apoio Copa/Cozinha Iluminação Saguão Banheiros Acesso para Deficientes Ar Condicionado Porta de Emergência Painéis Recursos Audiovisuais Sinalização Estacionamento Outros Observações!" #! $%" & # //